Manual de Formación Webcom

FACTOR ENERGIA, S.A.
Manual de Formación WebCom
Mayo 2015
AGENDA
1 ACCESO WEBCOM FACTOR ENERGIA
2 MENÚ INICIAL
3 ALTA DE CONTRATOS
4 ALTA DE CONTRATO NUEVO
5 ALTA DE NOVACIÓN CONTRACTUAL
6 MODIFICAR: ALTA NUEVA O NOVACIÓN
7 SEGUIMIENTO DE CONTRATOS
8 VALIDACIÓN DE CONTRATOS
9 ABRIR UN TICKET
10 NOVEDADES
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1. ACCESO WEBCOM FACTOR ENERGIA
Paso 1:
Conectarse al área privada de agentes comerciales a través del siguiente link:
https://areaprivada.factorenergia.com/agentes/login.php
Paso 2:
Introducir el usuario y contraseña facilitados por el responsable comercial.
En el caso de bloquear su usuario o solicitar la apertura de un sub código deberá
solicitarlo a [email protected], poniendo en copia a su responsable
comercial .
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2. MENÚ INICIAL (1)
En la cabecera del menú inicial
encontrará 5 opciones:
1. Inicio
2. Contratación
a) Altas de Contratos
b) Consumo de Suministros
c) Estado de Renovación
d) Simulación de Factura
3. Opciones generales
a) Comerciales
b) Datos de Facturación
c) Gestión de Tickets
4. Opciones de usuario
a) Ver documentos
b) Cambiar email/contraseña
5. Desconectar
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2. MENÚ INICIAL (2)
En el cuerpo del menú inicial se han
introducido varias novedades:
1. Acceso directo al manual.
2. Descarga directa del contrato PYME.
3. Gráficos de seguimiento de
producción.
4. Formulario de sugerencias
5. Tablón de noticias
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3. ALTA DE CONTRATOS
Para grabar un alta/novación debe acceder desde la pestaña CONTRATACIÓN:
Altas modo distribuidor.
Para que se nos muestren las opciones disponibles de cada contrato hay que pulsar
con el botón derecho del ratón en la barra de ‘Altas de contratos’, de esta forma se
abre un menú con las tres opciones disponibles:
1. Alta para crear un contrato nuevo
2. Estado para aplicar un filtro a los contratos visibles
3. Comercial para aplicar un filtro.
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4. ALTA DE CONTRATO NUEVO
Para introducir un alta debemos cumplimentar TODOS los campos que nos solicita el
sistema (tanto la pestaña Obligatorios como la Opcionales).
Siempre hay que visitar la pestaña de Opcionales aunque no se aporte información
adicional para poder completar el proceso.
Una vez tengamos todos los datos cumplimentados para finalizar el proceso
seleccionaremos el botón ‘ACEPTAR’ y el alta grabada pasará a PETICIÓN.
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4. ALTA DE CONTRATO NUEVO
Para que el Cliente sea aceptado el CUPS debe ser correcto y no ser ni duplicado ni
Cliente FACTOR. En estos casos el sistema no permitirá dar de alta el contrato e
indicará un mensaje de error.
Sucederá lo mismo con la Cuenta Corriente. Debe ser correcta ya que si no el validador
la rechazará.
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5. ALTA DE NOVACIÓN CONTRACTUAL
Para grabar una novación su CUPS debe haber sido consultado previamente en la
pestaña estados (re)novación.
Debemos tener en cuenta que hay que modificar la oferta cuando se trate de un alta,
seleccionar el descuento dependiendo del tipo de tarifa y si se trata de un alta o
novación.
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6. MODIFICAR:
ALTA NUEVA O NOVACIÓN
Seleccionando encima de la línea del cliente creado, existe la opción de MODIFICAR los
datos:
Podemos BORRAR los datos cuando se trata de un registro en petición.
Se utiliza la opción DUPLICAR en aquellos casos en los que un mismo cliente tiene más
de un punto de suministro. Se duplicará la línea con todos los datos incorporados
excepto el CUPS que aparecerá en blanco para que lo introduzcamos.
