HOSPITAL BOSA II NIVEL E.S.E. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Período evaluado: Noviembre 12 de 2014 a Marzo 12 de 2015 Fecha elaboración: Marzo 9 a 12 de 2015 El Hospital Bosa II Nivel E.S.E. continúa con la implementación, el mantenimiento y la mejora continua de los Sistemas Integrados de Garantía de la Calidad y Acreditación, de manera articulada con el Sistema de Control Interno y el Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta que mediante el Decreto 176 de 2010, la Alcaldía Mayor definió los lineamientos para la conformación articulada en las entidades del Distrito Capital, reglamentándose mediante Decreto 652 de 2011 – Norma Técnica Distrital para las entidades y organismos distritales (NTD – SIG 001:2011), siendo importante mantener el compromiso de la alta dirección para su cabal implementación y el normal desempeño de los comités y grupos operativos al interior de los procesos. La metodología para la elaboración del informe pormenorizado del estado de control interno para el período de noviembre 12 de 2014 a marzo 12 de 2015 (primer informe cuatrimestral de la vigencia 2015) incluye la descripción de los avances y dificultades por módulo, eje transversal y elementos del Sistema de Control Interno del Hospital, conforme a la actualización del MECI adoptada mediante el Decreto 943 de mayo 21 de 2014, partiendo de los resultados obtenidos en el informe ejecutivo anual de la vigencia 2014 y de las actividades adelantadas dentro del ejercicio del sistema de control interno durante lo corrido de la vigencia 2015, teniendo en cuenta los aspectos que han variado, en la entidad, durante los últimos cuatro meses. 1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Avances 1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos En los diferentes espacios de inducción y capacitación se han socializado los principios y valores contenidos en el Código de Ética y de Buen Gobierno, el cual se encuentra documentado dentro del Sistema Integrado de Gestión, actualizado con fecha 21 de julio de 2014 Código M-10 (Versión 03). Se publicó en la página web (http://www.esebosa.gov.co/hbosa/docs/Calidad/codigoetica.pdf) para conocimiento no solo del público interno sino del externo y demás partes interesadas. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano El elemento de control busca garantizar que los servidores públicos cuenten con las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad necesarias para cumplir la función de la entidad. El área de talento humano proyectó y la alta dirección adoptó los planes anuales de capacitación, de bienestar social e incentivos y de seguridad y salud en el trabajo dirigidos a los funcionarios del Hospital. El plan de capacitación incluye acciones en diversos temas de la gestión que involucran a todos los servidores públicos del Hospital y propenden por el fortalecimiento del Talento Humano para la mejora en la prestación del servicio. El plan de bienestar social e incentivos, prevé el reconocimiento a los mejores funcionarios de carrera y apoyo para la educación formal de los funcionarios de planta (conforme a los recursos limitados para estos conceptos). Con respecto al bienestar social se incluyen actividades con acciones de recreación, sano esparcimiento y celebraciones de fechas especiales que involucran la participación de todos los servidores públicos. 1 Para el plan de seguridad y salud en el trabajo, se coordinan actividades con la administradora de riesgos laborales COLPATRIA, que brinda sus servicios al personal al servicio del Hospital desde el primero de abril de 2014. El porcentaje de ejecución de actividades del plan de capacitación para la vigencia 2014 fue de 94% (16 de 17 actividades), la no realizada corresponde a una acción programada para ser impartida por parte del SENA, en donde se dependía de la programación de esta Institución. En lo referente a bienestar social se logró un 86% (12 de 14 actividades), teniéndose que fueron reagrupadas las dos (2) no realizadas dentro de las 12 actividades adelantadas. 1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1 Planes, Programas y Proyectos Los Planes Operativo Anual y de Gestión del Hospital se armonizan con el Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”. Para el seguimiento al logro de las metas previstas dentro de los mismos, se distribuyeron responsabilidades entre los empleos directivos para el seguimiento de los indicadores respectivos. En cuanto al grado de avance y cumplimiento, para el Plan de Gestión Gerencial se determinó con corte a diciembre 31 de 2014 un porcentaje de logro de las metas previstas de un 94,5%, igual que para el Plan Operativo Anual. Es importante mencionar que la administración, dando cumplimiento a los lineamientos del Ministerio de Salud, con respecto a la clasificación en riesgo financiero medio de la entidad, formuló el programa de saneamiento fiscal y financiero PSFF, el cual fue adoptado por la Junta Directiva el día 30 de noviembre de de 2013 y viabilizado por el Ministerio el 14 de marzo de 2014. La fecha prevista para la terminación del programa corresponde a 31 de diciembre de 2017. El resultado alcanzado en las metas trazadas en el PSFF para la vigencia 2014 fue del 92%, siendo deseable alcanzar la meta del 100%, teniendo en cuenta que el Hospital puede llegar a ser clasificado en riesgo alto o ser objeto de acciones adicionales por parte del Ministerio de Salud en los términos del Decreto 1141 de mayo 31 de 2013. 