GV-Service Reporting Aktienregisterführung ShareCommService AG Auf einen Blick Das Aktienregister ist das Fundament für den Brückenschlag zu Ihren Aktionären. Servicequalität, Kompetenz, Zuverlässigkeit und Kundennähe stehen für uns beim Führen Ihres Aktienregisters an erster Stelle. Das Unternehmen ____ Lösungen und Leistungen rund um die Namenaktie zuverlässiger Outsourcing-Partner für umfassen- S hareCommService AG ist Ihr erfahrener und gisters mit einer eigenentwickelten, modernen den Service rund um die Namenaktie – von der Software Aktienregisterführung mit moderner, eigenent wickelter Software bis zur wirkungsvollen Unter- Massgeschneiderte Führung Ihres Aktienre- Präzise Verwaltung der Stimmrechte gemäss stützung bei der Vorbereitung und Durchführung statutarischen Eintragungsbestimmungen so- von Generalversammlungen. Als inhabergeführ- wie Verwaltung der Nominee-Stimmrechte und Offenlegungsmeldungen tes Unternehmen sind wir von der Banken- und Börsenwelt unabhängig. Informationen und Auswertungen, die Ihren Anforderungen entsprechen und rasch verfüg- Das Aktienregister bar sind, als Basis für einen wirkungsvollen D as Führen des Aktienregisters ist mehr als Brückenschlag zu Ihren Aktionären ____ bloss gesetzliche Pflicht. Verlässliche Aktionärs- Fragen der Verarbeitung und des Reportings daten und fundierte Auswertungen auf Basis d ieser Daten bilden die Grundlage für professio- Verwaltung von frei verfügbaren oder gesperrten Aktien in Aktionärsdepots tät, Zuverlässigkeit und Effizienz beim Aufbau und der täglichen Führung des Aktienregisters. Aktive Unterstützung bei Kapitalmarkttransaktionen nelle und zielgerichtete Investor-Relations-Arbeit. ShareCommService AG bietet Ihnen hohe Quali- Kompetente und umfassende Beratung in allen Umfassender Service in der Planung und Vorbereitung, während und nach Ihrer General- Der GV-Service versammlung. D ie Generalversammlung ist ein wesentlicher ____ Bestandteil in der Pflege der Aktionärsbezie hungen. Deren erfolgreiche Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung ist eng mit dem Aktienregister verbunden. Wir können Sie dabei wirkungsvoll entlasten und unterstützen. 3 Datensicherheit Offenlegungsmeldung Reporting Vertraulichkeit Aktionärsstruktur Nominee-Aktionäre Aktionärsstammdaten Stimmrechtsverwaltung ShareCommService AG Das Aktienregister Diskretion, Sicherheit, Zuverlässigkeit und Effizienz gepaart mit Professionalität und Qualität sind Ihre Ansprüche an die Führung des Aktienregisters. Unsere auch. Motivation für ein Outsourcing E s gibt eine Reihe von Gelegenheiten, bei Ihr verlässlicher Outsourcing-Partner W ir übernehmen für Sie die umfassende Füh- ____ ____ d enen es sich lohnt, ein Auslagern des Aktien rung Ihres Aktienregisters. Dazu gehört für uns registers in Ihre Überlegungen miteinzubeziehen: auch die kompetente Beratung in allen Fragen Sie beabsichtigen, Ihre Inhaber- in Namenaktien der Führung Ihres Aktienregisters und der Ver- umzutauschen waltung der Stimmrechte. Sie planen eine Verbreiterung des bestehenden Aktionärskreises, sei es durch den Gang an die Börse oder eine Privatplatzierung Vertraulichkeit und Sicherheit bleiben gewährleistet Sie haben das Aktienregister bislang selbst ____ geführt und möchten sich wirkungsvoll und alle damit zusammenhängenden Informationen Die sensiblen Daten Ihres Aktienregisters und zuverlässig entlasten behandeln