メールのお話 WinXP Vista Win7 Win8 Outlook_Express InternetExploreに付 属 ● × × × Outlook Officeに標準添付 ○ ○ ○ ○ × ● × × Windows Mail Mail Windows Live Mail 2011 Windows Live Mail 2012 Thunderbird・Sylpheed ・becky（有料）など Windows Vistaに標準 添付 Windows8に標準添 付 WindowsVista用ダウ ンロード Windows７以降用ダ ウンロード WindowsXP以降なん でもok × × × ● × ◎ × × × × ◎ ◎ ○ ○ ○ ○ メールアドレスとメーラのこと プロバイダやブラウザ提供サイトで貰えるID（例：[email protected]） などはメールアドレスであり、これを複数取得したときにアドレスごと に管理するためのソフトがメーラと呼ばれるソフトです。 アドレスを1個しか使わないのであれば、プロバイダやブラウザ提供 サイトからWEBメール運用する方がはるかに解り易い状態となりま す、なのでこの次からのメーラの説明は無用の長物となります。 この辺りを先ずご理解ください。 Windows7にはこれまで 標準で搭載されてい た、メールソフト（以降 メーラと呼ぶ）がありま せん。 これから新しいメーラを 利用するという人は Windows Live Mail を利用すると無料だし 良いかと思います。 ●Win標準 ◎お勧め メールアカウントとメールアドレス 例：[email protected] メールアカウント＝abcde メールアドレス＝[email protected] マイクロソフトが無償で提供する メーラの種類 ●Outlook Express Internet Explorer 3.0 に付属した MSIMN (Microsoft Internet Mail and News) を置き換えた もの。MSIMNには16ビット版と32ビット版の二種類があった。 Outlook Express 6.0 を持ってバージョンのアップグレードは終了し、Windows Mail と Windows Live Mail が後継となった。 ●Microsoft Outlook Microsoft Office Outlook（マイクロソフト・オフィス・アウトルック）とは、Windows版の Microsoft Officeの一部として含まれている個人情報管理 (PIM) ソフトウェアであり、電子 メール機能の他、予定表・連絡先管理・仕事管理・メモなどの機能が実装されている。 ●Windows Mail Windows Mail（ウィンドウズメール）とはマイクロソフトが開発している電子メールおよび ニュースグループ送受信用電子メールクライアントである。 Windows Vistaに標準で付属しており、Outlook Expressの後継にあたる。 Outlook Expressは Internet Explorerに付属の形で提供されてきたが、Windows Mailでは独立して提供される。 本ソフトの後継としてWindows Live Mailがある。 ●Windows Live Mail Windows Live Mail（ウィンドウズ ライブ メール）とは、マイクロソフトの電子メールおよび ニュースグループ送受信用クライアントソフトウェア（電子メールクライアント）であり Windows Liveサービスの1つである。 VistaではWindows Live Mail2011 を Win7以降ではWindows Live Mail2012を使うことにな る、マイクロソフトのサイトからダウンロードする必要がある。 WindowsLiveMail設定（2011でも2012でもほぼ同様） 1.マイクロソフトアカウント マイクロソフトが提供する各種ウェブサービスを利用する際に必要になるIDとパスワー ドのこと、スカイドライブなどのサービスを受けることが可能になります。 一般的にhotmailやoutlook.comのアカウントを使うが従来使っているプロバイダ提供の アカウントでも良い。 (1)アカウントの取得 https://signup.live.com/signup.aspx?lic=1 のサイトでアカウントを登録する。 登録が完了するとメールアドレスとして使えるようになる。 (2)アカウント（HotMailなど）をメーラに設定する Webメール outlook.com にアクセスして 設定（歯車アイコン） → メールの詳細設定 → POP を使ってデバイスとアプリを接続 → ◎デバイスまたはアプリの設定どお・・・・ にチェックを付けるとうまく運用できる。 WindowsLiveMail側で アカウント → 電子メール 自分の電子メールアカウントを追加する メールアドレス・パスワード・表示名 を入力して 「次へ」でメーラにインストールが完了する。 （参考サーバアドレスとPort番号） 受信用：pop3.live.com：Port：995 送信用：ｓｍｔｐ.live.com：Port：587 2.Gmailのアカウント グーグルが提供する各種ウェブサービスを利用する際に必要になるID とパスワードのこと。 グーグルドライブ・Map・Youtube・カレンダー・翻訳などのサービスも充実され ますのでアカウントを貰っておくと幸せになれそうです。 (1)アカウントの取得 https://accounts.google.com/SignUp?hl=ja のサイトでアカウントを登録する。 登録が完了するとGmailアドレスとして使えるようになる。 (2)Gmailをメーラに設定する Google gmailにアクセスする。 設定（歯車アイコン） → 設定 → メール転送と POP/IMAP でIMAPを有効にする にしておく。 アカウント → 電子メール 自分の電子メールアカウントを追加する メールアドレス・パスワード・表示名 を入力して、□手動でサーバを構成するにチェックを入れる。 「次へ」 WindowsLiveMail側で受信サーバ情報に サーバの種類：imap サーバのアドレス：imap.gmail.com □セキュリティで保護された接続（SSL）が必要 にチェック すればポート番号が993になるはず。 送信サーバ情報に smtp.gmail.com □セキュリティで保護された接続（SSL）が必要 にチェック □認証が必要 にチェック ポート番号を587に変更 次へ で完了。 3.プロバイダのアカウント 契約先のプロバイダは専用アカウントを1個くれます。 このアカウントも、プロバイダでいろいろサービスを展開しているのでこれを 活用することでいろんな楽しみを得ることができます。 (1)アカウントの取得 契約時の書類にアカウントの設定方法が書かれています。 現在ネット接続されている状況ならこのアカウント設定は正常に取得設定されている状態だとい うことができます。 (2)EOメールをメーラに設定する WindowsLiveMail側で 自分の電子メールアカウントを追加する アカウント → 電子メールと進んで メールアドレス・パスワード・表示名 を入力して 「次へ」をクリック 登録できたEOメールアドレスを右クリックさらにプロパティをクリック 「全般」タブでサーバの名前とユーザ情報の名前（N）を適当な名前に変更。 「サーバ」タブでサーバ情報を確認しておく。 「セキュリティ」タブは触らなくてよい。 「詳細設定」タブで 受信ポート番号を 25 を確認 送信ポート番号は 110 になっていればok 次へ で完了。 4.差出人の署名を表示 詳細な設定 ホーム左にあるオプションボタンを押 すと絵のようなアイコンが出る。 ・読み取り メッセージを全てテキストで読むこと ができます（安全） ・送信 送信形式をテキストに変更できます。 ・署名 □すべての送信メッセージに署名を 追加する(O) で自動的に署名を付けることがで きます。 署名1 署名2などとなっておりアドレ スによって左の絵のように署名を変え ることができます。 友達用とか親戚用とか変化を持たせ ることができます。 なお、引用符はWindowsLiveMailでは 自動的に付かない仕様になっている そうです。 どうしても必要な場合は Sylpheed を使いましょう。 Mailの作法とか Mailの作法とか 1-2 1.大きなサイズのファイルをメールで送らない メールでスムーズに送受信できるファイルサイズは、インターネット回線にもよりますが、約 1MB程度と考えると良いでしょう。動画などは、1MBを超えることがほとんどなので、添付 ファイルとして送付することはお勧めしません、画像でも大きいものは圧縮して添付しま しょう。 2.宛先、CC、BCCを使い分ける メールを作成するとき、送信先のメールアドレスは、 「宛先」欄に入力するのが基本です。しかし、この 「宛先」と、「CC」「BCC」を上手く使い分けると、 メールの重要度や知人のメールアドレスの情報保 護などに配慮したメールの送信ができます。 「CC」とは写しを送る送信先（Carbon Copyの略） のことであり、「BCC」は他の送信者に隠して写し を送る送信先（「Blind Carbon Copy」の略） のこと です。 「宛先」や「CC」欄は、入力したメールアドレスが送付先にすべて表示されます。一方、 「BCC」欄に入力されたメールアドレスは送付先に表示されません。 メンバー同士が知り合いではない場合や、誰にメールを送ったのか知られたくない 場合は、「BCC」を利用するとよいでしょう。 3.テキスト形式でメールを送る Mailの作法とか 3-4 メールの形式には大きく分けて「テキスト形式」と「HTML形式」があります。 