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos Como se mencionó, el Hospital se encuentra inmerso en el proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta que el Distrito mediante el Decreto 176 de 2010 definió los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital, reglamentándolo mediante el Decreto 652 de 2011 – Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD – SIG 001:2011, la cual promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, correspondiendo a la identificación y gestión de manera eficaz, de todas aquellas actividades que tengan una clara relación entre sí y las cuales constituyen la red de procesos de la organización. De forma complementaria al pertenecer al sector salud, la entidad ha venido cumpliendo con las disposiciones del Decreto Nacional N° 1011 de 2006 que establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud, al igual que del Decreto Nacional N° 4295 de 2007 que establece la Norma Técnica de Calidad para el Sistema General de Seguridad Social en Salud, para lo cual viene implementando el Manual de Estándares para la Acreditación de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, adoptado por el Consejo Unidad Sectorial de Normalización en Salud. El Mapa de Procesos del Hospital ha sido actualizado con la asesoría del Ministerio de Salud, clasificándose en macro procesos estratégicos, misionales y de apoyo, y estos a su vez en 15 procesos. Publicado en la página web del Hospital (http://www.esebosa.gov.co/hbosa/index.php?option=com_content&view=article&id=115:mapade-procesos&catid=17:procesos&Itemid=39). 2 La documentación de los procedimientos por cada proceso se ha venido realizando desde la implementación del Sistema de Gestión, clasificándose dentro de subprocesos, procesos y macroprocesos, siendo recomendable fortalecer la divulgación y consulta hacia todos los funcionarios que participan en la ejecución de las actividades y tareas, de forma que se incremente la adherencia a los mismos. El manual de procedimientos del Hospital se actualiza de acuerdo con las necesidades de cambio que se identifiquen. Actualmente el manual cuenta con 376 procedimientos documentados (incluidos protocolos y manuales), agrupados en 45 subprocesos, 15 procesos y 3 macroprocesos. La Oficina de Atención al Usuario y Desarrollo Institucional a través del área de calidad se encarga de la administración de la documentación del Sistema. Publicados en la página web del Hospital (http://www.esebosa.gov.co/hbosa/index.php? option=com_content&view=article&id=129:-procesos-y-procedimiento-hospital-bosa-ii-nivel&catid=17:procesos&Ite mid=39). El Hospital cuenta con mecanismos de control en los procesos y puntos de control en los procedimientos. De otra parte dentro del mapa de riesgos de corrupción se encuentran definidos los controles preventivos y/o correctivos, los cuales han permitido efectuar los seguimientos periódicos. Dentro del seguimiento efectuado a la implementación del SIG al interior del Hospital, conforme a la matriz de productos diseñada por la Secretaría General del Distrito, se evidenció para la vigencia 2014 (31-12-2014) un porcentaje de avance del 91,094% en la evaluación independiente realizada por la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol, siendo importante seguir contando con el compromiso de la alta dirección para avanzar con la actualización, aprobación, divulgación y seguimiento a la aplicación permanente de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. 1.2.3 Estructura Organizacional Corresponde a la forma de identificar los cargos, funciones, relaciones y niveles de autoridad para cumplir con la función, los objetivos y los procesos. Su establecimiento le permite a la entidad una comunicación directa entre los ciudadanos y los servidores públicos y el cumplimiento de los fines institucionales. Continua vigente la estructura organizacional del Hospital, establecida mediante Acuerdo 010 de 1998, modificada parcialmente por los Acuerdos 07 y 11 de 1999, 004 de 2000 y 006 de 2006, mediante los cuales se determinaron los niveles de autoridad y responsabilidad. El Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales se actualizó mediante acuerdo 0021 de 2005, ajustándose a los requerimientos de la Ley 909 de 2004 y al Decreto 785 de 2005, siendo necesaria su publicación en la página web. Con la expedición del Decreto 2484 de diciembre 2 de 2014, reglamentario del Decreto 785 de 2005, el Hospital debe actualizar el Manual de Funciones y Competencias Laborales, particularmente en lo relacionado con los requisitos específicos de los empleos, teniendo en cuenta los núcleos Básicos del Conocimiento –NBC- que contengan las disciplinas académicas o profesiones, de acuerdo con la clasificación establecida en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior –SNIES, requisito previo a la realización de nuevas convocatorias para selección a través de concurso público de méritos. 