HAN
Katalogisierungsregeln
für
Archivbestände
(Körperschaften, Personen, Familien)
Version 1.1
Stand: 7. Mai 2015
Erstellt von Beat Mattmann (UB Basel) und Ursula Steinegger (UB Basel)
In Zusammenarbeit mit Irene Amstutz (SWA Basel), Ueli Dill (UB Basel), Wolfgang Göldi
(Kantonsbibliothek Vadiana St. Gallen), Sandra Koch (ZHB Luzern) und Martin Lüpold
(SWA Basel)
Versions-Historie
Version
1.0
1.01
Datum
07.05.2015
17.03.2014
Autor
Arbeitsgruppe
Beat Mattmann
1.1
07.05.2015
Beat Mattmann
Änderungen
Abstimmung mit Format DSV05 und Gesamtregelwerk HAN
Div. formale/inhaltliche Korrekturen (Dokumentation der Änderungen im VerbundWiki)
1
HAN
Archivbestände
Inhalt
Version
07.05.2015
Inhalt
Vorwort ................................................................................................................ 7
0A. Definitionen ..................................................................................................................... 9
0B. Informationsquellen ..................................................................................................... 12
0C. Interpunktion ................................................................................................................ 13
0D. Katalogisierungsniveau und Erschliessungsgrad ...................................................... 14
0D.1. Katalogisierungsniveau für Titelaufnahmen............................................................. 14
0D.2. Erschliessungsgrad im Verbundkatalog (Feld 583) .................................................. 14
0D.3. Erschliessungsgrad (Findmittel bzw. Feld 555) ....................................................... 15
0E. Sprache und Schrift der bibliografischen Beschreibung .......................................... 16
0F. Regeln für die Transkription ....................................................................................... 17
1. Ordnung ......................................................................................................... 18
1A. Allgemeines ................................................................................................................... 18
1B. Ordnungsprinzipien ..................................................................................................... 19
1B.1. Ordnung von Archivbeständen von Körperschaften................................................. 19
1B.1.1. Ordnung von Archivbeständen von Firmen ........................................................ 19
1B.1.2. Ordnung von Archivbeständen von Vereinen und Verbänden ........................... 21
1B.2. Ordnung von Archivbeständen von Personen........................................................... 23
1B.2.1. Allgemeiner Vorschlag zur Ordnung von Archivbeständen von Personen ........ 23
1B.2.2. Besonderheiten bei Archivbeständen von Wissenschaftlern und Schriftstellern 24
1B.2.3. Besonderheiten bei Archivbeständen von primär berufstätigen Personen .......... 25
1B.2.4. Besonderheiten bei Archivbeständen von Komponisten .................................... 27
1B.3. Ordnung von Archivbeständen von Familien ........................................................... 29
1B.4. Umgang mit verschiedenen Ablieferungszeitpunkten .............................................. 30
1B.4.1. Allgemeines ........................................................................................................ 30
1B.4.2. Empfehlungen für die Ordnungsarbeiten ............................................................ 30
1B.4.2.1. Nachlieferung oder Erwerb von grösseren Beständen .................................. 30
1B.4.2.2. Nachlieferung oder Erwerb von kleineren Beständen und Einzeldokumenten
....................................................................................................................................... 31
1B.4.3. Empfehlungen für Archivbestände von Familien ............................................... 32
1B.4.4. Festhalten der Akzession .................................................................................... 32
1C. Abbildung der Ordnung .............................................................................................. 34
1C.1. Verzeichnung nach ISAD(G) .................................................................................... 34
1C.1.1. Verzeichnung vom Allgemeinen zum Besonderen ............................................. 34
1C.1.2. Verknüpfung der Verzeichnung .......................................................................... 34
1C.1.3. Angaben für die Verzeichnungsstufe .................................................................. 34
1C.1.4. Keine Wiederholung von Angaben ..................................................................... 34
1C.2. Verzeichnung im HAN-Format ................................................................................ 35
1C.2.1. Sinnvolle Verwendung von Verzeichnungsstufen .............................................. 35
1C.2.2. Anzahl Katalogisate pro Verzeichnungsstufe ..................................................... 35
1C.2.3. Signatur ............................................................................................................... 36
1C.2.3.1. Eindeutigkeit der Signatur ............................................................................. 36
1C.2.3.2. Verwendung von Sonderzeichen in Signaturen ............................................ 36
1C.2.3.3. Trennzeichen in Signaturen ........................................................................... 37
1C.2.4. Hierarchische Verknüpfung ................................................................................ 37
2
HAN
Archivbestände
Inhalt
Version
07.05.2015
2. Verzeichnungselemente ................................................................................ 39
2A. Allgemeines ................................................................................................................... 39
2A.1. Verzeichnungsstufen und Verzeichnungselemente .................................................. 39
2A.1.1. Tabelle mit Pflicht- und empfohlenen Elementen nach ISAD(G) ...................... 40
2A.1.2. Tabelle MARC-Elemente ................................................................................... 41
2A.2. Eintragungen ............................................................................................................. 44
2A.3. Eintragungen unter Schlagwörtern ........................................................................... 45
2B. Stufe Bestand ................................................................................................................. 46
2B.1. Allgemeines .............................................................................................................. 46
2B.1.1 Definition ............................................................................................................. 46
2B.1.2. Ordnung .............................................................................................................. 46
2B.2. Zonen zur Identifikation ........................................................................................... 47
2B.2.1. Signatur (852) ..................................................................................................... 47
2B.2.2. Titel- und Aktenbildnerangabe (245, 246) .......................................................... 48
2B.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c, 593 $a) ...................................... 50
2B.2.4. Verzeichnungsstufe und Verknüpfung................................................................ 51
2B.2.4.1. Verzeichnungsstufe (351 $c) ......................................................................... 51
2B.2.4.2. Verknüpfung (490) ........................................................................................ 52
2B.2.5. Umfang (300 $a) ................................................................................................. 52
2B.3. Zonen zum Kontext................................................................................................... 53
2B.3.1. Angaben zum Aktenbildner (nach ISAD(G): Provenienz) ................................. 53
2B.3.2. Geschichte der Körperschaft und/oder Biografische Angaben (545) ................. 53
2B.3.3. Bestandesgeschichte (561) .................................................................................. 55
2B.3.4. Abgebende Stelle / Akzession (541) ................................................................... 56
2B.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung ....................................................................... 59
2B.4.1. Form und Inhalt (520) ......................................................................................... 59
2B.4.2. Bewertung und Kassation (583) .......................................................................... 60
2B.4.3. Neuzugänge (584) ............................................................................................... 62
2B.4.4. Ordnung und Klassifikation (351 $a).................................................................. 62
2B.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen ................................................. 64
2B.5.1. Zugangsbestimmungen (355, 506, 852 $e) ......................................................... 64
2B.5.2. Reproduktionsbestimmungen (540, 542) ............................................................ 66
2B.5.3. Sprache/Schrift (008 Pos. 35-37, 041, 546) ........................................................ 68
2B.5.4. Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen (340) ........................ 69
2B.5.5. Findmittel (555, 856) .......................................................................................... 69
2B.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen ...................................................................... 71
2B.6.1. Standort von Originalen (534) ............................................................................ 71
2B.6.2. Standort von Reproduktionen (533) .................................................................... 71
2B.6.3. Verwandte Verzeichnungseinheiten (544) .......................................................... 72
2B.6.4. Veröffentlichungen (581) .................................................................................... 73
2B.7. Zone zu Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500) ...... 75
2B.8. Zone zur Bearbeitung (583) ...................................................................................... 76
2B.8.1. Bearbeitungstyp „Bewertung“ ............................................................................ 77
2B.8.2. Bearbeitungstyp „Verzeichnung“ ....................................................................... 77
2B.8.3. Bearbeitungstyp „Schutzfrist“............................................................................. 77
2B.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“ ...................................................................... 78
2B.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“ ....................................................................... 79
2B.8.6. Bearbeitungstyp „Digitalisierung“ ...................................................................... 79
2B.8.7. Bearbeitungstyp „Mikroverfilmung“ .................................................................. 79
2B.9. Zusätzliche HAN-Felder ........................................................................................... 80
3
HAN
Archivbestände
Inhalt
Version
07.05.2015
2B.9.1. Satzformat (FMT) ............................................................................................... 80
2B.9.2. Leader (LDR) ...................................................................................................... 80
2B.9.3. Datenelemente fester Länge (008) ...................................................................... 81
2B.9.4. Lokalcodes (909)................................................................................................. 82
2B.9.5. Ausstellungen (585) ............................................................................................ 83
2C. Stufe Serie...................................................................................................................... 84
2C.1. Allgemeines .............................................................................................................. 84
2C.1.1. Definition ............................................................................................................ 84
2C.1.2 Ordnung ............................................................................................................... 84
2C.2. Verwendete Verzeichnungselemente ........................................................................ 85
2C.2.1. Einleitung ............................................................................................................ 85
2C.2.2. Verwendung bei Erschliessung bis Dossier/Dokument ...................................... 85
2C.2.3. Verwendung bei Erschliessung bis Serie ............................................................ 86
2C.2.4. Tabelle mit den zu verwendenden Verzeichnungselementen auf Stufe Serie .... 87
2D. Stufe Dossier.................................................................................................................. 89
2D.1. Allgemeines .............................................................................................................. 89
2D.1.1. Definition ............................................................................................................ 89
2D.1.2. Ordnung .............................................................................................................. 89
2D.2. Zonen zur Identifikation ........................................................................................... 90
2D.2.1. Signatur (852) ..................................................................................................... 90
2D.2.2. Titel- und Urheberangabe (245, 246) ................................................................. 91
2D.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c, 593 $a)...................................... 94
2D.2.4. Verzeichnungsstufe und Verknüpfung ............................................................... 95
2D.2.4.1. Verzeichnungsstufe (351 $c) ........................................................................ 95
2D.2.4.2. Verknüpfung (490) ........................................................................................ 95
2D.2.5. Umfang (300 $a, 500 A_) ................................................................................... 96
2D.3. Zonen zum Kontext .................................................................................................. 98
2D.3.1. Provenienz (245 $c) ............................................................................................ 98
2D.3.2. Geschichte der Körperschaft und/oder Biografische Angaben (545) ................. 98
2D.3.3. Bestandesgeschichte (561) .................................................................................. 98
2D.3.4. Abgebende Stelle / Akzession (541) ................................................................... 98
2D.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung .................................................................... 100
2D.4.1. Form und Inhalt (520) ....................................................................................... 100
2D.4.2. Bewertung und Kassation (583) ....................................................................... 101
2D.4.3. Neuzugänge (584) ............................................................................................. 101
2D.4.4. Ordnung und Klassifikation (351 $a) ............................................................... 101
2D.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen ............................................... 102
2D.5.1. Zugangsbestimmungen (355, 506, 852 $e) ....................................................... 102
2D.5.2. Reproduktionsbestimmungen (540, 542) .......................................................... 104
2D.5.3. Sprache/Schrift (008 Pos. 35-37, 041, 546) ...................................................... 106
2D.5.4. Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen (340) ..................... 106
2D.5.5. Findmittel (555, 856) ........................................................................................ 107
2D.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen .................................................................... 108
2D.6.1. Standort von Originalen (534) .......................................................................... 108
2D.6.2. Standort von Reproduktionen (533, 856) ......................................................... 108
2D.6.3. Verwandte Verzeichnungseinheiten (544) ........................................................ 109
2D.6.4. Veröffentlichungen (581) ................................................................................. 110
2D.7. Zone zu Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500) ... 111
2D.8. Zone zur Bearbeitung (583) .................................................................................... 113
2D.8.1. Bearbeitungstyp „Bewertung“ .......................................................................... 114
4
HAN
Archivbestände
Inhalt
Version
07.05.2015
2D.8.2. Bearbeitungstyp „Verzeichnung“ ..................................................................... 114
2D.8.3. Bearbeitungstyp „Schutzfrist“ .......................................................................... 114
2D.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“ .................................................................... 114
