Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Dotaciones de Vestuario Contenido I. Introducción 2 II. Información general del AMP de Dotaciones de Vestuario 2 III. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano 4 IV. Búsqueda en la Tienda Virtual de Estado Colombiano 5 V. Solicitud de cotización 6 A. B. C. D. E. F. G. H. Diligenciar el formato de solicitud de cotización ...................................................................... 6 Definir el segmento y región ................................................................................................... 11 Crear la solicitud de cotización en la Tienda Virtual .............................................................. 12 Mensajes durante la solicitud de cotización ........................................................................... 16 Finalizar el evento de cotización ............................................................................................ 17 Análisis de las cotizaciones de los Proveedores.................................................................... 17 Aclaraciones durante el proceso de cotización ...................................................................... 19 Proceso de selección del Proveedor ...................................................................................... 21 VI. Solicitud de compra A. B. C. D. E. F. G. H. I. 21 Dirección de entrega de la factura ......................................................................................... 22 Archivos Anexos ..................................................................................................................... 23 Estudios y documentos previos .............................................................................................. 23 Vencimiento de la Orden de Compra ..................................................................................... 23 Supervisor de la Orden de Compra ........................................................................................ 24 Gravámenes adicionales ........................................................................................................ 24 Artículos del carro ................................................................................................................... 24 Presupuesto que soporta la compra ...................................................................................... 25 Envió de la Solicitud de compra ............................................................................................. 26 VII. Orden de Compra 27 VIII.Facturación y pago 29 IX. Modificaciones de la Orden de Compra 30 X. Liquidación y cierre de la Orden de Compra 31 Página 1 de 32 I. Introducción La presente guía busca ayudar a las Entidades Estatales en el proceso de adquisición de Dotaciones de Vestuario a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La adquisición de bienes y servicios al amparo de un Acuerdo Marco de Precios es un Proceso de Contratación que inicia con la solicitud de cotización. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan por lo cual recomendamos leer con detenimiento los Acuerdos Marco de Precios, las guías, los manuales, ver los videos, utilizar los simuladores disponibles y hacer las consultas que considere necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar eventos de cotización y órdenes de compra excepcionalmente. Antes de adelantar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano el Proceso de Contratación y colocar de una Orden de Compra, la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco al que se va a vincular, en el siguiente link encontrará el Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Dotaciones de Vestuario: Ver Acuerdo Marco II. Información general del AMP de Dotaciones de Vestuario (i) Número de Proceso: CCE-156-1-AMP-2014 (ii) Fecha máxima de generación de Órdenes de Compra: 30 de noviembre de 2016. (iii) Productos y servicios disponibles: a través del Acuerdo Marco de Precios de Dotaciones de Vestuario las Entidades pueden adquirir ropa y calzado de calle en diferentes diseños. También pueden solicitar pruebas técnicas a los bienes que adquieren. No se incluyen uniformes institucionales. El Acuerdo Marco de Precios de Dotaciones de Vestuario consta de cuatro (4) Segmentos: ropa de dama; ropa de caballero; calzado de dama y calzado de caballero. Las Entidades Compradoras deben poner Órdenes de Compra diferentes para cada uno de los Segmentos. (iv) Entrega: se realiza en todo el territorio nacional bajo tres modalidad: (i) catálogo de Vestuario; (ii) Tiendas Móviles donde la Entidad lo requiere; y (iii) Establecimientos en las principales ciudades del país (Armenia, Barranquilla, Bogotá D.C., Bucaramanga, Cali, Cartagena, Ibagué, Manizales, Medellín, Montería, Neiva, Pasto, Pereira, Popayán, Riohacha, San José de Cúcuta, Santa Marta, Tunja, Valledupar, Villavicencio y Yopal). (v) Tiempos del proceso: los Proveedores del Acuerdo Marco de Precios disponen de 10 días calendario para cotizar las Dotaciones