Título: Eventos y exposiciones: una organización exitosa Contenido

Título: Eventos y exposiciones: una organización exitosa
Disponibilidad
Contenido
Introducción
Capítulo 1
Cómo planificar un evento
Planificación general de un evento
La planificación de un evento de incluir:
También buena planificación debe de considerar con mucho detenimiento lo siguiente:
Las características de un buen plan deben ser las siguientes:
Para definir la fecha y el lugar de un evento o exposición ,hay que considerar diferentes variables que
pueden influir en la decisión
El tiempo de anticipación para empezar los preparativos dependerá de la magnitud y características de
cada evento
Ventajas de la planificación
Definición y características de los eventos
Perfil del grupo de organizadores
Programas de un evento (mapa conceptual)
Los puestos claves de un comité organizador
Perfil del coordinador general
Perfil y funciones generales de los coordinadores de área
Las funciones generales de los coordinadores de área
Capítulo 2
Cómo organizar un evento o exposición
Estructura del comité organizador
Estructura orgánica (Mapa conceptual)
Las funciones principales de cada una de las coordinaciones son:
Coordinación general
La información que se proporciona para cotizar un evento
Las funciones del coordinador general
Realización y desarrollo del evento
Políticas, reglamentos, programas y procedimientos
Coordinadores de área
Sistemas y procedimientos
Presupuesto general y flujo de dinero
Financiamientos, donativos y patrocinios
Ciudad sede, centro de convenciones y hoteles
Programas de actividades, difusión y trabajo
Imagen y mensajes
Invitados y ponentes
Medios de comunicación
Presidiums
Simulacros
Capacitación
Sindicatos
Seguridad
Lista de seguimiento
Funciones del coordinador general del evento
Coordinación técnica
Las principales funciones de la coordinación Técnica
Tema general y temática de las mesas de trabajo
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Mesas de trabajo
Pasos para organizar las mesas de trabajo de cualquier evento
Las más común y función es la siguiente:
Reglamento Técnico
Intervención de ponentes
Equipos y materiales técnicos
Información técnica
Funciones de la coordinación técnica
Coordinación de administración
Permisos y licencias
Programas de actividades
Selección de la ciudad sede
Criterios de selección de la ciudad sede, cuando el evento es de 100 participantes
Clasificación de Ciudades
Información que debe comprender la solicitud para realizar el evento y/o exposición en la ciudad sede
Convocatoria para elegir la sede
contenido de la convocatoria
Hotel sede y centro de convenciones
Información necesaria para decidir la contratación del centro de convenciones y exposiciones
Servicios que ofrecen los hoteles de lujo o de cinco estrellas y los centros de convenciones (tabla)
Selección de salones y lugares
Personal
Diseñador-decorador
Ingeniero en alimentos y/o un nutriólogo
Especialista en sistemas de información y comunicación
Edecanes
Fotógrafos y camarógrafos
Especialistas en sonido
Personal de apoyo administrativo y operativo
Personal de seguridad
Maestro (s) de ceremonias
Meseros y cocineros
Personal de mantenimiento
Técnicas en audiovisuales
Guías turísticos
Chóferes y operadores de camiones
Espectáculos y grupos de ambientación musical
Profesionistas de diferentes áreas
Personal especializado en diferentes áreas
Procedimientos y sistemas
Sistema de Hospedaje
Sistema de registro
Las políticas más comunes para el proceso de registro
La información que deben llevar las tarjetas
Las labores en el módulo de registro durante el evento
Cuando el comité organizador es el responsable de distribuir y asignar las habitaciones
Los materiales más usuales para los participantes
Portagafetes y gafetes
Los datos que deben de tener los gafetes
Los gafetes que normalmente se utilizan
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Para las exposiciones, además de los anteriores, generalmente se utilizan para..