2D.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“ ..................................................................... 115
2D.8.6. Bearbeitungstyp „Digitalisierung“ .................................................................... 115
2D.8.7. Bearbeitungstyp „Mikroverfilmung“ ................................................................ 115
2D.9. Zusätzliche HAN-Felder ......................................................................................... 116
2D.9.1. Satzformat (FMT) ............................................................................................. 116
2D.9.2. Leader (LDR) .................................................................................................... 116
2D.9.3. Datenelemente fester Länge (008) .................................................................... 117
2D.9.4. Lokalcodes (909) .............................................................................................. 118
2D.9.5. Bezeichnungen für Non-Manuscripts (906/907) .............................................. 119
2E. Stufe Dokument .......................................................................................................... 121
2E.1. Allgemeines............................................................................................................. 121
2E.1.1. Definition .......................................................................................................... 121
2E.1.2. Ordnung ............................................................................................................. 121
2E.2. Zonen zur Identifikation .......................................................................................... 122
2E.2.1. Signatur (852) .................................................................................................... 122
2E.2.2. Titel- und Urheberangabe (245, 246) ................................................................ 123
2E.2.3. Entstehung ......................................................................................................... 126
2E.2.3.1. Entstehungsstufe (250) ................................................................................ 126
2E.2.3.2. Entstehungszeit und -ort (008 Pos. 06-17, 260, 593 $a, 752 $d) ................ 127
2E.2.4. Verzeichnungsstufe und Verknüpfung .............................................................. 128
2E.2.4.1. Verzeichnungsstufe (351 $c) ....................................................................... 128
2E.2.4.2. Verknüpfung (490) ...................................................................................... 128
2E.2.5. Umfang (255 $a, 300, 500 A_) ......................................................................... 130
2E.3. Zonen zum Kontext ................................................................................................. 132
2E.3.1. Provenienz (245 $c) .......................................................................................... 132
2E.3.2. Geschichte der Körperschaft und/oder Biografische Angaben (545) ............... 132
2E.3.3. Bestandesgeschichte (561) ................................................................................ 132
2E.3.4. Abgebende Stelle / Akzession (541) ................................................................. 132
2E.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung ..................................................................... 134
2E.4.1. Form und Inhalt (520) ....................................................................................... 134
2E.4.2. Bewertung und Kassation (583) ........................................................................ 134
2E.4.3. Neuzugänge (584) ............................................................................................. 134
2E.4.4. Ordnung und Klassifikation (351 $a) ................................................................ 134
2E.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen ............................................... 135
2E.5.1. Zugangsbestimmungen (355, 506, 852 $e) ....................................................... 135
2E.5.2. Reproduktionsbestimmungen (540, 542) .......................................................... 137
2E.5.3. Sprache/Schrift (008 Pos. 35-37, 041, 546) ...................................................... 138
2E.5.4. Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen (340) ...................... 139
2E.5.5. Findmittel (555, 856)......................................................................................... 141
2E.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen .................................................................... 142
2E.6.1. Standort von Originalen (534)........................................................................... 142
2E.6.2. Standort von Reproduktionen (533, 856) .......................................................... 142
2E.6.3. Verwandte Verzeichnungseinheiten (544) ........................................................ 143
2E.6.4. Veröffentlichungen (581) .................................................................................. 144
2E.7. Zone zu Anmerkungen (500) .................................................................................. 145
2E.8. Zone zur Bearbeitung (583) .................................................................................... 146
2E.8.1. Bearbeitungstyp „Bewertung“........................................................................... 147
2E.8.2. Bearbeitungstyp „Verzeichnung“ ...................................................................... 147
5
HAN
Archivbestände
Inhalt
Version
07.05.2015
2E.8.3. Bearbeitungstyp „Schutzfrist“ ........................................................................... 147
2E.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“ .................................................................... 147
2E.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“ ...................................................................... 148
2E.8.6. Bearbeitungstyp „Digitalisierung“ .................................................................... 148
2E.8.7. Bearbeitungstyp „Mikroverfilmung“ ................................................................ 148
2E.9. Zusätzliche HAN-Felder ......................................................................................... 149
2E.9.1. Satzformat (FMT) ............................................................................................. 149
2E.9.2. Leader (LDR) .................................................................................................... 149
2E.9.3. Datenelemente fester Länge (008) .................................................................... 151
2E.9.4. Lokalcodes (909) ............................................................................................... 152
2E.9.5. Bezeichnungen für Non-Manuscripts (906/907) ............................................... 153
Anhang A. Arbeitshilfe zu Zugangs-/Benutzungsbestimmungen............... 155
Anhang B. Arbeitshilfe zu Originalen und Reproduktionen ...................... 158
Anhang C. Tabelle zur Erfassung von Entstehungsdaten .......................... 160
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und
Trägermaterialien ........................................................................................... 161
D1. Allgemeines ................................................................................................................. 161
D2. Angabe der Archivalienart ........................................................................................ 162
D3. Angabe des Trägermaterials ..................................................................................... 163
D4. Erfassung spezifischer Manuskripttypen ................................................................. 164
D5. Erfassung von Non-Manuscripts............................................................................... 165
D6. Erfassung von Non-Manuscripts als Beilage ........................................................... 172
D7. Recherche nach Non-Manuscripts in Aleph ............................................................ 173
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate ........................................... 175
E1. Verzeichnungsstufe Bestand ...................................................................................... 175
E2. Verzeichnungsstufe Serie ........................................................................................... 180
E3. Verzeichnungsstufe Dossier ....................................................................................... 182
E4. Verzeichnungsstufe Dokument .................................................................................. 185
6
HAN
Archivbestände
Vorwort
Version
07.05.2015
Vorwort
Die vorliegenden Katalogisierungsregeln des Verbundes HAN (Handschriften – Archive –
Nachlässe) wurden von Fachpersonen aus verschiedenen Institutionen erarbeitet und dienen
ausschliesslich zur Katalogisierung von Archivbeständen im elektronischen HAN-Verbundkatalog, der online mit der Bibliothekssoftware Aleph auf Grundlage eines angepassten
MARC 21-Formats geführt wird (für Handschriften und Briefe sowie Eintragungen existieren
eigene HAN-Katalogisierungsregeln). Dabei werden unter Archivbeständen Materialien und
Unterlagen aus persönlicher oder institutioneller Provenienz verstanden, die zum Zweck der
dauerhaften Aufbewahrung einer Institution (Archiv, Bibliothek) übergeben oder von ihr erworben werden. Im Verbund HAN handelt es sich vorwiegend um Privatarchive von Körperschaften (Firmen, Vereine, Verbände), Personen und Familien.
Die vorliegenden Katalogisierungsregeln nehmen Bezug auf die Regelwerke ISAD (G) [International Standard for Archival Description (General)] und die Schweizerische Richtlinie
für die Umsetzung von ISAD (G), herausgegeben vom Verband Schweizerischer Archivarinnen und Archivare (VSA). Des Weiteren wird auf das Format-Handbuch DSV05 (an die Datenbank DSV05 und die Erschliessung von Handschriften und alten Drucken angepasste
KIDS) sowie auf die drei HAN-Regelwerke für Handschriften, Briefe oder Eintragungen
verwiesen.
Ohne Vorkenntnisse lassen sich die Regeln aber kaum verstehen und anwenden. Es braucht:
Anwender-Kenntnisse des Bibliotheksystems Aleph
Kenntnisse des HAN-Formats oder eines vergleichbaren Bibliothekformats
Bibliothekarisches Grundwissen über die Struktur von Titelaufnahmen in
Bibliothekskatalogen und den Zusammenhang von Autoritätsdaten und bibliographischen Daten sowie Verständnis für die Normierung von Eintragungen (Prinzip der
einheitlichen Ansetzung / kontrollierte Ansetzungen)
Kenntnisse im Umgang mit Archivbeständen
Die vorliegenden HAN-Katalogisierungsregeln dienen als Anleitung, welche formalen Kriterien beachtet werden müssen, damit Archivbestände auf Verzeichnungsstufe Bestand, Serie,
Dossier oder Dokument ohne grosse Schwierigkeiten in einem elektronischen Katalog erfasst
werden können. Es wird zwischen zwei Katalogisierungsniveaus für Titelaufnahmen unterschieden sowie – je nach vorhandenen personellen und zeitlichen Ressourcen der erschliessenden Institution – nach unterschiedlichen Erschliessungsgraden.
Das Regelwerk gliedert sich in zwei Teile (Ordnung und Verzeichnung). Die wichtigste Arbeit vor der elektronischen Erschliessung ist die Ordnung des jeweiligen Bestandes. Dazu liefert Kapitel 1B Empfehlungen zu Ordnungsmethoden und Kapitel 1C Hinweise zur Abbildung dieser Ordnung.
Zur Verzeichnung werden in den Kapiteln 2B bis 2E Richtlinien zur Verwendung der Verzeichnungselemente auf den Verzeichnungsstufen Bestand, Serie, Dossier und Dokument
formuliert.
Im Anhang finden sich zwei Arbeitshilfen zu Zugangs-/Benutzungsbestimmungen bzw. zu
Originalen und Reproduktionen, eine Tabelle zur formalen Erfassung von Entstehungsdaten
sowie ein Merkblatt zur Erfassung verschiedener Archivalienarten und Trägermaterialien.
7
HAN
Archivbestände
Vorwort
Version
07.05.2015
Die Regeln zur Bestimmung und Ansetzung von Eintragungen sind nicht Teil dieser HANKatalogisierungsregeln, sondern werden eigenständig in den HAN-Katalogisierungsregeln
Eintragungen behandelt. Diese enthalten die Regeln für Eintragungen sowohl für Archivbestände als auch für Handschriften und Briefe. Im vorliegenden Regelwerk werden jedoch an
den jeweiligen Stellen Empfehlungen für die zu verwendenden Eintragungen gegeben.
In den Beispielen werden Titelaufnahmen aus dem HAN-Verbundkatalog verwendet. Diese
sind nur soweit wiedergegeben, als sie die im Kapitel behandelten Problemkreise und die Lösungen plausibel machen.
Der besseren Übersichtlichkeit halber wird bei geschlechtsdivergierenden Bezeichnungen jeweils die maskuline Form verwendet. Es versteht sich aber von selbst, dass sowohl männliche
wie auch weibliche Personen gemeint sind.
8
HAN
Archivbestände
0. Allgemeingültige Regeln
0A. Definitionen
Version
07.05.2015
0A. Definitionen
Abgebende Stelle: → Provenienz
Akte: Deutscher Begriff für das schweizerische → Dossier.
Aktenbildner: → Provenienz
Ansetzung: Normierte Form der → Eintragung.
Archivalienart: Inhaltliche Form einzelner materiell-physisch definierbarer Einheiten in einem → Archivbestand (Bildmaterial, Druckschrift, Elektronische Daten, Filmmaterial,
Gegenstand, Kartenmaterial, Mikroform, Noten, Ton). Die Typisierung orientiert sich
am Inhalt der Archiveinheit. Vgl. Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Archivbestand: Materialien und Unterlagen aus persönlicher oder institutioneller → Provenienz, die zum Zweck der dauerhaften Aufbewahrung einer Institution (Archiv, Bibliothek) übergeben oder von ihr erworben werden. Im Verbund HAN handelt es sich
dabei vorwiegend um → Privatarchive. Archivbestände haben je nach → Aktenbildner
verschiedene Bezeichnungen:
Archivbestände von Körperschaften: Auch Firmen-, Vereins- oder Verbandsarchive
genannt.
Archivbestände von Personen: Auch Vor- oder Nachlässe genannt.
Archivbestände von Familien: Auch Familienarchive genannt.
Dossier: In der Schweiz verwendeter Begriff für die deutsche „Akte“. Zur Definition siehe
Kapitel 2D.1.1. Definition.
Eintragung: Auswertungselement in normierter Form, unter dem ein Dokument in einem Katalog suchbar sein soll.1 Eintragungen sollen über die Browse-Indices (→ Index) einheitliche Zugriffe auf Urheber, Orte, Titel und weitere Angaben der bibliografischen
Beschreibung bzw. der Verwaltungsangaben gewährleisten (vgl. Kapitel 1 in den
HAN-Katalogisierungsregeln Eintragungen).
Familienarchiv: → Archivbestände von Familien
Firmenarchiv: → Archivbestände von Körperschaften
Index: Alphanumerisch geordnete Liste von → Eintragungen oder von ausgesuchten MARCFeldern (Browse- bzw. Wort-Index).
Konservierung: Die Konservierung umfasst die Schadens- bzw. Zustandserhebung und/oder
die Erhaltungsmassnahmen (Reinigung, Verpackung etc.) an Archivmaterial. Dabei
werden keine Eingriffe an den Dokumenten vorgenommen.
Körperschaft: Eine Körperschaft ist eine Organisation oder Gruppe von Personen, die mit
einem besonderen Namen bezeichnet wird und als rechtliche Einheit handelt bzw.
handlungsfähig ist.2 Beispiele sind Firmen, Verbände oder Vereine.
Kryptonachlass: Teilbestand eines → Archivbestandes, der nicht durch den HauptAktenbildner hergestellt bzw. zusammengestellt wurde. Sofern der Teilbestand mit
dem ursprünglichen Bestand der aufbewahrenden Institution übergeben wurde, wird er
am ursprünglichen Ort belassen und die Angabe des Aktenbildners in der entsprechenden Titelaufnahme angepasst.
Nachlaufzeiten: → Vorlaufzeiten
Nachlass: → Archivbestände von Personen
Ordnung: Auch hierarchische Strukturierung oder Gliederung eines Archivbestandes genannt.
1
Kuhlen, R., Seeger, T. & Strauch, D. (2004). Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Bd.
2: Glossar. 5., völlig neu gefasste Ausg. S. 34.
2
Brüning, Heegewaldt, & Brübach, 2002, S. 23.
9
HAN
Archivbestände
0. Allgemeingültige Regeln
0A. Definitionen
Version
07.05.2015
Pertinenzprinzip: Zusammenfassung von → Archivbeständen nach Sachthemen und nicht
nach Aktenbildern und Entstehungszusammenhang (→ Provenienzprinzip).
Privatarchiv: Archive von Körperschaften, Familien oder Personen, die nicht durch staatliche oder öffentlich-rechtliche Körperschaften entstanden sind. Siehe → Archivbestand
Provenienz: Körperschaft, Familie oder Person, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Unterlagen
herstellt, empfängt oder zusammenstellt. Der Begriff der Provenienz wird oft summarisch für folgende drei Stellen verwendet:
Abgebende Stelle: Körperschaft, Familie oder Person, die Unterlagen an eine aufbewahrende Institution übergibt (letzter Vorbesitzer).
Aktenbildner: Körperschaft, Familie oder Person, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Unterlagen herstellt oder zusammenstellt.
Vorbesitzer: Körperschaften, Familien und Personen, die Unterlagen auf dem Weg
vom Aktenbildner zur aufbewahrenden Institution in Besitz hatten.
Provenienzprinzip: Zusammenfassung und Darstellung von → Archivbeständen nach Aktenbildnern und Entstehungszusammenhang und nicht nach Sachthemen (→ Pertinenzprinzip). Der Begriff impliziert aber nicht automatisch die getreue Übernahme der
bestehenden → Ordnung in einem einzelnen Archivbestand.
Restaurierung: Die Restaurierung umfasst die Schadensbehebung an Archivmaterial. Sie ist
mit Eingriffen an den Dokumenten verbunden.
Sammlung: Ein → Archivbestand, der bewusst zu einem Thema, zu einer Person oder zu einer Körperschaft durch eine einzelne Person, eine Körperschaft oder der aufbewahrenden Institution angelegt wurde. Eine Sammlung wird gleich behandelt wie ein organisch gewachsener Archivbestand. Der Sammler gilt als Aktenbildner. Stammen die
durch den Sammler zusammengestellten Materialien und Unterlagen aus einer einzigen persönlichen oder institutionellen → Provenienz, gilt diese ebenso als Aktenbildnerin.
