1
Programa de Gestión
Documental PGD.
Subdirección Administrativa
Grupo de Gestión Documental y Biblioteca
Compilo: Jonathan Javier Rodriguez Sichaca
2014
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
2
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ....................................................................................................................... 7
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 8
1.
OBJETIVOS ........................................................................................................................ 9
1.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................... 9
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................. 9
2.
COMITÉ DE ARCHIVO Y COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: ................... 10
3.
ALCANCE ......................................................................................................................... 10
4.
ÁMBITO DE APLICACIÓN................................................................................................ 10
5.
REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ............................................... 10
5.1 NORMATIVOS ........................................................................................................................... 10
5.2 ECONÓMICOS .......................................................................................................................... 13
5.3 ADMINISTRATIVOS .................................................................................................................. 14
5.3.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRALIZADO DEL MADR ............................ 14
5.3.2 COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CON OTRAS ÁREAS DEL MADR ................. 14
5.3.3 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DESTINADO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL .................................................................. 15
5.3.4 RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD EN LA MADR ............. 15
5.3.5 PLAN DE CAPACITACIÓN – PGD - MADR ................................................................................ 15
5.3.6 EDIFICIOS DE ARCHIVO .......................................................................................................... 16
5.4 TECNOLÓGICOS......................................................................................................................... 16
5.4.1 MEDIOS DE GENERACIÓN. ..................................................................................................... 16
5.4.2 DOTACIÓN DE UNIDADES INFORMACIÓN (HARDWARE Y SOFTWARE) ................................ 16
5.4.3 CONTENIDO, APROBACIÓN, PUBLICACIÓN Y DEMÁS ASPECTOS DEL P.G.D ......................... 16
5.4.3.1 CONTENIDO DEL P.G.D ....................................................................................................... 16
5.4.3.2 APROBACIÓN DEL PGD ....................................................................................................... 17
5.4.3.3 PUBLICACIÓN DEL PGD ....................................................................................................... 17
5.4.4 DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................... 17
5.4.5 PRESUPUESTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL MADR .......................................................... 18
5.4.6 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL MADR ......................................................................... 18
5.4.6.1 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL....................................................................... 18
3
5.4.6.2 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD ...................................................................... 18
5.4.6.3 TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD ................................................................... 18
5.4.6.4 EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)............................................................. 18
5.4.6.5 EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD (PINAR) ....................................... 19
5.4.6.6 PROGRAMA E INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ...................................... 19
5.4.6.7 INVENTARIOS DOCUMENTALES.......................................................................................... 19
5.4.6.8 MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .............. 19
5.4.6.9 BANCOS TERMINOLÓGICOS DE SERIES, SUB-SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ................. 19
5.4.6.10 REGISTRO ÚNICO DE SERIES DOCUMENTALES ................................................................. 19
5.4.6.11 MAPA DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ................................................................................................. 19
5.4.6.12 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CATEGORÍAS
ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y SEGURIDAD APLICABLES A LOS
DOCUMENTOS ................................................................................................................................ 20
5.4.6.13 ALCANCE Y COBERTURA DEL P.G.D ACORDE A SOPORTES Y MEDIOS DE REGISTRO DE
INFORMACIÓN ................................................................................................................................ 20
5.4.7 PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD ...................................................................................... 20
5.4.7.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS ............ 20
5.4.7.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES ..................................................... 21
5.4.7.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ........................................... 21
5.4.7.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS................................................................ 22
5.4.7.5 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (SISTEMAS DE
FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN). ........................................... 22
5.4.7.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRAFICOS, SONOROS, AUDIOVISUALES,
ORALES, ETC) .................................................................................................................................. 22
5.4.7.7 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL............................................................................. 22
6. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL .................... 22
6.1 PLANEACIÓN ............................................................................................................................. 23
6.2 PRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 23
6.2.1
FLUJO DEL PROCESO
...................................................................................................... 25
6.2.2
CONSIDERACIONES GENERALES ........................................................................................ 26
6.2.3
MARCO NORMATIVO ......................................................................................................... 26
4
6.2.4
6.2.4.1
6.2.5
6.2.5.1
7.
RADICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (-1) ............................................. 27
CONSIDERACIONES GENERALES COMUNICACIONES DE SALIDA (-1) .......................... 27
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS MEMORANDOS (-3)................................ 28
CONSIDERACIONES GENERALES DE MEMORANDOS (3) ............................................. 28
GESTIÓN Y TRÁMITE ...................................................................................................... 28
7.1 FLUJO DEL PROCESO (DOCUMENTOS EXTERNOS -1) ............................................................... 29
7.1.1
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO.................................................................................. 30
7.1.2 RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN. ................................................................................................. 30
7.1.3 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 30
DOCUMENTOS RECIBIDOS PERSONALMENTE. ............................................................................... 30
DOCUMENTOS RECIBIDOS POR AGENCIA DE CORREO: ................................................................. 31
7.2 CONSIDERACIONES DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................... 31
7.3 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS POR CORREO ELECTRÓNICO .................................................. 31
7.4 CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 31
7.5 RADICACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO DOCUMENTAL .............................................................. 32
7.6 PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 32
7.7 DESCRIPCIÓN DEL NÚMERO DE RADICADO DEL MADR. .......................................................... 32
7.8 DIGITALIZACIÓN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS POR EL MADR. ....................................... 33
7.8.1
8
PROCEDIMIENTO ............................................................................................................... 33
DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 33
8.1 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCION DOCUMENTAL -2) ......................................................... 34
8.2 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS INTERNOS -3) ....................................... 35
8.3 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA ENVÍO -1)............................... 36
8.3.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ..................................................................................... 37
8.3.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS (-2) ................................................................. 37
8.3.3 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 37
8.3.4 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS (-3) ................................................................. 37
8.8.1
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS (-1) ............................................................. 38
8.8.2
ENVIOS ............................................................................................................................... 38
8.3.7 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 38
5
9
TRAMITE DE DOCUMENTOS OFICIALES....................................................................... 39
9.1 FLUJO DEL PROCESO ................................................................................................................. 39
9.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ....................................................................................... 40
9.3 PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 40
9.3.1 RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE .................................................................................. 40
9.3.2 RESPUESTA DE LA SOLICITUD ................................................................................................ 40
9.3.3 TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS. ..... 41
10 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ...................................................................... 41
10.1 FLUJO DEL PROCESO ............................................................................................................... 42
10.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ...................................................................................... 43
10.3PROCEDIMIENTO ..................................................................................................................... 44
10.4FOLIACIÓN ............................................................................................................................... 45
10.5IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN ............................................................... 47
10.5.1 CARPETAS ............................................................................................................................ 47
10.5.2 CAJAS ................................................................................................................................... 48
10.5.3 ENTREGA DE ARCHIVO AL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA. .................. 49
11 CONSULTA DOCUMENTAL ............................................................................................. 50
11.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ...................................................................................... 51
11.2 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE HISTORIAS LABORALES.............................................................. 52
11.3CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 53
11.4CONSULTA Y PRÉSTAMO DE ARCHIVO .................................................................................... 53
11.5 CONSIDERACIONES GENERALES ............................................................................................. 53
12 DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................................... 54
12.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ...................................................................................... 54
12.2TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD ........................................................................... 55
12.3DEFINICIÓN .............................................................................................................................. 55
12.4OBJETIVO ................................................................................................................................. 55
12.5CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 55
12.6INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 57
ANEXOS .................................................................................................................................. 61
6
ELABORACIÓN DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................... 61
GLOSARIO............................................................................................................................... 61
7
PRESENTACIÓN
El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la gestión
documental en Colombia (Ley 594 de 2000 y su reglamentación) y a lo dispuesto en la Constitución Política de
Colombia, especialmente a lo previsto en su Artículo 15 y a las leyes y disposiciones que regulen su labor, viene
adelantando acciones encaminadas a propender por su aplicación y cumplimiento en todas sus dependencias
El alcance del Programa de Gestión Documental se establece a corto, mediano y largo plazo, buscando la
sostenibilidad del proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión y como política institucional en el
incumplimiento de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), Decreto 2609 de 2012 y demás acuerdos
reglamentarios.
8
INTRODUCCIÓN
Acerca de la importancia de los archivos, bien lo expresó la Unesco, en uno de sus documentos del Programa
de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP1:
"En primer- lugar, son como la memoria de un país y permiten a una sociedad planificar inteligentemente el
futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Los archivos registran las obligaciones y
compromisos del gobierno y constituyen una prueba de IC1S derechos y prerrogativas de los ciudadanos.
En su conjunto. Los archivos contienen una gran cantidad de información sobre /as personas, /as
organizaciones, el desarrollo social y económico, /os fenómenos naturales y los diferentes acontecimientos,
y todo ello constituye un material inapreciable de primera mano para escribir sobre todos, los aspectos de la
historia de un país. Como fuente de la historia nacional. Los archivos pueden contribuir considerablemente
a fomentar la comprensión que una nación tenga de sí misma y a crear el sentido de identidad nacional” (
Rhods, 1983)2.
Teniendo en cuenta la importancia de los documentos que generan las organizaciones, y en ámbito de lo
público la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, estableció la obligación para todas las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido
estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
Así mismo, desde el marco de la Ley General de Archivos, se define Gestión Documental3 como el "Conjunto
de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su utilización y conservación'.
Es así que un Programa de Gestión Documental4 (PGD) se entiende como un proceso archivístico
sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la. Documentación producida
y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción,
trámite, utilización y conservación.
En el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el Programa de Gestión Documental, es un mecanismo
que busca consolidar las iniciativas que desde hace el algún tiempo ha venido desarrollando con el fin de
salvaguardar sus documentos y sus archivos, velando por la Integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad
de los mismos.
1
UNESCO´s Records and Archives Management Program (RAMP)
Rhoards, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información;
estudio del RAMP, 1983.
3
Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Mejía,
Myriam et al. Bogotá, 2005
4
Ibid
2
9
En cumplimiento del Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura5, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural-MADR, ha elaborado el presente documento el cual tiene como propósito normalizar y racionalizar las
fases y procedimientos aplicados en la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos
1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
Implementar el Programa de Gestión Documental en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, resaltando la
importancia del papel de la información, de los documentos y archivos de la Administración Pública para el
funcionamiento del Ministerio.
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
5

Implementación de un programa integral de Gestión Documental al interior del Ministerio de Agricultura
y Desarrollo Rural, como una herramienta práctica para la racionalización de recursos e implementación
de sistemas de información integrales.

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la
administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación
ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los
derechos individuales y colectivos.

Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a los procesos, procedimientos y
funciones del Ministerio.

Normalizar los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante
la utilización de sistemas eficientes.

Normalizar la administración y organización de los documentos a partir de la noción de Archivo Total,
teniendo en cuenta la finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad de los
mismos.

Implementar la aplicación de herramientas archivísticas tales como la Tabla de Retención DocumentalTRD al interior del Ministerio.

