CONTENIDO ÌNDICE 1 PRESENTACIÓN 2 ¿Cómo iniciamos el proceso de acreditación? 3 Etapa de autoevaluación 4 Proceso de Sensibilización 5,6 Instrumentos para la acreditación 7 Proceso de Formación y Capacitación 8 Con participación de agentes externos 9 Con participación de agentes internos 10 En círculos de interaprendizaje 11 Acompañamiento y monitoreo a la calidad 12,13,14 Organización institucional 15,16 ¿De qué otra manera se pueden organizar las actividades del proceso de Autoevaluación? El Plan de Mejora 17 18 ¿Qué entendemos por Plan de Mejora? 19 ¿Qué características debe tener el Plan de Mejora? 20 Evalución externa 21 Ruta del proceso de evaluación externa 21, 22 Las Evidencias físicas 23 ¿Qué aprendimos de la acreditación? 23 El proceso de acreditación es un proceso formativo para la institución 24 La reproducción o el cambio 25 ¿Por qué las instituciones de formación docente se deben acreditar? 25 El clima insttiucional condición necesaria para el cambio y mejores resultados 26 Referencias 27 1 PRESENTACIÓN El camino recorrido en lo que respecta a la acreditación del Instituto Pedagógico Nacional MONTERRICO, nos ha permitido recoger lecciones que pueden servir de guía a otras organizaciones educativas que inician este proceso. La acreditación de los institutos superiores de formación docente, sobre la base de la matriz de estándares y criterios de evaluación vigentes, requiere de apoyos, requiere compartir y socializar el cómo iniciaron otros la experiencia, para aprender la manera de enfrentar las limitaciones propias, superar las debilidades, aprovechar las oportunidades y fortalecer los soportes institucionales. Por ello nuestra experiencia es un aporte a la reflexión y búsqueda de modos para realizar el proceso, presenta un conjunto de pautas, estrategias, comprensiones en los diversos momentos y aspectos que van dando forma a la acreditación. No se trata de recetas, pues cada institución es única, las compartimos como sugerencias que se podrán enriquecer con la creatividad y el espíritu innovador de los miembros del Comité de Calidad. El Comité de Calidad del IPNM 2 ¿CÓMO INICIAMOS EL PROCESO DE ACREDITACIÓN? Iniciar un proceso de autoevaluación con fines de acreditación supone generar, en los distintos actores educativos, la necesidad de vivenciar una cultura de la calidad institucional, que los lleve a procesos de mejora continua. Por otra parte, la naturaleza de las instituciones permite que el inicio del proceso no sea rígido, cada institución puede establecer la ruta más adecuada. En nuestro caso, iniciamos el proceso con la conformación de una Comisión Central de Evaluación Institucional que promovió procesos de reflexión colectiva a través de la lectura y análisis de documentos, sobre diversas experiencias de autoevaluación y acreditación en el país y en el extranjero. Es importante que antes del inicio de un proceso de autoevaluación institucional se consideren espacios de autoformación y producción de conocimiento al interior del equipo responsable, en el que se combine la experiencia de los miembros de la comisión, la búsqueda y consulta de bibliografía especializada sobre gestión de la calidad, autoevaluación, acreditación, además del aporte de personas especializadas en estos temas. EXPERIENCIA DE LA INSTITUCIÓN APORTES ESPECIALIZADOS REVISIÓN TEÓRICA Y REFLEXIÓN Cuando decidimos comenzar el proceso de autoevaluación institucional dedicamos el tiempo necesario para profundizar en la comprensión y el sentido de lo que supone para el instituto y sus miembros, iniciar esta dinámica y a la vez, manejar los marcos en los que se sustenta, para prepararnos y poder afrontar todo lo que se presentara en el proceso. Los procesos de reflexión deben estar orientados a que los miembros reconozcan la importancia de la evaluación permanente para la mejora continua. Iniciar esta reflexión implica involucrar a la comunidad educativa para lograr su participación activa, por ello, es importante definir estrategias para convocar a los diferentes actores. Para democratizar la participación de los diferentes actores de nuestra comunidad educativa, la Comisión Central de Evaluación Institucional, conformada en un inicio, podía ser ampliada dada la envergadura del proceso. Por ello a esta comisión se unieron la Comisión de PEI, la Comisión de Currículo y docentes que por iniciativa propia solicitaron formar parte de este equipo de trabajo, quedando constituida la: Comisión Ampliada Si el grupo de planeamiento debería estar integrado por representantes de todas las instancias es algo que depende de las circunstancias locales. El grupo debe incluir a aquellos profesionales miembros del personal que tengan la mejor percepción de las necesidades de la Institución... (Kells, 1996, p.65) 3 Fue entonces que en el Instituto tomamos la decisión de iniciar un proceso de Evaluación Institucional con fines de Acreditación y Mejora Continua, bajo el modelo de evaluación formulado por la instancia competente de la formación superior pedagógica del SINEACE. Para agilizar el trabajo la comisión ampliada se organizó en dos comisiones, la Comisión de Autoevaluación y Acreditación conformada por ocho miembros: siete docentes y un personal administrativo. Esta comisión asumió las funciones de coordinar, viabilizar, ejecutar y monitorear el proceso de autoevaluación. Y la Comisión Central de Evaluación Institucional se encargo de viabilizar y monitorear el proceso en su conjunto para asegurar principalmente, los recursos y condiciones requerida. Esta decisión fue comunicada a los diferentes actores educativos de la institución en una asamblea de docentes y administrativos para la elección de sus representantes. Es importante considerar que la Comisión de Autoevaluación y Acreditación está constituida por un equipo plural con capacidad para concertar y ello implica apertura al diálogo, trabajo en equipo, respeto, tolerancia; asimismo supone hacer propuestas conjuntas y dar cuenta de lo que se realiza. Por esto recomendamos que las personas que conforman la Comisión de Autoevaluación Institucional reúnan ciertas condiciones como las que proponemos a continuación: FORTALEZA C APERTURA ESCUCHA ACTIVA SENTIDO DE EQUIPO TRABAJO BAJO PRESIÓN LIDERAZGO RESILIENCIA IDENTIFICACIÓN CON LA INSTITUCIÓN OM ISIÓN D E CON CREDIBILIDAD COMUNI CACIÓN Una vez superada esta etapa y considerando que estábamos listos para iniciar nuestra autoevaluación, comunicamos formalmente la decisión tomada al SINEACE. ETAPA DE AUTOEVALUACIÓN Una vez conformada la Comisión de Autoevaluación y aprobada por resolución directoral, se formulan las funciones, organigrama y Plan de Trabajo que contenía tanto las actividades correspondientes a cada una de las etapas del proceso de acreditación, así como los recursos y responsables de la ejecución efectiva de lo programado. La Comisión de Autoevaluación en nuestro Instituto formuló un conjunto de principios que regirían el proceso y las acciones emprendidas. 