Guía para comprar Dotaciones de Vestuario I. Introducción 3 II. Información general del AMP de Dotaciones de Vestuario 3 III. Formato de solicitud de cotización 5 Paso 1. Paso 2. Paso 3. Paso 4. Paso 5. Paso 6. Paso 7. Paso 8. Descarga del formato Información de la Entidad Selección de los productos Pruebas Técnicas Orden de Entrega Tienda Móvil Gravámenes adicionales Generar el resumen de la solicitud de cotización 5 6 6 7 7 8 8 9 IV. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano 9 V. Solicitud de cotización Paso 1. Paso 2. Paso 3. Búsqueda en la Tienda Virtual de Estado Colombiano Plantilla Generar la solicitud de cotización VI. Durante el evento A. B. C. Mensajes Finalizar el evento de cotización Ajustes y revocatorias VII. Proceso de adjudicación al Proveedor Paso 1. Paso 2. Paso 3. Análisis de las cotizaciones Selección del Proveedor Agregar al “Carrito” VIII. Solicitud de compra Paso 1. Paso 2. Paso 3. Paso 4. Dirección de entrega de la factura Anexos Estudios y documentos previos Destinación del gasto y origen de los recursos 11 11 12 13 17 17 18 18 19 19 19 20 20 21 21 22 22 Página 1 de 27 Paso 5. Paso 6. Paso 7. Paso 8. Paso 9. Paso 10. Vencimiento de la Orden de Compra Supervisor de la Orden de Compra Gravámenes adicionales Artículos del carro Presupuesto que soporta la compra Envió de la Solicitud de compra IX. Orden de Compra Paso 1. Paso 2. Paso 3. Aprobación de la solicitud de compra Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra Registro presupuestal X. Recepción, facturación y pago 22 22 23 23 23 24 25 25 26 26 27 Página 2 de 27 I. Introducción La presente guía busca ayudar a las Entidad Estatales en el proceso de adquisición de Dotaciones de Vestuario a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Antes de adelantar el proceso de adquisición en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco de Precios al que se va a vincular. Aquí encontrará el Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Dotaciones de Vestuario. Los términos utilizados con mayúscula inicial deben ser entendidos de acuerdo con las definiciones incluidas en los Documentos del Proceso del Acuerdo Marco de Precios. Los servidores públicos de Colombia Compra Eficiente con gusto apoyan a los usuarios de la Tienda Virtual del Estado para comprender el funcionamiento de los instrumentos de agregación de demanda. Sin embargo, los servidores públicos de Colombia Compra Eficiente no pueden ni deben elaborar solicitudes de cotización, ni sus modificaciones. II. Información general del AMP de Dotaciones de Vestuario Número de Proceso: CCE-156-1-AMP-2014 Fecha máxima de generación de Órdenes de Compra: 30 de noviembre de 2016, prorrogable por un (1) año. Productos y servicios disponibles: a través del Acuerdo Marco de Precios de Dotaciones de Vestuario las Entidades pueden adquirir ropa y calzado de calle en diferentes diseños. También pueden solicitar pruebas técnicas a los bienes que adquieren. No se incluyen uniformes institucionales. El Acuerdo Marco de Precios de Dotaciones de Vestuario consta de cuatro (4) Segmentos: ropa de dama; ropa de caballero; calzado de dama y calzado de caballero. Las Entidades Compradoras deben poner Órdenes de Compra diferentes para cada uno de los Segmentos. Entrega: se realiza en todo el territorio nacional bajo tres modalidad: (i) catálogo de Vestuario; (ii) Tiendas Móviles donde la Entidad lo requiere; y (iii) Establecimientos en las principales ciudades del país (Armenia, Barranquilla, Bogotá D.C., Bucaramanga, Cali, Cartagena, Ibagué, Manizales, Medellín, Montería, Neiva, Pasto, Pereira, Popayán, Riohacha, San José de Cúcuta, Santa Marta, Tunja, Valledupar, Villavicencio y Yopal). Tiempos del proceso: los Proveedores del Acuerdo Marco de Precios disponen de 10 días calendario para cotizar las Dotaciones requeridas por la Entidad Compradora. Para finalizar el evento de cotización antes del tiempo mencionado ver Sección VI.B. Una vez finalizado el evento de cotización la Entidad Compradora dispone de 10 días calendario para realizar la Orden de Compra. Página 3 de 27 Dentro de los siete (7) días calendario posteriores a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe enviar al Proveedor en medio electrónico (en formato Excel) el nombre y el número de cédula de los Beneficiarios de la Dotación. Una vez el Proveedor recibe la lista de Beneficiarios de las Órdenes de Entrega, el