Caracterización del Proceso Admisiones. - Intranet

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
01/07/2010
PAGINA
CODIGO: C-04-01A
REVISION
No. REV
1/3
9
08/07/2015
CARACTERIZACION DEPARTAMENTO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
RESPONSABLE DEL PROCESO: JEFE DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
OBJETO DEL PROCESO
ALCANCE DEL PROCESO
Planificar y asegurar los procesos de promoción, inscripción, selección, admisión, inducción, y registro de Aplicar los procesos y procedimientos de inscripción, selección, admisión y registro tanto a aspirantes,
estudiantes ante el consejo académico, acorde con la misión y visión de la Universidad La Gran Colombia.
estudiantes nuevos, antiguos de pregrado en la Universidad La Gran Colombia sede Bogotá D.C.
ENTRADA
PROVEEDOR
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SERVICIO
USUARIO
Estructura Orgánica
PEID
Consiliatura
Consejo Académico
P
Programar las metas a cumplir bimestralmente durante el año (plan de acción).
Director de Admisiones,
Registro y Control
Plan de Acción
Vicerrectoría Administrativa
Vicerrectoría Académica
Planeación
Presupuesto
Formulario de proyecto
presupuestal
Presupuesto
P
Desarrollo de presupuesto anual
Director de Admisiones,
Registro y Control
Formulario de proyecto
presupuestal
Calendario de Admisiones
Admisiones, Registro y
Control
P
Elaboración del calendario de Admisiones para cada periodo académico.
Director de Admisiones,
Registro y Control
Calendario de Admisiones,
Registro y Control
Admisiones, Registrro y
Control.
Calendario Institucional
Estructura Orgánica
Consejo Académico
Consiliatura
P
Planificación de Actividades a nivel interno.
Director de Admisiones,
Registro y Control
Cronograma de Actividades
Admisiones, Registrro y
Control.
Cronograma de Actividades
Admisiones, Registro y
Control
H
Promoción y difusión Institucional
Admisiones, Registro y
Control
Evaluación del impacto
semestral
Vicerrector Administrativo
Público en general, aspirantes
y estudiantes.
Calendario Institucional
Pago de inscripción
Consejo académico
Aspirante
H
Inscripción, Selección y Admisión
Admisiones, Registro y
Control
Aspirante Admitido.
Cartera.
Paz y salvo financiero
Solicitud de reingreso y/o
trasnferencia interna
Pago de inscripción
Solicitud de transferencia
H
Reingresos
Transferencia interna
Admisiones, Registro y
Control
Comunicación para estudio
académico
Facultades
H
Transferencias externa
Admisiones, Registro y
Control
Comunicación para estudio
académico
Facultades
Pago de matrícula
Cartera
Admisiones, Registro y
Control
Aspirante
Admisiones, Registro y
Control
Estudiante
H
Carnetización
Admisiones, Registro y
Control
Orden de carnetización
Seguridad y Vigilancia.
(oficina de carnetización)
Calendario Institucional
Consejo Académico
H
Inducción de estudiantes nuevos
Admisiones, Registro y
Control
Autoevaluación jornada de
Inducción realizada.
Horarios por programa
académicos
Facultades
H
Registro de cursos a estudiantes nuevos (Inscripción de materias)
Admisiones, Registro y
Control
Registro de estudiantes por
grupos y programas
Aspirantes y estudiantes.
Acta de socialización interna
de resultados
Facultades
Estudiante
Calendario Institucional
Consejo Académico
H
Verificación y control al SIA
Admisiones, Registro y
Control
Informe escrito y estadística
de las inconsistencias
Vicerrector Académico
Facultades
Solicitud en en SIA
Recibo de pago
Estudiante
H
Expedición de constancias y certificados
Admisiones, Registro y
Control
Constancias y certificados
Estudiantes.
Apertura de historía académica
Secretaría General
Archivo General e Histórico
H
Aperturta de historía académica y Verificación de legalidad de los documentos de
estudiantes nuevos de pregrado matriculados (Acta - Diploma)
Admisiones, Registro y
Control
Secretaría General
Archivo General e Histórico
Plan de Accción
Vicerrectoría Administrativa
Vicerrectoría Académica
V
Realizar seguimiento al plan de acción de forma bimensual y semestral.
Director de Admisiones,
Jefe de Registro y Control
Comunicaicón de relación de
historías académicas
Reporte de verificación en la
tabla de control de
documentos
Seguimiento a metas en el
tablero de control
Cronograma de Actividades
Admisiones, Registro y
Control
V
Autoevaluación bimensual
Director de Admisiones,
Jefe de Registro y Control
Acta de autoevaluación
Admisiones, Registro y
Control
Indicadores de proceso
Vicerrectoría Administrativa
Vicerrectoría Académica
V
Análisis de indicadores de Gestión
Director de Admisiones,
Jefe de Registro y Control
Indicadores de proceso
Vicerrectoría Administrativa
Vicerrectoría Académica
Informe de gestión anual
Secretaria General
V
Informe de gestión anual para el Plenum
Director de Admisiones,
Jefe de Registro y Control
Informe al Plenum
Rector
Secretaria General
Definición de Acciones de
Mejora
Vicerrectoría Administrativa
Vicerrectoría Académica
Gestión de Calidad
A
Implementar acciones de mejoramiento (preventivas y correctivas)
Admisiones, Registro y
Control
Acciones de Mejora
Admisiones, Registro y
Control
Planeación
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CARACTERIZACION DEPARTAMENTO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
RESPONSABLE DEL PROCESO: JEFE DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
POLITICA DE
OPERACIÓN
Difusión
Consolidación de un plan de promoción y divulgación de la imagen institucional, y de la oferta académica en la comunidad universitaria y en el ámbito externo, orientada de manera prioritaria a
los sectores más desprotegidos de la población.
