MANUAL PARA Administración I: Mi configuración

MANUAL PARA
ADMINISTRACIÓN I:
MI CONFIGURACIÓN
Última modificación: marzo 2015
Guía básica para
configuración
personal del
usuario de
Salesforce
INDICE
1.
INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 2
Configuración .............................................................................................................................. 2
2.
¿CÓMO LEER ESTA GUÍA? .................................................................... 3
3.
CONTENIDOS .......................................................................................... 4
Mi Configuración ......................................................................................................................... 4
PERSONAL ............................................................................................................................... 4
CORREO ELECTRÓNICO ........................................................................................................ 7
4.
GLOSARIO ............................................................................................. 10
5.
CONTACTO ............................................................................................ 11
Manual para Administración I: Mi Configuración| Última versión: marzo 2015 | Página 1 de 12
1. INTRODUCCIÓN
Configuración
En Salesforce existen dos secciones de Configuración. Una de ellas es General del Sistema
(Configuración) y la otra es la de cada usuario (Mi configuración) en particular. Todos los
cambios que se introduzcan en la primera afectarán a Salesforce en su totalidad y las que se
introduzcan en la segunda, a cada usuario en Particular.
En esta guía se desarrollarán únicamente aspectos relativos a Mi configuración, la
configuración personalizada de cada usuario.
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2. ¿CÓMO LEER ESTA GUÍA?
En esta Guía se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas que
resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones.
Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos
Este ícono señala los Ejercicios para poner en práctica lo explicado
Este ícono señala indica la inclusión de “Consejos de experto”
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3. CONTENIDOS
Mi Configuración
1. Ingresar a Configuración > Mi configuración, o bien debajo del Nombre del usuario a la
opción Mi configuración
Sobre la izquierda de la pantalla se desplegará un menú con distintas opciones. Estas son
algunas de las que más se utilizarán:
PERSONAL:
a. Información personal: para modificar la información
personal del usuario: Nombre, Apellido, dirección de correo
electrónico, dirección postal, etc.
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b. Cambiar mi contraseña: en esta sección cada usuario puede modificar la contraseña de
acceso al sistema y su pregunta de seguridad sin depender del Administrador.
El token de seguridad está vinculado a la contraseña. Cada
vez que el usuario modifique su contraseña, automáticamente se
renovará el token de seguridad
c. Idioma y zona horaria: permite modificar el idioma de cada usuario en particular y
establecer una zona horaria.
Para los casos en que un usuario se haya creado previo a la
traducción
del
sistema
(generalmente
previo
a
la
instancia
de
implementación y customización del sistema), el idioma por defecto será
inglés. En esta sección se podrá cambiar a español o al idioma deseado.
d. Otorgar acceso de inicio de sesión de cuenta: permite que cada usuario pueda darle
acceso a sus administrados, a un ejecutivo de cuenta de Salesforce.com o a un ejecutivo de
cualquier aplicación integrada, para ingresar al sistema como si fuera él mismo y poder
solucionar algún problema que tenga ese usuario en particular. Se le puede otorgar acceso en
intervalos desde 1 día aun año.
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e. Restablecer token de seguridad: para reestablecer el testigo de seguridad necesario para
iniciar sesión en cualquier aplicación conectada con Salesforce. Se envía por mail y la solicitan
programas como Connector (Complemento de Excel), Demand Tools y People Import, entre
otros.
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CORREO ELECTRÓNICO:
a. Configuración de mi correo electrónico: en esta
sección se pueden actualizar o completar los datos del
correo electrónico de cada usuario.
Se puede
modificar el nombre que se verá en los correos
salientes, la firma del usuario y la Suscripción a los
distintos boletines de salesforce.com, entre otras
cosas.
b. Plantillas de correo electrónico: desde aquí se pueden ver y crear las Plantillas de
correo electrónico creadas para toda la organización.
c. Correos electrónicos masivos: desde aquí podrán verse y controlarse todos los envíos
masivos realizados desde Salesforce que haya hecho la organización
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d. Mi correo electrónico en Saleforce: Saleforce permite que los usuarios puedan adjuntar
los correos electrónicos enviados desde sus propios servidores (fuera de Salesforce) a
Candidatos, Contactos u Oportunidades en Salesforce. Desde esta sección se puede
configurar esta opción.