Sistema de adquisiciones
Administración del sistema de transporte
Algunas consideraciones para contratar el servicio de autobuses de pasaje
La documentación que se necesita para transportación de equipos y materiales
Sistemas de alimentación
Las Funciones del encargado de los alimentos
Coordinar la selección de menús
Hay Cinco aspectos importantes para hacer el plan de menús
Actividades especiales
Cena-baile de gala
Espectáculos y animadores
Servicios de fotografía, video-grabación , grabación y filmación
Reconocimientos
Tarjetas de crédito
Seguros
Agencias de Viajes
Los Servicios de la agencia de viajes
Funciones de la coordinación de la administración
Área de registro e información (Figura)
Coordinación de comercialización y difusión
Estrategias de mercadotecnia
Estrategias de mercadotecnia para una exposición
Para la campaña de difusión
Diseñar y realizar una campaña de difusión de los diferentes medios de comunicación
Fuerza de ventas
Cuota de inscripción
Folleto promocional
Conceptos y servicios que pueden o no estar incluidos en la cuota de inscripción, dependiendo de las
estrategias de comercialización y la disponibilidad de recursos financieros de cada evento
Folleto promocional para una exposición
El contenido del folleto promocional
Otros beneficios que puedan estar incluidos en la cuota de inscripción y hacer mas atractivo el evento para
el expositor
Catálogo oficial de la exposición
Distribución de los folletos y catálogos
Medios de comunicación
Prensa escrita
Periódicos y revistas
Radio y televisión
Procedimientos para la elaboración del spot de radio
Procedimiento para la grabación del spot
Procedimiento para la elaboración del spot de TV
Procedimiento para la grabación del spot
Impresos
Conferencias con los medios de comunicación
Algunas de las actitudes convenientes ante la prensa
entrevistas en radio y televisión
Funciones de la coordinación de comercialización y difusión
Funciones de la coordinación de operación
Sistema de transporte
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Contenido del folleto del evento (cuadro)
Equipo y materiales
Sonido
Grabadoras
Videocaseteras y televisores
Fotocopiadoras
Computadoras
Impresoras Láser
Máquinas de escribir
Teléfonos y teléfonos celulares
Equipos para proyección
Equipos de sonido y micrófonos
Traducción simultánea
Planta de energía auxiliar o de luz
Fax
Material de Mantenimiento
Materiales para las mesas de trabajo
Definir y supervisar el diseño y elaboración del siguiente material
Selección y colocación de materiales
Mantas
Personificadores
Carpetas
Material impreso
Boletos para las actividades
Reconocimientos para participantes y ponentes
Escenografía
Sistema de señalización
La ubicación de los señalamientos más comunes
Ubicación de módulos
Servicios
Rotulación y distribución de documentos
La Distribución de materiales
Montaje de auditorios y salones
Tipos de montajes de los salones
Guardería
servicio médico
Lo que el botiquín de primeros auxilios debe contener
Sistema de seguridad
Lo que el personal de seguridad debe contener
Emergencias
Los participantes deben de conocer el sistema de seguridad
Simulacros
Procedimiento
Procedimiento para llevar a cabo un simulacro del evento
Capacitación del comité organizador
Salida del hotel
Centro de operaciones
Las funciones principales del responsable ejecutivo del centro de operaciones
Funciones de la coordinación de operación
Funciones de la coordinación de información y relaciones públicas
Invitación a participantes y elaboración de directorios
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invitados especiales, ponentes magistrales y de mesa
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Sistema de información y comunicaciones
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Canales de comunicación de un evento
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Edecanes
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Las principales funciones de los edecanes
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Ubicación física de los edecanes
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Representantes de los medios de comunicación
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Boletines de prensa
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Los boletines que se distribuyan con anterioridad al evento pueden incluir en su contenido la siguiente
información
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Los Boletines que se elaboren durante el evento pueden incluir
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Los boletines que se entreguen al término del evento pueden incluir
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Discursos de Inauguración y clausura
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Conclusiones del evento
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Otros discursos o conferencias de interés
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La integración de los presidiums
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Ponencias magistrales
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La sala de prensa deba dispones de:
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Maestro de ceremonias
