MAPRO UGEL CHINCHEROS 2015

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATEVPS
MAPRO
UGEL CHINCHEROS
INTRODUCCION
La Unidad de Gestion Educativa Local de Chincheros, elabora el presente Manual de
Procedimientos Administrativos (MAPRO), conteniendo la frecuencia de rutas enlazados entre si
y que ordenados en forma logica permiten alcanzar el objetivo establecido de cada
procedimiento, con el fin de brindar un servicio de calidad al usuario, en el plazo conveniente de
acuerdo a la naturaleza del procedimiento y en el marco del proceso de descentralizacion y
modernization de la gestion educativa.
<)0
<\6n
El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) que presentamos en esta primera fase
consta de cinco (5) procesos relacionados con los tramites que con mayor frecuencia demandan
los usuarios externos e internos de la Unidad de Gestion Educativa Local de Chincheros. Estos
procesos cuya ruta y secuencia se ha definido considerando el Principio de Simplicidad de la Ley
Ne 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General, eliminando toda complejidad
innecesaria, se presentan en forma ordenada y agrupada en funcion de las Areas Organicas que
conforman la Estructura de la UGEL, las mismas que son responsables de su ejecucion para
brindar un servicio eficiente y oportuno al ciudadano.
A. G.P.
.ÿnoÿfo,
flSESOfllfl
JoniaiGa
El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), sera un instrumento de gestion de la
Unidad de Gestion Educativa Local de Chincheros, que presenta en forma ordenada y sistematica
los tramites a seguir para cumplir con lo establecido en las normas vigentes: reduccion costos,
incremento de production, reduccion de lo innecesario, ahorro de tiempo, calidad y seguridad.
Asimismo, este documento de gestion se ira implementado y actualizando progresivamente
con nuevos procedimientos administrativos, a fin de ir mejorando constantemente la
gestion y el servicio que se brinda a la comunidad en general.
SONAL
jPqionÿ
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 2
DATOSGENERALES
1. OBJETIVO:
Establecer las etapas, acciones, tareas tecnicas y perfodos conectados
> do £
entre si y ordenados en forma logica, para el cumplimiento de los
procesos administrativos, con el fin de brindar un servicio de calidad al
usuario sobre la base de las atribuciones y competencias de las Areas
Organicas que conforman la Unidad de Gestion Educativa Local de
Chincheros.
2. ALCANCE:
Las normas, procedimientos y disposiciones contenidas en el presente
dc
Ed/ :
manual son de aplicacion obligatoria para las Areas Organicas existentes
de la Unidad de Gestion Educativa Local de Chincheros.
Tambien sera de cumplimiento obligatorio del personal, entendiendose
como tales a los servidores publicos que laboran en las distintas areas
involucradas en los procedimientos administrativos consignados en el
MAPRO.
3. APROBACION YACTUALIZACION:
si
o c
sl«
El Manual de Procedimientos Administrativos de la Unidad de Gestion
Educativa Local de Chincheros, sera aprobado por Resolucion Directoral,
correspondiendo su actualizacion, modificacion e inclusion de nuevos
procedimientos, cuando las circunstancias se logren y justifiquen en
el marco de la modernizacion y descentralizacion educativa.
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 3
PROCEDIMIENTOS
La secuencia y modo de realizar las acciones, para la consecucion de pasos dentro de las
actividades administrativas, involucra tareas que el personal desarrolla en determinados tiempos
rA a
Cÿ
de realizacion en cada actividad, el uso de recursos materiales y tecnologicos y la aplicacion de
metodos de trabajo, todo esto para atender las solicitudes de los Usuarios internos y externos de
la UGEL de Chincheros.
El presente proceso de elaboracion del MAPRO se prioriza los siguientes procedimientos:
1. Expedicion de resolucion de subsidio por luto y gastos de sepelio.
2. Asignacion por tiempo de servicios-25 y 30 anos.
3. Expedicion de constancias de pago de remuneraciones y pensiones (constancia de
haberes).
4. Elaboracion de Informe Escalafonario.
5. Visacion de certificados de estudios.
Cuadro de Procedimientos Priorizados
direcc
N-
PROCEDIMIENTOS
1
Resolucion
Reconocimiento de
subsidio por luto y gastos
de sepelio
2
UNIDAD
EQUIPO OFICINA
ORGANICA
RESPONSABLE
AD
Escaiafon - Planillas Resoluciones-Sec.
General - Finanzas
P
Escaiafon - Planillas Resoluciones-Sec
General - Finanzas.