wir mit absoluter Vertraulichkeit. Wir Bei dem bislang von Ihnen geführten Aktienre- bieten Ihnen gleichzeitig umfassende Daten gister ergeben sich personelle Veränderungen sicherheit und -zuverlässigkeit. Eine bevorstehende Kapitalmarkttransaktion erfordert einen Ausbau der personellen Ressourcen, beispielsweise im Rahmen – e iner Entmaterialisierung der Titel, d.h. der Aufhebung der physisch ausgegebenen Aktienzertifikate (SIS-Einführung) – e iner Kapitalerhöhung – e ines Aktiensplits – e ines Angebots von Aktionärsdepots und der damit verbundenen Titelverwahrung im Aktienregister – der Einführung eines Mitarbeiter-Beteiligungs programms, d. h. dem Management von gesperrten Aktien und/oder Optionen. 5 ShareCommService AG Outsourcing schafft operationelle Entlastung M it dem Auslagern Ihres Aktienregisters ent- Präzise Verarbeitung und fundierte Analyse W ir gewährleisten kompetente und zuverlässige ____ ____ lasten Sie sich von einer anspruchsvollen Aufgabe, Verarbeitung bei der täglichen Führung Ihres die nicht zu Ihrer Kerntätigkeit gehört. Dadurch A ktienregisters mit einer modernen, eigenent können Sie die eigenen Ressourcen anderweitig wickelten Software. Die effiziente Verarbeitung einsetzen. Stellvertretungen sind jederzeit sicher- stellt sicher, dass Sie Ihre Informationspflichten gestellt und personelle Engpässe in Spitzenzeiten aufgrund von aktuellen Daten erfüllen und das werden deutlich entschärft. Zudem entstehen auf Aktienregister als Basis für Ihre Investor-Relations- Ihrer Seite keine Investitionen in Hardware und Arbeit nutzen können. Software. Ebenso sind Sie vom kontinuierlichen Wir beraten Sie bei der Auswertung der Aktien Unterhalt der Hardware und Software entbunden. registerdaten und bieten Ihnen effiziente Reporting- So profitieren Sie von maximaler Kosteneffizienz. Möglichkeiten für fundierte Analysen. Die erforderlichen Informationen liefern wir Ihnen präzise und schnell. Sie können jederzeit auf unsere Serviceund Leistungsbereitschaft zählen. 6 Gesellschaft Banken � � � Eintragungsgesuche Ein- und Austragungsaufträge Mutationen Banken � � � � � Zusatzdienstleistungen Aktienregister-System Abklärungen Abstimmungen Auskünfte � � � Eintragungsvorschriften überwachen Geschäftsfälle verbuchen Aktionärsstammdaten verwalten � � Durchführung von Kapitalmarkttransaktionen Versand von Aktionärsinformationen Aktionäre SIS/SECOM Bestandesführung � � � � GV-Einladung Dividendenzahlung/ Nennwertrückzahlung Informationsmailings Auskünfte Depotverwaltung � � Steuerausweise Depotauszüge > � Eintragungsvorschriften Auswertungen/Statistiken Das tägliche Aufgabenspektrum Die Abläufe und Schnittstellen bei der Aktienregisterführung im Überblick. I n Übereinstimmung mit Ihren Richtlinien, An- ____ weisungen und den statutarischen Regelungen übernehmen wir für Sie: Überwachung und Einhaltung der Eintragungs- Ausserdem bieten wir Ihnen: vorschriften Remote-Zugriff auf Ihr Aktienregister Verbuchung der Ein- und Austragungen Beratung, Koordination und Versand von Aktio Online-Bestätigung der von den Depotbanken im SECOM-System der SIS SegaInterSettle närsinformationen Verwaltung von Aktionärsdepots, d.h. die Füh- AG angemeldeten Bestandesveränderungen rung von nicht-verurkundeten Titeln, die ge- (Position-Transfers) sperrt oder frei verfügbar sind Erfassung der Stammdaten von Neuaktionären Koordination der Zusammenarbeit mit feder- sowie Pflege und Mutation der Aktionärs- führenden Banken bei Kapitalmarkttransak stammdaten tionen und Abwicklung. Ausgabe von Zertifikaten beim aufgescho benen Titeldruck respektive Erstellen von Eintragungsbestätigungen beim aufgehobenen Titeldruck Kontakt zu den Depotbanken und Abstimmung der Bestände mit den Banken und der SIS SegaInterSettle AG Beantwortung von Anfragen der Aktionäre zu deren Eintrag im Aktienregister Vorbereitung der Dividenden- oder Nennwert rückzahlung. 