「出張旅費を削減したい」 「旅費経費を透明化したい」 …そんなお声にお応えします！ 出張手配代行サービスによる コスト削減・内部統制 のご提案 ■TOPICS 福岡・東京にて導入企業実績多数 株式会社力の源カンパニー トラストパーク株式会社 株式会社かんぽ生命保険 福岡支店 株式会社グラノ２４K …ほか、大手企業様も多数 株式会社ナルミヤ・インターナショナル 株式会社購買戦略研究所 青山綜合会計事務所 株式会社博展 …ほか、某大手金融機関様、生命保険様も多数導入検討中 行政刷新会議・公共サービス改革分科会にて弊社サービスを紹介 出張旅費の削減は公的機関においても大きな関心事です。 弊社は2010年12月15日、行政刷新会議の下部組織である公共サービス改革分科会において、 出張旅費削減のベストプラクティスとして紹介され、プレゼンテーションを行いました。 http://www.cao.go.jp/sasshin/koukyo-service/ 並みいる競合を差し置いて、弊社サービスの優位性が高く評価されています。 東日本大震災での被災地への手配にも対応 2011年3月11日に発生した東日本大震災で、交通機関が混乱する中で、 被害に遭われた方、そのご家族の方の想いに応え、震災後、遠隔地からただちに ご利用者様への安否確認を行い、震災地からの帰りの手配等、迅速に対応することが できました。今回の震災を通じて、迅速な対応がご評価いただいております。 出張手配から単身帰省まで幅広い手配にも対応 某金融機関様からのご要望により、単身帰省の手配のご依頼をいただきました。 先方の単身帰省規定・手配ルールに則り、申請ルールから運用までご提案し、 採用いただいております。柔軟かつ幅広い対応が可能となっております。 Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 2 ■出張手配代行サービスとは 出張関連業務アウトソーシングのご紹介 出張関連業務のアウトソーシングは欧米で開発され、ビジネストラベルマネジメント(BTM)として、多くの企業で受け入れられてきました。 ハーツエージェントプロモーションでは、創業からBTM事業に取り組み、現代の日本の企業文化に合わせたBTMを確立しました。 弊社は出張関連業務に関しての包括的なアウトソーシングで、 クライアント企業様のコスト削減と業務効率化を実現いたします。 Before ? After 今までの出張手配では通常の業務に 支障をきたしている事実をご存知ですか？ ! 出張手配や仮払い・精算の手間、経費の無駄遣い、立替負担、 経費利用の不透明性など、多くの問題が内在しています。 ●コスト削減実現 (出張旅費の最適化） ●業務効率化 (手間の削減／請求書一元化／後払い精算） ●内部統制リスクマネジメント（透明性確保） 独自ノウハウに基づくコストダウン、業務負担の軽減、 ルールの見える化・一括管理による透明性の確保など、 単なる効率化以上の効果が得られます。 Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 3 ■弊社サービスご利用のメリット 直接コスト削減（購買代行） 間接コスト削減（業務効率化） 透明性確保 出張費を安く抑えたい 業務の効率化を図りたい 経費利用の透明化を図りたい 市場は今、豊富な選択肢と時価での提 供が一般化しています。出張費を抑え るためには、適切な選択により購入価 格を抑えると共に、それを恒常化する 仕組みの構築が必要です。 出張旅費にまつわるコストは、単純に チケット価格だけに留まりません。 手配や仮払・決済などに伴う事務業務 負担・人的オペレーションコストにも 目を向けることが必要です。 適正利用や不正防止など、内外に対す る説明責任を果たし、透明性のある経 費利用を実現するためには、実態を把 握し、事後の検証にも応えうる管理体 制が必要です。 出張のプロがコストを大幅削減 委託により事務業務を大幅削減 一元管理で利用状況を見える化 豊富な選択肢からの手配最適 化は勿論、出張規定やオペ レーションフローの改善等、 仕組みの構築も支援します。 