Manual de roles en el componente de extensión

Instructivo Roles en el componente de
extensión Hermes
Información general.
Publicado por
Vicerrectoría de Investigación, Ciudad Universitaria, 1ra Edición, 2014
Control de Revisiones
Versión 1.0
Fecha
Febrero de 2015
Elaborado por
Jhon Alexander Ortiz Castaño
1
Contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................. 3
ALCANCE DEL DOCUMENTO ................................................................................................................................ 3
RESPONSABLE ................................................................................................................................................... 3
¿CÓMO USAR ESTE INSTRUCTIVO? ..................................................................................................................... 3
PERFIL USUARIOS APLICACIONES
2
INTRODUCCIÓN
El presente documento buscar darle al usuario un guía para desarrollar las diferentes
operaciones en el sistema.
Para acceder a los demás recursos, que complementan el presente instructivo, puede ingresar
a la siguiente página:
www.hermes.unal.edu.co
Para
acceder
al
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de
soporte
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favor
escríbanos
al
correo
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acuerdo al número de solicitudes recibidas.
Alcance del documento
Abarca a los usuarios que hacen uso del sistema de extensión tanto de educación continua
como de proyectos de extensión.
Responsable
Vicerrectoría de Investigación – Sistema de Información Hermes.
¿Cómo usar este instructivo?
El presente instructivo lo guiara paso a paso en la comprensión de los roles del sistema
HERMES, para buscar un tema en específico use el índice (ubicado en la tercera página), y
haga clic en el tema de su interés, será llevado al contenido referente, pero dado el caso que
quiera regresar al índice presione Alt + ← (fecha izquierda). Si usa Adobe Reader podrá hacer
clic en “Marcadores” y acceder al índice.
3
PERFIL USUARIOS APLICACIONES
FASE
PERFIL
* Docente
* Centro de
extensión
NIVEL
FUNCIONES/PERMISOS
CARACTERISTICAS
* Usuario ligado al
correo institucional
* Diligenciar ficha proyecto * Rol caduca
Facultad
* Solicitar aval
* Rol solo puede ver lo
que registra el mismo
usuario
1. FORMULACION
APLICACIÓN
ECP SAC UA
x
x
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol tiene permisos
para revisar las
solicitudes de aval de
proyectos de extensión
que se soliciten a su
unidad académica
básica, así mismo
puede ver el histórico
de avales otorgados
previamente en esa
unidad académica
básica.
* Director U.A.B.
(Unidad
Académica
Básica)
Facultad
* Legalización
* ECP: Crear y agrupar (de
requerirse) cursos abiertos
* ECP (cursos cerrados) y
SAC: * Revisar los
contratos
Facultad * Formalizar la información
de los proyectos
* Asignar usuarios para
docentes, asistentes
administrativos y
monitores
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol tiene permisos
para visualizar las
actividades avaladas
de todas las unidades
académicas básicas
adscritas a una
facultad o instituto.
x
x
* Generar presupuesto
(ECP)
Proyecto * Generar resolución
aprobatoria
* Generar ficha Quipu
* El usuario del
docente está ligado al
correo institucional, el
usuario del asistente
administrativo no está
ligado al correo
institucional
* Rol caduca
* Rol solo tiene acceso
a las actividades o
proyectos que le
fueron asignados por
el perfil legalización
x
x
* Revisar documentación
* Otorgar aval
2. FORMALIZACION
* Docente
(asignado por el
perfil
legalización)
* Asistentes
administrativos
(asignado por el
perfil
legalización)
x
4
* Unidad
administrativa resoluciones
* Revisar, aprobar y
numerar resoluciones
Facultad aprobatorias, enviar
observaciones en caso de
ser rechazadas.
* Unidad
administrativa presupuesto
* Revisar ficha Quipu,
enviar observaciones en
caso de ser rechazadas,
Facultad
aprobar si son aceptadas
* Numerar y fechar ficha y
quipu
* Docente
(asignado por el
perfil
legalización)
* Asistentes
administrativos
(asignado por el
perfil
legalización)
* Realizar solicitudes pre
contractuales del proyecto
y/o actividad (ODS, ODC,
ATI, SAR, constancias de
cumplimiento,
resoluciones de
autorización del gasto,
solicitud de facturas,
liquidaciones y
suspensiones, anulación de
Proyecto CDP, y actas de
liquidación).
*Generar resoluciones
modificatorias del
proyecto (movimientos de
rubros, adiciones o
reducciones
presupuestales, cambios
en la modificación de
docentes vinculados al
proyectos)
* El usuario del
docente está ligado al
correo institucional, el
usuario del asistente
administrativo no está
ligado al correo
institucional
* Rol caduca
* Rol Solo tiene acceso
a las actividades /
proyectos que le
fueron asignados por
el perfil legalización
* Revisar, aprobar y
numerar resoluciones
Facultad aprobatorias, enviar
observaciones en caso de
ser rechazadas.
