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PROCEDIMIENTO DE TRABAJO
NUMERO DE FORMA:
TKS-ADM-PR-013
PREPARADO POR:
DPTO. QHSSE
REVISION / VERSIÓN:
0/0
REVISADO POR
COORDINADOR QHSSE
TITULO:
FECHA DE ELABORACION
PAGINA
FECHA DE REVISION
1
30/12/2014
04/01/2015
APROBADO POR:
APROBADO POR:
GERENTE GENERAL
N/A
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
1. OBJETIVO
Describir la forma de cómo Tekna Services Group México S.A. de C.V., se asegura de
establecer los procesos de comunicación interna apropiados dentro de los diversos
niveles y funciones de la empresa, y de que la comunicación se efectúa considerando la
eficacia de los sistemas de gestión, los peligros y riesgos a la seguridad y salud en el
trabajo, así como, describir la forma de recibir, documentar y responder a las
comunicaciones pertinentes con partes interesadas externas incluyendo a los
contratistas y/o visitantes.
2. ALCANCE
Aplica a todos los niveles y funciones de Tekna Services Group México S.A. de C.V.,
así como partes interesadas externas incluyendo contratistas y/o visitantes.
3. RESPONSABILIDADES
Gerente General


Establecer y llevar a cabo reuniones mensuales con el Comité Ambiental,
Seguridad y Salud en el Trabajo como parte de la comunicación interna.
Comunicar a todos los niveles y funciones de Tekna Services Group México S.A.
de C.V. la eficacia de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Ambiental,
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Dpto. QHSSE






Elaborar y actualizar este procedimiento.
Comunicar a todos los niveles y funciones de Tekna Services, la eficacia de los
Sistemas de Gestión de la Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo.
Dar seguimiento a acciones correctivas y/o preventivas.
Dar seguimiento para recibir, documentar y/o responder comunicaciones de
partes interesadas externas.
Turnar las comunicaciones externas a las áreas correspondientes.
Recibir y controlar las comunicaciones externas entrantes y salientes.
.
Este documento tiene derechos reservados, ya sea que contenga o no material patentable e incorpora la propiedad y confidencialidad de la información
de Tekna Services Group México S.A de C.V. Quienes reciben este documento aceptan que es prestado en confidencialidad, entendiendo que su
información no debe ser reproducida ni total ni parcialmente excepto para la razón por la cual fue prestado. Este documento debe ser devuelto a Tekna
Services Group México S.A de C.V. una vez sea requerido.
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Entregar de forma mensual los registros de comunicaciones externas.
Dueños de procesos



Es responsabilidad del Gerente de Administración y Finanzas revisar este
procedimiento.
Dar seguimiento a lo establecido en este procedimiento.
Decidir en conjunto con el gerente general, si se comunica o no externamente las
comunicaciones externas.
Todo el personal

Dar seguimiento a lo establecido en este procedimiento.
4. DEFINICIONES
Comunicación: Transmisión de cualquier información con relevancia para los Sistemas
de Gestión.
Comunicación interna: Son aquellas que se efectúan en la Organización dentro de los
Sistemas de Gestión.
Comunicación externa: Son aquellas no comprendidas en las comunicaciones
internas y que involucran a organismos gubernamentales, proveedores y la comunidad
en general.
Información: Conjunto de noticias o informes de carácter ambiental, susceptible de ser
transmitida, así como toda la documentación propia de los Sistemas de Gestión.
5. PROCEDIMIENTO
Planear
Comunicación interna y con partes interesadas externas.
.
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El Gerente General, como parte del proceso de comunicación interna ha establecido
reuniones mensuales con el Comité Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo para la
revisión del desempeño de los Sistemas de Gestión Integral, así como dar a conocer u
obtener retroalimentación de los sistemas de gestión.
Para asegurarse de que las reuniones se lleven a cabo como lo establece el Gerente
General, el Coordinador del Comité, informa a la personal clave que participa en las
reuniones, por medio de correo electrónico, la fecha y horario de la actividad.
Dentro de la reunión de Comité y como parte del proceso de comunicación interna, el
Gerente General da a conocer y obtiene retroalimentación acerca de:
a) El establecimiento y cumplimiento de la Política Ambiental, de Seguridad y Salud en
el Trabajo. La retroalimentación se logra por medio de la “Encuesta para la consulta”
b) El establecimiento y Seguimiento del cumplimiento de los objetivos y metas
ambientales, de Seguridad y Salud en el Trabajo y por cada proceso identificado. La
retroalimentación se logra por medio de la construcción de los objetivos y metas por
proceso, así como del programa ambiental y el programa de seguridad y salud en el
trabajo.
El establecimiento de los requisitos legales y reglamentarios que debemos cumplir. La
retroalimentación se logra a como se describe en el “Procedimiento para la
identificación y evaluación del cumplimiento legal de los requisitos legales y otros
aplicables” TKS-ADM-IT-008.
Apoyándose con el Responsable de QHSSE se asegura de que la eficacia lograda
dentro de los sistemas de gestión, es difundida a todos los niveles como consecuencia
de:


Revisiones mensuales y semestrales.
Auditorías internas y/o externas, incluyendo los peligros y riesgos a la seguridad
y salud en el trabajo, así como los aspectos ambientales que pudieran afectar al
medio ambiente.
Hacer - Realización de la comunicación interna
.
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Para las comunicaciones internas en todos sus niveles y funciones anteriormente
descritas, el Responsable de QHSSE las realiza, entre otras formas mediante:











Publicaciones
Cursos
Folletos, Boletines
Reuniones con el comité
Disposición para todos los empleados de manuales, procesos, procedimientos
y/o instructivos de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
Comunicación directa (personal])
Teléfono fijo y móvil
Radio
Correo electrónico
Reuniones periódicas
Memorándums, oficios
Para recibir, documentar y/o responder comunicaciones de partes interesadas externas
(clientes, contratistas, visitantes, organismos, dependencias municipales, estatales y
federales, etc.) se apoyan del responsable del área administrativa, quien analiza oficios,
memorandos o escritos, entre otros, como filtro antes de ser entregado al área
correspondiente.
Responsable del área administrativa al recibir las comunicaciones externas las registra
en el formato “Comunicaciones Externas” y las canaliza al área correspondiente para su
conocimiento y resguardo, así como para dar respuesta a la misma cuando aplique.
Cuando entrega las comunicaciones externas y corresponda dar respuesta, solicita la
fecha estimada de la respuesta y responsable del mismo para que posteriormente lo
registre en el formato “Comunicaciones Externas”.
El área responsable de dar respuesta, para decidir si comunica o no externamente las
comunicaciones externas se basan en lo siguiente:
a) Comunicaciones legales y reglamentarias, se da respuesta inmediata.
.
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b) Comunicaciones acerca de los Sistemas de Gestión Ambiental, Seguridad y
Salud en el Trabajo, se analiza en conjunto con el Gerente General para
determinar si se da o no la respuesta y se genera un oficio de la decisión
tomada.
c) Comunicaciones acerca de sus aspectos ambientales significativos, se analiza
en conjunto con el Gerente General para determinar si se da o no la respuesta y
se genera un oficio de la decisión tomada.
d) Comunicaciones acerca de los peligros y riesgos de seguridad y salud en el
trabajo y de los sistemas de gestión ambiental, seguridad y salud en el trabajo,
se analiza en conjunto con el Gerente General para determinar si se da o no la
respuesta y se genera un oficio de la decisión tomada.
Antes de dar respuesta a las comunicaciones externas informa, la comunicación
saliente, la fecha, parte interesada externa, forma de salida y observaciones cuando
aplique, para que lo registre en el formato “Comunicaciones Externas”.
Verificar - Evaluación del proceso de comunicación interna y comunicación con partes
interesadas externas.
El personal asignado por el Responsable del área Administrativa, cada mes entrega el
registro de “Comunicaciones Externas” al Departamento de Calidad, Seguridad y Medio
Ambiente para su archivo y resguardo.
Actuar - Mejora continua.
Como parte del compromiso del Gerente General y proceso de comunicación interna y
como resultado de la comunicación con partes interesadas externas, el Responsable de
QHSSE realiza la difusión de los mismos en las juntas de Comité de la Calidad,
Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, tomando acciones para mejorar el
desempeño en el proceso de comunicación.
Responsable de QHSSE se asegura de que se conserven y mantengan los registros
como evidencia de las comunicaciones internas y externas, y que se controlan como se
describe en el procedimiento para control de registros, TKS-ADM-PR-001.
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• ISO 9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008: Sistemas de Gestión de la CalidadRequisitos.
(5.5.3 Comunicación Interna).
• ISO 14001:2004 / NMX-SAA-14001-IMNC-2004: Sistema de Gestión AmbientalRequisitos
con orientación para su uso. (4.4.3. Comunicación).
• BSI OHSAS 18001:2007 / NMX-SAST-001-IMNC-2008: Sistemas de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo-Requisitos (4.4.3.1. Comunicación).
7. ANEXOS
No Aplica.
8. HISTORIAL DE REVISIONES Y APROBACIONES
Fecha y numero
de Revisión
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre y firma
Nombre y firma
Nombre y firma
Ing. Karina
Varona
Huidobro
Ing. Miguel Mar
Santiago
Ing. Cesar Ruiz
30/12/14
Rev. / Ver.
0/0
Elaborado por
primera vez
.
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