Schutzfrist: Frist, während der Archivgut nur eingeschränkt zugänglich ist. Die Gründe für
die Dauer der Einschränkungen liegen entweder in gesetzlichen Bestimmungen (kantonale Archivgesetze oder Verordnungen und das kantonale bzw. eidgenössische Datenschutzgesetz) oder in zusätzlichen Vereinbarungen mit den derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivguts. Der Begriff wird nicht verwendet bei Benutzungsbeschränkungen aus konservatorischen Gründen. Als Schutzfristkategorien werden folgende ausgewiesen:
Sachunterlagen: Zusammenstellung aller Unterlagen, die zu einem bestimmten Vorgang oder bei einer spezifischen Tätigkeit angefallen sind und als Einheit aufbewahrt werden.
Personenbezogene Unterlagen: Unterlagen, die sich ihrer Zweckbestimmung oder
ihrem wesentlichen Inhalt nach auf eine natürliche Person beziehen (bspw.
Angaben zur religiösen, weltanschaulichen, politischen oder gewerkschaftlichen Ansicht/Tätigkeit, zur Gesundheit, zur persönlichen Geheimsphäre oder
ethnischen Herkunft, zu Massnahmen der sozialen Hilfe, zu strafrechtlichen
Verfolgungen usw.).
Sperrfrist: Wird synonym verwendet mit → Schutzfrist.
Tektonik: Die Gliederung und → Ordnung aller Bestände eines Archives.
Trägermaterial: Beschreibstoff oder Material, auf dem ein Dokument niedergeschrieben,
gedruckt oder auf andere Weise festgehalten wurde (bspw. optischer Träger, Vinyl,
Azetat, Papier, Pergament, Glas, magnetischer Träger ... ). Die Typisierung orientiert
sich an der äusseren Form bzw. dem Material der Archiveinheit. Vgl. Anhang D.
Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Verbandsarchiv: → Archivbestände von Körperschaften
Vereinsarchiv: → Archivbestände von Körperschaften
10
HAN
Archivbestände
0. Allgemeingültige Regeln
0A. Definitionen
Version
07.05.2015
Verzeichnungsstufe: Position der Verzeichnungseinheit im Bestandsaufbau. Die Definitionen der einzelnen Stufen basieren auf der „Schweizerischen Richtlinie für die Umsetzung von ISAD(G)“ des Vereins Schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA:
Bestand: Entsteht in der Regel durch die Zusammenfassung aller in einer Institution
aufbewahrten Unterlagen eines → Aktenbildners. Zur Definition eines Teilbestandes siehe Kapitel 2B.1.1 Definition.
Serie: Eine Gruppe von Dossiers oder Dokumenten, die nach einem Ordnungssystem
geordnet sind oder als eine Einheit aufbewahrt werden, weil sie aus demselben
Entstehungsprozess oder derselben Tätigkeit erwachsen sind. Zur Definition
einer Teilserie siehe Kapitel 2C.1.1. Definition.
Dossier: Umfasst alle Unterlagen zu einem Geschäft, zu einer Materie oder zu einer
Tätigkeit. Dossiers werden inhaltlich definiert und können aus verschiedenen
Erscheinungsformen (Papier-Unterlagen, Fotografien, Pläne, Plakate etc.) bestehen. Zur Definition eines Teildossiers siehe Kapitel 2D.1.1. Definition.
Dokument: Die kleinste unteilbare archivische Einheit. Diese Einheit ist inhaltlich
und nicht physisch definiert. Einerseits kann ein Dokument auf mehrere Träger
aufgeteilt sein (ein Film auf mehrere Spulen), andererseits können auf einem
Träger verschiedene Dokumente (mehrere Radiosendungen auf einem Band)
vorhanden sein.
Vorbesitzer: → Provenienz
Vorlaufzeiten: Sind in einer Verzeichnungseinheit einzelne Dokumente vorhanden, deren
Entstehungszeitraum vom hauptsächlichen Entstehungszeitraum der Verzeichnungseinheit abweicht, so werden diese als Vor- (wenn der Zeitpunkt vor dem hauptsächlichen Entstehungszeitraum liegt) oder Nachlaufzeiten (wenn der Zeitpunkt nach dem
hauptsächlichen Entstehungszeitraum liegt) bezeichnet.
Vorlass: Materialien, die gewöhnlich in einem → Nachlass zu finden sind und bereits zu
Lebzeiten des Aktenbildners zum Zwecke der dauerhaften Aufbewahrung einer Institution (Archiv, Bibliothek) übergeben werden.
Zugriffspunkt: → Eintragung bzw. → Index
11
HAN
Archivbestände
0. Allgemeingültige Regeln
0B. Informationsquellen
Version
07.05.2015
0B. Informationsquellen
Informationen, die nicht aus der Vorlage stammen und auf Stufe Bestand, Serie und Dossier
erfasst werden, werden nicht extra gekennzeichnet (mit eckigen Klammern o. ä.). Auf Stufe
Dokument können für einzelne Archivalienarten abweichende Regelungen gelten (vgl. HANKatalogisierungsregeln für Briefe bzw. Handschriften). Bei den Angaben zum Titel kann mit
der Wahl des Feldes 246 und entsprechenden Angaben im Unterfeld $i bzw. zusätzlich in einer Fussnote (Feld 500) der Vorlagetitel angegeben werden. Titel können so dargestellt werden, dass daraus hervorgeht, dass er bzw. einige Elemente darin aus der Vorlage stammen
(bspw. durch Angabe der Dokumentgattung und des Vorlagetitels in „“ oder durch Erfassung
des Vorlagetitels in Feld 245 $a und der Dokumentgattung in Unterfeld $b).
12
HAN
Archivbestände
0. Allgemeingültige Regeln
0C. Interpunktion
Version
07.05.2015
0C. Interpunktion
Die Interpunktion in Titelaufnahmen von Archivbeständen folgt den Regeln, die in der ISBD
(International Standard Bibliographic Description)3 festgelegt sind. In der Regel braucht sich
der/die Katalogisierende um die Deskriptionszeichen nicht zu kümmern, weil sie vom System
nach den Vorgaben der ISBD gesetzt werden. Das trifft ausnahmslos auf die Deskriptionszeichen zwischen den Zonen zu. Die Deskriptionszeichen innerhalb der Zonen werden, bis auf
wenige Ausnahmen, ebenfalls vom System gesetzt. Auf diejenigen Deskriptionszeichen, die
von Hand gesetzt werden müssen, wird in den entsprechenden Kapiteln zu den einzelnen Zonen hingewiesen.
Ergänzende Bemerkungen zu den allgemeingültigen Interpunktionsregeln finden sich in den
KIDS, Abschnitt 2: Formalkatalogisierung, Teil I A: Bibliografische Beschreibung, Kapitel
1.0C: Interpunktion.
3
ISBD: International standard bibliographic description/recommended by the ISBD Review Group; approved by
the Standing Committee of the IFLA Cataloguing Section. - Consolidated ed. - Berlin; München: De Gruyter
Saur, 2011. - XVII, 284 S. (IFLA series on bibliographic control; vol. 44). - ISBN 978-3-11-026379-4.
13
HAN
Archivbestände
0. Allgemeingültige Regeln
0D. Katalogisierungsniveau und Erschliessungsgrad
Version
07.05.2015
0D. Katalogisierungsniveau und Erschliessungsgrad
Es wird unterschieden zwischen dem Katalogisierungsniveau für Titelaufnahmen (vorliegendes Katalogisat) und dem Erschliessungsgrad für Archivbestände (nur auf Ebene Bestand
vermerkt) bzw. für deren Findmittel.
Der Erschliessungsgrad ist abhängig von den zur Verfügung stehenden Ressourcen, den Benutzerinteressen und der spezifischen Bedeutung einzelner Bestände oder Bestandsteile. Eine
Hilfestellung bei der Ermittlung des Erschliessungsgrades bietet der Artikel von Daniel Kress
in Arbido.4 Die Festlegung von Katalogisierungsniveau und Erschliessungsgrad ist Sache der
Katalogisierungsstelle.
0D.1. Katalogisierungsniveau für Titelaufnahmen
Angabe des Katalogisierungsniveaus im LDR Pos. 17:
Minimalniveau (7): alle Pflichtelemente sind erfasst
Normalniveau (4): alle Pflicht- und empfohlenen Elemente sind erfasst
Die Definition von Pflicht- und empfohlenen Elementen bezieht sich auf Kapitel 2A.1.2. Tabelle MARC-Elemente.
0D.2. Erschliessungsgrad im Verbundkatalog (Feld 583)
Der Grad der elektronischen Erschliessung eines ganzen Archivbestandes im Verbundkatalog
wird im Feld 583 festgehalten. Die möglichen Erschliessungsgrade sind:
Summarisch: Der Archivbestand wird nur auf Ebene Bestand erfasst. Die Erfassung kann
auch eine Unterteilung in Serien beinhalten, die aber sehr grob und flach strukturiert ist.
583 1_ $b
$c
$i
$k
Detailliert:
Verzeichnung=Description=Inventaire
2012
Erschliessungsgrad: Summarisch
Max Mustermann
Der Archivbestand wird bis auf Ebene Serie bzw. Dossier und Dokument erschlossen. Das Findmittel weist eine hierarchische Struktur auf.
583 1_ $b
$c
$i
$k
Verzeichnung=Description=Inventaire
2012
Erschliessungsgrad: Detailliert
Max Mustermann
Jeder Erschliessungsgrad kann ausgeführt oder pendent (nur beschlossen/geplant) sein.
Der geplante Erschliessungsgrad kann mit den definierten Formulierungen „Geplanter Erschliessungsgrad: Summarisch“ bzw. „Geplanter Erschliessungsgrad: Detailliert“ im Unterfeld $i erfasst werden. Die Information zum Status wird in Unterfeld $l angegeben, wobei lediglich die Angabe eines pendenten Status notwendig ist.
583 1_ $b Verzeichnung=Description=Inventaire
$c 2012
$i Geplanter Erschliessungsgrad: Detailliert
4
Kress, Daniel (2006). „Ressourcenermittlung im Archiv. Raster zur Bestimmung des Erschliessungsgrads bei
der Aktenerschliessung“. In: Arbido, 2006(3), S. 49-52.
14
HAN
Archivbestände
0. Allgemeingültige Regeln
0D. Katalogisierungsniveau und Erschliessungsgrad
Version
07.05.2015
$k Max Mustermann
$l Pendent
583 1_ $b
$c
$i
$k
$l
Verzeichnung=Description=Inventaire
2012
Geplanter Erschliessungsgrad: Summarisch
Max Mustermann
Pendent
Nach Abschluss der geplanten Erschliessung wird der Hinweis zur Pendenz wieder gelöscht
und die Formulierung im Unterfeld $i angepasst.
0D.3. Erschliessungsgrad (Findmittel bzw. Feld 555)
Inventare können, unabhängig vom Erschliessungsgrad eines Archivbestandes im Verbundkatalog, einen eigenen Erschliessungsgrad besitzen. So kann beispielsweise ein detailliertes
Findbuch für einen im Katalog lediglich summarisch erschlossenen Archivbestand vorhanden
sein. Für detaillierte Angaben zu Findmitteln wird das Feld 555 verwendet (nicht zu verwechseln mit dem Feld 510, welches nur bei Einzeldokumenten Verwendung findet). Der Hinweis
auf den Erschliessungsgrad des Findmittels wird im Feld 555 mit den Begriffen „Summarisch“ bzw. „Detailliert“ gegeben.
245
555
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
$a In diesen Katalog sind erst Teile des Nachlasses aufgenommen. Das
detaillierte Findbuch ist als PDF verlinkt.
583 1_ $b Verzeichnung=Description=Inventaire
$c 2010
$i Geplanter Erschliessungsgrad: Detailliert
$k Max Mustermann
$l Pendent
856
$u http://www.ub.unibas.ch/digi/a100/kataloge/nachlassverzeichnisse/
BAU_5_000085890_cat.pdf
$z Detailliertes Findbuch zum Nachlass (Stand September 2012)
245
555
$a Nachlass Edgar Salin (1892-1974)
$a In diesen Katalog sind erst Teile des Nachlasses aufgenommen. Für
den gesamten Nachlass siehe: Metzger-Buddenberg, Ingrid.Verzeichnis des schriftlichen Nachlasses von Edgar Salin. – Basel,
1984
Das detaillierte Verzeichnis ist als PDF verlinkt.
583 1_ $b Verzeichnung=Description=Inventaire
$c 2009
$i Erschliessungsgrad: Summarisch
$k Max Mustermann
856
$u http://www.ub.unibas.ch/digi/a100/kataloge/nachlassverzeichnisse/
IBB_5_000003738_cat.pdf
$z Detailliertes Findbuch zum Nachlass (Stand 2008/2009)
Das Feld 856 ermöglicht die direkte Verknüpfung eines Katalogisates mit dem PDFDokument des Findbuchs. Diese Funktion ist zwar grundsätzlich jeder Institution des HANVerbundes zugänglich, allerdings muss lokal jeweils eine Serverstruktur vorhanden sein, worauf die zu verlinkende Ressource abgelegt und anschliessend mit dem Katalogisat verknüpft
werden kann.
15
HAN
Archivbestände
0. Allgemeingültige Regeln
0E. Sprache und Schrift der bibliogr. Beschreibung
Version
07.05.2015
0E. Sprache und Schrift der bibliografischen Beschreibung
Siehe dazu Kapitel 0E in den HAN-Katalogisierungsregeln Handschriften.
16
HAN
Archivbestände
0. Allgemeingültige Regeln
0F. Regeln für die Transkription
Version
07.05.2015
0F. Regeln für die Transkription
Grundsätzlich gelten die Regeln aus Kapitel 0F der HAN-Katalogisierungsregeln Handschriften. Vereinzelt können abweichende Bestimmungen formuliert sein.