plazo máximo para la entrega de las Órdenes de Entrega1 a la Entidad Compradora es de: (i) 30 días calendario si el número de Dotaciones de Vestuario es menor o igual a 100; (ii) 60 días calendario si el número de Dotaciones de Vestuario es mayor a 100 y menor o igual a 500; y (iii) de 90 días calendario si el número de Dotaciones de Vestuario es mayor a 500 y menor o igual a 800 (iv) de 105 días calendario si el número de Dotaciones de Vestuario es mayor a 800. Selección de los Kits de Vestuario: para la entrega de la Dotación de Vestuario el Proveedor expide una Orden de Entrega a favor de cada uno de los Beneficiarios señalados por la Entidad Compradora. Los Beneficiarios de las Dotaciones pueden escoger entre diferentes Kits (ver cuadro) o la Entidad Compradora puede definir un Kit en la solicitud de cotización. Dotación Kits Clásico Clima frío Sastre de dos piezas (chaqueta, falda y/o pantalón) Blusa formal manga larga Ropa de dama Formal Sport Otros Chaqueta casual Blusa sport o de moda, o blusa formal manga larga Pantalón formal Chaqueta casual Blusa sport o de moda, o blusa formal manga larga Jean clásico o de moda Bata o blusa de labor Clima cálido Pantalón de sastre Blusa formal manga corta o manga larga Blusa sport o de moda; o blusa formal manga corta o manga larga Pantalón formal Blusa sport o de moda, o blusa formal manga corta Jean clásico o de moda Bata o blusa de labor Criterios de selección: la Entidad Compradora debe generar una requisición en la cotización del Proveedor quien haya ofrecido el menor precio por la suma de los precios de las Dotaciones de Vestuario para dicho Segmento, los puntos de Tienda Móvil, y las pruebas técnicas, cumpliendo los términos y condiciones de la solicitud de cotización. Precio: el precio del Vestuario, los certificados de conformidad y la Tienda Móvil es el ofrecido por el Proveedor en la cotización y está conformado por: (i) el valor total del Vestuario; (ii) el valor de las Tiendas Móviles y días de servicio de la Tienda Móvil de acuerdo con el número de Beneficiarios indicados por la Entidad Compradora; (iii) el valor de los certificados de conformidad de las pruebas técnicas (si la Entidad Compradora los requiere); (iv) el IVA; y (v) el valor de los gravámenes adicionales aplicables identificados por la Entidad Compradora en la solicitud de cotización. Facturación y pago: el Proveedor puede facturar las Dotaciones de Vestuario con una periodicidad mensual a la Entidad Compradora, así: 1. La primera factura puede ser presentada por el Proveedor una vez éste haya hecho entrega de las Órdenes de Entrega, a la Entidad Compradora, previa aprobación por el Supervisor de la Orden de compra. El Proveedor debe consolidar en la primera factura: (i) el 30% del valor de las 1 Las Dotaciones de Vestuario están disponibles al momento de Entrega de las Órdenes de Entrega a la Entidad. Página 4 de 27 Dotaciones de Vestuario o valor de las Dotaciones de Vestuario redimidas a dicha fecha si el porcentaje es mayor a 30%; (ii) el valor de las pruebas técnicas que se hayan realizado por solicitud de la Entidad Compradora; (iii) el valor de las Tiendas Móviles usadas; (iv) el valor de las Órdenes de Entrega reexpedidas; (v) el IVA aplicable; y (vi) los gravámenes adicionales aplicables a los Procesos de Contratación de la Entidad Compradora informados por ésta en la solicitud de cotización, los cuales están a cargo de la Entidad Compradora. 2. El Proveedor debe consolidar en las facturas siguientes: (i) el valor de las Dotaciones de Vestuario, redimidas a través de las Órdenes de Entrega, que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (ii) el valor de las Tiendas Móviles usadas que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (iii) el valor de las Órdenes de Entrega reexpedidas que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (iv) el IVA aplicable; y (v) los gravámenes adicionales aplicables a los Procesos de Contratación de la Entidad Compradora informados por ésta en la solicitud de cotización, los cuales están a cargo de la Entidad Compradora. 