MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA ÍNDICE INTRODUCCIÓN PAGINA Objetivo General ----------------------------------------------------- 04 Objetivos Específicos ----------------------------------------------------- 04 Visión ----------------------------------------------------- 05 Misión ----------------------------------------------------- 05 Objeto y Alcance ----------------------------------------------------- 06 Políticas ----------------------------------------------------- 07 Simbología y Descripción ----------------------------------------------------- 08 Aprobación ----------------------------------------------------- 09 Oficina de Presupuesto ----------------------------------------------------- 11 Departamento de Contabilidad ----------------------------------------------- 13 Sindico ----------------------------------------------------- 16 Oficina Archivo ----------------------------------------------------- 20 Dirección Municipal de Planificación --------------------------------------- 22 Dirección de Administración Financiera Integral Municipal ---------- 29 Departamento del IUSI ----------------------------------------------------- 34 Departamento de Recursos Humanos ------------------------------------- 41 Departamento de Secretaria -------------------------------------------------- 51 Información Pública ----------------------------------------------------- 62 Recepción ----------------------------------------------------- 64 Asistente de Alcaldía ----------------------------------------------------- 66 Relaciones Pública ----------------------------------------------------- 73 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Juzgado de Asuntos Municipales ------------------------------------------- 79 Conclusiones 86 ------------------------------------------------------------- INTRODUCCIÓN Los Gobiernos Locales deben adecuar y modernizar sus estructuras, funciones y Procesos a las nuevas demandas, ejerciendo su autonomía Política, Económica y Administrativa en los asuntos de su competencia. .La formulación de instrumentos de gestión que garantiza la organización interna de la Municipalidad, particularmente, los Manuales de normas y Procedimientos, se tornan en elementos vitales para el cumplimiento de las responsabilidades que asumen ante la colectividad en su conjunto. El Manual de Procedimientos - MAPRO de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa Depto. de Santa Rosa debe coadyuvar al mejoramiento de la gestión interna y al mismo tiempo brindar servicios públicos de calidad en condiciones de eficiencia y eficacia hacia la población. En la preparación del presente Manual sirvieron como base las herramientas de Gestión como, el Reglamento Interno, Código Municipal, Manual de Puestos y Funciones y de procedimientos de la Municipalidad. Los procedimientos son el conjunto de actividades determinadas para la ejecución de una función lo cuál indica paso a paso la secuencia a seguir para realizar eficientemente las actividades de carácter administrativo u operativo De esta forma se presenta el Manual de Normas y Procedimientos MAPRO de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa del Departamento de Santa Rosa, lo cual contiene la Estructura Organizacional y Organigrama de la Municipalidad, Misión y Visión así mismo muestra los procedimientos de las unidades administrativas que la integran y las normas que aseguran una conducta o comportamiento uniforme de los Departamentos o direcciones que participan en un procedimiento 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA OBJETIVOS Generales: La implementación del Manual de Normas y Procedimientos (MAPRO), se realiza con la finalidad de mejorar los procesos de cada una de las actividades que realizan los Departamentos y/o Direcciones que integran la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, y para que cada colaborador lleve secuencia de sus atribuciones encomendadas desde el inicio hasta la terminación de la misma. Específicos: Agilización de los servicios prestados inmediatamente sus necesidades Ampliar la gama de proyectos infraestructurales así como también la ampliación del servicio de agua y drenajes. Recaudación de fondos para incrementar los ingresos de la municipalidad pro al desarrollo de la población de Nueva Santa Rosa a los vecinos satisfaciendo 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA VISIÓN Queremos ser una municipalidad que promueva la superación integral e intelectual del Municipio, sobresaliendo a nivel nacional en gestión de desarrollo y siendo un ejemplo claro de calidad y transparencia en la prestación de servicios municipales y en la inversión pública. Ejecutando proyectos que mejoren la calidad de vida de nuestros habitantes y brindar servicios de calidad con un personal competente, capacitado, responsable y con espíritu de entrega a la labor encomendada. MISIÓN Somos una institución autónoma que trabaja día a día para alcanzar el desarrollo integral de sus habitantes administrando los recursos con que contamos para mejorar la prestación de servicios municipales de manera eficiente y eficaz, promoviendo el espíritu de servicio y entrega en la labor de cada empleado y funcionario ante las necesidades que demando la población y de manera conjunta uniendo esfuerzos para ser un pueblo modelo que es el sueño de todo los Neosantarroseños. 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA OBJETO El Manual de Procedimientos de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa se elaboró porque es una Herramienta de Gestión Institucional que describe en Forma sistemática el conjunto de acciones que se siguen en la Ejecución de los procesos generados en la entidad para el Cumplimiento de sus funciones en concordancia con las Normas Legales y/o Administrativas vigentes que regulan su funcionamiento. ALCANCE Las regulaciones contenidas en el presente Manual son de estricta observancia por los funcionarios y servidores de las Unidades Orgánicas involucradas en los procedimientos Priorizados de la Municipalidad. 6 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA POLÍTICAS DE PROCEDIMIENTOS POLÍTICA Mejorar los procesos continuos de actividades realizadas por las Direcciones y/o departamentos Agilidad de servicios a los Vecinos del Municipio de Nueva Santa Rosa, disminuyendo procedimientos y llegar a un mismo resultado. Adquisición de Cultura de informar a cerca de cualquier comentario positivo o negativo de la Administración Municipal Llevar un control o historial de las personas individuales o grupos atendidos por la Administración Municipal con nombres, No. de DPI, Dirección y el o los servicios de los cuales fue o fueron atendidos. 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA DESCRIPCIÓN Y SIMBOLOGÍA Es una clasificación de procedimientos que cada Departamento existente en la Municipalidad de Nueva Santa Rosa acompañado de una representación grafica (símbolos) de manera que el análisis u ordenamiento de los procesos sea verídico y más fácil de entender, cuyo objetivo es minimizar el proceso para mayor efectividad y satisfacer las necesidades de una manera inmediata ya sea interna o externa de la Municipalidad PROCESO DESCRIPTIVO Existen muchas maneras de realizar un Manual de Procedimientos, en este caso se analizan los procesos y se llega a determinar el número de pasos que conlleva una actividad para ser finalizado, divido a que son largos e intervienen ya sea un solo Departamento o varios departamentos, por eso mismo se realiza de una forma descriptiva sin ser acompañado de una representación gráfica. 8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA APROBACIÓN EL INFRASCRITO SECRETARIO(A) MUNICIPAL DE LA MUNICIPALIDAD DEL MUNICIPIO DE NUEVA SANTA ROSA DEPARTAMENTO DE SANTA ROSA C E R T I F I C A: Que para el efecto ha tenido a la vista el Libro de Actas de Sesiones del Concejo Municipal, en el cual aparece asentada el acta número 31-2013 de fecha 01 de agosto 2013 celebrada por el Concejo Municipal de Nueva Santa Rosa, departamento de Santa Rosa, de la cual se copia el punto número:---------------------------------------------DEL CONCEJO MUNICIPAL DE NUEVA SANTA ROSA. CONSIDERANDO: Que tal como lo establece el artículo 253 de la Constitución Política de la República, Guatemala los municipios, de la República de Guatemala son instituciones autónomas, correspondiéndoles entre otras funciones el cumplimiento de sus fines propios; CONSIDERANDO: Que como lo regula el artículo 3 del decreto 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, que en el ejercicio de la autonomía que la Constitución Política de la República garantiza al municipio, éste entre otras cosas emite sus ordenanzas y reglamentos. Asimismo el artículo 34 del mismo cuerpo legal establece, que el Concejo Municipal emitirá su propio reglamento interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de personal de viáticos y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración municipal, finalmente el artículo 35 del decreto antes señalado que son atribuciones del Concejo Municipal…. “i”, “La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales”. CONSIDERANDO: Que al tomar en cuenta que el Manuel de Procedimientos de los Departamentos u Direcciones