CIDEON View Manager für SAP Compliance-konforme Aufbereitung unternehmensrelevanter Dokumente Je nach Anwendungsszenario können verschiedene SAP Standardkomponenten zur Verwaltung von Dokumenten eingesetzt werden. Die Bandbreite reicht von der klassischen ArchiveLink-Schnittstelle über den Business Document Service, Office Funktionen und Folders Management bis hin zum Dokumenten Verwaltungssystem (DVS). Sie alle gewährleisten eine sichere Organisation und Ablage der jeweiligen Dokumentdateien. Visualisierung, Ausdruck und Weitergabe dieser Dokumente stellen im täglichen Geschäftsprozess wichtige Arbeitsabläufe dar. Genau an dieser Stelle existiert jedoch bei allen Verwaltungskomponenten eine gewaltige Sicherheitslücke. Das CIDEON Output Management System schließt bereits einen Teil dieser Lücke, indem Dokumentdateien der weiteren Verwendung (z.B. Druck, Mailversand, Dateibereitstellung) zugeleitet werden. Verschiedenste Stempel stellen dabei einen eindeutigen Bezug zum Kontext des Geschäftsprozesses oder zum auslösenden Anwender her und sichern damit FDA-, ISO- und Compliance-konforme Anforderungen ab. Jeder andersartige Zugriff auf Dokumentdateien, wie die Anzeige oder das Kopieren, weisen jedoch keine adäquaten Kennzeichnungsfunktionen auf und stellen dadurch erhebliche Risiken dar. Dokumente können in den unternehmensinternen, oder viel brisanter, in den unternehmensübergreifenden Umlauf gelangen, ohne dass deren Ursprung, Eindeutigkeit oder Status zu erkennen wäre. Vor allem in sicherheitsintensiven Branchen dürfen im Hinblick auf die Sicherheit keinerlei Kompromisse gemacht werden. Eindeutige Dokumentkennzeichnung bei Anzeige oder Kopieren von SAP-verwalteten Dokumenten Mit dem CIDEON View Manager für SAP wird diese Sicherheitslücke geschlossen. Der View Manager ist in seiner Wirkungsweise voll in die Systemumgebung der SAP Infrastruktur integriert und zwischen dem Anwender, dem Datei-Ablagesystem sowie der jeweiligen SAP Verwaltungskomponente eingebunden. Durch den CIDEON View Manager für SAP wird jeder funktionsorientierte Zugriff (Anzeige, Kopieren) auf Dokumente registriert und es kann jederzeit zweifelsfrei der entsprechenden Dokumentkontext sowie der Status des Dokumentes zum Zeitpunkt der ausgeführten Aktion nachvollzogen werden. Abb.: CIDEON View Manager für SAP: Erstellung und Aufbereitung des Dokuments vor der Anzeige in sicherer Server-Zone. Der CIDEON View Manager stellt die Dokumentidentifikation und -herkunft aus dem SAP Umfeld wie z.B. Datum, Zeit, Namen des Anwenders und weiteren Dokumentdaten sicher, und entsprechende Aufbereitungsfunktionen greifen bereits vor der Darstellung im Anzeigeprogram bzw. dem Kopieren der Dokumentdatei in das gewählte Arbeitsverzeichnis. Dabei können zusätzliche Informationen wie beispielsweise Urheberhinweise, Warnhinweise und Unternehmenslogos ganz individuell an geeigneter Stelle in das Dokument eingebracht werden. Mögliche Ziel- und Quellformate sind PDF- und TIF-Dateien. Die Darstellung des aufbereiteten Dokuments erfolgt dabei am Bildschirm über Standardviewer, wie z.B. Adobe Reader, SAP ECL- oder 3D Visual Enterprise Viewer. In Verbindung mit dem CIDEON Output Management bietet der View Manager einen weiteren Vorteil: Bislang geforderte WYSIWYG-Funktionen (What You See Is What You Get) für auszugebende Dokumente, d.h. die Vorschau des späteren Ausgabeergebnisses, ist bereits im CIDEON Output Control Center für SAP verfügbar. CIDEON View Manager für SAP Funktionen Aufbringen beliebiger Informationen aus SAP in ein PDF- oder TIF-Dokument vor der Anzeige Optionen für Stempelung (auf allen Seiten, auf erster Seite, nicht auf erster Seite, auf letzter Seite, nicht auf letzter Seite, auf erster und letzter Seite, nicht auf erster und letzter Seite) Darstellung finaler Dokumente in CIDEON Transaktionen vor der Ausgabe in Verbindung mit dem CIDEON Output Control Center Unterstützung verschiedener SAP Dokumentmanagement-Anwendungen (z.B. SAP DVS, SAP Knowledge Provider, SAP ArchiveLink) Unterstützung der SAP Ablagesysteme für Dokumente (Content-/Cache Server, Archiv, etc.) Server-basierte Verarbeitung der Dokumente Skalierbare Architektur Individuelle Integration in Standard-/Kundentransaktionen Abb.: Anzeige des aktuellen Dokumentstatus bei Anzeige oder Druck. Identifikation von Dokumenten und Zeichnungen durch verfügbare Informationen zu(m): Anwender (Name), Prozesszeitpunkt (Datum, Uhrzeit) Dokument-Verwaltungsdaten, z.B. Dokument-Nr., Status, Bearbeiter, Bezeichnung, etc. SAP Business Objekt (wie Material, Auftrag, Technischer Platz, Equipment, Auftrag, Kunde) Schlüssel (Material-Nr., Kunden-Nr., Vertrags-Nr., Rechnungs-Nr., etc.), Klassifikationsdaten (Merk- mal, Bewertung) Akten-/Mappendaten (aus SAP Folders/Case. Management) aus dem verwendeten Content- Modell Aufbringen von Wasserzeichen, Bitmaps, Texten, Logos, Barcodes, Copyright-Hinweisen Integration von PDF/ PDF/A - Sicherheitsfunktionen (kein Druck, kein Kopieren, kein Ändern, etc.) und Passwortschutz Grafischer Stempeleditor vom CIDEON Output Management System zur Definition von Schrifttyp, Schriftgröße, Farbe, Textausrichtung, Position, Größe, Winkel, etc. Stand: April 2015 CIDEON Software GmbH & Co. KG Peterstraße 1 · D-02826 Görlitz Phone +49(0)3581 3878-0 · Fax +49(0)3581 3878-19 [email protected] · www.cideon-software.de Infrastruktur zur Ausfallsicherheit und Performanceoptimierung Compliance - Konformität zahlt sich aus Die Einhaltung bestehender Gesetze und Richtlinien steht für Unternehmen an erster Stelle. Die Kosten möglicher Verstöße gegen Compliance-Richtlinien (ISO 9000, FDA, GMP) sind laut einer Studie* im branchenunabhängigen Durchschnitt mehr als 2,5-fach höher als die Kosten für entsprechende Gegenmaßnahmen. Dabei sind zu erwartende Geschäfts- und Produktionsausfälle aufgrund von Verletzungen noch gar nicht mit eingerechnet. An zweiter und dritter Stelle liegen die Überwachung interner Prozesse und vertragliche Vereinbarungen mit Geschäftspartnern und Datenschutzbehörden. In allen Fällen ist eine eindeutige Dokumentidentifikation zu jedem Zeitpunkt der Dokumentverwendung zu gewährleisen. *) Ponemon Research - The True Cost of Compliance Versionen und Systemvoraussetzungen Weitere Informationen sowie Anmeldemöglichkeiten zu unseren kostlosen Webinaren finden Sie unter: www.cideon-software.de
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