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7. SEGUIMIENTO DE CONTRATOS
Diariamente, a las 9h y a las 14h los contratos que aparecían en PETICIÓN se pasarán a
VALIDACIÓN siempre que adjunte en la línea de ALTA el contrato escaneado. En caso
de no tener el contrato escaneado, el proceso se realiza los viernes cuando llega el
contrato físico a FACTOR.
Para la novación contractual, debe adjuntarse, en todos los casos, la documentación
escaneada, para que el contrato pase a VALIDACIÓN.
La línea creada sin documento adjunto estará disponible durante 24 h.
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8. VALIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
Diariamente, los contratos que estaban en VALIDACIÓN pasarán a OK o KO.
Si durante los primeros 5 días no hemos localizado al cliente, no se modificará su
estado y quedará en VALIDACIÓN.
• Los contratos OK son aquellos que se han validado por Factor y pasan a ser
facturables por el distribuidor.
• Los contratos KO solucionables (aquellos en los que se ha detectado alguna
incidencia documental o en la llamada de bienvenida) deberán recuperarse
mediante la apertura de un ticket.
CIF / NIF
Teléfono fijo de
la empresa
Tipo de Producto
y Tarifa
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8. VALIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
En los casos en los que la Cuenta Corriente aportada sea idéntica a la Cuenta Corriente
de otro contrato con CIF distinto, dicha gestión quedará paralizada hasta la recepción
de documentación que acredite que existe relación alguna entre empresas para
compartir una misma cuenta bancaria.
Una vez recibida la documentación y gestionada por el departamento de contratación
se desbloqueará el cliente para iniciar la validación.
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9. ABRIR UN TICKET
Se ha creado un nuevo canal para resolver incidencias, mediante “TICKETS” para cada
contrato.
Dependiendo del estado de un contrato podremos abrir un ticket para adjuntar un
documento anexo o para añadir información solicitada.
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9. ABRIR UN TICKET
Esta es la pantalla para abrir un ticket.
Los tickets pueden ser telefónicos o
administrativos dependiendo el ko.
El sistema ya les indica cual es su tipo en
todo momento.
Si se trata de un KO telefónico tendrá la
opción de escribir un comentario y si es
administrativo deberá anexar el documento
necesario para la solución del mismo.
En Webcom - Documentos disponen del
listado de KOs y como solucionarlos.
Si tras la apertura del TICKET sigue la incidencia o tienen cualquier consulta deberán
enviar un email al departamento de validación [email protected].
Para cualquier consulta sobre el estado de un contrato una vez solucionado deberán
contactar con [email protected].
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10. MEJORAS Y NOVEDADES
10.1 LEADS - CANDIDATOS
Por cada contrato validado
OK, se dejará a disposición
del usuario otro suministro
potencial con el mismo
nivel de consumo, tarifa de
acceso y zona geográfica.
Con esta iniciativa
queremos fomentar el
crecimiento continuo de la
cartera de clientes.
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10.2 LOCALIZACIÓN POR DIRECCIÓN
Se crea una pantalla
previa a la simulación de
factura en la que se
pueden
localizar
los
suministros por dirección.
Los
resultados
están
restringidos a un número
máximo de consultas y a
unas tarifas determinadas.
En caso de disponer del
CUPS, se puede alimentar
únicamente ese campo o
saltar directamente a la
simulación de factura sin
tener
ningún
campo
informado.
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10.3 SIMULACIÓN DE FACTURA ENTRE FECHAS
A la pantalla de simulación
de factura se puede llegar
directamente o a través
del formulario previo.
Se incorpora la posibilidad
de seleccionar un
intervalo de fechas para
ajustar la simulación de
factura a las lecturas
exactas de la factura a
replicar.
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10.4 SUGERENCIAS
En esta pantalla ponemos
a disposición del
distribuidor un canal de
comunicación directo
para tratar cualquier tipo
de incidencia u
oportunidad de mejora
que nos queráis hacer
llegar.
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10.5 SEGUIMIENTO DE PRODUCCIÓN
Para facilitar el seguimiento de la cartera
de contratos que se han introducido o
están pendientes de dar el OK definitivo,
se muestran dos gráficos.
El primero en número de contratos y el
segundo el energía agregada.
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11. CONTACTO
FACTOR ENERGIA S.A.
Departamento Comercial
[email protected]
TEF: 93 362 1560
TEF: 91 193 5085
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