1.2.4 Indicadores de Gestión El elemento busca establecer un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permitan observar la situación y las tendencias de cambio generadas, determinando con ello como se ejecutan o se llevan a cabo los procesos, al igual que las tendencias de cambio en relación con el logro de los objetivos y metas previstas. El Hospital cuenta con indicadores que le permiten medir el grado de avance en el logro de las metas de los 3 planes operativo y de gestión. De otra parte cada área es responsable del seguimiento a los resultados de los indicadores establecidos en estos planes, resultados que sirven para la toma de decisiones por la Alta Dirección. Se observa dentro de la evaluación la necesidad de efectuar por parte de las dependencias el seguimiento y monitoreo de los indicadores de los procesos y de los mapas de riesgos que permitan consolidar el informe para la revisión por la dirección dentro del Sistema Integrado de Gestión y la evaluación independiente por parte de la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol. 1.2.5 Políticas de Operación Permiten definir estrategias para hacer eficiente la operación de la entidad mediante el direccionamiento estratégico, los objetivos de los procesos, las estrategias definidas en los planes y programas y las políticas de administración del riesgo. Las políticas de operación generales del Hospital se encuentran formuladas en el Código de Ética y de Buen Gobierno, también se encuentran documentadas en cada proceso. Se publicó en la página web (http://www.esebosa.gov.co/hbosa/docs/Calidad/codigoetica.pdf) para conocimiento no solo del público interno sino del externo y demás partes interesadas, en armonía con las disposiciones de la Ley 1712 de marzo 6 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública”, reglamentado por el Decreto 103 de enero 20 de 2015. El estilo de dirección del Hospital de Bosa II Nivel se ha caracterizado por la planificación y por orientarse a resultados; operan con normalidad los Comités de Dirección y del Sistema Integrado de Gestión, además ha sido actualizado el Código de Ética y de buen Gobierno, donde están contenidas las políticas y compromisos del estilo de dirección. 1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO La administración del riesgo permite al Hospital verificar que los controles existentes contribuyen a evitar, compartir o mitigar los diferentes riesgos identificados en la entidad. Evaluar los eventos negativos tanto internos como externos que puedan impedir el logro del cumplimiento de sus funciones y el normal desempeño de los procesos; identificando, analizando y valorando los riesgos, conforme a los lineamientos establecidos en la política de administración del riesgo. 1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo El Hospital cuenta con política de gestión del riesgo, adoptada por el Comité del Sistema Integrado de Gestión. 1.3.2 Identificación del Riesgo Los riesgos para los principales procesos se encuentran identificados, vienen siendo actualizados para incluir la totalidad de los procesos dentro de los mapas de riesgos: Gestión de la planeación estratégica, gestión de mercadeo y comunicaciones, gestión jurídica y gestión del autocontrol y control para el mejoramiento continuo. 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo Se encuentra en revisión y actualización el análisis y valoración de los riesgos, incluyéndolos dentro de los mapas de riesgo por proceso e institucional, junto con indicadores por cada riesgo que facilitan el seguimiento, monitoreo y evaluación. 4 Dificultades La administración debe continuar enfocando sus esfuerzos en el cumplimiento de las metas e indicadores del programa de saneamiento fiscal y financiero, teniendo en cuenta que conlleva la aplicación de medidas de austeridad y racionalización que requieren del seguimiento continuo por parte del equipo directivo y los líderes de proceso. El seguimiento al cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en el proceso de planeación de las áreas, debe asumirse como una herramienta de gestión dentro de la cultura organizacional, más que como una actividad de cumplimiento a los entes de control. En la gestión del riesgo, se hace urgente la socialización de los mapas de riesgo por proceso actualizados, en donde cada proceso adelante periódicamente el seguimiento y monitoreo de indicadores. En algunos casos se presentan cargas de trabajo en exceso, debido a la reducción de la planta de personal provista, como consecuencia de aplicación de medidas incluidas dentro del Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero, dificultándose la participación de los funcionarios en los procesos de aprendizaje, capacitación, socialización e interiorización del SIG a través de las jornadas y actividades organizadas. La operatividad del modelo de operación por procesos, se dificulta por la resistencia de algunos funcionarios para trabajar de manera articulada, superando la cultura de la individualidad. 