Internationale Fernleihe mit OCLC WorldShare ILL

Internationale Fernleihe
mit OCLC World Share ILL
Dr. Kerstin Helmkamp
9. OCLC Informationstag, 28.4.2015
Deutsche Nationalbibliothek, Frankfurt am Main
Inhalt
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Entwicklung der Fernleihe mit World Share ILL, mit dem GBV und subito
2008-2013
Projektplanung der Fernleihe 2013-2014: SWOT- und Prozessanalyse
Projektziele und Arbeitspakete
Evaluation
Lessons learned
Neue nutzerorientierte Services 2015
Literaturhinweis
9. OCLC Informationstag, 28.4.2015
Deutsche Nationalbibliothek, Frankfurt am Main
Fernleihe mit World Share ILL 2008-2013
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Seit 2000 Teilnahme bei OCLC
Bestellung (insbes. aus den USA)
im Ø steigend
Gebend ca. 98%, nehmend ca. 2%
Keine Annahme von Bestellungen:
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Auf elektronische Ressourcen
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Auf Institutsbestände
(Zweischichtigkeit, Lieferzeiten)
Manuelle Bearbeitung von Bestellungen, da deutschlandweit keine
Einbindung von World Share ILL in lokale Bestellverwaltungs- und liefersysteme
Geringere Anzahl internationaler Fernleihanfragen gemäß IFLA Guidelines
mit Vouchern (jährlich Ø 1250)
. OCLC Informationstag, 28.04.2015
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Fernleihe mit dem GBV und subito 2008-2013
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Fernleihanfragen im Ø sinkend
Bis 2005 manuelle Bearbeitung
von Fernleihanfragen
Seit 2005 Bearbeitung mit
Bestellverwaltungs- und
liefersoftware MyBib eDoc
Seither deutliche Reduzierung
der Aufwände
. OCLC Informationstag, 28.04.2015
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GBV
subito
Entwicklung der Fernleihe im Überblick 2008-2013
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Projektplanung der Fernleihe 2013-2014
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Anstoß durch positive Entwicklung der Bestellzahlen bei World Share ILL
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1. Schritt: Prüfung des Weiterentwicklungspotentials bei World Share ILL
mittels SWOT-Analyse
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2. Schritt: Prüfung des Weiterentwicklungspotentials der Fernleihe
insgesamt mittels Prozessanalyse
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Dabei besondere Berücksichtigung der strategischen Ziele der SUB
Göttingen, insbes.