4 Nuestros principios fueron: PRIORIDAD La autoevaluación institucional se constituye en una decisión conjunta de las diversas instancias de gobierno del IPNM, para asegurar la organización interna más pertinente y la dotación de los recursos, infraestructura, equipos, tiempos necesarios, que permitan desarrollar con efectividad y pertinencia la gestión de dicho proceso. Asegurar que se cumplan los procesos y las acciones La importancia del proceso planificadas, así como los de autoevaluación resultados previstos en el institucional se asocia marco de la autoevaluación con la necesidad de una institucional, implica la permanente búsqueda de necesidad de constituir una calidad en la formación Comisión que gestione tal docente y en general, en el proceso con la mayor servicio educativo que objetividad, imparcialidad ofrece el IPNM. y oportunidad. AUTONOMÍA CENTRALIDAD CREDIBILIDAD Instalar la cultura de la evaluación, como una práctica transversal a la dinámica institucional, exige que el proceso de autoevaluación institucional asegure el reconocimiento de las fortalezas y los aspectos a transformar, con la intención explícita de diseñar y poner en marcha los planes de mejora que se desprendan del análisis realizado. Así pues el Plan de Trabajo de la Comisión de Autoevaluación incluyó actividades de sensibilización, difusión, ejecución, monitoreo y evaluación del proceso. Es importante que este Plan se presente a los diferentes actores educativos para su conocimiento, aprobación y participación. En el IPNM, la difusión del Plan de Comisión se realizó a través de asambleas y jornadas de trabajo en las que se dieron a conocer las actividades, y a la vez se recogieron diversos aportes que luego fueron incorporados Finalmente el plan fue aprobado en asamblea general y refrendado por Resolución Directoral. PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN Motivar a los diversos actores de la comunidad educativa en la institución permite generar las condiciones para fortalecer y sostener el proceso de autoevaluación institucional, por lo tanto, hay que generar espacios para favorecer la comunicación fluida y la participación. También debemos considerar que hay una serie de factores que bajan las expectativas de los miembros de la Institución, sobre todo de los docentes. Tendremos que enfrentar situaciones de poca tolerancia ante los nuevos desafíos que supone la autoevaluación, de poca disposición para el trabajo en equipo, escepticismo frente al proceso, falta de valoración de los procesos que se viven; sin embargo estas tensiones no deben paralizar las acciones, al contrario, se trata de dinamizar el esfuerzo e involucramiento de los miembros, , se debe contagiar el entusiasmo, compartiendo la visión de que sí es posible conseguir los objetivos propuestos, pero de manera colectiva. 5 La experiencia vivida en el IPNM no fue ajena a las situaciones mencionadas, tuvimos que hacer frente a la falta de motivación con respecto al conjunto de actividades que se planteaban, nos tomó casi dos años lograr que nuestra comunidad asumiera este proceso como algo importante, necesario y natural, y a la vez, como un desafío. Utilizamos una serie de estrategias para lograrlo, en nuestro caso las más efectivas fueron: la motivación entre pares, que permitió facilitar el compartir lo aprendido a través del diálogo y el encuentro con el otro; y los espacios de encuentro e integración, los cuales favorecieron la realización de trabajos en equipo. No fue fácil, pero permitió ir viviendo el proceso con menos tensión. Consideramos que la relación cercana y afectuosa entre los diferentes actores facilita el proceso y la evaluación conjunta para plantear las acciones de mejora que se requieren en la institución. Así mismo el Plan de Trabajo de la Comisión de Autoevaluación consideró distintas acciones de sensibilización con el propósito de garantizar la participación activa, algunas de estas acciones fueron: Reuniones informativas y permanentes con los diferentes estamentos. Elaboración de paneles, boletines informativos, gigantografías. Concursos de afiches, videos y crucigramas referidos al proceso de acreditación, con participación de los estudiantes. El auspicio del campeonato deportivo estudiantil en el marco de la Semana de la Confraternidad con la “Copa Autoevaluación”. La realización del Encuentro de Confraternidad (fiesta institucional) donde se sortearon una serie de objetos donados por los diferentes actores educativos de la Institución. Gigantografía La entrega de objetos distintivos como lapiceros, cartucheras, separadores de libros, reglas, llaveros, stickers, tazas, chocolates, entre otros, todos con el logo y el lema del proceso de autoevaluación : ”En tus manos está la calidad del IPNM” . Ubicación de micas con la visión y la misión institucional para cada sala de clase y diversos ambientes de la Institución. Combi de los valores Difusión de los valores institucionales con la “Combi de los valores”, panel en forma de combi donde los miembros del IPNM podían tomarse fotos, también se contó con rótulos de los valores institucionales que fueron colocados en forma de pestañas en todo el pasadizo del comedor de estudiantes. Difusión virtual de materiales, actividades de la Comisión de Autoevaluación, a través de un espacio en la página web institucional. 