2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Avances 2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión Permite realizar seguimiento y evaluación a la gestión de la entidad mediante la aplicación de mecanismos e instrumentos de control diseñados en los procesos y procedimientos estableciendo las medidas que garanticen la continuidad de la operación, tomando como base los resultados de la medición de la eficacia, la eficiencia y la efectividad. La entidad cuenta con el Comité SIG, que de acuerdo con las Resoluciones 002 de enero 3 de 2014 y 098 de junio 5 de 2014, amplía su alcance al Sistema Integrado de Gestión y establece actividades de revisión de la Alta Dirección tal como lo contempla la NTD – SIG 001:2011. Las reuniones del Comité del SIG se realizan con frecuencia y cuentan con la participación de la Gerente y de su equipo directivo. Las dependencias realizan seguimiento periódico al cumplimiento de las acciones registradas en los planes operativo y de gestión. Como ya se mencionó para el plan de gestión gerencial se determinó con corte a diciembre 31 una calificación de 4.7 sobre 5 (94.5%), igual que para el Plan Operativo Anual durante la vigencia 2014. Dentro de las estrategias a establecer en el Sistema Integrado de Gestión, se recomienda desarrollar encuestas periódicas, para determinar la efectividad de los elementos del SIG e identificar el grado de conocimiento y apropiación de los servidores públicos frente al SIG. De igual forma consolidar un informe semestral o anual con el estado actual del sistema para la revisión por la Dirección. 5 2.2 COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA 2.2.1 Auditoría Interna Busca realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados del Hospital con el propósito de formular recomendaciones a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos constituyéndose en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno. La Oficina de Gestión Pública y Autocontrol, en el cuatrimestre comprendido entre noviembre 12 de 2014 y marzo 12 de 2015, llevó a cabo los siguientes procesos de acompañamiento, evaluación y/o auditoría: Programa anual de auditorías vigencia 2015 Se proyectó y presentó para la aprobación del Comité Directivo (Sistema Integrado de Gestión) el programa anual de auditorías de la vigencia 2015, siento enviado a la Dirección de Desarrollo Institucional de la Secretaría General (febrero 15 de 2015). Seguimiento mapa de riesgos de corrupción Se adelantó con corte a 30 de diciembre de 2014 el Seguimiento Estrategia de Lucha Contra la Corrupción y Atención al Ciudadano. Plan Anticorrupción. Componentes: 1. Riesgos de corrupción, 2. Estrategia Antitrámites, 3. Rendición de Cuentas. 4. Atención al Ciudadano, publicándose en la página web del Hospital. (http://www.esebosa.gov.co/hbosa/docs/InformacionInst/Seguimiento_Diciembre30_2014.pdf). Igualmente se verificó a 31 de enero de 2015 la actualización del plan anticorrupción para la presente vigencia, publicado en la página web del Hospital. (http://www.esebosa.gov.co/hbosa/index.php?option= com_content&view=article&id=288:gestion&catid=13:gestion&Itemid=38) Fomento de la cultura y del Autocontrol Se realizaron capacitaciones establecidas por el área de Talento Humano, dentro del plan de capacitación y en las acciones de inducción y reinducción a los servidores públicos y contratistas, en temas relacionados con el código de ética, administración del riesgo y principios de autocontrol, autoevaluación y autorregulación, evidenciado en las listas de asistencia y evaluaciones de los participantes que se archivan en el área de Talento Humano. Se adelantaron acciones de sensibilización, asesoría y socialización a los servidores públicos de las diferentes áreas para el cumplimiento con oportunidad de los requerimientos realizados por los entes de control y externos. Se tomaron los Diplomados ofertados por la Secretaría General en los temas de Sistema Integrado de Gestión, Ética Pública y Sistema Único de Acreditación, tanto por funcionarios de la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol como por servidores públicos de los diferentes niveles y áreas del Hospital. Seguimiento al Pacto de Mejoramiento a la Gestión Fiscal Se acompañó el proceso de elaboración y entrega de informe de seguimiento al cumplimiento de acciones del Pacto de Mejoramiento a la Gestión Fiscal con destino a la Secretaría Distrital de Salud y Contraloría, correspondiente al período octubre – diciembre 2014. Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno Diligenciado en la página del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP dentro del plazo 6 establecido, igualmente se presentó la certificación descargada en la página web del DAFP en la rendición de la cuenta anual ante la Contraloría de Bogotá (febrero 28 de 2015). Informe Anual de Control Interno Contable Se dio cumplimiento con oportunidad (febrero 28 de 2015), presentándose a la Contraloría de Bogotá y a la Contaduría General de la Nación. El Hospital obtuvo un puntaje de 4,07 sobre 5, considerado adecuado en la evaluación del control interno contable sobre la vigencia 2014. Informe de gestión Jefe de Oficina de Control Interno (OGPA) Corresponde al informe de gestión de la vigencia 2014, con los resultados de la ejecución del Programa Anual de Auditorías y de Control Interno aprobado por la alta dirección. Se presentó con la cuenta anual a la Contraloría Distrital. (febrero 20 de 2015). Se presentó informe ante la Secretaría General dentro de los diez primeros días hábiles del mes de febrero, en cumplimiento del Decreto 370 de 2014. Informe pormenorizado del estado del Sistema de control interno Corresponde al presente informe, se elabora con la oportunidad establecida en la Ley 1474 de 2011, por parte de la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol - OGPA, realizándose la publicación en la página web del Hospital. Auditorías internas Durante el período noviembre 12 de 2014 y Marzo 12 de 2015 se han venido desarrollando auditorías y evaluaciones en los siguientes temas, para las cuales se comunicó el informe a las áreas interesadas: a) Directiva 003 de 2013. Manual de funciones, procedimientos, documentación e inventarios. Se entregó informe final de auditoría para el diligenciamiento del plan de mejoramiento. b) Decreto 371 de 2010. Componentes evaluados: contratación, atención al usuario, participación ciudadana y sistema de control interno. Los resultados fueron socializados por correo electrónico a la alta dirección y equipo directivo del hospital. c) Implementación del Sistema Integrado de Gestión SIG. En la evaluación a la implementación por productos del Sistema Integrado de Gestión en el Hospital, con corte a 31 de diciembre de 2014 se evidenció un porcentaje de avance en los diferentes productos de 91,094%, conforme a la matriz de calificación implementada por la Secretaría General de la Alcaldía de Bogotá. d) Atención Prehospitalaria APH. Se entregó informe final para el diligenciamiento del plan de mejoramiento. Otras actividades e informes de control - Seguimiento en la entrega de informes a Contraloría, Veeduría, Secretaría Distrital de Salud, Ministerio de Salud, Contaduría, tales como rendición de cuentas (SIVICOF), Decreto 2193 de 2004 (SIHO), personal y costos (SIRECI), entre otros, a fin de obtener oportunidad y calidad en la entrega de la información. - Seguimiento a los planes de mejoramiento de los entes de control (Contraloría de Bogotá y Superintendencia Nacional de Salud). - Atención del 100% de los requerimientos adelantados por los órganos de control: Personería, Veeduría, Superintendencia Nacional de Salud, Contralorías General de la República y Distrital. - Enlace entre el Hospital y el equipo auditor de la Contraloría Distrital, en el ejercicio de auditoría regular vigencia 2013, que inició en el mes de septiembre y se extendió hasta diciembre de 2014. 7 2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 2.3.1 Plan de Mejoramiento Plan de mejoramiento auditoría de la Superintendencia de Salud En cumplimiento de lo consignado en la Resolución 1242 de 2008 “Manual de Visitas de la Superintendencia Nacional de Salud, en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 1122 de 2007, y en la Resolución 2190 de 2013, realizó Auditoría Integral por intermedio del Equipo Auditor del Consorcio Auditoría Integral, con el fin de verificar cumplimiento de las obligaciones del Hospital Bosa II Nivel ESE, frente al Sistema general de Seguridad Social para las vigencias 2011-2012 y primer trimestre de la vigencia 2013, especialmente en aspectos administrativos, operacionales, técnicos, de solvencia, riesgos financieros y contables, y mecanismos de participación ciudadana. Dentro del informe final se mantuvieron 16 hallazgos de carácter administrativo, para lo cual se acompañó en el proceso de formulación del plan de mejoramiento y las correspondientes acciones correctivas. Plan presentado durante el mes de mayo ante la Superintendencia Nacional de Salud. En seguimiento realizado en el mes de noviembre de 2014 se evidenció que para 6 hallazgos se cumplió con la acción prevista, en 9 se ha avanzado, pero se requiere mantener la acción correctiva, y para un hallazgo no se había dado inicio a la acción prevista. Plan de mejoramiento auditoría Contraloría Distrital Se presentó el informe de avance en las acciones del plan de mejoramiento con la cuenta anual a la Contraloría. SIVICOF. Conforme al informe final de la Contraloría, presentado en diciembre de 2014, se logró un avance del 84,7%, cerrando 19 de las 25 acciones previstas dentro del plan de mejoramiento correspondiente a la auditoría de la vigencia 2012. Se presentó el plan de mejoramiento correspondiente al informe final de la auditoría regular realizada por la Contraloría Distrital durante los meses de septiembre a diciembre de 2014 (Vigencia auditada 2013). En total se identificaron 28 hallazgos de carácter administrativo, de los cuales 4 contaron con alcance disciplinario, no