de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa MAPRO como lo indica su8 nombre no es Reglamento de Aplicación General, por lo que no se hace necesario la Publicación en el Diario Oficial , más que solo la Divulgación Interna para conocimiento del personal de las Diferentes oficinas de la Municipalidad, amparados en lo que establece el artículo 42 del decreto 12-2002 Código Municipal, al establecer que los Acuerdos Ordenanzas y Resoluciones del Concejo Municipal serán de efecto inmediato, pero los de observancia general entrarán en vigencia ocho días después de su publicación en el Diario Oficial 9 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA POR TANTO: CON BASE EN LOS CONSIDERANDOS Y EN LO QUE PARA EL EFECTO PRECEPTÚAN LOS ARTÍCULOS 253, 254,262 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA; Y LOS ARTÍCULOS 3, 7, 9 33, 34, 35, 42, DEL CÓDIGO MUNICIPAL. ACUERDA: El siguiente: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS (MAPRO) DE LOS DEPARTAMENTOS Y/O DIRECCIONES QUE INTEGRAN LA ADMINISTRACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE NUEVA SANTA ROSA DEL DEPARTAMENTO DE SANTA ROSA MISMO QUE SE DETALLA A CONTINUACIÓN: 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Oficina De Presupuestos UNIDAD ORGÁNICA: DEPARTAMENTO DE TESORERÍA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO FACTURAS A PROVEEDORES OBJETIVO Mantener un análisis y la disponibilidad de Recursos económica para realizar el respectivo pago a los proveedores, REQUISITOS Factura Orden de compra Solicitud de la compra aprobada por el alcalde Cotización Formulario de recepción de bienes DURACIÓN 08 días DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Los proveedores presentan documentos necesarios para el pago de sus servicios o venta de productos, el encargado de presupuestos recibe documentación y hace los trámites internos correspondientes para el respectivo pago, el Departamento de DAFIM revisa la elaboración de documentación y pasa con el Alcalde Municipal para su Autorización una vez autorizado el pago el Departamento de Presupuesto extiende el cheque y paga a proveedores. 11 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROVEEDORES PRESUPUESTOS DAFIM ALCALDE Inicio Orden de Compra Formularios Orden de Compra Presenta Factura Recepción de Doc. Verif. Disponibilidad Verif. Disponibilidad Emisión de Cheque Revisión Cheque Vo.Bo.Che que Extiende Cheque Reciben Cheque Terminación 12 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DE PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Contabilidad UNIDAD ORGÁNICA: Dirección de Tesorería NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de solicitudes externas e Internas OBJETIVO Brindar un eficiente y oportuno servicio en el trámite y seguimiento a las solicitudes de vecinos de una manera individual o grupos organizados y legalizados relacionados de manera externa con la Municipalidad. REQUISITOS Solicitud por escrito especificando el motivo de lo solicitado Solicitud debe llevar firma o/y sello si lo hubiere Número de teléfono y Dirección Cantidad a solicitar El tiempo que durará DURACIÓN 1 hora y 8 dias DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES (inicio) Realiza solicitudes de parte de los vecino y Recibe solicitudes Depto. de Secretaria Alcalde Municipal decide la autorización, recibe contabilidad para cotizar el producto con los proveedores después de la cotización ingresa a autorización con Alcalde Municipal, para realizar la compra con base a una orden de compra y entrega el producto al solicitante. 13 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA EXTERNAS VECINOS Oficial ll Sria Alcalde Mpal Contabilidad Proveedor NO Realizan solicitud Recibe Recibe sol Autoriz a Cotización SI Recibe ausolici Recibe cotizacio Autoriz a Realiza la compra Recibe lo solicitado Prepara orden de compra Recibe producto Terminación 14 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA INTERNAS EMPLEADOS Realizan solicitud Alcalde Mpal Contabilidad Proveedor Recibe solicitud no Autoriz a si Traslada Recibe solicitud Hace Cotizacion Recibe Cotización Bo.Vo. cotizaci ón Realiza la compra Prepara orden de compra Entraga lo solicitado Recibe producto 15 Terminación MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA 16 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Sindico UNIDAD ORGÁNICA: Sindico NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitudes áreas Cementerio OBJETIVO Brindar un eficiente y oportuno servicio a los vecinos que soliciten, puestos y autorizaciones de acuerdo a la supervisión de terrenos e inmuebles y tala de árboles de manera que queden satisfechos con el servicio prestado. REQUISITOS Solicitud por escrito especificando el motivo de lo solicitado Solicitud debe llevar firma o/y sello si lo hubiere Número de teléfono y Dirección Escritura de terreno a su nombre El tiempo que durará DURACIÓN 3 dias DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Inicio del proceso Vecinos presentan solicitud de trámite de servicios, al Sindico o Secretaria del mismo, luego muestran el área solicitada, verifican árbol e inmuebles para realizar el trabajo al o los vecinos, para eso se realiza un conocimiento o acta para dejar constancia de aceptación, el solicitante se presenta a tesorería a pagar su tarifa correspondiente, tesorería otorga copia de pago al vecino y por último archiva documento. 17 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA 18 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA SOLICITUD DE ÁREA EN EL CEMENTERIO VECINOS SECRETARIA SINDICO SINDICO MUNICIPAL RECEPTOR PAGADOR Solicitud Recibe y Notifica Verifica Area Muestra area cementerio Cobra tarifa Firma Recibo pago Terminación 19 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA SOLICITUD PARA AUTORIZACIÓN DE TALA DE ARBOLES VECINOS SECRETARIA SINDICO SINDICO MUNICIPAL RECEPTOR PAGADOR SOLICITUD RECIBE Y NOTFICA Supervisa Lugar y Arbol Realiza Actas AUTORIZA Y FIRMA Paga Tarifa Recibe const.de pago Terminación 20 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA SOLICITUD PARA REALIZACIÓN DE MEDIDAS DE TERRENOS E INMUEBLES VECINOS SECRETARIA SINDICO SINDICO RECEPTOR PAGADOR 21 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA SOLICITUD RECIBE Y NOTFICA Viaja a realizar medidas Realiza Actas AUTORIZA Y FIRMA Paga Tarifa Recibe const.de pago Terminación PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: 22 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA ÓRGANO: Departamento de Archivo UNIDAD ORGÁNICA: Unidad de Administración Documentaria y Archivo NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y Certificación de Documentos personales OBJETIVO Brindar al vecino buen servicio atendiéndole otorgándole los documentos solicitados de una manera inmediata y efectivo. REQUISITOS Presentar papelería, fecha año para mayor una mayor rapidez en la búsqueda y elaboración del documento solicitado. DURACIÓN 01 hora DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Inicio del proceso 1. El vecino se acerca a la Oficina de Archivo a solicitar documentos que contienen información personal o familiar 2. La encargada de Archivo Busca la información solicitada y dirige al vecino a realizar el pago a tesorería sobre su documento solicitado 3. El receptor pagador cobra el costo del documento y extiende recibo de pago 4. El vecino regresa a la oficina de Archivo, la encargada de archivo razona los documentos y pasa a firma con la secretaria 5. Después requiere firma de Visto Bueno del Alcalde Municipal 6. El Alcalde devuelve el documento a la Encargada de Archivo 7. La Encargada de archivo entrega al vecino documento solicitado 8. Archivar constancia de entrega. SOLICITUDES DE DOCUMENTOS PERSONALES POR PARTE DEL VECINO 23 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA VECINOS RECEPTOR PAGADOR ARCHIVO SECRETARIA MUNICIPAL ALCALDE MUNICIPAL Solicita Busca inf. Cobra y Archiva Recibe Rec.pag Razona Doc Firma Doc. Recibe Doc. F. Vo.Bo. Recibe Doc. Recibe Doc. Archiva 24 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Dirección Municipal de Planificación (DMP) UNIDAD ORGÁNICA: Dirección Municipal de Planificación NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inicio y Terminación de Proyectos OBJETIVO Mejoramiento de la calidad de vida de todos los habitantes del Municipio de Nueva Santa Rosa, llevando a cabo la priorización de diversos proyectos con el fin de generar desarrollo de manera que de impacto a este Municipio. REQUISITOS Adquisición de solicitudes Supervisión técnica Recepción de materiales Seguimiento Contratos Archivo DURACIÓN el tiempo que este estipulado el contrato de entrega de la obra o construcción DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES La representación gráfica de la Ejecución de Proyectos de la Dirección Municipal de planificación que se presenta a continuación se especifica de forma gráfica juntamente con sus procesos descriptivos. 