Manual de usuario

Manual “Mis expensas”
El sistema funciona de una manera realmente sencilla, vamos a explicar sus principales
características.
Para empezar, diremos que hay tres actores principales en el uso del sistema “Mis
expensas”, estos son:
Superadministrador,
Administrador de consorcio y
Propietario/inquilino
El Superadminiatrador es la empresa, es quien se ocupa de diversas tareas globales,
como, por ejemplo, conseguir que el sistema funcione correctamente, dar de alta a los
administradores de consorcios, etc.
El Administrador de consorcio es el segundo actor, es quien tendrá la responsabilidad
de poner toda la información necesaria sobre las expensas en el sistema. Por último, el
propietario/inquilino, es el destinatario de la información y de los esfuerzos tanto de la
empresa como de los administradores de consorcios.
Nuestro Sitio Web es www.lasexpensas.com.ar. Al ingresar en la Home, nos
encontraremos con una pantalla con tres botones, como vemos en la siguiente imagen:
Pantalla inicial
Vamos a describir el sistema desde la perspectiva de un administrador de consorcios y
desde la perspectiva de un propietario/inquilino. Situémos primero a ambos antes del
registro en el sistema. Sin estar registrados, los administradores como los
propietarios/inquilinos no pueden hacer uso de ninguna herramienta.
Administrador de consorcio
Un administrador de consorcio inicia el trámite de alta usando el
botón del medio de la pantalla inicial, el botón “Regístrese como
administrador”. Vemos el formulario en la imagen de la izquierda.
Todos los datos del formulario son obligatorios. Una vez cargados,
el administrador debe presionar el botón “Enviar”. Al hacer esto, la
empresa o superadministrador recibe el e-mail con la solicitud de
alta. Luego de realizar el pago correspondiente y demás, el
administrador de consorcio es dado de alta en el sistema y ya puede
empezar a hacer uso del servicio. Por lo tanto, de ahora en
adelante, el administrador de consorcio utilizará el primer botón de
la pantalla inicial, el botón “Ingrese como administrador”. Al
hacerlo, encontrará un formulario simple, como el que sigue:
Vemos que el ingreso requiere del e-mail del administrador y de una contraseña. Al ser
dado de alta, el administrador de consorcio recibe una contraseña temporal, que luego
puede cambiar por otra más apropiada. Entonces, el administrador de consorcio escribe
los datos correctos y presiona el botón “Enviar”. Esto lo hará ingresar al sistema, donde
podrá empezar a trabajar.
Cuando un administrador de consorcio ingresa al sistema por vez primera, encontrará
una pantalla como la siguiente:
Como podemos apreciar en la imagen, el sistema devuelve una tabla de consorcios
vacía, lo cual es lógico, ya que el administrador, aún no ha cargado ningún dato. Para
empezar a hacerlo, hacemos un clic en el botón “Nuevo consorcio”, en la parte superior
derecha de la pantalla, lo que dará inicio al trámite de alta de un consorcio particular.
El administrador debe cargar los datos del consorcio, todos los campos del formulario
son obligatorios. Hacemos hincapié en el campo Cant. de unidades, que indica la
cantidad de departamentos del edificio, ya que este dato no puede ser modificado
posteriormente, por lo cual hay que prestarle especial atención en esta etapa de alta del
consorcio. Una vez cargados los datos, clic en el botón “Nuevo consorcio”. En la
siguiente imagen, vemos el caso de un consorcio dado de alta por el administrador:
Ahora ya estamos en condiciones de dar de alta a los propietarios/inquilinos y a las
expensas del consorcio. Es importante destacar que estos elementos mencionados
siempre estarán asociados a un consorcio en particular, por lo tanto, no se puede dar de
alta a un propietario/inquilino o a crear una expensa si no hay ningún consorcio dado de
alta. Hacemos un clic en el botón “Ver propietarios y expensas”, del consorcio Santa Fe,
único creado hasta el momento en nuestro ejemplo.
Entonces, aparece, dos tabas más, correspondientes a los propietarios/inquilinos y
expensas asociados al consorcio Santa Fe. Nótese que estas dos tablas, se encuentran
levemente desplazadas hacia la derecha, con respecto a la tabla donde se muestra la lista
de consorcios. Esto fue diseñado así para indicar claramente lo que ya se dijo, que todo
dato de propietario/inquilino y también de expensa, siempre estará asociado a un
consorcio determinado. En la imagen, se destaca este margen o sangría con una franja
verde a la izquierda de las tablas de propietarios/inquilinos y de expensas. Este recurso
es ilustrativo, el administrador no lo verá al ingresar al sistema. Podemos dar de alta
primero a un propietario/inquilino y luego a una expensa o viceversa. Ese orden es
indistinto para el sistema. Recordemos que un propietario/inquilino dado de alta tendrá
luego acceso a las expensas del consorcio dentro del cual fue dado de alta.
En el caso de nuestro ejemplo, lo más lógico sería comenzar creando una expensa, ya
que no hay ninguna asociada a este consorcio y cualquier propietario/inquilino que
ingrese al sistema no tendrá nada que ver, de manera que vamos a empezar con la
creación de una expensa, si bien, insistimos, desde el punto de vista del sistema este
orden es indistinto y puede ser manejado por el administrador de consorcios como
prefiera.
Vemos que cada panel contiene una tabla, el primero con la tabla de consorcios, el
segundo con la tabla de propietarios/inquilinos y el tercero con expensas. Además, ya
hemos dicho que las dos últimas tablas siempre están asociadas con un consorcio en
particular, en este caso, con el consorcio Santa Fe. A su vez, cada panel tiene un botón
para crear un nuevo elemento, el primer panel para crear un nuevo consorcio, el
segundo para crear o dar de alta un nuevo propietario/inquilino y el tercero para crear
una nueva liquidación de expensas. Vamos a presionar este último. Al hacerlo,
aparecerá un formulario como el de la imagen:
Aquí el administrador debe definir a qué mes y año pertenece la nueva expensa.