Para utilizar esta funcionalidad de Salesforce, primero se deben configurar algunos pasos
y luego es muy sencilla de utilizar. Seguir estos pasos:
1. Indicar desde qué casillas de correo externas podrá el usuario adjuntar sus mails a los
objetos de Salesforce. Simplemente se deben copiar las direcciones deseadas en
el recuadro “Mis direcciones de correo electrónico aceptadas”
2. Indicar a dónde se asignarán esos correos electrónicos.
Se podrán asignar automáticamente a Cuentas, Contactos y oportunidades o bien
enviar directamente a “Mis elementos no resueltos” para que cada usuario seleccione
de forma manual a qué registro se debe asociar ese mail.
Si se tilda la última opción, en los casos en que se seleccione la asociación automática
y Salesforce no pueda definir a qué registro asociarlo, el mail se guardará igualmente
en la sección “Mis elementos no resueltos”, creando una tarea para el usuario para
indicarle que deberá asociarlo de forma manual, uno a uno.
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3. Una vez completos los pasos 1 y 2, el sistema ya estará listo para utilizar esta
funcionalidad. Para enviar un mail desde una casilla de correo externa a Salesforce y
asociarlo a un registro dentro del sistema:
a. Enviar un mensaje de correo electrónico desde una dirección de correo
electrónico especificada en Mis
direcciones
de
correo
electrónico
aceptadas.
b. En la Copia Oculta (Cco) del correo electrónico que se enviará, ingresar la
dirección indicada en la sección "Correo electrónico en Salesforce” para
agregar al historial de actividades de un registro de Salesforce.
Una forma muy sencilla de utilizar esta opción
es agregando este mail a sus listas de contactos. De
esta forma la tendrán disponible cada vez que
necesiten enviar un mail sin tener que ingresar a
buscarla en Salesforce.
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4. GLOSARIO
Campaña: es una forma de agrupar Contactos y Candidatos para generar acciones, podrá ser
utilizada para manejar campañas de diferente tipo, entre ellas, campañas de envío de e-mails
masivos, campañas para aumentar los aportes, para sumar nuevos adherentes, etc.
Candidato: Son pre-contactos y pre-cuentas. Permite tener una base sucia de emails o datos
no confiables para enviar mails masivos o hacer seguimiento telefónico.
Contacto: Los contactos representan a las personas con las que se relaciona nuestra
organización
Cuenta: Una cuenta es una organización, compañía o consumidor del que desea realizar un
seguimiento, por ejemplo, un cliente, socio o competidor.
Objeto: Un objeto le permite guardar información en su organización de Salesforce. El objeto
es la definición global del tipo de información que está almacenando. Por ejemplo, el objeto de
caso le permite almacenar información sobre las consultas de los clientes. Para cada objeto, su
organización tendrá varios registros que almacenan la información sobre los ejemplos
específicos de ese tipo de datos. Por ejemplo, puede tener un registro de caso para almacenar
la información sobre la consulta de formación de José Pérez y otro registro de caso para
almacenar la información sobre el problema de configuración de María Gómez.
Oportunidades: Las oportunidades controlan las ventas y negociaciones pendientes.
Panel: Un panel muestra datos de informes de origen como componentes visuales, que
pueden ser gráficos, indicadores, tablas o páginas de Visualforce. Los componentes
proporcionan una instantánea de mediciones clave e indicadores de rendimiento para su
organización. Cada panel puede tener hasta 20 componentes.
Ver más
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5. CONTACTO
Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la
Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español.
Es muy fácil unirse a esta Comunidad. ¡De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya
son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el mismo
nombre de usuario y contraseña de Salesforce.
Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la
Comunidad.
No contestaremos preguntas por email (a no ser que estemos trabajando actualmente en un
proyecto), ya que pensamos que de esta manera generamos comunidad compartiendo el
conocimiento y todos aprendamos en conjunto. Las experiencias de todos los usuarios son
bienvenidas, los invitamos a contestar dudas y compartir experiencias.
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momento, sin obligación de notificar a ninguna persona o entidad tales revisiones o
cambios. Es aconsejable que los usuarios comprueben la vigencia de esta guía que
se indica en el pie de página de todas sus hojas y en la portada. Wingu no se hace
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