6 Aun cuando se desarrollen campañas de sensibilización, existe la posibilidad de encontrar personas en la institución que se rehúsen a participar y colaborar con el proceso y que no brindan el apoyo que se solicite. En estos casos la Comisión de Autoevaluación ha de proceder de manera cautelosa y sin presiones. Por ello se buscó más bien fortalecer a los aliados para que sean ellos quienes ayuden a persuadir a tales miembros. INSTRUMENTOS PARA LA ACREDITACIÓN Elaboración de instrumentos de recolección de información Uno de los puntos más álgidos en el proceso de autoevaluación fue la recolección de la información de manera objetiva, sobre todo, porque no se cuenta en el ámbito educativo, con instrumentos estandarizados que nos permitan recoger datos o información sobre los estándares establecidos por el SINEACE, sin embargo, se convirtió en un verdadero reto para el IPNM. Durante el primer proceso de autoevaluación institucional, se contrató a un equipo especializado para el diseño, validación y aplicación de los instrumentos, sobre todo para la dimensión de procesos académicos. El equipo trabajó conjuntamente con los miembros de la Comisión de Autoevaluación. Para el diseño de los instrumentos se elaboró una matriz por indicadores diferenciados, de acuerdo a los sujetos informantes que incluía además responsables, muestra y metodología a emplear para el recojo de los datos. INDICADORES INFORMANTES RESPONSABLES MUESTRA METODOLOGÍA 1.1.1 DOCENTES EQUIPO DE INVESTIGACIÓN 15 GRUPO FOCAL 2.1.2 ESTUDIANTES ASESORA DE JUNTA DE ESTUDIANTES 345 ENCUESTA Se elaboraron tres tipos de instrumentos para la recolección de datos tanto cualitativos como cuantitativos. Estos instrumentos fueron: Encuesta general, Guía de análisis de documentos, Guía de grupos focales. La Encuesta general se diseñó a través de cuestionarios diferenciados, de acuerdo a los estándares y a los sujetos de aplicación (estudiantes, personal administrativo, docentes y egresados). El Grupo focal se aplicó a los tres actores anteriormente mencionados, porque se requería recoger no solo datos cuantitativos sino también percepciones, apreciaciones y puntos de vista desde la experiencia de cada actor informante. La Guía de análisis de contenido, se aplicó para identificar en los documentos institucionales aquellos aspectos objeto de evaluación. Los resultados nos permitieron reajustar o rehacer en algunos casos. Para el procesamiento de la información, se utilizaron programas estadísticos como el SPSS y análisis de contenido para los datos cualitativos, lo que nos permitió formular conclusiones mejor argumentadas y realizar la ponderación por cada uno de los estándares. El informe de resultados de los instrumentos fue presentado a los distintos estamentos de la institución en reuniones diferenciadas. 7 Durante la segunda autoevaluación, los equipos de trabajo constituidos, así como el Comité de Calidad se encargaron, en algunos casos, revisar instrumentos publicados en la web de instancias confiables que luego permitieron construir o recrear los instrumentos de evaluación requeridos, para evaluar el avance de los estándares. Además aplicamos diversos instrumentos de manera virtual a los estudiantes, docentes, y egresados y de manera presencial al personal administrativo. Lecciones aprendidas La elaboración de instrumentos requiere la cabal comprensión de los estándares para que puedan ser diseñados por los propios equipos institucionales. El uso de la virtualidad facilita la aplicación y procesamiento de los resultados por cuanto es más ágil, menos costoso y funcional. Sin embargo dependerá de la experticia de los diferentes informantes. La cantidad y tipo de instrumento depende del propósito de la información y los estándares a evaluar. Los resultados tienen que ser de conocimiento de los informantes y dela comunidad educativa en general. PROCESO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN Llevar a cabo el proceso de acreditación implica también que los distintos miembros y estamentos de la institución o grupos de interés como docentes, administrativos, estudiantes, directivos, egresados, entre otros; manejen comprensivamente un conjunto de saberes relacionados con: ¿Qué es la acreditación? ¿Por qué y para qué la acreditación? ¿Qué implica ser una institución acreditada para los estudiantes, docentes, padres de familia, sociedad? ¿Cómo se realiza? ¿En base a qué criterios o estándares nos tenemos que acreditar? ¿Cómo entender los estándares? ¿Cómo nos vamos a organizar para hacer un proceso participativo y formativo para todos? ¿Qué, por qué, para qué el plan de mejora? 8 Este proceso se pueden trabajar con diversas estrategias de formación o capacitación, considerando las necesidades de los grupos de interés y del proceso de acreditación. Así, en el Instituto desarrollamos las siguientes modalidades: Con participación de agentes 1. externos. Con participación de los miembros del Comité de Calidad. 2. 3. En círculos de interaprendizaje Con participación de agentes externos Especialistas en el tema desarrollaron talleres y conferencias. En este caso el IPNM convocó a profesionales reconocidos en el tratamiento de la acreditación en educación superior, quienes presentaron marcos teóricos y propuestas de cómo llevar a cabo el proceso. Este tipo de capacitación estuvo dirigido principalmente a los docentes y directivos de la institución. Sin embargo en las conferencias de carácter informativo asistió el personal docente y administrativo y en algunos casos estudiantes. Presentación de experiencias institucionales en acreditación. Iniciar el proceso de acreditación implica revisar y aprender lo que otros van logrando al respecto. Sin embargo lo que aprendamos de los demás se tiene que ajustar a las características y necesidades de cada institución. 1. Experencias 2. Lecciones aprendidas Ajuste a las necesidades nuevas 3. El IPNM invitó a representantes de universidades públicas y privadas para que explicaran cómo desarrollaron y vivieron el proceso de acreditación. 9 Reunión con los docentes Reunión con los estudiantes Con participación de agentes internos Desde el accionar de los miembros del Comité de Calidad. Realizamos varias jornadas de capacitación dirigidas a docentes, estudiantes, administrativos, con el objetivo de que todos recibieran capacitación y estuvieran informados en lo que se había previsto y planificado. Algunos miembros del Comité conducían las acciones y los demás colaboraban para asegurar el soporte logístico, el registro de asistencia y el registro fotográfico. Buscando a la vez, evidenciar las tareas realizadas. La triple C: conducción, colaboración y coordinación, ha sido la estrategia básica del trabajo del Comité. Se realizaba todos los días tanto a nivel interno, entre los miembros del Comité, y con las instancias de la institución, a fin de asegurar el avance del proceso. Las jornadas se programaban dentro del horario de trabajo, teniendo en cuenta que no afectara al desarrollo de las clases. Así, en el horario institucional de la semana se publicaba la actividad (temática, ponente, horario) a realizarse. Asimismo, desde la Dirección Académica o el Comité de Calidad, se enviaba vía los correos institucionales o personales, la programación y la información pertinente. 