7 ShareCommService AG ____ Beziehungen zu den institutionellen Investoren ausbauen Aktienregister lassen sich aufschlussreiche Infor- ____ mationen ableiten. Wir erstellen für Sie ein mass- fordern wir für Sie regelmässig Offenlegungen bei geschneidertes Reporting über Bestände und den registrierten Nominees ein, damit Sie Kennt- Bewegungen im Aktienregister und verfolgen nis über die Personen erhalten, die die Aktien ge mäss Ihren individuellen Anforderungen die effektiv halten. Dies hilft Ihnen bei der Analyse Entwicklungen und Tendenzen, die wir Ihnen um- von Aktionärsgruppierungen. Oder Sie können sich gehend melden. Zudem bieten wir Ihnen einen vergewissern, ob institutionelle Anleger, die Sie direkten und sicheren Online-Remote-Access auf beispielsweise von Roadshows kennen, e ffektiv Ihr Aktienregister. Bei der Analyse beraten wir in Ihren Aktien investiert sind. Informationsquelle Aktienregister A us den Angaben über die Aktionäre im F alls eine Nominee-Regelung vorgesehen ist, Sie bezüglich zielgerichteter und effizienter Auswertungen. Gruppenbildungen überwachen Auf Basis dieser Auswertungen können Sie beur- ____ teilen, ob die Aktionärsstruktur und Streuung Börsengesetz liefert Ihnen wichtige Informationen Ihrer Aktien Ihren Vorstellungen entsprechen. über Ihre Grossaktionäre, auch wenn diese nicht Regelmässige Analysen der Daten aus Ihrem im Aktienregister eingetragen sind. A ktienregister erlauben Ihnen zu verfolgen, wie Solche Meldungen enthalten wertvolle Zusatz sich Ihr Aktionariat entwickelt und welche Ver- informationen über Gruppenbildungen unter den schiebungen sich ergeben. So können Sie früh- Aktionären, die sonst nur schwierig in Erfahrung zeitig Handlungsbedarf erkennen. zu bringen sind. Wir bilden diese Gruppierungen D ie Meldepflicht von Beteiligungen gemäss im Aktienregister ab. So können Sie kontrollieren, dass die Stimmrechtslimiten von Aktionärsgruppen eingehalten werden. 8 Generalversammlung Stimmrechtslimiten Rechnungsbüro Aktionärsschalter Zutrittskontrolle Aktionärseinladung Zutrittskarten Anmeldeformulare ShareCommService AG Der GV-Service Der reibungslose Ablauf der Generalversammlung ist ein Muss. Wir unterstützen Sie dabei mit unserer Expertise. Unterstützung von A bis Z D ie Vorbereitung, Durchführung und Nachbe- Services im Bausteinprinzip Die Dienstleistungen der ShareCommService ____ ____ arbeitung der alljährlichen Generalversammlung AG rund um die Generalversammlung sind mo- ist aufwendig und erfordert Kompetenz, Erfah- dular aufgebaut. Sie haben die Wahl, in welchem rung und Präzision. Ein zuverlässiger, erfahrener Umfang wir Sie unterstützen und entlasten sollen: Outsourcing-Partner kann Ihre Ressourcen dabei lassen möchten, sinnvoll ergänzen und entlasten. Im Rahmen des massgeschneiderten Outsour‑ sammlung. Zur wirkungsvollen Entlastung setzen ob wir vor Ort die Zutrittskontrolle betreuen und das