P - AD -2014
Resolucion de
Reconocimiento de
asignacion por tiempo de
AD
servicios ( 25 y 30 anos)
3
Expedicion Constancia de
pagos, remuneraciones y
AD
pensiones
4
5
Expedicion del Informe
Escalafonario.
Visacion y certificacion de
estudios
AD
Caja - Planillas -
Tesoreria
Escaiafon - Personal
CODIGO
- AD -2014
P
-AD -2014
P
-AD -2014
P
-AGP -2014
Sec. AGP AGP
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Responsable de
Certificaciones
Pag. 4
DESCRIPC10N DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RESOLUCI6N DE RECONOCIMIENTO DESUBSIDIO POR
LUTO Y GASTOS DE SEPELIO
CODIGO:
DISPOSITIVO:
Base Legal
OBJETIVO
ÿdeEa,
Reconocer oportunamente el beneficio economico de subsidio por luto y gastos de sepelio que
correspondan de acuerdo a Ley.
BASE LEGAL
Ley de Presupuesto Anual vigente
Ley N9 28044, Ley General de Educacion
Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento, aprobado por
Decreto Supremo N° 004-2013-ED.
Decreto Supremo N9 309-2013-EF, Decreto Supremo que establece el Monto
Unico del Subsidio por Luto y Sepelio a otorgarse a los profesores
comprendidos en la Carrera Publica Magisterial a la que se refiere la Ley N9
29944.
°!
£J5
a-s direcciO?; st
A. G.
f.
• vV
Decreto Legislativo N9 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Publico, y su Reglamento D.S 005-90-PCM
REQUISITOS
Formulario Unico de Tramite (FUT)
- ADMIKiSWACIOtr.it
Copia del DNI
Partida de Defuncion copia legalizada.
Partida de Nacimiento o de Matrimonio copia legalizada, segun corresponda
Comprobante de pago original a nombre del servidor solicitante que acredite
el gasto realizado (solo para regimen D.L. 276), en caso de solicitarse gastos
de sepelio.
ORIGEN:
Inicia cuando el usuario presenta por Mesa de Partes de la UGEL, su solicitud con los
/L
I
requisitos establecidos.
PERSONAL ;
<?"
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 5
DESCRIPCION YTIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION
Expedition de Resolution de reconocimiento de subsidio
por luto y gastos de sepelio.
1) Ingreso de la solicitud y foliation a traves de la Oficina de
Tramite Documentario, quien deriva el Expediente a Escalafon.
i•
oiRECCjÿi
A. G. fr
Cj
nal de
FJ
cada hora
1dia
3) Especialista del personal visa el Informe Escalafonario y deriva
a Responsable de Planillas.
Vi hora
Responsable de Planillas realiza el calculo correspondiente y
deriva a Ofic. de Resoluciones.
1dia
5) Of. Resoluciones, elabora proyecto de resolution, y este
remite a Asesoria Juridica.
1hora
6) Asesoria Juridica visa proyecto de resolution y devuelve a Ofic.
de Resoluciones.
1hora
7) Ofic. Resoluciones, deriva proyecto de Resolution para
visacion por las jefaturas: Administration, Gestion
Institutional, y para Firma del director UGEL.
1dia
8) Ofic. Resoluciones registra, numera la Resolution Directoral
(RD), distribuye copias a Planillas, Escalafon, AGI, NEXUS,
Secretaria General (2 originales de la RD)
1dia
9) Secretaria General registra la Resolution Directoral y dispone
la notification al solicitante.
FIN (duration dias habiles)
Lg
DIAS
2) Escalafon elabora Informe Escalafonario y deriva a Especialista
de Personal.
4)
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TIEMPO/
1dia
5 dias y 3
Vi horas
f,
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Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 6
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DIAGRAMACld>N del proceso resoluci6n de reconocimiento de subsidio por luto y gastos de sepelio
Usuario
Unidad de
Escalafbn
Trimlte
Documentario
Oficina de
Personal
Unidad
planillas
Oficina de
Resoluciones
Asesoria
Secretaria
General
Juridica
Inicio
Proyecta
Verifica, visa
Presenta FUT
Recepci6n
Elabora
informe
escalafonario
resolucibn
J
Verifica, visa
resolucibn
u
1
!
.J
Realiza cÿlculo
correspond iente
Hace visar
con: Admr.,
AGI, Dir.