10 COORDINACIÓN COLABORACIÓN CONDUCCIÓN En círculos de interaprendizaje El propósito de estos equipos es comprender mejor la matriz de evaluación, valorar los estándares, diseñar o ejecutar los planes de mejora, compilar y organizar evidencias. En el Instituto se constituyeron, equipos de trabajo por factores y en algunos casos por estándares, los cuales se reunían en horarios establecidos y fijados por la institución. A estos equipos, los miembros de Comité de Calidad, organizados previamente, podían apoyarlos en algunos momentos con aclaraciones o reforzamientos específicos, que no necesariamente eran de interés para los otros grupos de trabajo. Además se debe considerar materiales de apoyo como: diapositivas, folletos, dípticos, trípticos impresos o publicaciones en la web institucional, Así también que se revise y utilice los recursos y materiales producidos por el SINEACE para las instituciones de formación pedagógica. Sin embargo, algo que también aprendimos fue que no siempre la misma estrategia de comunicación, el mismo lenguaje empleado, así como los mismos materiales, tiempos y recursos de apoyo, son efectivos para todos los participantes. En el caso del personal administrativo y estudiantes, éstos tenían que ser sencillos con ejemplos cercanos, diapositivas concisas y simples, no densas. Se provocaba mayor interés y participación si se proyectaba videos cortos relacionados con la temática a desarrollar. Por eso, aprendimos a contextualizar los modos de acercarnos a cada grupo, sin caer en la superficialidad. Para la capacitación tuvimos en cuenta lo siguiente: ¿QUÉ COMUNICAR? Contenidos, saberes, experiencias de manera clara, precisa, sencilla. ¿A QUIÉN COMUNICAR? ¿CÓMO COMUNICAR? Beneficiarios Características del receptor. Estrategias, medios, recursos para la comunicación, Ppt., folletos impresos, virtuales, separatas informativas, videos, etc. 11 Otra experiencia que podemos compartir es que se diseñó y puso en práctica un programa de Diplomado denominado: Acreditación para Instituciones Educativas de EBR y Educación Superior, dirigido al personal docente. La propuesta surgió en el Comité de Calidad porque se buscaba sensibilizar de manera permanente y buscar mayor compromiso con la acreditación. Esta actividad tuvo además la intención de reconocer al personal por el esfuerzo y compromiso asumidos. Para el caso del personal administrativo, se propuso otorgar una certificación con mención en capacitación, por su participación en el proceso de acreditación. Para los estudiantes, además de las jornadas, se insertaron contenidos en áreas/asignaturas del currículo de formación inicial, con la intención de desarrollar sus conocimientos y capacidades como futuros docentes, para que el proceso no les fuera ajeno, y pudieran luego, participar e intervenir luego en sus instituciones educativas como centros de práctica y desarrollo profesional. La capacitación en el proceso de acreditación se puede difundir y fortalecer a través de diferentes medios de comunicación y los estudiantes pueden aportar en el diseño de lemas, videos cortos, elaboración de afiches, folletos, gigantografías, etc. De manera que también se sientan parte del proceso y de la mejora continua. Otra acción que se realizó fue añadir un ícono en la página web institucional que llevó el nombre de Calidad en donde se publicaban mensajes, separatas, dípticos, diapositivas, etc. ACOMPAÑAMIENTO Y MONITOREO A LA CALIDAD El acompañamiento o monitoreo se realiza a las instancias, a los equipos de trabajo, a las acciones en el marco de la autoevaluación, con el propósito de asegurar que los procesos y resultados previstos se cumplan en los plazos establecidos y con los recursos necesarios. Si no se logra desarrollar de acuerdo a lo planificado se puede buscar otras formas hasta alcanzar la meta establecida. En este proceso, los miembros del Comité de Calidad nos distribuimos en parejas para hacerles seguimiento y acompañamiento a los equipos de trabajo organizados según las dimensiones del modelo de evaluación y acreditación. EQUIPO DIMENSIÓN 1 EQUIPO DIMENSIÓN 2 COMITÉ DE CALIDAD EQUIPO DIMENSIÓN 3 12 EQUIPO DIMENSIÓN 4 Esta labor pretendía asegurar que los grupos conformados, estuvieran apoyados y asesorados durante el proceso en temas como: Comprensión del modelo, de la dimensión y sus estándares en particular. Elaboración y aplicación de instrumentos de recojo y evaluación. Revisión e interpretación de los resultados alcanzados. Elaboración y seguimiento del plan de mejora . Compilación de evidencias, revisión de documentos por estándar. Descripción sustentatoria por estándar para el informe de evaluación. Para organizar el monitoreo se elaboró una programación de actividades muy sencilla. ACTIVIDADES RESPONSABLES TEMPORALIZACIÓN RESULTADOS Esta matriz permitió establecer las actividades para destinar el tiempo en las agendas de cada integrante, así como para asegurar un resultado por cada una de las actividades previstas. Algo que tenemos como lección aprendida es que el acompañamiento en el proceso de acreditación, tiene entre otras intencionalidades: Asegurar que la organización institucional fortalezca o encuentre mecanismos nuevos para efectivizar un mejor servicio (en la dimensión que se monitorea). Asegurar que se cuente con los recursos necesarios en el tiempo requerido, para que los procesos y resultados se cumplan. Asegurar el cumplimiento de los estándares y la evaluación continua de los mismos de tal modo que se institucionalice la mejora, lo que implicará, muchas veces, cambiar modos y modelos de hacer y pensar las cosas. Este es un desafío constante porque es desinstalar, desaprender y aprender de nuevo. Insistir en la sistematización de procesos y resultados. Se trata de registrar lo que se hace para extraer lecciones y esto implica tener que aprender a evidenciar lo que se logra y cómo se hace. 13 Reflexionar sobre cuál es el rol del Comité de Calidad en el proceso de acreditación nos planteaba la siguiente interrogante: ¿cuál era el nivel de intervención del Comité de Calidad en la dinámica y el quehacer institucional? A inicios de nuestra experiencia nos parecía tener una función más operativa y administrativa. La pregunta ¿qué tenemos que hacer y qué no tenemos que hacer? se constituía en una frecuente interrogante que poco a poco fuimos definiendo y precisando. Entendíamos que teníamos que: Comprender el proceso de acreditación y su sentido con el quehacer institucional, con la formación de nuestros estudiantes . Planificar, animar, sensibilizar, difundir, organizar el proceso. Producir o ajustar instrumentos de recojo de información y evaluación. Sistematizar, comunicar resultados a nivel interno y elaborar el informe para el SINEACE. El Comité de Calidad también recepcionaba inquietudes, propuestas, necesidades, preocupaciones de los diversos miembros. Desde esa experiencia creemos que se convierte en una instancia dinámica, en un canal de