監査概論 - 環境安全衛生|ISO14001,OHSAS18001

ESH DATABANK
ISO14001内部監査概論
ISO19011:2011準拠
1
Environmental Works Co.,Ltd.
ISOは経営のツール
経営者が方針を出せば
報告される
計画し
実施及び運用し
内部監査して
点検及び是正処置を講じ
内部監査員は経営者の右腕
2
Environmental Works Co.,Ltd.
監査とは
 監査基準が満たされている程度を判定するた
めに、監査証拠を収集し、それを客観的に評
価するための体系的で、独立し、文書化され
たプロセス。
ISO19011:2011「マネジメントシステム監査のための指針」より
3
Environmental Works Co.,Ltd.
監査証拠とは
 監査基準に関連し、かつ、検証できる、記録、
事実の記述又はその他の情報
 監査証拠は定性的又は定量的なものがあり
得る
 監査基準とは
 一連の方針、手順、または要求事項
4
Environmental Works Co.,Ltd.
監査の目的
(ISO14011では)
適合性を判定する
マネジメントのために計画された取決め事項に適合しているか
実施及び維持状況を判定する
定められたルールに基づきマネジメントシステムが適切に実施、維持さ
れているか
監査結果を経営層に提供する
マネジメントシステムの適切性、妥当性及び有効性を報告する
5
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の概要
 監査の開始
 監査活動の準備
 監査活動の実施
 監査報告書の作成及び配付
 監査の完了
 監査のフォローアップの実施
6
Environmental Works Co.,Ltd.
監査の開始
1. 監査チームリーダーを指名する
2. 個々の監査の目的、適用範囲及び基準を明
確にする
3. 監査方法を選定する
4. 監査チームメンバーを選定する
5. 被監査者と最初の連絡を取る
6. 監査の実施可能性を判定する
7
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の準備 (1)
 文書レビューを実施する
 関連するマネジメントシステム文書をレビューし、
監査基準に照らしてその妥当性を判定する
8
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の準備 (2)
 監査計画を作成する




監査の目的
監査範囲(組織、部門、プロセス)
監査基準及び関連の基準文書
会議及び監査の場所、日時、予定時間及び予
定期間
 監査サンプリングの範囲、サンプリング計画
 監査チームメンバー、案内役、オブザーバの役
割と責任
 資源の割り当て
9
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の準備 (2)
 監査計画を作成する
(必要に応じて)
 被監査代表者の特定
 監査で使用される言語
 監査報告書の記載項目
 後方支援・コミュニケーション
 監査目的の達成に対する不確かさの影響への特別な
対応策
 機密保持・情報セキュリティに関する事項
 前回の監査結果に対するフォローアップ
 計画した監査に対するフォローアップ
 他の監査活動との調整(合同監査の場合)
10
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の準備 (3)
 監査チームへ作業を割り当てる
監査員の独立性及び力量、資源の効果的活用、監査
員並びに訓練中の監査員及び技術専門家の異なる役
割及び責任を考慮する
監査チームの打合せは、作業分担の割当て及びその
変更の可能性を決定するために、適宜監査チーム
リーダーが開催する
11
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の準備 (4)
 作業文書を作成する
 チェックリスト
 監査サンプリング計画
 情報を記録するための書式
(チェックリストの作成)