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Memoria
100
Información básica que se debe recolectar para la elaboración de la memoria
100
Funciones de la coordinación de información y relaciones públicas
102
Funciones de la coordinación de finanzas
102
Presupuesto general
102
El Control Presupuestal tiene la finalidad de comparar los resultados obtenidos contra los esperados a través
de cuatro etapas
103
Ingresos y egresos
103
Ejemplo de catálogo de cuentas para elaborar un presupuesto global desglosado, se debe de adaptar
dependiendo de la magnitud e importancia de cada evento o exposición (cuadro)
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Catálogo de cuentas
106
Catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto para exposiciones
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Contabilidad y tesorería
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Flujo de dinero
107
Punto de equilibrio
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Donativos, Patrocinios y apoyos financieros
108
Datos de la institución organizada
108
Datos del evento
108
Tema y programa general de actividades del evento
109
Relación de ponentes magistrales y especiales
109
Relación de copatrocinadores
109
Datos de la agrupación y de los organizadores responsables
109
Presupuesto necesario
109
Informe Financiero
110
Funciones de la coordinación en finanzas
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Capítulo 3
111
Ferias y exposiciones
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Antecedentes
111
Características de las ferias y exposiciones
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Exposiciones internacionales
113
Coordinación de exposiciones
113
Objetivos de los organizadores
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Funciones Principales
Lugar sede
Programa de trabajo
Personal
Presupuesto
Características de los módulos
Pabellones y módulos
Inventarios
Mobiliario
Software
Políticas
Políticas de participación de expositores
Recomendaciones
Cierre de la exposición
Resultados esperados por los organizadores
Objetivos de los expositores
Ventajas de asistir a una exposición
Funciones principales
Planificación general de un evento
Participación de exposiciones
Exposición adecuada
Presupuesto
Espacios
Productos y materiales
Exhibidores
Transportación e instalación
Estrategia de mercadotecnia
Estrategias en el módulo
Capacitación
La Capacitación debe incluir
Reuniones de calidad
Resultados Esperados
Resumen de las ferias y exposiciones
Principales Funciones de los expositores
Plano Muestra de locales (Figura)
Distribución de módulos y áreas de servicio para una exposición (Figura)
Capítulo 4
Cómo ejecutar un evento y un exposición
Lista de seguimiento para realizar un evento
Definición de objetivos, estructura de organización y fechas
Definición de temática y elaboración de convocatoria y reglamentos
Fuentes de ingresos y financiamiento
Definición de la sede
Selección de recursos materiales y servicios generales, y solicitud de cotizaciones a proveedores
Determinar posibles patrocinadores
Definición y elaboración de presupuestos
Definición y elaboración de programas
Determinación del número de participantes e invitados
Ponentes magistrales y de mesas de trabajo
Planificación del hospedaje
Estrategia de difusión en los medios de comunicación
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Difusión a través de correo directo y publicidad impresa
Invitación de representantes de los medios
Diseño y elaboración de impresos y materiales
Determinar el personal necesario para el buen desarrollo del evento
Reclutamiento, selección y capacitación del personal necesario para el desarrollo del evento
Capacitación del comité organizador y personal de apoyo
Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del evento
Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento
Determinar los servicios necesario para el desarrollo del evento
Recepción de cuotas y confirmación de asistencia
Recepción de ponencias
Organización de las mesas de trabajo
Confirmación final de participantes y ponentes
Contratación y distribución de transporte
Distribución de participantes por hoteles
Instalación de módulos
Instalación de centros de servicio
Envío de los grupos de trabajo a los lugares sede
Colocación y distribución de materiales en los lugares sede
Definir sistemas de control
Elaboración de documentos
Creación del módulo de prensa
Simulacro
Recorrido de supervisión
Supervisión de auditorios y salones de trabajo
Nombramiento de responsables por áreas y actividades
Instalación del centro de operaciones
Durante el evento
Asignación y traslado a hoteles
Distribución de hoteles y habitaciones a los participantes, ponentes, invitados y representantes de los
medios de comunicación
Recepción en módulos de registro y centros de información y control
Realización del coctel de bienvenida
Realización de la inauguración
Implantación del programa general de actividades
Recopilación de conclusiones
Clausura del evento
Evento social de despedida
Elaboración de la memoria
Traslado de hoteles a medios de transporte
Lista de seguimiento para realizar un exposición
Eventos internacionales
Capítulo 5