presentándose ninguno con alcances penal o fiscal. Plan de mejoramiento por procesos Se cuenta con el plan de mejoramiento para las observaciones y hallazgos de los informes de auditoría interna: a) Directiva 003 de 2013. Manual de funciones, procedimientos, documentación e inventarios. b) Evaluación al cumplimiento de las medidas adoptadas en el Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero, dentro del tema: Reorganización administrativa. c) Evaluación a los procesos del área de farmacia, suministro de medicamentos e insumos médico quirúrgicos, entrega para atención de pacientes y devolución de insumos no empleados en la prestación de servicios asistenciales. d) Avance en la implementación del SIG. Planes de Mejoramiento Individual: Contienen las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. 8 Los Planes de Mejoramiento Individual contienen los compromisos que asume el servidor con el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real y el desempeño que se espera de él. Los parámetros de referencia del desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones y competencias de cada empleo, el instrumento de evaluación del desempeño, los Acuerdos de Gestión y el Plan de Mejoramiento por Procesos. Los planes de mejoramiento individual para los funcionarios de carrera son producto de los resultados obtenidos en la evaluación de desempeño y están reflejados en el Plan Institucional de Formación y de Capacitación (PIC) y en el seguimiento que realiza directamente el superior inmediato, específicamente con el objetivo de mejorar las debilidades en cuanto a competencias comportamentales y funcionales. Se elaboran cuando los funcionarios de carrera administrativa no alcanzan una calificación satisfactoria o sobresaliente en la evaluación del desempeño laboral. Dentro de la evaluación anual se calificaron 70 servidores públicos de carrera administrativa, ubicándose en nivel satisfactorio y sobresaliente. Se verificó la programación y evaluación de los Acuerdos de Gestión de la vigencia 2014 entre la Gerencia y los Subgerentes y Jefe de Oficina de Atención al Ciudadano y Desarrollo Institucional. Los Acuerdos de gestión guardan relación con las metas previstas dentro del plan operativo. Dificultades Se observa la necesidad de mantener acciones para mejorar la adherencia a los procedimientos de facturación, farmacia y prestación de servicios, debiéndose mantener publicadas y difundidas las versiones actualizadas de los manuales, guías y procedimientos, que permitan el cumplimiento de las metas e indicadores previstos dentro de planes y programas, en especial dentro del programa de saneamiento fiscal y financiero del Hospital. Dentro de las actividades programadas que no han podido finalizarse se encuentra la elaboración de las tablas de retención y valoración documental, siendo exigida la presentación ante el Consejo Distrital de Archivos para su validación y la publicación en la página web en cumplimiento de la Ley 1712 de marzo 6 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública”, reglamentada por el Decreto 103 de enero 20 de 2015. Con respecto a los términos de implementación la Veeduría Distrital expidió la Circular 030 de marzo de 2015, en que se recuerda que la entrada en vigencia en las entidades territoriales corresponde al día 6 de marzo de la actual vigencia, por lo cual recomienda la implementación de un plan de acción que garantice el cumplimiento en el corto plazo. A pesar que el Hospital mantiene publicada en su página web la mayor parte de la información requerida por la Ley de Transparencia (Ley 1712 de 2014), como el plan de compras, informe de gestión de la anterior vigencia y proyectado nueva vigencia, presupuesto, estrategia de anticorrupción, plan de compras, contratación, proyectos de Inversión, informe pormenorizado del Sistema de Control Interno, seguimiento a la estrategia anticorrupción, estructura organizacional, mapa de procesos, procesos, procedimientos, todavía debe publicar y mantener otra información como: el directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales, los mecanismos de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público, el registro de activos de información, el índice de información clasificada y reservada, el esquema publicación de información, el programa de gestión documental, las tablas retención documental, el informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo 52 del Decreto 103 de 2015 y los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación, y el manual de funciones. Número reducido de servidores públicos (personal multidisciplinario: Ley 1474 de 2011, Art. 8. Par. 2 y Art. 11 Ley 87 de 1993) para atender todas las funciones asignadas a la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol, lo cual ha impedido dar mayor cobertura a la evaluación, debiéndose aplazar algunas auditorías. 