Sistema Administrativo Jurídico Manual para proveedores y solicitantes Para llevar a cabo la solicitud de contrato al área Corporativa, debe seguir los pasos que el presente manual le marca a continuación. El primer paso, será ingresar al SAJ a través de la liga: http://saj.coppel.com I. Registro de Solicitante: 1. Una vez en SAJ, seleccione el apartado de “Notificaciones” y despues “Solicitantes”, le aparecerá la pantalla siguiente: Es importante que antes filtre por departamento y verifique que no es solicitante. 2. Ahora seleccione el icono y llene los campos requeridos. 3. Al guardar sus datos en la pantalla anterior quedará registrado como solicitante. 1 II. Alta de Proveedor: 1. Ingresa a la pantalla “Envió de notificaciones a jurídico” seleccionando el apartado de “Notificaciones” y después “Enviar notificaciones y/o documentos a Jurídico”, le aparecerá la pantalla siguiente: 2. ¿Tipo de notificación? Seleccione solicitud de servicio. 3. ¿Qué desea enviar? Seleccione solicitud de alta de proveedor persona física o persona moral según corresponda. 4. Ahora seleccione paso 1 y llene todos los campos que aparecen a continuación sin omitir ningún dato. Excepciones: - Cuando la persona fisica no cuente con Representante Legal, no será necesario llenar el campo “Nombre de Representante Legal”. - Cuando se trate de un proveedor extranjero, atienda el anexo 1 del presente manual. 2 Las pantallas para registrar al proveedor ya sea persona física o moral se muestran a continuación: 3 5. Al guardar los datos del proveedor se colocará en automatico el folio de checklist, tal como lo marca la pantalla siguiente: 6. Concluido el paso 1, seleccione el paso 2 y adjunte los documentos requeridos indicando la fecha de expiración para de cada uno de ellos. Pantalla para persona física: Pantalla para persona moral: 4 7. Por último, seleccione enviar despues de seleccionar “Región”, “Ciudad” e indicar “Ninguno de los anteriores”. - III. No es obligatorio agregar comentarios, ni adjuntar documento, estos campos son opcionales: Recepción de Notificaciones: 1. Independientemente a quien haya enviado la notificación “Solicitud de alta de proveedor”, el área Corporativa cuentan con un sistema de recepción aleatorio y equitativo, el cual hace que reciban las notificaciones de manera proporcional, tal como se muestra en los ejemplos siguientes: 1er ejemplo: Antes de enviar solicitud de alta de proveedor (P. Moral) Despues de enviada la solicitud: 2. Una vez enviada la notificación a Corporativo, SAJ le proporcionará un folio de notificación, mismo que deberá conservar hasta que el proveedor se encuentre listo, es decir, validado por Jurídico. 5 2do ejemplo: Antes de enviar solicitud de alta de proveedor (P. Física) Despues de enviar la solicitud: 3. El área corporativa tendrá 24 hrs para validar al proveedor, una vez que esto suceda se le notificará el estatus que guarda cada documento a través de correo Coppel. 4. El estatus podrá ser rechazado, aceptado, por validar o bien, caducado cuando la vigencia del documento expire. IV. Consulta de Proveedor: 1. Para consultar el estatus actual de su proveedor, ingrese a la pantalla de “Notificaciones” seguido de “Proveedores” y filtre los campos necesarios para la localización, ya sea por tipo de estatus, RFC o por cualquiera de las opciones siguientes: 6 2. En la barra siguiente se observa la localización del proveedor, en dicha pantalla se muestran los datos del mismo: 3. Para conocer de manera más especifica el estatus que guarda la documentación de su proveedor, seleccione el clip que se muestra en la pantalla siguiente: Pantalla con documentación pendiente de validar: Pantalla con documentación aceptada: Pantalla con documentación rechazada: 7 4. Para reemplazar los documentos rechazados seleccione “Renovar”, tal como se muestra en la pantalla siguiente: 5. Al seleccionar ”Renovar” deberá adjutnar el nuevo documento a través de la pantalla siguiente: 6. Corporativo recibirá una notificación mediante la cual se le solicitará la validación del documento que fue renovado. V. Proveedor Listo: 1. Cuando el proveedor cuente con la documentación correcta, la solicitud de proveedor (notificación) pasa a ser un asunto y, se identificará con un folio SAJ que Usted como Solicitante recibirá a través de correo Coppel: 2. Anote el folio del proveedor que le notifiquen por correo ya que al solicitar un contrato, convenio, carta etcétera le será solicitado. 8 VI. Solicitud de Contrato a Corporativo: Las solicitudes que podrá hacer a Corporativo una vez que cuente con el proveedor listo, son: La dinámica será exactamente la misma que se utilizó en la solicitud de alta de proveedor, es decir: - Ingresar a: Enviar notificaciones y/o documentos a Jurídico; Seleccionar en ¿Tipo de notificación? Solicitud de servicio; Seleccionar en ¿Qué desea enviar? Solicitud de contrato que corresponda; Llenar los checklist paso 1 y paso 2; Responder las peguntas “Región”, “Ciudad”; Seleccionar en ¿De qué se trata el asunto? “Ninguno de los anteriores” y enviar la notificación. Una vez concluidos todos los pasos envie la solicitud a Corporativo. Recomendaciones: Utilizar internet Explorer 7 9 Anexo 1 Documentos requeridos para proveedores extranjeros 1. Articles of Incorporation Acta constitutiva de la empresa a contratar (completa ordenada, legible, con datos de inscripción ante registro público, todo dentro del mismo archivo, favor de no enviar la escritura en "hojas sueltas"). 2. Power of attorney Poder del representante legal de la empresa a contratar (completo, ordenado, legible, con datos de inscripción ante registro público, todo dentro del mismo archivo, favor de no enviar la escritura en "hojas sueltas"). 3. Registro federal de contribuyentes Tax ID de la empresa a contratar. 4. Proos of adres Comprobante de domicilio de la empresa a contratar, con una antigüedad no mayor a 3 meses. (Recibo del agua, luz, teléfono, cable por ejemplo). 5. ID (Identificación Oficial vigente del representante legal de la empresa a contratar). 6. Contrato propuesta de la empresa a contratar. 10
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