requeridas por la Entidad Compradora. ver Sección ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..E. Una vez finalizado el evento de cotización la Entidad Compradora dispone de 10 días calendario para realizar la Orden de Compra. Página 2 de 32 Dentro de los siete (7) días calendario posteriores a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe enviar al Proveedor en medio electrónico (en formato Excel) el nombre y el número de cédula de los Beneficiarios de la Dotación. Una vez el Proveedor recibe la lista de Beneficiarios de las Órdenes de Entrega, el plazo máximo para la entrega de las Órdenes de Entrega 1 a la Entidad Compradora es de: (i) 30 días calendario si el número de Dotaciones de Vestuario es menor o igual a 100; (ii) 60 días calendario si el número de Dotaciones de Vestuario es mayor a 100 y menor o igual a 500; y (iii) de 90 días calendario si el número de Dotaciones de Vestuario es mayor a 500 y menor o igual a 800 (iv) de 105 días calendario si el número de Dotaciones de Vestuario es mayor a 800. La Entidad Compradora debe indicar la fecha de inicio y de finalización de la vigencia de las Órdenes de Entrega, la cual no puede ser superior a cuatro meses calendario. La Entidad Compradora sólo puede establecer diferentes fechas de inicio y finalización de la vigencia de las Órdenes de Entrega cuando el número de Dotaciones de Vestuario en cada Segmento supere los 500 Beneficiarios. (vi) Selección de los Kits de Vestuario: para la entrega de la Dotación de Vestuario el Proveedor expide una Orden de Entrega a favor de cada uno de los Beneficiarios señalados por la Entidad Compradora. Los Beneficiarios de las Dotaciones pueden escoger entre diferentes Kits (ver cuadro) o la Entidad Compradora puede definir un Kit en la solicitud de cotización. Dotación Kits Clásico Clima frío Sastre de dos piezas (chaqueta, falda y/o pantalón) Blusa formal manga larga Ropa de dama Formal Sport Otros Chaqueta casual Blusa sport o de moda, o blusa formal manga larga Pantalón formal Chaqueta casual Blusa sport o de moda, o blusa formal manga larga Jean clásico o de moda Bata o blusa de labor Clima cálido Pantalón de sastre Blusa formal manga corta o manga larga Blusa sport o de moda; o blusa formal manga corta o manga larga Pantalón formal Blusa sport o de moda, o blusa formal manga corta Jean clásico o de moda Bata o blusa de labor (vii) Criterios de selección: la Entidad Compradora debe generar una Orden de Compra al Proveedor que cotizó el menor precio por la suma de los precios de las Dotaciones de Vestuario para dicho Segmento, los puntos de Tienda Móvil, y las pruebas técnicas. (viii) Precio: el precio del Vestuario, los certificados de conformidad y la Tienda Móvil es el ofrecido por el Proveedor en la cotización y está conformado por: (i) el valor total del Vestuario; (ii) el valor de las Tiendas Móviles y días de servicio de la Tienda Móvil de acuerdo con el número de Beneficiarios indicados por la Entidad Compradora; (iii) el valor de los certificados de conformidad de las pruebas técnicas (si la Entidad Compradora los requiere); 1 Las Dotaciones de Vestuario están disponibles al momento de Entrega de las Órdenes de Entrega a la Entidad. Página 3 de 32 (iv) el IVA; y (v) el valor de los gravámenes adicionales aplicables identificados por la Entidad Compradora en la solicitud de cotización. (ix) Facturación y pago: La Entidad Compradora debe pagar la factura dentro de los 30 días calendario siguientes a su fecha de aprobación. III. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano La Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en http://www.colombiacompra.gov.co/acuerdos-marco/solicitud, recomendamos antes de crear, actualizar o retirar un usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, los usuarios de la Entidad Compradora recibirán un correo electrónico con la información de su cuenta. Página 4 de 32 El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente [email protected]. Un usuario ya registrado debe ingresar a www.colombiacompra.gov.co/AMP y hacer clic en el ícono de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión. IV. Búsqueda en la Tienda Virtual de Estado Colombiano Para encontrar el bien o servicio que busca, la Entidad Compradora debe escribir en la barra de búsqueda una palabra clave (ej. Dotación, vestuario, ropa, etc.). Luego debe hacer clic en el ícono . También puede buscar el bien a través de su categoría haciendo clic en el ícono , elegir Acuerdos Marco del Precios, Dotaciones de Vestuario. El resultado de la búsqueda muestra cuatro artículos para comprar Dotaciones de vestuario. Estos artículos pertenecen a cada uno de los Segmentos definidos en el Acuerdo Marco de Precios: ropa de dama; ropa de caballero; calzado de dama y calzado de caballero. La Entidad Compradora debe ingresar al artículo que requiera de acuerdo al formato de solicitud de cotización diligenciado en la Sección A. Página 5 de 32 V. Solicitud de cotización Para comprar Dotaciones de Vestuario, la Entidad Compradora debe generar una