9 3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Avances Información El Hospital a través Oficina de Atención al Usuario y Desarrollo Institucional, administra las quejas, reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes que interponen los usuarios en los diferentes puntos de atención, vía telefónica, radicación en ventanilla, o por medio de la página web www.esebosa.gov.co link contáctenos. Con el fin de diseñar las medidas necesarias en pro de garantizar los servicios que la Institución presta a los usuarios. La Oficina de Atención al Usuario periódicamente genera reportes de seguimiento de respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentados por los usuarios. De igual forma, se tienen definidas las políticas correspondientes de manejo de información en el Código de Ética y de Buen Gobierno, así como el acceso desde la página Web de la entidad a los portales del Ministerio de Salud y Protección Social y de la Alcaldía Mayor, como unas de las fuentes externas de información, aplicables a la función del Hospital. Se utiliza el correo electrónico institucional como principal medio para el flujo de información entre las distintas dependencias y niveles jerárquicos de la entidad. Comunicación El Plan de Comunicaciones del Hospital está bajo la coordinación de la Oficina de Atención al Usuario y Desarrollo Institucional, en éste se definen las estrategias en materia de comunicación y divulgación de información, que se desarrollan para apoyar el logro de los objetivos institucionales y por procesos. La Oficina de Atención al Usuario y Desarrollo Institucional ha desarrollado su gestión brindando información oportuna y veraz a los usuarios, mediante diferentes estrategias y a través de varios canales cono la página web, las carteleras institucionales, reuniones informativas, plegables y boletines. Esta Oficina responde de manera oportuna y de acuerdo con su objetivo institucional a las necesidades de información que brindan las diferentes áreas y procesos, a través de las herramientas de comunicación y conforme a los públicos de interés; mantiene actualizada la información en el sitio web y gestiona la información oficial a través del correo electrónico. A partir de las políticas fijadas en materia de Comunicación la entidad debe establecer mecanismos internos y externos para socializar la información generada, esto es, diseñar un Plan de Medios de Comunicación. La Oficina de Atención al Usuario y Desarrollo Institucional ha desarrollado su gestión mediante la articulación de varios medios de comunicación, dirigidos a los diferentes públicos del hospital y a través de los canales disponibles (Internet, información personalizada y medios impresos). De esta manera es responsable de mantener la actualización informativa y pertinencia visual de la página web institucional, mantiene diálogo constante con los usuarios, informa a sus públicos internos a través del sitio web institucional y desarrolla planes de medios con publicidad institucional en medios masivos de comunicación como la publicación impresa Bogotá Salud. Dificultades Los sistemas de información con que cuenta el Hospital no operan actualmente como Sistema Integrado de Información, situación que genera reprocesos, debiéndose recurrir a sistemas complementarios para generar controles, en contravía de la eficiencia y oportuna toma de decisiones. Esta situación se espera remediar con la ejecución del Convenio Interadministrativo de Cooperación número 1384 de diciembre 30 de 2014, suscrito entre la Secretaría Distrital de Salud – Fondo Financiero Distrital de Salud y el Hospital Bosa II Nivel de Atención ESE, cuyo objeto es “Aunar esfuerzos para la compra de un Sistema de Información Hospitalario 10 (HIS) para el Hospital Bosa II Nivel, la implementación y despliegue en producción estable, con todos sus componentes integrados en las últimas versiones liberadas, con el fin de apoyar y aportar para el mejoramiento de su gestión, y a la construcción de información completa, oportuna y de buena calidad para la SDS, lo cual contribuirá al mejoramiento de la calidad del servicio de salud que presta el Distrito Capital”. En el momento se encuentran en revisión los pliegos de condiciones previo a la convocatoria pública. Como se mencionó el correo electrónico institucional se constituye en el principal medio de comunicación interna en el Hospital, observándose la necesidad de superar las debilidades con el servidor en cuanto a capacidad y obsolescencia que se han venido presentando, generando intermitencia en el servicio como ocurrió entre los días 20 de febrero y 6 de marzo de 2015, con el consecuente riesgo de oportunidad en el acceso a la información y cumplimiento de términos en la respuesta a requerimientos del público externo. Se evidenció que a pesar de realizarse las convocatorias a las veedurías en los procesos de contratación, no se contó con la presencia de los veedores ciudadanos en las audiencias celebradas. Se han publicado los contratos dentro del SECOP, previo al diligenciamiento de la cuenta mensual a la Contraloría (SIVICOF), se evidencia por las fechas de los registros de publicación en el SECOP que se excede el término de los tres (3) días siguientes a la expedición de actos administrativos dentro de los procesos de contratación para su publicación (minutas de contratos). Mantener y mejorar el compromiso por parte de los directivos, funcionarios y contratistas para participar en los procesos de aprendizaje, capacitación, socialización e interiorización del SIG a través de las jornadas y actividades organizadas. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno del Hospital de Bosa II Nivel E.S.E., ha mejorado de forma continua desde su implementación, situación evidenciada principalmente en los resultados de los conceptos de las auditorías externas, resultantes del cumplimiento de las acciones y compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento definidos con los entes de control. Dentro del informe final de auditoría regular la Contraloría de Bogotá así lo manifestó en su concepto sobre fenecimiento: “Con base en la calificación de 80.53 puntos, sobre la calificación de Gestión, Resultados y del Factor Financiero, la Contraloría de Bogotá D.C., FENECE la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013.” La entidad viene avanzando significativamente en el desarrollo del subsistema de evaluación, contándose con el compromiso y respaldo de la alta dirección frente a los resultados de la evaluación independiente y del proceso de auditorías, en pro del mejoramiento continuo. Complimiento en términos de oportunidad y calidad en informes, reportes y requerimientos a las partes interesadas y organismos de consolidación, inspección, control y vigilancia del sector salud a nivel distrital y nacional. Producto de las auditorías internas y de la Revisoría Fiscal se establecieron acciones de mejora que fueron implementadas por los responsables de los procesos, fortaleciéndose los módulos de gestión y evaluación del Sistema de Control Interno. RECOMENDACIONES Y OPORTUNIDADES PARA LA MEJORA Es importante continuar contando con el compromiso de la alta dirección (niveles directivo y asesor) para la consolidación del Sistema Integrado de Gestión - SIG al interior del Hospital, junto con la reactivación y mantenimiento en operación de los comités y grupos operativos dentro de los procesos que lideren el cumplimiento de las disposiciones en mención. Lo anterior en armonía con la implementación del Sistema 11 Único de Acreditación - SUA. La administración debe continuar enfocando sus esfuerzos en el cumplimiento de las metas e indicadores del programa de saneamiento fiscal y financiero, teniendo en cuenta que conlleva la aplicación de medidas de austeridad y racionalización que requieren del seguimiento continuo por parte del equipo directivo y los líderes de proceso. Teniendo en cuenta las dificultades externas (normativas y de gestión) en el proyecto de la nueva sede del Hospital Bosa II Nivel y con los consultores contratados para el efecto durante las vigencias anteriores, es importante mantener acompañamiento y supervisión permanente sobre los procesos contractuales que se vienen desarrollando durante el segundo semestre de 2014 y lo corrido en la vigencia 2015, de forma que permitan avanzar en el logro del objetivo de contar con la nueva sede en el menor tiempo posible. Es importante finalizar la actualización del análisis y valoración del riesgo, incluyéndolos dentro de los mapas de riesgo por proceso, junto con indicadores por cada riesgo que permita el seguimiento y monitoreo. Efectuar por parte de las dependencias el análisis de resultados de los indicadores de los procesos y de los mapas de riesgos, para alimentar el informe para la revisión por la dirección en la implementación del SIG. Dentro de las estrategias a establecer en el Sistema Integrado de Gestión, se recomienda desarrollar encuestas periódicas, para determinar la efectividad de los elementos del SIG e identificar el grado de conocimiento y apropiación de los servidores públicos frente al SIG. Mantener estricta ejecución del cronograma de actividades para la actualización y aprobación de las tablas de retención y valoración documental, teniendo en cuenta que es exigida la presentación ante el Consejo Distrital de Archivos para su validación. Mantener el compromiso de la alta dirección para avanzar con la actualización, aprobación, divulgación y seguimiento a la aplicación permanente de los documentos del Sistema Integrado de Gestión y el cabal cumplimiento de la Ley 1712 de marzo 6 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública”, reglamentada por el Decreto 103 de enero 20 de 2015. Continuar con la implementación de estrategias para el uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de la normativa ambiental, disminuyendo los costos operacionales a través de los procesos de contratación. Durante el año 2014 se mantuvo el Sistema de Control Interno del Hospital y se avanzó en la actualización MECI conforme al Decreto 943 de 2014, se hace necesario mantener la ejecución del plan de acción para el cabal cumplimiento en la actualización del nuevo Modelo Estándar de Control Interno al interior del Hospital. ELABORÓ: EDGAR LÓPEZ CHAPARRO Jefe de Oficina Gestión Pública y Autocontrol 12
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