Cómo evaluar un evento o una exposición
Los Factores principales para evaluar
Indicadores
Cuestionario para la evaluación de eventos (cuadro)
Resultados de una evaluación
Evaluación personal
Factores para evaluar ponencias de mesa
Evaluar la exposición durante y después de su realización
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Evaluación de ponencias
Evaluación de ponencias magistrales
Algunos de los aspectos que se pueden evaluar
Recomendaciones para futuras exposiciones
Cuestionario para la evaluación de hoteles (Tabla)
Capítulo 6
Reglamentos, contratos y convocatorias
Reglamento general y técnico del evento
Capítulo 1
De la sede y duración
Capítulo 2
De los participantes
Capítulo 3
De las facultades del comité organizador
Propuesta de reglamento técnico para las mesas de trabajo
Capítulo 1
De las ponencias
Capítulo 2
De las mesas de trabajo
Capítulo 3
Del presidente, secretario, moderador , relator y coordinador
Contrato de arrendamiento con el expositor
Reglamento para expositores
Fechas y horarios
Espacios y usos
Montaje y desmontaje
Limpieza
Teléfonos y radioteléfonos
Sonido
Alimentos y bebidas
Personal
Patrocinadores y publicidad
Reglamento para la construcción de módulos en la exposición
Contrato de arrendamiento con el hotel y/o centro de convenciones
Capítulo7
Formatos para promoción y comunicación escrita
Ejemplos de diferentes modelos de cartas
Medios de comunicación
Ponentes magistrales
Ponentes de mesa
Invitación a presidium
Participantes
Invitados especiales
Cartas de agradecimiento
Carta de invitación para ferias y/o exposiciones
Capítulo 8
Cédulas y formatos de control
Cédula de registro para un evento (formato )
En caso de emergencia (formato )
Cédula de registro y solicitud de renta de espacios para una exposición (formato )
Cédula de registro para empresas (formato )
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Inscripción y pago por correo (formato )
Control de reservaciones e inscripciones (formato )
Selección de hoteles (formato )
Cuadro comparativo de tarifas por hotel y tipo de cuarto
Solicitud de alojamiento (formato )
Control de habitaciones (formato)
Solicitud de servicios (formato)
Solicitud de módulos (formato )
Renta de mobiliario y solicitud de modificaciones (formato)
Solicitud de publicidad en catálogo (formato )
Solicitud de electricidad y teléfono (Formato )
Solicitud de vigilancia y limpieza (formato )
Control de módulos contratados (formato)
Programa de trabajo por mes (formato)
Programa de trabajo por semana (formato)
Programa de trabajo por día (formato )
Programa de trabajo por día (formato)
Seguimiento de acuerdos antes del aventó (formato)
Seguimiento de actividades (formato)
Programa de difusión en medios de comunicación (formato)
Control de asistencia de los medios de comunicación al evento (formato)
Participación en programas de radio y T.V. (formato)
Entrevistas de prensa (formato)
Análisis de prensa (formato)
Registro de envío de cartas a invitados especiales (formato)
Registro de envío de cartas para funcionarios de mesa (formato)
Confirmación de participación para funcionarios de mesa (formato)
Programa general de actividades (formato)
Programa general de ponencias magistrales (formato)
Programa diario de ponencias magistrales (formato)
Programa diario de mesas de trabajo (formato)
Programa para la inauguración (formato)
Programa para la clausura (formato)
Requerimiento de materiales (formato)
Vale de entrega de materiales (formato)
Entrega de materiales de trabajo a participantes (formato)
Inventario de recursos materiales (formato)
Control de operaciones, rutas y transporte (formato)
Control de la frecuencia del servicio de autobuses (formato)
Llegada de los participantes a las terminales de transporte (formato)
Control de artistas y espectáculos (formato)
Asistentes al presidium (formato)
Flujo de caja por mes (formato)
Flujo de caja por semana (formato)
Flujo de caja por día (formato)
Flujo de caja por día (formato)
Responsables de las funciones de la lista de seguimiento (formato)
Cédula de preguntas (formato)
Actualización del directorio de personas físicas (formato)
Actualización de directorio de empresas (formato)
Lista de Expositores (formato)
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Capítulo 9
Montajes de auditorios, salones y mesas
Distribución y espacios para mesas y sillas
Medidas antropométricas (figura)
Plaza optima de servicio (figura)
Mesa circular para cuatro personas (figura)
Mesa rectangular para seis personas (figura)
Montaje en forma de E (figura)
Montaje en forma de U (figura)
Montaje en forma de T (figura)
Montaje en forma de rectángulo (figura)
Montaje en forma de óvalo (figura)
Auditorio tipo escuela (figura)
Auditorio semicircular con bloqueo central y dos pasillos (figura)
Montaje en forma de cóncavo circular (figura)
Montaje en forma vertical (figura)
Montaje en forma de herradura (figura)
Mesas tipo escuela horizontal (figura)
Mesas tipo escuela vertical (figura)
Auditorio tipo teatro (figura)
Auditorio semicircular con pasillo central (figura)
Distribución de mesas (figura)
Distribución de mesas (figura)
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Bibliografía
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