17
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1A. Allgemeines
Version
07.05.2015
1. Ordnung
1A. Allgemeines
Abhängig von Art und Herkunft eines Archivbestandes können unterschiedliche Ordnungsgrade vorhanden sein. Archivbestände von Personen sind in der Regel ungeordnet bis grob
geordnet, während Archivbestände von Institutionen aufgrund rechtlicher Anforderungen
oder aufgrund der Strukturierung nach körperschaftsspezifischen Kompetenzen und Stellen
bereits eine ausgeprägte Ordnung besitzen können.
Während stark geordnete Archivbestände keiner Änderung der Ordnung bedürfen, sollten
grob bis nicht geordnete Bestände im Interesse guter Benutzbarkeit nach formalen und/oder
sachlichen und/oder funktionalen Kriterien systematisiert werden.
Ausgehend von einem ungeordneten bis lediglich grob geordneten Archivbestand werden im
nachfolgenden Kapitel 1B. Ordnungsprinzipien Empfehlungen und Hinweise zu verschiedenen Bestandestypen gegeben. Alle Angaben beziehen sich auf ein Erschliessungsvorgehen
basierend auf den Standards von ISAD(G), ISAD(G)VSA, RNA und verschiedenen lokal
entwickelten Erschliessungsmethoden.
Im HAN-Format besteht die Möglichkeit, die Ordnung mittels der Verzeichnungsstufen Bestand, Serie, Dossier und Dokument sowie Teilbestand, Teilserie und Teildossier abzubilden.
In Kapitel 1C. Abbildung der Ordnung werden dazu Hinweise und Empfehlungen gegeben,
um die Umsetzung zu erleichtern.
18
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.1. Ordnung von Archivbeständen von Körperschaften
Version
07.05.2015
1B. Ordnungsprinzipien
1B.1. Ordnung von Archivbeständen von Körperschaften
1B.1.1. Ordnung von Archivbeständen von Firmen
Grundsätzlich ist es sinnvoll, ein Firmenarchiv im Sinne des Provenienzprinzips nach Tätigkeiten oder Funktionen und nicht, wie früher in vielen Archiven üblich, nach Dokumenttypen
zu gliedern.
Wenn die vorliegenden Unterlagen einer bestimmten aktenproduzierenden Einheit zugeordnet
werden können, sind solche klaren Provenienzen zu beachten. Wenn die aktenproduzierende
Einheit nicht mehr klar zuzuordnen ist (z.B. Akten aus der Ablage des Direktionssekretariats),
ist es sinnvoller, ein funktionales Schema anzuwenden, statt die Akten unter Direktion zu verzeichnen. Funktionen im Unternehmen sind in der Regel langlebiger als Organigramme und
konkrete Abteilungen.
Für wichtige Unterlagen (Protokolle, Jahresberichte) kann es sinnvoll sein, verstreute Dokumente zu Serien zusammenzustellen. Bei grösseren Strukturveränderungen (z.B. Gründung
einer Holdinggesellschaft und Auslagerung der Stammwerke in eine separate Gesellschaft)
sollte ab einem bestimmten Umfang ein Teilbestand angelegt werden. Auch Unterlagen von
Tochtergesellschaften sind als Teilbestand zu verzeichnen. Von der Muttergesellschaft angelegte Unterlagen über Tochtergesellschaften werden jedoch bei der Muttergesellschaft erfasst.
Als Ordnungsstruktur empfiehlt sich folgende (die Anzahl Ebenen und die Nummerierung der
Stufen ist Sache der Katalogisierungsstelle und abhängig vom Bestand):
A. Allgemeines und Einzelnes
Jubiläum
…
B. Gründung und Rechtliches
Statuten, Gründungsurkunde
Handelsregister
Reglemente
Revision und Druck von Statuten etc.
Rechtsfragen, Prozesse
Veränderungen der Rechtsform
…
C. Berichterstattung (je nach Bedarf beim entsprechenden Organ)
Jahresbericht
Berichte Kontrollstelle/Revision (evtl. unter Finanzielles oder Organe)
…
D. Organe (oder: Gremien)
Generalversammlung (immer an erster Stelle)
Verwaltungsrat
Kontrollstelle/Revision
Kommissionen, Ausschüsse, Fachgremien
Aktionärsregister, Aktien, Kapitalfragen (evtl. unter Rechtliches)
…
E. Geschäftsleitung (oder: Direktion)
Organigramm
Strategie
Korrespondenz
19
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.1. Ordnung von Archivbeständen von Körperschaften
Version
07.05.2015
Allgemeine Geschäftsakten (Sachakten evtl. zum jeweiligen Bereich)
Registraturplan
…
F. Finanzielles
Bilanz und Jahresrechnung
Bilanz-Pressekonferenz
Kassenbücher, Kontenbücher, Postcheck
Journale, Hauptbücher, Inventare
Abschlussunterlagen (Revisionsberichte unter Berichterstattung)
…
G. Personelles
Personaldossiers
Lohnlisten
Fabrikreglement
Personalkommission (Arbeiter-, Fabrik-, Betriebs- etc. Kommission)
Weitere Unterlagen der Personal- oder HR-Abteilung
Wohlfahrtseinrichtungen
Anlässe
…
H. Immobilien, Infrastruktur (inkl. Pläne)
…
J. Forschung, Entwicklung (Technisches allenfalls zu Produktion)
…
K. Produktion, Einkauf, Lager, Logistik
…
L. Verkauf, Vertrieb, Werbung, Marketing, PR
PR, Presse
Preislisten
Plakate, Etiketten
…
M. Tochtergesellschaften, Beteiligungen, übernommene Firmen
Fusionen/Übernahmen
…
N. Verbände, Behörden
Verbände, in denen die Firma Mitglied ist
Behörden, mit denen die Firma zu tun hat
…
O. Publikationen
Personalzeitschrift (evtl. unter Personelles)
Kundenzeitschriften
Drucksachen, Broschüren (evtl. bei Werbung)
Festschriften
…
P. Audiovisuelles Material
(Wenn der Originalkontext eines Dokumentes bekannt ist, wird dieses am
entsprechenden Ort gelassen, z.B. bei Werbung, Fabrikfotos bei Produktion etc.)
…
Q. Sammlungen (einzelne Objekte)
…
R. Dokumentation
Zeitungsausschnitte, Argus
Zusammenstellungen zur Firmengeschichte
…
20
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.1. Ordnung von Archivbeständen von Körperschaften
Version
07.05.2015
Sind zu einzelnen Kategorien keine Unterlagen vorhanden, so können diese weggelassen
werden. Die Kategorie „Allgemeines und Einzelnes“ wird hingegen immer an erster Stelle in
die Ordnung aufgenommen. Werden Kategorien ohne Inhalt erfasst, erhalten diese den Namenszusatz „[leer]“. Die Kategorien können individuell erweitert oder mit Unterkategorien
angereichert werden.
1B.1.2. Ordnung von Archivbeständen von Vereinen und Verbänden
Vereine führen vielfältige Tätigkeiten aus, die sich in den anfallenden Unterlagen widerspiegeln. Dazu zählen Geschäfte wie die Durchführung von Kursen, die Erarbeitung von Standards, Lobbying für Mitgliederinteressen etc. Hinzu kommen Unterlagen der Vereinsorgane,
namentlich der Generalversammlung, des Vorstands, der Rechnungsrevision und in der Regel
weiterer Kommissionen oder Arbeitsgruppen. Betreibt der Verein ein Unternehmen (z.B. einen Verlag), so ist dieses in der Regel als Teilbestand zu erfassen.
Eine mögliche Ordnung des Archivbestandes ist wie folgt (die Anzahl Ebenen und die Nummerierung der Stufen ist Sache der Katalogisierungsstelle und abhängig vom Bestand):
A. Allgemeines und Einzelnes
Jubiläum
…
B. Gründung und Rechtliches
Statuten, Gründungsurkunde
Handelsregister
Reglemente
Revision und Druck von Statuten etc.
…
C. Berichterstattung
Jahresbericht
Revisorenbericht
Tätigkeitsbericht des Präsidenten
…
D. Protokolle/Organe/Gremien
Generalversammlung
Vorstand
Kommissionen
…
E. Finanzielles
Bilanz und Jahresrechnung
Kassen-, Postcheck-, Kontenbücher
…
F. Administration, Organisation
Organigramm
Sekretariat, Geschäftsstelle
Personelles
Allgemeine Korrespondenz
…
G. Mitglieder, Sektionen, Dachverbände, Kommissionen
…
H. Rundschreiben, Zirkulare
…
J. Geschäfte
Sachakten zu Geschäften
…
21
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.1. Ordnung von Archivbeständen von Körperschaften
Version
07.05.2015
K. Publikationen
Verbandszeitschrift
…
L. Audiovisuelles Material
…
M. Dokumentationen und Sammlungen
Zeitungsausschnitte, Argus, einzelne Objekte
…
Sind zu einzelnen Kategorien keine Unterlagen vorhanden, so können diese weggelassen
werden. Die Kategorie „Allgemeines und Einzelnes“ wird hingegen immer an erster Stelle in
die Ordnung aufgenommen. Werden Kategorien ohne Inhalt erfasst, erhalten diese den Namenszusatz „[leer]“. Die Kategorien können individuell erweitert oder mit Unterkategorien
angereichert werden.
22
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.2. Ordnung von Archivbeständen von Personen
Version
07.05.2015
1B.2. Ordnung von Archivbeständen von Personen
Ist ein Archivbestand durch den Vorbesitzer bzw. Nachlasser bereits sinnvoll gegliedert oder
ist die Erhaltung der bestehenden Ordnung zwingend vorgegeben, kann diese Struktur übernommen werden. Andernfalls empfiehlt sich eine formale, thematische oder sachliche Anpassung der Ordnung oder sogar eine Neuordnung des Bestandes.
Die nachfolgend genannten Vorschläge basieren auf den Regeln zur Erschliessung von Nachlässen und Autographen (RNA)5, einem Vorschlag von Hans-Jürgen Höötmann6 sowie den
Erfahrungen der beteiligten HAN-Institutionen. Die wichtigsten Typen von Archivbeständen
werden genauer erläutert.
1B.2.1. Allgemeiner Vorschlag zur Ordnung von Archivbeständen von Personen
Bei Archivbeständen von Personen hat sich bisher die Einteilung der vorhandenen Dossiers
und Dokumente in die Kategorien Werke/Publikationen, berufliche Tätigkeit, Korrespondenz,
Lebensdokumente, Sammlungen und provenienzfremde Dokumentation bewährt. Diese grobe
Kategorisierung kann bei der Feinstrukturierung je nach Funktion oder Tätigkeit des Nachlassers und des Umfangs des Archivbestandes unterschiedlich ausgebaut bzw. angepasst werden.
Als Grundlage bei der Ordnung eines Archivbestandes empfiehlt sich eine Reihenfolge der
Kategorien nach inhaltlicher Relevanz. Die ersten Kategorien sind dabei diejenigen, die für
das Leben und die historische Bedeutung des Nachlassers das grösste Gewicht besitzen (mit
Ausnahme der in den nachfolgend aufgeführten Beispielen jeweils verwendeten Kategorie A,
Allgemeines und Einzelnes). Die Reihenfolge, Gewichtung und Verzeichnungsstufe kann sich
je nach Archivbestand ändern. Die Anzahl Ebenen und Tiefe der Ordnung, die spezifische
Verwendung der Kategorien und die Nummerierung der Stufen ist dabei Sache der Katalogisierungsstelle und abhängig vom Bestand.
Die einzelnen Kategorien definieren sich wie folgt:
Als Werke gelten alle „privat oder beruflichen [sic] verfassten oder geschaffenen Aufzeichnungen, Skizzen, Entwürfe und Ausarbeitungen, seien sie z.B. künstlerischen, wissenschaftlichen, journalistischen und politischen Inhalts, unabhängig von der Form, in der sie überliefert
sind und davon, ob sie abgeschlossen oder unvollendet sind.“7 Unter Publikationen werden
Inhalte verstanden, die unabhängig von der Form über ein Medium der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurden.
Die Kategorie der beruflichen Tätigkeit kann einerseits in verschiedene Funktionen und Tätigkeiten unterteilt oder aber, sofern nur eine oder wenige Tätigkeiten vorhanden sind, in thematische Gruppen eingeteilt werden (Arbeitszeugnisse, Gehaltsunterlagen usw.). Alternativ
kann diese Kategorie bei überwiegend politisch tätigen Personen auch durch die Kategorie
Politische Tätigkeit ersetzt werden.
5
DFG, Deutsche Forschungsgemeinschaft (04.02.2010): Regeln zur Erschliessung von Nachlässen und
Autographen (RNA). Betreut von der Staatsbibliothek zu Berlin – Preussischer Kulturbesitz und der
Österreichischen Nationalbibliothek Wien. Abgerufen am 20.08.2012 von http://kalliope.staatsbibliothekberlin.de/verbund/rna_berlin_wien_mastercopy_08_02_2010.pdf.
6
Höötmann, H.-J. (2004): Grundzüge eines standardisierten Klassifikationsschemas für Nachlässe. In:
Archivpflege in Westfalen-Lippe, 60 (2004), S. 4-8.
7
DFG, 04.02.2010, S. 11.
23
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.2. Ordnung von Archivbeständen von Personen
Version
07.05.2015
Die Korrespondenz umfasst alle Karten, Briefe, Telegramme und ähnlichen Dokumente, die
aus dem Schriftverkehr der nachlassenden Person mit anderen Personen oder von Drittpersonen untereinander entstanden und im Nachlass vorhanden sind. Die Feingliederung kann dabei chronologisch oder alphabetisch nach Verfasser bzw. Empfänger erfolgen (abhängig von
Umfang und Struktur der gesamten Korrespondenz). Eine Zusammenfassung zu Konvoluten
ist teilweise sinnvoll (z.B. bei Gratulations- und Kondolenzschreiben, mehreren Briefen eines
Absenders, thematisch-inhaltlicher Ähnlichkeit usw.) und abhängig von den Gepflogenheiten
der aufbewahrenden Institution und dem angestrebten Niveau der Erschliessung.
