募集の流れ 募集要項と 申し込み用紙 の作成 •講座参加者の募 集要項（A4二つ折 り両面4ページ） •申込用紙（A4両 面で上記要項に挟 み込んだもの） 上記2点をパワー ポイントファイルと して作成する。す でに雛形があるの でそれを利用する。 詳細は｢募集要項 と申し込み用紙作 成の指針」を参照 募集要項の リリース PR期間 申込書の受け 取り 8月5日 ←1ヶ月→ •募集要項を印刷 (600部） •ホームページの 改定(募集日付、 結果郵送予定日な ど必要な文書修正、 さらに、応募用紙 をpdf化or jpg化し て貼り付けも行う） •マスコミに通知(大 学の広報に依頼す ればやってくれる） •競争率2倍を目標 とする。 •実際についてはＰ Ｒ作戦のページを 参照。 •申込書受け取り は、申し込み受け 付けのフロー チャートのページ 参照。 選考から 参加者目簿の 作成 9月5日 決定通知 (落選通知） ←１週間→ •あらかじめ選考委 員をお願いしてお く。 •応募者を選考す る。 •決定した受講者を 歴代受講者名簿に 記載する。それぞ れについて受講で きる科目が決まる。 9月12日 開講日 ←２週間→9月26日 •受講できることに なった方に案内、 準備するものなど を通知する。 •受講できない方に お詫びの通知をす る。 申込書受け入れフローチャート Case 1 Case 2 インターネットで 知った チラシを手にできた 郵送または ファクスで 送る 申し込み用紙に 赤字で 受付番号をつけて 係が集積 申し込み 用紙を ダウンロード 集積場 所を決 めておく こと http://astr-www.kj.yamagata-u.ac.jp/shoten/ Case 3 インフォ メーション センターへ 問い 合わせ ０２３－６２８－４０５０ マスコミ などで 情報を キャッチ 理学部 総務Ｕ へ 転送 ０２３－６２８－４５ＸＸ 理 学 部 総 務 に て ネット環境にある 場合ホームページ を教える 近所の住人はインフォメーション センターに来ていただいて 申込用紙を渡す 以上のどれも不可能なときは インフォメーションセンターで 住所かファックス番号・氏名を聞き とる。 Case 1 インフォメーション センタは情報を shoten_yamagataに 送付 ※ このフローチャートはインフォメーションセンター、理学部総務Ｕとも申し合わせておくこと 担当世話人が 申込用紙を 郵送または ファックスする 担当者を 決めておくこと ＰＲ作戦 募集要項 マスコミ等 □ □ □ □ 公民館等公共施設への配布 会報などで会員へ配布依頼 インフォメーション、総務Ｕなど学内に配布 過去の応募者や未履修科目のある過去の受講生 □ □ □ ・ 市報 広報Ｕからマスコミへファックスなどで投げ込み 個別にマスコミへ投げ込み ミニコミチラシなど ・ 出演など 受講者の決定・受講者名簿の作成 １ 1. 親子夫婦がいればチェックして一セットとします。常にセットで選考。 2. 申込書の記載にしたがって新規受講か再受講かによって二分します。 ※歴代受講者名簿において前回の受講可の記号○や×などのマークはすべて消しておく。 前処理 • 過去の受講者について歴代名簿を五十音順にソートしたのもと見比べ受講状況をチェックする。 • 各科目ごとに以下のように判断する。 再受講の場合 1. 講義科目および案内の実際の再受講は無条件に認める。名簿の科目欄に○を記入する。 2. 実技科目の再受講はこれまでに受講したことがないときは受講を認める。受講できるときは名 簿の科目欄に○をつける。日付の指定もあるときは日付も入れる。 3. 実技科目の再受講は受講経験があるときは認めない。対応は以下のようである。 a. 