PLAN DE COMUNICACIÓN - Acosta & Acosta Construcciones Ltda

GAD-07-001
REV 5
PLAN DE COMUNICACIÓN
27/05/2013
HOJA 1 DE 1
QUE
QUIEN
A QUIEN
PLANEACION ESTRATEGICA (POLITICAS, OBJETIVOS, METAS,
MISION, VISION ETC.)
GERENCIA Y/O DELEGADO, LIDERES DE PROCESOS
GCM, GCO, GHSEQ, OPERATIVO Y
ADMINISTRATICO
TRABAJADORES, CLIENTES YY/O PARTES
INTERESADAS
COMO
CUANDO
AL INGRESAR A LABORAR, INICIO DE
INDUCCION, REINDUCCION, FOLLETOS, CARTELERAS, CAPACITACIONES,
PROYECTOS, LICITACIONES, CUANDO SE
FORMACIONES, REUNIONES, DOCUMENTOS ESCRITOS, COMUNICADOS, EN LA
GENEREN CAMBIOS, NUEVOS PROVEEDORES
RED PAGINA WEB Y/O EMAILS ETC.
ETC.
EVIDENCIA
REGISTRO DE INDUCCION, REGISTRO ASISTENCIA,
FOTOGRAFIAS, FOLLETOS, COMUNICADOS, PAGINA WEB
Y/O CORRESPONDENCIA ENVIADA
REVISION GERENCIAL
GERENCIA Y/O DELEGADO
TODOS LOS PROCESOS
REUNIONES, SOCIALIZACIONES Y/O EN LA RED
DOS VECES AL AÑO
INFORMES, REGISTROS ASISTENCIA Y/O EN LA RED
INFORMACION REQUERIDA LEGAL Y DIRECTAMENTE POR LA
AUTORIDADES
GERENCIA Y/O SU DELEGADO
AUTORIDADES
DOCUMENTOS ESCRITOS Y/O VIA ELECTRONICA SEGÚN SE PERMITA
CUANDO SE SOLICITEN
CORRESPONDENCIA ENVIADA
CAMBIOS Y DESEMPEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SIG
GERENCIA, CORD. DEL SIG Y/O LIDEREDES DE
PORCESO
PARTES INTERESADAS
SOCIALIZACIONES REUNIONES, PUBLICACIONES, BUZON PQRS Y/O CORREOS
CUANDO SE GENEREN, SE SOLICITE Y/O
PERIODOS SEMESTRALES
REGISTRO DE ASISTENCIA, CORRESPONDENCIA ENVIADA,
CARTELERAS Y/O FORMATO PQRS
EMAILS, SOCIALIZACIONES, ACTA, COMUNICADOS, BUZON PQRS Y/O
DOCUMENTOS ESCRITOS
CUANDO SE GENEREN, SE SOLICITE Y/O AL
INICIO DE TAREAS
REGISTRO DE ASISTENCIA, CORRESPONDENCIA ENVIADA,
COMUNICADOS Y/O FORMATO PQRS
FORMATO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
CUANDO SE GENEREN, SE SOLICITE Y/O
PERIODOS SEMESTRALES
REGISTRO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
PROCEDIMIENTOS, PROGRAMAS, INSTRUCTIVOS, MANUALES
DOCUMENTOS DEL SIG ETC.
GERENCIA, CORD. DEL SIG, LIDEREDES DE PORCESO TRABAJADORES Y/O PARTES INTERESADAS
ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
GERENCIA, AUDITOR INTERNO Y EXTERNO, COORD.
DEL SIG Y LIDERES DE PROCESO
PARTES INTERESADAS
DESARROLLO Y AVISO DE EMERGENCIAS
GERENCIA GENERAL, GERENCIA DE OPERACIONES
Y/O SU DELEGADO
ACORDE AL TIPO DE EMERGENCIA
VIA EMAIL, COMUNICADO O VERBAL
ACORDE U OCURRA
EMAIL Y/O COMUNICADO
CADA 6 MESES
ACTAS DE REUNION, REGISTRO DE ASISTENCIA,
CARTELERAS Y/O FOLLETOS ETC.
PREVENCION DE RIESGOS LABORALES
GERENCIA Y/O SU DELEGADO Y/O COPASO
TRABAJADORES Y/O PARTES INTERESADAS
REUNIONES, CAPACITACIONES, FORMACIONES, CHARLAS, FOLLETOS Y/O
CARTELERAS ETC
INFORMACION REQUERIDA PARA LA EJECUCION DE PROYECTOS,
REQUISITOS DEL CLIENTES ETC.