3. El Proveedor debe presentar una última factura cuando haya lugar, luego de la fecha de vencimiento de todas las Órdenes de Entrega expedidas. El Proveedor debe consolidar en esta factura: (i) el valor de las Dotaciones de Vestuario en la Orden de Compra que no hayan sido redimidas a través de las Órdenes de Entrega por los Beneficiarios ni incluidas en facturas anteriores ii) el valor de las Tiendas Móviles usadas que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (iii) el valor de las Órdenes de Entrega reexpedidas que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (iv) el IVA aplicable; y (v) los gravámenes adicionales aplicables a los Procesos de Contratación de la Entidad Compradora informados por ésta en la solicitud de cotización, los cuales están a cargo de la Entidad Compradora. La Entidad Compradora debe pagar la factura dentro de los 30 días calendario siguientes a su fecha de aprobación. III. Formato de solicitud de cotización El formato de solicitud de cotización es un archivo en Excel donde la Entidad Compradora define las especificaciones de los productos de Vestuario que satisfacen su necesidad. Paso 1. Descarga del formato La Entidad Compradora debe descargar el archivo del minisitio del Acuerdo Marco de Precios. Al abrir el archivo debe hacer clic en “habilitar contenido”, en la hoja “Anexo dotaciones de Vestuario” y guardar el archivo. Página 5 de 27 Paso 2. Información de la Entidad Diligenciar la información de la Entidad Compradora, definir la Región de entrega de la dotación y el Segmento en el cual dese comprar. Se debe diligenciar una solicitud de cotización y poner una Orden de Compra por cada Segmento. Al diligenciar el campo “Región de entrega de la Dotación”, si el departamento no está en la lista o la entrega se realiza en más de un departamento la Entidad Compradora debe elegir “Nacional”. La Entidad debe evaluar la conveniencia de realizar la solicitud de cotización en las diferentes Regiones, dependiendo de las sedes de entrega de la Dotación dado que en las Regiones existe más competencia, lo que se puede traducir en mejores precios, y puede tener un servicio más personalizado. Paso 3. Selección de los productos Una vez la Entidad Compradora selecciona el Segmento debe elegir los productos que desea comprar y la cantidad. La Entidad debe seleccionar el Kit para cada beneficiario de la dotación según sus necesidades. Adicionalmente, puede añadir productos al Kit seleccionándolos de la categoría “Otros”. Las fichas técnicas de cada producto pueden ser consultadas aquí. Página 6 de 27 Los Kits están conformados por los bienes indicados en la tabla, a su vez cada uno de estos productos tiene diferentes colores y diseños que varían de acuerdo al Proveedor. Tenga en cuenta que el “kit Dotación” permite al Beneficiario escoger entre los Kits; clásico, formal o sport. En la Solicitud de Cotización no se pueden solicitar productos que no se encuentren dentro del Acuerdo Marco de Precios. No obstante, si la Entidad Compradora requiere un producto diferente puede solicitar su inclusión a Colombia Compra Eficiente diligenciando este formato. Ver cláusula 8 del Acuerdo Marco de Precios. Paso 4. Pruebas Técnicas La Entidad Compradora Puede solicitar pruebas técnicas únicamente sobre los bienes diferentes al “Kit Dotación” y cuando el número de dotaciones es superior a 100. Para hacerlo debe marcar “Si”. Recuerde que las pruebas técnicas incrementan significativamente el precio de las Dotaciones. Paso 5. Orden de Entrega La Orden de Entrega es el documento que expide el Proveedor a cada uno de los Beneficiarios y tiene una vigencia máxima de cuatro (4) meses. Por defecto, el número de Órdenes de Entrega en el simulador es igual al número de Kits seleccionados por la Entidad Compradora. No obstante, la Entidad Compradora puede cambiar este número de acuerdo a las Órdenes de Entrega que requiera. En el caso de las Dotaciones del Código Sustantivo de Trabajo, Colombia Compra Eficiente sugiere hacer tres (3) compras en el año. De esta manera, la Entidad aprovecha el ciclo de producción del Página 7 de 27 sistema de moda y puede hacer una mejor planeación del número de funcionarios que tienen derecho a la dotación. La Entidad Compradora debe definir el lugar de entrega de las Órdenes de Entrega. El simulador toma la dirección de la Entidad Compradora, pero la Entidad puede cambiarla o agregar filas si requiere que la entrega de las Órdenes de Entrega se realice en diferentes sedes. Paso 6. Tienda Móvil La Tienda Móvil es un espacio destinado por la Entidad Compradora y adecuado por el Proveedor, donde los Beneficiarios pueden hacer la redención de las Órdenes de Entrega (ver ficha técnica). En el simulador la Entidad