準案内人の資格を持っている方には養成コースに申請をお願いし、そこで指導・練 習へ進んでいただく。なお、資格条件を満たしているのに資格のないときは、資格申 請をして資格をとっていただく。 b. 準案内人の資格に至っていない方はまず準案内人の資格を取った上で、養成コー スに入って指導・練習を受けていただく。 c. 上記の方法以外での練習・指導対応はしない。 歴代受講者名簿に今回受講できることになった受講生の科目に○(実技科目は日付)を記入 「受講者の決定・受講者名簿の作成３」参照 受講者の決定・受講者名簿の作成 ２ ・受け入れ人数を決める(フルコースでに受けられる人数） すでに決まっている実技講座(９回分）の定員の埋まり具合をみる。空きの最低数を３倍したも のを受け入れ人数とする。 初めての 受講の場合 右の例では、各 枠の最低が6名 なので６×３＝ １８人が定員と なる 星空 15ｃｍ ミード 1回目 決定１、空き６ 決定０、空き７ 決定０、空き７ 2回目 決定０、空き７ 決定１、空き６ 決定１、空き６ 3回目 決定１、空き６ 決定０、空き７ 決定０、空き７ ※一講座８名が参加する講座がひとつ、ふたつ出ることも可とする。 •初めての受講者の申込書を審査員の人数分コピーする。 •審査員に申込書を配り順位をつけてもらう。受付番号の横に順位を記入してもらう。 •順位の付いた申込書を集計し、順位の合計を算出する。 合計の小さいほうから定員分採用する。 はじめての受講生でフルコースになった申込書の束ができる。 •さらに、３０名になるまで講義科目のみの受講生として採用する。 はじめての受講生で座学のみ受講できる方の申込書の束ができる。 歴代受講者名簿に今回受講できることになった受講生を記入（このとき受講番号も決まる） 受講科目欄に○(実技科目は日付)を記入 受講者の決定・受講者名簿の作成3 参照 ※ このとき過去の履歴「出」「合」は残しておくこと。消してはいけない！ 受講できなかった方の住所氏名を封筒の宛名として記入。お詫び状の送付準備である。 受講者の決定・受講者名簿の作成 ３ 1. 受講することになった人の欄には受講科目に○がついている。 2. 受講することになった人の作業ランに○などでマークしマークのあるものだけを表示する。これを印刷し受講者名 簿が完成する。 3. 受付で出席記録したり配布用として個人情報など詳細情報を非表示にした簡易名簿も作成する。 歴代受講者名簿仕様 A 受講番号 ０８０００１０４ 下二桁個人番号 年度 B 受講期 11th など 無意味 C 作業用コラム D 氏名漢字 E 氏名ふりがな F－L 個人情報(住所など) 開講分類 １＝山形春 ２＝山形秋 ３＝いいで春 ４＝いいで秋 ５＝教養セ春 ６＝教養セ秋 M 作業用コラム コース分類に使用 N ★印はいいで天文台で実技受講 O－V 科目記録 ○ （開講時）受講可 ○７／１１ 実技科目については日にち指定 出 (終了時)出席 合 単位取得合格 受講決定通知 受講者名簿が準備されていますか？ＯＫなら受講通知決定の送付作業に入ります。 受講通知書 受講案内 受講通知書の作成： (エクセルの受講名簿から作成（ひな型がある）） そこには受講できる科目や日付が示されている。また、登録された個人 情報に誤りがないかを確認したい旨の連絡が記載されている。 差し 込み印刷。 受講案内の作成： 受付時間、場所、 持ち物などの案内など 雛形有り 必要部数印刷 会場案内図 受講決定者 あて名シール 雛形有り 封筒づめ 郵送 受講者名簿エクセルファイルから あて名シール作成差し込み印刷 選考漏れ わび状 選考漏れ詫び状作成（ひな型あり） 選考漏れ 宛名書き 選考漏れの方の申込書の束を見ながら封筒にあて名書き（手書きする） 必要部数印刷 封筒づめ 郵送 オリエンテーションの準備 １ □ 各受講生に関する準備 個人情報の 修正 個人情報の 修正希望の 連絡期限を 待って、必要 な修正をし たのち作成。 