Lebensdokumente beinhalten alle autobiografischen Materialien (Tagebücher etc.) und Dokumente aus der privaten Lebensführung wie Ausweise, Verträge, Urkunden, Reiseunterlagen, Notizhefte, Materialien aus der Schul- und Studienzeit, Privatfotos, Steuererklärungen,
Privatakten usw. Zusätzlich können Unterlagen zu ehrenamtlichen oder öffentlichen Tätigkeiten in Vereinen, Verbänden oder ähnlichen Ämtern vorhanden sein, sofern sie nicht eigenständig aufgeführt werden (vgl. berufliche Tätigkeit).
Sammlungen des Nachlassers umfassen von der nachlassenden Person thematisch zusammengefasste Dokumente, die nicht von ihm/ihr verfasst wurden. Darunter fallen die Arbeitsbibliothek, Widmungsexemplare, Zeitungsausschnitte, thematische Büchersammlungen usw.
Diese werden hauptsächlich nach formalen oder inhaltlichen Kriterien geordnet.
Unter provenienzfremder Dokumentation werden Unterlagen und Dokumente verstanden, die
nicht vom Aktenbildner selbst hergestellt und/oder bearbeitet und/oder zusammengestellt
wurden. In der Regel sind dies Unterlagen, die nachträglich oder durch Dritte dem Archivbestand beigegeben wurden und in keiner unmittelbaren Beziehung zum eigentlichen Aktenbildner stehen.
1B.2.2. Besonderheiten bei Archivbeständen von Wissenschaftlern und Schriftstellern
Bei Wissenschaftlern (Gelehrten) und Schriftstellern haben Schriften, Werke und Publikationen den grössten Stellenwert. Je nach Bedeutung des Archivbestandes und Umfang des vorhandenen Materials kann zudem eine Ordnung nach einzelnen Werken, jeweils untergliedert
in deren Entstehungsgeschichte (Konzept, Entwurf, Rohfassung usw.), sinnvoll sein:
(A. Allgemeines und Einzelnes)
(Serie)
B. Werke
I. Aufzeichnungen und Notizen
II. Skizzen und Entwürfe
III. Manuskripte
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
C. Korrespondenz
I. An Nachlasser
II. Von Nachlasser
III. Dritte an Dritte
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
D. Lebensdokumente
I. Autobiografische Materialien
II. Dokumente der privaten Lebensführung
III. Ehrenamtliche oder öffentliche Tätigkeit
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
24
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.2. Ordnung von Archivbeständen von Personen
IV. Ehrungen und Auszeichnungen
V. Fotografien
…
Version
07.05.2015
(Teilserie)
(Teilserie)
E. Berufliche Tätigkeit
I. Tätigkeit 1
a. Sachgruppe 1
b. Sachgruppe 2
II. Tätigkeit 2
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
F. Sammlungen des Nachlassers
I. Fotosammlungen
II. Zeitungsausschnitte
III. Thematische Sammlung 1
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
G. Provenienzfremde Dokumentation
I. Unterlagen Dritter über Person/Tätigkeit des Aktenbildners
a. Nekrologe
b. Erinnerungen
c. Materialsammlungen
II. Unterlagen über Dritte
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
bzw.
…
B. Werke
I. Frühestes Werk
1. Notizen
2. Konzept
3. Entwurf
4. Erste Fassung vom Dezember 19xx
II. Zweites Werk
…
…
(Serie)
(Teilserie)
(Dossier/Dokument)
(Dossier/Dokument)
(Dossier/Dokument)
(Dossier/Dokument)
(Teilserie)
Insbesondere bei Wissenschaftlern (Gelehrten) und Hochschulangehörigen ist eine klare
Trennung zwischen den Werken zur wissenschaftlichen Tätigkeit (Publikationen, Vorlesungen und Manuskripte) und den Unterlagen zur administrativen Tätigkeit im Rahmen der
Hochschule (Arbeitsgruppen, Gremien) bzw. nebenberuflichen Tätigkeiten sinnvoll.
1B.2.3. Besonderheiten bei Archivbeständen von primär berufstätigen Personen
Bei nicht primär wissenschaftlichen oder künstlerischen Archivbeständen stehen die Werke
nicht im Vordergrund. Stattdessen erfahren die Kategorien Lebensdokumente, Korrespondenz
und Bildmaterial einen grossen Bedeutungsgewinn. Bei der Ordnung empfiehlt sich deshalb
die Positionierung der Lebensdokumente an erster Stelle, gefolgt von der Korrespondenz und
Unterlagen zur beruflichen Tätigkeit.
25
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.2. Ordnung von Archivbeständen von Personen
Version
07.05.2015
(A. Allgemeines und Einzelnes)
(Serie)
B. Lebensdokumente
I. Autobiografische Materialien
II. Dokumente der privaten Lebensführung
III. Ehrenamtliche oder öffentliche Tätigkeit
IV. Ehrungen und Auszeichnungen
V. Fotografien
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
C. Korrespondenz
I. An Nachlasser
II. Von Nachlasser
III. Dritte an Dritte
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
D. Berufliche Tätigkeit
I. Tätigkeit 1
a. Sachgruppe 1
b. Sachgruppe 2
II. Tätigkeit 2
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
E. Sammlungen des Nachlassers
I. Fotosammlungen
II. Zeitungsausschnitte
III. Thematische Sammlung 1
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
F. Publikationen
I. Zeitschriftenbeiträge
II. Buchpublikationen
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
G. Provenienzfremde Dokumentation
I. Unterlagen Dritter über Person/Tätigkeit des Aktenbildners
a. Nekrologe
b. Erinnerungen
c. Materialsammlungen
II. Unterlagen über Dritte
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
Bei politisch sehr aktiven Personen kann die Kategorie der politischen Tätigkeit eine grössere
Bedeutung besitzen. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, diese unabhängig von der übrigen
ehrenamtlichen oder öffentlichen Tätigkeit in den Lebensdokumenten als eigenständige Serie
aufzuführen.
…
B. Lebensdokumente
I. Autobiografische Materialien
II. Dokumente der privaten Lebensführung
III. Ehrenamtliche oder öffentliche Tätigkeit
IV. Ehrungen und Auszeichnungen
V. Fotografien
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
26
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.2. Ordnung von Archivbeständen von Personen
Version
07.05.2015
D. Politische Tätigkeit
I. Regierungsmandat
II. Politisches Amt
III. Parteiunterlagen
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
E. Berufliche Tätigkeit
I. Tätigkeit 1
a. Sachgruppe 1
b. Sachgruppe 2
II. Tätigkeit 2
…
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
1B.2.4. Besonderheiten bei Archivbeständen von Komponisten
Bei Archivbeständen von Komponisten erhalten die einzelnen Werke ein grösseres Gewicht.
Aufgrund ihrer Natur kann die Ordnungsstruktur aber eine sehr grosse Tiefe erreichen. Um
diese Tiefe und Bedeutung optimal darstellen zu können, gibt es zwei Möglichkeiten: Einerseits können, analog zu den Archivbeständen von Wissenschaftlern, alle Werke zu einer Serie
zusammengefasst und an gleicher Stelle wie die übrigen Dokumente aufgeführt werden. Diese
Serie kann anschliessend in die verschiedenen Formen von Werken (Vokalmusik, Instrumentalmusik, Bühnenwerke usw.) gegliedert werden. Andererseits kann der gesamte Archivbestand in zwei Teilbestände unterteilt werden. Ein Teilbestand umfasst dabei sämtliche musikalischen Werke, der andere die übrigen Unterlagen wie Lebensdokumente, Korrespondenz
etc. Die Anzahl Ebenen sowie die Anordnung und Verwendung der vorgeschlagenen Kategorien ist Sache der Katalogisierungsstelle und abhängig von den vorhandenen Unterlagen.
(A. Allgemeines und Einzelnes)
(Serie)
B. Musikalische Werke
I. Vokalmusik
a. Chormusik
b. Sologesänge
…
II. Instrumentalmusik
a. Orchestermusik
b. Kammermusik
…
III. Bühnenwerke
IV. Festspiele
V. Skizzen und Entwürfe
a. Skizzen von nicht identifizierten Werken
b. Kompositionsstudien
c. Notizhefte
…
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
C. Korrespondenz
I. An Nachlasser
II. Von Nachlasser
III. Dritte an Dritte
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie/Dossier)
(Teilserie)
(Teilserie/Dossier)
27
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.2. Ordnung von Archivbeständen von Personen
Version
07.05.2015
D. Lebensdokumente
I. Autobiografische Materialien
II. Dokumente der privaten Lebensführung
III. Ehrenamtliche oder öffentliche Tätigkeit
IV. Ehrungen und Auszeichnungen
V. Fotografien
VI. Rezensionen
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
E. Berufliche Tätigkeit
I. Tätigkeit 1
a. Sachgruppe 1
b. Sachgruppe 2
II. Tätigkeit 2
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
F. Sammlungen des Nachlassers
I. Musikalien (Noten, Tonträger etc.)
II. Fotosammlungen
III. Zeitungsausschnitte
IV. Thematische Sammlung 1
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
G. Provenienzfremde Dokumentation
I. Unterlagen Dritter über Person/Tätigkeit des Aktenbildners
a. Nekrologe
b. Erinnerungen
c. Materialsammlungen
II. Unterlagen über Dritte
…
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
28
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.3. Ordnung von Archivbeständen von Familien
Version
07.05.2015
1B.3. Ordnung von Archivbeständen von Familien
Familienbestände sind eine Zusammenfassung von Beständen einzelner Personen. Um dies in
der Hierarchie entsprechend abbilden zu können, wird für die gesamte Familie eine Katalogaufnahme auf Ebene Bestand kreiert. Mit dieser Aufnahme werden die einzelnen Bestände der
Familienmitglieder verknüpft. Diese Bestände werden deshalb auch mit der Verzeichnungsstufe Teilbestand bezeichnet (MARC-Feld 351 $c).
245
$a
351
$a
901 P_ $a
245
351
490
Archiv der Familie Tschudi
Bestand=Fonds
Tschudi (Familie)
$a
$c
$a
$v
$i
Allgemeines und Einzelnes
Teilbestand=Sub-fonds=Sous-fonds
Archiv der Familie Tschudi
A
1
245
351
490
$a
$c
$a
$v
$i
901 P_ $a
$d
Nikolaus Tschudi (1844-1931)
Teilbestand=Sub-fonds=Sous-fonds
Archiv der Familie Tschudi
B
2
Tschudi, Nikolaus
1844-1931
245
351
490
$a
$c
$a
$v
$i
901 P_ $a
$d
901 P_ $a
$d
Robert (1876-1953) und Emma (1884-1952) Tschudi-Nufer
Teilbestand=Sub-fonds=Sous-fonds
Archiv der Familie Tschudi
C
3
Tschudi, Robert
1876-1953
Tschudi-Nufer, Emma
1884-1952
245
Hans Peter (1913-2002) und Irma (1912-2003) TschudiSteiner
Teilbestand=Sub-fonds=Sous-fonds
Archiv der Familie Tschudi
D
4
Tschudi, Hans Peter
1913-2002
Tschudi-Steiner, Irma
1912-2003
351
490
$a
$c
$a
$v
$i
901 P_ $a
$d
901 P_ $a
$d
Die Ordnung der einzelnen Teilbestände kann chronologisch nach den Lebensdaten der Familienmitglieder oder in Abhängigkeit einer Familienhierarchie erfolgen. Auch andere Ordnungssysteme sind möglich. Gerade bei grösseren Familien empfiehlt sich aber eine Ordnung
basierend auf dem Aufbau der Familie. Die Archivbestände der einzelnen Familienmitglieder
wiederum werden als reguläre Archivbestände von Personen behandelt (vgl. Kapitel 1B.3.
Ordnung von Archivbeständen von Familien).
29
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.4. Umgang mit verschiedenen Ablieferungszeitpunkten
Version
07.05.2015
1B.4. Umgang mit verschiedenen Ablieferungszeitpunkten
1B.4.1. Allgemeines
Verschiedentlich kommt ein Bestand nicht am Stück, sondern portionenweise in die Institution. Das sorgt auf zwei Ebenen für Probleme:
1. Eine sinnvolle und ungestörte Ordnung ist schwieriger herzustellen bzw. zu bewahren.
2. Je nachdem, wie die Nachträge eingeordnet werden, muss nicht nur die Katalogisierung, sondern auch die Verpackung und Aufstellung des Bestandes angepasst werden.
Die Herangehensweise und Möglichkeiten für Ordnungsarbeiten unterscheiden sich je nach
Umfang der Nachlieferung (Einzeldokument bzw. kleinere Bestände <-> grösserer Bestand).
Verschiedene Nachlieferungstypen sind:
1. Geplante bzw. vorhersehbare Nachlieferungen
 Vorlässe
 Familienarchive
 Sammlungen (angereicherte Nachlässe, Sammlung von verstreuten Nachlassteilen)
 Firma, Verein oder Verband, der/die noch besteht und Teilbestände periodisch abliefert
2. Ungeplante bzw. unvorhergesehene Nachlieferungen
 Erben/Ablieferer halten bewusst oder unbewusst, offen oder heimlich Teile zurück. Später kommen sie auf den Entscheid zurück und liefern weitere Teile ab.
 Erben/Ablieferer verkaufen Teile des Bestandes, die schliesslich von der Institution übernommen bzw. erworben werden können (z.B. autographe Briefe von prominenten Korrespondenten).
 Nachlass wird bewusst auf verschiedene Erben verteilt oder ungeplant zerstreut.
Teile können später übernommen bzw. erworben werden.
 Teilbestände werden an verschiedenen Orten aufbewahrt, kommen erst später zum
Vorschein und werden dann abgeliefert.