Compradora debe señalar si requiere o no de este servicio, teniendo en cuenta que genera un costo adicional y que sólo puede ser usado cuando el número de Beneficiarios es superior a 60 en cada Tienda Móvil. Si la Entidad requiere el servicio de Tienda Móvil, debe diligenciar los campos del departamento y municipio de la Tienda Móvil; indicar el número estimado de Beneficiarios que se deben atender en un día de Tienda Móvil; y el número de días en los cuales debe funcionar cada Tienda Móvil. Nota. El simulador calcula el número de Tiendas Móviles requeridas teniendo en cuenta el número de Beneficiarios estimados por día y los días de uso de la Tienda Móvil. Paso 7. Gravámenes adicionales La Entidad Compradora debe señalar al Proveedor en el campo “Gravámenes adicionales” todos los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales y la forma de calcularlos a los que esté sujeta la Orden de Compra. Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la solicitud de cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo Marco de Precios. Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas en la solicitud de cotización y tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente estará autorizada a cancelar el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Página 8 de 27 Paso 8. Generar el resumen de la solicitud de cotización Cuando la Entidad compradora termine de diligenciar la hoja “Anexo Dotaciones de Vestuario” y verificar que la información es correcta, debe dar clic al final en el botón “Generar”. Eso la lleva a la hoja “SolCotización” donde se ve el resumen de la solicitud de cotización. Tenga en cuenta que los precios que arroja el simulador son valores de referencia, el valor definitivo sólo lo podrá conocer la Entidad Compradora cuando reciba formalmente las cotizaciones por parte de los Proveedores. Una vez la Entidad verifica que la información allí contenida es correcta debe dar clic en “Generar CSV”. Con esta función, Excel genera un archivo plano o archivo CSV que guardará en el mismo lugar en el que se encuentra el archivo que la entidad ha venido trabajando. Excel emite un aviso indicado que generó el documento y su ruta de acceso. IV. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano Para iniciar el proceso de adquisición la Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en http://www.colombiacompra.gov.co/acuerdos-marco/solicitud, recomendamos antes de crear, Página 9 de 27 actualizar o retirar un usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, los usuarios de la Entidad Compradora recibirán un correo electrónico con la información de su cuenta. El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Página 10 de 27 Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente [email protected]. Un usuario ya registrado debe ingresar a www.colombiacompra.gov.co/AMP y hacer clic en el ícono de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión. V. Solicitud de cotización Para comprar Dotaciones de Vestuario, la Entidad Compradora debe generar una solicitud de cotización a los Proveedores del Segmento y Región en los cuales requiere la entrega de los bienes de calzado y/o confecciones. La solicitud de cotización es una actuación propia del Proceso de Contratación que comporta responsabilidad de quien la presenta. Si la Entidad Compradora comete errores en la solicitud de cotización debe modificarla en cualquier momento antes del vencimiento para la presentación de las cotizaciones, independientemente de que haya recibido cotizaciones. Para modificar una solicitud de cotización, debe cerrar el evento e iniciar uno nuevo, respetando el plazo que tiene los proveedores para presentar sus cotizaciones en este nuevo evento (ver sección VI.C). Es importante tener en cuenta que las Entidades Compradoras no pueden ver las cotizaciones sin cerrar el evento y en consecuencia si ven las cotizaciones están obligadas a colocar la Orden de Compra. El éxito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en buena medida de la confianza de los Proveedores y los Compradoras en la plataforma y en los instrumentos de agregación de demanda. En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser responsables en sus actuaciones en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y elaborar las solicitudes de cotización de forma responsable y diligente. Adicionalmente, las Entidades