Allgemeine Infos - DPG-Kongreß-, Ausstellungs

Informationen zur Industrie- und Buchausstellung
Heidelberg 2015
Tagungs- und Ausstellungsort
Die Industrie- und Buchausstellung findet statt an der
Universität Heidelberg
Kirchhoff-Institut für Physik und Physikalisches Institut
Im Neuenheimer Feld 226/227
69120 Heidelberg
Ausstellungszeitraum: 24.03.-26.03.2014 // 9:00 Uhr – 17:00 Uhr
Beginn der Ausstellung:
Dienstag, 24.03. – 9:00 Uhr
Ende der Ausstellung:
Donnerstag, 26.03. – 17:00 Uhr
Lokale Kontaktperson
Frau Dr. Katja Weichsel
Kirchhoff-Institut für Physik
E-Mail: [email protected]
Telefon (Institut): +49 6221 54 5172
Allgemeine organisatorische Hinweise
Für die Ausstellungsstände steht die gebuchte Grundfläche zur Verfügung. Seitenwände werden
nicht gestellt. Die bestellten E-Anschlüsse, Tische und Stühle werden von uns bereitgestellt.
Strom liegt bis zum Stand. Verlängerungskabel, die innerhalb des Standes benötigt werden, müssen
von den Ausstellern selbst mitgebracht werden.
Präzisierung der Tischbestellung
Es werden Tische in folgenden Abmessungen zur Verfügung gestellt: ca. 1,20 m x 0,80 m
Anmeldung Standpersonal
Die Mitarbeiter der Firmen, die nicht an der Tagung teilnehmen, sondern ausschließlich den
Ausstellungsstand betreuen, müssen sich nicht registrieren lassen und können eigene Namenschilder
tragen. Besteht jedoch Interesse an den wissenschaftlichen Beiträgen, können maximal 3 Mitarbeiter
pro Firma die Hörsäle kostenfrei betreten. Hierzu ist die Registrierung der Mitarbeiter über das
Buchungssystem oder im Tagungsbüro notwendig.
Auf- und Abbau der Ausstellungsstände:
Aufbau: Montag, 23.3.2015, ab 16:00 Uhr
Abbau: Donnerstag, 25.3.2015, ab 17:00 Uhr.
Der Abbau sollte am Donnerstag abgeschlossen werden.
Anreise
Während der Auf- und Abbauzeiten kann auf der Nordseite des Kirchhoff- Institut zum Be- und
Entladen gehalten werden. Die Zufahrt erfolgt vor dem Bioquant-Gebäude (INF 267).
Wir bitten unsere Aussteller, in den Entladezonen maximal 15 min. stehen zu bleiben, damit alle
Aussteller ihre Ausstellungsgüter abladen können. Beim Abladen werden Sie von studentischen
Hilfskräften unterstützt.
Bitte beachten Sie bei Ihrer Ankunft: Die Feuerwehrzufahrt muss jederzeit befahrbar bleiben.
Wegen der begrenzten Anzahl an Halteplätzen müssen Sie mit Wartezeiten rechnen. Bitte folgen Sie
den Anweisungen der studentischen Hilfskräfte. Fahrzeuge, die in den Entladezonen parkend
vorgefunden werden, werden ohne Rücksprache abgeschleppt.
Aufgrund des Engpasses bei der Zufahrt, bitten wir Sie ihr Auto nur zu entladen und dann
woanders abzustellen. In der Zwischenzeit werden ihre Sachen die sie auf ihrer Standfläche
abgestellt haben von Hilfskräften bewacht.
Die Ausstellungsplätze sind alle ebenerdig durch Doppeltüren ohne Pfosten (1,80m breit) erreichbar.
Kontakt
Für Fragen im Vorfeld der Tagung steht Ihnen Frau Dr. Katja Weichsel per E-Mail und Telefon (s.o.)
zur Verfügung.
Für technische Fragen und als „zuständige Person vor Ort“ während der Tagung wird Ihnen Frau
Katharina Haase zur Verfügung stehen. Sie ist nur für den Zeitraum der Veranstaltung unter: 017664950059 zu erreichen.
Vorzeitiger Versand von Exponaten (LKW – und Paketdienste)
Vorzeitige Lieferungen müssen frühzeitig angemeldet und der Umfang der Lieferung bekannt
gegeben werden (vorzugsweise per E-Mail an Frau Weichsel, s.o.). Bitte beachten Sie: Für
Sendungen, die ohne Rücksprache im Vorfeld angeliefert werden und nicht eingelagert werden
können, kann keinerlei Haftung übernommen werden!