Implementación de tecnología para el acceso a la información de manera confiable y rápida
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
EN: DIARIO OFICIAL. Vol. 148. No. 48647. 17, Diciembre, 2012. Pág. 187.
10
2. COMITÉ DE ARCHIVO Y COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO:
El Comité de Archivo del Ministerio y Agricultura y Desarrollo Rural se establece por Resolución 0485 de 2004 y
se modifica por Resolución 0312 de 2007, como órgano asesor interno de la Subdirección Administrativa,
responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de la gestión documental de la entidad.
El Comité de archivo fue suprimido teniendo en cuenta lo definido en el Decreto 2578 del 2012, Art. 4 y Decreto
2482 de 2012, y por Resolución número 204 de 2014 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, se crea El
Comité de Desarrollo Administrativo, quien cumplirá con las funciones del Comité interno de Archivo del Ministerio.
3. ALCANCE
En el Programa de Gestión Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, se definen
los procesos que lo componen, a través de los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión-SIG y aplica
para todos los documentos generados y recibidos en la Entidad, y que resulten del cumplimiento de las
funciones de cada una de las áreas.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente Programa de Gestión Documental, es de carácter interno y aplica para todas las dependencias del
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Y en general a las partes interesadas de la entidad (entes de control,
clientes y ciudadanía), facilitando los mecanismos de participación ciudadana.
La Subdirección Administrativa por medio del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca o quien haga sus veces,
coordinará la gestión documental como apoyo de las actividades administrativas, con base en lo previsto en las
disposiciones legales vigentes sobre la materia, manual especifico de funciones y competencias laborales, SIG y
demás normas legales vigentes, velando por el estricto cumplimiento de lo aquí expuesto
5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD
5.1 NORMATIVOS
Para que el Programa de Gestión Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural pueda ser
gestionado de manera apropiada, es necesario que se responda y cumpla con las diferentes normas proferidas
por la entidad, por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la entidad. A continuación se
señalan aquellas de carácter general que conciernen a la práctica de la gestión documental:
Constitución Política de Colombia.


Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de
la Nación”.
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,
y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y
11








rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías
consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca
la ley.
Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y
condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan
interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden
judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de
las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al
Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a
que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a
que hubiere lugar”. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,
la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones
de equidad. No habrá censura”.
Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su
ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.
Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio
arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y
son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos
cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran
tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.
Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos
que establezca la ley”.
Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer
libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos,
salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a
la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la
representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los
medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos
proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos electorales...”
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional
de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.
12








Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en
la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su
soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Ley 527 de 1999.
Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único
Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la
Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso,
las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad,
los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones
colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5.
Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve
bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o
utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no
suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes
de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda
su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o
exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.
Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas
en liquidación.
Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”
Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba
suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las
especificaciones técnicas que deban cumplirse.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en
Colombia.
13




Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías
en los archivos públicos.
Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y
1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2609 de 2012: Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y
59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión Documental.
Decreto 2578 de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional de
Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.
Artículo 26 “PARAGRAFO PRIMERO. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en
sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas
bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas
reglamentarias, Previa coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”.
5.2 ECONÓMICOS
Hace relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción
de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos
destinados para la gestión documental, para ello la Entidad a través del presupuesto anual asigna una partida
presupuestal para el desarrollo del Programa de Gestión Documental. Estos recursos son gestionados por
la Subdirección Administrativa con el fin de la implementar el presente Programa de Gestión Documental.
La adopción de estrategias orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso de las TIC´s y la
construcción de indicadores como elementos de medición, monitoreo y seguimiento, tendrán en cuenta
algunos ejes para ser abordados, como los siguientes:
El impacto que tendrá dentro del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, la estrategia de Cero
Papel en la Administración Pública.


El impacto que tendrá dentro del MADR, la estrategia de Gobierno en Línea - GEL.
Construcción de indicadores que señalen el impacto generado por las medidas adoptadas en la
reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites basados en papel por
trámites y procedimientos electrónicos.
Igualmente, se tendrán en cuenta los requerimientos económicos del PGD, el cual estará determinado por el
monto de los bienes y servicios destinados directamente por cada vigencia fiscal a la gestión documental del
MADR, el que a su vez, deberá responder y apuntar al Plan Estratégico, por ello se hace fundamental alinear
el PGD con el Plan Estratégico del Ministerio. Dado el carácter transversal de algunas actividades, que se
señalan en el PGD y que pueden coincidir con las formuladas con otras referidas en otros planes, como el
Plan de Acción, el GEL o Cero Papel, la cuantificación de los recursos se irá consolidando.
14
5.3 ADMINISTRATIVOS
Se contemplan las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la
transparencia, simplificación de trámites y eficiencia de la administración6.
Dentro de los ejes administrativos del PGD, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
5.3.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRALIZADO DEL MADR
El Programa de Archivo, estará orientado para el caso del MADR, a la institucionalización del Archivo
Centralizado, como una nueva instancia de gestión documental.
5.3.2 COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CON OTRAS ÁREAS DEL MADR
Por el carácter transversal del Macroproceso Gestión de Apoyo Logístico e Infraestructura, la Subdirección
Administrativa, por intermedio del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, será el responsable en el MADR
de liderar y coordinar lo relacionado a los diferentes aspectos y componentes, demandando de las dependencias
la participación pertinente.
Este requerimiento administrativo, de trabajo con el concurso de las demás dependencias del MADR, busca hacer
realidad y materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental, definidos en el Artículo 5
del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes:
k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados
regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.
l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la
información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el
cumplimiento de la misión de estos.
m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del
personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.
n) Modernización. La alta gerencia del MADR, junto con la Subdirección Administrativa – Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la
aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello
en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
6
COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 13
15
5.3.3 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DESTINADO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
Este requisito de tipo requerimiento administrativo, está dirigido a la gestión del talento humano, con destinación
permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión documental dentro del MADR. Responderá a lo planteado
en el Artículo 16, de la Ley 594 de 2.0007 ; y teniendo en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609 del
20128, será la Subdirección Administrativa, a través del Grupo de Gestión Documental, la responsable
institucional de coordinar la gestión documental.
5.3.4 RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD EN LA
MADR
Requerimiento administrativo, orientado a definir el grupo especial9 que dentro del MADR, será responsable del
Programa de Gestión Documental.

Funcionarios y contratistas: Profesionales en ciencias de la información – Responsables de formular,
publicar, capacitar, liderar la implementación y seguimiento del PGD

Funcionarios Oficina de Control Interno10: Funcionarios que actuarán en coordinación con los
funcionarios del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, en las labores de implementación y
seguimiento del PGD
5.3.5 PLAN DE CAPACITACIÓN – PGD - MADR
Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro del MADR en el marco de los planes anuales
de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes
servidores del MADR, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la gestión
documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoría de información y
manejo de procesos.
El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural dará cumplimiento a lo definido en el Artículo 14. Decreto 2609 de
2012. Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán
incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo
del PGD, a los funcionarios y contratistas de los diferentes niveles de la entidad.
7
8
9
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de 2000. Óp. Cit. Pág. 7.
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, Óp. Cit., p. 3.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1409. Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de
Ética y otras disposiciones. EN: DIARIO OFICIAL. Volumen 165. No. 47817. 30, AGOSTO, 2010. PAG. 1.
10
COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 16
16
5.3.6 EDIFICIOS DE ARCHIVO
a) Edificios e Instalaciones de Archivo. Están orientados para que las instalaciones inmuebles propios o
de terceros, que el Ministerio, destine para depósito, almacenamiento y consulta de documentos,
responda a lo solicitado en el Capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Acuerdo AGN No. 007 de
199411 de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de 200012.
b) Servicios de apoyo logístico. A nivel institucional se deberán proveer los apoyos de tipo logístico, como
la disponibilidad de medios de transporte y demás servicios de comunicación.
5.4 TECNOLÓGICOS
5.4.1 MEDIOS DE GENERACIÓN.
Las líneas de acción del Programa de Gestión Documental del Ministerio, estarán orientadas a incluir,
verificar y validar que el componente tecnológico, permita una gestión documental eficiente dentro del MADR,
teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en diversos medios y formatos, y que
está alojada en los diversos sistemas de información del MADR, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Universalidad: Tendrá en cuenta la totalidad de las formas que generación de documentos institucionales
generados en el MADR por diferentes medios y sistemas, desde los físicos (análogos), hasta los electrónicos.
De los documentos institucionales, reflejará los sistemas de organización y conservación de los mismos.
5.4.2 DOTACIÓN DE UNIDADES INFORMACIÓN (HARDWARE Y SOFTWARE)
Incorporan las condiciones de uso y consulta de los documentos, independientemente de los formatos o
condiciones en las que se generaron.
5.4.3 CONTENIDO, APROBACIÓN, PUBLICACIÓN Y DEMÁS ASPECTOS DEL P.G.D
5.4.3.1 CONTENIDO DEL P.G.D
Responderá al Anexo Programa de Gestión Documental, definido en el Artículo 13 del Decreto 2609 de 2012
y a los elementos adicionales, que la gestión documental del MADR amerite incluir
11
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, Óp. Cit., p. 8
12
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 07 de 1.994. Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos.
17
5.4.3.2 APROBACIÓN DEL PGD
Deberá ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo del MADR
5.4.3.3 PUBLICACIÓN DEL PGD
Una vez elaborado y aprobado, este se publicará en la página WEB del MADR, siguiendo la siguiente ruta:
Cumpliendo con lo estipulado en el Artículo 12 del Decreto 2609 de 2012 y con el Manual de Gobierno el
Línea-GEL, Versión 3.1., Anexo No.2, información mínima a publica, del Manual13, se señala que las
entidades deben publicar en el apartado de “Planeación, Gestión y Control”, en un link denominado Informe
de Archivo, las Tablas de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
5.4.4 DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La política de Gestión Documental del MADR se dirige a gestionar la información institucional tanto física
como electrónica, la adopción de estándares para la información en cualquier soporte; al uso de
metodologías para la creación, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información. La
implementación del PGD y la cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas, otros
programas y sistemas a fines, y los productores de la información.
Gestión de la información física y electrónica.
El MADR adoptará modelos de gestión para la información física y electrónica, nacionales o internacionales
homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC.
Estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
El MADR adoptará estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, nacionales o internacionales
homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC.
Metodología general.
El MADR analizará e identificará y aplicará las mejores prácticas en la creación, uso, mantenimiento, retención,
acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
Programa de gestión de información y documentos – P.G.D.
13
COLOMBIA. Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Manual para la implementación de la Estrategia de
Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. [En línea]. Encontrado en:
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf. Anexo 2 pág. 80
18
El MADR diseñará e implementará el Programa de Gestión Documental - PGD como una estructura normalizada
y herramienta de planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo, debidamente soportado en diagnósticos,
cronograma de implementación y recursos presupuestales.
Cooperación, articulación y coordinación
El MADR fomentará la cooperación, articulación y coordinación permanente entre la Oficina de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, Grupo del Sistema Integrado de
Gestión, los productores de la información, que permitan mejorar y complementar la gestión documental.
5.4.5 PRESUPUESTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL MADR
5.4.6 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL MADR
En este apartado se orienta a señalar los instrumentos archivísticos, definidos en el artículo 8 del Decreto 2609
de 2012. Igualmente, se incorpora otros instrumentos archivísticos, que en el desarrollo de los Decretos 2482,
2578 y 2609 de 2012, así como lo contemplado en la reglamentación de estos decretos a través de los Acuerdos
AGN 003, 004 y 005 de 2013, Normas Técnicas Colombianas, Circulares AGN, Políticas Publicas y estrategias
gubernamentales que imponga una gestión documental más eficiente como Gobierno en Línea – GEL y Cero
Papel en la Administración Publica. Los instrumentos previstos inicialmente serán los siguientes:
5.4.6.1 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Literal a), Artículo 8, D. 2609/2012.
5.4.6.2 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD
La Tabla de Retención Documental (TRD), Literal b), Artículo 8, D. 2609/2012; Acuerdo AGN No. 004 de 2013.
5.4.6.3 TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD
Si bien la Tabla de Valoración Documental (TVD), no se señala en ninguno de los literales del Artículo 8, D.
2609/2012; para el caso del MADR, al contar con documentación que clasifica dentro de la categoría de Fondo
Acumulado, se requiere la elaboración de este instrumento archivístico, como una de las herramientas de
aplicación14
5.4.6.4 EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)
Instrumento, que es el propósito del presente documento.
14
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 002 de 2004 y Acuerdo 004 de 2013
19
5.4.6.5 EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD (PINAR)
Recoge las acciones en materia de gestión documental, es decir las acciones a corto plazo, que se ejecutará por
el MADR a través de la Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca en la vigencia
2015, las cuales se reflejarán en el Plan Institucional de Archivos PINAR del MADR
5.4.6.6 PROGRAMA E INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Programa e Instrumentos de Descripción Documental MADR, Artículo 11, Acuerdo AGN No. 005 de 2013, tal
como se especifica en el Capítulo 4, del Acuerdo AGN 005 artículos del No. 11 al No. 19
5.4.6.7 INVENTARIOS DOCUMENTALES
El Inventario Documental, Literal e), Artículo 8, D. 2609/2012, como se contempla en el Literal a) Art. 18 del
Acuerdo AGN No. 005.
5.4.6.8 MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Este instrumento archivístico se desarrollará dentro del Programa de Gestión de documentos electrónicos MADR,
señalado como acción en el presente PGD, en el numeral 8.1.7.3, de Programas Específicos.
5.4.6.9 BANCOS
DOCUMENTALES
TERMINOLÓGICOS
DE
SERIES,
SUB-SERIES
Y
TIPOS
Los bancos terminológicos de Series y Sub-series y tipos documentales, Literal g), Artículo 8, D. 2609/2012.
5.4.6.10 REGISTRO ÚNICO DE SERIES DOCUMENTALES
Registro Único de Series Documentales, Numeral 4, Articulo 16, Decreto 2578/2012; Literal b), Artículos 10, 18,
Acuerdo AGN No. 004 de 2013.
5.4.6.11 MAPA DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS
FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de
la entidad, Literal h), Artículo 8, D. 2609/2012
20
5.4.6.12 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE
CATEGORÍAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y
SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS
Este instrumento archivístico, igualmente se desarrollará y hará parte del Programa de Gestión de documentos
electrónicos CGR, señalado como acción en el presente PGD, en el numeral 8.1.7.3, de Programas Específicos.
5.4.6.13 ALCANCE Y COBERTURA DEL P.G.D ACORDE A SOPORTES Y MEDIOS DE
REGISTRO DE INFORMACIÓN
En la formulación, diseño, implementación del PGD y de los Programas Específicos que lo componen, se tendrá,
como ámbito de cobertura la información generada, registrada y contenida por las dependencias del MADR en
los siguientes soportes y medio:
a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
c) Sistemas de Información Corporativos
d) Sistemas de Trabajo Colaborativo
e) Sistemas de Administración de Documentos.
f) Sistemas de Mensajería Electrónica.
g) Portales, Intranet y Extranet.
h) Sistemas de Bases de Datos.
i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital),
etc.
j) Cintas y medios de soporte (backup o contingencia).
k) Uso de tecnologías en la nube.
5.4.7 PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD
5.4.7.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS
ELECTRÓNICOS
El Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, buscará a partir del inventario de sistemas
de información de la CGR que se tenga, contar con el inventario de los tipos documentales generados en formato
electrónico, como información básica tendiente a:




Determinar el sistema o herramienta tecnológica donde nace o se origina.
La frecuencia volumen y características.
Si además del soporte electrónico, también se genera en medio análogo.
Si está contemplado en el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC), tipo de
proceso, frecuencia de generación y codificación en el SIGCC.
21





Si está definido en las TRD como tipo documental, de qué serie o Subserie.
Puntos de acceso.
Frecuencia de consulta.
Medios de conservación y preservación.
Formas de consulta a futuro.
Se tendrán como criterios de producción o conservación, los generados en los medios previstos en el Artículo 2,
Decreto 2609 de 2012.
5.4.7.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
El Programa de Documentos Vitales o Esenciales del MADR, estará orientado a definir, identificar, caracterizar,
los documentos institucionales que ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos físicos,
biológicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia, gestión y
continuidad del MADR a futuro, mediante la formulación de políticas, metodologías, responsabilidades tendientes
a garantizar la protección necesaria de los mismos.
El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la CGR, estará orientado a:
Proteger los documentos vitales de la destrucción total o parcial, ante desastres ocasionados por efectos físicos,
biológicos o humanos.
5.4.7.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos, está orientado a garantizar una eficiente y técnica gestión
de documentos electrónicos en el MADR a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que incluye entre
otros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales
garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de
expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías tipo
de Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA, que incluyan el manejo de formas y
formularios electrónicos. Se deberán tener en cuenta los estándares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y
los ajustes a nivel de Acuerdos AGN, Guías AGN MinTic, Normas Técnicas Colombianas, Normas ISO, la
Estrategia de Gobierno en Línea – GEL.
Se tendrá en cuenta lo atinente a las políticas y lineamientos que desarrolle el Sistema Nacional de Archivos
Electrónicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de Archivos.
a) Meta: Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.
b) Recursos:
- Firmas y certificados electrónicos
- Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA
c) Articulación: Plan estratégico de tecnología (PETI), Plan Institucional de Capacitación
22
5.4.7.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
Estará orientado para el caso del MADR, a la institucionalización del Archivo Centralizado, como una nueva
instancia de gestión documental.
5.4.7.5 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (SISTEMAS
DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN).
El programa de reprografía del MADR debe incluir los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización de
documentos que forman parte del acervo documental de la entidad, a nivel de los archivos de gestión, centralizado
y Central.
Estará determinado por la conservación y preservación de las series misionales y de valor histórico que genera
el MADR
Meta: Diseñar e implementar el Programa de Reprografía.
Recursos: 1 Ingeniero de sistemas, 1 Restaurador, 1 Bibliotecólogo Archivista.
Articulación: Plan estratégico de tecnología (PETI), Plan Institucional de
Capacitación.
5.4.7.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRAFICOS, SONOROS,
AUDIOVISUALES, ORALES, ETC)
El Programa de documentos especiales del MADR estará orientado a definir estándares de los documentos en
diversos formatos que ha generado a lo largo de su historia el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y que
viene generando actualmente el MADR, con el fin de garantizar la conservación y preservación de sus contenidos,
acudiendo a procesos técnicos como la migración a otros formatos, en aras de garantizar la lectura, consulta y
uso
5.4.7.7 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL.
El Programa en materia de gestión documental, está orientado a que el Grupo de Gestión Documental en trabajo
coordinado con las otras áreas que intervienen en la implementación del PGD, capaciten, midan y evalúen la
consecución de las metas y objetivos de cada uno de los aspectos del PGD.
6. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
Esta parte del Programa de Gestión Documental-PGD debe contener las orientaciones de carácter
administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, formuladas por el Ministerio de Agricultura
y Desarrollo Rural-MADR a través de la Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y
Biblioteca, dirigidas para que cada uno de los procesos de la gestión documental, se desarrolle ajustándose
a los principios a) planeación; b) eficiencia; c) economía; d) control y seguimiento; e) oportunidad; f)
23
transparencia; g) disponibilidad; h) agrupación; i) vínculo archivístico; j) protección del medio ambiente, k)
autoevaluación, l) coordinación y acceso, m) cultura archivística, n) modernización, o) interoperabilidad, p)
orientación al ciudadano, q) neutralidad tecnológica y r) protección de la información y los datos.
6.1 PLANEACIÓN
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad,
en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión
documental.
La aplicación del proceso de gestión documental de Planeación al interior del Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, la Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, formulará, establecerá,
documentará, implementará y mantendrá la política de gestión documental del Ministerio ajustada a la legislación,
especificaciones técnicas, administrativas, tecnológicas, buenas prácticas y políticas públicas en materia de
gestión documental.
El desarrollo u Operativización del Proceso de Gestión Documental de Planeación en el Ministerio de Agricultura
y Desarrollo Rural, se contemplará a través del presente Programa de Gestión Documental, el cual será formulado
en los términos del Decreto 2609 de 2012 y demás directrices definidas por el Gobierno Nacional, su elaboración
estará a cargo de la Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, responsable de su
orientación y seguimiento. Su aprobación se hará por parte del Comité de Desarrollo Administrativo del MADR y
para su implementación, la Subdirección Administrativa contará con la participación de la Oficina de Control
Interno de la MADR
El Programa de Gestión Documental, tiene como requisitos y metodología de elaboración los siguientes principios
y aspectos, que rigen la gestión documental en el MADR
6.2 PRODUCCIÓN
Desde el punto de vista legal, el Literal a), del Artículo 9, del Decreto 2609 de 2012, define el proceso de Producción
como:
a) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso,
formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados
esperados15
Técnicamente, la Guía para la implementación de un PGD16, lo define como “Generación de documentos de las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.”
15
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, Óp. Cit., p. 7.
16
COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 17.
24
Desde el punto de vista del principio de la eficiencia, el PGD, estará orientado a que en el MADR, la producción
documental, permita que solo se generen los documentos que son necesarios para el cumplimiento de sus
funciones y que estos estén reflejados en cada uno de los procesos que hagan parte del Sistema Integrado de
Gestión-SIG, para lo cual El Grupo de Gestión Documental y Biblioteca orientará, documentará, participará,
asesorará y acompañará a las áreas en la documentación del proceso de producción documental, en el cual se
tendrán en cuenta las diversos tipos de producción documental, el cual se regirá por la racionalización de su
producción (tanto análogos como electrónicos); Sensibilizar y generar buenos hábitos frente al uso del papel;
Fomentar el modelo de Cero Papel en la Administración Publica contribuyendo a pasar de un modelo de trámites
y procedimientos basados en papel a un Ministerio con trámites y procedimientos electrónicos.
Desde el punto de vista del principio de Economía y lo formal, la producción documental, propenderá por el uso
de la imagen corporativa, conservando los datos identifica torios institucionales definidos, en cuanto a logos y pie
de página adoptados, usando primordialmente los colores blanco y negro, buscando de esta forma ahorros en
los diferentes procesos de la gestión documental.
El proceso de gestión documental de producción, desde el principio de la protección del medio ambiente, estará
orientado a evitar la generación de documentos impresos en papel dado el proceso de longevidad de ese medio
como registro de información, cuando por exigencias de tipo legal, técnico o administrativo no sea requerido
La operativización del proceso de gestión documental de producción implicará:
6.2.1Implementación del PGD
Formulación, aprobación, publicación, implementación del PGD, debe contemplar las siguientes acciones:
 Actualización del Programa de Gestión Documental para incluir archivos físicos y documento electrónico
de archivo según la normatividad vigente
 Definición de un modelo de requisitos para documentos electrónicos de archivo según la normatividad
vigente
25
6.2.1 FLUJO DEL PROCESO
INICIO
La Dependencia identifica, elige y
elabora el documento
Consultar:
Numerales PGD (1.1), Consideraciones generales de la
producción documental oficial del MADR.
NO
¿Conoce las
directrices para su
elaboración?
SI
La Dependencia hace uso de los medios de elaboración, registro,
impresión y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magnético,
electrónico)
Se realiza; proyección documental, radicación mediante la plataforma
ORFEO, Impresión de copias establecidas, Firma del comunicado y Envío
oficial mediante la empresa establecida.
NO
Aplica el procedimiento de Radicación de salida Numerales
(1.3 y 1.31) “Radicación de comunicaciones oficiales de
salida (-1)”
¿El documento
es Interno (3)?
SI
Aplica el procedimiento de Radicación de Memorandos
Numerales PGD (1.4 y 1.4.1) “Radicación de
comunicaciones oficiales Interna (-3)”
FIN
26
6.2.2 CONSIDERACIONES GENERALES