Compradoras deben responder las solicitudes de aclaración formuladas por los Proveedores en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. En caso de que dichas aclaraciones modifiquen los bienes y servicios que están cotizando, la Entidad Compradora debe modificar su solicitud de cotización. Colombia Compra ha dispuesto manuales y videos en línea que son instrucciones que deben leer y comprender los usuarios antes de iniciar trámites en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Adicionalmente, Colombia Compra Eficiente cuenta con una Mesa de Servicio 2 que está en capacidad de absolver las consultas que tengan las Entidades Compradoras. Paso 1. Búsqueda en la Tienda Virtual de Estado Colombiano Para encontrar el bien o servicio que busca, la Entidad Compradora debe escribir en la barra de búsqueda una palabra clave (ej. Dotación, vestuario, ropa, etc.). Luego debe hacer clic en el ícono . También puede buscar el bien a través de su categoría haciendo clic en el ícono , elegir Acuerdos Marco del Precios, Dotaciones de Vestuario. 2 Mesa de Servicio SECOP [email protected] Línea nacional gratuita: 018000 520808 Línea en Bogotá: (+57)(1) 5954333 Chat – Mesa de Servicio SECOP Página 11 de 27 El resultado de la búsqueda muestra cuatro artículos para comprar Dotaciones de vestuario. Estos artículos pertenecen a cada uno de los Segmentos definidos en el Acuerdo Marco de Precios: ropa de dama; ropa de caballero; calzado de dama y calzado de caballero. La Entidad Compradora debe ingresar al artículo que requiera de acuerdo al formato de solicitud de cotización diligenciado en la Sección III. Paso 2. Plantilla Una vez el Proveedor selecciona el artículo correspondiente al Segmento de la dotación que desea adquirir, debe leer la información allí contenida. Página 12 de 27 La solicitud de cotización se genera a partir de una plantilla de cotización, la cual es única para cada Segmento y Región. Para identificar el número de la plantilla la Entidad Compradora debe ir al cuadro en “Información adicional” y buscar el departamento de entrega de la Dotación, el número de la plantilla se encuentra en la primera columna. Si el departamento no está en el cuadro o requiere la entrega en más de un departamento debe tener en cuenta el número de la plantilla de la Región Nacional. Paso 3. Generar la solicitud de cotización Una vez identificado el número de la plantilla de cotización, la Entidad Compradora debe ingresar a la pestaña “Cotización”. Luego debe ingresar a “Crear un evento”. Página 13 de 27 En la columna “Crear a partir de una plantilla”, la Entidad Compradora debe buscar en el campo “Encontrar una plantilla” el número de plantilla identificado en el Paso 2. de esta sección. Ejemplo: escribir “3535” para encontrar la plantilla de ropa de dama en Bogotá y Cundinamarca, y seleccionarla. Luego debe elegir “Crear”. Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo, que corresponde al número del evento. La Entidad Compradora debe tener en cuenta este número para identificar su proceso. En la solicitud de cotización, la Entidad Compradora debe diligenciar únicamente los siguientes campos, los demás están predefinidos y no deben ser modificados: (a) Nombre y logo: completar el “Nombre del Evento” con el nombre de la Entidad y cargar su logo en el campo “Logo de la Entidad”. Página 14 de 27 (b) Socios de negocios: es posible incluir como “Responsable del evento” u “Observador del evento” a usuarios adicionales de la Entidad Compradora. Estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual. (c) Plazo del evento: el Acuerdo Marco establece que la Entidad Compradora debe determinar un plazo de diez (10) días calendario para cotizar el Vestuario, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su publicación en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El plazo se debe contar desde el día en el que se realiza la solicitud de cotización hasta el día en el que se cumplen los diez (10) días calendario a las 11:59 p.m. (d) Anexos: la Entidad Compradora debe dar clic en el icono “Agregar a adjunto” y en “Datos adjuntos” adjuntar el formato de solicitud de cotización diligenciado en Excel. (ver sección III) (e) Artículos y lotes: la Entidad Compradora debe confirmar y cargar los componentes o “ítems” del servicio que requiere utilizando el archivo CSV que generó a partir del formato de solicitud de cotización en la