solicitud de cotización a los Proveedores del Segmento y Región en los cuales requiere la entrega de los bienes de calzado y/o confecciones. A. Diligenciar el formato de solicitud de cotización El formato de solicitud de cotización es un archivo en Excel donde la Entidad Compradora define las especificaciones de los productos de Vestuario que satisfacen su necesidad. Paso 1. Descarga del formato La Entidad Compradora debe descargar el archivo de la página web de Colombia Compra Eficiente, en la sección de Acuerdos Marco ingresar al Acuerdo Marco de Precios y descargar el “simulador en el siguiente link: Simulador Dotaciones de Vestuario Al abrir el archivo debe hacer clic en “habilitar contenido”, en la hoja “Anexo dotaciones de Vestuario” y guardar el archivo. Página 6 de 32 Paso 2. Información de la Entidad Diligenciar la información de la Entidad Compradora, definir la Región de entrega de la dotación y el Segmento en el cual dese comprar. Se debe diligenciar una solicitud de cotización y poner una Orden de Compra por cada Segmento. Al diligenciar el campo “Región de entrega de la Dotación”, si el departamento no está en la lista o la entrega se realiza en más de un departamento la Entidad Compradora debe elegir “Nacional”. La Entidad debe evaluar la conveniencia de realizar la solicitud de cotización en las diferentes Regiones, dependiendo de las sedes de entrega de la Dotación dado que en las Regiones existe más competencia, lo que se puede traducir en mejores precios, y puede tener un servicio más personalizado. Paso 3. Selección de los productos Una vez la Entidad Compradora selecciona el Segmento debe elegir los productos que desea comprar y la cantidad. La Entidad debe seleccionar el Kit para cada beneficiario de la dotación según Página 7 de 32 sus necesidades. Adicionalmente, puede añadir productos al Kit seleccionándolos de la categoría “Otros”. Las fichas técnicas de cada producto pueden ser consultadas aquí. Los Kits están conformados por los bienes indicados en la tabla, a su vez cada uno de estos productos tiene diferentes colores y diseños que varían de acuerdo al Proveedor. Tenga en cuenta que el “kit Dotación” permite al Beneficiario escoger entre los Kits; clásico, formal o sport. En la Solicitud de Cotización no se pueden solicitar productos que no se encuentren dentro del Acuerdo Marco de Precios. No obstante, si la Entidad Compradora requiere un producto diferente puede solicitar su inclusión a Colombia Compra Eficiente diligenciando este formato. Ver cláusula 8 del Acuerdo Marco de Precios. Paso 4. Pruebas Técnicas La Entidad Compradora Puede solicitar pruebas técnicas únicamente sobre los bienes diferentes al “Kit Dotación” y cuando el número de dotaciones es superior a 100. Para hacerlo debe marcar “Si”. Recuerde que las pruebas técnicas incrementan significativamente el precio de las Dotaciones. Paso 5. Orden de Entrega La Orden de Entrega es el documento que expide el Proveedor a cada uno de los Beneficiarios y tiene una vigencia máxima de cuatro (4) meses. La Entidad Compradora sólo puede establecer diferentes fechas de inicio y finalización de la vigencia de las Órdenes de Entrega cuando el número de Dotaciones de Vestuario en cada Segmento supere los 500 Beneficiarios. Por defecto, el número de Órdenes de Entrega en el simulador es igual al número de Kits seleccionados por la Entidad Página 8 de 32 Compradora. No obstante, la Entidad Compradora puede cambiar este número de acuerdo a las Órdenes de Entrega que requiera. En el caso de las Dotaciones del Decreto 1978 de 1989, si el número de Beneficiarios es menor a 500, la Entidad debe hacer tres (3) compras en el año. De esta manera, la Entidad aprovecha el ciclo de producción del sistema de moda y puede hacer una mejor planeación del número de funcionarios que tienen derecho a la dotación. La Entidad Compradora debe definir el lugar de entrega de las Órdenes de Entrega. El simulador toma la dirección de la Entidad Compradora, pero la Entidad puede cambiarla o agregar filas si requiere que la entrega de las Órdenes de Entrega se realice en diferentes sedes. Paso 6. Tienda Móvil La Tienda Móvil es un espacio destinado por la Entidad Compradora y adecuado por el Proveedor, donde los Beneficiarios pueden hacer la redención de las Órdenes de Entrega (ver ficha técnica). En el simulador la Entidad Compradora debe señalar si requiere o no de este servicio, teniendo en cuenta que genera un costo adicional y que sólo puede ser usado cuando el número de Beneficiarios es superior a 60 en cada Tienda Móvil. Si la Entidad requiere el servicio de Tienda Móvil, debe diligenciar los campos del departamento y municipio de la Tienda Móvil; indicar el número estimado de Beneficiarios que se deben atender en un día de Tienda Móvil; y el número de días en los cuales debe funcionar cada Tienda Móvil. Nota. El simulador calcula el número de Tiendas Móviles requeridas teniendo en cuenta el número de Beneficiarios estimados por día y los días de uso de la Tienda Móvil. Paso 7. Gravámenes adicionales La Entidad Compradora debe señalar al Proveedor en el campo “Gravámenes adicionales” todos los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales y la forma de calcularlos a los que esté sujeta la Orden de Compra. Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la solicitud de Página 9 de 32 cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo Marco de Precios. Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas en la solicitud de cotización y tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente estará autorizada a cancelar el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Paso 8. Generar el resumen de la solicitud de cotización Cuando la Entidad compradora termine de diligenciar la hoja “Anexo Dotaciones de Vestuario” y verificar que la información es correcta, debe dar clic al final en el botón “Generar”. Eso la lleva a la hoja “SolCotización” donde se ve el resumen de la solicitud de cotización. Tenga en cuenta que los precios que arroja el simulador son valores de referencia, el valor definitivo sólo lo podrá conocer la Entidad Compradora cuando reciba formalmente las cotizaciones por parte de los Proveedores. Una vez la Entidad verifica que la información allí contenida es correcta debe dar clic en “Generar CSV”. Con esta función, Excel genera un archivo plano o archivo CSV que guardará en el mismo lugar en el que se encuentra el archivo que la entidad ha venido trabajando. Excel emite un aviso indicado que generó el documento y su ruta de acceso. Página 10 de 32 B. Definir el segmento y región Una vez el Proveedor selecciona el artículo correspondiente al Segmento de la dotación que desea adquirir, debe leer la información allí contenida. La solicitud de cotización se genera a partir de una plantilla de cotización, la cual es única para cada Segmento y Región. Para identificar el número de la plantilla la Entidad Compradora debe ir al cuadro en “Información adicional” y buscar el departamento de entrega de la Dotación, el número de la plantilla se encuentra en la primera columna. Si el departamento no está en el cuadro o requiere la entrega en más de un departamento debe tener en cuenta el número de la plantilla de la Región Nacional. Página 11 de 32 C. Crear la solicitud de cotización en la Tienda Virtual Una vez identificado el número de la plantilla de cotización, la Entidad Compradora debe ingresar a la pestaña “Cotización”. Luego debe ingresar a “Crear un evento”. En la columna “Crear a partir de una plantilla”, la Entidad Compradora debe buscar en el campo “Encontrar una plantilla” el número de plantilla identificado en el Paso 2. de esta sección. Ejemplo: escribir “3535” para encontrar la plantilla de ropa de dama en Bogotá y Cundinamarca, y seleccionarla. Luego debe elegir “Crear”. Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo, que corresponde al número del evento. La Entidad Compradora debe tener en cuenta este número para identificar su proceso. En la solicitud de cotización, la Entidad Compradora debe diligenciar únicamente los siguientes campos, los demás están predefinidos y no deben ser modificados: Página 12 de 32 (a) Nombre y logo: completar el “Nombre del Evento” con el nombre de la Entidad y cargar su logo en el campo “Logo de la Entidad”. (b) Socios de negocios: es posible incluir como “Responsable del evento” u “Observador del evento” a usuarios adicionales de la Entidad Compradora. Estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual. (c) Plazo del evento: el Acuerdo Marco establece que la Entidad Compradora debe determinar un plazo de diez (10) días calendario para cotizar el Vestuario, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su publicación en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El plazo se debe contar desde el día en el que se realiza la solicitud de cotización hasta el día en el que se cumplen los diez (10) días calendario a las 11:59 p.m. (d) Anexos: la Entidad Compradora debe dar clic en el icono “Agregar a adjunto” y en “Datos adjuntos” adjuntar el formato de solicitud de cotización diligenciado en Excel. (ver sección A) Página 13 de 32 (e) Artículos y lotes: la Entidad Compradora debe confirmar y cargar los componentes o “ítems” del servicio que requiere utilizando el archivo CSV que generó a partir del formato de solicitud de cotización en la sección A. Para realizar la carga la Entidad Compradora debe ubicarse en la sección “Artículos y lotes” y luego en el icono “Agregar nuevo” seleccionar la opción “Agregar desde CSV”. Una vez seleccionada esta opción, la plataforma desplegará la siguiente ventana: En el ícono “Choose file” la Entidad debe seleccionar el archivo CSV generado en el Paso 8. de la sección A y luego hacer clic en ícono “Comenzar carga”. La plataforma despliega una ventana, en la cual la Entidad debe hacer clic en el ícono “Finalizar carga”. Página 14 de 32 Una vez la plataforma termina de cargar el archivo, lo cual puede tardar hasta dos minutos, aparecerá un ventana que indica que el archivo se cargó correctamente. La Entidad debe hacer clic en el icono “Listo”. Los ítems del formato de cotización deben aparecer en la plantilla de cotización. Es necesario que la Entidad verifique que los productos, las cantidades y los demás servicios corresponden a los requeridos en su solicitud de cotización. Página 15 de 32 (f) Enviar el evento de producción: al hacer clic en este ícono la Entidad envía la solicitud de cotización a todos los Proveedores del Segmento y Región correspondiente. D. Mensajes durante la solicitud de cotización Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por los Proveedores acerca de la solicitud de cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes” a todos los proveedores, sin importar el remitente original. Es importante que toda la comunicación del evento de cotización se realice únicamente a través de la opción de “Mensajes” de la Tienda Virtual, cualquier comunicación por fuera la Tienda Virtual no es válida. En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación. Los Proveedores envían las cotizaciones durante el tiempo establecido y cada vez que un Proveedor envía una respuesta de cotización, le llega un mensaje al Usuario Comprador de dicha acción. Sin embargo, la Entidad Compradora solo podrá ver las respuestas de cotización una vez el evento haya concluido. Las Entidades Estatales pueden ajustar los eventos de cotización cuando han cometido errores enviando un mensaje a los Proveedores, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de solicitud de cotización corregido. Página 16 de 32 E. Finalizar el evento de cotización La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el acuerdo marco, solamente si se cumplen las dos siguientes condiciones: (i) Todos los proveedores han enviado cotización, y (ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los proveedores a través de la Tienda Virtual, solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas, y ha recibido respuesta positiva de todos los proveedores. Una vez finalizado el evento de cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para analizarlas y compararlas. Recuerde que una vez finalizado el proceso de cotización es obligatorio continuar en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios hasta la adjudicación del mismo. F. Análisis de las cotizaciones de los Proveedores Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La Entidad Compradora puede consultar las cotizaciones en su correo electrónico o a través de la Tienda Virtual del Estado en el menú superior en la pestaña de “cotización”. Debe hacer clic en la solicitud de cotización correspondiente, luego en la pestaña “Respuestas” y finalmente, en el nombre de cada respuesta para ver el valor total de la cotización y sus archivos adjuntos. Adicionalmente, el usuario puede “Exportar todas las respuestas” para generar un archivo en Excel con las mismas. Página 17 de 32 Página 18 de 32 Al realizar las cotizaciones, la Entidad Compradora debe verificar que el Proveedor cotizo por debajo de sus precios techos publicados en el Catálogo. G. Aclaraciones durante el proceso de cotización El éxito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en buena medida de la confianza de los Proveedores y las Entidades Compradoras en la plataforma y en los instrumentos de agregación de demanda. En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser responsables en de sus actuaciones en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y elaborar las solicitudes de cotización de forma responsable y diligente. Para ajustar la solicitud de cotización cuando han cometido errores, la Entidad Estatal debe enviar un mensaje a los Proveedores. El mensaje debe indicar el error incluido en la solicitud de cotización y la modificación efectuada para solucionarlo. Una vez enviado el mensaje a todos los Proveedores, la Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de solicitud de cotización corregido. La Entidad Comprador puede consultar el correo de los Proveedores en el evento de cotización: Página 19 de 32 En caso de revocar, la Entidad Compradora debe informar a los Proveedores y a Colombia Compra Eficiente de las justificaciones de esta acción. Después de revisadas las cotizaciones de los Proveedores, la Entidad Compradora establece cuál es la de menor precio, y en caso de tener dudas sobre su contenido, tiene la posibilidad de solicitar aclaración al Proveedor o Proveedores, como cuando la cotización no abarque todos los ítems o abarque ítems adicionales a los que la Entidad Compradora solicitó cotizar. Cuando el Proveedor no responde la aclaración, la Entidad Estatal no debe tener en consideración esa cotización para la colocación de la Orden de Compra, y pasar a colocarla con la siguiente cotización que tenga el menor precio. Es importante tener en cuenta que la Entidad Compradora puede solicitar aclaraciones sobre la cotización pero no puede modificar las condiciones de la solicitud de cotización. En consecuencia, para cambiar las condiciones debe cancelar el evento e iniciar de nuevo el evento de cotización. Para cancelar el evento, la