En la Radicación del documento se debe tener presente que es de suma importancia que los datos
que se cargan a ORFEO sean los mismos que se encuentran en la correspondencia física.
Si el documento lleva anexos, se debe especificar en la parte inferior del documento proyectado,
anexarlos en forma física y especificar en ORFEO (descripción anexos) que es lo que esta anexado.
El tipo de letra a utilizar es Arial/12 y ya viene predeterminado en el formato de comunicaciones
oficiales
La impresión debe realizarse por ambas caras y es de carácter obligatorio por políticas de uso
racional del papel.
El tipo de papel y los tamaños, son los establecidos por la entidad, las impresoras del MADR son
cargadas de manera frecuente con estas características.
En caso de radicar y no utilizar el número de radicación, se deberá solicitar la anulación del mismo
mediante la plataforma ORFEO, informando al Grupo de Gestión Documental, quien procederá
realizar la respectiva acta de anulación.
6.2.3 MARCO NORMATIVO

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos
públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio
Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios
para el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
 Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables
27

Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio

Decreto 2150 de 1995
Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
 Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro-puntas o esferos de tinta húmeda.

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90
mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”
6.2.4 RADICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (-1)
Asignación por ORFEO de un número de consecutivo a las comunicaciones oficiales emitidas por el MADR,
bajo las condiciones y formatos establecidos para este proceso.
6.2.4.1
CONSIDERACIONES GENERALES COMUNICACIONES DE SALIDA (-1)

En la generación de documentos de salida, la dependencia al momento de proyectar el documento,
deberá verificar los datos del destinatario, para que la entrega de las comunicaciones oficiales sea más
efectiva y así evitar devoluciones por parte del operador de correos que presta el servicio.

Se recomienda marcar los sobres con el cargo de la persona, en lugar del nombre, ya que por los
constantes cambios en el personal, son frecuentes las devoluciones con motivo “destinatario
desconocido”.

Se debe imprimir original y dos copias:
La primera para el destinatario, la cual debe ir en sobre abierto para que el funcionario encargado del
despacho de la documentación, verifique el contenido del sobre.
28
La segunda copia para el consecutivo de comunicaciones oficiales de salida, el cual es custodiado y
conformado por el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca.
La tercera para la dependencia que emite la respuesta y deberá ser archivada en el respectivo expediente.

Cuando la comunicación de salida es respuesta a un radicado de entrada (-2), se debe realizar como
anexo para crear vínculo entre la comunicación de entrada (-2) y la radicación de salida (-1)
6.2.5 RADICACIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS MEMORANDOS (-3)
Asignación en ORFEO de un número de consecutivo a las comunicaciones oficiales internas emitidas por el
MADR, bajo las condiciones y formatos establecidos para este proceso.
6.2.5.1

CONSIDERACIONES GENERALES DE MEMORANDOS (3)
Al generar el Memorando se deberá verificar los datos de la persona a la cual se le está remitiendo la
comunicación:
 Nombre del Funcionario
 Dependencia



Se debe tener en cuenta que los Memorandos (-3) solo son remitidos y destinados por los Jefes de las
dependencias o grupos.
Una vez producido el Memorando en los formatos y las condiciones establecidas por el MADR (1.1.
Consideraciones generales), se debe imprimir un solo original, que será entregado a la dependencia
correspondiente, con sus respectivos anexos y reasignado por ORFEO en PDF o TIF, se utilizará para
el entrega el formato (“Entrega de memorandos V.1” )
La dependencia que recibe el memorando, le asignará el respectivo expediente virtual para su posterior
archivo, indicando en la observación que recibió a satisfacción
7. GESTIÓN Y TRÁMITE
Conjunto de actividades que incluyen la verificación, recepción, radicación, direccionamiento y digitalización
de los documentos que lleguen o ingresen por el área de correspondencia al Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, ya sea de manera personal, correo postal, correo electrónico y pagina web.
29
7.1 FLUJO DEL PROCESO (DOCUMENTOS EXTERNOS -1)
INICIO
El Grupo de Gestión Documental Recibe los documentos
externos por los diferentes medios, Ver Numeral PDG (2.3 y 2.4).
¿El Documento es
competencia de la
entidad?
NO
La Dependencia devuelve el documento al
remitente o lo redirecciona a la entidad
competente, dejando constancia mediante
comunicación oficial escrita informando al
remitente sobre el redireccionamiento.
SI
El Grupo De Gestión Documental recibe la documentación, verifica que el documento este dirigido al MADR, si los
documentos son enviados por agencia de correo se verifica que el destinatario en la planilla o guía corresponda a los
sobres recibidos, se Impone el sello oficial del MADR indicando fecha, hora y cantidad de folios de dicha comunicación,
en el caso de recepcionar de manera personal, solicitar al usuario que indique en la primera página la cantidad de folios
y sus anexos (CD’s, folletos, libros, revistas, etc…), Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre
del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina
de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. Ver Numeral PGD (2.3.1)
El Grupo de Gestión Documental realiza una verificación de la documentación excluyendo todo lo que se catalogue
como no oficial o de carácter informativo al igual que las invitaciones, Agradecimientos, revistas, Boletines
promocionales, etc... y será relacionado en el Formato de entrega de correspondencia. Ver Numeral PGD (2.3.2.)
El Grupo de Gestión Documental realiza la Clasificación de las comunicaciones según su orden jerárquico de
importancia, Verifica que a comunicación no haya llegado con anterioridad, llena el formulario de destinatario en la
plataforma ORFEO teniendo en cuenta, Nombre, Apellido, Dirección, Municipio, Dpto. Se debe hacer una descripción
del asunto y sus anexos, posteriormente se direcciona a la dependencia competente y se imprime rotulo que será la
descripción del documento en su ciclo vital. Ver Numeral PGD (2.5.1)
El Grupo de Gestión Documental realiza la digitalización de los radicados de entrada (2), teniendo en cuenta la calidad de la imagen, el sentido de lectura, sin dejar hojas en
blanco. Después de culminar la digitalización de todos los documentos del día se realiza
un listado de chequeo verificando que no falte ningún documento por imagen y se
organizan las carpetas de forma consecutiva para su posterior distribución.
FIN
30
7.1.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.
Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla
única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
7.1.2 RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN.
Recibir la documentación verificar y controlar la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica, al igual que los documentos estén completos y que correspondan a lo anunciado,
para efectos de su radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
7.1.3 PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS RECIBIDOS PERSONALMENTE.




El funcionario que recibe la correspondencia verifica que el documento este dirigido a la entidad.
Si el documento no se encuentra foliado, se solicitará al Usuario que realice la foliación del
documento e indique sus anexos (CD’s, folletos, libros, revistas, etc…), si el usuario insiste en no
foliar, se dejará constancia en el documento original y la copia (Entrega del documento sin
foliación).
Se genera número de radicado y se le pone tanto al original como a la copia del documento. Si el
usuario no trae copia se le debe indicar que es necesaria, para la constancia de entrega del
documento.
Se le informa al usuario que puede hacer seguimiento a su petición, ingresando por la página
www.minagricultura.gov.co, en la opción Atención al ciudadano/Consulte su solicitud, digitando el
número de radicado.
31
DOCUMENTOS RECIBIDOS POR AGENCIA DE CORREO:
1. En el caso de los operadores de correo que traen masivos de correspondencia, se les recibí y se
les coloca el sello de recibido con su respectiva fecha
 Se verifica que el destinatario en la planilla o guía corresponda a los sobres recibidos y se coloca
sello en la guía con fecha y hora.
 Se realiza apertura de los sobres y encarpetado.
 Impone el sello oficial del MADR al documento indicando fecha, hora, cantidad de folios de dicha
comunicación y anexos del documento.
 Hacer entrega de los comunicados ya foliados y con el sello correspondiente a los encargados de
la radicación dejando como prioridad tutelas, solicitudes del congreso y derechos de petición, por
sus tiempos de respuesta, el resto en orden de llegada
7.2 CONSIDERACIONES DEL PROCEDIMIENTO




Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada continua.
Es necesario recordar que NO todo documento debe ser radicado ya que lo catalogado como
informativo (no oficial), será entregado a la dependencia de manera personal, diligenciando para
esto el formato de entrega de correspondencia, en el que se relacionará la documentación
entregada, por ejemplo todo lo relacionado con; invitaciones, Agradecimientos, revistas, Boletines
promocionales, etc… (Ver Artículo segundo / ACUERDO No 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001).
Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables
de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
Cuando la comunicación no contenga un oficio remisorio, se deberá dejar la portada del sobre como
remisorio y direccionarla según su contenido a la dependencia competente.
7.3 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS POR CORREO ELECTRÓNICO
El
funcionario
que
administra
el
correo
electrónico
institucional
[email protected] verifica si los mensajes son documentos a radicar, realiza
la impresión y encarpetado para su posterior radicación y digitalización, en caso de que el correo
electrónico contenga anexos, estos se cargaran a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo y
quedaran como archivos adjuntos al número de radicado.
7.4 CONSIDERACIONES GENERALES
32
El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural cuenta con un correo electrónico para la recepción de
comunicaciones electrónicas (gestió[email protected]), al cual se deberán remitir
todos los correos que sean de carácter oficial, para que el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca
los radique por medio de nuestro aplicativo Orfeo.
7.5 RADICACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO DOCUMENTAL
Asignación de un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de la radicación
del documento.
7.6 PROCEDIMIENTO
1. Clasificar las comunicaciones según su orden jerárquico de importancia.
2. Realizar una consulta previa en el sistema para verificar que la comunicación no haya llegado con
anterioridad, si ya se ha recibido se le colocara el mismo número de radicado y se indicara que es
una copia.
3. Llenar el formulario Orfeo teniendo en cuenta los campos obligatorios, los cuales son; Dirección,
Nombre, Apellido, Dirección, Municipio y Dpto.
4. Describir el contenido del documento en un asunto corto y claro con el que se identificara el tema
del documento.
5. En el caso de traer anexos se anotara en el campo “anexo” del formulario ORFEO la descripción de
lo que adjunta el documento (CD’s, folletos, libros, revistas, etc…).
6. Direccionar el documento a la dependencia correspondiente.
7. Después de que el sistema asigna un número de radicado, se imprime el stiker correspondiente que
será colocado en el documento sin tapar ningún tipo de información.
7.7 DESCRIPCIÓN DEL NÚMERO DE RADICADO DEL MADR.
El Ministerio De Agricultura y Desarrollo Rural maneja la radicación de los documentos
identificándola con un número compuesto por 14 dígitos, establecidos de la siguiente manera:
a) Los cuatro primeros dígitos corresponden al año en el que se radico el documento (2013,
2014,2015…)
33
b) Los siguientes tres dígitos corresponden al código de la dependencia que radico dicha
comunicación (100, 200, 300, 313,340…)
c) Los seis siguientes dígitos corresponden al consecutivo asignado por el sistema.
d) El ultimo digito corresponde al tipo documental el cual nos identifica si el documentos es; una
respuesta o salida (-1), una entrada o documento recibido (-2) y un comunicado interno o
memorando (-3).
7.8 DIGITALIZACIÓN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS POR EL MADR.
Este procedimiento consiste en asignar una imagen (.TIF) al documento ya radicado con el fin de
que funcionario pueda tener acceso a la información del documento de manera rápida y oportuna.
7.8.1 PROCEDIMIENTO
1. El funcionario realiza la digitalización haciendo uso de la herramienta ORFEO SCAN donde realiza
la búsqueda del documento por el número de radicado al cual se le asignara la imagen.
2. Se digitaliza el documento y se realiza una revisión de calidad de imagen, eliminando manchas y
hojas blancas que el scanner no logre eliminar.
3. Se realiza el envío de la imagen.
4. Al terminar la digitalización del total de los documento se debe ordenar de manera consecutiva y de
forma ascendente todas las carpetas para su posterior entrega.
8 DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL
Actividad tendiente a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario de manera oportuna,
garantizando la satisfacción del usuario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior
y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de la distribución de los documentos.
34
8.1 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCION DOCUMENTAL -2)
INICIO
El Grupo de Gestión Documental y Correspondencia realiza un listado
de las comunicaciones radicadas del día anterior, con el fin de identificar
la dependencia a la cual fue direccionada el radicado y poder realizar la
distribución.
NO
Consultar
el
Numeral
PGD
“DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL”
¿Conoce la directriz
para la distribución?
No
(3.3)
SI
El Grupo de Gestión Documental garantiza la entrega de la documentación
a diario.
NO
¿Es competencia de
la Dependencia?
Se remite a la dependencia competente en el
menor tiempo posible teniendo en cuenta que el
MADR tiene un tiempo estipulado para emitir
respuesta.
SI
La Dependencia receptora firma la constancia de
recibido a satisfacción.
FIN
35
8.2 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS INTERNOS -3)
INICIO
¿Conoce la directriz para
la distribución de
documentos Internos?
NO
SI
Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a
la dependencia destinataria de manera virtual y física dejando constancia
en el formato de entrega de Memorandos.
La Dependencia receptora firma la constancia de
recibido a satisfacción. Ver Numeral PGD (3.4)
FIN
Consultar el Numeral PGD No (3.4)
“DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL (interna -3)”
36
8.3 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA ENVÍO -1)
INICIO
La Dependencia productora remite la documentación a enviar al Grupo de Gestión
Documental para su verificación y distribución postal, garantizando la pronta y oportuna
entrega de la Documentación oficial del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
NO
¿Conoce la directriz
para Envíos (-1)?
Consultar el Numeral PGD No (3.5)
“DISTRIBUCIÓN
DOCUMENTAL
(Envíos)”
SI
El Grupo de Gestión Documental puntea los documentos a enviar, verifica los datos, Firmas y sus anexos para
así realizar la entrega a la empresa de servicios postales que realiza la respectiva distribución. Ver Numeral PGD
(3.5.2.)
NO
Se hace devolución a la dependencia productora
para que realice la respectiva corrección.
¿El Documento
cumple requisitos?
SI
El Funcionario encargado separa los
documentos teniendo en cuenta el tipo de
envíos
que
se
realizara;
Certificado,
PostExpress, Normal, Internacional y Al día
El Grupo de Gestión Documental hace constar
a la dependencia productora con que numero de
guía se despachan los envíos para que puedan
hacer el respectivo seguimiento.
FIN
El Grupo de Gestión Documental realiza la
indexación de la información al sistema
(SIPOST), el cual nos genera un número de
orden con el cual se despacha la
documentación.
El Grupo de Gestión Documental realiza la
indexación de la información al sistema
(SIPOST), el cual nos genera un número de
orden con el cual se despacha la
documentación.
37
8.3.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
8.3.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS (-2)
La distribución de los documentos externos (-2) que llegan al Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, es realizada a diario por el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca en las horas de la
mañana, en caso de TUTELAS o documentos de carácter urgente se avisa telefónicamente para que
sean recogidos a la mayor brevedad posible.
8.3.3 PROCEDIMIENTO
1. El funcionario encargado del procedimiento realiza un listado de las comunicaciones radicadas el
día anterior, con el fin de poder identificar a que dependencia pertenece.
2. Una vez radicadas y digitalizadas las comunicaciones, el funcionario encargado de la distribución
las separa teniendo en cuenta el listado de radicación previamente impreso.
3. Cuando se tienen separados los documentos por dependencia, el funcionario procede a llevar a cada
grupo los físicos de sus comunicaciones.
4. En los casos en que la Dependencia solicita un documento de carácter urgente, puede acercarse a
la oficina de correspondencia, donde se le hará entrega del documento personalmente diligenciando
el Formato de registro de correspondencia para entrega directa de comunicaciones oficiales
(FORMATO ENTREGA DE CORRESPONDENCIA).
8.3.4 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS (-3)
Las comunicaciones oficiales internas o Memorandos (-3), deben ser reasignadas virtualmente a la
bandeja de la dependencia destino, a su vez que se realiza su entrega física con los respectivos
anexos. Para el control de entrega de comunicaciones oficiales internas se debe utilizar (FORMATO
DE ENTREGA DE MEMORANDOS).
38
8.8.1 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS (-1)
Las comunicaciones oficiales a enviar (-1), son reasignadas al funcionario competente virtualmente
por el Jefe de la dependencia para que se realice el trámite correspondiente y sea enviada al
destinatario correspondiente.
8.8.2 ENVIOS
Conjunto de actividades con la que el funcionario encargado del procedimiento establece un tipo de envío
para la documentación generada por el MADR y de esta forma la entidad garantice la entrega pronta y
oportuna de la información a los usuarios.
El despacho de las comunicaciones oficiales se realiza por medio del Grupo de Gestión Documental y
Biblioteca únicamente, la cual realiza la verificación de los datos de destino y posteriormente entrega a la
empresa encargada de la distribución postal (SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72), la cual
dependiendo de la distancia y el lugar realizara la entrega en los tiempos establecidos, certificando su
recibido.
8.3.7 PROCEDIMIENTO







Punteo de los documentos que entregan las dependencias para su trámite de envío.
Revisión en el sistema del número de radicado y que este cuente con imagen cargada.
Clasificación de correspondencia por tipo de envío a realizar (Certificado, Post Express, Normal, al
día, Internacional).
Clasificación de correspondencia por ubicación geográfica del destinatario.
o LOCAL= Cobertura de Bogotá dentro del casco urbano.
o NACIONAL= Demás ciudades del país.
o INTERNACIONAL= Demás países del mundo.
Se elabora una relación de los documentos en el aplicativo SIPOST en la cual se verificara la
existencia de las direcciones.
Se genera una orden de servicio por medio del sistema SIPOST la cual nos arrojara los consecutivos
de guías (RX, RB, YY), con los cuales podremos realizar el seguimiento a las comunicaciones,
mediante la página http://trazabilidad.sipost.co:8080/default.aspx?Buscar.
Se realiza la entrega de los sobres a la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72
la cual realiza la distribución.
39
9 TRAMITE DE DOCUMENTOS OFICIALES
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa,
dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente
en el País, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las
comunicaciones.
9.1 FLUJO DEL PROCESO
INICIO
La dependencia recibe el documento por parte del
Grupo de Gestión Documental o por otra dependencia.
NO
Se realiza la tipificación del documento, se
incluye en expediente virtual y posteriormente
se archiva.
¿Amerita
trámite?
SI
El Jefe de la Dependencia realiza la asignación del radicado al funcionario
competente para que realice el trámite. Ver Numeral PGD (3.4)
NO
¿La solicitud es
clara?
Se solicita mediante un comunicado oficial la
ampliación de la información.
SI
El funcionario consolida la información,
proyecta respuesta y entrega al Jefe de la
dependencia para su revisión y firma.
Se aplica directriz para distribución de
Memorandos (-3). Ver Numeral (3.3)
SI
El Jefe de la dependencia revisa, firma el
documento y entrega al funcionario encargado
para su trámite de envío.
¿El comunicado
es para una
dependencia?
NO
FIN
Se aplica el procedimiento para la distribución
de documentos oficiales a enviar (-1). Ver
Numeral (3.4).
40
9.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política.
Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar
su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de 1995.
Artículos 6, 16, 17, 22.
Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción
y envío de documentos o Solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado,
el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999.
Artículo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos
administrativos.
9.3 PROCEDIMIENTO
9.3.1 RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE




Confrontación de información.
Identificación de trámite.
Determinación de competencia, según funciones de la dependencia (TEMA)
Definición de periodos de vigencia y tiempos de respuesta (TRD)
9.3.2 RESPUESTA DE LA SOLICITUD