comunicación con las instancias de dirección, planificación y ejecución del instituto. En este proceso las instituciones, sus autoridades y demás miembros de la comunidad tienen que estar convencidos que: La mejora continua del servicio educativo del instituto es la razón del esfuerzo. El Comité de Calidad es el medio que tiene la institución para desarrollar con transparencia y confianza, los procesos de autorregulación y las mejoras en todos los niveles organizacionales. Desde las bases, pasando por todas las instancias de la institución, tienen que ser permeables al seguimiento para el cambio, la transformación y mejora, pues no se trata de producir papeles o documentos para mostrar, o realizar una acción fiscalizadora y controladora. La superación de este reto es progresivo y los avances no necesariamente son parejos. Lograr la acreditación es un peldaño en la mejora creciente. En el caso de una institución formadora de profesionales de la educación, supone que cada vez logra posicionar a sus egresados en el ámbito educativo a nivel laboral, profesional y social. De ahí la responsabilidad del Comité de Calidad para favorecer la autoevaluación a nivel de las instancias de la organización en su conjunto; para valorar los procesos y resultados a fin de reconocer si se está en la ruta correcta que asegure el logro de los objetivos institucionales. Es también su responsabilidad, recibir y brindar información válida y confiable a los diversos actores educativos sobre la marcha institucional. Para cumplir con su labor, el Comité de Calidad requiere de apoyo permanente de las diversas instancias y del acceso a recursos materiales y técnicos. 14 ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL La autoevaluación en una institución es un proceso colectivo que, con sus dificultades y fortalezas, sus múltiples enfoques y requerimientos metodológicos, promueve una cultura de participación. Para el desarrollo saludable del proceso deben existir condiciones previas al proceso mismo de autoevaluación. Entre estas condiciones nos parecen importantes considerar: El proceso de autoevaluación se plantea en un marco de autonomía institucional. La presencia de una comunidad educativa con alto sentido de responsabilidad y compromiso con la formación de sus estudiantes. La existencia de un clima institucional adecuado que no distorsione el resultado de la autoevaluación o vicie el proceso. La autoconfianza de los agentes involucrados en los logros a corto, mediano y largo plazo, su deseo de mejora y confianza en la institución. La presencia de un estilo de dirección participativo y comprometido con la experiencia. La necesidad de generar cambios es sentida por todos los miembros de la institución: directivos, docentes, personal administrativo y estudiantes. Asumiendo estas condiciones, la gestión institucional, a través de la Dirección general, académica, administrativa y los miembros que conforman el Comité de Calidad, proponen los lineamientos para elaborar un Plan de Trabajo lo más vinculante y consensuado, considerando como objetivo general, el aseguramiento de la planificación, organización, ejecución y evaluación de las actividades del proceso de Autoevaluación Institucional para el periodo acordado. Es necesario que los directivos participen del diseño de este Plan porque así podemos asegurar su aportación al cumplimento del mismo, así como los recursos que el Comité de Calidad necesita para desarrollar su labor. Por ejemplo, el responsable académico se puede comprometer a organizar la carga horaria de los docentes que forman parte al Comité. Es decir, las autoridades de la Institución deben involucrarse en el proceso de autoevaluación y luego con los planes de mejora. La Comisión debe programar las actividades correspondientes a cada una de las etapas del proceso de la Autoevaluación, además de prever los recursos y responsables que aseguren la ejecución efectiva de las actividades previstas. Para ello se puede diseñar una matriz organizadora de las actividades considerando resultados esperados, recursos, responsables y temporalización. Veamos un ejemplo en el cuadro siguiente: 15 ACTIVIDADES RESULTADOS ESPERADOS RECURSOS RESPONSABLES TEMPORALIZACIÓN Inicio Planificación/ Organización Ejecución/ Sistematización Plan de mejora Son variadas las acciones que podemos idear para lograr la participación de la comunidad en la puesta en marcha de la autoevaluación. Aquí mencionamos algunas acciones utilizadas: Talleres participativos en donde se discuten, analizan, enriquecen y socializan las opiniones. Equipos convocados para asuntos específicos, por ejemplo la elaboración de un instrumento para monitorear el desempeño docente, una encuesta para recoger la opinión de los estudiantes sobre la satisfacción de los servicios que brinda la institución. Equipos mixtos (conformados por docentes, estudiantes, administrativos) para llevar a cabo una actividad o tarea encomendada por el Comité. Equipos de trabajo según instancia, funciones afines, que son responsables de llevar a cabo el proceso de autoevaluación de acuerdo al factor, estándar que se vincula con el ámbito de su competencia. Equipos de estudiantes para el diseño de materiales de sensibilización. Por ejemplo la producción de un afiche, una gigantografía, un mosquito sobre la acreditación, etc. Lo que aprendimos es que los miembros de la institución pueden conformar grupos de trabajo, según los criterios que establezca el Comité; por ejemplo constitución de grupos por funciones, grupos por estándares, por dimensiones, según el manejo o dominio de alguna temática. Del mismo modo, en el proceso de elaboración del informe de autoevaluación, los grupos conformados se pueden encargar de sustentar o fundamentar por escrito el nivel alcanzado en los estándares correspondientes, sobre la base de sus evidencias compiladas. En el caso del Instituto, el Comité de Calidad revisó, reajustó, corrigió, y elaboró nuevos reportes hasta lograr la versión final del Informe de Autoevaluación con miras a la acreditación. 