25 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PRESENTACIÓN GRAFICA SOBRE EL PROCESO DE PROYECTOS SNIP Ingeniero Concejo DMP J.Califi Sria Licdo. Conlria DAFIM Ingreso Estudio Aprueba Sube Guate compras Autoriza Califica y Adjudica Aprueba Realiza Contrato Aprueba Cont. Recibe contrato Autentica Contrato Se envía contrato Contraloría Solicita Bitácora Contraloría 26 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Conexión Reconexión Acta de Inicio secretaria Proceso Scoin DAFIM Pago de anticipos DAFIM Recibe ant. Ing. Avances Físicos Ing. Avances Financieros Dafim Acta Recepción Secretaria Acta de Liquidación Aprobación de la Liquidación Proyecto100% Físico ingeniero Proyecto 100% Financiero DAFIM Terminación 27 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Dirección Municipal de Planificación (DMP) UNIDAD ORGÁNICA: Dirección Municipal de Planificación NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ejecución de Proyectos OBJETIVO Mejoramiento de la calidad de vida de todos los habitantes del Municipio de Nueva Santa Rosa, llevando a cavo la priorización de diversos proyectos con el fin de generar desarrollo de manera que de impacto a este Municipio. Punto resolutivo del Alcalde o Concejo Municipal, dependiendo del monto de la Inversión REQUISITOS Adquisición de solicitudes Planos Recepción de materiales Seguimiento Contratos Archivo DURACIÓN La duración para la ejecución del proyecto dependerá lo que establece el POA de acuerdo el tamaño del mismo DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES PASO 1 Se realiza el POA para la realización de obras. PASO 2 28 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Se consulta sobre la prioridad de los proyectos con las autoridades superiores para su inicio basados en el POA y en la temporada del año en que se encuentre PASO 3 Una vez autorizado el proyecto se verifica el área de trabajo con el supervisor o director de Obras para acordar el día de inicio, personal, material y luego de planos aprobados que utilizarán en el proceso de construcción. PASO 4 Se realiza supervisión constante en los proyectos por el supervisor del área, Director de Obras y el señor Alcalde Municipal. PASO 5 Si es necesario realizar cambios significativos en la obra se procede consultarlo con la autoridad superior. PASO 6 Se informa sobre la finalización de la obra a la autoridad superior y s realiza la supervisión correspondiente NORMAS DE SEGURIDAD Todo trabajador de campo deberá utilizar el equipo y utensilios necesarios (casco, guantes, mascarillas, lentes protectores, botas, capas protectoras, auditivos entre otras), para el resguardo de la integridad física dependiendo de la naturaleza del trabajo que realiza. En el caso de construcción de edificios de dos niveles en adelante se debe formar una barrera perimetral que evite que algún trabajador sufra algún percance En el caso de existir cables de alta tensión cerca del lugar de trabajo estos deben aislarse para evitar accidentes 29 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Dirección Municipal de Planificación (DMP) UNIDAD ORGÁNICA: Dirección Municipal de Planificación NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Requisición de Materiales de proyectos en ejecución OBJETIVO Mejoramiento de la calidad de vida de todos los habitantes del Municipio de Nueva Santa Rosa, llevando a cavo la priorización de diversos proyectos con el fin de generar desarrollo de manera que de impacto a este Municipio. REQUISITOS Informe de supervisión sobre el avance del proyecto BASE LEGAL Punto resolutivo de Alcaldía o Consejo Municipal dependiendo del monto de la inversión DURACIÓN La requisición se realiza semanalmente y el tiempo estimado de entrega de materiales es de aproximadamente de una a dos semanas DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Es el proceso por el cual la Dirección de Obras es la encargada de solicitar los materiales que se utilizarán en los proyectos ejecutados por Administración al Departamento de compras y contrataciones. PASO 1 El supervisor verifica en la obra, las cantidades de materiales necesarios para el desarrollo del proyecto durante los siguientes 15 dias. PASO 2 Llena una ficha de requisición de materiales y los traslada al encargado de compras de la Dirección de Obras. 30 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PASO 3 En caso de no existir materiales en bodega el encargado de compras con el Visto bueno del Director de Obras, procede enviar la requisición al Departamento de compras y Contrataciones, para que los mismos sean adquiridos con las especificaciones técnicas establecidas y el plazo necesario para que el material sea entregado en la obra. PASO 4 Una vez adquirido el material se procede a ingresarlo a bodega, y verificar que las cantidades que ingresan sean las que correspondan según factura del proveedor PASO 5 El supervisor tramita con el encargado de compras de la Dirección de Obras un vale para que el material le sea entregado en bodega PASO 6 El material es entregado por el encargado de Bodega y es trasladado al lugar donde se está realizando la obra Los departamentos que interactúan en este proceso son SUPERVISOR DE OBRAS DIRECTOR DE OBRAS ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE BODEGA PROVEEDORES 31 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Dirección de Administración de Integración Financiera Municipal UNIDAD ORGÁNICA: Auxiliar de Tesorería NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proceso de pago de Planillas OBJETIVO Mejoramiento y rapidez en la elaboración de planillas para realizar el pago al colaborador en el momento y tiempo oportuno. REQUISITOS Depuración de ex empleados en el sistema Recepción de Facturas Recepción de Informes Firma de Planillas Deposito DURACIÓN 02 días DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Inicio del proceso El departamento de RR.HH realiza Acuerdos, actas y contratos con su respectiva Transcripción Los futuros colaboradores firman acuerdos actas y contratos como constancia de que son futuros empleados Auxiliar de tesorería actualiza datos en el sistema para elaborar la planilla El Tesorero autoriza planilla para que el alcalde de el Visto Bueno Auxiliar verifica saldo en el sistema para el pago Colaboradores firman planilla Luego el auxiliar de tesorería realiza los procesos para el pago de los colaboradores en el banco 32 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA . ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE EMPLEADOS ADMINISTRATIVOS RR.HH EMPLEADOS AUXILIAR TESORERÍA TESORERO ALCALDE BANCO INICIO Realiza s Realiza acta y acuerdos Reciben y Firma Acta Recibe Docts Actualiza Docts sist Elabora Planilla Firman Plaillas Autoriza planillas Vo.Bo.Plan illas Recibe Planillas 33 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Revisa Saldo sistema Depósito a banco Archiva Terminación 34 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE EMPLEADOS POR CONTRATO RR.HH CONTRATADOS AUXILIAR TESORERÍA TESORERO ALCALDE BANCO INICIO Realiza s Realiza contratos Reciben y Firma Docts Recibe Docts Actualiza Docts en sist Elabora Planilla Firman Plaillas Autoriza planillas Vo.Bo.Plan illas Recibe Planillas 35 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Revisa Saldo en sistema Depósito a banco Archivo Terminación 36 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de IUSI UNIDAD ORGÁNICA: Departamento de Tesorería NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Certificación para Hipoteca e Inscripción del IUSI OBJETIVO Brindar un buen servicio al vecino para que agilice el trámite de sus terrenos y darle el uso que desee. Mantener un registro actualizados de vecinos con inscripción de terrenos para un mayor control de ingresos a la Municipalidad. REQUISITOS Trámite personal Presentar documento Estar inscrito en el IUSI Estar al día en el pago del Impuesto DURACIÓN 01 horas DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Inicio del proceso El Vecino solicita Certificación para hipoteca Oficina de IUSI verifica inscripción y solicita documento de terreno, copia del DPI y recibo de pago del IUSI Vecino otorga documento Recibe nuevamente la oficina del IUSI El interesado solicita inspección del terreno o inmueble Sindico realiza la inspección y el acta haciendo constar de la supervisión y medidas 37 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Terminación del proceso SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN PARA HIPOTECA VECINO OF. DE IUSI SINDICO Inicio Solicita Certificación Verifica Inscripción Verifica Inscripción Solicita Documento Otorga documento Recibe documento Devuelve documento Inspección Realiza Inspección Terminación 38 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE IUSI VECINO OF. DE IUSI CAJERO RECEPTOR Inicio Si Solicita Inscripción Verifica Inscripción No Realiza Inscripción Extrae Estado Cta. Recibe Est. Cuenta Cancela Pago IUSI Terminación 39 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de IUSI UNIDAD ORGÁNICA: Departamento de Tesorería NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro del IUSI para inmuebles OBJETIVO Recaudar el 100% del Impuesto Único sobre Inmuebles de tal manera que genere ingresos a la Municipalidad. Mantener un registro actualizados de vecinos con inscripción de terrenos para un mayor control de ingresos a la Municipalidad. REQUISITOS Estar Inscrito en el departamento de IUSI Contar con Escritura o documento a su nombre Que el inmueble se encuentre grabado BASE LEGAL Decreto 15-98 Ley del Impuesto Único sobre Inmuebles DURACIÓN 