Análisis de antecedentes y recopilación de información.
Proyección documental en los formatos establecidos.
Radicación en el aplicativo ORFEO.
Envío de la comunicación.
Digitalización de la comunicación.
Inclusión en expediente y posterior archivo.
41
9.3.3 TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIAS.
TIPO DE SOLICITUD
Derecho de Petición - Interés General o Particular
Solicitud de Información - Cuestinario Congreso
Solicitud de documentos - Camaras Legislativas
Solicitud de Información sobre la acción del MADR o
copia de los mismos.
Solicitud de Copias o Certificaciones sobre
Expedientes consultados
Consultas - Conceptos
Quejas - Reclamos - Denuncias
Sugerencias
Traslados a otras entidades por no competencia
DIAS HABILES
15
DIAS CALENDARIO
5
10
NORMA
CCA Art 6
Ley 5/1992 Art 249,258
Ley 5/1992 Art 260
10
CCA Art 17, 19 Y 22
3
CCA Art 29
30
15
15
10
CCA Art 25
LEY 734 ART.34, Numeral 34
Procedimiento PR-ASC-01
CCA Art.33
Directiva Presidencial 04
del 22 de Mayo de 2009
Resolución 137 de 2010,
Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural
Solicitudes de Informacion en Materia Pensional
15
Peticiones,quejas,reclamos Poblacion Desplazada
10
10 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la entidad,
como parte integral de los procesos archivísticos.
42
10.1 FLUJO DEL PROCESO
INICIO
Cada Dependencia de la entidad debe realizar la adecuada organización de los archivos
teniendo en cuenta; clasificación, ordenación y descripción.
Después de organizada la documentación y
clasificada por temas se procede a realizar la foliación
teniendo en cuenta el numeral PGD (5.3.1.)
Se realiza la identificación de las unidades de conservación; carpetas y cajas con los formatos establecidos (F04PR-ALI-07/ F05-PR-ALI-07).
¿Sabe cómo diligenciar
los formatos de
identificación de
unidades de
conservación?
NO
SI
Realizada la identificación y ordenación documental podemos hacer
entrega al Grupo de Gestión documental radicando un memorando y
adjuntando el formato único de inventario documental (FUID),
correctamente diligenciado. Tener en cuenta el numeral PGD
FIN
Ver numeral PGD (5.3.2.).
43
10.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.
Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y
que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas
sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas
multas se reputan penas correccionales.

Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los
Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la
contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.

Código de Comercio.
Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos
por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o
comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por
cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de
comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y
el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el
procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar
el cumplimiento de las formalidades anteriores.



Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del
orden nacional.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.
Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los
Departamentos, determina su integración y le fija las funciones.


Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.
Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994,
Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de
servicios de archivo.


44















Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de
las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de
2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden,
fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos
de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos,
Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la
integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades
de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de Historias Laborales.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de Historias Laborales.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación
Histórica al Archivo General de la Nación.
Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la
actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.
Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo
del Archivo General de la Nación.
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.
10.3 PROCEDIMIENTO
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos
archivísticos de:


Clasificación documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupación documental (fondo, selección y sub-selección), de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad.
Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el
orden previamente acordado.
45

Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la
investigación.
10.4 FOLIACIÓN
El funcionario que tiene a cargo los expedientes, realiza la foliación de los documentos teniendo en cuenta:








La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de
las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos
acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea
objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser
reproducida en otros soportes.
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La
ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es
decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original
más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del
documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste
en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de
gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de
series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se
ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos
jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación
se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
El procedimiento de la foliación tendrá las siguientes consideraciones:
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo
sentido del texto del documento.
Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco,
y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
46









No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que
les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o
de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño,
colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar
este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se
indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.
Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán
como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará
el correspondiente cruce de referencia.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se
le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control
o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos,
título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe
utilizarse pegante libre de ácido).
Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra
y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas
del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si
una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo
número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de
consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características:
tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por
separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse
en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para
evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta
el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros
de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re-foliar a mano. De todos modos debe
registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o
páginas que contiene.
Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso
contrario, cuando haya más de una, deberá re-foliarse toda la unidad de conservación.
47






Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico
de reprografía (microfilmación o digitalización).
La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran
empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas
del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de
documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren
en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en
el área de notas del instrumento de control o de consulta.
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD´s, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a
la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por
separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
10.5 IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN
10.5.1 CARPETAS
Cada unidad de almacenamiento debe estar conformada por un máximo de 200 folios. En caso
que un expediente supere este número, debe abrirse nueva carpeta y darle un número
correlativo que corresponda Ej.: 1 de 2 para la primera carpeta, 2 de 2 para la segunda y así
sucesivamente, dependiendo del número de carpetas que correspondan al mismo asunto.
El rótulo de la carpeta debe contener los datos necesarios para la identificación del contenido, como
se indica a continuación en la imagen.
48
FORMATO
VERSION 3
IDENTIFICACIÓN DE
CARPETA
F04-PR-ALI-07
FECHA EDICIÓN
20-06-2013
ENTIDAD PRODUCTORA FONDO:
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
DEPENDENCIA - SECCIÓN: SECRETARÍA GENERAL
CODIGO:
OFICINA PRODUCTORA SUBSECCIÓN:
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
CODIGO:
SERIE:
CODIGO:
PROCESOS DISCIPLINARIOS
SUBSERIE:
CODIGO:
NOMBRE DEL EXPEDIENTE: EXPEDIENTE N° 03 - 2007 - EN AVERIGUACIÓN
FORMATO
VERSION 3
IDENTIFICACIÓN DE
CARPETA
F04-PR-ALI-07
FECHA EDICIÓN
20-06-2013
ENTIDAD PRODUCTORA FONDO:
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
300
28
DEPENDENCIA - SECCIÓN: SECRETARÍA GENERAL
CODIGO:
OFICINA PRODUCTORA SUBSECCIÓN:
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
CODIGO:
SERIE:
CODIGO:
PROCESOS DISCIPLINARIOS
SUBSERIE:
CODIGO:
NOMBRE DEL EXPEDIENTE: EXPEDIENTE N° 03 - 2007 - EN AVERIGUACIÓN
No.
EXPEDIENTE: EXPEDIENTE VIRTUAL ( ORFEO )
No.
EXPEDIENTE: EXPEDIENTE VIRTUAL ( ORFEO )
FECHA INICIAL:
16/01/2007
FECHA FINAL: 03/07/2008
FECHA INICIAL:
05/03/2007
FECHA FINAL: 16/01/2007
CONSECUTIVO CARPETA
155
CORRELATIVO
CONSECUTIVO CARPETA
154
CORRELATIVO
FOLIOS:
1 AL 205
CAJA No.:
2 DE 2
15
FOLIOS:
1 AL 200
CAJA No.:
1 DE 2
15
10.5.2 CAJAS
Una vez conformados los expedientes, se almacenarán en cajas de conservación de archivos, Ref. X200
con el fin de facilitar su manejo y conservación. En cuanto a la capacidad de almacenamiento, se recomienda
introducir hasta el número de carpetas que permitan ser manipuladas de manera fácil y segura.
El rótulo de la caja debe contener los datos necesarios para la identificación del contenido, como se indica a
continuación en la imagen.
300
28
49
VERSIÓN:
4
FORMATO
VERSIÓN:
4
FORMATO
F05-PR-ALI-07
IDENTIFICACIÓN DE CAJAS
F05-PR-ALI-07
IDENTIFICACIÓN DE CAJAS
FECHA EDICIÓN
12-06-2013
FECHA EDICIÓN
12-06-2013
FONDO
FONDO
DEPENDENCIA - SECCION
DEPENDENCIA - SECCION
300 - SECRETARÍA GENERAL
300 - SECRETARÍA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA - SUBSECCION
OFICINA PRODUCTORA - SUBSECCION
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y
DESARROLLO RURAL
SERIES O SUBSERIES
28 - PROCESOS DISCIPLINARIOS
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y
DESARROLLO RURAL
CANT. CARPETAS
5
SERIES O SUBSERIES
28 - PROCESOS DISCIPLINARIOS
CANT. CARPETAS
6
N°. DE CAJA
CANT. DE CARPETAS
N°. DE CAJA
CANT. DE CARPETAS
13
137 - 141
14
142 - 147
10.5.3 ENTREGA DE ARCHIVO AL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA.
Organizada la documentación en carpetas y cajas de archivo, como se mencionó en los literales
anteriores, El Coordinador de Grupo o Jefe de dependencia solicitará Mediante Memorando (-3) al
Grupo de Gestión Documental la recepción de las cajas para su custodia, estableciendo una fecha,
para la entrega de los documentos la cual se realizara después de una revisión frente al formato
único de inventario documental (FUID).
Nota: El Grupo de Gestión Documental NO puede recibir documentos que no se encuentren inventariados y
mucho menos si son para transferencia, puesto que posteriormente de ese inventario dependerá la búsqueda
y localización de los documentos.
50

El Formato único de inventario (FUID) debe estar completamente diligenciado como se observa en la
imagen.
VERSIÓN:
3
FORMATO
F09-PR-ALI-07
FECHA EDICIÓN
12-06-2013
UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Y/O TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Entidad Remitente:
Entidad Productora:
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
HOJA No.
Unidad Administrativa:
Oficina Productora:
SECRETARIA GENERAL - 300
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
REGISTRO DE ENTRADA
AÑO
MES
DIA
2013
7
29
N.T.
N.T. = Número de Transferencia
Objeto: TRANSFERENCIA PRIMARIA DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL.
Número
de
Orden
Código
151
300 - 28
152
Fechas Extremas
Nº de folios
Soporte
Frecuencia
de
consulta
Notas
Unidad de Conservación
Nombre de las Series, Subseries o Asuntos
Caja Carp. Tomo Otro
Inicial
Final
EXPEDIENTE N° 02 - 2006 - EN AVERIGUACIÓN
09/06/2006
14/07/2011
15
X
1 AL 85
PAPEL
BAJA
1 DE 1
300 - 28
EXPEDIENTE N° 01 - 2007 - EN AVERIGUACIÓN
24/10/2006
28/01/2008
15
X
1 AL 48
PAPEL
BAJA
1 DE 1
153
300 - 28
EXPEDIENTE N° 02 - 2007 - JOSE PABLO LOZANO ALONSO
17/01/2007
10/04/2008
15
X
1 AL 146
PAPEL
BAJA
1 DE 1
154
300 - 28
EXPEDIENTE N° 03 - 2007 - EN AVERIGUACIÓN
05/03/2007
16/01/2007
15
X
1 AL 200
PAPEL
BAJA
1 DE 2
155
300 - 28
EXPEDIENTE N° 03 - 2007 - EN AVERIGUACIÓN
16/01/2007
03/07/2008
15
X
1 AL 205
PAPEL
BAJA
2 DE 2
156
300 - 28
EXPEDIENTE N° 04 - 2007 - EN AVERIGUACIÓN
11/04/2007
05/05/2008
15
X
1 AL 53
PAPEL
BAJA
1 DE 1
11 CONSULTA DOCUMENTAL
La consulta es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen.
Garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.)
de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de
los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y
solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario
competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o
de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le
expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se
permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
51
11.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política.
Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,
la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos
que establezca la ley.
Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer
libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos,
salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a
la documentación oficiales...

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.
ART. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que
expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo.
ART. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los
primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se
extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado.
De los certificados se dejará copia en un libro de papel común.
ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las
Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de
reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que
las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos
de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan
carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de
quien dependa.

