仕様書 １ 件名 ハンディガイド、ハンディマップ及びショッピングマップの保管・配送業務委託（複数単価契約） ２ 目的 「ハンディガイド、ハンディマップ及びショッピングマップの保管・配送業務委託」は、公益財団 法人東京観光財団（以下「TCVB」という。）が作成したハンディガイド、ハンディマップ及びショッ ピングマップ（以下「ウェルカムカード」という。 ）を履行期間内において保管するとともに、TCVB の指示に基づき東京観光情報センター、観光案内窓口等に配送することを目的とする。 ３ 履行期間 平成２７年４月１日（水）から平成２８年３月３１日（木） ４ 委託内容 （１）ウェルカムカードの保管（入出庫管理・在庫管理を含む） ウェルカムカードを履行期間内において保管し、入出庫管理及び在庫管理を行う。履行期間内に おいて保管する種別は別紙２及び別紙３，４のとおりである。 保管は衛生的な屋内において行うものとし、盗難の発生や動植物の侵入を防止するとともに風雨 や日光、ホコリ、湿気等によるウェルカムカードの劣化を防止すること。 ウェルカムカードは履行期間開始時に、平成２６年度版のウェルカムカードが、別紙２、３のと おり、約２４６万部入庫する。入庫ルートは、平成２６年度の本業務受託者からと印刷業者（ハン ディガイド、ハンディマップ及びショッピングマップ毎に業者は異なる）からの大別して２通りあ る。受取日については、平成２６年度の本業務受託者及び印刷業者と調整すること。なお、別紙２ は平成２７年２月３日現在の在庫量であるので、実際の入庫数はこれよりも減少する。 平成 26 年度の本業務受託者から平成 27 年度本業務受託者への郵送に係る費用に関しては、平成 27 年度本業務受託者が負担する。 その後、平成２７年１０月（予定）に、平成２７年度版のウェルカムカードが、別紙４のとおり、 約２７０万部入庫する。なお、平成２７年１０月の入庫数は現時点での推測値であり、別紙４より も減少する可能性がある。 平成２６年度版のウェルカムカードは、在庫状況にもよるが、平成２７年末（予定）に TCVB が 別途手配する業者により、全量を引き取る。引き取り／受け渡し日については、TCVB が別途手配 する業者と調整すること。また、車両への運びだし等の作業は本件受託者において行うこと。 平成２８年３月３０日時点の残部は、平成２８年度の本業務受託者が輸送に係る費用を負担し引 き取るが、車両への運びだし等の作業は本件受託者において行うこと。また、残部の受け渡し日に ついては、本件受託者と平成２７年度の本業務受託者との間で調整すること。 管理台帳はウェルカムカードの保管種別ごとに作成し、正確な在庫管理を行うとともに、毎月末 日の在庫状況及び入出庫状況を翌月５日までに TCVB に書面又はデータにより報告すること（報告 1 の様式は別途協議する） 。また、不定期に行う TCVB からの在庫状況紹介及び保管状況確認にも対 応すること。 ウェルカムカードの月額保管料は、在庫の変動に関わらず履行期間を通じ一定とし、当該保管料 に入出庫管理、検品、在庫管理に要する一切の費用を含むこと。 （２）ウェルカムカード入出庫に必要な設備の確保 ウェルカムカードの入出庫時、スムーズに作業を進めるため、作業に必要な十分な場所と設備を確 保すること。 （３）ウェルカムカードの配送 ①定期発送 TCVB からの指示（指示の方法は別途協議する）に基づき、発送伝票を作成のうえ、ウェルカム カードを梱包し、保管場所から指定配送先に配送すること。発送伝票は以下のとおり記載すること。 発信者名 住所 電話番号 品名 東京観光情報センター 〒 163-8001 東 京 都 新 ０３（５３２１）３０ 東京ハンディガイド、 都庁本部（東京観光案 宿区西新宿 2-8-1 ７７ ハンディマップ、ショ 内窓口担当） 庁第一本庁舎１階 都 ッピングマップ なお、不慮の事故及び天災を除き、指示日から起算して５日以内（土日祝日除く）に到着するよ う配送すること（海外及び島嶼を除く） 。TCVB からの指示は原則として月１回とするが、不定期 の指示もありうる。なお、年間の配送予定件数は、以下のとおりである。 サイズ 配送予定個数 ６０サイズ １００個 ８０サイズ ３００個 １００サイズ ２，７００個 １２０サイズ ７００個 １４０サイズ ５，０００個 合計 ８，８００個 送付にあたっては原則として積み上げてもつぶれない強度を保つ包装箱を使用すること。ただし、 送付部数が少量であり包装箱を使用する必要がない場合には任意の方法によること。その際、発送 中にウェルカムカードが損傷することのないよう十分留意すること。