Entidad Compradora debe notificar por medio físico o electrónico la cancelación a todos los Proveedores que hacen parte del evento. Página 20 de 32 H. Proceso de selección del Proveedor La Entidad Compradora debe elegir la cotización que ofrezca el menor valor por la suma de precios los de: (i) Dotaciones de Vestuario; (ii) puntos de Tienda Móvil, y (iii) pruebas técnicas, cumpliendo los términos y condiciones de la solicitud de cotización. Luego debe agregarla al “Carrito”. Para agregar la cotización al “Carrito”, la Entidad debe hacer clic sobre el “Nombre de la respuesta” del Proveedor elegido. Luego, debe hacer clic en el ícono “Seleccionar”. En la nueva ventana, en “Acciones” debe seleccionar “Agregar una nueva solicitud”. Los artículos en la cotización serán agregados al carrito. VI. Solicitud de compra La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito” una vez ha seleccionado la cotización ganadora, debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes al del Acuerdo Marco de Precios. Página 21 de 32 La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen (i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) los estudios y documentos previos, (iv) los datos del supervisor de la Orden de Compra, (iv) los gravámenes adicionales, (v) en artículos del carro el artículo del Proveedor seleccionado, (vi) el presupuesto que soporta la compra, (vii) Cadena de aprobación. A. Dirección de entrega de la factura La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono de la lupa , en “Dirección” en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega. Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Crear”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. Página 22 de 32 B. Archivos Anexos La Entidad Compradora debe, en “Datos Adjuntos”, adjuntar copia del CDP. Si la orden de compra es por más de una vigencia, debe adjuntar copia de la autorización de Vigencia Futura. C. Estudios y documentos previos Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en cuenta lo siguiente: (i) (ii) (iii) (iv) El Manual de Acuerdos Marco2 establece que la Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar las condiciones de uno u otro Proveedor como las más favorables. La Entidad Estatal es responsable de la selección del Proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el Acuerdo Marco de Precios. Modalidad de Contratación: Selección abreviada por Acuerdo Marco de Precios. Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta. Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta3. La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Acuerdo Marco de Precios correspondiente. D. Vencimiento de la Orden de Compra La Entidad Compradora debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra, esta fecha de vencimiento es la fecha en la cual debe finalizar la prestación del servicio por parte del Proveedor. La fecha de vencimiento de la Orden de Compra no puede ser superior a la fecha de terminación del Acuerdo Marco de Precios, es decir, debe establecerse antes del 30 de noviembre de 2016. 2 3 Ver Manual http://www.colombiacompra.gov.co/es/amp. Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social; el Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional, tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos multilaterales. Página 23 de 32 E. Supervisor de la Orden de Compra La Entidad Compradora debe indicar el nombre, teléfono y correo electrónico del supervisor de la Orden de Compra. F. Gravámenes adicionales Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el campo “Gravámenes adicionales”. La Entidad Compradora es la responsable de incluir los gravámenes adicionales que apliquen. Esta información también debe estar incluida en la solicitud de cotización (artículos) y en el formato de solicitud de cotización (archivo en Excel) adjunto. Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la solicitud de cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo Marco de Precios. Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas en la solicitud de cotización y tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente estará autorizada a cancelar el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. G. Artículos del carro En la sección “Artículos del carro” la Entidad Compradora encontrará los ítems cotizados y el valor total de compra. Es importante verificar el valor total de la Orden de Compra una vez agregado el artículo al Carrito. Para editar los artículos del carro, la Entidad Compradora debe llevar el cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz , hacer clic, y realizar los cambios y guardarlos. Si el artículo aparece resaltado en rojo, la Entidad Compradora debe editarlo e ingresar la mercancía a la cual pertenece. Debe seleccionar en la casilla “Mercancía” la opción “Acuerdos Marco de Precios” y luego seleccionar el Segmento correspondiente. En el ejemplo; “Ropa de Dama”. Página 24 de 32 H. Presupuesto que soporta la compra En la sección “Artículos del Carro” la Entidad Compradora debe asignar el CDP y/o Vigencias Futura que soporta la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa en la línea del artículo, y elegir el CDP / VF correspondiente. Si no encuentra o no tiene registrado el CDP/VF debe registrarlo en “Agregar cuenta”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP / VF como lo considere conveniente. El campo “# Unidad” se refiere al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades de orden territorial el “# Unidad” corresponde al NIT de la Entidad Compradora. Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP/VF a un bien o servicio, debe hacer clic en el ícono de las flechas , elegir los CDP/VF correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP/VF en el campo de “Monto”. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en “Guardar”. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP/VF deben sumar el 100% del valor del artículo a contratar. Página 25 de 32 El ingreso de la información del CDP/Vigencia futura debe repetirse en cada uno de los artículos que componen la compra de Dotaciones de Vestuario. I. Envió de la Solicitud de compra La Entidad Compradora que antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del ordenador del gasto debe validar los siguientes campos: Valor total de la solicitud de compra Número del CDP/VF Archivos adjuntos La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos del Acuerdo Marco de Precios En “Cadena de Aprobación” está el flujo para la emisión de una Orden de Compra. En "Comentarios” el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los Proveedores. Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en “Guardar” para que quede en estado borrador en “Solicitudes”. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a “Solicitudes” en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna “Acciones” en la línea de la solicitud correspondiente. El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en “Enviar para aprobación”. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar. Bajo la columna “Acciones”, en la sección “Solicitudes” en el menú superior, la Entidad Compradora puede: Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra. Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto. Página 26 de 32 VII. Orden de Compra El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra. Paso 1. Aprobación de la solicitud de compra El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones de correo electrónico, o en “Solicitudes” en el menú superior de la Tienda Virtual. La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora. El ordenador del gasto puede hacer clic en “Rechazar” para devolver la solicitud al comprador, o en “Aprobar” para enviar la Orden de Compra al proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud. El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de “Tareas pendientes”, seleccionar la solicitud y hacer clic en “Aprobar” o “Rechazar”. Página 27 de 32 Paso 2. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de compra, el sistema verifica la disponibilidad presupuestal del CDP/VF registrado. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es enviada al Proveedor. Paso 3. Documentos del Proceso El Manual de Acuerdos Marco establece los Documentos del Proceso ( ver Manual). Paso 4. Registro presupuestal Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Las Entidades Compradoras registradas en el SIIF deben realizar el procedimiento en SIIF. Toda la información del Proveedor se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el menú superior en la sección “Proveedores”: NIT, Cuenta bancaría, régimen tributario y actividad económica e información de contacto. Página 28 de 32 VIII. Facturación y pago El Proveedor puede facturar las Dotaciones de Vestuario con una periodicidad mensual a la Entidad Compradora, así: 1. La primera factura puede ser presentada por el Proveedor una vez éste haya hecho entrega de las Órdenes de Entrega, a la Entidad Compradora, previa aprobación por el Supervisor de la Orden de compra. El Proveedor debe consolidar en la primera factura: (i) el 30% del valor de las Dotaciones de Vestuario o valor de las Dotaciones de Vestuario redimidas a dicha fecha si el porcentaje es mayor a 30%; (ii) el valor de las pruebas técnicas que se hayan realizado por solicitud de la Entidad Compradora; (iii) el valor de las Tiendas Móviles usadas; (iv) el valor de las Órdenes de Entrega reexpedidas; (v) el IVA aplicable; y (vi) los gravámenes adicionales aplicables a los Procesos de Contratación de la Entidad Compradora informados por ésta en la solicitud de cotización, los cuales están a cargo de la Entidad Compradora. 2. El Proveedor debe consolidar en las facturas siguientes: (i) el valor de las Dotaciones de Vestuario, redimidas a través de las Órdenes de Entrega, que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (ii) el valor de las Tiendas Móviles usadas que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (iii) el valor de las Órdenes de Entrega reexpedidas que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (iv) el IVA aplicable; y (v) los gravámenes adicionales aplicables a los Procesos de Contratación de la Entidad Compradora informados por ésta en la solicitud de cotización, los cuales están a cargo de la Entidad Compradora. 