GERENCIA, LIDER DEL PROCESO COMERCIAL
CONTRATISTAS (SI APLICA), LIDERES DE
PROCESO
REUNIONES, INFORMES, COMUNICADOS, EMAIL Y/O CARTAS ETC
CUANDO SE REQUIERA EN LA EJECUCION DE
UN PROYECTO
ACTAS DE REUNION, REGISTRO DE ASISTENCIA,
COMUNICADOS, DOCUMENTACION Y/O RECIBIDA ETC.
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Y REGLAMENTO DE HIGIENE
Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
COORDINADOR DEL SIG, PROCESO GHSEQ Y
PROCESO ADMINISTRATIVO
PERSONAL NUEVO Y ANTIGUO
INDUCCION, REINDUCCION, EN LA RED, SOCIALIZACION Y/O PUBLICACION
AL INGRESAR A LABORAR Y PERIODICO
REGISTRO DE INDUCCION, REGISTROS DE ASISTENCIA,
CARTELERA Y/O LA RED
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES GENERADOS POR LA
EMPRESA (CONSUMO DE PAPEL ENERGIA Y AGUA Y GENERACION
DE RESIDUOS Y SUS CONTROLES).
COORDINADOR DEL SIG, PROCESO GHSEQ
PARTES INTERESADAS
CAPACITACIONES, SOCIALIZACION DOCUMENTOS ESCRITOS, LA RED Y/O
CARTELERAS
CUANDO SE GENEREN, SE SOLICITE Y
PERIODICO
REGISTRO DE ASISTENCIA, EVALUACIONES, CARTELERA, LA
RED Y/O CORRESPONDENCIA ENVIADA
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
COORDINADOR DEL SIG
PARTES INTERESADAS
EMAILS, SOCIALIZACIONES, ACTA, EN 3A RED, COMUNICADO Y
PUBLICACIONES
CUANDO SE GENEREN O SE SOLICITEN
REGISTRO DE ASISTENCIA, CORRESPONDENCIA ENVIADA,
REGISTRO DE ACTA Y/O CUMUNICADO, EMAILS
INDUCCION Y REINDUCCION
COORD.DEL SIG PROCESO GHSEQ Y TALENTO
HUMANO
TODO EL PERSONAL
INDUCCION Y REINDUCCION
SEGÚN PROGRAMA DE INDUCCIONES
REGISTRO DE INDUCCION Y EVALUACION
PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS
COORD. DEL SIG, SUPERVISOR HSE
PARTES INTERESADAS
SOCIALZACION, CAPACITACION Y FOLLETOS
SEGÚN PROGRAMA DE GESTION DE RESIDUOS
REGISTRO DE ASISTENCIA
TEMAS EN HSEQ
COORD. DEL SIG Y PROCESO GHSEQ
TODO EL PERSONAL
CAPACITACIONES, CHARLAS, SOCIALIZACIONES ETC.