複数の言語又はウェルカムカ ード種別を同時に発送する場合は、言語又は種類の別がわかるように梱包すること。発送伝票又は 送付状（送付状の様式については別途協議する）に品名及び数量を記載すること。 毎月末日までに実施した配送の実績を翌月５日までに TCVB に書面等により報告すること。 配送運賃は、以下のサイズ区分ごとに設定すること（ただし、全サイズを同一単価とすることを 妨げるものではない） 。なお、沖縄及び離島は配送の対象としない。 サイズ ６０サイズ ３辺計 重量 ６０ｃｍまで ２キログラムまで 2 ８０サイズ ８０ｃｍまで ５キログラムまで １００サイズ １００ｃｍまで １０キログラムまで １２０サイズ １２０ｃｍまで １５キログラムまで １４０サイズ １４０ｃｍまで ２０キログラムまで ②都度発送 TCVB からの指示（指示の方法は別途協議する）に基づき、発送伝票を作成のうえ、ウェルカム カードを梱包し、保管場所から指定配送先に配送すること。TCVB からの指示は原則として１日あ たり１回とするが、不定期の指示もありうる。履行期間中の配送先数は４８００個（国内）を見込 む。 都度発送は原則として着払いにより発送する。この場合、運賃（実費）は受取人が負担する。受 取人が負担する当該運賃の設定は受託者が別途規定するものとし、当該運賃を TCVB に協議する必 要はないが、市価に比して高額になることのないよう留意すること。 なお、不慮の事故及び天災を除き、指示日から起算して５日以内（土日祝日除く）に到着するよ う配送すること（海外及び島嶼を除く） 。 送付にあたっては原則として積み上げてもつぶれない強度を保つ包装箱を使用すること。ただし、 送付部数が少量であり包装箱を使用する必要がない場合には任意の方法によること。その際、発送 中にウェルカムカードが損傷することのないよう十分留意すること。複数の言語又はウェルカムカ ード種別を同時に発送する場合は、言別又は種類の別がわかるように梱包すること。発送伝票又は 送付状（送付状の様式については別途協議する）に品名及び数量を記載すること。 毎月末日までに実施した配送の実績を翌月５日までに TCVB に書面等により報告すること。 発送伝票の送付者名は、以下のパターンを準備し、TCVB の指示に基づき使いわけること。 発信者名 住所 電話番号 品名 東京観光情報センター 〒 163-8001 東 京 都 新 ０３（５３２１）３０ 東京ハンディガイド、 都庁本部 宿区西新宿 2-8-1 ７７ ハンディマップ、ショ 都 庁第一本庁舎１階 ッピングマップ 公益財団法人東京観光 〒162-0801 東京都新 財団コンベンション事 宿区山吹町 346 番地 6 業部 日新ビル 6 階 公益財団法人東京観光 同上 同上 ８３ 同上 ０３（５５７９）２６ 財団総務部 ５ 同上 ８４ ０３（５５７９）２６ 財団観光事業部 公益財団法人東京観光 ０３（５５７９）２６ 同上 ８１ 注意事項 （１）本契約の履行に際して知り得た秘密（個人情報の取扱いについて（別紙１）を含む。）を漏ら してはならない。また、契約終了後も同様とする。 （２）本契約の履行に関する情報及び原稿等について、TCVB から貸与された場合、契約終了後、速 3 やかに返却すること。 （３）本契約の履行に関する情報及び原稿は、本契約の履行目的以外に使用してはならない。 （４）本契約の履行に際して疑義が生じた場合は、事前に TCVB と協議を行うこと。 （５）本契約は以下に掲げる項目による複数単価契約である。 ①保管料（月額。在庫量の変動に関わらず履行期間を通じ一定とする） ②運賃（仕様書４（２）①に掲げるサイズ別） ③ピッキング料（１種類あたり） ④梱包資材料（大、中、小別） ※仕様書４（２）②に掲げる都度発送のうち、着払いについては、上記項目のうち、③ピッキング 料及び④梱包資材料を本件受託者に支払う。 契約期間内に予定数量に達したときは、期間の満了を待たずにその時点で契約は打ち切りとする。 また、予定数量に達しない場合であっても、期間の満了をもってこの契約は終了する。 ６ 支払等 受託者は、保管及び配送業務に係る業務成果に基づき算出した支払請求書を毎月提出し、TCVB は適正な支払請求を受理した日から 30 日以内に月毎の委託料を受託者に支払うものとする。 なお、配送先の不在等により委託者へ集配物を返却した場合も集配送等業務の成果とする。 ７ 担当 公益財団法人東京観光財団総務部企画広報課 吉永、石尾、金 東京都新宿区山吹町 346 番地 6 日新ビル 6 階 電話０３（５５７９）２６８１ 4
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