重要項目を見落とすことがない
漏れなく計画的に行動できる
横道にそれることを防止できる
経験の少ない監査員も自信を持って監査できる
監査項目を明確にする
監査の円滑化(監査時間の割振り)
監査項目の標準化が図れる
監査経験の蓄積ができる、チェックリスト作成時にそれが
活かせる
 客観的証拠の記載ができる
12
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施 (1)
 初回会議(オープニングミーティング)の実施
 監査チームの紹介
 監査目的、適用範囲、基準の確認
 取決め事項の確認(最終会議、中間会議、直前の変
更等)
 監査方法の報告
 組織に対するリスク管理方法の紹介
 正式な連絡窓口の確認
 言語の確認
(続く)
13
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施 (1)
 初回会議(オープニングミーティング)の実施
(続き)
 監査進捗状況を知らせることの確認
 必要な資源/施設の確認
 機密保持・情報セキュリティの確認
 格付けを含む監査所見の報告方法
 監査打ち切りの条件
 最終会議に関する情報
 所見の取扱い方に関する情報
 苦情・異議申し立ての仕組みに関する情報
14
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施 (2)
 監査の実施中の文書レビューの実施
 監査基準に対するシステムの適合性を判定する
 監査活動を支持する情報を集める
 監査中に文書類の提供がない場合は、チームリー
ダーが監査プログラムの管理者及び被監査者に連絡
し、監査続行か中断かを決定する
15
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施 (3)
 監査中の連絡
監査チームリーダーは、適宜、被監査者へ連絡する
 監査の進捗状況及び懸念事項
 発見した緊急かつ重大なリスク
 案内役及びオブザーバの役割及び責任
の割当て
案内役及びオブザーバは、監査員を補佐する義務があ
るが、監査員の質問に答えてはならない
16
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施 (4)
 情報の収集及び検証
監査員は、被監査部門のマネジメントシステムが
 基準に対して適合か否か、
 見直し、改善すべき推奨事項の有無
について調査し、その証拠の収集を行い、記録する。
(情報の収集方法)
 面談
 観察
 記録を含む文書のレビュー
17
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施
情報収集から監査結論までのプロセス
情報源
適切なサンプリングによる収集及び検証
監査証拠
監査基準に基づく評価
監査所見
レビュー
監査結論
18
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施
(監査の情報源)
 従業員・その他の人との面談
 活動、作業環境、作業条件の観察
 方針、目的、計画、手順、規格、指示、許認可、仕様、図面、契
約及び注文などの文書
 検査記録、会議の議事録、監査報告書、監視プログラムの記
録及び測定結果などの記録
 データの要約、分析及びパフォーマンス指標
 サンプリングプログラムに関する情報、サンプリングプロセス
及び測定プロセスを管理するための手順に関する情報
 その他の報告書(顧客からのフィードバック、外部関係者から
のその他の関連情報、供給者のランク付け)
 コンピュータデータベース、ウェブサイト
19
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施
(監査方法)





観察する
質問する(チェックリストに基づく)
検証する(裏付資料の提示を求める)
観察結果を記録する
事実を確認する(不適合の確認をとる)
不適合を発見するのでなく適合を確認する
20
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施
(監査員の態度)










相手の緊張をやわらげること
相手の話に耳をかたむけること
相手の立場を考えること
相手の感情に巻き込まれないこと
相手を誉めること
質問を多くすること(ただし喋りすぎないこと)
事実を把握すること
論争しないこと
相手を上司の面前で批判しないこと
適合していれば、その活動を批判しないこと
21
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施
(質問のテクニック)
 クローズエンド質問(完結形)
- はい、いいえなど単純な回答で答えられる質問
- 監査当初に被監査者の緊張を解く効果もある。
 オープンエンド質問(発展形)
- 単純な回答(はい、いいえなど)では答えられない質問
- 5W1Hで、いつ?どこで?何を?なども有効
 検証のための質問
- 「見せてください」、「やって見せてください」の要求
- 客観的証拠を引き出すのに最も有効な質問
22
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施 (5)
監査所見の作成
監査基準に照らして監査証拠を評価する
 適合又は不適合を示す
 根拠となる証拠、改善の機会、提言、適合性、優れた
実践を含める
23
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施
(不適合事例)
 汚染が放置されている
 重大なリスクが環境側面として特定されていない
 法令が順守されていない
 文書と実際の責任と権限が異なる
 作業手順どおり作業をしていない
 定められた教育訓練がされていない
 利害関係者からの苦情が記録されていない
 監視・測定器が校正されていない
 マネジメントプログラムが監視されていない
 監査プログラムが策定されていない
 是正処置のレビューがされていない
24
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施 (6)
監査結論の作成
監査チームは、最終会議(クロージングミーティング)に先立ち、
 監査所見及び収集した情報をレビューする
 監査結論について合意する
 提言を作成する(計画で規定している場合)
 フローアップについて協議する(該当する場合)
25
Environmental Works Co.,Ltd.
監査活動の実施 (7)
 最終会議(クロージングミーティング)の実施





