6. Las tablas de retención documental

Hoja 1 de 4
T E L E B U C A R A M A N G A S.A. E.S.P.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Fecha: Junio de 2014
P06.GAR.F01
Versión: 3
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 1900 SUBGERENCIA DE GESTION HUMANA
RETENCIÓN
CÓDIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
PROCEDIMIENTOS
CT
E
1900.02
1900.02.01
ACTAS
Actas de Comité Paritario de Salud Ocupacional
COPASO
1
3
X
1900.02.02
Actas del Comité Laboral
1
5
X
1900.13
1900.13.01
CONCEPTOS
Conceptos Juridicos Laborales
D
Documento de valor referencial para la administración para la
toma de decisiones y planeacion en el futuro , se elimina una
vez cumpla tiempo de retención.
Documento de valor referencial para la administración para la
toma de decisiones y planeacion en el futuro , se elimina una
vez cumpla tiempo de retención.
15
X
X
5
X
X
5
X
X
1900.29
Estudios Organizacionales de Estructura
Salarial
Estudios Organizacionales de Factores de
Riesgo Psicosociales
HISTORIAS
1900.29.01
Historia Clinica Ocupacional
1
80
X
X
CP
80
X
X
Solicitud
Respuesta
1900.25
1900.25.01
1900.25.02
ESTUDIOS ORGANIZACIONALES
Concepto Médico de ingreso
1900.29.02
Historias Laborales Activos
Registro Civil de nacimiento
Partida de Matrimonio
Certificado de Antecedentes Disciplinarios y Fiscales
Proceso disiplinario
Tarjeta profesional o Titulo Idonéo
Afiliaciones a EPS, Pensiones y Cesantias
Resolución y/o Acta de Nombramiento
Contrato Laboral
S
Documento de valor juridico ante los derechos o u obligación
legal, Se genera de manera digital para los abogados internos
y externos, se elimina una vez cumpla el tiempo de retención.
Pierde valores primarios, la información resultante conduce a
los programas de capacitación, bienestar social y salud
ocupacional. Solo se genera de manera magnetica al cumplir
el tiempo de retención documental.
Documento de valor historico y legal antes los derechos de
ley se deben digitalizar para la consulta y conservar según la
ley 594 de 2000y demas normas concordantes
Conservar permanente en cuanto la persona este activa en la
compañía , en caso de retiro pasa al 1900.29.03
CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección
Hoja 2 de 4
T E L E B U C A R A M A N G A S.A. E.S.P.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Fecha: Junio de 2014
P06.GAR.F01
Versión: 3
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 1900 SUBGERENCIA DE GESTION HUMANA
,
Formato Único Hoja de Vida
Documento de Identidad
Libreta Militar
Declaración Juramentada de Bienes, Rentas y
Actividad Economica
Certificaciones laborales de conocimiento especifico.
Evaluación del Desempeño
Cartas de Vacaciones
Solicitud Tramite Retiro de Cesantias
Incapacidades
Licencias no Remuneradas
Permisos Laborales
Sanciones o Suspensiones
Ascensos
Traslado Provisional
Encargos
Carta de Renuncia o Despido
Aceptación de Renuncia
1900.29.03
Derechos de Peticion
Historias Laborales Retirados
80
X
Registro Civil de nacimiento
Partida de Matrimonio
EXamen de Ingreso
Tarjeta profesional o Titulo Idonéo
Afiliaciones a EPS, Pensiones y Cesantias
Resolución y/o Acta de Nombramiento
Acta de Posesión
Documento de valor historico y legal antes los derechos de
ley se deben digitalizar para la consulta y conservar según la
ley 594 de 2000y demas normas concordantes
Contrato Laboral
Formato Único Hoja de Vida
Documento de Identidad
Libreta Militar
CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección
Hoja 3 de 4
T E L E B U C A R A M A N G A S.A. E.S.P.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Fecha: Junio de 2014
P06.GAR.F01
Versión: 3
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 1900 SUBGERENCIA DE GESTION HUMANA
Certificado Judicial
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Declaración Juramentada de Bienes, Rentas y
Actividad Economica
Certificaciones
Cartas de Vacaciones
Solicitud Tramite Retiro de Cesantias
Incapacidades
Licencias no Remuneradas
Permisos Laborales
Sanciones o Suspensiones
Ascensos
Traslado Provisional
Encargos
Carta de Renuncia o Despido
Examen ocupacional Retirado
Aceptación de Renuncia
Derechos de Peticion
Proceso disiplinario
1900.29.04
Historias Laborales SENA
3
X
X
Se genera de manera digital y el original se elimina cumplido
el tiempo en le archivo de gestión.
X
X
Pierde valores primarios, se elimina una vez cumplido el
tiempo de Retencion en el Archivo de Gestión.
X
X
Pierde valores primarios, se elimina una vez cumplido el
tiempo de Retencion en el Archivo Central, se genera en el
sistema desde el año 1998.
Se conserva de manera permanente, por la trazabilidad de la
información.
Convenio Universitario SENA
1900.29.05
Historias Laborales Pensionados
1900.31
INFORMES
1900.31.01
Informes de Salud Ocupacional
1900.39
NOMINAS
1900.39.01
Nóminas de Activos
1
80
X
2
1
20
Relacion de Descuentos
1900.39.02
Nóminas de Pensionados
Desprendibles de pago
CT
X
CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección
Hoja 4 de 4
T E L E B U C A R A M A N G A S.A. E.S.P.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Fecha: Junio de 2014
P06.GAR.F01
Versión: 3
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: 1900 SUBGERENCIA DE GESTION HUMANA
1900.39.03
Nominas Pensionados Administrados por
Fiducioaria Popular
1900.51
PROGRAMAS
1900.51.01
Programas de Bienestar Social y Salud
Ocupacional
2
20
2
Se conserva de manera digital, al cumplir el tiempo de
retención documental se elimina.
X
X
X
X
Documento generado de manera digital, al cumplir el tiempo
de retención se elimina.
X
X
Pierde valores primarios, no genera valores secundarios, Se
elimina una vez cumpla tiempo de retención.
Propuesta
Registros
Informes
1900.51.02
Programas de Formación y Capacitación
1
2
Propuestas
1900.66
FORMATOS
1900.66.01
Utiles Escolares
2
X
1900.72
COMUNICADOS
2
X
ANYULL SOLANGUE TORRES CARRILLO
Subgerente Gestión Humana
JOHANNA CRISTINA DUARTE NARIÑO
Subgerente Financiera Y Administrativa
Pierde valores primarios, no genera valores secundarios, Se
elimina una vez cumpla tiempo de retención en el archivo de
gestión
Pierde valores primarios, no genera valores secundarios, Se
elimina una vez cumpla tiempo de retención en el archivo de
gestión
FREDDY BARRGAN BUSTOS
Administrador del contrarto.
CT: Conservación total
E: Eliminación
D: Digitalización
S: Selección
Elaborado por: Libia Marcela Vargas - Coordinadora Proyecto MTI
Reviso: Anyull Solangue Torres Carrillo
CT:Conservación total E:Eliminación D:Digitalización S: Selección

Download Report