Rechnungsbüro führen sollen oder nalität, Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit sind das Gebot der Stunde rund um Ihre Generalver- ob wir Ihnen vorbereitende Aufgaben abnehmen können, cings unterstützen wir Sie von A wie Aktionärs einladung bis Z wie Zutrittskontrolle. Professio- Ob Sie sich von uns in der Vorbereitung beraten ob Sie uns mit der gesamten Organisation der Generalversammlung betrauen möchten. wir zudem Applikationen und Hardware ein, die Gerne stellen wir Ihnen ein Servicepaket zu höchsten Ansprüchen an die Daten- und Be- sammen, das Ihren Bedürfnissen vollumfänglich triebssicherheit genügen. Rechnung trägt. 11 Export Konfiguration der GV-Parameter Aktuelle Informationen, Listen, Auswertungen Import GV-System Personalisierung Antwortformular Funktionen gegenüber den Aktionären Funktionen gegenüber der Gesellschaft Aktienregister Verpackung und Versand GV-Einladungen Aktionär Erfassung Anmeldung, Vollmachten Personalisierung Zutrittsformular Anmeldung, Vollmachten Verpackung und Versand Zutrittsformular Einladung Anmeldung Zutrittskarten Vorbereitung Die optimale Vorbereitung ist das A und O ten der Aktionäre entgegen, erfassen diese In der Vorbereitungsphase wird die Grundlage laufend elektronisch und informieren Sie regel- ____ für die reibungslose Durchführung der Generalversammlung gelegt. mässig über den aktuellen Stand. Zudem erstellen wir Sammelstimmkarten für Wir beraten Sie im Zusammenhang mit dem Aktionärsvertreter und den unabhängigen o rganisatorischen Ablauf Ihrer Generalversamm- Stimmrechtsvertreter aufgrund der von den lung – von der Planung und Koordination bis zur Aktionären erteilten Vollmachten und überneh- Durchführung. men die Koordination mit dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter. Zusammen mit Ihnen erarbeiten wir die einzelnen Schritte und planen den zeitlichen Ablauf aller Vorbereitungsarbeiten. Wir beraten Sie bei der inhaltlichen und visuellen Gestaltung der Anmeldeformulare sowie Zutritts- und Stimmkarten. Wir organisieren für Sie den Druck von Formularen und allfälligen weiteren Unterlagen. Wir stellen den termingerechten Versand aller Unterlagen sicher. 12 Wir nehmen die Anmeldungen und Vollmach- Aktionärsschalter Rechnungsbüro Erstellung Präsenzmeldung Auswertungen Ermittlung Abstimmungsergebnisse Funktionen gegenüber der Gesellschaft Behandlung von Aktionärsfragen Erfassung Bewegungen Aktionär Erfassung Stimmabgaben Ein-, Aus-, Wiedereintritte am Zutrittsschalter Aktionär Stimmabgaben Funktionen gegenüber den Aktionären GV-System Bewegungen (Ein-/Austritt) Beginn GV Schriftliche Abstimmung > Durchführung/GV-Tag Sicherheit und Entlastung bei der Durchführung Integrierte Unterstützung der Generalversammlung über alle Phasen hinweg. Am Tag der Generalversammlung sollen Sie ____ sich ganz auf die Behandlung der Traktanden und den Kontakt mit den Aktionären konzentrieren Während der Generalversammlung halten wir können. Wir übernehmen für Sie die Zutritts Sie kontinuierlich über die aktuelle Präsenz auf kontrolle, den Aktionärsschalter und das Rech- dem neusten Stand, da wir alle Ein- und Austritte laufend erfassen. nungsbüro. Für die Kontrolle und Erfassung der Zutritts- karten an den Zutrittsschaltern instruieren und lich durchführen, erfassen wir die eingesam- betreuen wir Ihre firmeneigenen Mitarbeiten- melten Abstimmungscoupons und liefern Ihnen