Admisión, Registro y Control
Conformación de un sistema fiable, articulado y ágil que facilite la inscripción, selección, admisión, inducción y carnetización de toda la comunidad estudiantil.
Registro y Control
Organización de un sistema fiable y transparente de registro y control académico, y expedición de certificaciones para la comunidad estudiantil.
RIESGOS DEL PROCESO
DOCUMENTOS RELACIONADOS
PUNTOS DE CONTROL
Aceptar estudiantes con fines diferentes a la formación misional de la INTERNOS:
Reuniones de autoevaluación,
Universidad.
Acuerdo 004 de Julio 04 de 2006. Estructura Orgánica
Seguimiento al Plan de Acción
Aceptar estudiantes con documentación falsificada.
Resolución 0013 del 23 de abril de 2015 Manual Transitorio de Estadísticas periodicas de inscritos y pagos a primer semestre
Aceptar aspirantes que no cumplan con los requisitos de inscripción.
Procesos y Procedimientos de Admisiones, Registro y Control.
Estadísticas de impacto de la promoción y difusión
Resolución 007 de 12 de octubre de 2010 - Reglamento estudiantil
Encuesta de percepción
Calendario Institucional anual
Indicadores.
Resolución valor matrícula y derechos pecuniarios
REQUISITOS LEGALES Y ESTATUTARIOS
REQUISITOS ISO 9001:2008
REQUISITOS DEL CLIENTE
Constitucióon Política de Colombia 1991 Art. 44 Derecho a la Educación.
4.1 - 4.2 - 4.2.3 - 4.2.4 - 5.1 - 5.2 - 5.3 - 5.4 - 5.6 - 7.2 - 7.5 - 8.2 - 8.3 - Servicio al Cliente
Ley 30 de 1992 Organización de la Educación Superior Arts. 14, 109
8.4 - 8.5
Oportunidad
Decreto 2566 del 10 de septiembre de 2003 Condiciones Mínimas de Calidad Arts. 8, 21
Cumplimiento
Resolución 1567 de 03 de Junio de 2004. Convalidación de Títulos Extranjeros
Confidencialidad
Ley 962 del 2005. Ley Antitrámites Arts. 20, 62
Comunicación asertiva.
Decreto 19 de 2012 Prohibe Autenticación de documentos Art. 25 Resolución 000241 de
abril
de
2013Convalidación
Pruebas
de
Estado
Extranjeros
Decreto 1377 de 2013 Habeas Data
Ley 418 de 1997 Prestación Servicio Militar Art. 13
Ley 1324 de 2009 que fija los parámetros y criterios para organizar el sistema de
evaluación de resultados de la calidad de la educación.
Ley 548 de 1999.
Ley 1324 de julio 13 de 2009. Sistema de Evaluación Resultados ICFES.
Ley 1738 de diciembre 18 de 2014. Libreta Militar
Ley 1324 de julio 13 de 2009. Por la cual se fijan parámetros y criterios para organizar el
sistema de evaluación de resultados de la calidad de la educación, se dictan normas para el
fomento de una cultura de la evaluación, en procura de facilitar la inspección y vigilancia
del Estado y se transforma el Icfes.
Ley 1738 de 2014. por medio de la cual se prorroga la Ley 418 de 1997, prorrogada y
modificada por las Leyes 548 de 1999, 782 de 2002, 1106 de 2006 y 1421 de 2010.
TALENTO HUMANO
Director de Departamento de Admisiones, Registro y Control
Jefe de Oficina de Registro y Control
Asistente de Admisiones, Registro y Control
Coordinador de Reingresos y Transferencias
Auxiliares , Secretaria
INFRAESTRUCTURA
AMBIENTE DE TRABAJO
Planta fisica Dpto. de Admisiones, Equipos de computo, elementos de Iluminación, temperatura y ventilación adecuada para el sitio de
oficina, lineas telfónicas y fax, Sistema de Información Académico
trabajo, Control de riesgos ocupacionales, Vigilancia.
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CARACTERIZACION DEPARTAMENTO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
RESPONSABLE DEL PROCESO: JEFE DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
INDICADOR DEL PROCESO
META A CUMPLIR
FORMULA MATEMATICA
FRECUENCIA DE MEDICION
CAPACIDAD DE SELECCIÓN
> 80 %
(TOTAL ADMITIDOS / TOTAL DE INSCRITOS) X 100
SEMESTRAL
CAPACIDAD DE ABSORCIÓN
> 68%
(TOTAL MATRÍCULADOS / TOTAL DE INSCRITOS) X 100
SEMESTRAL
CAPACIDAD DE CAPTACIÓN
> 70
(TOTAL MATRÍCULADOS / TOTAL DE ADMITIDOS) X 100
SEMESTRAL
GRADO DE SATISFACCION DEL PROGRAMA DE
INDUCCIÓN
> 85%
(SUMATORIA DE RESPUESTAS "4 - 5" / (TOTAL DE ENCUESTAS X TOTAL DE
PREGUNTAS) X 100)
SEMESTRAL
PERCEPCIÓN DEL ESTUDIANTE FRENTE AL SERVICIO Y
ATENCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL
> = 80%
(SUMATORIA DE RESPUESTAS "5" / (TOTAL DE ENCUESTAS X TOTAL DE
PREGUNTAS) X 100)
BIMESTRAL
NOMBRE: MERY ESPERANZA CASTAÑEDA RUIZ
NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL GÓMEZ
NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAT CHEDIAK
CARGO: DIRECTOR DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
FECHA: 16/03/2015
FECHA: 23/03/2015
FECHA: 23/03/2015
ELABORO
REVISO
APROBO

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