sección III. Para realizar la carga la Entidad Compradora debe ubicarse en la sección “Artículos y lotes” y luego en el icono “Agregar nuevo” seleccionar la opción “Agregar desde CSV”. Página 15 de 27 Una vez seleccionada esta opción, la plataforma desplegará la siguiente ventana: En el ícono “Choose file” la Entidad debe seleccionar el archivo CSV generado en el Paso 8. de la sección III y luego hacer clic en ícono “Comenzar carga”. La plataforma despliega una ventana, en la cual la Entidad debe hacer clic en el ícono “Finalizar carga”. Una vez la plataforma termina de cargar el archivo, lo cual puede tardar hasta dos minutos, aparecerá un ventana que indica que el archivo se cargó correctamente. La Entidad debe hacer clic en el icono “Listo”. Página 16 de 27 Los ítems del formato de cotización deben aparecer en la plantilla de cotización. Es necesario que la Entidad verifique que los productos, las cantidades y los demás servicios corresponden a los requeridos en su solicitud de cotización. (f) Enviar el evento de producción: al hacer clic en este ícono la Entidad envía la solicitud de cotización a todos los Proveedores del Segmento y Región correspondiente. VI. Durante el evento A. Mensajes Es posible que la Entidad Compradora reciba consultas de los Proveedores en relación a su solicitud de cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes” a todos los Proveedores, sin importar el remitente original. Página 17 de 27 En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes, justificando el por qué de la situación. B. Finalizar el evento de cotización La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Marco de Precios, únicamente si se cumplen las siguientes condiciones: (i) Todos los Proveedores han enviado cotización, y (ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los Proveedores, a través de la Tienda Virtual, solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas y ha recibido respuesta positiva de todos los Proveedores por ese mismo medio. Una vez finalizado el evento de cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para analizarlas y compararlas. C. Ajustes y revocatorias La compra de Dotaciones de Vestuario al amparo del Acuerdo Marco de Precios es un Proceso de Contratación que inicia con el evento de cotización. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan por lo cual recomendamos leer con detenimiento el presente Acuerdo Marco de Precios, los manuales, ver los videos y hacer las consultas que considere necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar eventos de cotización y órdenes de compra excepcionalmente. Las Entidades Estatales pueden ajustar el evento de cotización cuando han cometido errores enviando un mensaje a los Proveedores a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El mensaje debe indicar el error incluido en la solicitud de cotización y la modificación efectuada para solucionarlo. Una vez enviado el mensaje a todos los Proveedores, la Entidad Estatal debe finalizar Página 18 de 27 el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de solicitud de cotización corregido. El icono para finalizar el evento se encuentra al final de la plantilla. En caso de revocar, la Entidad Compradora debe informar a los Proveedores y a Colombia Compra Eficiente de las justificaciones de esta acción. VII. Proceso de adjudicación al Proveedor Paso 1. Análisis de las cotizaciones La Entidad Compradora debe analizar y comparar las cotizaciones recibidas. Las cotizaciones pueden ser consultadas en el menú superior de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, en la pestaña "Cotización". Allí, la Entidad debe hacer clic en la solicitud de cotización que desea, luego en la pestaña “Respuestas” y finalmente, en el “Nombre de la respuesta” para ver el detalle del valor total de la cotización con cada Proveedor. Las cotizaciones también se pueden consultar a través del el correo electrónico de la Entidad. Las cotizaciones que la Entidad Compradora recibe y abre son ofertas en firme. En consecuencia, la Entidad Compradora está obligada a colocar la Orden de Compra al Proveedor que ofreció el precio más bajo. Paso 2. Selección del Proveedor Página 19 de 27 La Entidad Compradora debe elegir la cotización que ofrezca el menor valor por la suma de precios los de: (i) Dotaciones de Vestuario; (ii) puntos de Tienda Móvil, y (iii) pruebas técnicas, cumpliendo