den oder externe Hostessen. die entsprechenden Abstimmungsresultate Die Zutrittskontrolle erfolgt auf Basis der a ktuellsten Stimmverhältnisse. Veränderungen rasch und zuverlässig. mengenau durchgeführt werden, setzen wir die somit zuverlässig vom eingesetzten Personal elektronischen Abstimmungsgeräte unseres Am Aktionärsschalter beantworten wir in Ab- Televoting-Systems für Sie ein. Gelangen während der Generalversammlung sprache mit Ihnen Fragen der Aktionäre. Bei zusätzliche Traktanden zur Abstimmung, können Bedarf stellen wir Zutrittskarten oder Gäste- diese umgehend im GV-System erfasst und karten aus. Soll jede Abstimmung ohne Zeitverlust stim- werden automatisch festgestellt und können behandelt werden. Falls Sie Abstimmungen oder Wahlen schrift- aktiviert werden. Pünktlich zum Beginn der Generalversamm- Die eingesetzte Hardware mit gespiegelten Servern lung, oder wann immer von Ihnen gewünscht, gewährleistet höchste Sicherheit. Die verwendete erhalten Sie von uns die Präsenzmeldung mit Software wurde eigens als benutzerfreundliche Angabe der anwesenden Aktionäre und ver- Windows-Applikation für die zuverlässige Unter- tretenen Stimmen. stützung von Generalversammlungen entwickelt. 13 ShareCommService AG Abstimmen per Knopfdruck ____ Zuverlässige Nachbearbeitung der Generalversammlung einer Generalversammlung gross und sind viele ____ Abstimmungen vorgesehen oder verlangen die Generalversammlung hinaus. Nach Abschluss Statuten schriftliche oder geheime Abstimmungen, der Generalversammlung erfolgt die Auswertung kann es sinnvoll sein, leicht bedienbare, elektro- der Daten und die Archivierung nach Ihren An- nische Abstimmungsgeräte einzusetzen. weisungen. I st die Zahl der teilnehmenden Aktionäre an Unsere Unterstützung reicht über den Tag der Abstimmungsresultate schnell und zuverlässig ermitteln tionen erstellen wir für Sie detaillierte Auswer tu ngen über die Teilnehmerstruktur und die Die Stimmabgabe für die einzelnen Traktanden Vertretungsverhältnisse. ____ ist jeweils nur in einem vorgegebenen Zeitfenster Damit Sie das Abstimmungsverhalten der Teil- möglich und erfolgt anonym. Der Aktionär drückt nehmenden während der Anfechtungsfrist je- den Ja-, den Nein- oder den Enthaltungsknopf. derzeit nachvollziehen können, stellen wir die Die Übertragung der Stimmabgabe erfolgt per elektronische Aufbewahrung der Daten und Funk vom Abstimmungsgerät zum GV-System. Unterlagen sicher und liefern bei Bedarf ent- Dabei werden keinerlei Personendaten übermit- sprechende Übersichten. telt. Somit sind Vertraulichkeit und Geheimhaltung der Stimmabgabe sichergestellt. Die genauen Abstimmungsresultate sind innert weniger Sekunden verfügbar. Das System erfasst pro Sekunde die Meldungen von 75 Geräten. Die Abstimmungsergebnisse werden nach ihrer Über prüfung layoutgerecht projiziert. 14 Anhand der elektronisch erfassten Informa unabhängig bedürfnisorientiert kundennah Servicebereitschaft kompetent beraten Entlastung pro-aktiv inhabergeführt ShareCommService AG Das Unternehmen ShareCommService AG ist Ihr kompetenter Outsourcing-Partner für die Führung Ihres Aktienregisters und für Ihre Generalversammlung. Unabhängiger Spezialist D ienstleistungen rund um die Namenaktie Für wen wir bereits tätig sind U nsere Referenzliste gibt Ihnen Auskunft da- ____ ____ sind das Kerngeschäft von ShareCommService rüber, wer aktuell auf unsere Erfahrung und