受講証 の作成 個人カルテ フォルダー の作成 □受講証 クリアフォル ダーに名前を 書いたシール を貼る。過去 のサンプルに 見習ってつく るとよい。 以降、各個人 データはこの カルテの中に 収める。 名簿 の作成 □受講者名簿 受講可能日な どを記載して、 受付で出席の チェックなどす るときに使用す る。重要な紙媒 体の控えとなる。 簡易名簿 の作成 □簡易受講名 簿。オリエン テーションのと き全受講者に 配り、相互の親 睦を深めるた めの名簿。情 報は名前のみ でよい。 □ 新規受講生の人数分のテキストを確保する。(注文） オリエンテーションの準備 □オリエンテーション資料作成 オリエンテーション 資料作成 すでに雛形が、提出日な ど必要な修正を行 う。 • 講座の意義 • 星空案内人の資格 の取り方 • 受講出来る日につ いて(受講通知書を 確認） • 受講証について • 単位認定レポート の提出方法 • 認定書交付のお申 し込み方法 • 準案内人認定書授 与式のご案内 • 準案内人・案内人 資格取得後につい て 以下の資料を加えて 配布セットをクリアフォ ルダーに入れる。 受講人数分プラス講師プ ラススタッフ分 □オリエンテーション資料 オリエンテー ション 配布セット ２ 追加資料 □星空案内人資格認定制度パンフレット(カラー） □星空案内人(準案内人）資格認定申し込み書 □全科目の単位認定レポート・認定チェックシート （ただし、認定チェックシート(実技科目）の評価の ページは2部） □会のパンフレット □天文台のパンフレット □アンケート(ＪＳＴ版と開講時アンケート） □初回「さあ、はじめよう」の追加資料(星座早見） オリエンテーションの準備 ３ □ 会場の確保確認、鍵（Ｓ４０１とプロムナード） □ 会場への案内掲示ＯＫ？ □ 受付机など確保 □クリアファイルに入ったセット □名札ケース □紙媒体の名簿（出欠確認） □テキスト □カルテ(預かった返信用封筒を入れる） □出欠に使うハンコ 人の配置を決めよう □ 会場 □ 受付 2名程度以上 □ テキスト販売（会計） □ 誘導 □ 釣銭 □ 領収書 講座開講(1)オリエンテーションと初回の講義 17:30～ 担当者： 受付 ・受講通知を確認の上、受講名簿(紙ベース）に出欠記録、受講証にスタンプ ・返信用封筒受領カルテフォルダーへ 文書セットの中身 ・クリアファイルに入れた文書セットを渡す。 □やさしい宇宙講座オリエンテーション資料 □受講者名簿 ・名札ケースを渡す(貸与） □星空案内人資格認定制度パンフレット(カラー） □認定書交付の申込用紙 担当者： □全科目の単位認定レポート・認定チェックシート ・テキストの販売(定価、領収書、つり銭注意) □会のパンフレット □会のパンフレット 担当者： 文書セット渡す 名札ケース渡す テキスト販売 教室へ誘導 18:30 オリエン テーション 講義 19:00 担当者： 担当者： 「さあ、はじめよう」 オリエンテーションの内容 1. 講座の意義 2. 星空案内人の資格の取り方 3. 受講出来る日について(受講通知書を確認） 4. 受講証について 5. 単位認定レポートの提出方法 6. 認定書交付のお申し込み方法 7. 準案内人認定書授与式のご案内 8. 