2 días DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES PASO 1 Recepción de Información actualizada proporcionada por el banco en forma trimestral PASO 2 Verificar en el Sistema Administración Municipal SAM, los datos proporcionados por el banco con el objeto de establecer si el inmueble se encuentra inscrito PASO 3 40 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Si el Inmueble no está inscrito se efectúa la consulta a distancia al Registro General de la Propiedad con la que se obtiene la consulta electrónica del registro para obtener toda la información y constatar que el capital consignado por el banco sea el mismo que el registro de la propiedad y se procede a la inscripción del inmueble en el sistema de Administración Municipal y se codifica. PASO 4 Trimestralmente se realiza un intercambio de información con el banco para determinar el pago correspondiente se imprime un reporte se envía al banco para la emisión del cheque. PASO 5 Se envía a traer el cheque al banco PASO 6 Se traslada el listado y cheque a la tesorería Municipal para la emisión del recibo PASO 7 Se envían los recibos del pago efectuado al banco correspondiente 41 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de IUSI UNIDAD ORGÁNICA: Departamento de Tesorería NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suscripción de Convenios de pago OBJETIVO Incrementar ingresos a la Municipalidad por medio de una cobranza administrativa efectiva REQUISITOS Fotocopia de DPI Acreditar su calidad de propietario del bien inmueble a representante Legal de la Entidad si fuera el caso BASE LEGAL Decreto 15-98 Ley del Impuesto Único sobre Inmuebles artículo 24 DURACIÓN 2 días DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES PASO 1 Solicitud verbal por parte del interesado o propietario para que se otorgue convenios de pago. PASO2 Aprobada la solicitud por parte del encargado del IUSI o Alcalde Municipal, se procede a determinar el monto o el valor de las cuotas a pagar en forma mensual. PASO 3 Elaboración de convenio de pago en la dirección de catastro PASO 4 Revisión del convenio por parte del interesado 42 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PASO 5 Colocación de Timbres Fiscales y notariales al convenio de pago PASO 6 Firma del convenio por parte del interesado PASO 7 Realizar el paso especial en el sistema para el primer pago PASO 8 Enviar al vecino a cajas para que realice el pago PASO 9 Remitir a Alcaldía Municipal el convenio de pago para firma PASO 10 Enviar el convenio de pago a la Asesoría Jurídica para la legalización PASO 11 Recordarle al vecino Mensualmente vía telefónica sobre los pagos correspondientes PASO 12 Si el vecino solicita que se le cobre en su residencia se procederá a hacerlo y posteriormente se entrega el recibo de pago. 43 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Recursos Humanos UNIDAD ORGÁNICA: Recursos Humanos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realización de Contratos, Actas y acuerdos OBJETIVO: Mantener actualizado los datos de todos los colaboradores de esta Municipalidad, mantener un control y secuencia de los Documentos de cada expediente. REQUISITOS Papelería completa Contratos Actas Acuerdos Trascripciones Firmas DURACIÓN 02 Días DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES El Departamento de Recursos Humanos, es el ente encargado de realizar los documentos de ingresos del personal realizando los siguientes procedimientos. El colaborador presenta sus documentos o papelería Departamento de Recursos recepción de documentos Este departamento realiza actas, acuerdos y contratos de los contratados Los colaboradores firman documentos, Recursos Humanos recibe los documentos y traslada a firmas con Secretaria Municipal y Firma de Visto Bueno del Alcalde Municipal, 44 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Transcribe Documentos ( actas acuerdos a libros de control interno), traslada los mismos una copia a auxiliar de Tesorería para la actualización sistema y coordinar pago. 45 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA REALIZACIÓN DE CONTRATOS ACTAS Y ACUERDOS COLABORADOR RECURSOS HUMANOS SECRETARIA ALCALDE AUXILIAR DE TESORERÍA Inicio Entrega Doc. Recepción de doctos. Realiza Contratos Realiza Actas y Acuerdos Firman Dtos Recibe Doctos Firma Dtos Bo.Vo. a Dtos Transcribe Doctos Recibe Doctos.para pago Terminación 46 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Recursos Humanos UNIDAD ORGÁNICA: Recursos Humanos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reclutamiento, Selección y Contratación del personal Es una actividad en la cual se reclutan personas para el banco de datos del Departamento de personal, para que posteriormente seleccionar a los aspirantes a ocupar un puesto en esta Municipalidad. Los aspirantes aprobados por el Señor Alcalde Municipal son evaluados y entrevistados y se confirman sus referencias laborales y personales, si aprueban estas fases se traslada el expediente a la Alcaldía para su Vo.Bo. y finalmente se trasladan a la persona encargada de acuerdos y contratos para la elaboración de los mismos OBJETIVO: Realizar contrataciones utilizando el perfil adecuado para el puesto a ocupar REQUISITOS Ser ciudadano Guatemalteco y encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles Ser de Reconocida Honorabilidad Mayor de edad Llenar formulario de solicitud de empleo y proporcionar toda la información y documentación que se le solicite Aprobar con un mínimo de 65 todas las evaluaciones respectivas Poseer las aptitudes morales, físicas e intelectuales que se requiere del puesto Someterse y aprobar las diferentes pruebas psicométricas No encontrarse inhabilitado de conformidad con la ley BASE LEGAL Constitución Política de la república de Guatemala Código Municipal (Decreto 12-2002) 47 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Ley de Servicio Municipal Reglamento Interno del Personal DURACIÓN Cinco días hábiles DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES PASO 1 El Departamento de Recursos Humanos reciben Documentos y Currículo de las personas que solicitan empleo en esta Institución, se le asigna número de expediente y se carga en el Sistema Administrativo Municipal SAM. PASO 2 La secretaria de la Dirección Administrativa recibe el expediente y lo ingresa al Despacho de la Dirección. El Jefe del Personal lo ingresa al banco de datos Digital y lo archiva físicamente. PASO 3 El Director o Jefe que necesita ocupar una vacante dentro de su dependencia Solicita a la Dirección Administrativa currículo de los aspirantes que cumplan con el perfil del puesto PASO 4 El jefe del personal procede a realizar la convocatoria interna de acuerdo al artículo 13 Y 14 del Reglamento Interno sobre movimientos de personal de ascensos a aplicar. Asi mismo busca en el banco de datos los expedientes de las personas que apliquen a la plaza vacante y los traslada a la Dirección solicitante. PASO 5 La dirección solicitante selecciona algunas opciones para ser entrevistados y evaluados, se realizan las siguientes pruebas psicométricas. Juicio práctico; consiste en 40 preguntas directas las cuales se deben contestar en un tiempo no mayor de 20 minutos dándole una ponderación de 40 puntos. Prueba Numérica; consiste en 28 operaciones en la que se les presenta 4 opciones de respuestas al evaluado, quien debe colocar la respuesta evitando los tachones y borrones, debiendo contestar en un tiempo de mayor a 05 minutos dándole una ponderación de 28 puntos. Composición de Cuadrados; esta es la prueba llamada también el Rompecabezas, para lo cual deberá dibujar dentro del cuadrado en blanco las figuras que se 48 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA encuentran fuera de él y formar el cuadrado completo, lo cuál deberán solucionar en un tiempo no mayor de 4 minutos valor 18 puntos Test de Substitución; en esta prueba deberán sustituir los signos por los números correspondientes para cada figura en las dos primeras series y por letras en el caso de la tercera serie para descubrir una frase. Esta prueba debe solucionarse a un tiempo no mayor de 5 minutos dándole una ponderación de 14 puntos Alphá; es una herramienta diseñada que evalúa perfiles operacionales, profesionales y directivos por medio de un inventario psicológico que incluyen personalidad, habilidades cognoscitivas preferencias ocupacionales y comportamiento esperados PASO 6 Si el aspirante supera las pruebas psicométricas, procede a realizarse las entrevistas que sean necesarias, dependiendo de la plaza vacante de las cuales se dejará constancia llenando un formato de entrevista. PASO 7 Si el aspirante supera las entrevistas, se procede a confirmar las referencias laborales y personales presentados por el mismo se llama a los referentes y se llena una ficha con los datos de las personas que brindaron referencias del solicitante y se incorpora al expediente. PASO 8 Si se confirma que el solicitante posee buenas referencias laborales y personales, se elabora una ficha Administrativa la cual contiene los siguientes datos. Nombre completo Numero de DPI Fecha de Nacimiento Edad Estado Civil Dirección Teléfono Plaza a Ocupar Dirección o Departamento al que ingresará Salario Bonificación Renglón Fecha de ingreso