平均削減効果 15～18% 総務／経理／出張者の業務負 荷を軽減しつつ、システム化 ・効率化だけに頼らない人的 対応で利便性も確保します。 平均削減効果 出張旅費の一元管理を行い、定 期レポートにより状況を見える 化します。実態把握により、継 続的改善にも繋げられます。 約50％ Copyright © 2011 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 4 ■直接コスト削減（購買機能の包括委託） 直接コスト削減（購買代行） 旅行業ノウハウを活かした「独自の仕入れ網」 出張費を安く抑えたい ・共同仕入れによるスケールメリットの発揮 ・業界の常識を覆すインターネットエージェントとの連携を含む無在庫展開 ・独自の業務提携による特別プランの保有 専門特化だからこそできる豊富な情報量に基づく 「選択肢の最適化」 市場は今、豊富な選択肢と時価での提 供が一般化しています。出張費を抑え るためには、適切な選択により購入価 格を抑えると共に、それを恒常化する 仕組みの構築が必要です。 出張のプロがコストを大幅削減 豊富な選択肢からの手配最適 化は勿論、出張規定やオペ レーションフローの改善等、 仕組みの構築も支援します。 平均削減効果 ・出張手配代行に専門特化し7年以上、圧倒的なボリュームの出張手配を代行 ・日々の出張手配業務から、移り行く市場をタイムリーに把握 ・プロによる柔軟な出張プラン設計により選択肢を最適化 購買代行・手配代行に留まらない「コンサルティング 機能」 ・職員の意識を改革し継続的に経費を節減できる仕組みづくり ・出張規定など組織内ルールの見直しによる標準化の推進支援 ・オペレーションフローや会議体系の見直しによる業務効率の改善支援 15～18％ Copyright © 2011 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 5 ■間接コスト削減（アウトソーシングによる業務効率化） 間接コスト削減（業務効率化） アウトソーシングによる事務業務負担の大幅軽減 業務の効率化を図りたい ・経理／総務業務のアウトソーシングによる業務負荷軽減 ・出張手配業務のアウトソーシングによる業務負荷軽減 【仮払】仮払業務の不要化 【手配】出張手配をHEARTSが代行（業務負荷軽減） 【決済】立替・精算業務の不要化 【管理】利用実績の詳細報告により管理業務の負荷を軽減 出張旅費にまつわるコストは、単純に チケット価格だけに留まりません。 手配や仮払・決済などに伴う事務業務 負担・人的オペレーションコストにも 目を向けることが必要です。 委託により事務業務を大幅削減 システム化／効率化だけに頼らないコールセンター による人的対応 ・365日7‐23時対応により急な出張や変更にも柔軟に対処 ・オペレーターの人的サービスにより依頼ニーズを的確に掌握 ・出張者の秘書として、より快適な出張を実現するサポートサービスを実現 総務／経理／出張者の業務負 荷を軽減しつつ、システム化 ・効率化だけに頼らない人的 対応で利便性も確保します。 平均削減効果 約50％ Copyright © 2011 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 6 ■透明性確保 透明性確保 Before 把握不足により説明・改善が困難！ 経費利用の透明化を図りたい ×：細かいことは各管轄部署に聞かないと分からない ×：誰が何にどのくらいの経費を使っているかが分からない ×：どういう手配の仕方がされているのかが分からない ✓ 実態把握不足 ✓ 説明責任を果たすには多大な管理業務が発生 適正利用や不正防止など、内外に対す る説明責任を果たし、透明性のある経 費利用を実現するためには、実態を把 握し、事後の検証にも応えうる管理体 制が必要です。 