UGEL,
distribuye
copias a
Registra, folia,
asigna N2 de
expediente
Registra, asigna No
RD y fecha
escalafdn,
AGI, NEXUS,
Secretaria
i___
Notlflcacidn
al solicitante
Firma cargo
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
General
Pag. 7
PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RESOLUCl6l\l de reconocimiento de asignacion
POR TIEMPO DE SERVICIOS (25 Y 30 ANOS)
CODIGO:
DISPOSITIVO: Base Legal
OBJETIVO
Otorgar al servidor el reconocimiento de la asignacion por tiempo de servicios, al cumplir 25 o 30
anos de servicios prestados al Sector Publico.
BASE LEGAL
Ley de Presupuesto Anual vigente
Ley N9 28044 Ley General de Educacion
Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento, aprobado por
Decreto Supremo N° 004-2013-ED.
Decreto Legislativo N9 276,
Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Publico, y su Reglamento D.S 005-90-PCM
Decreto Ley N° 11377, Sobre el Estatuto y escalafon del Servicio Civil.
DIRECCI
ehoÿT9
REQUISITOS
FUT
Copia de su Resolucion de Nombramiento
ADMIN1
Copia del DNI
ORIGEN
Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos.
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 8
DESCRIPCI6N Y TIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION
TIEMPO ;
/DIAS |
Resolution De Reconocimiento De Asignacion PorTiempo
De Servicios (25 Y 30 Anos)
1) Ingreso de la solicitud y foliation a traves de la Oficina de
Tramite Documentario, quien deriva el Expediente a Escalafon.
< Ui
°
2) Escalafon elabora Informe Escalafonario y deriva a Especialista
de Personal.
1dia
3) Especialista del personal visa el Informe Escalafonario y deriva a
Responsable de Planillas.
Zi hora
4)
au Cfy, ov
J'.o
:* ttk v
o-o
ÿfSÿTn
o
'A §> DIRECCJ0N ~i
ft'fe • A. G.'P. * N
K#>
cada
hora
Responsable de Planillas realiza el calculo correspondiente y
deriva a Ofic. de Resoluciones.
1dia
5) Of. Resoluciones, elabora proyecto de resolution, y este remite
1hora
a Asesoria Jurfdica.
6) Asesoria Jurfdica visa proyecto de resolution y devuelve a Ofic.
de Resoluciones.
1 7) Ofic. Resoluciones, deriva proyecto de Resolution para visacion
por las jefaturas: Administration, Gestion Institutional, y para
Firma del director UGEL.
8) Ofic. Resoluciones registra, numera la Resolution Directoral
(RD), distribuye copias a Planillas, Escalafon, AGI, NEXUS,
Secretaria General (2 originales de la RD)
9) Secretaria General registra la Resolution Directoral y dispone la
notification al solicitante.
1hora
.
1dia
1dia
1dia
5 dias y
FIN (duration dfas habiles)
3/2
horas
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 9
c/0
J&90-X
c«dAd
g
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Purima
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ÿPurimÿ
\ÿPuriin3c
diagramaci6n del proceso resoluciGn de reconocimiento de asignaci6n por TIEMPO DE SERVICIOS (25 Y 30 ANOS)
Usuario
Unidad de
Escalafdn
Trÿmlte
Documentario
Oficina de
Personal
Oficina de
Resoluciones
Unidad
planillas
Asesorfa
Secretaria
Juridica
General
Inicio
Proyecta
Verifica, visa
„
Presenta FUT
i Recepcion
Elabora
informe
escalafonario
resolucidn
Verifica, visa
resolucidn
-"X
Realiza
cÿlculo
cor respond iente
Registra, foliado
Asigna N2 Exp.
Registra, asigna N» ;
RDyfecha
L
j
1
i
Hace visar
con: Admr.,
AGI, Dir.
UGEL,
distribuye
copias a
escalafdn,
AGI, NEXUS,
Secretaria
General
1
1
|Notificaci6n j
Firma cargo
•
Fin
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 10
al solicitante
PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
EXPEDICION DE CONSTANCIAS DE PAGO DE
REMUNERACIONES Y PENSIONES (Constancia de
CODIGO:
DISPOSITIVO: Base Legal
Haberes)
OBJETIVO
Expedir Constancias de Pago de Remuneracion, Pension y/o descuentos que acrediten
tal segun la Planillas de Remuneraciones y Pensiones.
BASE LEGAL
Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
Ley del Presupuesto para el ano fiscal vigente.
fade
Directiva de Tesoreria para el ano fiscal vigente.
Ley Ne 28044 Ley General de Educacion
DIRECCI
Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento, aprobado por
>'/f»chc*°,
?<?/ c/e £du°3
Decreto Supremo N° 004-2013-ED.