Supongamos que se trata de Marzo de 2015. Seleccionamos estos datos y hacemos clic
en el botón “Nueva”. Entonces tendremos acceso a un formulario vació para cargar las
expensas. Es importante aclarar algunos aspectos en relación con este formulario. El
formulario de expensas se compone de una cantidad determinada de tablas. Cuando el
administrador de consorcios define el mes y el año de la expensa, el sistema trata de
encontrar si existe una expensa inmediatamente anterior. Por ejemplo, si estamos
creando una expensa de octubre de 2014, el sistema buscará en la base de datos la
expensa de septiembre de 2014. Si esta existe en la base de datos, se tomará como
modelo para la expensa de octubre de 2014 que se va a crear. Es decir, se tomarán los
datos de esa expensa, luego el administrador podrá hacer retoques, por supuesto, de
hecho estos serán necesarios, puesto que las expensas de cada mes son únicas y distintas
de todas las demás. En cambio, si el sistema no encuentra las expensas del mes anterior,
porque estas no han sido cargadas, nos ofrecerá un formulario vacío con tablas “tipo”,
de acuerdo a lo especificado por el modelo de expensas aportado por el Gobierno de la
Ciudad. En nuestro ejemplo, el consorcio no tiene ninguna expensa cargada, por lo
tanto, obtendremos tablas “tipo” vacías. A continuación, vamos a describir una de las
tablas del formulario de expensas, entender bien como funciona una tabla, nos permitirá
entender como funcionan las demás.
La anterior es una imagen de la primera tabla de las expensas. Podemos ver que hay
celdas de distinto color y dos botones al pie de la tabla. Vamos a describir estos
elementos:
Celdas de color blanco: el color blanco indica que en esa celda se puede escribir
información. Por ejemplo en la celda donde dice ANSSAL, se puede introducir
información no numérica. Por otra parte, en las celdas en blanco de las columnas
SUELDO, OTROS, GASTOS A, etc., se puede introducir información
numérica.
Celdas de color gris: son celdas en las que el administrador no podrá introducir
ningún tipo de información y tampoco verá allí ningún tipo de información.
Celdas de color amarillo: al igual que con las celdas de color gris, el usuario no
puede incorporar información, la diferencia con las celdas grises es que aquí si
se mostrará información, pero esta será resultado, por ejemplo, de la suma del
contenido de otras celdas.
Por otra parte, debajo de la tabla se encuentran dos botones: “Insertar nueva fila” y
“Calcular”. Vamos a comenzar con el primero. Es probable que el administrador de
consorcios necesite más filas en una tabla determinada. Esto botón incorporará una fila
adicional, siempre luego de la última fila de datos de la tabla, en el ejemplo, la última
fila de datos es la que comienza con “Obra social”. Por lo tanto, si hacemos un clic
sobre el botón “Insertar nueva fila”, se agregará una fila en blanco luego de la
mencionada. Veamos la siguiente imagen:
Podemos observar que esta acción ha incorporado una fila en blanco luego de aquella
que empieza con “Obra social”. Esta fila, como no forma parte de la tabla estándar,
contiene un botón para eliminarla, destacado en la imagen con un círculo azul. Al hacer
clic en ese botón, la fila correspondiente es eliminada automáticamente y todo su
contenido también. Podemos incorporar más de una fila a la tabla y también eliminar
estas cuando necesitemos. Si hacemos un clic sobre el cuadro de texto correspondiente a
la columna “Detalle de sueldo y cargas sociales” de la fila nueva, aparece una ventana
como la que vemos en la siguiente imagen. Esta ventana ofrece recursos para cargar el
cuadro de texto con información que hemos usado en el pasado sin necesidad de
recordarla ni de tener que tipiarla. Usa un filtro con tres campos, el primero es
Consorcio, el segundo Tabla y el tercero es Etiqueta. Cada dato que se ha incorporado
en el pasado a una fila “extra”, pertenece a un consorcio determinado, a una tabla
específica y es identificada con una etiqueta. No obstante, a través del filtro en estudio
podremos llegar a cualquier dato usado en el pasado por el administrador, incluso de un
consorcio distinto al consorcio sobre el que se está trabajando y de una tabla distinta a
aquella sobre la que se está trabajando. Por defecto, cuando accedemos a este filtro este
se encuentra cargado con el consorcio y tabla activa en ese momento, pero podremos
acceder a cualquier otro dato cambiando estas opciones. En el ejemplo de la imagen, por
defecto, el filtro se cargó con el consorcio de Santa Fe, que es el consorcio sobre el que
estamos trabajando y con la tabla tabla1, que es la tabla en la que vamos a incorporar el
dato. Si hacemos clic en el botón “Filtrar”, obtendremos los datos correspondientes a las
opciones del filtro, como se aprecia en la imagen.
Como se puede ver, la tabla resultante de aplicar el filtro que se ve en la parte superior
de la ventana, tiene dos datos. Si queremos usar un dato en particular, simplemente
presionamos sobre el botón “Usar este dato” y luego, el botón inferior “Cargar este
texto”. Si, en cambio, lo que necesitamos es incorporar un nuevo texto, que no hemos
usado en el pasado, simplemente cargamos ese texto en el cuadro de texto inferior,
podemos dejar la etiqueta que se sugiere para el nuevo dato o cambiarla. Luego clic en
el botón “Cargar este texto”. En la siguiente imagen se aprecia el resultado de haber
usado un dato ya existente.

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