unsere AG. Auf umfassende Dienstleistungen in der Füh- Unterstützung baut. rung von Aktienregistern sind wir ebenso spezialisiert wie auf die organisatorische Unterstützung Was unsere Kunden an uns schätzen von Generalversammlungen. Wir beraten Sie um- Hohe Servicequalität fassend und kompetent bei allen Fragen rund um Kundennähe und individuelle Betreuung das Aktienregister und die Generalversammlung Anforderungsgerechter Leistungsumfang für massgeschneiderte Lösungen und bieten zielgerichtete Unterstützung. Als inhabergeführtes Unternehmen sind wir unabhängig Kompetente und umfassende Beratung von der Banken- und Börsenwelt. Präzision, Effizienz und Zuverlässigkeit in der Verarbeitung der Aktionärsdaten und im Re- Bauen Sie auf unsere Erfahrung ShareCommService AG entstand im Jahr 2000 ____ porting sende Anforderungen durch ein Management-Buy-out der Ernst & Young, die seit Mitte der 1980er-Jahre im Bereich der Anpassungsfähigkeit an wechselnde und wach Unabhängigkeit Aktienregisterführung tätig war. Für unsere Kunden setzen sich über 20 Mitarbeitende mit Fachkompetenz, Sorgfalt und Engagement ein. 17 Verwaltungsrat ShareCommService AG Geschäftsleitung Unternehmensentwicklung GV/Corporate Actions Datenerfassung Datenpflege Finanzen/Personal Logistik/Versand Archiv Informatik GV-Durchführung/ -Nachbearbeitung > Mandatsführung Aktienregister GV-Vorbereitung Administrative Leitung Was für ein Outsourcing an die ShareCommService AG spricht Die Organisation der ShareCommService AG auf einen Blick. Wir verfügen über langjährige Erfahrung in der Führung von Aktienregistern und Vorbereitung sowie Durchführung von Generalversammlun- kompetente und erfahrene Mandatsleiterin be- nalität sowie gelebte Kundenorientierung aus. treut, die ihre zentrale Ansprechpartnerin ist. Sie können sich auf Ihre Kernkompetenz Sie kann Ihnen zu allen Vorgängen in Ihrem k onzentrieren. Stellvertretungen und die Ab deckung von Spitzen sind sichergestellt. Auf 18 Register umfassend Auskunft geben. Sie können auf unsere individuelle und kompe- Ihrer Seite entfallen die Investitionen in die tente Beratung zählen, in allen Fragen rund um Hard- und Software sowie deren Unterhalt. die Führung Ihres Aktienregisters sowie bei Die Vertraulichkeit und Sicherheit der sensiblen der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Ge- Aktionärsdaten und -informationen bleiben zu neralversammlung. jeder Zeit gewahrt. Ihr Aktienregister wird ganzheitlich durch eine gen und zeichnen uns durch hohe Professio- Unsere eigenentwickelte, moderne Software Beim Aufbau und der täglichen Führung Ihres zur Führung von Aktienregistern und für die Aktienregisters sowie bei der Vorbereitung und Vorbereitung und Durchführung von General- Durchführung Ihrer Generalversammlung kön- versammlungen ist flexibel. Anpassungen an nen Sie auf hohe Qualität, Zuverlässigkeit und neue Anforderungen und Bedürfnisse lassen Effizienz zählen. sich unkompliziert und schnell realisieren. Fotos Umschlag: JAI /Corbis /Doug Pearson. Seite 4: Corbis/Scott Stulberg. Seite 9: Arcaid / Corbis/John Edward Linden. Seite 10: Corbis/ Derek Croucher. Seite 15: Keystone/Martin Rütschi. Seite 16: Corbis/Charles O’Rear. ShareCommService AG Europastrasse 29 CH-8152 Glattbrugg Telefon +41 (0)44 809 58 58 Telefax +41 (0)44 809 58 59 [email protected] www.sharecomm.ch
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