16 ¿DE QUÉ OTRA MANERA SE PUEDEN ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN? Para el proceso de Autoevaluación 2013-2014, el Instituto tomó la decisión de organizar a toda la comunidad educativa según las cuatro dimensiones de la matriz de evaluación y acreditación: gestión institucional, procesos académicos, servicios de apoyo y resultados e impactos. Docentes, estudiantes, personal administrativo y jerárquico, participaron en cada dimensión según sus funciones y atribuciones. Se consideró la presencia de docentes en cada equipo de trabajo y la coordinación de cada dimensión estuvo a cargo de los directivos de la institución. El Comité de Calidad conjuntamente con los cuatro directores del Instituto, organizó al personal para la revisión, evaluación y formulación de acciones de mejora, de acuerdo a losfactores y estándares asumidos. El esquema de la organización fue publicado en una pizarray ubicada en la entrada de IPNM y en diversos puntos del interior, porque una lección que aprendimos del proceso anterior, fue que los miembros tiene necesidad de verse identificados y reconocidos en su labor. ORGANIZACIÓN PARA LA ACREDITACIÓN DIMENSIÓN 1: GESTIÓN INSTITUCIONAL RESPONSABLES DE DIMENSIÓN 1.1 PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL: Formulación, ejecución y evaluación Difusión Coherencia presupuestal 1.2 ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA: Liderazgo eficaz Cultura organizacional en base a la calidad Trabajo en equipo Personal idóneo para cargos administrativos Gestión de la Calidad 1.3 GESTIÓN DOCENTE: Selección de formadores Asignación de cargos Actividades complementarias Motivación de formadores Formación continua Aplicación de competencias Juan Martínez xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx 17 1.4 GESTIÓN PRESUPUESTAL: Implementación Seguimiento generación de ingresos económicos. xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx EL PLAN DE MEJORA Como docentes durante la realización cotidiana de nuestras actividades, identificamos aspectos que consideramos debemos mejorar. Por ejemplo, la implementación de aulas y materiales, la organización de horarios, entre otros. En el proceso de autoevaluación estas necesidades de mejora se van haciendo más evidentes. Además, van creciendo en número, ya que se identifican situaciones y aspectos a mejorar en los diferentes ámbitos de acción y de intervención. Cabe indicar, que toda institución, en el ejercicio de la mejora continua, realiza procesos de autoevaluación periódicamente, no solo con fines de acreditación, y establece acciones que superen la situación inicial, pues todo proceso de autoevaluación debe terminar en la elaboración del plan de mejora correspondiente. Al elaborar un plan de mejora surgen algunas interrogantes: ¿Cómo organizar las acciones de mejora? ¿Quiénes serán los responsables? ¿Quién le hace seguimiento? ¿Debo hacer todas las mejoras en un año? Pero también es importante conocer qué es, cómo se organiza y cómo debemos formularlo. Por ello, es necesario reconocer que como institución debemos formarnos o capacitarnos en su formulación ya que estas propuestas técnicas no forman parte de nuestra formación. En el Instituto Pedagógico Nacional Monterrico se vio por conveniente realizar un taller de capacitación en Plan de Mejora, en el cual los especialistas invitados nos presentaron el marco teórico que lo sustenta, diversas propuestas y modelos ya desarrollados. Así mismo pudimos evaluar las ventajas y desventajas de los diversos formatos, siempre en la búsqueda de construir una propuesta institucional clara y sencilla, es así que definimos una primera estructura de plan de mejora. 18 ¿QUÉ ENTENDEMOS POR PLAN DE MEJORA? Fondep, Ipeba (2013) señala que “el Plan de Mejora, como parte del proceso de autoevaluación institucional, es un instrumento de gestión que se elabora con el fin de establecer las estrategias para lograr los estándares de calidad de la gestión, que están relacionados con las condiciones que debe proveer la institución educativa, para asegurar el logro de aprendizajes y la formación integral de los estudiantes”. SINEACE clasifica a los planes de mejora de la siguiente manera: POR SU ALCANCE: Plan de Mejora Institucional (PMI). Planes que permiten el logro de los estándares de calidad para la acreditación institucional. Plan de Mejora de Carreras (PMC). Planes que permiten el logro de los estándares de calidad para la acreditación de carreras. POR ETAPA: Planes de mejora Iniciación al cambio. Cuando los planes tienen como objetivo el logro del cumplimiento del nivel exigido por el órgano operador para la acreditación. Planes de mejora de Excelencia. Cuando los planes permiten la sostenibilidad del cumplimiento de los estándares y el logro de mayores niveles de calidad. Podemos decir que: El Plan de Mejora es el conjunto de acciones y actividades que debemos desarrollar en y como institución en un tiempo determinado para lograr los objetivos planteados y/o mejorar los niveles de calidad de los servicios que brindamos. SITUACIÓN ACTUAL PLAN MEJ DE O RA SITUACIÓN DESEADA Para elaborar el plan de mejora es necesario que como institución y producto de la autoevaluación, se tengan claro las debilidades presentes en cada dimensión evaluada, así como las fortalezas que contribuirán a mejorar y superar esas debilidades, sobre todo, porque el real conocimiento de la institución hará que se formule un plan de mejora viable, accesible y consistente con la autoevaluación. 19 ¿QUÉ CARACTERÍSTICAS DEBE TENER EL PLAN DE MEJORA? La experiencia nos ha enseñado que éste debe estar redactado lo más claro posible y para ello tiene que ser: Consistente, lo planificado en el plan de mejora debe responder a las necesidades identificadas en la autoevaluación y elevar los niveles de calidad de los estándares aprobados. Viable, porque es necesario que al elaborar el plan se prevea si se cuenta con los recursos necesarios para implementar las medidas de mejora, recursos no solo económicos, sino también humanos y materiales. Otro aspecto que también determina si un plan es viable, es el tiempo que programemos para el desarrollo de las actividades. Técnico, reconocemos en él un documento de calidad que tiene coherencia y consistencia interna, que contiene los elementos mínimos del plan: objetivos, acciones, responsables y cronograma debidamente formulados. En nuestro caso, la elaboración de los planes de mejora se dio por factores, considerando la misma organización de los diversos actores en el proceso de autoevaluación, ya que eran los que más informados estaban acerca de las necesidades del factor, ello favoreció el involucramiento de la comunidad educativa en este proceso; es importante resaltar que no se trata de tener varios planes sino el plan de mejora institucional. En el diseño de monitoreo y seguimiento se debe considerar las acciones para asegurar que el plan de mejora se concrete, por ello hay que determinar cortes para evaluar el avance del mismo. 