Personal- und Mitteleinsatz strategisch und kostenbewusst steuern

Geschäfts- und Projektorganisation optimieren
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SWOT-Analyse World Share ILL: Stärken
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Internationale Sichtbarkeit und Nutzung der Bestände der SUB Göttingen
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Steigende Bestellzahlen (gutes Aufwand-Ertrag-Verhältnis)
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Integriertes Abrechnungsverfahren
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Geringe Rechnungsbearbeitungsaufwände
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SWOT-Analyse World Share ILL: Schwächen
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Kopiebestellungen: Unmöglichkeit einer elektronischen Lieferung an
Endkundin/en per E-Mail oder Webdownload (deutsches Urheberrecht)
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Kopiebestellungen: zeitlich / qualitativ eingeschränkte Lieferservices sowie
höhere Lieferkosten (Post- oder Faxversand)
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Fehlende Einbindung von World Share ILL in ein lokales
Bestellverwaltungs- und Liefersystem (an der SUB Göttingen: MyBib eDoc)
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Hohe Bestellbearbeitungs- und -auslieferungaufwände aufgrund manueller
Tätigkeiten
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SWOT-Analyse World Share ILL: Chancen
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Weiterer Ausbau der Nutzung der Bestände der SUB Göttingen
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Weitgehende Automatisierung des Geschäftsgangs bei World Share ILL
durch Einbindung von World Share ILL in lokales Bestellverwaltungs- und
Liefersystem MyBib eDoc
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Freisetzung von Ressourcen für neue nutzerorientierte Services
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Schaffung neuer Perspektiven für Mitarbeiter/innen
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SWOT-Analyse World Share ILL: Risiken
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Sinkende Bestellzahlen (ungünstigeres Aufwand-Ertrag-Verhältnis)
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SWOT – Analyse World Share ILL: Ergebnis
Stärken
Schwächen
4
4
Chancen
Risiken
4
1
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Prozessanalyse der Fernleihe insgesamt Stand 2012/2013
World Share
ILL
GBV
subito
Verfügbarkeitsprüfung
Nein
Nein
Nein
Signaturenbereitstellung
Nein
Ja
Ja
9. OCLC Informationstag, 28.4.2015
Deutsche Nationalbibliothek, Frankfurt am Main
Prozessanalyse der Fernleihe insgesamt Stand 2012/2013
World Share
ILL
GBV
subito
Verfügbarkeitsprüfung
Nein
Nein
Nein
Signaturenbereitstellung
Nein
Ja
Ja
9. OCLC Informationstag, 28.4.2015
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Prozessanalyse der Fernleihe insgesamt Stand 2012/2013:
Ergebnis
World Share
ILL
Verfügbarkeitsprüfung
Signaturenbereitstellung
GBV
Nein (PlugX connector
grundsätzlich in MyBib
eDoc programmierbar)
Ja
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Ja
Ja
subito
Nein (PlugX connector
grundsätzlich in MyBib
eDoc programmierbar)
Ja
Projektziele und Arbeitspakete
1. Verbesserung der Nutzungsbedingungen durch Optimierung der
Auslieferung von Kopiebestellungen => Auslieferung von
Kopiebestellungen mittels elektronischen Lesesaals (eL)
2. Angleichung der Geschäftsprozesses bei World Share ILL an die Fernleihe
im GBV und bei subito bei weitgehender Automatisierung => Einbindung
von World Share ILL in das lokale Bestellverwaltungs- und Liefersystem
MyBib eDoc der SUB Göttingen
3. Weitere Flexibilisierung und Freisetzung von Personal für neue
nutzerorientierte Services (neue Perspektiven für Mitarbeiter/innen!) =>
Automatische Verfügbarkeitsprüfung bei Fernleihbestellungen im GBV und
Automatische Signaturenbereitstellung bei Fernleihbestellungen in World
Share ILL
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AP 1/2: Auslieferung von Kopiebestellungen mit MyBib eL,
Einbindung von World Share ILL in MyBib eDoc
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Projektpartner: GBV, Imageware, SUB Göttingen (Harms/Helmkamp)
Projektlaufzeit: 3.-4. Q 2013
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Arbeitsschritte:
Spezifikation der Anforderungen
Auftragserteilung
Programmierung
Testbetrieb
Produktivbetrieb
Marketing
Juli
x
x
August
2013
September Oktober
x
x
x
x
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November Dezember
x
x
x
x
AP 1/2: Spezifikation der Anforderungen
 Import der Bestellungen über API:
 Verteilung der Bestellungen durch MyBib eDoc (mandantenfähig) durch Strings
im Signaturenfeld auf Standorte und automatischer Ausdruck
 Ausleihe bzw. Anfertigen von Scans mit Software BCS2 und Hochladen auf den
MyBib eDoc Sever (Hosting durch GBV)
 Automatische Auslieferung von gescannten Kopiebestellungen in MyBib eDocFormat an den elektronische Lesesaal bzw. Auslieferung von Fax-Lieferungen
mit LAN-Fax direkt an Fax der Partnerbibliothek
 Synchronisation von World Share ILL und MyBib eDoc durch Erweiterung
von MyBib eDoc im Leistungsumfang:
 Automatische Aktualisierung bei Statusänderungen jeweils in World Share ILL
und MyBib eDoc
 Menüs für Preisänderungen, falls Partnerbibliotheken ihre Preise für
Fernleihgebühren und Auslagepauschalen nach eigener Kalkulation anpassen
 Möglichkeit, Ausleihfristen anzupassen, bei rückgabepflichtigen Medien
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AP 3: Automatische Verfügbarkeitsprüfung
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Projektpartner: GBV, SUB Göttingen
Projektlaufzeit: 2.-3. Q 2014
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Arbeitsschritte:
Vorbereitung
Testbetrieb
Produktivbetrieb
April
x
Mai
x
Juni
x
2014
Juli
August
September
x
x
x
Oktober
x
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AP 4: Signaturenbereitstellung in MyBib eDoc
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Projektpartner: GBV, Imageware, SUB Göttingen (Harms)
Projektlaufzeit: 3.-4. Q 2014
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Arbeitsschritte:
Spezifikation der Anforderungen
Auftragserteilung
Programmierung
Testbetrieb
Produktivbetrieb
Juli
x
August
x
2014
September Oktober
November Dezember
x
x
x
x
x
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Evaluation
 Verbesserung der Nutzungsbedingungen durch Optimierung der
Auslieferung von Kopiebestellungen => Auslieferung von
Kopiebestellungen mittels elektronischen Lesesaals (eL)
 Angleichung der Geschäftsprozesses bei World Share ILL an die Fernleihe
im GBV und bei subito bei weitgehender Automatisierung => Einbindung
von World Share ILL in das lokale Bestellverwaltungs- und Liefersystem
MyBib eDoc der SUB Göttingen
 Weitere Flexibilisierung und Freisetzung von Personal für neue
nutzerorientierte Services (neue Perspektiven!) => Automatische
Verfügbarkeitsprüfung bei Fernleihbestellungen im GBV und Automatische
Signaturenbereitstellung bei Fernleihbestellungen in World Share ILL
• Die Projekte waren aufgrund professioneller Partner ein großer Erfolg!
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Lessons learned
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Internationalen Partnern das deutsche Urheberrecht zu erklären, ist eine
große Herausforderung für das Marketing!
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Outsourcing kann sich rechnen
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Neue nutzerorientierte Services 2015
 Campuslieferdienst (1. Q 2015)
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eJournals in der Fernleihe (2015)
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Optimierung der Verfügbarkeit von Institutsbeständen für World Share ILL
(2015)
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Literaturhinweis
Reinhard Harms, Kerstin Helmkamp:
Die internationale Fernleihe von OCLC World Share ILL und ihre Einbindung in
MyBib eDoc an der SUB Göttingen.
In: b.i.t. Online, 17 (2014), Nr. 3
http://www.b-i-t-online.de/heft/2014-03-nachrichtenbeitrag-helmkamp.pdf
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