Einladung zur Interessensbekundung für Event

Einladung zur Interessensbekundung für Event-Zulieferer &
sonstiger Dienstleister beim Eurovision Song Contest 2015 in Wien
Der Eurovision Song Contest ist Europas größte TV-Unterhaltungsshow, die als
internationale Koproduktion aller aktiven (maximal 46) Mitglieder der European
Broadcasting Union (kurz „EBU“) im Rahmen des Programmaustausches der
Eurovision umgesetzt und medial genutzt wird. Der ESC hat jährlich ein 3-stelliges
Millionenpublikum und bedient sich aller elektronischen Kanäle.
Der ORF wird den Eurovision Song Contest 2015 (kurz „ESC 2015“) - nach dem
Erfolg von Conchita Wurst bei der Ausgabe des ESC in Kopenhagen - in der Wiener
Stadthalle (Wien, Österreich) im Zeitraum vom 17. bis 23. Mai 2015 in Form von
insgesamt 12 Publikumsveranstaltungen in der Wiener Stadthalle, als TVLiveübertragung und mittels diverser Side-Events durchführen. Die gesamte
Produktions- und Veranstaltungszeit ist für den Zeitraum von 6. April bis zum 31.Mai
2015 geplant.
Für die Durchführung verschiedener Aufgaben und Leistungen im Rahmen des ESC
2015 benötigt der ORF auch Partner und Dienstleister, die in seinem Auftrag
zuverlässig und sorgfältig die ihnen übertragenen Aufgaben erfüllen erbringen. Unter
anderem sucht der ORF in den Bereichen
-
Venue- und Veranstaltungs-Management (Umsetzung und Unterstützung
bei der Durchführung aller TV-Shows in der Wr. Stadthalle),
-
Volunteer Management (Casting, Koordination und Betreuung von insgesamt
ca. 500 freiwilligen Helfern in diversen Einsatzbereichen),
-
Security
(Durchführung
der
Security-Dienste
an
allen
offiziellen
Austragungsorten des ESC 2015 zum Schutz und zur Sicherheit aller
Teilnehmer, Gäste und Besucher)
-
Eventtechnik (technische Abwicklung und Umsetzung in den Bereichen Licht,
Ton, Elektrik & Rigging, etc., inklusive Bereitstellung des nötigen Equipments
und Personals),
-
Catering (Durchführung der Verpflegung von mitwirkenden Delegationen,
Produktionspersonal, Journalisten, Volunteers sowie des VIP-Caterings im
Hospitality-Bereich) und
-
Transportation
Management
(Koordination
der
Shuttledienste
der
teilnehmenden Delegationen sowie weiterer wichtiger Gäste)
-
Werbemittelproduktion
(Produktion
von
Transparenten,
Inflatables,
Beklebungen und anderen Branding-Utensilien)
-
Bühnen- & Deko-Bau
-
Video- & AV-Technik (Technische Abwicklung, Umsetzung und Betreuung
sowie Bereitstellung des notwendigen Equipments und Personals.)
-
EDV-Technik (Technische Abwicklung, Umsetzung und Betreuung der ITInfrastruktur
sowie Bereitstellung des notwendigen Equipments und
Personals.)
-
Event-Logistik (Bereitstellung, Auf- und Abbau von Bauzäunen, Zelten,
Containern, WCs, etc.)
-
Event-Mobiliar (Bereitstellung von Mietmöbeln)
-
Akkreditierungsmanagement (Bereitstellung und Betreuung geeigneter
Akkreditierungs-Systeme in der Wiener Stadthalle und ggf. anderen
Veranstaltungsorten)
-
Sicherheits-Technik (Bereitstellung und Betreuung von Metall-Detektoren,
Überwachungssystemen und anderer Sicherheitstechnik im Bereich der
Wiener Stadthalle ggf. anderen Veranstaltungsorten)
Partner für die Konzeptionierung und Umsetzung dieser Aufgaben und Leistungen
sowie zur grundsätzlichen Unterstützung des ORF bei der Durchführung aller Events
im Rahmen des ESC 2015, weshalb wir alle geeigneten Unternehmen mit dem
gegenständlichen Schreiben zur Bekundung ihres Interesses an einer Kooperation
mit dem ORF in den gegenständlichen Bereichen einladen wollen.
Interessierte Unternehmen können sich als Arbeitsgemeinschaft zusammenschließen
und als solche bewerben, sofern jedes für sich einzeln die im vorliegenden Schreiben
aufgezählten Grundvoraussetzungen erfüllt.
Interessierte Bewerber werden ersucht, über ihre grundsätzliche Eignung und
Befähigung für die gegenständlichen Aufgaben und Leistungen mittels schriftlicher
Stellungnahme per E-Mail an [email protected] anhand der folgenden Kriterien zu
informieren:
-
Gesellschaftsrechtliche Firmenstruktur samt Eigentumsverhältnisse
-
Nettoumsatz in der Höhe von mind. EUR 1.0 Mio in den letzten 3
Geschäftsjahren
-
ISO-Zertifizierung gemäß dem jeweiligen internationalen Standard (zB: für
Veranstaltungsmanagement ISO/IEC 17024)
-
Mind. 3 Referenzprojekte namhafter Auftraggeber (wenn möglich in mit dem
ESC 2015 vergleichbarem Ausmaß/Umfang)
-
(Haftpflicht-)Versicherung in der Höhe von mind. EUR 500.000,- bis
1.000.000,- (je nach Bereich)
-
Min. 5 durchgehend angestellte Mitarbeiter
-
Referenzen im Bereich „Green Event“ und „Nachhaltigkeit“, falls vorhanden.
-
Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
Der ORF wird anhand dieser Kriterien die grundsätzliche Eignung eines Bewerbers
prüfen und so diejenigen (maximal bis zu 4) Kandidaten auswählen, deren finanzielle
und fachliche/technische Leistungsfähigkeit detailliert überprüft werden, damit die
Konzeptionierung und Umsetzung der am besten geeigneten Lösung im Rahmen
eines strukturierten Verfahrens erarbeitet werden können.
Der ORF plant den Eurovision Song Contest als „Green Event“. Damit verbundene
Richtlinien sind von
allen Dienstleistern und Zulieferern zu akzeptieren und
umzusetzen. Die zeitlichen Rahmenbedingungen sind mehr als herausfordernd. Die
Internationalität des Events sowie die Vorgaben der EBU sind zu beachten.
Wir ersuchen
–
das Interesse
ihres Unternehmens vorausgesetzt
–
um
Kontaktaufnahme zur Organisation weiterer Briefings und verbleiben in Erwartung
ihrer Rückmeldung
mit freundlichen Grüßen
ÖSTERREICHISCHER RUNDFUNK
Wien, am 27.10.2014