20 EVALUACIÓN EXTERNA La evaluación externa “es un proceso de verificación, análisis y valoración que se realiza a un programa o institución educativa…La evaluación externa permite constatar la veracidad de la autoevaluación que ha sido realizada por la propia institución educativa o programa”. (CONEACES, 2013, p. 92) Por ello, culminado el proceso de autoevaluación institucional se hace necesaria la verificación del proceso por parte de un externo, en este caso se trata de una agencia evaluadora externa, con su equipo de evaluadores certificados por el propio SINEACE, requisito básico para ser elegible por la institución educativa. La selección de la entidad evaluadora externa debería hacerse en función al grado de prestigio y experticia que proyecta en estos procesos, además de considerar el presupuesto con el que cuenta la institución educativa, para acceder al servicio de la entidad evaluadora. Ruta del proceso de evaluación externa La experiencia nos enseñó que se debe comenzar con una presentación del equipo evaluador externo a la comunidad educativa de la institución solicitante. El objetivo de esta reunión es que el equipo evaluador sea reconocido en su calidad institucional y profesional, para que se precise el propósito de la evaluación externa y se indique brevemente los procedimientos a seguir durante la visita. Se trata de fortalecer la credibilidad y objetividad del proceso. Hemos de tener en cuenta que este proceso no es de carácter fiscalizador, sino más bien, debería convertirse en un proceso de autoestudio y verificación del proceso de autoevaluación, por ello “…toda agencia externa debe ser desafiada a hacer su trabajo y a satisfacer las necesidades institucionales” (Kells, 1996, p. 247) Es importante, como entidad a ser evaluada, solicitar la presentación del protocolo de evaluación ya que en él se explicita el procedimiento a seguir por los evaluadores externos, los requisitos del personal evaluador, los procesos de apelación, y el cronograma. Las funciones de los Comités de Evaluación Externa deben centrarse en: Revisar y analizar el informe de autoevaluación presentada por la institución para tener un conocimiento previo de este proceso. Aplicar la metodología e instrumentos de evaluación definidos para este efecto. 21 Verificar la información consignada en el Informe de Autoevaluación de la Institución a evaluar a través de la revisión de las diferentes evidencias señaladas en este, esto supone revisión y análisis documental u observación in situ según sea el caso. Cumplir con el protocolo presentado a la institución. Realizar reuniones de inicio y término del proceso de evaluación con los diferentes actores de la institución. Comunicar los resultados de la evaluación según lo establecido en el protocolo. Presentar de manera oral el Informe Preliminar a los miembros de la Institución evaluada. Presentar el informe Preliminar de Evaluación Externa a la institución y al órgano rector correspondiente. Actuar en forma ética, honesta y transparente, debiendo ceñirse a las disposiciones establecidas por el ente rector, en nuestro caso el SINEACE. Por otro lado, también es importante que se mantenga la confidencialidad de toda la información que reciba en relación al proceso de autoevaluación institucional. Creemos que para lograr lo señalado en el párrafo anterior, los evaluadores externos tendrían que perfilar un conjunto de rasgos personales, profesionales entre los cuales podemos identificar: Comprensión cabal del sentido de la acreditación y de cada uno de los estándares del modelo. Comprensión cabal del sentido de la evaluación externa y del procedimiento o protocolo a seguir. Asertividad para formular un pedido, una aclaración o ampliación de argumentos a la institución, plantear una observación y recomendación Imparcialidad, objetividad y capacidad para adaptarse fácilmente a las diferentes situaciones que se presentan en el proceso. Mentalidad abierta, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista diferentes a sus percepciones preconcebidas. Buen comunicador con capacidad de diálogo y escucha activa y proactiva. Ético, autónomo y discreto. 22 Las evidencias físicas Para iniciar este proceso la institución debe tener organizada todas las evidencias que sustentan su Informe de Autoevaluación Institucional requeridas en la matriz de evaluación; sin embargo, también hay que anexar a nuestras evidencias, todas aquellas que sustentan nuestro trabajo a pesar de que no estén señaladas en la matriz o documentos del SINEACE. Estos archivos deben encontrarse, de preferencia en un solo lugar y organizados por dimensiones para facilitar su revisión. Por otro lado, el contacto con los evaluadores deberá ser mínimo y solo a requerimiento de éstos para brindar alguna aclaración o fundamento, aporte, que agilice y asegure un proceso formativo, técnico y transparente. El IPNM acondicionó un ambiente para los evaluadores externos, en este espacio se colocaron armarios con los archivadores de evidencias en relación a las distintas dimensiones,con el propósito de facilitar su rápido acceso y revisión. También, se comunicó a la comunidad educativa que teníamos que estar preparados para responder a los requerimientos de este proceso, por ejemplo, estar dispuestos a ser entrevistados, a ser observados en el desarrollo de las sesiones de aprendizaje, a ser visitados en nuestros diferentes ambientes. AL TÉRMINO DE LA EVALUACIÓN EXTERNA, La entidad se reúne con las autoridades y miembros del Comité de Calidad para presentar sus observaciones generales y recomendaciones, siempre en la lógica de la mejora continua. Posteriormente la entidad evaluadora externa envía un informe preliminar a la Institución quien revisará las puntuaciones y argumentaciones formuladas. De estar de acuerdo, el Informe se constituye en el Informe Final que luego el Consejo del SINEACE revisa y aprueba para efectos de acreditación. Cabe recordar que la entidad de evaluación externa no es la que acredita, solo verifica a través de las evidencias, los resultados del Informe de Autoevaluación institucional, y a partir de ello sugiere o no la acreditación. · ¿QUÉ APRENDIMOS DE LA ACREDITACIÓN? Como parte de las lecciones aprendidas reconocemos que la acreditación tiene dos acepciones: es proceso y también es resultado. Como proceso comprende las decisiones de gestión, la planificación, ejecución, evaluación y mejoras de manera permanente y progresiva, por los miembros organizados de la institución de educación superior. Es decir, es fortalecer la capacidad de gestionar la institución para lograr los objetivos previstos que se evidencian en las metas alcanzadas. Como resultado se refiere por un lado al acto público de reconocimiento por visibilizar la calidad creciente del servicio educativo y por otro lado, es evidenciar el cumplimiento de la misión y visión institucionales. El proceso de acreditación no es el fin, es condición del servicio que se brinda a la sociedad. Podríamos decir que la acreditación permite continuidad y soporte al quehacer institucional, a la misión, que se traduce en un proyecto alcanzable y mejora creciente, si se asume como parte de la cultura institucionalizada de la calidad. 