Ley 57 de 1985.
Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información.

Decreto 2126 de 1992.
Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.
52
11.2 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE HISTORIAS LABORALES

Cuando un Funcionario del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (MADR) requiere una Historia
Laboral ya sea; MADR, CAJA AGRARIA, IDEMA, FONDO DRI, INAT, INPA E INCORA Y UNAT, en
calidad de préstamo debe realizar la solicitud por medio de nuestra intranet
(https://camponet.minagricultura.gov.co/PrestamoDocumentos/_Layouts/IT.SP2010.PrestamoDocumen
tos/SolicitudPrestamoDocumen. ) adjuntando los datos de ubicación como lo son:
Número de caja
Número de carpeta
Entidad a la que pertenece
Identificación de la persona
Nombre completo del ciudadano






El Funcionario encargado de realizar la búsqueda verifica la ubicación y extrae la documentación
solicitada.

Cuando el Funcionario encargado del proceso de consulta finaliza la búsqueda, relaciona las Historias
Laborales encontradas en el Formato establecido (FORMATO SOLICITUD DE HISTORIA LABORALES
F02-PR-ALI-07), como se muestra en la imagen.
FORMATO SOLICITUD DE HISTORIAS LABORALES
Minister io de Agr icultur a y Desar r ollo Rur al
República de Colombia
SOLICITANTE:
No.
Versión: 1
YAMILE SOTELO BERNAL
NOMBRES
Página: 1 de 1
ENTIDAD INAT
CEDULA
CARPETA
776
4619
FOLIOS DE
ENTREGA
SOLICITANTE Y FECHA
APOLINAR VELEZ GONZALEZ
2
DIANA MARIA MENDOZA GONZALEZ
3
EMILIO HUFFINGTON WATSON
4.033.108
391
2134
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
4
MARCO LINO CAMACHO ROJAS
4.109.212
148
763
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
5
MILTON GARZON ORTIZ
5.937.233
322
1722
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
6
JOSE DE JESUS SIERRA LOZANO
5.002.976
714
4205
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
7
NOEL DIAZ SANCHEZ
12.099.888
260
1355
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
8
ANGEL MARIA PEÑUELA SALOMON
19.078.747
73
228
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
9
MARTHA CALDERON GARZON
20.337.739
145
747
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
10
ALVARO PIO VARGAS RANGEL
13.810.532
765
4549
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
11
RHEMY RAFAEL OVIEDO AGAMEZ
6.862.269
547
3146
YAMILE SOTELO - 12/08/2013

9.085.447
CAJA
1
22.565.174
CONTRATISTA - CERTIFICACION
F02-PR-ALI-07
QUIEN RECIBE Y FECHA
Fecha de Devolución y Nombre
del Receptor
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
El Funcionario encargado del proceso de consulta hace entrega de manera personal de las Historias
Laborales.
53

La Dependencia solicitante, acusa el recibido con firma, nombre legible y fecha de recepción de la
solicitud, haciéndose responsable de estos documentos durante el periodo que estén en su poder.
11.3 CONSIDERACIONES GENERALES
 El Funcionario solicitante podrá tener en su poder la Historia Laboral por un máximo de 10 días
hábiles después de la recepción de la misma.
 El Funcionario encargado del proceso de consulta y préstamo tiene como máximo 24 horas para
responder si la Historia Laboral se encuentra en custodia del Grupo de Gestión Documental y
Biblioteca.
 Después de confirmada la ubicación de la Historia Laboral el Funcionario tendrá un máximo de 24
horas para la entrega personal de lo solicitado, teniendo en cuenta que algunos de los documentos
se encuentran en custodia del Archivo General de la Nación.
 Si la Historia Laboral no se encuentra en la ubicación dada por el Funcionario solicitante se procede
a realizar una búsqueda en todas las bases de datos de las entidades en custodia del Grupo de
Gestión Documental y Biblioteca.
 Si después de realizada la búsqueda en todas las bases de datos no se encuentra registro de la
Historia Laboral, el Grupo de Gestión Documental Procede a realizar certificación de no existencia.
11.4 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE ARCHIVO
Cuando el Funcionario requiere copia de algún documento interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural como lo son; Resoluciones, Decretos, Nominas etc… debe realizar la solicitud a través de intranet
indicando los siguientes datos:
- Resoluciones y Decretos; deben indicar el Número consecutivo de la Resolución o el Decreto, el año y el
Tema.
- Nominas; deben indicar Año, documento de identidad del solicitante o peticionario, Nombre completo y
entidad (MADR, CAJA AGRARIA, IDEMA, FONDO DRI, INAT, INPA E INCORA Y UNAT).
11.5 CONSIDERACIONES GENERALES
-
Resoluciones Decretos y Nóminas del MADR
 El Funcionario encargado de la consulta tiene como máximo 4 días hábiles para entregar la copia
de la Resolución, Decreto o Nomina. Tiempo en el que realiza la búsqueda y autentica la copia.
54
-
Nóminas de Entidades liquidadas (MADR, CAJA AGRARIA, IDEMA, FONDO DRI, INAT, INPA E
INCORA Y UNAT).
 El Funcionario encargado de la consulta tiene como máximo 4 días hábiles para la entrega de la
copia de la Nómina solicitada. Tiempo en el que realiza la búsqueda y autentica la copia.
12 DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
12.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
•Ley 594 de 2000, Art. 24. Ley General de Archivos.
•Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las Entidades del Estado”.
•Acuerdo 04 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental”
•Acuerdo AGN No. 042 del 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación “Por el cual se
establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”
•Acuerdo AGN No. 039 de 2002. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación “Por el cual se regula
el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del
Artículo 24 de la Ley 594 de 2000”.
•Acuerdo AGN No. 026 de 1999 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación donde se aprueban
las TRD del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural”
•Resolución No. 00014 de 2001 por la cual se institucionaliza la aplicación de la Tabla de Retención
Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
•Guía para la Implementación de un programa de gestión documental. Archivo General de la Nación, 2006.
•Tablas de Retención y transferencias documentales, Mini-Manual No. 4 (versión actualizada). Archivo
General de la Nación, publicada originalmente en 2001
55
12.2 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD
La Tabla de Retención Documental ha sido aprobada por el Archivo General de la Nación y se institucionaliza
la aplicación mediante Resolución Numero 00014 de 2001 del 16 de enero de 2001. Sin embargo, por
desarrollo de las actividades propias de la entidad, puede ser necesario actualizar tipos, sub-series e incluso
series documentales.
Cuando exista una solicitud de modificación de las TRD a nivel de tipo documental, el Grupo de Gestión
Documental asesorará a la dependencia solicitante respecto a las funciones y procedimientos que recopila
la actual TRD.
Las solicitudes deben realizarse por correo electrónico a la Coordinación del Grupo de Gestión Documental,
argumentando su necesidad y soportándolo si es por norma alguna. Esta solicitud siempre deberá provenir
del Director, Jefe o Coordinador del área respectiva o de lo contrario no será aceptada.
Una vez verificadas las funciones y procedimientos y si es viable la creación o modificación de tipos
documentales se realizan, por parte del funcionario designado en el Grupo de Gestión Documental, los
ajustes a las TRD en el módulo de TRD de ORFEO.
12.3 DEFINICIÓN
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental y/o Tablas de
valoración Documental
12.4 OBJETIVO
Elaborar y actualizar las Tablas de Retención Documental la racionalización de la producción documental y
la institucionalización del ciclo vital de los documentos: Archivos de Gestión y Central del Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural.
12.5 CONSIDERACIONES GENERALES
Se debe contar siempre con un Acto Administrativo que crea o modifica una dependencia o grupo para
elaborar o actualizar una TRD.
 Las TRD deben ser revisadas y actualizadas periódicamente y obligatoriamente cuando se registren
cambios estructurales y/o funcionales que las afecten.
 Las modificaciones que surjan serán evaluadas por la Oficina Productora y el Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca o quien haga sus veces y avaladas por el Comité de Desarrollo
Administrativo del Ministerio de Agricultura.
 Los documentos de apoyo no se consignan en la Tabla de Retención Documental.
56