一元管理で利用状況を見える化 出張旅費の一元管理を行い、定 期レポートにより状況を見える 化します。実態把握により、継 続的改善にも繋げられます。 After 適切な現状把握で透明化と継続性を実現！ ○：一元管理されたデータで状況を掌握 ○：個人別・組織別・用途別の実績が区分され把握可能 ○：手配内容の明細（特割利用・出張パック利用等）が明瞭 ご利用状況 レポート Sample 組織別・用途別・申請日別・各利用明細など、詳細データ及び多角的な分析により、 利用状況の透明化が図れます。 Copyright © 2011 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 7 【事例】民間企業における導入結果 某大手ラーメン全国チェーン企業Ｉ社様 ●直接コスト削減 ●間接コスト削減（業務効率化 ） (出張旅費の最適化） 弊社サービス導入以前のコスト 月間 間接経費 \498,700 直接経費 \5,000,000 年間 間接経費 \5,976,000 直接経費 \60,000,000 \5,498,700 「一日の多くを取られていた出張手配業務がなくなり、 他の業務に時間を充てられるようになりました。」 （総務スタッフ・女性） \65,976,000 「仮払や精算など、日常頻繁に起きていた業務が、 圧倒的に少なくなりました。」 （経理スタッフ・男性） 「日々の出張での立替がなくなり、立替の個人負担も、 仮払や精算の手間もなくなりました。」 （店舗スタッフ・男性） 弊社サービス導入後のコスト 月間 間接経費 \135,000 直接経費 \4,500,000 \4,635,000 年間 間接経費 \1,620,000 直接経費 \54,000,000 \55,620,000 毎月の出張費約86万円のコストダウン！ 年間で約1,035万円（15.7％）のコスト削減を実現！ （単位：千円） 経費削減の実態 （年間） ●透明性確保（現状の見える化／内部統制） 「利用実績レポートにより経費利用の実態が分かる。」 「部署別・用途別のデータを用いて、経費節減の対策を 講じている。」 （経営者・男性） Copyright © 2011 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 8 ■サービスご導入までのスケジュール（概略） 流れ 間接経費 \5,976,000 期間 サービス 案内 データ 共有 -直接経費 \60,000,000 契約 締結 フロー 確立 １週間 １週間 \65,976,000 ２週間 ０．５ヶ月 間接経費 \135,000 サ 秘 貴 御 業 仮 密 社 見 務 払 保 内 積 委 充 持 管 託 当 契 理 契 金 約 資 約 の 締 料 書 ご 結 及 締 入 び 結 金 導 入 の メ リ 内容 ッ ト ・ 概 要 案 内 出 張 経 - １週間 ０．５ヶ月 ー ビ ス トライアル 導入 検証 説明会 各 （ マ 種 イ 出 レ 張 ー ル ジ ー カ ル ー 確 ド 運用 開始 トータル 約１ヶ月 個 出 旅 簡 ト Q Q 導 個 最 正 人 張 費 易 ラ A A 入 人 終 式 情 申 規 説 イ 作 共 説 情 打 導 報 請 程 明 ア 成 有 明 報 合 入 デ フ ご 会 ル 会 デ ー ロ 提 タ ー 案 共 ご 実 ー タ せ （ 専 定 ＆ 有 提 （ 案 E ル X ー ル カ 施 （ 専 属 担 当 属 受 デ 取 ス （ 追 ク 加 分 に よ に 共 ブ ー ド ッ 作 ク 成 策 ） 定 用 始 有 ） ） ） 費 デ ー タ よ ） る 運 る 用 運 開 ※各社の状況・ご要望によりサービス導入までの期間は異なります。上記の期間はあくまで参考としてお考えください。 