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol visualiza todas las
resoluciones de los
proyectos de extensión
generados en la
facultad
2. FORMALIZACION
3. EJECUCION
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol visualiza todas las
resoluciones de los
proyectos de extensión
generados en la
facultad
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol visualiza todas las
fichas quipu de los
proyectos de extensión
generados en la
facultad
* Unidad
administrativa resoluciones
x
x
x
x
x
5
* Unidad
administrativa presupuesto
* Revisar ficha Quipu,
enviar observaciones en
caso de ser rechazadas,
Facultad
aprobar si son aceptadas
* Numerar y fechar ficha y
quipu
* Unidad
administrativa RAG
* Revisar resoluciones de
autorización del gasto
Facultad
(aprobar, numerar y
legalizar)
* Unidad
administrativa
revisión
contratación
* Revisar, aprobar y
numerar solicitudes de
Facultad
contratación ( ODS, ODC,
SAR, ATI)
* Unidad
administrativa ordenes para
firmar
Facultad
* Revisar las solicitudes
(ODS, ODC) para firmar
* Unidad
administrativa
facturas
Facultad
* Revisar las solicitudes de
facturas
3. EJECUCION
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol visualiza todas las
resoluciones de los
proyectos de extensión
generados en la
facultad
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol visualiza todas las
RAG derivas de los
proyectos de extensión
generados en la
facultad
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol visualiza todos
las solicitudes pre
contractuales
derivadas de los
proyectos de extensión
generados en la
facultad
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol visualiza todos
las ODS y ODC
derivadas de los
proyectos de extensión
generados en la
facultad
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol visualiza todos
las solicitudes de
factura derivadas de
los proyectos de
extensión generados
en la facultad
x
x
x
x
x
6
* Monitores
* Usuario No ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Este rol tiene
permisos para
actualizar la
información
correspondiente a
listados de asistencia,
generación de carnets
y certificados de
* Realizar el control
asistencia, constancias
operativo de los cursos
Proyecto
de inscripción y
ECP (listados de asistencia,
certificados de
carnets)
conferencistas de las
actividades de
educación continua y
permanente a las
cuales fue vinculado
por el perfil de
legalización, este rol
solo aplica para
actividades de
educación continua y
permanente
x
x
x
x
x
* Docente
(asignado por el
perfil
legalización)*
Asistentes
administrativos
(asignado por el
perfil
legalización)
* Generar la resolución de
liquidación del proyecto o
actividad posterior a la
entrega y aprobación de
Proyecto los productos académicos
derivados del proyecto, y
entrega de los productos
pactados con la entidad
contratante
* El usuario del
docente está ligado al
correo institucional, el
usuario del asistente
administrativo no está
ligado al correo
institucional
* Rol caduca
* Solo tiene acceso a
los cursos / proyectos
que le fueron
asignados por el perfil
legalización
* Supervisión
(El supervisor es
un docente de
planta.)
* Aprobar la entrega de los
productos académicos
derivados del proyecto de
extensión
Proyecto
* Firma los sares y
constancias de
cumplimiento del director
de proyecto
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol solo visualiza los
productos académicos
de los proyectos a los
que fue vinculado
como supervisor
4. LIQUIDACION
7
* Interventor
*Verificar el proceso de
* Usuario no ligado al
(Persona externa Proyecto contratación, actividades
correo institucional
a la universidad)
contractuales y procesos
* Rol caduca
derivados de los proyectos.
x
* Unidad
administrativa resoluciones
* Revisar, aprobar y
numerar resoluciones
Facultad aprobatorias, enviar
observaciones en caso de
ser rechazadas.
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
* Rol visualiza todos
las resoluciones de
liquidación derivadas
de los proyectos de
extensión generados
en la facultad
* Decanos o
vicedecanos de
extensión
* Consulta los indicadores
de la facultad (ejecución
temporal, presupuestal y
contractual de los
proyectos) vinculación de
docentes, estudiantes,
egresados y externos,
dinámica de contratación
de la facultad, para las
actividades de educación
Facultad continua y permanente
puede consultar
participantes, cantidad de
actividades generadas
desagregadas por las
unidades académicas
básicas de la sede; ver los
productos académicos al
igual que los grupos de
investigación de la
facultad.
* Usuario ligado al
correo institucional*
Rol caduca
x
* Usuario ligado al
correo institucional
* Rol caduca
X
SEGUIMIENTO
YCONTROL
* Tesorería
Sede
* Revisa y aprueba la
activación de códigos de
recaudo, requeridos para
realizar el pago virtual de
las actividades de
educación continua y
permanente
x
x
x
8
* Consulta los indicadores
de la sede (ejecución
temporal, presupuestal y
contractual de los
proyectos) para las
actividades de educación
continua y permanente
puede consultar cantidad
de actividades generadas
desagregadas por facultad;
ver los productos
académicos.
x
x
* Consulta los indicadores
a nivel nacional (ejecución
temporal, presupuestal y
contractual de los
proyectos) para las
actividades de educación
Nacional
continua y permanente
puede consultar cantidad
de actividades generadas
desagregadas por sede;
ver los productos
académicos.
x
x
Indicadores Sede Sede
SEGUIMIENTO
YCONTROL
Indicadores
Nacional
9

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