23 EL PROCESO DE ACREDITACIÓN COMO UN PROCESO FORMATIVO PARA LA INSTITUCIÓN El proceso de acreditación implica un proceso educativo, de formación interna para todos los miembros de la institución: directivos, docentes, estudiantes, administrativos. La experiencia nos indica que conlleva una acción reflexiva y propositiva sobre cómo, por qué, para qué se llevan a cabo las acciones que traducen el servicio institucional. Además, implica monitorear, evaluar, verificar la lógica seguida, las acciones para cambiar o sostener las mejoras de las prácticas pedagógicas y de gestión. La acreditación favorece la autorreflexión sobre la calidad educativa, la calidad del desempeño, el logro de aprendizajes y los resultados alcanzados en creciente espiral. Resulta ser un giro hacia la mejora y calidad, cuando se ha realizado de manera consciente. Un proceso de esta naturaleza, transforma la cultura organizacional, la gestión, los bienes y servicios que se ofrece desde la institución. Los cambios auténticos se producen en las prácticas, en los modos de hacer o de servir de los agentes que brindan o alcanzan el servicio, más que en los papeles o documentos, que pueden ser estos últimos, importados o reelaborados a partir de experiencias ajenas. Así mismo se incorpora como aprendizaje en el currículo de formación de los estudiantes de educación, que la vivencian y la analizan, recrean y amplían en la discusión en aula. Se puede desarrollar un aprendizaje que resulta ampliamente significativo para el presente y el futuro desarrollo del quehacer profesional docente y de la educación en general. Por ello tenemos que hacer mayor incidencia en involucrar a los estudiantes en el proceso de acreditación para que no solo participen resolviendo encuestas o instrumentos, sino también planteando alternativas y compromisos con su propia mejora como estudiantes de la carrera. Como parte de este proceso formativo es que también se puso en marcha el diplomado , antes indicado, sobre acreditación de instituciones educativas, para el personal docente, buscando darle valor a todo el esfuerzo realizado y por realizar, además de desarrollar conocimientos, habilidades para intervenir en procesos similares en otras instituciones. TRABAJO ORGANIZADO INVOLUCRAMIENTO 24 MEJORA CONTINUA La acreditación como proceso formativo para los participantes y la institución en su conjunto, permite apoderarnos de una experiencia que es propia y empoderarnos de la cultura de la evaluación y de la calidad. Llevarla a cabo es, reconocer lo que es y puede ser una experiencia cotidiana de mejora continua de forma sistemática, intencionada y realizada de manera técnica y planificada. LA REPRODUCCIÓN Y EL CAMBIO La acreditación puede ser lenta y compleja. Implica acciones, procesos resultados cada vez de mayor consistencia en el tiempo y en la práctica de los institutos. Se trata de encarnar en la práctica de las autoridades, los docentes, estudiantes, personal administrativo y otros, la capacidad de lograr cambios y sostener la mejora. Por otro lado hay aspectos que prontamente tienen que ser visibles y duraderos, con capacidad para adaptarse a las nuevas demandas y necesidades, si se pretende crear e institucionalizar la confianza en el cambio y la mejora. ¿POR QUÉ LAS INSTITUCIONES DE FORMACIÓN DOCENTE SE DEBEN ACREDITAR? El derecho a una educación de calidad es derecho de nuestros estudiantes y tenemos que encontrar una manera de emerger y salir de la situación de crisis por la que atraviesa la educación en general. Necesitamos sincerar, sobre la base de un conjunto de estándares, indicadores, cómo la gestión institucional facilita o dificulta el logro de los aprendizajes, cómo se desarrollan los procesos académicos, cómo se promueve la investigación, la innovación, con qué recursos se cuenta, cómo se vinculan nuestras instituciones con sus egresados, qué impacto tiene nuestra institución en el contexto social; qué falta para que los diversos actores institucionales, el estado, el sector, los gobiernos locales, regionales, las familias, cumplan su responsabilidad con la educación de calidad para todos, sin exclusión. 25 EL CLIMA INSTITUCIONAL, CONDICIÓN NECESARIA PARA EL CAMBIO Y MEJORES RESULTADOS Una condición básica para generar cualquier proceso de cambio es tener una institución con un ambiente socioemocional posible y permeable a las necesidades de ajustar, recrear creencias y modos de actuar. Pensar convocar, provocar sensibilización, buena disposición hacia el cambio sin contar con este elemento imprescindible, resulta contraproducente, nada sostenido y un desgaste de energía y recursos que deteriora el propio sentido de la acreditación. Es un desafío para nuestras instituciones asegurar cada día un clima favorable para la acreditación. Es una labor constante de los que dirigen como de los miembros en general. Entonces la mejora institucional también pasa por mejorar el clima y sí es posible que un honesto reconocimiento de los aspectos a mejorar, así como la firme decisión de cambiar y evidenciar el cambio, favorezcan para crear un ambiente sano y propicio para el aprendizaje y las relaciones. · 26 REFERENCIAS Fondep, Ipeba (2013). Manual de elaboración, costeo y presupuesto de planes de mejora. Lima. http://procalidad.gob.pe/documentos/glosario-de-terminos.pdf. Tapia, J. (2012). Estándares de Aprendizaje. IPEBA. Perú. Morgan, P (2011). Equidad acreditación y calidad educativa. IPEBA. Perú. Morgan, P (2011). Matriz de evaluación para la acreditación de la calidad de la gestión educativa de centros de educación básica regular. IPEBA. Perú. Kells, H (1997). Procesos de Autoevaluación: una guía para la autoevaluación en la Educación Superior. Pontificia Universidad Católica del Perú. Perú. Lemaitre, M (2002). La acreditación de instituciones y de programas académicos de educación superior en Chile. Primer Seminario Internacional: Educación Superior, Calidad y Acreditación. Cartagena-Colombia. Weiss, C (1987). Investigación Evaluativa. México, Editorial Trillas. Salas, E. (2000). Una introducción de la investigación científica, Perú, Tarea Asociación Gráfica Educativa. Ugarriza, N. (2000). Instrumentos para la investigación educacional, Perú. Universidad San Marcos. 27
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