276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Publico, y su Reglamento D.S 005-90-PCM
Decreto
Legislativo
REQUISITOS
0chi
•
FUT precisando informacion sobre condicion laboral y periodo de los cuales se solicita
constancia e instituciones laboradas.
•
•
Resolucion de contrata y nombramiento.
Recibo de pago por derecho contancia de haberes.
ORIGEN
Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos.
>ONAL
ÿhin
(8,
ÿeqioQÿÿ/
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
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DESCRIPCION YTIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION
Expedition De Constancia De Pago De Remuneraciones y/o
Pensiones
1) Ingreso de la solicitud y foliation a traves de la Oficina de Tramite
Documentario, quien deriva el Expediente a Ofic. del Cajero-
TIEMPO/
DIAS
Cada hora
Pagador.
2) Oficina Cajero-Pagador revisa en la Planilla de Pago de
Remuneraciones los datos del Trabajador de acuerdo a las fechas
solicitadas, y prepara el proyecto de Constancia de Pago de
Remuneraciones (original y copia) con los siguientes datos:
institution educativa del solicitante
Mes
«
\<3
'
Ano
direcci6«/s'- 5,
A.
2 dias
Remuneration Basica
G..< • <?/,
Remuneration Personal
Remuneration Transitoria
Regimen laboral aplicable
Regimen pensionario
- .-.— cs
Nsÿ'i
s*
Sr
Monto
•
J J1 -Jy
ApJlSTRAClON
3) El proyecto de Constancia de Pago de Remuneraciones es remitido
por el Cajero-Pagador al Responsable de Planillas, para su visacion
correspondiente y envio a la jefatura del Area de Administration.
>2 hora
El Jefe del Area de Administration firma la Constancia de Pago de
Vi hora
Remuneraciones y devuelve a Cajero-Pagador.
5) Cajero-Pagador registra y remite una Original de la Constancia de
Pago de Remuneraciones a la Oficina de Tramite Documentario
Vi hora
(Mesa de Partes) y este notifica al solicitante la Constancia
indicada.
2 dias y 2
FIN (duration dias habiles)
Vi horas
4)
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Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
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N
Vurirr.3°
DIAGRAMAClPN DEL PROCESO EXPEDICIpN DE CONSTANQAS DE PAGO DE REMUNERACIONES Y
Trÿmlte
Usuario
Unidad Cajero Pagador
Documentario
PENSIONES (Constancia de Haberes)
Firma
Revisa en Plan illa de Pago de Remuneraciones, datos del
Trabajador de acuerdo a fechas solic'rtadas, y prepara proyecto de
Constancia de Pago de Remuneraciones (original y copia) con
datos:
Imcio
....
institucion educativa del solicitante
Recepci6n de
Presenta FUT
Registra, Foliar,
asigna N$
Expediente
Notifica a I
solicitante la
Firma cargo
Constancia
Mes
Ano
Verifica. visa
Remuneracion Basica
Remuneracion Personal
Remuneracion Transitoria
Regimen laboral aplicable
Regimen laboral pensionario
Monto
Remite original
indicada
Registra, Archiva
7
(
\
Fin
Expediente
)
y
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Ad mlnistracidn
Unidad de planillas
Pag. 13
constancia
_____
____
PROCEDIMIENTO
051600 .
"
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
\v
ELABORACI6N DE INFORME ESCALAFONARIO
CODIGO:
DISPOSITIVO: Base Legal
OBJETIVO
n5»j/ de
Informar al usuario sobre la actualization de su legajo personal.
BASE LEGAL
•
•
•
Ley N° 27815, Ley de Codigo de Etica de la Funcion Publica
Ley N9 28044, Ley General de Educacion
Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento, aprobado por
Decreto Supremo N° 004-2013-ED.
•
Decreto Legislative N9 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Publico, y su Reglamento D.S 005-90-PCM
•
a- 6- R
ZVJ
ÿ
REQUISITOS
• Formulario Unico de Tramite (FUT), precisando informacion sobre condicion laboral
(nombrado o contratado).
• En caso de contratado presentar resoluciones y constancias de pago.
•
Recibo por derecho de informe escalafonario.
ORIGEN
Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos.
DESCRIPCION YTIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS
&
DESCRIPCION
Elaboracion De Informe Escalafonario
IncV'ÿA
TIEMPO/
DIAS
1) Ingreso de la solicitud y foliacion a traves de la Oficina de Tramite
Documentario, quien deriva el Expediente a Escalafon.
