Copyright © 2006 IEEE Nagoya University Student Branch, All Rights Reserved. 学生企画 より良い会議にするには？ 発言し、意見を引き出し、 プロジェクトを加速させるための方法 企画：IEEE 名古屋大学 学生支部 内藤 淳平 ２００６．１１．１８ 学生企画を開催するに当たり IEEESB Leadership Training WS 目的 参加者 Leadership を鍛える 理系の学生だけ そこで注目したのは… 理系学生のための Leadershipを高める学生企画にしよう！ コミュニケーション能力 悲しいけど、 事実かも… ∵ リーダーシップに必要な能力はいろいろあるけれど 一般的に、理系はコミュニケーション能力が低いと言われているので… 文 理 ・ 営業 ・ 人事 ・ マーケティング Etc… ・ 研究 ・ 開発 研究結果で勝負 だからといってコミュニケーションが少ないの？ とある研究者の一日 ミーティング 8:15 9:00 9:30 12:00 13:00 13:15 13:30 15:30 16:00 17:00 出社 グループミーティング 「本日の実験について」 8:15 実験 昼食 昼礼 グループミーティング 「実験結果報告」 実験 プロジェクトリーダーに報告 「現状の研究進度報告」 報告書作製 退社 実験 昼食 実験 12:00 13:00 実験 17:00 1/2 ミーティング 1/8 報告 1/8 １/4 チームで研究するため 意思共有・伝達が必須 この時間を簡潔・有意義にすることが重要！ 本学生企画の目的 プロジェクトリーダーへ報告 文書での報告 研究グループミーティング ・研究進捗報告 ・方針会議 ・プレゼン練習 プロジェクトチームへの報告 先輩・後輩間での指導 応用先とのミーティング 新規研究企画会議 ・・・ リーダーシップを高め、研究を促進させるために 若い技術者にも必要である 小規模ミーティングをうまく機能させる方法も考え、学びとる！ 学生企画 進行方法 目的 小規模ミーティングをうまく機能させる方法も学び、考える 進行方法 ×２ 問題 ケーススタディ 全体の総括 5分 10分 総括 （解答例紹介） グループ ディスカッション 参考資料配布 （他ケースでの テクニック紹介） 10分 発表 「次ミーティングで詰まったら 今日考えたことが使えるかもな！！」 そんなテクニックを手に入れましょう！ グループ分け 先ほどまでの ディスカッショングループに 分かれてくださーい アンケート結果① うまくいかなかった例 場面： サークル 研究ミーティング 発言が出なかった 一人の意見が反映されすぎた リーダーが発言もまとめもすべてやっていた ダメ出しばかりになって雰囲気が暗くなった Etc… 意見をうまく言えない・引き出せていないケース ケース：研究方針会議 ４人で研究方針についてミーティングを行っています ホワイトボード 問題点を書き出しました 解決策は何があるでしょう？ ベテラン 研究員 いや、その方法はこういった問 題が起きるんじゃないかな B 活発な議論 あなた （リーダー） ・・・ C 消極的で若い A 積極的 私はこの方法が いいと思う 問 あなたはどういう行動をとるべきでしょうか？どういう言葉をかけますか？ また、Ｃさんが発言しやすい環境をあらかじめ作るにはどういう方法が考えら れますか？ 意見まとめ 1. Cが話に入るきっかけをつくる 1. 2. 3. 4. Cに意見をまず言ってもらう (どこまで分かってるか・参加のきっかけ） Cが入りやすい話題から （論点の共有） 議論を一度止めてCの意見を聞く（Cを議論に引き込む） Cが話しやすい話題に変える 2. Cが話しやすい雰囲気をつくる 1. 2. 3. 4. 間違えてもいい （責任が無い状態で気楽に） ジョークで雰囲気を変える 現時点での意見の共有（確認） 話題を一度保留し次に行く（Cに考える時間を与える） 3. Cが話すための枠組みをつくる 1. 2. 3. 4. 5. 事前に意見をまとめてもらう （さんま御殿方式） Cの座る位置を話の中心に（Cを議論に引き込む） 時間を区切り、各メンバーの話を聞く AとBに事前にCへの協力を依頼しておく 先にCに問題点の説明をさせる 参考解答例 ◆紙に書いてから発表すること １．全員に紙を配り、箇条書きでまとめてもらう ２．ひとりずつ順番に発表してもらう。ただし、ひとり１項目のみ。 ３．一回りしたらまたはじめに戻る。ない人はパス。 「なかなか切り出せない…」 対策！！ 人の意見を気にすることなく、それを発表する仕組み ◆質問の与え方を変える １．チームでどう動くか？と言う質問を 「あなたひとりなら、次にどのような方法を取りますか？」 「このやり方がいいと思うけど、 ○○さんは嫌いだろうから 発言はよそうかな…」 ２．順番に発表 グループでの立場に引張られない＆ 参加者に主体性を持ってもらう仕組み 対策！ アンケート結果② うまくいかなかった例 場面： サークル 部活 学生団体 参加者の多い状況 参加者が不満を持つ終わり方をした だんだん参加者のモチベーションが下がっていった 上級者、初心者、やる気がある人、やる気があまりない 人など幅広い考え方の人が集まった。 雰囲気・モチベーションを持続できないケース ケース：教育プログラム 入社3年目のあなたは、同期4人とともに新人の教育プログラムをつくることになりました 内容：「入社初期に学ぶべきこと」 それに、こういう内容も付け足した らいいんじゃないかな （新人とは楽しくやりたいね！！） あれ、教えてもらったよね さあ、どうしようか ・・・ そうだねぇ・・・ A あなた （リーダー） 早く終わらせよう 問 B いいものをつくろう 平凡に、達成感なく終了 C D 例年通りでいいよ （興味ないなー） そうそう、十分だったし、足り ないところは俺は自分で学 んだよ（めんどくさ、 早く研究に戻ろっと） モチベーションが低く、達成感のない会議にしないためにはどういう行動を とるべきだったのでしょうか？ 意見まとめ 1. ジョーク 1. 2. 3. 4. 5. 6. 本場の（リオの）カーニバルを呼びテンションを上げる 合コンの話題から入る（CとDは合コン好き） 新入社員にかわいい娘がいるという説を流す イケメンとかわいい女性をメンバーに入れる リーダーが捨て身でテンションを上げる（例年と違うことを印象づける） C,Dに賛成して即時解散を宣言する 2. CとDが話に入りやすい雰囲気を作る 1. 2. 3. 懇親会を併設してモチベーションを上げる（C,Dの興味を高める） C,Dに先輩上司の不満を言わせる（発言を促す） お酒を飲みながら会議をする 3. CとDのモチベーションを上げる 1. 2. 3. 4. C,Dに自身がつまらなかった経験を述べてもらう CとDにとって役に立つことを新人研修に組み入れる リーダーシップを発揮してC,Dを引張る（スクールウォーズ方式） A,BとC,Dとでディベートさせる 4. 強制的な手法をとる 1. 2. 3. 4. このプログラムを査定に加えるよう予め上司に依頼しておく 昨年とは必ず変えるという縛りをつくる AとBの企画をCとDに実行させる 予めたたき台を作っておく 参考解答例 ◆今行っている活動の完成像を共有する その完成像が自分たちに与える「良い影響」を共有する 自分たちへのメリット・方向性を共有 ⇒やる気UP！ ◆この会議の成功像を共有する どこまで出来たら完成なのか、短時間でそこに達するにはどういう方法をとればいいか？ 会議の運営論から始める 会議のゴールを示すことでモチベーションを挙げる ◆この会議で何が決まったか、次に何を誰がするのか 決定事項と決定した理由を明確にする 明確な結果⇒ 達成感を持たせる 良い会議にするために！その他の方法！ 1.全員の意見が明示的にどこかに反映されているようにする ⇒俺が作ったんだ！ 2.誰がなにを担当したいか ⇒誰が何を担当するのが最も効率的か ⇒チームワークを高め、ゴールに向けて最大限に加速する 3.コメントの交換をしない （９５％を占める） ⇒発言を以下の３つに限定する 「明確化のための質問」「代替案の提示」「リクエスト」 4.私の意見では～…を使用する ⇒反発感を防ぐ (参考 すごい会議 大橋禅太郎著 大和書房) 総括 今日は以下のようなことを学び取りました (一例) 1.紙に書いて発表するという仕組み 2.前向きな雰囲気を作る問いかけの仕組み 「問題を解決するにはどうすればいいか」 3.コメントの交換をしない （９５％を占める） 「明確化のための質問」「代替案の提示」「リクエスト」 4.私の意見では～…を使用する ⇒反発感を防ぐ and more…. 振り返り アンケート 今回のグループディスカッションにおいて 今回最も「ああ～なるほど」と思った部分は何か？ 学んだことを「今日のグループディスカッション」に 生かせる部分はあったか？ 今まで経験した「うまくいかない会議」を改善することが できるだろうか？ おわり お疲れ様でした！ 後半戦もがんばりましょう！！ おいしいお酒が待ってますよ！ 参考資料 企画中、参考に紹介したサイトです コミュニケーションはリーダーシップの基礎 http://jibun.atmarkit.co.jp/ljibun01/rensai/eh08/eh01.html あきらめない思考法「PICNIC」 http://entre.yahoo.co.jp/contents/yousei/060427.html ITエンジニアのためのマインドマップ入門 前編 マインドマップで「伝わる」プレゼンを http://jibun.atmarkit.co.jp/lskill01/rensai/mindmap01/mindmap01.html
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