Por cada oficina productora de documentos, debidamente constituida en la estructura orgánica del
Ministerio de Agricultura, existirá una Tabla de Retención Documental – TRD.
Se conformara y actualizara el Cuadro de Clasificación Documental del Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural.
Los procesos y procedimientos se evidencian para la consolidación de las Series y Sub-series
Documentales pero las Tablas se crean respetando la jerarquía de la entidad.
El área encargada de la elaboración y actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD
será el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca.
57
12.6 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Ítem
1.
ACTIVIDAD
Compilación de la
información
institucional
2.
Entrevista a los
productores
documentales.
3.
Elaborar la
Propuesta de la
Tabla de Retención
Documental
4.
Validar la TRD con
el Productor
documental
DESCRIPCIÓN
Se compila y registra en el formato correspondiente la
información institucional, contenida en:
 Disposiciones legales, actos administrativos y otras
normas relativas a la creación, y cambios
estructurales del Ministerio (Ley, Decretos,
Resoluciones, etc.).
 Estructura interna vigente, manuales de funciones y
procedimientos.
 Organigrama actual, actos administrativos de
creación de oficinas y asignación de funciones.
Con base en las fuentes recopiladas y a través de una
encuesta se identifican las unidades documentales
producidas por la oficina en desarrollo de sus funciones,
se analiza la producción y trámite de los documentos y
se identifican los valores primarios de la documentación.
Con la aplicación de la encuesta se complementa la
información recolectada en las fuentes institucionales.
Se aplica una encuesta por cada oficina productora.
(Ver: Mini-Manual No. 4 (versión actualizada). AGN).
Con base en el análisis de la información recolectada en
las actividades previas, se estructuran las series y
subseries con sus correspondientes tipos documentales
para la oficina productora, se establecen los tiempos de
retención en el archivo de gestión y en el central para
cada serie y se determina el destino final de la
documentación (conservación, selección, eliminación),
de acuerdo con sus valores.
La propuesta de TRD se presenta a los respectivos
productores de la documentación para su revisión,
sugerencias de ajuste y validación.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
GRUPO DE
PUESTO DE TRABAJO
GESTIÓN
Dependencias
Grupo de Gestión
Documental y
Biblioteca.
Dependencias
Grupo de Gestión
Documental y
Biblioteca
Dependencias
Grupo de Gestión
Documental y
Biblioteca
Dependencias
Grupo de Gestión
Documental y
Biblioteca
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
O APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
Formato de
soporte
normativo por
oficina
productora
Debidamente
diligenciado.
N/A
Coordinador o Jefe del Grupo
de Gestión Documental y
Biblioteca.
Directores, Subdirectores
técnicos, Jefes de oficina,
funcionarios y contratistas.
Formato de
encuesta
diligenciado
(AGN)
N/A
Coordinador o Jefe del Grupo
de Gestión Documental y
Biblioteca.
Directores, Subdirectores
técnicos, Jefes de oficina,
funcionarios y contratistas.
Formato de
TRD diligenciado
N/A
Formato de TRD
Validado
N/A
Coordinador o Jefe del Grupo
de Gestión Documental y
Biblioteca.
Directores, subdirectores
técnicos, jefes de oficina,
funcionarios y contratistas.
Coordinador del Grupo de
Gestión Documental y
Biblioteca. Directores,
Subdirectores técnicos, Jefes
58
Ítem
5.
6.
ACTIVIDAD
Avalar la TRD
por el Comité de
Desarrollo
Administrativo
Notificación y firma
de la TRD
DESCRIPCIÓN
La propuesta de TRD se presenta ante el Comité de
Desarrollo Administrativo del Ministerio para su aval.
Una vez avalada la TRD por el Comité de Desarrollo
Administrativo, El Grupo de Gestión Documental y
Biblioteca o quien haga sus veces debe notificar por
escrito, al jefe de la oficina productora, que la TRD ha
sido aprobada y se envía con la firma del jefe de archivo.
El inicio de la vigencia de la aplicación de la TRD
aprobada será determinada y notificada por el jefe de
archivo o quien haga sus veces, de acuerdo con las
características de las series documentales.
7.
Informar la
oficialización de
TRD
El Grupo de Gestión Documental y Biblioteca informará
mediante correo electrónico a la Oficina productora y a
la mesa de ayuda del Software de Gestión Documental
que la TRD avalada se encuentra en el Disco de red
Newton y actualizada en el Software de Gestión
Documental.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
GRUPO DE
PUESTO DE TRABAJO
GESTIÓN
Grupo de Gestión
Documental y
Biblioteca.
Comité de Desarrollo
Administrativo
Grupo de Gestión
Documental y
Biblioteca.
Dependencias
Grupo de Gestión
Documental y
Biblioteca.
Jefe o Coordinador del Grupo
de Gestión Documental y
Biblioteca.
Directores, Subdirectores
técnicos, jefes de oficina.
Comité de Desarrollo
Administrativo
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
O APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
Acta del Comité
de Desarrollo
Administrativo
N/A
TRD firmada
N/A
TRD en el Disco
Newton y
Software de
Gestión
Documental
Software de Gestión
Documental
Jefe o Coordinador del Grupo
de Gestión Documental y
Biblioteca.
Directores, Subdirectores
técnicos, Jefes de oficina
Comité de Desarrollo
Administrativo
Funcionario Responsable de
las TRD
59
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Ítem
1.
2.
ACTIVIDAD
Actualización de la
TRD
Validar la
TRD con la oficina
productora
DESCRIPCIÓN
Si se han presentado cambios en la estructura orgánica o funcional
de una dependencia o por requerimientos de la misma gestión
documental (homologación de series) se procede a actualizar la
TRD (suprimir o adicionar series, sub-series o tipos documentales,
modificar tiempos de retención o la disposición final).
 La actualización de la TRD no requiere forzosamente aplicar
nuevamente la encuesta de estudio documental.
 Estos ajustes se pueden realizar porque el Grupo de Archivo los
detecte o porque la oficina productora lo solicite.
 La solicitud se hará de forma escrita al Grupo de Archivo.
 El Grupo de Archivo realizara el estudio correspondiente de la
propuesta de TRD enviada por la Oficina Productora.

La propuesta de actualización de la TRD se presenta a la oficina
productora para validación.
La propuesta de actualización de la TRD se sustenta ante el Comité
de Desarrollo Administrativo, quien dará su aprobación.
3.
Avalar la
TRD
actualizada
La sustentación puede hacerla el productor documental o Grupo de
Archivo o quien haga sus veces.
La fecha de aprobación de la actualización se registra en el
encabezado de la Tabla de Retención Documental – TRD.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
O
CARGO Y/O
GRUPO DE
PUESTO DE TRABAJO
GESTIÓN
Dependencias
Grupo de
Gestión
Documental y
Biblioteca.
Grupo de
Gestión
Documental y
Biblioteca.
Oficina
Productora
Productor
Documental
o
Grupo de
Gestión
Documental y
Biblioteca.
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
O APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
Propuesta de
actualización de TRD
N/A
Formato de TRD
Validado por
memorando.
N/A
Jefe o Coordinador del
Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca.
Directores, Subdirectores
técnicos, Jefes de oficina
Comité de Desarrollo
Administrativo
Jefe o Coordinador del
Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca.
Directores y Subdirectores
técnicos, jefes de oficina
Jefe o
Coordinador del
de la oficina
productora
o
Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca
TRD actualizada y
firmada.
Acta de Comité de
Desarrollo
Administrativo
N/A
60
8
Ítem
4.
ACTIVIDAD
Notificación
y firma de la
TRD
Actualizada
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN
Una vez avalada la TRD por el Comité de Desarrollo Administrativo,
el Grupo de Archivo o quien haga sus veces debe notificar por
escrito, al jefe de la oficina productora, que la TRD ha sido aprobada
y se envía con la firma del jefe de archivo.
El inicio de la vigencia de la aplicación de la TRD avalada será
determinada y notificada por el jefe de archivo o quien haga sus
veces, de acuerdo con las características de las series
documentales.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
O
CARGO Y/O
GRUPO DE
PUESTO DE TRABAJO
GESTIÓN
Grupo de
Gestión
Documental y
Biblioteca.
Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca.
Oficina Productora
REGISTROS
TRD
Firmada
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
O APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
N/A
5.
Actualizar TRD en
el Software de
Gestión
Documental
Una vez realizada la actualización de la TRD, se procede a incluirse
en el Software de Gestión Documental.
Grupo de
Gestión
Documental y
Biblioteca.
Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca.
TRD creada o
actualizada en el
Software de Gestión
Documental
Software de
Gestión
Documental
6.
Informar la
oficialización de
TRD
El Grupo de Gestión Documental y Biblioteca informará mediante
correo electrónico a la Oficina productora y a la mesa de ayuda del
Software de Gestión Documental que la TRD avalada se encuentra
en el Disco de red newton y actualizada en el Software de Gestión
Documental.
Grupo de
Gestión
Documental y
Biblioteca.
Funcionario Responsable de
las TRD
TRD en el Disco
Newton y Software de
Gestión Documental
Software de
Gestión
Documental
61
ANEXOS
ELABORACIÓN DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La formulación, aprobación e implementación del PGD del MADR, incluirá el plan de acción, el cual contempla la
identificación de problemas, oportunidades, objetivos y determinación de los requerimientos de información. El
diagnóstico, de la gestión documental del MADR, contempla, los aspectos técnicos, administrativos, gestión del
talento humano, instrumentos técnicos, tecnológicos y normativos. El PGD, es un plan discriminado a corto,
mediano y largo plazo y cuenta con un órgano coordinador Subdirección Administrativa Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca de la gestión de documentos, que garantiza su adecuado desarrollo y a través del cual
se definen las políticas generales de la gestión documental.
GLOSARIO

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Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros y permitir su consulta a las áreas
y/o personal autorizado.
Almacenamiento: Lugar donde se ubican y guardan los registros.
Archivar: Acción realizada a través del Sistema de Gestión Documental ORFEO, por la persona que
tiene asignado en su usuario un radicado de entrada, salida o cualquier documento que tiene número de
radicado y el cual ha terminado trámite. Con esta acción el documento pasa inmediatamente a un campo
denominado “DEPENDENCIA DE SALIDA”, el cual no es visible para los usuarios de ORFEO pero que
queda registrado en el histórico del documento.
Archivo Central: “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.
Archivo de Gestión (administrativo, activo de oficina): “Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Ley
594 de 2000
Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Acuerdo 60 de
2001
Archivo Histórico: “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente”. Ley 594 de 2000.
62
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Archivo Total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Art. 3
Ley 594.
Ciclo Vital del Documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina (archivo de gestión) y su conservación temporal (archivo central),
hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (archivo histórico).
Clasificación Documental: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad”
Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas
de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Consulta de Documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario.
Custodia: Es una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la
protección material de los documentos y su accesibilidad.
Devolución: Proceso que realiza la empresa de correos contratada indicando que el documento no ha
sido entregado a su destinatario argumentando los motivos de devolución tales como, Dirección
incorrecta, cambio de domicilio, etc…
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera
analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada
por computador.
Disposición Final de los Documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Disposición: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservación establecido para los
registros. Por ejemplo: destrucción, transferencia al cliente, microfilmación, entre otros.
Distribución de Documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Documento: Conjunto constituido por un soporte y la información que contiene, utilizado como prueba
o con fines de consulta.
63
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Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o
con su intervención.
Eliminación de Documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios
y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Expediente: Conjunto de documentos constituido o bien orgánicamente por la administración de origen
para la consecución o tratamiento de un asunto, o bien como agrupación lógica durante su clasificación
en el archivo.
Foliación: Acto de enumerar las hojas.
Fondo Documental: Es la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un
archivo que es objeto de conservación institucional, formada por el mismo archivo.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Identificación: Acción que permite reconocer los registros y relacionarlos con el producto o la actividad
involucrada o el procedimiento del sistema integrado de gestión.
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el
orden previamente acordado.
Organización de los Documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
Producción o Proyección Documental: Generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la Ley.
Radicación de documento como nuevo: Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningún
antecedente en la Entidad.
Radicación de documento como Asociado: Se selecciona cuando el documento hace referencia o es
respuesta de un radicado emitido por el MADR.
64

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
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desarrolladas.
Resolución: Forma de pronunciamiento de los órganos de Gobierno y de los altos mandos
institucionales.
Retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de
Retención y de Valoración Documental
Selección Documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,
orales y sonoros.
Tabla de Retención Documental (TRD): listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
Tipificar: Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma común. Diccionario Real Academia de la
Lengua Española.
Tipo Documental: unidad documental simple.
Trámite de Documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
de su función administrativa Transferencia de archivos: Son los traslados de documentos de archivo de
gestión al central, sin alteración de sus propiedades, para su conservación cautelosa y cuya frecuencia
de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites.
Transferencia Primaria: traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central, teniendo
en cuenta las tablas de retención documental.
Transferencia Secundaria: Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al
permanente (O histórico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las
instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e
histórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.
Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice
su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las
carpetas, las cajas y los libros o tomos.
65



Unidad Documental: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser
considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación.
La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja
cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
Valoración Documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos hojas de vida o Historias Laborales, contratos, actas, informes, entre otros con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
Valores Primarios (administrativo, legal, contable, fiscal y técnico): es el que tienen los documentos
mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los
involucrados en el asunto

CV Oli - Oliver Victoria

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Patrimonio Documental conforme a la UNESCO

CÓMO GESTIONAR LA DOCUMENTACIÓN DE LA EMPRESA

unidad administrativa - Agencia Espacial Mexicana

Principios y requisitos funcionales de las aplicaciones de gesmón

Descargar PDF - Archivo general de Colombia

Los sistemas de gestión de la calidad y la gestión documental

artes - Universidad del Futbol y Ciencias del Deporte

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