los términos y condiciones de la solicitud de cotización. Luego debe agregarla al “Carrito”. Paso 3. Agregar al “Carrito” Para agregar la cotización al “Carrito”, la Entidad debe hacer clic sobre el “Nombre de la respuesta” del Proveedor elegido. Luego, debe hacer clic en el ícono “Seleccionar”. En la nueva ventana, en “Acciones” debe seleccionar “Agregar una nueva solicitud”. Los artículos en la cotización serán agregados al carrito. VIII. Solicitud de compra La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con asterisco (*) en la solicitud de compra en el "Carrito”. La solicitud de compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes a los del Acuerdo Marco de Precios de Dotaciones de Vestuario. Página 20 de 27 Paso 1. Dirección de entrega de la factura La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono de la lupa , en “Dirección” en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega. Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Crear”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. Paso 2. Anexos La Entidad Compradora debe, en “Datos Adjuntos”, adjuntar copia del CDP. Si la orden de compra es por más de una vigencia, debe adjuntar copia de la autorización de Vigencia Futura. Página 21 de 27 Paso 3. Estudios y documentos previos Los estudios y documentos previos corresponden al campo “Necesidad del bien o servicio”. Al diligenciar este campo, debe dejar constancia del fundamento para considerar el ofrecimiento del Proveedor ganador como el más favorable; en el caso del Acuerdo Marco para la adquisición de Dotaciones de Vestuario, ese fundamento debe ser el menor valor en la cotización. La Entidad Compradora es responsable de la selección del Proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el Acuerdo Marco de Precios. Paso 4. Destinación del gasto y origen de los recursos La Entidad Compradora debe tener en cuenta: (i) Si va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta. (ii) Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta3. Paso 5. Vencimiento de la Orden de Compra La Entidad Compradora debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra, esta fecha de vencimiento es la fecha en la cual debe finalizar la prestación del servicio por parte del Proveedor. La fecha de vencimiento de la Orden de Compra no puede ser superior a la fecha de terminación del Acuerdo Marco de Precios, es decir, debe establecerse antes del 30 de noviembre de 2016. Paso 6. Supervisor de la Orden de Compra La Entidad Compradora debe indicar el nombre, teléfono y correo electrónico del supervisor de la Orden de Compra. 3 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las Entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social; el Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional, tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos multilaterales. Página 22 de 27 Paso 7. Gravámenes adicionales Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el campo “Gravámenes adicionales”. Esta información también debe estar incluida en la solicitud de cotización (artículos) y en el formato de solicitud de cotización (archivo en Excel) adjunto. Paso 8. Artículos del carro En la sección “Artículos del carro” la Entidad Compradora encontrará los ítems cotizados y el valor total de compra. Es importante verificar el valor total de la Orden de Compra una vez agregado el artículo al Carrito. Para editar los artículos del carro, la Entidad Compradora debe llevar el cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz , hacer clic, y realizar los cambios y guardarlos. Si el artículo aparece resaltado en rojo, la Entidad Compradora debe editarlo e ingresar la mercancía a la cual pertenece. Debe seleccionar en la casilla “Mercancía” la opción “Acuerdos Marco de Precios” y luego seleccionar el Segmento correspondiente. En el ejemplo; “Ropa de Dama”. Paso 9. Presupuesto que soporta la compra En la sección “Artículos del Carro” la Entidad Compradora debe asignar el CDP y/o Vigencias Futura que soporta la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa en la línea del artículo, y elegir el CDP / VF correspondiente. Página 23 de 27 Si no encuentra o no tiene registrado el CDP/VF debe registrarlo en “Agregar cuenta”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP / VF como lo considere conveniente. El campo “# Unidad” se refiere al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades de orden territorial el “# Unidad” corresponde al NIT de la Entidad Compradora. Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP/VF a un bien o servicio, debe hacer clic en el ícono de las flechas , elegir los CDP/VF correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP/VF en el campo de “Monto”. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en “Guardar”. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP/VF deben sumar el 100% del valor del artículo a contratar. El ingreso de la información del CDP/Vigencia futura debe repetirse en cada uno de los artículos que componen la compra de Dotaciones de Vestuario. Paso 10. Envió de la Solicitud de compra La Entidad Compradora que antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del ordenador del gasto debe validar los siguientes campos: Valor total de la solicitud de compra Número del CDP/VF Archivos adjuntos Página 24 de 27 La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos del Acuerdo Marco de Precios En “Cadena de Aprobación” está el flujo para la emisión de una Orden de Compra. En "Comentarios” el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los Proveedores. Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en “Guardar” para que quede en estado borrador en “Solicitudes”. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a “Solicitudes” en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna “Acciones” en la línea de la solicitud correspondiente. El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en “Enviar para aprobación”. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar. Bajo la columna “Acciones”, en la sección “Solicitudes” en el menú superior, la Entidad Compradora puede: Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra. Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto. IX. Orden de Compra El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra. Paso 1. Aprobación de la solicitud de compra El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones de correo electrónico, o en “Solicitudes” en el menú superior de la Tienda Virtual. La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora. Página 25 de 27 El ordenador del gasto puede hacer clic en “Rechazar” para devolver la solicitud al comprador, o en “Aprobar” para enviar la Orden de Compra al proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud. El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de “Tareas pendientes”, seleccionar la solicitud y hacer clic en “Aprobar” o “Rechazar”. Paso 2. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de compra, el sistema verifica la disponibilidad presupuestal del CDP/VF registrado. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es enviada al Proveedor. Paso 3. Registro presupuestal Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Las Entidades Compradoras registradas en el SIIF deben realizar el procedimiento en SIIF. Toda la información del Proveedor se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el menú superior en la sección “Proveedores”: NIT, Cuenta bancaría, régimen tributario y actividad económica e información de contacto. Página 26 de 27 X. Recepción, facturación y pago El usuario comprador de la Entidad Compradora debe aceptar o rechazar la factura enviada por el Proveedor a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Puede consultar las facturas recibidas ingresando a “Facturas” en el menú superior, o consultando las solicitudes de aprobación de facturas en “Tareas Pendientes”. La recepción de las facturas también es notificada por correo electrónico. En la factura, el mensaje “Revisión” indica la relación entre el valor de la Orden de Compra y el valor de la factura. Este mensaje muestra si el valor “Coincide” o “No Coincide”. Sin embargo, el comprador es autónomo de aceptar o rechazar la factura. La Entidad Compradora debe aprobar o rechazar la factura dentro de los 10 días calendario siguientes a su fecha de presentación. La Entidad Compradora debe pagar la factura dentro de los 30 días calendario siguientes a su fecha de aprobación. Si la factura no cumple con las normas aplicables, o la Entidad Compradora solicita correcciones a la misma, el plazo para el pago empezará a contar a partir de la presentación de los documentos correspondientes y la aprobación de la factura. Página 27 de 27
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