Die Annahme vorzeitiger Lieferungen kann nur vom 16.3.2015 bis 19.3.2015 zwischen 9:00 Uhr und
13:00 Uhr erfolgen.
Bitte informieren Sie Ihren Lieferanten, dass vor Anlieferung telefonisch ein Liefertermin vereinbart
werden muss, um die Lieferung vor Ort in Empfang nehmen zu können.
Lieferanschrift:
Kirchhoff-Institut für Physik
Im Neuenheimer Feld 227
69120 Heidelberg
Wichtig!: Zusatzvermerk auf allen Kollis: Ausstellung DPG-Frühjahrstagung
Nennen Sie für einen solchen Fall dem Transportunternehmen als Kontakt vor Ort Frau Dr. Katja
Weichsel.
Lagerung von Leergut/Verpackungsmaterial Ihrer Exponate
Für die Lagerung von Verpackungsmaterial steht im Obergeschoss ein Seminarraum zur Verfügung.
Bitte beachten Sie, dass der Aufzug in höhere Stockwerke die Breite 0,95m x Höhe 2,20m x Tiefe
1,40m aufweist (max. Traglast 1000kg/13Personen).
Wichtig:
• Entladung an der Universität Heidelberg ist nur mit Fahrzeugen mit Ladebordwand bzw. per
Hand möglich – nur Hubwagen, aber kein Gabelstapler bzw. Laderampe verfügbar!
• Bitte Ladegut mit Absender des Ausstellers und Standplatz sowie Anzahl der Kollis eindeutig
kennzeichnen.
Für alle Auf- und Abbauarbeiten sowie für den Transport Ihrer Materialien innerhalb des Gebäudes
stehen Ihnen Helfer zur Verfügung. Die Gebäude, in denen die Ausstellungen stattfinden, werden
nach dem Aufbau (am Montag) bis zum Abschluss des Abbaus am Donnerstag außerhalb der
Öffnungszeiten (18:00 – 9:00 Uhr) bewacht.
Parkplatzsituation für Aussteller
Direkt am Kirchhoff-Institut kann nur zum Be -und Entladen gehalten werden. Jedoch befinden sich
in Laufnähe zum Veranstaltungsort kostenpflichtige Parkplätze (P22).
Zeitpunkt für die Rücksendung von Ausstellungsgütern
Zeitraum für Rücksendungen: Freitag, 27.03., 09:00 Uhr – 12:00 Uhr
Da die Exponate in für den regulären Unterrichtsbetrieb vorgesehenen Seminarräumen gelagert
werden müssen, können diese nur für einen sehr begrenzten Zeitraum aufbewahrt werden. Bitte
stellen Sie deshalb unbedingt sicher, dass Ihre Sendung mit gültigen, ausreichend frankierten und
vollständig ausgefüllten Rücksendeaufklebern versehen sind und im o.a. Zeitraum von
Paketdiensten oder Spediteuren abgeholt werden. Am 27.03.2015 verbliebene Sendungen werden
ohne Rücksprache entsorgt! Bitte beachten Sie, dass für nicht ausreichend frankierte oder nicht
abgeholte Sendungen keinerlei Haftung übernommen werden kann!
W-Lan
W-Lan ist in allen Ausstellungsbereichen verfügbar. Wir weisen aber darauf hin, dass aufgrund der
hohen Teilnehmerzahl während der Tagung, die Internetverbindungen in allen Bereichen zeitweise
überlastet sein können. Wir empfehlen Ihnen dringend die Mitnahme eines UMTS Sticks.
Werbemaßnahmen während der Ausstellung
Leider ist es in der Vergangenheit mehrmals vorgekommen, dass Firmen Ihre Roll-Ups zu
Werbezwecken außerhalb der angemieteten Ausstellungsfläche aufgestellt haben. Wir weisen an
dieser Stelle nochmals darauf hin, dass das Aufstellen von Werbemaßnahmen (Roll-Ups, Banner etc.)
außerhalb der angemieteten Ausstellungsfläche oder Werbung in anderer Form (Messe-Hostessen
o.ä.) ohne vorherige Rücksprache mit der DPG-Geschäftsstelle nicht gestattet ist. Roll-Ups, die ohne
Genehmigung aufgestellt werden, werden unverzüglich entfernt.

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