Windows Live メールでは既定値の「テキスト形式」でメールが作成されます。 メールはテキスト形式で送信するのが基本マナーです。 HTML形式のメールでは、文字に飾りを設定できたり、写真や画像をメール上に表示したりと、表現力 豊かなメールができるのですが、稀（まれ）にウイルスを伴ったメールとなってしまったり、相手先のイ ンターネット回線の速さによってはメールの表示に時間がかかってしまったりすることもあります。ま た、相手側のメールソフトの設定によっては、正しく表示されない場合もあります。 メール本文を飾る必要がなければ、「テキスト形式」で作成して送付をしましょう。 4.「機種依存文字」を使わない インターネットのメールを書くときに、「使わない方がいい文字」があるのをご存知でしょう か？メールを作成したり受信しているパソコンや携帯電話の機種は数多く、機種の相性に よっては「上手く再現できない文字」というのがあるのです。 それらの文字を「機種依存文字」と呼び、メールでは使わないようにするのがマナーとなっ ています。 機種依存文字には 半角カタカナや丸付き数字、記号などは送る相手によっては、文字化 けする場合があります。 なので、こうした文字は使わないように心掛けましょう。 5.文章を読みやすくまとめる Mailの作法とか 5 Mailの作法とか 5 メールの返信で、意外な盲点が「引用」と「改行」です。［返信］ボタンをクリックすると、メー ルの作成画面に元のメール（引用部分）がつながって記載されています。 もちろん、「過去のやり取りを記録しておきたい」というような場合はそのままでも良いので すが、メールが続けば続く程、引用部分が長くなり、その分メールサイズも大きくなってし まいます。 そこで、相手のメールで必要な部分だけを残して、不要な引用は削除します。引用が少な ければぐっと読みやすくなり、さらにメールサイズも小さくなり、スムーズに送受信できます。 皆さんは普段のメールでは1行に何文字でメールを書いていますか？ メールで読みやすい1行は諸説がありますが、大体36文字程度です。毎回文字数を数え る程、神経質になる必要はありませんが、適度な位置で「改行」を入れると、文章が読み やすくなります、実行しましょう。 Mailの書き方 Mailの書き方 1 １．宛先（address） 送り先のメールアドレスを書きます。 少しでも間違えると届かないどころか違う人に届いてしまった。なんてこともありますの で注意が必要です。 メールの作法の2項でも同じ内容を書いています、大事なことなので何回でも・・・ 「TO」 メ－ルを送る相手のアドレスを入力します。「宛名」に送りたい相手のメ－ルアドレスを 複数名入力すれば、同じメ－ルを複数名に送ることが可能です。 「CC」 「to」に入力した人以外の人にも知らせたい、報告したい場合、メールを送った相手と区 別するために、「CC」を使います。 ビジネスの場合、例えば上司のアドレスを追加したり、関係者のメーリングリストを追加 したりします。 「BCC」 「CC」と同様に「TO」以外の人に送る場合です。「CC」と違う点は、受信者にメールアドレ スが表示されない点です。 取引先へのメールを上司に念のため見せておきたいときなどに使うこともあります。 ２．件名（Subject） Mailの書き方 2-3 ひと目見て何の要件なのかが解る件名（サブジェクト）がベターです。 相手が複数人いる場合、その中の特定の人の名前を入れるなども良いですね。 「こんにちは」とか挨拶文だけの人もいるようですがちゃんと内容を書いたほうが親切で す。 携帯では省略する人もいるようですが、親しい知人の場合を除き携帯でも件名を入れ るべきだと考えます。 3．宛名（Direction） まず、１行目に宛先を書きます。 例）足利さん（様の場合もあり） 相手が企業に属している場合は、 会社名と部署名を書いてからお名前を書きます。 名前もフルネームのほうが丁寧な印象を与えます。 挨拶文（greeting）を書きます。 「お世話になっております」 他には状況によって、 「先日はありがとうございました」 「早速のご連絡ありがとうございます」 「先ほどはお電話にて失礼いたしました」 などがありますね。 4．本文（text） Mailの書き方 4-5 まず最初に要件を書きましょう。 結論を冒頭に書けば簡潔に趣旨を伝えることができます。 「先日の質問にご返答させていただきます」 「先日のお礼を申し上げたく、メールを送らせていただきました」 などなどです。本文に関しては、わかりやすく書くことが重要です。 5．署名（Signature） メールの最後には所属・名前・電話番号などの入った署名（シグネチャー）を入れると誰 が出したメールなのかはっきりしますね。 あまり長くなり過ぎると、相手の環境によってはスパムとして処理されることもあるので 注意です。
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