Acompañado de un informe general del proceso de selección, (nombre del o las personas que lo entrevistaron y evaluaron, fecha de las pruebas y punteo de las mismas) 49 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PASO 9 La ficha del aspirante es revisada por el Director Administrativo y posteriormente firmada, el expediente se hace llegar a la Dirección solicitante para tramitar el Vo.Bo. del Señor Alcalde PASO 10 El señor Director envía un oficio al señor Alcalde acompañado de toda la documentación del aspirante (Currículo, entrevista con el jefe de personal y jefe inmediato y evaluaciones); para autorizar la contratación el cual deberá especificar la plaza a ocupar, el renglón presupuestario, salario y unciones a desempeñar. PASO 11 Si el aspirante es aprobado por el señor Alcalde se traslada a la encargada de Acuerdos y Contratos, para la elaboración del acuerdo y contratos respectivos. PASO 12 Se convoca al empleado para corroborar datos ingresados en el SAM y firma de contrato PASO 13 Se realiza la inducción general y especifica al puesto hace como el recorrido por las instalaciones y presentación del personal. PASO 14 Se le hace entrega al aspirante de sus Funciones y/o atribuciones memoria de labores del año anterior y plan del Gobierno Municipal. PASO 15 Al nuevo trabajador se le hace del conocimiento sobre el proceso del uso del uniforme sobre los días a la semana que se usara. 50 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Recursos Humanos UNIDAD ORGÁNICA: Recursos Humanos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para certificados del IGSS Actividad que se realiza para la elaboración de certificados para asistir al IGSS, por enfermedad común, maternidad, accidentes y pediatría. OBJETIVO: Mantener actualizado la base de datos de los empleados, con todos los datos personales y cuidar de la integridad física de los empleados de cualquier enfermedad REQUISITOS Ser empleados de la Institución Tener los datos actualizados en el banco de datos de la SAM PASO 1 Nombre completo No. de afiliación del IGSS Dirección No. de DPI Fecha de ingreso a la Institución PASO 2 Se le pregunta al colaborador para que necesita el certificado, por Enfermedad Común por Accidente o por Pediatría Por enfermedad común solamente es necesario confirmar con el empleado la fecha con que se debe extender el certificado Para maternidad, si el empleado quiere inscribir a su esposa a maternidad solamente debe indicar el nombre completo de su esposa 51 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Para Pediatría solamente se solicita el nombre completo del menor y se confirma con el empleado que la edad del mismo sea menor a 5 años Por accidente, se solicita al empleado fecha de nacimiento PASO 3 Se ingresa el formato elaborado en exel para trabajar los certificados del IGSS y se procede llenar los datos con la información recolectada se imprime y se revisan los datos con el empleado. PASO 4 Si los datos son exactos se le traslada al Director Administrativo o Jefe del Personal para su firma se le coloca el sello de la Municipalidad y se le entrega al empleado la original y copia rosada y la copia celeste se archiva en el expediente del empleado TIEMPO DE DURACIÓN El tiempo para este proceso es de 02 dias 52 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Recursos Humanos UNIDAD ORGÁNICA: Recursos Humanos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para carta de ingreso y Constancia Laboral Es una actividad que se realiza para que sea de utilidad al empleado para sus tramite personal REQUISITOS Tener como Mínimo 3 meses laborados Proporcionar sus datos completos PASO 1 Ingresar al SAM al módulo de Recursos Humanos luego a la base de datos de empleados y buscar los datos del colaborador ya sea por su ID o por su nombre se anotan los siguientes datos. Nombre Completo Numero de DPI Puesto Fecha de Ingreso (fecha de Egreso en el caso de los ex empleados) Salario y bonificación PASO 2 Se anota el formato elaborado en Word para trabajar las cartas de ingreso o constancia laboral, y se procede a completar los datos del empleado con la información recolectada se imprime y se revisan los datos con el empleado. PASO 3 Si los datos son exactos se le traslada al Director Administrativo o Jefe del Personal para su firma se le coloca el sello de la Dirección Administrativa y luego se le entrega la carta de ingreso o constancia laboral al empleado 53 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA 54 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de secretaría UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Inscripción de Negocios OBJETIVO: Mejorar los controles administrativos de inscripción de los comerciantes, realizando un expediente individual y su historial REQUISITOS Cumplir con los documentos o papelería que se le solicite para darle seguimiento a la solicitud de inscripción DURACIÓN 03 días DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES A continuación se presentan los procesos de solicitudes de Inscripción de negocios que realizan los vecinos especificados de una manera descriptiva y simbólicamente desde la solicitud hasta el otorgamiento de certificación 55 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA INSCRIPCIÓN DE NEGOCIOS DESCRIPCIÓN VECINO SECRETARÍA SINDICO CONCEJO TESORE RÍA Inicio Presenta requisitos Recibe Secretaria Inspección Sindico Aprueba Consejo Hace acuerdo Secretaria y Certifica Inscripción en tesorería Cobra al Vecino Se da certificación al vecino Vecino recibe Certificación Terminación 56 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de secretaría UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Drenaje y Agua OBJETIVO: Mantener a todos los vecinos con instalación de los servicios de Drenajes y Agua para evitar contaminación y fortalecer la Higiene de las familias de Nueva Santa Rosa. REQUISITOS Cumplir con los documentos o papelería que se le solicite para darle seguimiento a la solicitud de inscripción DURACIÓN 02 días DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES A continuación se presentan los procesos de solicitudes de Drenajes y Agua que realizan los vecinos especificados de una manera descriptiva y simbólicamente desde la solicitud presentada por el vecino hasta el otorgamiento del Título 57 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA SOLICITUD DE DRENAJES Y AGUA DESCRIPCIÓN VECINO SECRETARÍA ALCALDE TESORE RÍA Inicio Presenta solicitud Presenta requisitos Recibe requisitos Secretaria Presenta providencia al alcalde Alcalde autoriza Interesado se inscribe en tesorería Interesado recibe boleto de inscripción y de pago Tesorería Extiende el Título Vecino recibe el título Terminación 58 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de secretaría UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reconocimiento e Inscripción de las Agrupaciones de Vecinos del Municipio (Cocodes, Asociaciones y Comités) OBJETIVO: Mantener a las Asociaciones, Comités, Cocodes o Agrupaciones informados sobre la responsabilidad que emergen en sus comunidades, con el objetivo de agilizar gestiones sobre la satisfacción de Necesidades de los vecinos. REQUISITOS Escrituras Actas Actas de Constitución Libros y actas de Cocodes y Comités DURACIÓN 08 días DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Los comunitarios se organizan para formar Asociaciones, Concejo Comunitario de Desarrollo y comités, para velar por el desarrollo de su comunidad, en donde presentan libros y actas de organización y Constitución, al Alcalde Municipal y Secretaria Municipal para ser Inscritos legalmente, obteniendo la personería Jurídica por medio de actas de Inscripción, Organización y Reorganización de los mismos. 59 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA INSCRIPCIÓN DE AGRUPACIONES DESCRIPCIÓN AGRUPACIÓN SECRETARÍA ALCALDE Inicio del Proceso Vecinos se organizan para inscribir la agrupación Presentan escritura Pública de Cosntitución Reconocimiento de la Personería Jurídica por par parte de secretaria Inscripción del Representante legal de la Asociación Inscripción y reconocimiento de la Personería Jurídica Alcalde y Secretaria Municipal Inscripción de Personería Jurídica Alcalde y secretaria Municipal Terminación 60 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA INSCRIPCIÓN DE CONCEJO COMUNITARIO DE DESARROLLO DESCRIPCIÓN COCODES SECRETARÍA ALCALDE Inicio del Proceso Se organizan solo por la comunidad Presentan el acta de Organización Redacción del acta Alcalde Municipal y Secretaria Reconocimiento de la Personería Jurídica Inscripción del Representante legal de Cocodes Autoriza Libro de Organización de Cocodes Inscripción y reconocimiento de la Personería Jurídica Terminación 61 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA INSCRIPCIÓN DE CONCEJO COMUNITARIO DE DESARROLLO POR LA COMUNIDAD EN PRESENCIA DEL ALCALDE MUNICIPAL DESCRIPCIÓN COCODES SECRETARÍA ALCALDE Inicio del Proceso Se organizan por la comunidad en presencia del Alcalde Presentan el acta de Constitución y autorización de Cocodes Reconocimiento de la Personería Jurídica Alcalde y Secretaría Inscripción de Representante Legal de Cocodes Organización y Reorganización de Cocodes Autoriza Libro de Organización de Cocodes Inscripción y