準案内人・案内人資格取得後について 2１:00 アンケート回収 解散 出席を受講名簿.xls に転記 アンケート集計 担当者： 担当者： 担当者： 講義室の準備 歴代受講者名簿.xls に出欠を転記 アンケートを集計JSTへ 講座開講(2) 講義科目の日 18:30～ 担当者： 受付 ・受講通知を確認の上、受講名簿(紙ベース）に出欠記録、受講証にスタンプ ・レポートの受付 返信封筒の確認(なければ作ってもらう） ・名札ケースを渡す(貸与） レポートの処理は次のページ 名札ケース渡す レポートの受付 ・まだの人がいればテキストの販売(定価、つり銭注意) （テキスト販売） 担当者： 教室へ誘導 19:00 講義 2１:00 アンケート回収 解散 出席を受講名簿.xls に転記 アンケート集計 担当者： 担当者： 歴代受講者名簿.xls に出欠を転記 アンケートを集計JSTへ 講座開講(3) 実技科目の日 18:30～ 担当者： 受付 ・受講通知を確認の上、受講名簿(紙ベース）に出欠記録、受講証にスタンプ ・レポートの受付 返信封筒の確認(なければ作ってもらう） ・名札ケースを渡す(貸与） レポートの処理は別のページ 名札ケース渡す レポートの受付 ・まだの人がいればテキストの販売(定価、つり銭注意) （テキスト販売） 待機 ・プロムナードで待機 誘導 担当者： 19:00 講義 担当者： 悪天候日の星座を見つ けようの講義室の準備 各会場へ誘導 2１:00 １５ｃｍ、ミードの準備は各講師にお願い アンケート回収 解散 出席を受講名簿.xls に転記 アンケート集計 担当者： 担当者： 歴代受講者名簿.xls に出欠を転記 アンケートを集計JSTへ 講座開講(４) 案内人の実際(最終講義）の日 18:30～ 担当者： 受付 ・受講通知を確認の上、受講名簿(紙ベース）に出欠記録、受講証にスタンプ ・レポートの受付 返信封筒の確認(なければ作ってもらう） ・名札ケースを渡す(貸与） レポートの処理は次のページ 名札ケース渡す レポートの受付 教室へ誘導 19:00 講義 ２０：５５ 今後について コメント 2１:00 アンケート回収 解散 出席を受講名簿.xls に転記 アンケート集計 担当者： 担当者： 歴代受講者名簿.xls に出欠を転記 アンケートを集計JSTへ レポートの処理 ・講座当日受付にて受領 ・郵送にて受領 レポート受けボックス 歴代受講者 名簿.xls 合格 採点 不合格 □ 歴代名簿に合格記録 保存 □ コピー □ 原本郵送 返信用封筒 個人用 カルテ式 フォルダー □ 原本 □ 新しい解答用紙 (返信用封筒の請求コメント） 再提出 郵送 返信用封筒 講座開講についてチーフマネージャの注意事項 1. 楽しい雰囲気でできているか 2. 難易度(受講生のレベルと講義レベルの不一致がひどくないか） 3. 全体を乱す受講生はいないか 4. 中学・高校生など受講にメンタルな問題が発生していないか。 5. 後半に入ったら資格申請条件を満たせば最後の授業受講で資格申請が できる旨、注意喚起する。 認定書発行への準備段階 アナウンスにより注意喚起 レポート提出、 資格認定申し込み、写真準備、 認定書授与式・懇親会申し込み ○月○日 最終講座 以前の講座で今回不足単位を補った人に 資格認定申し込み締切日の注意喚起 ○月○日 資格認定申し込み締め切り 認定書発行作業 ○月○日 認定書授与式 以降随時受け付け 講座終了から認定書発行まで 資格認定申込書 写真2枚 不一致があっ たときなど必 要なら本人に 確認 受付 資格 確認 案内人 準案内人 名簿作成 案内人準案 内人名簿 ファイル (ファイル名 ＝ｘｘｘｘｘｘｘ） へ受講者名 簿から転記 する 認定者 名簿 印刷 紙版の名簿は 内部記録 理事会提出 理学部提出 用 を作成 認定書 認定証 差込印刷 押印 と ラミネート 加工 認定書 認定書 単位記録(裏面） を差込印刷 (名簿と照合） 授与式へ
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