– OBRA PÚBLICA POR ADMINISTRACIÓN PROCESO DE REGISTRO AUDITORIA SUPERIOR DEL ESTADO DE OAXACA 1. PROCESO DE REGISTRO EN EL SIMCA: 1. Alta de la obra en el listado. 2. Registro del sujeto proveedor de bienes o servicios. 3. Registro de los contratos/pedidos por la compra o generación de gastos. Para un mejor control, se recomienda codificar los contratos/pedidos con una nomenclatura que permita identificar la obra: ejemplo: OBRA 03-FIII; OAD-03/FIII/001/2015; OAD-03/FIII/002… 4. Captura del compromiso del contrato/pedido en el módulo de Adquisiciones, opción de contratos/pedidos. Se deberá verificar que el tipo de gasto sea de capital y para un mejor control de los registros no se permite la combinación de estos. En la captura del momento del comprometido se desplegará la opción para seleccionar el número y nombre de la obra pública a la que se vinculará el gasto. Nota: se recomienda capturar de manera separada el comprometido de los contratos/pedidos, que corresponden a obra pública. 5. En el listado de obras, automáticamente se irán relacionando los gastos vinculados a cada obra por administración, reflejando avance según se vayan adicionando compromisos y realizando pagos. 6. A la conclusión de los registros de la obra: Verificar en el listado de obras que el importe reflejado sea el correcto. Si en el importe comprometido de los contratos y el importe pagado hay diferencias:  Confirmar que la relación de contratos/pedidos vinculados esté correcta.  Verificar que no haya gastos pendientes de pago.  Identificar si hay comprometidos no devengados y, en su caso cancelarlos. Si algún contrato/pedido no corresponde a la obra, es posible desvincularlo. El porcentaje de la obra relacionada deberá ser de 100%. 7.- Empaquetado del costo de la obra: Al identificar la obra con un avance del 100%, se habilita la opción para el empaquetado de la obra, que consiste en la identificación y acumulación de los gastos de la misma, preparando la información para la capitalización de gastos. Sistema Municipal de Contabilidad Armonizada 2 AUDITORIA SUPERIOR DEL ESTADO DE OAXACA Esta acción es posible revertirla en caso de requerir correcciones respecto a la vinculación de gastos. Se debe tomar en cuenta que antes de realizar alguna cancelación de pólizas de gastos, previamente se tiene que desempaquetar la obra y desvincular los contratos/pedidos. 8.- Capitalización de la obra: Empaquetada correctamente la obra, se procede a la capitalización de gastos, que consiste en registrar los gastos de la misma en las cuentas de construcciones en proceso. Se sugiere revisar la póliza generada para validar el registro cotejando con los auxiliares de cuenta. Si las cuentas de construcciones en proceso seleccionadas son incorrectas, es posible cancelar la póliza y repetir el proceso. 9.- Si con posterioridad a la capitalización se detecta algún error contable proveniente de algún proceso de registro, se corregirá revirtiendo el proceso en el orden del último al primero. 2. EQUIPAMIENTO DE CONSTRUCCIONES Para el caso de Obra Pública Por Administración, por tratarse de un proceso distinto a la construcción, se registrará afectando partidas del gasto del capítulo 5000 de bienes muebles, en consecuencia serán inventariados. Tratándose de equipamiento no capitalizable, se darán de baja con la opción de transferencia a otro ente. En este caso, a la conclusión de la obra, tendremos registros en la cuenta de construcciones en proceso y en cuentas de bienes muebles, debiendo realizar el proceso de reclasificación por lo que corresponde a la construcción en proceso, ya que la reclasificación de los bienes se realiza a través de la baja del inventario. Importante: tratándose de bienes no capitalizables, se recomienda generar el registro de baja tan luego sea procedente, tomando en cuenta que al estar en el control del inventario, los bienes son sujetos de depreciación. Sistema Municipal de Contabilidad Armonizada 3 AUDITORIA SUPERIOR DEL ESTADO DE OAXACA En el caso de Equipamiento de Construcciones por Contrato, se afectarán las partidas de gasto 6177 y 6277 en los cuales se considera el equipamiento, debiendo seleccionar la misma obra construida. La aplicación de estas partidas generarán un registro en las cuentas 12357 y 12367 de instalaciones y equipamiento en construcciones en proceso. Al finalizar, tendremos registros en dos cuentas de construcciones en proceso vinculadas a la misma obra, para reclasificar según los criterios ya definidos con anterioridad. Sistema Municipal de Contabilidad Armonizada 4