reconocimiento de la Personería Jurídica Terminación 62 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA INSCRIPCIÓN DE COMITÉ DE AGUA POTABLE DESCRIPCIÓN COCODES SECRETARÍA ALCALDE Inicio del Proceso Elige Comité de agua Presentan el libro de acta de Organización y Reorganización Autorización del acta por Alcalde Municipal y Secretaria Reconocimiento de la Personería Jurídica Acta de Organiza y/o Reorganización de Comtés Inscripción y reconocimiento de la Personería Jurídica Terminación 63 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de secretaría UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realización de Informe de Titulación Supletoria OBJETIVO: Brindar un buen servicio a los vecinos en agilizar el proceso del trámite de Titulación Supletoria de sus terrenos e inmuebles REQUISITOS Expediente Solicitud e Informe Inspección Actas y acuerdos Solvencia de Arbitrio Municipal del interesado DURACIÓN 02 días DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES El juzgado que solicita el trámite de la Titulación supletoria de escrituras extiende expediente y solicitud de informe a Secretaria Municipal, por medio de lo solicitado el Alcalde Municipal se presenta al inmueble a realizar una inspección ocular luego se remite expediente al consejo para que sea autorizado por el señor Síndico Municipal, después secretaría redacta el acta con los puntos solicitados por el señor Juez posteriormente se realiza un acuerdo certifican el acta y lo envían al Juez por medio del Mensajero el señor Juez firma copia de recibido y secretaría archiva documento firmado 64 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO PARA INFORME DE TITULACIÓN SUPLETORIA DESCRIPCIÓN JUZGADO SECRETARIA ALCALDE CONCEJO MUNICIPAL MENSAJERO Inicio del Proceso Extiende Expediente y Solicitud de informe Recibe Expediente e Informe Alcalde se presenta al Inmueble para realizar una Inspección Ocular Secretaria Remite el Expediente al Consejo Municipal Consejo Recibe el Expediente para que lo apruebe el Sindico Municipal Se redacta el acta donde estipulan los puntos solicitados por el Juez Alcalde y secretaria aprueban el acta por medio de un acuerdo certifican la misma y envían al Juez que lo solicito El mensajero recibo los documentos y entrega al Juez Recibe documento el juez de parte de Mensajería Recibe documentos ya firmado de recibido y archiva Terminación 65 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Información Pública UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acta certificada de Escritura OBJETIVO: Brindar al vecino la información solicitada de una manera inmediata tomando el cuenta todos los procesos establecidos REQUISITOS Solicitud del interesado Fotocopia del DPI Boleto de ornato solvente DURACIÓN 10 dias DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Procesos descriptivos El vecino se presenta ante la Oficina de Información Pública para solicitar información y/o documentos. Información pública imprime solicitud y firma el interesado Información pública transfiere solicitud al Departamento de Archivo para buscar lo solicitado Departamento de archivo encuentra el documento autentica una copia y luego pasa firma con Secretaria y alcalde Ya firmado por Alcalde y Secretaria la Oficina de Archivo transfiere el documento a la Oficina de Información Pública, Información pública envía al interesado a cancelar a tesorería Ya cancelado Información Pública entrega información o Documento interesado 66 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA SOLICITUD DE ACTA CERTIFICADA DE ESCRITURA DESCRIPCIÓN OFICINA DE INF. PUBLICA DEPTO. ARCHIVO SECRETARIA ALCALDE SOLICITA NTE TESOR ERIA Inicio Interesado solicita a información publica Información pública transfiere solicitud a Archivo Archivo encuentra lo solicitado y autentica Archivo solicita firma de Secretaria y Alcalde Oficina de Archivo transfiere el documento a Información Pública Información Pública envía al solicitante a pagar a tesorería Interesado paga en tesorería Después de cancelar información publica entrega documento al interesado. Interesado recibe el documento Terminación 67 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento Recepción UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria Municipal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para entrega y Recepción de Documentos OBJETIVO: Mantener a todos los departamentos de la Municipalidad informados de cada correspondencia recibido escrita o verba y llevar un control de expedientes y documentos en general. REQUISITOS Identificación de puestos Nombre completo y firma de recibido DURACIÓN La correspondencia en especial los expedientes no deben de llevar más de 5 días de la Dirección sin que se dé el trámite correspondiente BASE LEGAL Reglamente Interno del personal de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Manual de puestos y Funciones y Manual de Procedimientos DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Procesos descriptivos El proceso de este procedimiento solo se especifica descriptivamente y no simbólicamente ya que es un procedimiento de actividades que realiza una sola persona PASO 1 Toda la documentación que se genere interna o externa debe canalizarse por la dirección para mantener el control de la misma y darle seguimiento PASO 2 En el momento que recibe los documentos se deben sellar y firmar de recibido, luego se transfiere a la parte interesada para que fuera revisado. 68 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PASO 3 Después que es revisada y marginada por el encargado se procede a darle el trámite correspondiente. NORMAS DE SEGURIDAD. PASO 4 Datos específicos de la documentación: todos los documentos deben ir debidamente firmados y fechados e identificados con el respectivo numero correlativo según el tipo de documento PASO 5 En caso de la documentación interna el turno que remite debe quedarse con una copia de cada documento sellado de recibido por el receptor, para ser archivado como corresponde PASO 6 Toda documentación que proviene del área operativo y administrativa deberá ser remitida hacia donde corresponde, en un término no mayor de 24 horas. PASO 7 El personal que esta de turno tiene la obligación de dar trámite a la documentación que recibe así como a la que se genere 69 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Asistente de Alcaldía UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria Municipal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Audiencias ante el señor Alcalde Municipal OBJETIVO: Mantener informado al Alcalde Municipal sobre la cantidad de audiencias internas o externas de una manera anticipada de manera que no se incumpla con los vecinos o Instituciones que lo soliciten REQUISITOS Que los visitantes hayan registrado sus datos en Recepción y hayan sido ingresados en el Registro de Información Municipal (RIM) Nombres completos de los visitantes Dirección Nombre de la institución Identificación Personal o Institucional Motivo de la Audiencia. DURACIÓN 5 horas dependerá de la cantidad de audiencias y/o audiencias BASE LEGAL Reglamente Interno del personal de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Manual de puestos y Funciones y Manual de Procedimientos DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Procesos descriptivos El proceso de este procedimiento solo se especifica descriptivamente y no simbólicamente ya que es un procedimiento de actividades que realiza una sola persona juntamente con los visitantes y Alcalde Municipal. 70 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PASO 1 Los visitantes exponen a la Recepción o Asistente de la Alcaldía Municipal su deseo de obtener audiencia PASO 2 Se solicita al visitante algún documento de Identificación para registrar sus datos en el Registro de Información Municipal (RIM) PASO 3 Asistente de Alcaldía Guia a los Visitantes a la sala de Espera Se ingresan al Despacho del Señor Alcalde en el orden que fueron anatados PASO 4 Si fuere el caso se remiten los visitantes con el Departamento o dirección que corresponde su solicitud o audiencia. 71 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Secretaría UNIDAD ORGÁNICA: Servicios Públicos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para servicios del bus Municipal OBJETIVO: Proporcionar servicio de calidad al vecino o vecinos para cualquier trámite, para viajes de recreaciones y/o excursiones, de grupos, estudiantes religiosos etc. REQUISITOS Hacer solicitud del servicio Identificación del solicitante Establecimiento del lugar y distancia DURACIÓN 1 dia para estudiar la solicitud 1 día para verificar con talleres y confirmar con vecinos Total de tiempo 2 días PASO 1 Al momento de ingresar la solicitud del préstamo del Bus Municipal al departamento que corresponde se verifica inicialmente el lugar a donde se dirigirán, la fecha y número de personas motivo del viaje y nombre de la persona o institución solicitante. PASO2 El chofer del Bus verifica si está disponible en la fecha solicitada y la cantidad de combustible que se necesita para realizar dicho viaje. PASO3 Si está disponible el bus en fecha solicitada se evalúa la solicitud para determinar si se les cobra el valor del combustible o no, se toman en cuenta los siguientes aspectos: El lugar hacia donde se dirigirán los o el solicitante Motivo del viaje 72 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Persona o Institución que solicita el préstamo PASO 4 Se procede brindar el servicio y se le informa al solicitante y si en caso debe cancelar el valor del combustible se le indica la cantidad para saber si está de acuerdo se le indica que tendrá que abastecer el combustible personalmente. PASO 5 Si el solicitante está de acuerdo a cancelar el valor del combustible, se le informa por escrito al encargado del bus (PILOTO), para que coordine el viaje con el solicitante. 