Cada hora
2) Escalafon elabora Informe Escalafonario remite el expediente a
Especialista de Personal.
En el dia
3) El Especialista Personal visa informe y remite el proyecto de
Informe Escalafonario para su envio al Jefe del Area de
Administracion.
Vi hora
4) El Jefe del Area de Administracion firma el Informe Escalafonario y
devuelve a Escalafon.
V2 hora
5) Escalafon envia a oficina de Tramite Documentario, este notifica al
solicitante el Informe Escalafonario.
En el dia
FIN (duracion dias habiles)
2 dias y 2
horas
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 14
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"
\& a°7*ÿVV.O$
SsÿPurimac
sÿMpuntÿi
diagramaci6n del proceso elaboraci6n de informe escalafonario
Usuario
Trÿmlte
Documentario
Unidad Escalafdn
Oficina de Personal
Verifica,
Firma
Informe
escalafonario
Inicio
i
Presenta FUT
Recepcidn de
FUT
Elabora informe escalafonario
Verifica, visa j
Registra, Foliar,
asigna N<*
Expediente
Firma cargo
Ad ministracldn
Notif ica a I
solicitante
Rem'rte original
Registra, Archiva
Expediente
Fin
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 15
PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
VISACION DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
CODIGO:
DISPOSITIVO: Base Legal
OBJETIVO
Verificar la conformidad del Certificado de Estudios con las Actas de Evaluacion Final,
recuperacion y subsanacion que emiten las Instituciones Educativas publicas y privadas del nivel
primaria, secundaria y superior.
BASE LEGAL
° .4°
Ley N9 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
II
%
Ley N9 28044, Ley General de Educacion y su Reglamento aprobado por
Decreto Supremo N° 011-2012-ED.
REQUISITOS
FUT.
Certificado de Estudio original.
Recibo por derecho de pago en Caja, conforme al TUPA.
(Opcional) Para estudiantes que hayan estudiado fuera del la provincia de
Chincheros adjuntar copia del certificado de estudios de la Institucion Educativa
donde realizo estudios.
ORIGEN
Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos.
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
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DESCRIPCION YTIEMPO DE LOS PROCEDIMIENTOS
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DESCRIPCION
Visacion De Certificados De Estudios
f\ÿn
eÿ\
>S>
Cj
DIRECci
Vp/'C/4'ÿ
ÿo?'Rchcf°v-cÿ
Nÿÿ/c/c Edvi0ÿ/
TIEMPO
/DIAS
1) Ingreso de la solicitud y foliacion a traves del area de Tramite
Documentario y este envfa a Certificaciones.
Cada
hora
2) El Responsable de Certificaciones, verification de notas, codigo
modular, en SIAGIE, codigo de estudiante.
7i hora
3) Revisa y ubica en el Archivo de Actas promocionales
respectivas de la institution educativa, instituto superior Vi hora
tecnologico.
4) Verifica el certificado de estudios con los calificativos, nombre
y apellidos, anos de estudios, sellos y firmas, especialidad
(caso de institutos) que figuran en el Acta Consolidada
Zi hora
correspondiente/SIAGIE.
O'
5) Visado por responsable de certificaciones.
Yi hora
6) visado por director de AGP deriva a unidad de certificaciones.
a '•//) cho<
F.is>
7) El responsable de Unidad de certificaciones, registra el
certificado firmado y visado, y remite a Tramite Documentario
y este notifica al solicitante del certificado de estudios.
FIN (duration dias habiles)
3p
En el dia
1dia y 3
horas
£*v
Chlnd*
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
Pag. 17
5
a*
u I<rr\
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'ÿuriir.3c
J
DIAGRAMACIpN del proceso visaciOn de certificados de estudios
TrSmite
Documentario
Usuario
Unldad Certificaciones
AGP
Verifica,
Firma y Visa
Inicio
Verificacion de notas, codigo modular, codigo de
estudiante.
Revisa y ubica en el Archive de Actas promocionales
Recepadn de
FUT
Presenta FUT
Registra, Folia,
asigna N2
Expediente
Notifica al
solicitante
Firma cargo
ÿ
i
*
Fin
respectivas de la institucion educativa, instituto
superiortecnologico.
Verifica el certificado de estudios con los
calificativos, nombre y apellidos, afios de estudios,
sellos y firmas, especialidad (caso de institutos) que
figuran en el Acta Consolidada correspondiente/
SIAGIE.
Expediente visado
Remite origina
Registra, Archiva
Expediente
}
Manual de Procedimientos - UGEL Chincheros
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