Copyright © 2011 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 9 ■ご利用料金体系 サービス内容と料金プラン 標準プラン（推奨） 前金支払プラン HEARTS立替プラン 企業間決済サービス 利用プラン 初期登録費用 無料 無料 無料 無料 出張手配代行 システム利用料 3% 3% 5% 5% 月間取引額の1ヶ月分 0円 0円（但し審査有） ０円（但し審査有） 15日締め20日払 末日締め翌5日払 ご手配毎事前支払 15日締め20日払 末日締め翌5日払 決済サービス規定 に準じる プラン 仮払充当金 支払条件（毎月） 特徴 最も多くの企業様がご 利用されているプラン です。社員様への仮払 処理と同様、当社にて 一定期間のご利用想定 額（必要経費相当額） をお預かりし一括精算 を行います。 導入時のキャッシュ負 すぐにお試しいただけ 担を軽減するプランで るプランです。一般の す。当社にてサービス 旅行代理店利用と同様、 ご利用に伴う費用の立 ご手配毎に事前のお支 替払いを行い事後の一 払いをいただきます。 括精算を行います。 導入時のキャッシュ負 担を軽減するプランで す。企業間決済サービ スにてサービスご利用 に伴う費用の立替払い を行い事後の一括精算 を行います。 費用 ◎ ○ △ △ 業務負担軽減 ○ × ○ ○ 導入スピード ○ ◎ △ × キャッシュフロー △ △ ○ ○ ※初期登録費用には、個人情報登録一式・マイレージ登録・ご希望座席登録・ホテルの希望・出張旅行規定書・専用デスク/オペレーター/ネットワーク回線 の設置・ＪＡＬ／ＡＮＡ等のマイレージ番号手配等を含みます。 ※本業務に関わる社内説明会などの開催をご希望される場合は交通費など別途必要になります。 ※支払条件は仮払充当金との兼ね合いにより調整のご相談に応じます。 ※お申し込み後、スケジュール・支払い条件などをお打ち合わせの上、別途契約の締結をさせていただきます。 10 ※本提案書の報酬額は弊社実績から想定する内容に基づいておりますので、内容に大きな変更が合った場合は別途お見積もり申し上げます。 Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 10 【参考】段階的経費削減に向けた当社のサービス領域 段階 サービス導入 社内改善推進 領域拡大 テーマ 手配代行・見える化 BPR 包括管理 直接コストの削減 間接コストの削減 内部統制（ルール遵守） コストの透明化 ✓ 社内フローの抜本的見直し （出張申請/手配のBPR） ✓ 小口・通勤経費の削減 ✓ 間接コストの徹底削減 ○ 社内ルールの再設計 ○ 受発注/承認システム導入 ○ 電子マネーシステム導入 （旅費経費の包括管理） 課題 HEARTS のサービス ✓ ✓ ✓ ✓ ○ 出張手配代行 ○ 出張経費の一元管理 包括管理による効率化 削減効果 （イメージ） 社内ルール見直しによる効率化・ITによる効率化 手配最適化による直接コスト減・手配代行による間接コスト減・（見える化による課題発見） 社内ルール徹底・発注システム導入・一部外注では限界があります。 旅費経費の段階的な削減をHEARTSがトータルサポートします。 Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 11 【参考】企業における近年の出張費用削減状況 ＜海外＞ ＜国内＞ 大企業を中心に４割以上の企業が実施 厳しい経済状況を反映し、国内では半数超の企業が実施 出張単価の削減から、出張量（日数・人数）の削減へ 利用制限・回数券利用等に加え、日当・会議自体の見直しも 【出所】 財団法人労働行政研究所 12 「出張費用の削減実施状況」（2009年7月9日発表） Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 12 【参考】一般的な出張コストダウンの取り組み 各企業で行われている一般的な出張コストダウンの取り組みには大きく４つの方法があります。 いずれも弊社のサービスをご利用いただくことで現在の課題を解消された例がございます。 