73 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Secretaría UNIDAD ORGÁNICA: Oficial de secretaria NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para Constancia de Residencia y Cargas Familiares REQUISITOS Fotocopia de Cédula de Vecindad Fotocopia del Boleto de ornato Constancia y acta de residencia: despliegue emitido por la dirección de catastro Constancia de Cargas familiares: adjuntar certificación de partida de nacimientos de hijos Constancia de honorabilidad: constancia original de carencia de antecedentes penales y policiacos del interesado. PASO 1 Constancia y acta de residencia: confrontar la ubicación de la residencia del vecino interesado o la que aparece en el despliegue catastral, si el inmueble no figura en la base de datos el interesado lo deberá registrar previo a extender la respectiva constancia. PASO 2 Constancia de cargas familiares y de honorabilidad: Verificar los datos presentados con los documentos adjuntos y elaborar la constancia. PASO 3 Someter las constancias a revisión y firma de la Secretaria DURACIÓN 1 Hora 74 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Secretaria Municipal UNIDAD ORGÁNICA: Oficiales de secretaria NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para Celebración del Matrimonio Municipal REQUISITOS MAYORES DE EDAD Contar con DPI en original Certificación de nacimiento reciente Certificación de soltería Certificado médico de buena salud para ambos contrayentes Boleto de ornato MENORES DE EDAD Mujer a partir de los 14 años Hombres a partir de los 16 años Certificación reciente de nacimiento Certificación de Soltería Fotocopia de DPI de los padres y su comparecencia el día de la boda para dar su consentimiento PARA EXTRANJEROS Pasaporte original vigente Certificación de Nacimiento Certificación o constancia de soltería Publicación de Ley BASE LEGAL Decreto Ley 106 del código civil 75 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Plan de tasas de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, según acuerdo del honorable Concejo Municipal PASO 1 Se recibe y se revisa la papelería para la formación del expediente en la semana en que se realiza el matrimonio PASO 2 Se procede a Redactar la Solicitud para el Matrimonio PASO 3 Se redacta el acta del matrimonio en base a la papelería recibida PASO 4 Se redacta la resolución de aprobación de aprobación para a celebración del matrimonio. PASO 5 Se elabora la caratula para el expediente PASO 6 Se redacta la constancia del Matrimonio Municipal, al reverso se imprime los artículos 78, del 108-112 del Código Civil PASO 7 Se lleva a cavo la celebración de la ceremonia PASO 8 Se redactan y envían los avisos del matrimonio al Registro Nacional de las Personas PASO 9 Se archiva el Expediente en el tomo correspondiente TIEMPO DEL PROCESO: 8 DIAS 76 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Relaciones Públicas UNIDAD ORGÁNICA: Relaciones Públicas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para hacer el Diagrama de Cápsulas Informativas OBJETIVO: Dar a conocer las actividades que la Municipalidad de Nueva Santa Rosa realiza en beneficio de la Población de una manera integrada y general con la intención de general confianza en el vecino y para que con el aporte de sus impuestos se continúe con la ejecución de los Proyectos y Programas. REQUISITOS Identificación de los Colaboradores de Relaciones Publicas de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa ante los vecinos o cualquier Institución privada o pública. DURACIÓN El tiempo que se lleva para realizar el trabajo de Edición y Locución son 2 días BASE LEGAL Reglamente Interno del personal de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Manual de puestos y Funciones y Manual de Procedimientos DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Procesos descriptivos El proceso de este procedimiento solo se especifica descriptivamente y no gráficamente ya que es un procedimiento de actividades que realiza el Departamento de Relaciones publicas con la población PASO 1 Se planifica el trabajo durante la semana previa a la transmisión del programa PASO 2 Se verifica con las distintas Dependencias de la Institución los trabajos que localizan con la intención de grabar el proceso de los m ismos 77 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PASO 3 Se lleva directamente al área de trabajo a filmar con videocámara el avance de ejecución de cada proyecto. Así como una entrevista a los vecinos beneficiados PASO 4 Se capturan las imágenes de formato mini DV a la computadora para poder hacer la edición de video y transformarlo a formato DVD con una mejor resolución PASO 5 Se elabora el texto y se incorpora la locución al video PASO 6 El día de la semana que tiene programado el Departamento de Relaciones Públicas, el trabajo ya finalizado se traslada a la Alcaldía municipal para su visto bueno y si no tiene ningún cambio se lleva a la estación de cable para ser transmitido ese mismo día según el horario estipulado. 78 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Relaciones Públicas UNIDAD ORGÁNICA: Relaciones Públicas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para realizar montaje de eventos OBJETIVO: Mejorar día con día las programaciones de eventos buscando con ello mantener una mejor comunicación con la población REQUISITOS Identificación de los Colaboradores de Relaciones Publicas de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa ante los vecinos en todas las fases de los eventos. DURACIÓN El tiempo que se lleva para realizar este tipo de actividad son 2 horas BASE LEGAL Reglamente Interno del personal de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Manual de puestos y Funciones y Manual de Procedimientos DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Proceso descriptivo El proceso de este procedimiento solo se especifica descriptivamente y no gráficamente ya que es un procedimiento de montajes de eventos en donde participan algunos segmentos de la población o toda la población PASO 1 Cuando cada dependencia de la Municipalidad programe un evento deberá coordinar conjuntamente con relaciones publicas como mínimo 4 días de anticipación sobre la actividad a realizar PASO 2 Se le hace ver al Departamento de Relaciones Públicas él Instructivo en donde se describe la actividad, día con día, hora y lugar del evento 79 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PASO 3 Para la elaboración de la agenda se tiene que tomar en cuenta las siguientes fases Palabras de Bienvenida Historial del proyecto Palabras de Agradecimiento Entrega de Reconocimiento Palabras de autoridades Corte de la cinta simbólica PASO 4 Para el día del evento es necesario contar con las siguientes herramientas: Sonido Principal (Relaciones Públicas) Sonido Auxiliar (Dependencia coordinadora del evento) Maestro de Ceremonias Podium Banderas Estandarte Himnos Cinta Tijeras Cámara de Video Cámara Fotográfica NORMAS DE SEGURIDAD Al concluir la actividad verificar que el equipo y mobiliario de Relaciones Públicas este completo. 80 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Departamento de Relaciones Públicas UNIDAD ORGÁNICA: Relaciones Públicas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para convocar a los medios de Comunicación OBJETIVO: Publicar la implementación de diversos proyectos para que los vecinos de la población de Nueva Santa Rosa y demás Municipios Circunvecinos conozcan los proyectos que se ejecutan en esta Municipalidad REQUISITOS Identificación de los Colaboradores de Relaciones Publicas de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa ante los medios de comunicación La publicación de los medios debe ser conforme lo planificado DURACIÓN El tiempo que se lleva para realizar este tipo de actividad son 2 días BASE LEGAL Reglamento Interno del personal de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Manual de puestos y Funciones y Manual de Procedimientos DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Proceso descriptivo El proceso de este procedimiento solo se especifica descriptivamente y no gráficamente ya que es un procedimiento convocar a los medios de comunicación para que publiquen los proyectos PASO 1 Se elabora un comunicado de radio o por vía telefónica o por cualquier otro medio y se hace llegar al jefe de Redacción de los medios de comunicación, posteriormente se verifica vía telefónica la recepción del comunicado y se recuerda fecha hora y lugar de evento 81 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PASO 2 Antes de llevar a cavo el evento se reúne a los medios de comunicación invitados y se hace del conocimiento del desarrollo