SEGÚN PROGRAMACION CRONOGRAMA DE
CAPACITACIONES Y CHARLAS DIARIAS
REGISTRO DE ASISTENCIA
DOSSIER EN HSE Y EN QAQC
PROCESO GHSEQ Y PROCESO OPERATIVO
CLIENTES
REGISTROS - PROCEDIMIENTOS
AL FINALIZAR PROYECTO
ARCHIVO ACTAS DE ENTREGA
MATRIZ DE SALUD PUBLICA Y ENFERMEDADES RELEVANTES
PROCESO GHSEQ, MEDICO
PARTES INTERESADAS
CAPACITACION, SOCIALIZACION, PUBLICACION Y/O FOLLETOS
CUANDO SE GENEREN, SE SOLICITE Y
PERIODICO
REGISTRO DE ASISTENCIA
COMUNICACIÓN DE RIESGOS VISITANTES Y CONTRATISTAS
(CUANDO APLIQUE) Y SU PREVENCION
PROCESO GHSEQ
CELADORES
CONTRATISTAS Y VISITANTES
CARTELERA INFORMATIVA EN PORTERIA
AL INGRESAR A LAS INSTALACIONES DE A&A
REGISTRO DE VISITANTES
PANORAMA DE FACTORES DE RIESGOS Y SU PREVENCION
PROCESO GHSEQ
EMPEADOS
CAPACITACIONES O PUBLICACIONES O FOLLETOS O CHARLAS ENTRE OTROS
CADA VEZ QUE SE REQUIERA
REGISTRO DE ASISTENCIA, FOTOS Y/O CARTELERA
REGISTRO ASISTENCIA, COMUNICADOS Y/O FOLLETOS
HOJAS DE SEGURIDAD DE LOS PRODUCTOS QUIMICOS,
CLASIFICACION Y ALMACENAMIENTO
PROCESO GHSEQ, SUPERVISOR GENERAL Y/O
ALMACENISTA
TRABAJADORES Y/O PARTES INTERESADAS
CAPACITACIONES, PUBLICACIONES Y/O FOLLETOS
CUANDO SE GENEREN, SE SOLICITE,
PERIODICO, AL INICIO DE TAREAS Y/O SEGÚN
PROGRAMA
RESULTADOS DE INVESTIGACION DE ACCIDENTES, ACTOS Y
CONDICIONES INSEGURAS
PROCESO GHSEQ
PARTES INTERESADAS AFECTADAS
CAPACITACIONES, SOCIALIZACIONES, LECCION APRENDIDA Y/O FOLLETOS
CUANDO SE GENEREN Y/O SE SOLICITE
REGISTROS DE ASISTENCIA, COMUNICADOS Y/O EMAILS
ENTRE OTROS
ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS
PROCESO GHSEQ
TODO EL PERSONAL APLICABLE
CAMPAÑAS
CADA 3 MESES
REGISTRO DE ASISTENCIA Y/O TARJETAS CONTACTO HSE
PLAN DE EMERGENCIAS
PROCESOS GHSEQ, SUPERVISOR Y/O BRIGADISTAS
PARTES INTERESADAS PERTINENTES
BRIGADISTAS
SOCIALZACION Y PUBLICACION RED
CUANDO LO REQUIERAN
REGISTRO DE ASISTENCIA
PQRS
PROCESOS GCO Y ADMINISTRATIVO
PARTES INTERESADAS
REUNIONES, DOCUMENTOS ESCRITOS Y/O RESPUESTA A PQRS
CUANDO SE GENEREN Y/O SE SOLICITEN
REGISTRO DE ASISTENCIA, CORRESPONDENCIA ENVIADA
Y/O FORMATO PQRS
RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL (SOCIAL, ECONOMICO Y
AMBIENTAL)
PROCESOS GHSEQ Y ADMINISTRATIVO
PARTES INTERESADAS
PAGINA WEB, CARTELERAS, FOLLETOS, PANCARTAS, BOLETIN ETC.
CUANDO SE EJECUTEN ACTIVIDADES DE RSE
REGISTROS FOTOGRAFICOS, COMUNICADOS Y/O
DOCUMENTACION ENVIADA ETC.
PERFILES DE CARGO, COMPETENCIAS, FUNCIONES,
RESPONSABILIDADES Y ROLES
PROCESO ADMINISTRATIVO
PERSONAL NUEVO Y ANTIGUO
MEDIANTE ENTREGA DE MANUAL DE PERFILES DE CARGO, FUNCIONES
RESPONSABILIDADES COMPETENCIAS
AL INGRESAR A LABORAR Y CADA SEIS MESES
RECIBIDO MANUAL DE FUNCIONES
RESULTADOS DE LA EVALUACION DE COMPETENCIAS Y
RESPONSABILIDADES HSEQ/SSTAC
PROCESO ADMINISTRATIVO
TODO EL PERSONAL
SOCIALIZACION
SEGÚN PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE ASISTENCIA
ESPECIFICACIONES TECNICAS Y ALCANCE DEL PROYECTO
PROCESO OPERATIVO
SUPERVISORES MECANICOS, PERSONAL
QA/QC
COMUNICADOS, VIA EMAIL, REGISTROS DE ASISTENCIA Y/O ACTAS DE
REUNION ETC.
ANTES DEL INICIO DEL PROYECTO Y POSTERIO COMUNICADOS, REGISTROS DE ASISTENCIA Y/O ACTAS DE
A LA APROBACION POR PARTE DEL CLIENTE
REUNION ETC.