出張手配に関するルールを作り、運用する 【80％】 ＜課題＞ ▲ルールの徹底遵守 ▲出張者の立替・手配・精算負担 ２ オンラインシステムを導入する 【10％】 ＜課題＞ ▲限られた選択肢 （特に宿泊先・格安プランの不足） ３ 社内に出張手配を一括で行う部門を作る 【5％】 ＜課題＞ ▲ノウハウ不足 ▲サービス品質の努力不足 ４ 社外にアウトソーシングする 【5％】 ＜課題＞ ▲海外のみの扱いなど対象が限定的 １ ※当社サービス導入実績及びヒアリング調査より Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 13 【参考】導入検討事例①大手アパレルＮ社様 １ 出張手配に関するルールを作り、運用する 【80％】 Before 出張者 After （導入前） 出張手配 （検索／予約／受取 ／変更） ※各自個別手配 仮払処理 経費精算 航空券 経理 （導入後） 航空券 手配依頼 JR/鉄道 出張手配 手配代行 JR/鉄道 ﾚﾝﾀｶｰ コールセンターによる一括手配代行 で業務負担を大幅軽減しルールを遵守 ﾚﾝﾀｶｰ 旅行代理店 仮払処理 経費精算 旅行代理店 一括決済により仮払自体が不要 ﾎﾃﾙ 総務 ＜課題＞ ▲ルールの徹底遵守 ▲出張者の立替・手配・精算負担 ﾎﾃﾙ 一括決済 利用実績報告 各種ｻｰﾋﾞｽ機関 ×：出張者が手配の手間を負担 ×：出張者の裁量による削減効果 ×：仮払・精算処理に多大な時間 ×：ルールの不遵守／ルールの悪用 例）早期手配の推奨ルールはあるが、 例外規定を使い直前手配 例）上限額ギリギリでのホテル利用 各種ｻｰﾋﾞｽ機関 ○：出張者に代わり手配を代行 ○：プロが手配することで旅費を最適化 ○：仮払・精算処理の時間を大幅削減 ○：ルールに基づく運用を徹底 （徹底継続を仕組みとして確立） Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 14 【参考】導入検討事例②大手冠婚葬祭業Ｈ社様 ２ ＜課題＞ ▲限られた選択肢 （特に宿泊先・格安プランの不足） オンラインシステムを導入する 【10％】 Before After （導入前） （導入後） 提携機関の範囲内 すべての機関 手配依頼 航空券 出張者 出張手配 （ｵﾝﾗｲﾝｼｽﾃﾑ利用） 一見効率的だがシステム への依存が強過ぎるため 現状が最善と思い込み JR/鉄道 出張手配 ﾚﾝﾀｶｰ 状況把握 総務 経理 航空券 手配代行 コールセンターによる一括手配代行 で業務負担を大幅軽減しルールを遵守 JR/鉄道 ﾚﾝﾀｶｰ 旅行代理店 旅行代理店 ﾎﾃﾙ ﾎﾃﾙ 一括決済 利用実績報告 各種ｻｰﾋﾞｽ機関 ×：出張者が手配の手間を負担 ×：システムの提携範囲内での選択 →市場の他の選択肢を考慮できない 各種ｻｰﾋﾞｽ機関 ○：出張者に代わり手配を代行 ○：すべての機関・選択肢から最適化 導入時削減Simulation 導入前経費実績 19,469千円（年間・AIR＆宿泊のみ） 11,438千円 ▲ 7,769千円 （▲41.3%） （年間・AIR&宿泊のみ） Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 15 【参考】導入検討事例③大手都市銀行Ｓ社様 ３ 社内に出張手配を一括で行う部門を作る 【5％】 Before After （導入前） 航空券 手配依頼 出張者 ＜課題＞ ▲ノウハウ不足 ▲サービス品質の努力不足 インハウス エージェント 手配代行 インハウスエージェント（※新設組織） に煩雑な業務を一括委託 （導入後） 航空券 手配依頼 JR/鉄道 JR/鉄道 出張者 ﾚﾝﾀｶｰ 旅行代理店 インハウス エージェント 運営委託 ﾚﾝﾀｶｰ 旅行代理店 インハウスエージェントの 運営機能を一括委託 ﾎﾃﾙ ﾎﾃﾙ 手配代行 各種ｻｰﾋﾞｽ機関 各種ｻｰﾋﾞｽ機関 ×：旅行業ノウハウの不足 ×：グループ企業間の取引のため、競合 が不在となりサービス品質が不安定 ⇒結果、限定的な利用状況となり、運営 