各監査員の所見事項のまとめと不適合箇所の説明
全体的な監査のまとめ
質疑応答
是正処置の期限の決定
会議終了
26
Environmental Works Co.,Ltd.
是正処置要求書(CAR)の発行
監査員は、最終会議で確認された事実に基づき、是正
処置要求書を発行し、リーダーの承認を得た上で被監
査者に通知する。
27
Environmental Works Co.,Ltd.
是正処置要求書のポイント
 基準は何か
 環境マネジメントマニュアル・4.2環境方針の周知
 廃棄物分別手順
 客観的事実は何か
 請負者にインタビューの結果、理解していない
 廃プラスチック置場に金属缶が混入を発見
 何に対する不適合か
 4.4.2教育訓練の不足
 4.4.6運用管理違反
28
Environmental Works Co.,Ltd.
監査報告書の作成
監査チームリーダーは、各監査員から全ての情報を収
集し、最終会議で確認された事実に基づき監査報告書
を発行し、経営者に報告する。
(記載が望ましい項目)
監査目的
監査範囲(組織、部門、プロセス)
監査依頼者の名称
監査チーム、被監査者
監査日時及び場所
監査基準
監査所見及び関連する証拠
監査結論
監査基準が満たされた程度
29
Environmental Works Co.,Ltd.
監査報告書の作成 (続き)
(適宜、含める項目)
監査計画
監査プロセスの要約
監査目的を達成したことの確認
監査範囲内で監査しなかった領域
監査結論・所見を網羅する概要書
監査チームと被監査者間で解決されなかった事項
改善の機会(計画に規定されている場合)
特定された優れた実践
合意したフォローアップの計画
機密性に関する記述
監査プログラム、今後の監査に対する影響
監査報告書の配付先一覧表
30
Environmental Works Co.,Ltd.
監査報告書の配付、監査の完了
監査報告書の配付
合意した期間内に発行する
監査手順に従い、レビュー及び承認を受ける
配付先一覧表に従い、配付する
監査の完了
計画した監査活動を実施した段階、又は監査
依頼者と合意した段階で、監査完了とする。
31
Environmental Works Co.,Ltd.
監査のフォローアップの実施
不適合に対する是正処置をフォローを実施する。是正処
置の有効性を検証することは監査員の重要な役割であ
る。
軽微な不適合の場合
是正処置の客観的証拠である、文書、記録類などを確認し
て是正処置が講じられたこと、それが効果的であるかを判
断する。
重大な不適合の場合
再度現場におもむき、是正が効果的であるか、適切に実行
されているかをフォローアップ監査する。
32
Environmental Works Co.,Ltd.
是正処置と予防処置
 是正処置
検出された不適合(又はその他の検出された望ましく
ない状況)の原因を除去するための処置
 予防処置
起こり得る不適合(又はその他の望ましくない起こり
得る状況)の原因を除去するための処置(トレンド、他
社事例、自社水平展開等)
是正及び予防処置が影響の程度に見合うものであることを確
認する
33
Environmental Works Co.,Ltd.
根本原因分析の重要性
 不適合の原因の除去が必要
 マネジメントシステムのどこに欠陥があったのかを
究明し対策する
 なぜを繰り返す「なぜなぜ分析」が有効
 例)分別基準の不履行





なぜ空き缶がプラスチック屑に混入したか?
作業者の理解不足 → なぜ?
当事者は転属者であった → なぜ?
転属者に対する教育のシステムがなかった
→ 転属者に対する教育手順の作成
34
Environmental Works Co.,Ltd.
環境監査員のスキル
 環境マネジメントの方法・手法
 環境用語
 環境マネジメントの原則とその適用
 環境側面/影響評価/LCA/パフォーマンス評価等
 環境科学・技術
 環境に対する人間の活動の影響、生態系の相互作用
 環境媒体(大気、水、土地等)、天然資源管理
 環境保全方法
 運用の技術的側面・環境側面
 業界用語
 環境側面・影響と著しさの評価方法
 プロセス、製品及びサービスの特性
 監視・測定技法及び汚染予防技術
35
Environmental Works Co.,Ltd.
監査員とは
 倫理的である








心が広い
外交的
観察力がある
知覚が鋭い
適応性がある
粘り強い
決断力がある
自立的である
公正である、信用できる、誠実、正直、
分別がある
別の考え方・視点を考慮する
人と上手に接する
周囲の状況・活動を意識する
状況を直感的に認知し理解する
異なる状況に容易に合わせる
根気があり、目的達成に集中する
倫理的思考・分析により結論を得る
他人と協力しながらも独立して行動する
36