1B.4.2. Empfehlungen für die Ordnungsarbeiten
1B.4.2.1. Nachlieferung oder Erwerb von grösseren Beständen
Aufgrund des Umfangs können solche Ablieferungen in der Regel kaum vollständig in die
bestehende Ordnung integriert werden. Eine grössere Nachlieferung kann als eigener Teilbestand erschlossen werden. Dies empfiehlt sich bei Unterlagen mit anderem Charakter oder
anderer Ordnungsstruktur als der Erstbestand. Unterlagen können jedoch auch als „Nachtrag
20XX“ an die bestehende Ordnung angehängt und je nach Art und Umfang der Nachträge auf
Verzeichnungsstufe Serie oder Teilserie angesiedelt werden. Die neuere Akzession ist jeweils
zu erwähnen (siehe Kapitel 1B.4.4. Festhalten der Akzession).
PA 540. Hero
PA 540a. Hero AG Lenzburg
PA 540b. Conservenfabrik Frauenfeld
(Bestand)
(Teilbestand)
(Teilbestand)
30
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.4. Umgang mit verschiedenen Ablieferungszeitpunkten
A. Werke
B. Korrespondenz
C. Lebensdokumente
D. Sammlungen
E. Nachtrag 20XX
I. Werke
II. Korrespondenz
III. Lebensdokumente
IV. Sammlungen
(Serie)
(Serie)
(Serie)
(Serie)
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
A. Werke
B. Korrespondenz
I. An Nachlasser
II. Von Nachlasser
III. Dritte an Dritte
IV. Nachtrag 20XX
a. Von Nachlasser
C. Lebensdokumente
I. Autobiografische Materialien
II. Dokumente der privaten Lebensführung
III. Nachtrag 20XX
a. Autobiografische Materialien
(Serie)
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Serie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
(Teilserie)
Version
07.05.2015
Diese Methode hat jedoch den Nachteil, dass inhaltlich identische Kategorien auf verschiedenen Verzeichnungsstufen und in teilweise abweichender Ordnungsfolge angesiedelt werden.
Werden spätere Ablieferungen erwartet bzw. sind sie bereits geplant, empfiehlt es sich, mit
der Erschliessung des Bestandes zu warten, bis alle Unterlagen abgeliefert sind. Ist der ungefähre Inhalt der Nachträge jedoch bereits bekannt, kann die Ordnung für die nachträgliche Erschliessung entsprechend vorbereitet werden.
1B.4.2.2. Nachlieferung oder Erwerb von kleineren Beständen und Einzeldokumenten
Kleinere Nachlieferungen und Einzeldokumente können in der Regel mit vertretbarem Aufwand vollständig in die bestehende Ordnung integriert werden. Dazu werden sie an einer passenden Stelle im vorhandenen Ordnungssystem untergebracht und mit einer eingeschobenen
Signatur versehen. Es ist auch möglich, einzelne Dokumente in bestehende Dossiers einzulegen und, falls nötig, die Laufzeit anzupassen. Ist die bestehende Ordnung nicht befriedigend
oder nicht durchschaubar, werden die Unterlagen am Ende der passenden Kategorie angehängt. Die neuere Akzession ist, zusätzlich zur Akzession des Hauptbestandes, jeweils zu erwähnen (siehe Kapitel 1B.4.4. Festhalten der Akzession).
A. Briefe an den Aktenbildner
1. Briefe von XY
1. 1942.02.25
2. 1942.03.02
2a. 1942.04.16
3. 1942.04.27
(Serie)
(Dossier)
(Dokument)
(Dokument)
(Dokument)
(Dokument)
Neben der Möglichkeit der Integration können Einzeldokumente und Dossiers auch in einer
separaten Sammel-Signatur, die keine eigentliche Archivsignatur8 darstellt, abgelegt werden.
8
Signatur, in die in einer Institution üblicherweise Archivbestände signiert werden bzw. Signaturen, die Teil des
Archivplans sind.
31
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.4. Umgang mit verschiedenen Ablieferungszeitpunkten
Version
07.05.2015
Diese Sammlung, deren Bestandteile inhaltlich keinen direkten Bezug zueinander haben, wird
häufig als „allgemeine Autographensammlung“ bezeichnet. Werden die Einzeldokumente und
Dossiers in einer separaten Sammel-Signatur abgelegt, ist zu beachten, dass Verweise zwischen Einzeldokument/Dossier und Bestand (siehe Kapitel 2B.6.3. Verwandte Verzeichnungseinheiten (544), 2D.6.3. Verwandte Verzeichnungseinheiten (544) bzw. 2E.6.3. Verwandte Verzeichnungseinheiten (544)) angelegt werden.
Die Wahl der Methode ist abhängig von der Erschliessungstradition und den Absichten der
Institution sowie vom betreffenden Einzeldokument/Dossier und Bestand.
Werden die späteren Nachträge erwartet bzw. sind sie bereits geplant, empfiehlt sich das Abwarten der Erschliessung eines Bestandes bis zum Vorhandensein aller Unterlagen.
1B.4.3. Empfehlungen für Archivbestände von Familien
Wird ein Familienarchiv so angelegt wie unter Kapitel 1B.3. Ordnung von Archivbeständen
von Familien beschrieben und werden die Archivbestände der einzelnen Familienmitglieder
nach ihrem Tod in einem Stück abgegeben, so ergeben sich keine grösseren Probleme. Die
einzelnen Teilbestände können chronologisch nach Ablieferungszeitpunkt geordnet werden.
1B.4.4. Festhalten der Akzession
Werden nach Eingang eines Archivbestandes Nachlieferungen erwartet, ist es sinnvoll, die
jeweilige Akzession generell auf allen Stufen zu erfassen. Sind nach Eingang eines Archivbestandes jedoch keine Nachlieferungen zu erwarten, genügt die einmalige Angabe der Akzession auf Stufe Bestand.
Die Akzession eines Nachtrags wird bei der Integration einer Nachlieferung zweimal erfasst:
Einerseits in der Katalogaufnahme zum neu zugegangenen Dossier oder Dokument, andererseits auf der Verzeichnungsstufe Bestand (zusätzlich zur Akzession des Hauptbestandes). Auf
Stufe Bestand empfiehlt sich, gerade bei vielen Einzelakzessionen, eine allgemeine Beschreibung aller nachträglichen Akzessionen in einem Feld 541 $a (Allgemeine Informationen). Die
einzelnen Signaturen können, sofern gewünscht, in einem Unterfeld $3 angegeben werden.
Die detaillierte Beschreibung der einzelnen Akzessionen erfolgt bei den betreffenden Dossiers
und Dokumenten.
Stufe Bestand:
245
$a Nachlass Walter Jesinghaus (1902-1966)
541
$a Der Bestand Walter Jesinghaus kam zwischen 1929 und 1938 als
Geschenk von Walter Jesinghaus in die Öffentliche Bibliothek der
Universität Basel. Er wurde durch zwei Stücke (Signaturen kr XV 14
und 17) unbekannter Herkunft und 1953 durch ein Stück (Signatur kr
XV 16) von Carmen Weingartner-Studer ergänzt. Siehe auch
Akzession bei den einzelnen Dokumenten. (Quelle: Eingangsjournale‚
Geschenke und Deposita‘ 1929-1953)
$f Öffentliche Bibliothek der Universität Basel
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d kr XV
32
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1B. Ordnungsprinzipien
1B.4. Umgang mit verschiedenen Ablieferungszeitpunkten
Version
07.05.2015
Stufe Dokument:
245
$a Suite per pianoforte solo
$h Noten
$b Op. 14
$c Walter Jesinghaus
541
$a Walter Jesinghaus
$c Geschenk
$d 1929
$e *29.2392
$f Öffentliche Bibliothek der Universität Basel
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d kr XV 1
245
541
852
$a
$h
$b
$c
$a
$c
$d
$e
$f
$a
$b
$c
$d
Suite per piccola orchestra
Noten
Op. 29
Walter Jesinghaus
Carmen Weingartner-Studer
Geschenk
1953
*53.1520
Öffentliche Bibliothek der Universität Basel
CH
Basel UB
Handschriften
kr XV 16
Zur Erfassung der Akzession siehe Kapitel 2B.3.4. Abgebende Stelle / Akzession (541),
2D.3.4. Abgebende Stelle / Akzession (541) bzw. 2E.3.4. Abgebende Stelle / Akzession
(541). Der konkrete Umgang mit der Erfassung von Akzessionen ist Sache der Katalogisierungsstelle.
33
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1C. Abbildung der Ordnung
1C.1. Verzeichnung nach ISAD(G)
Version
07.05.2015
1C. Abbildung der Ordnung
1C.1. Verzeichnung nach ISAD(G)9
Ob ein Archivbestand bis Verzeichnungsstufe Bestand, Serie, Dossier oder Dokument erschlossen wird, ist Sache der Katalogisierungsstelle. Erfolgt die Erschliessung im elektronischen Katalog nur auf Stufe Bestand, müssen die nachfolgenden Verzeichnungsgrundsätze
nach ISAD(G) nicht beachtet werden.
1C.1.1. Verzeichnung vom Allgemeinen zum Besonderen
Die Verzeichnungen sind in ihrer hierarchischen Beziehung zueinander darzustellen, wobei
vom Allgemeinen (Bestand) zum Besonderen vorzugehen ist.
1C.1.2. Verknüpfung der Verzeichnung
Jede Verzeichnung ist mit der nächsthöheren Verzeichnungseinheit zu verknüpfen, wobei die
jeweilige Verzeichnungsstufe festzuhalten ist (vgl. Kapitel 1C.2.4. Hierarchische Verknüpfung).
1C.1.3. Angaben für die Verzeichnungsstufe
Es werden nur diejenigen Angaben erfasst, die für die betreffende Verzeichnungsstufe wirklich relevant sind. Für einen Bestand werden also keine detaillierten Inhaltsangaben der Dossiers angegeben.
1C.1.4. Keine Wiederholung von Angaben
Auf der höchsten Stufe sind nur diejenigen Angaben anzugeben, die allen Bestandteilen gemeinsam sind. Zudem werden Angaben, die auf einer höheren Stufe bereits angegeben wurden, in der Regel nicht auf den untergeordneten Stufen wiederholt (Vermeidung von Redundanz).
9
Brüning, Heegewaldt, & Brübach, 2002, S. 26f.
34
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1C. Abbildung der Ordnung
1C.2. Verzeichnung im HAN-Format
Version
07.05.2015
1C.2. Verzeichnung im HAN-Format
Die Bestände eines Archivs sind im HAN-Verbund teilweise über zwei Möglichkeiten einsehbar: konventionell mittels Recherche im HAN-Katalog und als hierarchische Darstellung
(die hierarchische Darstellung eines HAN-Teilkatalogs ist nicht Teil des Verbundkatalogs und
muss von der jeweiligen Institution zusätzlich eingerichtet werden).10 Um die Abbildung der
Ordnung auf beiden Plattformen optimal zu gewährleisten, lassen sich die folgenden Grundsätze formulieren.
1C.2.1. Sinnvolle Verwendung von Verzeichnungsstufen
Wird ein Archivbestand lediglich auf Stufe Bestand erschlossen, erübrigen sich weitere Überlegungen zur Nutzung von Verzeichnungsstufen. Bei der detaillierten Erfassung eines Archivbestandes stehen neben den Stufen Bestand, Serie, Dossier und Dokument auch die Verzeichnungsstufen Teilbestand, Teilserie und Teildossier zur Verfügung. Diese erben jeweils
die Eigenschaften der entsprechenden Hauptstufen Bestand, Serie oder Dossier.
Es empfiehlt sich, die Verzeichnungsstufen in ihrer empfohlenen Hierarchie (Bestand über
Serie über Dossier über Dokument) zu nutzen. Dennoch kann ein Dossier auch direkt mit einem Bestand verknüpft werden. Eine Verknüpfung zwischen Dokument und Bestand ist jedoch nicht sinnvoll.
1C.2.2. Anzahl Katalogisate pro Verzeichnungsstufe
Je mehr Katalogisate direkt mit einer Verzeichnungsstufe verknüpft werden, desto grösser
wird der Suchaufwand einer recherchierenden Person. Dies zeigt sich insbesondere bei der
hierarchischen Darstellung des HAN-Katalogs. Je nach Art, Anzahl und Strukturierung der
Dokumente eines Archivbestandes lässt sich die Übersichtlichkeit durch Einfügen von zusätzlichen Verzeichnungsstufen (insb. Serie und Teilserie) verbessern. Diese können chronologischer („Unterlagen zum Geschäftsjahr 1972“), thematischer („Private Korrespondenz“, „Berufliche Korrespondenz“) oder alphabetischer („Korrespondenten A-M“) Natur sein.
Abbildung 1 : Hierarchische Darstellung der Korrespondenz eines Nachlasses.
(Die grafische Darstellung ist nicht explizit Teil der Erschliessung mit Aleph!)
Die Erweiterung der Hierarchie durch zusätzliche Verzeichnungszwischenstufen empfiehlt
sich nur, wenn der Bestand bereits eine ausgeprägte Ordnung besitzt und keine späteren strukturellen Änderungen erwartet werden. Nachträge sind insofern problematisch, als die Struktur
nicht immer beliebig erweitert oder ergänzt werden kann.
10
Beispiele hierarchischer Darstellungen sind die Übersichten über die elektronisch erschlossenen Nachlässe der
Universitätsbibliothek Basel (http://www.ub.unibas.ch/ibb/api/ubnachlass/) bzw. des Schweizerischen Wirtschaftsarchivs SWA (http://www.ub.unibas.ch/ub-wirtschaft-swa/schweiz-wirtschaftsarchiv/privatarchive/).
35
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1C. Abbildung der Ordnung
1C.2. Verzeichnung im HAN-Format
Version
07.05.2015
Nachträglich hinzugefügte Dokumente können mit der Ergänzung der vorhergehenden Signatur um arabische Kleinbuchstaben sauber in die Ordnung eingefügt werden (Beispiel: zwischen die Signaturen B:III:50 und B:III:51 wird eine Signatur B:III:50a eingefügt).