継続自体が負担となる状況に… ○：専門特化によるノウハウの提供 ○：競合との凌ぎ合いによるサービス の改善／ノウハウの進化 ○：運営の負担・リスクを軽減 Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 16 【参考】導入検討事例④大手卸業Ｙ社様 ４ ＜課題＞ ▲海外のみの扱いなど対象が限定的 社外にアウトソーシングする 【5％】 Before 手配依頼 出張者 After （導入前） 出張手配 仮払処理 経費精算 航空券 手配代行 経理 航空券 手配依頼 JR/鉄道 出張手配 手配代行 JR/鉄道 一部機関のみ 旅行代理店に委託 ﾚﾝﾀｶｰ コールセンターによる一括手配代行 で業務負担を大幅軽減 ﾚﾝﾀｶｰ 委託できないもの については個人手配 旅行代理店 仮払処理 経費精算 旅行代理店 一括決済により仮払自体が不要 ﾎﾃﾙ 総務 （導入後） ﾎﾃﾙ 一括決済 利用実績報告 各種ｻｰﾋﾞｽ機関 ×：出張者に手配の手間が残存 ※海外・JR券のみ旅行代理店に委託 ※国内AIRその他は個人手配 ×：仮払・精算処理も個人手配分で発生 ×：業者選定・相見積により、管理部門 に余計な負担が発生 ×：出張旅費利用状況が多元管理 各種ｻｰﾋﾞｽ機関 ○：出張者に代わり手配を代行 ※すべての手配をプロが代行する ことで旅費利用を最適化 ○：仮払・精算処理の時間を大幅削減 ○：購買機能の代行として、管理部に よる選択負担も軽減 ○：利用実績を一元管理 17 Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 17 ■会社概要 概要 沿革 株式会社 ハーツエージェントプロモーション ■ 本社 〒812-0011 福岡市博多区博多駅前3-4-8 ダヴィンチ博多シティ2Ｆ（サットンホテル博多シティ2Ｆ） TEL 092-477-9700（代表） FAX 092-477-9710 HP http://www.tvhearts.com ■設立 2003年3月（創業1996年3月） ■資本金 4,500万円 ■役員 代表取締役社長 戸島匡宣 ■登録番号 第3-567号 ■従業員数 22名（2008年6月現在 ） ■事業内容 旅行事業（BTM・オーダーメイド旅行） ■取引銀行 三菱東京UFJ銀行 1996年03月 戸島企画 創業 （旅行事業開始） 2003年03月 株式会社ハーツエージェントプロモーション設立 2003年04月 出張手配コンシェルジュサービス開始 2005年04月 福岡天神情報発信ビル「イムズ」にイムズoffice開設 （HEARTS Travel Café併設） 2006年04月 LoveFMにて『HEARTS』のラジオ番組スタート 2007年03月 新幹線博多ビルへ本社移転 2007年04月 旅行事業コンサルティングサービス開始 2008年03月 RKBタイアップ企画スタート 2008年05月 FM FUKUOKA タイアップ企画スタート 2009年03月 福岡アジアコレクション（FACo）に参加 2009年04月 品川インターシティに東京営業所開設 2009年11月 ㈱パソナ本社内（雇用創出機構）に東京営業所を移転 2010年11月 訪日外国人向けコンシェルジュサービス開始 事業概要 ■出張手配コンシェルジュサービス （企業の出張手配に特化し、出張手配にかかる多大な時間、無駄な 費用を削減し、「出張者・総務経理・会社」の３側面から３６５ 日体制であらゆる出張をサポート） ■旅行事業コンサルティングサービス （今までの企業向けのトラベルプロデュース経験で培ったノウハウ とソフト力を活かし、企業のインハウス旅行会社や新規旅行事業 立ち上げなどに効果的な運営ソリューションを提供） Copyright © 2012 HEARTS AGENT PROMOTION CO,. LTD. All rights reserved. 18
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