CALIFICACION DE SOLDADORES
PROCESO OPERATIVO
GERENCIA DE OPERACIONES, PROCESO
ADMINISTRATIVO
VIA EMAIL O VERBAL
CUANDO SE REQUIERA, SEGÚN NESECIDADES EMAIL, REGISTRO SOLDADORES APROBADOS Y REGISTRO
DEL PROYECTO
DE ASISTENSIA CALIFICACION DE SOLDADORES
RESULTADOS DE LA EVALUACION DE PROVEEDORES
PROCESO GCM
PROVEEDORES
COMUNICADO Y E-MAIL
SEGÚN PROCEDIMIENTO
CORREOS, CARPETA DIGITAL Y/O FISICA
CORREOS O COMUNICADOS
MATRIZ REQUISITOS PROVEEDORES, REQUERIMIENTOS HSEQ Y
NO CONFORMIDADES
PROCESO GCM
PROVEEDORES
COMUNICADO Y E-MAIL
CADA QUE SE ACTUALICE LA INFORMACION,
COTIZACIONES, Y/O CUANDO SE GENEREN
COMPRAS ETC.
DOCUMENTACION COMERCIAL DE LA EMPRESA
PROCESO GCO
CLIENTES Y/O CONTRATISTAS
CORREOS Y/O COMUNICADOS ETC
INCIO DE PROYECTOS
CORREOS U OFICIOS
EXPEDICION DE NORMAS, LEYES, DECRETOS, RESOLUCIONES
CIRCULARES ETC.
AUTORIDADES
A&A
NORMAS, LEYES, DECRETOS, RESOLUCIONES Y/O CIRCULARES ETC.
CUANDO DE GENEREN
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
POLITICAS, DIRECTRICES, ESTANDARES HSEQ, REQUERIMIENTOS,
ESPECIFICACIONES TECNICAS DE PRODUCTOS O SERVICIOS, NO
CONFORMIDADES ETC. DEL CLIENTE
CLIENTE
GERENCIA, PROCESO COMERCIAL
ANEXOS, EMAIL, COMUNICADOS INFORMES ETC.
LICITACIONES, INICIOS DE PROYECTOS ETC.
EMAIL, COMUNICADOS, DOCUMENTACION RECIBIDA Y/O
CARTAS ETC.
POLITICAS, DIRECTRICES, ESTANDARES HSEQ, REQUERIMIENTOS,
ESPECIFICACIONES TECNICAS DE PRODUCTOS O SERVICIOS, NO
CONFORMIDADES ETC. DEL CLIENTE
GERENCIA, PROCESO COMERCIAL
DEMAS PROCESOS
ANEXOS, EMAIL, COMUNICADOS INFORMES ETC.
INICIO DE PROYECTOS
EMAIL, COMUNICADOS, DOCUMENTACION RECIBIDA Y/O
CARTAS ETC.
RESULTADOS DE LA EJECUCION DE PROYECTOS, CONTROL DE
RIESGOS Y PROGRAMAS AMBIENTALES AFILIACIONES A LA
SEGURIDAD SOCIAL, AVANCES DE OBRA ETC.
CONTRATISTAS
GERENCIA, DIRECTOR DE PROYECTOS
REUNIONES, INFORMES, COMUNICADOS, EMAIL Y/O CARTAS ETC
CUANDO SE REQUIERA EN LA EJECUCION DE
UN PROYECTO
ACTAS DE REUNION, REGISTRO DE ASISTENCIA,
COMUNICADOS, DOCUMENTACION Y/O RECIBIDA ETC.
PQRS Y REQUERIMIENTOS
PARTES INTERESADAS
A & A, Y/O PARTES INTERESADAS
PQRS, SOLICITUDES, DOCUMENTOS Y/O ESCRITOS, EMAILS
CUANDO SE GENEREN O SOLICITEN
FORMATOS PQRS, DOMENTACION RECIVIDA Y/O EMAILS
ETC
PORTAFOLIOS DE SERVICIOS, COTIZACIONES, ESPECIFICACIONES
TECNICAS DE PRODUCTOS CERTIFICADOS DE CALIDAD ETC.
PROVEEDORES
PROCESO GCM
DOCUMENTOS ESCRITOS, EMAIL, Y/O COMUNICADOS ETC.
CUANDO SE REALICEN COMPRAS, NUEVOS
PROVEEDORES
CORRESPONDENCIA ENVIADA, EMAILS Y/O
COMUNICADOS ETC.

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