Bei der Ordnung nach alphabetischen Merkmalen ist zu bedenken, dass nicht immer klar ist,
unter welchem Namen ein bestimmter Urheber angesetzt wird (insb. bei verschiedenen Ansetzungen, Pseudonymen oder Präfixen des Familiennamens). Die Folge ist, dass bei der Katalogisierung die Ordnung unter Umständen nachträglich korrigiert werden muss.
1C.2.3. Signatur
Eine Signatur hat einerseits eine Identifikationsfunktion, andererseits bietet sie aber auch eine
Möglichkeit zur Darstellung der Einordnung eines Dokuments in die Hierarchie eines Archivbestandes. Um eine möglichst grosse Konsistenz und Übersichtlichkeit innerhalb einer
Institution zu gewährleisten, empfiehlt sich ein einheitlicher Aufbau aller Signaturen.
Beispiel 1 eines Signaturaufbaus gemäss RNA:
Signatur:
852 $a
CH
$b
Basel UB
$c
Handschriften
$d
NL 353:B:I:a:67
Hierarchie:
NL 353. Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
B. Korrespondenz
I. Briefe an Oscar Cullmann
a. Entwürfe
67. Barth, Karl: 12 Briefe an Oscar Cullmann
Beispiel 2 eines Signaturaufbaus gemäss RNA:
Signatur:
852 $a
CH
$b
Basel UB
$c
Handschriften
$d
NL 342:A:4
Hierarchie:
NL 342. Nachlass Josef Delz (1922-2005)
A. Vorlesungen
4. Delz, Josef: Cicero I
1C.2.3.1. Eindeutigkeit der Signatur
Innerhalb der eigenen Institution ist die eindeutige Zuweisung einer Signatur zwingend notwendig. Über die HAN-Verbundpartner hinweg können jedoch im Signaturenindex doppelte
Signaturen vorhanden sein. Diese sind jedoch durch die verschiedenen Institutionsbezeichnungen wiederum unterscheidbar.
1C.2.3.2. Verwendung von Sonderzeichen in Signaturen
Die Recherche nach Signaturen im Katalog unterstützt keine Sonderzeichen. Daher dürfen
lediglich arabische oder römische Zeichen und Ziffern verwendet werden.
Bei der Verwendung von Gross- und Kleinbuchstaben in Signaturen ist zu beachten, dass diese im Signaturenindex von Aleph nicht getrennt, sondern nach dem Alphabet aufgelistet werden.
Für die Verwendung von Satzzeichen siehe Kapitel 1C.2.3.3. Trennzeichen in Signaturen.
36
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1C. Abbildung der Ordnung
1C.2. Verzeichnung im HAN-Format
Version
07.05.2015
1C.2.3.3. Trennzeichen in Signaturen
Eine Signatur besteht jeweils aus zwei Teilen. Der erste Teil ist die Bezeichnung des Bestandes (oftmals dargestellt mit einem Kürzel und einem numerus currens) und hinsichtlich Formulierung und Verwendung von Trennzeichen Sache der Katalogisierungsstelle.
Der zweite Teil stellt die Eingliederung eines Bestandteils in die Hierarchie dar. Um die einzelnen Abschnitte dieses Signaturbestandteils untereinander zu trennen, sind verschiedene
Interpunktionszeichen üblich. Die möglichen Zeichen besitzen jeweils Vor- und Nachteile
hinsichtlich Lesbarkeit und Eindeutigkeit der Signatur. So können einfache Punkte [.] leicht
übersehen werden. Bei Spatien [ ] sind Unklarheiten möglich, ob das Zeichen überhaupt eine
Funktion als Trennzeichen inne hat (‚A a 1’ bzw. ‚Aa 1’). Auch ein Bindestrich [-] sagt nicht
eindeutig aus, ob er als Trennzeichen oder als Verbindungszeichen dient (besteht ‚A:17-31’
aus den Dokumenten 17 bis 31 oder nur aus einem Dokument mit der Nummer 17-31?). Zur
Trennung der einzelnen Teile hat sich bisher ein Doppelpunkt bewährt (Beispiel: A:I:a:1).
1C.2.4. Hierarchische Verknüpfung
Die Verknüpfung der einzelnen Katalogisate entsprechend der vorab definierten Ordnung
wird in Aleph über das Feld 490 realisiert. Es gilt dabei der Grundsatz: Angegeben wird die
gesamte Hierarchie, verknüpft wird aber nur zur nächsthöheren Hierarchiestufe.
490
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). B, Korrespondenz. I, Briefe an Oscar
Cullmann
$v a
$i 1
$w 133441
Abbildung 2 : Anzeige im OPAC
490
$a
$v
$i
$w
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). B, Korrespondenz
IV
4
133436
Abbildung 3 : Anzeige im OPAC
Die Verknüpfung zweier Katalogisate wird in Aleph mithilfe der Systemnummer des übergeordneten Katalogisats im Unterfeld $w umgesetzt. Die entsprechenden Verlinkungen im Katalog werden automatisch eingerichtet.
Das Unterfeld $v beinhaltet die Nummerierung des Katalogisats der Hierarchiestufe in Anzeigeform (in obigem Beispiel dargestellt mit der Formulierung „Teil a von:“), das Unterfeld
$i die Nummerierung in Sortierform. Bei der Sortierform kann es sinnvoll sein, die Anzeigeform, die auch aus arabischen Buchstaben und römischen Ziffern bestehen kann, durch arabische Zahlen zu ersetzen, um stets eine korrekte Sortierung gewährleisten zu können.
37
HAN
Archivbestände
1. Ordnung
1C. Abbildung der Ordnung
1C.2. Verzeichnung im HAN-Format
Version
07.05.2015
Die Position des Katalogisats in der gesamten Hierarchie bzw. der Pfad des Katalogisats wird
im Unterfeld $a angegeben. Grundsätzlich sollte der vollständige Pfad angegeben werden, so
dass dem Betrachter jederzeit ersichtlich wird, an welcher Stelle der Hierarchie er sich befindet. Ist der Gesamttitel jedoch zu lang, kann er am Ende des Titels mit […] gekürzt werden.
Die Interpunktion der Gesamthierarchie folgt den Regeln der ISBD (vgl. Kapitel 0C. Interpunktion). Dabei werden die einzelnen Hierarchiestufen durch Punkt Spatium [. ] voneinander
abgegrenzt, Bezeichnung und Titel der Hierarchiestufe werden mit Komma Spatium [, ] unterteilt.
38
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2A. Allgemeines
Version
07.05.2015
2. Verzeichnungselemente
2A. Allgemeines
2A.1. Verzeichnungsstufen und Verzeichnungselemente
Im HAN-Format sind die Verzeichnungsstufen Bestand, Teilbestand, Serie, Teilserie, Dossier, Teildossier und Dokument definiert (siehe Formathandbuch HANMARC, Feld 351 $c).
Die Verzeichnungsstufe Archiv ist nicht definiert und wird nicht erfasst.
Die einzelne Institution des Verbundes entscheidet, welche Bestände sie in welcher Tiefe verzeichnet (vgl. Kapitel 0D. Katalogisierungsniveau und Erschliessungsgrad).
Für jede Verzeichnungsstufe werden Pflichtelemente und empfohlene Verzeichnungselemente
definiert, die den „Schweizerischen Richtlinien für die Umsetzung von ISAD(G)“ des Vereins
Schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA folgen (siehe Tabelle 2A.1.1):
- Pflichtelemente sind obligatorisch zu erfassen.
- Über die Erfassung der empfohlenen Elemente (und weiterer Elemente) entscheidet die
einzelne Institution in Abhängigkeit der zur Verfügung stehenden Ressourcen, der Benutzerinteressen und der Bedeutung der Bestände.
Ob nur Pflichtelemente oder auch einzelne empfohlene Verzeichnungselemente verwendet
werden, ist abhängig vom gewählten Katalogisierungsniveau. Wird auf Minimalniveau erfasst, werden nur Pflichtelemente verwendet. Auf Normalniveau hingegen werden auch alle
empfohlenen Elemente verwendet (siehe Kapitel 0D.1. Katalogisierungsniveau für Titelaufnahmen). Die Elemente sind dabei auf jeder Stufe entsprechend zu berücksichtigen.
Neben den Pflicht- und empfohlenen Element gibt es fakultative Elemente, die die Verzeichnungseinheit mit zusätzlichen Informationen anreichern, aber nicht primär für die Beschreibung einer Verzeichnungseinheit notwendig oder empfohlen sind. Über die Verwendung dieser Felder entscheidet die einzelne Institution.
In den Kapiteln 2B – 2E werden die Verzeichnungsstufen mit den Verzeichnungselementen
beschrieben und durch Beispiele erläutert. Auf obligatorische Eintragungen wird hingewiesen.
39
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2A. Allgemeines
Version
07.05.2015
2A.1.1. Tabelle mit Pflicht- und empfohlenen Elementen nach ISAD(G)
Verzeichnungselemente
(Pflichtelemente, empfohlene Elemente)
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Identifikation
Signatur
Titel
Entstehungszeitraum
Verzeichnungsstufe
Umfang
2
2.1
Kontext
Aktenbildner
2.2
2.3
2.4
Verwaltungsgeschichte/Biografische
Angaben
Bestandsgeschichte
Abgebende Stelle / Akzession
3
3.1
3.2
3.3
3.4
Inhalt und innere Ordnung
Form und Inhalt
Bewertung und Kassation
Neuzugänge
Ordnung und Klassifikation
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Zugangs-/Benutzungsbestimmungen
Zugangsbestimmungen
Reproduktionsbestimmungen
Sprache/Schrift
Physische Beschaffenheit und technische
Anforderungen
Findmittel
5
5.1
5.2
5.3
5.4
MARC
Feld
Bestand
852
245, 246
008, 260, 593
351 $c
300
P
P
P
P
P
245 $c
901 P_, 902 P_
545
P
Stufen*
Serie
Dossier
E
P
E
P
P
P
P
P
Dok.
P
P
P
P
E
E
561
541
E
520
583
584
351 $a
E
E
E
E
E
E
E
E
E
355, 506, 852 $e
540
008, 041, 546
340
E
E
E
E
E
E
555
E
Sachverwandte Unterlagen
Aufbewahrungsort der Originale
Kopien/Reproduktionen
Verwandte Verzeichnungseinheiten
Veröffentlichungen
534
533
544
581
E
E
6
6.1
Anmerkungen
Allgemeine Anmerkungen
500
7
7.1
7.2
7.3
Verzeichnungskontrolle
Bearbeiter
Verzeichnungsgrundsätze
Datum/Zeitraum der Verzeichnung
583
583
583
E
E
E
E
E
* Die Empfehlungen der Verwendung basieren auf den Empfehlungen von ISAD(G)VSA11
und können vereinzelt von den Vorschlägen des HAN-Verbundes abweichen.
11
Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA. (2009). Schweizerische Richtlinie für die
Umsetzung von ISAD(G) – International Standard Archival Description (General). Abgerufen unter
http://www.vsa-aas.org/fileadmin/user_upload/texte/ag_n_und_s/Richtlinien_ISAD_G_VSA_d.pdf.
40
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2A. Allgemeines
Version
07.05.2015
2A.1.2. Tabelle MARC-Elemente
Legende: P = Pflichtelemente, E = Empfohlene Elemente, F = Fakultative Elemente, X = vom System verlangte Angaben
Feld
FMT
LDR
Pos.
Pos.
Pos.
6
7
17
008
Pos.
Pos.
6
07-10
Pos.
Pos.
Pos.
041
11-14
15-17
35-37
$a
$h
245
Datenelemente fester Länge
Art des Entstehungsjahres
Entstehungsjahr bzw. Beginn Entstehungszeitraum (s.a. 260 $c, 593)
Ende Entstehungszeitraum (s.a. 260 $c, 593)
Entstehungsland (s.a. 260 $a, 752)
Sprache (s.a. 041, 546)
Sprachcodes (s.a. 008, 546)
Vorkommende Sprache(n)
Originalsprache(n)
$a
$c
Titel- und Urheberangabe
Haupttitel
Zusatz zum Haupttitel
Erste und folgende Urheberangaben wenn nicht
im Titel (s.a. Eintragungen)
Allgemeine Materialbezeichnung13
Paralleltitel
Zweiter oder weiterer Titel des gleichen Autors
Titel eines anderen Autors
Zählung des Werkteils
Titel des Werkteils
Titelvariante
Titelvariante
Einleitender Text
Zählung des Werkteils
Titel des Werkteils
Entstehungsstufe/Auflage
Entstehungsstufe
Urheberangabe zur Entstehungsstufe
Massstabsangabe
Entstehungsort und -zeit
Entstehungsort (s.a. 752, 008)
Entstehungszeit (s.a. 593, 008)
$a
$b
$c
$e
Physische Beschreibung
Umfang
Andere physische Merkmale z.B. Illustrationen
Grösse bzw. Format
Begleitmaterial (s.a. 500 A_)
$a
$b
$c
$h
$d
$i
$j
$n
$p
246
$a
$i
$n
$p
250
255
260
Satzformat
Leader
Materialtyp
Bibliografische Ebene
Katalogisierungsniveau
$a
$b
$a
300
Bestand Serie12
X
X
X
X
Doss.
X
X
Dok.
X
X
X
X
X
X
F
F
F
F
F
P
P
P
E
P
F
E
P
F
E
P
P
F
F
F
F
F
F
F
F
E
E
P
P/E
P
F
P
P
E/F
E
E
E
E
E
E
E
E
12
Sind zwei Verwendungsempfehlungen angegeben, so bezieht sich die erste auf die Verwendung des Feldes bei
einer Erschliessung bis Stufe Serie, die zweite auf eine Erschliessung bis Stufe Dossier/Dokument (siehe
Kapitel 2C.2.1. Einleitung).