3. El Proveedor debe presentar una última factura cuando haya lugar, luego de la fecha de vencimiento de todas las Órdenes de Entrega expedidas. El Proveedor debe consolidar en esta factura: (i) el valor de las Dotaciones de Vestuario en la Orden de Compra que no hayan sido redimidas a través de las Órdenes de Entrega por los Beneficiarios ni incluidas en facturas anteriores ii) el valor de las Tiendas Móviles usadas que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (iii) el valor de las Órdenes de Entrega reexpedidas que no hayan sido incluidas en facturas anteriores; (iv) el IVA aplicable; y (v) los gravámenes adicionales aplicables a los Procesos de Contratación de la Entidad Compradora informados por ésta en la solicitud de cotización, los cuales están a cargo de la Entidad Compradora. La Entidad Compradora debe pagar la factura dentro de los 30 días calendario siguientes a su fecha de aprobación. El usuario comprador de la Entidad Compradora puede consultar las facturas enviadas por el Proveedor a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano ingresando a “Facturas” en el menú superior, o consultando las solicitudes de aprobación de facturas en “Tareas Pendientes”. La recepción de las facturas también es notificada por correo electrónico. Página 29 de 32 La Entidad Compradora puede consultar la información de contacto y la cuenta del Proveedor en “Proveedores”, en el menú superior. IX. Modificaciones de la Orden de Compra El Manual de Acuerdos Marco establece en el numeral D – Ejecución de la Orden de Compra que: “Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra o acordar la terminación anticipada. Para el efecto, la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Proveedor y notificar la modificación, adición o terminación a Colombia Compra Eficiente y presentar el soporte respectivo. La modificación, adición o terminación se entiende realizada solamente cuando se publica en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Colombia Compra Eficiente tiene 3 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para hacer los cambios.” (Ver Manual) Para modificar una Orden de Compra es necesario que la Entidad Compradora envíe un correo a [email protected] con los siguientes documentos: 1. Documento de solicitud de modificación firmada por el ordenador del gasto de la Entidad Compradora: El documento debe estar dirigido al Proveedor y firmado por el ordenador del gasto de la Entidad Compradora. El ordenador del gasto debe ser un usuario registrado en la Tienda Virtual. Modificación artículos de la Orden de Compra: La solicitud debe contener una tabla que detalle cada uno de los cambios Número de línea en la OC Nombre del Artículo Cantidad actual Valor total actual Tipo de cambia Nueva cantidad Nuevo valor total CDP/VF que soporta la modificación Para consultar la información actual por artículo de la Orden de Compra siga los pasos de la sección V.II de este documento. Página 30 de 32 Modificación de la fecha de vencimiento: La Entidad debe especificar cuál es la fecha de vencimiento actual de la Orden de Compra y cuál es la nueva fecha de vencimiento. Publicación de documentos o archivos adicionales en la Orden de Compra Actualización de la dirección de facturación en la Orden de Compra. Modificación del supervisor: La entidad debe dejar constancia de este cambio e informar al Proveedor. Para ello no es necesario tramitar ninguna modificación en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 2. Carta firmada por el Proveedor en la cual aceptan la modificación solicitadas por la Entidad. 3. En caso de adición en valor, copia del CDP y/o VF que soporta la adición. X. Liquidación y cierre de la Orden de Compra Al finalizar la ejecución de la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a publicar en la Orden de Compra el soporte de la liquidación. Para publicar el documento de liquidación en la Orden de Compra, es necesario que la Entidad Compradora envíe un correo a [email protected] con la solicitud de publicación del documento de liquidación como archivo adjunto de la Orden de Compra. El documento debe: - Estar firmado por el ordenador del gasto de la Entidad Compradora. Estar firmado por el representante legal del Proveedor. Colombia Compra Eficiente tiene 3 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para publicar el documento en la Orden de Compra. Una vez publicado el documento la Entidad Compradora debe cerrar la Orden de Compra. Para Cerrar la Orden de Compra la Entidad Compradora debe ingresar a “Ordenes” en el menú superior. Bajo la columna “Acciones”, debe hacer clic en el ícono de ”Cerrar Orden de Compra”, el sistema genera un mensaje de confirmación de cierre de la Orden de Compra. Página 31 de 32 Página 32 de 32
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