de la actividad programada PASO 3 Lograr que los medios de comunicación entrevisten a las autoridades presentes principalmente al Alcalde Municipal 82 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Juzgado de Asuntos Municipales UNIDAD ORGÁNICA: Juez de Asuntos Municipales NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para el Reporte de Faltas al Reglamento Personal OBJETIVO: Cumplir y hacer que se cumpla lo que establece el Reglamento Interno de la Municipalidad REQUISITOS Tener conocimientos y experiencia en sus actividades individuales, y es obligatorio que todo agente de la Policía municipal de Transito conozca todas las reglas disciplinarias a cumplir dentro de la Institución y las sanciones que cada una conlleva. Deben conocer sus obligaciones y responsabilidades para evitar en lo posible caer en faltas y ser reportados por mandos superiores. DURACIÓN El tiempo que se lleva para realizar este tipo de actividad es 1 día BASE LEGAL Reglamento Interno del personal de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Manual de puestos y Funciones y Manual de Procedimientos DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Proceso descriptivo PASO 1 En el momento que un agente es sorprendido cometiendo una falta al Reglamento Interno Disciplinario se procede a redactar un reporte el cuál debe contener los datos básicos: A quién se dirige el reporte Nombre y número de chapa del agente que se reporta Falta cometida 83 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Fecha Hora y Lugar Si se nombran otras personas ya sea como testigos o como cómplices ( nombres completos, Cédula de Vecindad u otro documento de Identificación) Nombre completo de quién reporta Firma de enterado del agente que se reporta PASO 2 Quien autoriza y da trámite, corresponde al jefe de grupo firmar de visto bueno el reporte y remitirlo al conducto correspondiente para hacerlo llegar hasta la instancia encargada de analizar y dictaminar respecto a estos reportes. PASO 3 Se traslada a dirección administrativa para que proceda como corresponde. 84 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Juzgado de Asuntos Municipales UNIDAD ORGÁNICA: Juez de Asuntos Municipales NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Obtención de certificación de expediente del Juzgado de asuntos Municipales y de tránsito OBJETIVO: Extender certificaciones de expedientes a los vecinos en el tiempo adecuado. REQUISITOS Escrito Presentado por el interesado solicitando certificación total o parcial del expediente diligenciado dentro del Juzgado de Asuntos Municipales. Identificar el número de expediente Efectuar el pago de la certificación de conformidad al artículo 27 del decreto 111-96 del congreso de la República DURACIÓN Aproximadamente para obtener la certificación es de 3 días hábiles BASE LEGAL Artículo 30 y 259 de la Constitución Política de la República de Guatemala 28 y 29 del decreto ley 107 (código Procesal Civil y mercantil) 171 de la ley de Organización Judicial; decreto lll-96 del Congreso de la República de Guatemala 165 y 171 del Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala 8 (Código Municipal). DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Proceso descriptivo PASO 1 El auxiliar del Juez de Asuntos Municipales, recibe el memorial de solicitud que deberá identificar el número de expediente del que se requiere la certificación. La solicitud y el expediente los traslada al Juez de Asuntos Municipales y de tránsito para que resuelva si es procedente acceder a la solicitado. 85 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PASO 2 Si es procedente se remite al secretario o Auxiliar del Juzgado para que proceda a efectuar la certificación respectiva PASO 3 Cada hoja reproducida deberá ir rubricado y sellada dicha certificación deberá ser sellada por el secretario o auxiliar del Juzgado de Asuntos Municipales y de Transito con visto bueno del Juez posteriormente se procede a entregar la certificación al interesado previo al pago de la misma. 86 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento: ÓRGANO: Juzgado de Asuntos Municipales UNIDAD ORGÁNICA: Juez de Asuntos Municipales NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para efectuar medición de inmuebles por medio de Juzgado de Asuntos Municipales OBJETIVO: Que los vecinos de esta población queden satisfechos en las mediciones de los inmuebles REQUISITOS Plantear la solicitud por escrito, acompañar copia de la Escritura del Inmueble con su respectivo plano si lo hubiere el o la solicitante debe tener legitimidad La denuncia deberá cumplir con los requisitos que señale el artículo 167 del Código Municipal Debe existir común acuerdo entre las partes Plano de ubicación Pago de la tasa Municipal correspondiente DURACIÓN El tiempo de diligenciamiento del expediente dura aproximadamente 15 días por los mismos plazos que se señalan en el código Municipal. La ley del Organismo Judicial y la disponibilidad de la topografía Municipal BASE LEGAL Artículos 28 y 259 de la Constitución Política de la República de Guatemala; 161, 162, 165, 168, 169 y 170 del decreto 12-2002 del congreso de la república de Guatemala ( código Municipal):supletoriamente el Código Procesal Civil y Mercantil) 87 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES Proceso descriptivo PASO 1 El Secretario o auxiliar del Juez de Asuntos Municipales, recibe el memorial de solicitud de parte del vecino o interesado PASO 2 El auxiliar o secretario del Juez de Asuntos Municipales y asigna número de expediente y lo traslada al Juez de Asuntos Municipales o de transito para que resuelva si es procedente acceder a lo solicitado PASO 3 Si existe parte contraria el oficial de trámite facciona primera resolución de trámite corriendo audiencia por cinco días a la otra parte, para conocer si está de acuerdo en que se efectúe la medición al inmueble. Si no existe contraparte se fija día y hora para una inspección ocular PASO 4 La persona emplazada evacua la audiencia conferida debiendo presentar copias de la escritura de propiedad de su inmueble. En caso que la persona emplazada presente oposición al Juzgado de Asuntos Municipales a que se continúe con el trámite de la medición, se inhibirá de seguir conociendo las partes y tiene derecho a ejercer su acción ante el Juzgado Jurisdiccional competente PASO 5 Por medio de resolución se fija día y hora para fijar ediciones en los inmuebles, citando para el efecto la presencia de las partes interesadas y u representante de la municipalidad. PASO 6 El día y hora señalado con la presencia de las partes se efectúa medición al o los inmuebles y se realiza una acta. La dirección de obras deberá remitir informe técnico y el levantamiento topográfico al Juzgado de Asuntos Municipales PASO 7 88 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA Con el informe técnico de la Dirección de obras y el levantamiento topográfico se remite resolución se notifican las partes de los resultados y se fija día hora para efectuar Junta Conciliatoria. PASO 8 Se efectúa Junta Conciliatoria entre las partes, de llegarse a un acuerdo, se realiza acta y se archiva el expediente en caso de no llegar a un acuerdo entre las partes el Juzgado de Asuntos Municipales se inhibirá de seguir conociendo y se archivan las diligencias. NORMAS DE SEGURIDAD Evitar que los vecinos entren en confrontación haciendo mención que el Juzgado de Asuntos Municipales y de Tránsito actúa como un ente mediador. En casos delicados se recomienda citar Agentes de la Policía Municipal Ser imparcial y evitar omitir opinión al respecto, únicamente basarse en el informe técnico profesional. 89 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA CONCLUSIONES El Manual de Procedimientos tiene como finalidad establecer y dar a conocer paso a paso la secuencia a seguir para realizar eficientemente las actividades de carácter Administrativo y que sirva de herramienta Administrativa en la ejecución de las labores encomendadas y coadyuve eficientemente al logro de los objetivos de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa. A través de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, se satisfacen requerimientos de modernidad en el contexto de la Organización Constitucional y procedimientos que establezcan fines y principios para prestar eficientes servicios a las comunidades con el propósito de alcanzar las bases del Desarrollo Social. 90 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA SANTA ROSA El presente Acuerdo entra en vigor inmediatamente-----------------------------------------Conste, Nueva Santa Rosa, 01 de Agosto del año dos mil trece ------------------------------ Alcalde Municipal. Síndico Primero. Síndico Segundo. Concejal Primero. Concejal Segundo. Concejal Tercero. Concejal Cuarto. Concejal Quinto. Secretaria(o) Municipal. Nota del autor: Todos los Departamentos y/o Direcciones descritos en el presente Manual, deben interpretarse, sin distinción alguna de sexo (género), pudiéndose aplicar de igual forma a hombres y mujeres, salvo aquellos casos en los que por su naturaleza o por disposición de las autoridades administrativas, deban asignarse solo a hombres o a solo mujeres en su caso. 91
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