13
Sind auf Stufe Bestand, Serie oder Dossier verschiedene Archivalienarten vorhanden, werden diese gesammelt
in einem Feld 500 statt im Feld 245 $h erfasst.
41
HAN
Archivbestände
Feld
340
351
351
355 0_
$a
$i
$a
$c
$a
$h
490
$a
$v
$i
$w
500
$a
500
$a
500 A_
505
$a
$n
$g
$t
$r
506
$a
$c
$d
520
533
534
540
$a
$b
$n
$n
$a
$d
541
$a
$b
$c
$d
$e
$f
$h
2. Verzeichnungselemente
2A. Allgemeines
Version
07.05.2015
Bestand
Physische Beschaffenheit und techn. Anforderungen14
Beschreibstoff (und allgemeine Angaben)
Technische Voraussetzung
E
Ordnung und Klassifikation
P
Verzeichnungsstufe
Schutzfrist (s.a. 506, 583)
Schutzfristklasse
E
Schutzfristende
Serie
P/E
Doss.
P
Dok.
P
F
P
P
P
F
E
E
E
E
Verknüpfung der Verzeichnung
Verknüpfung zur nächsthöheren Verzeichnungsstufe unter Angabe der gesamten Hierarchie
Zählung Vorlageform
Zählung Sortierform
Verknüpfungsnummer
P
P
P
F
F
F
F
E
P/E
P
Allgemeine Anmerkung
Angabe von Archivalienart und Trägermaterial15
Begleitmaterial (s.a. 300 $e)
Fussnote zum Inhalt16
Teil
Stellenangabe
Titel
Urheberangabe
Zugangsbestimmungen (s.a. 355 0_, 852 $e)
Zugangsbestimmungen
Physische Benutzbarkeit
Autorisierter Benutzer
Form und Inhalt (Regesten)
Form und Inhalt
Erweiterung von $a
Standort von Reproduktionen (s.a. 856)
Standort von Originalen
Reproduktionsbestimmungen
Reproduktionsbestimmungen
Autorisierter Benutzer
Abgebende Stelle
Name des Vorbesitzers (wenn abw. Aktenbildner)
Adresse des Vorbesitzers
Akzessionsart
Datum der Akzession
Akzessions-Nummer
Eigentümer
Interne Informationen / Kaufpreis
E
E
E
F
F
E
F
F
F
F
E
F
F
F
E
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
E
F
F
F
F
F
F
F
E
F
F
F
E
F
E
E
E
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
14
Sind auf Stufe Bestand, Serie oder Dossier verschiedene Trägermaterialien vorhanden, werden diese
gesammelt in einem Feld 500 statt in mehreren Feldern 340 erfasst.
15
Sind auf Stufe Bestand, Serie oder Dossier verschiedene Trägermaterialien vorhanden, werden diese
gesammelt in einem Feld 500 statt in mehreren Feldern 340 erfasst. Sind auf Stufe Bestand, Serie oder Dossier
verschiedene Trägermaterialien vorhanden, werden diese ebenfalls gesammelt in einem Feld 500 statt in
mehreren Feldern 906 bzw. 907 erfasst.
16
Besteht ein Dokument aus mehreren, physisch selbstständigen Teilen, so können diese in je einer Fussnote 505
beschrieben werden. Für die genaue Verwendung des Feldes siehe Formathandbuch HANMARC, Feld 505.
42
HAN
Archivbestände
Feld
542
544
545
546
555
561
581
$d
$e
$n
$a
$b
$a
$a
$a
$a
$i
$3
583
584
585
$b
$c
$f
$h
$i
$k
$l
$a
$a
$3
2. Verzeichnungselemente
2A. Allgemeines
Inhaber Urheberrecht
Name des Inhabers
Repräsentant Körperschaft bzw. Adresse
Verwandte Verzeichnungseinheiten
Geschichte Körperschaft / Biografische Angaben
Geschichte Körperschaft / Biografische Angaben
Erweiterung von $a
Sprache (s.a. 008 und 041)
Findmittel (s.a. 856)
Bestandesgeschichte (vor Abgabe ans Archiv)
Literatur
Titel und weitere Angaben
Einleitender Text
Teil, der in der Literatur behandelt wird
Bearbeitung
Bearbeitungstyp
Zeitraum der Verzeichnung
Regelwerk/Grundsätze
Verantwortlich
Vorgehen
Bearbeiter
Status
Neuzugänge
Fussnote zu Ausstellungen
Fussnote zu Ausstellungen
Betroffene Stellen
773 _A
Übergeordnete Publikation zur analytischen
Aufnahme mit Verknüpfung 17
852
Aktive Signatur
Ländercode
Institutionsbezeichnung
Aufbewahrungsort
Signatur
Zugang (Ctrl + F8), (s.a. 355 0_, 506)
Alternativsignatur der Katalogisierungsstelle
Ländercode
Institutionsbezeichnung
Aufbewahrungsort
Signatur
Ehemalige Signatur der Katalogisierungsstelle
Ländercode
Institutionsbezeichnung
Aufbewahrungsort
Signatur
Link Web (Digitalisat, Findmittel, s.a. 533, 555)
URL zur verknüpften Ressource
Hinweis für das Publikum
$a
$b
$c
$d
$e
852 A_
$a
$b
$c
$d
852 E_
$a
$b
$c
$d
856
$u
$z
17
Version
07.05.2015
Bestand Serie
E
F
Doss.
F
Dok.
F
E
E
F
F
F
F
E
E
E
F
F
F
F
F
F
F
E
F
F
F
P
P
P
P
E
E
P/E
P/E
P/E
P/E
F
E
P
P
P
P
E
E
P
P
P
P
E
E
E
E
E
E
E
F
F
F
E
F
Werden für einzelne Bestandteile eines Dokuments eigene analytische Aufnahmen erstellt, können diese über
das Feld 773 mit dem Dokument verknüpft werden. Für die genaue Verwendung des Feldes siehe
Formathandbuch HANMARC, Feld 773.
43
HAN
Archivbestände
Feld
906 18
907 19
909
2. Verzeichnungselemente
2A. Allgemeines
Version
07.05.2015
Bestand
$f
Bezeichnungen für Non-Books: Hauptaspekt
Bezeichnungen für Non-Books: Nebenaspekt
Lokalcode (wenn definiert)
P
Serie
P/E
P/E
P
MARC-Elemente für Eintragungen (detailliert im Regelwerk Eintragungen)
Feld
Bestand Serie
100 20
Haupturheber Person
P
P/E
593
$a Entstehungszeit (Sortierform, s.a. 008, 260 $c)
F
F
600
Sacherschliessung Person
F
F
610
Sacherschliessung Körperschaft
F
F
611
Sacherschliessung Kongress
655
Textgattung (Form/Genre) aus Liste
700
(Neben)Urheber Person
710
(Neben)Urheber Körperschaft
711
(Neben)Urheber Kongress
752
Entstehungsort (s.a. 008, 260 $a)
901
Spezielle Nebeneintragungen (Personen)
901 2_
Schreiber
901 3_
Annotator/Korrektor
901 4_
Widmungsempfänger
901 6_
Vorbesitzer
E
901 9_
Adressat
901 P_
Aktenbildner
P
902
Spezielle Nebeneintragungen (Körperschaften)
902 4_
Widmungsempfänger
902 6_
Vorbesitzer
E
902 9_
Adressat
902 P_
Aktenbildner
P
913
Kongresse und Ausstellungen
Doss.
P
P
P
Dok.
P
P
P
Doss.
Dok.
E
P
F
F
F
F
F
F
F
F
P
F
F
F
F
F
F
F
F
F
P
F
F
P
F
2A.2. Eintragungen
Eintragungen sollen über die Browse-Indices einheitliche Zugriffe auf Urheber, Orte und Daten der im Katalog in Titelaufnahmen erfassten Handschriften, Briefe und Archivbestände
gewährleisten. Bei Urhebern und Orten ermöglichen sie über die Verbindung mit den Autoritätsaufnahmen zudem eine gezieltere Wortsuche in den jeweiligen Eintragungsfeldern. Weiterführende Informationen zu Eintragungen und deren Ansetzungen finden sich in Kapitel 1
der HAN-Katalogisierungsregeln Eintragungen.
Im Zusammenhang mit Archivbeständen sind die in Tabelle 2A.1.2. Tabelle MARCElemente im Abschnitt „Eintragungen“ genannten MARC-Felder von Relevanz. Die Verwendung eines Feldes als Pflicht-, empfohlenes oder fakultatives Element kann auf Verzeichnungsstufe Dokument bei spezielleren Dokumenttypen von den genannten Empfehlungen
abweichen. So ist beispielsweise für Briefe die Angabe des Urhebers (Feld 100) und des Adressaten (Feld 901 9_ bzw. 902 9_) Pflicht.
18
Sind auf Stufe Bestand, Serie oder Dossier verschiedene Trägermaterialien vorhanden, werden diese
gesammelt in einem Feld 500 statt in mehreren Feldern 906 bzw. 907 erfasst.
19
Siehe Fussnote 18.
20
Die Angabe des Haupturhebers wird grundsätzlich empfohlen. Eine Ausnahme sind Briefe, bei denen die
Angabe des Urhebers Pflicht ist.
44
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2A. Allgemeines
Version
07.05.2015
Die Verwendung von Eintragungen wird im vorliegenden Regelwerk nicht detailliert behandelt. In den betreffenden Kapiteln zu den Verzeichnungselementen wird jeweils darauf hingewiesen. Für detaillierte Informationen zur Verwendung sind die HAN-Katalogisierungsregeln Eintragungen zu konsultieren.
2A.3. Eintragungen unter Schlagwörtern
Es wird unterschieden zwischen Personen-, Körperschafts- bzw. Kongressschlagwörtern und
Sach- bzw. geographisch-ethnographischen Schlagwörtern.
Die Personen-, Körperschafts- und Kongressschlagwörter werden in den Feldern 600, 610
und 611 angegeben und richten sich nach der Autoritätsdatei DSV15. Sie werden gleich angesetzt wie die Namen von persönlichen oder körperschaftlichen Urhebern (Felder 100/700, 710
und 711). Siehe dazu Kapitel 2A.6.1, 2A.6.2 und 2A.6.3 der HAN-Katalogisierungsregeln
Eintragungen.
Die Beschlagwortung von Themen, Orten oder Völkern durch Sachschlagwörter und geographisch-ethnographische Schlagwörter richtet sich nach der Gemeinsamen Normdatei (GND)
und wird in den Feldern 650 _7 bzw. 651 _7 erfasst. Zurzeit werden Sachschlagwörter nach
GND nur von der Kantonsbibliothek Trogen verwendet. Institutionen, die Sachschlagwörter
für ihre Bestände vergeben wollen, wenden sich an den HAN-Verbundkoordination. Siehe
dazu Kapitel 2A.6.5 und 2A.6.6 der HAN-Katalogisierungsregeln Eintragungen.
Die Erschliessung von Textgattungen richtet sich nach einer Liste feststehender Begriffe in
Feld 655 (Formalschlagwörter Form/Genre). Diese Liste ist spezifisch für die HANBibliotheken erstellt und nicht identisch mit den Formalschlagwörtern der GND. Die Begriffe
werden über keine Autoritätsdatei geprüft, sind aber per Auswahl in Aleph mit Ctrl + F8 zugänglich. Siehe dazu Kapitel 2A.6.4 der HAN-Katalogisierungsregeln Eintragungen.
Des Weiteren ist die Erfassung lokaler Schlagwörter in Feld 690 möglich. Diese Option muss
aber im Vorfeld mit dem HAN-Systembibliothekar abgesprochen und eingerichtet werden.
45
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.1. Allgemeines
Version
07.05.2015
2B. Stufe Bestand
2B.1. Allgemeines
2B.1.1 Definition
Ein Archivbestand entsteht in der Regel durch die Zusammenfassung aller in einer Institution
aufbewahrten Unterlagen eines Aktenbildners. Als Aktenbildner wird eine Körperschaft, Person oder Familie bezeichnet, welche Unterlagen erstellt und/oder bearbeitet und/oder für die
eigenen Bedürfnisse neu zusammengestellt hat.
Besteht ein Bestand aus mehreren miteinander verbundenen oder zusammenhängenden Aktenbildnern, werden die einzelnen Gruppen als Teilbestände bezeichnet. Teilbestände entstehen beispielsweise aus verschiedenen Rechtsformen eines Unternehmens, den einzelnen Mitgliedern eines Familienarchivs oder Kryptonachlässen.
Zusätzlich können Teilbestände auch verschiedene Bearbeitungseinheiten wie Nachträge zu
Archivbeständen, unterschiedliche Ordnungen oder nachträgliche Zusammenfassungen von
Nachlässen umfassen.
2B.1.2. Ordnung
Archivbestände werden entsprechend den Übernahmevereinbarungen gebildet. Sie grenzen
sich durch Namen und Existenzzeitraum voneinander ab und können nach hierarchischen,
sukzessiven, assoziativen und familiären Beziehungen geordnet sein.
Für detaillierte Angaben zur Ordnung sowie Beispiele siehe Kapitel 1B. Ordnungsprinzipien.
46
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
2B.2. Zonen zur Identifikation
2B.2.1. Signatur (852)
Verwendung:
Pflichtelement (852) bzw. Empfohlenes Element (852 A_ und 852 E_)
Zweck:
Eindeutige Identifikation des Bestandes innerhalb der Institution.
Richtlinie:
Die Signatur setzt sich aus alphabetischen, alphanumerischen oder numerischen Zeichen zusammen. Sie muss innerhalb der Institution eindeutig sein,
kann die Tektonik abbilden und wird in der Regel vererbt21. Die Vererbung
kann über jede nachfolgende Stufe erfolgen oder unter Auslassung von Stufen direkt zur Stufe Dossier bzw. Dokument führen. Bei Signaturänderungen muss die alte Signatur nachgewiesen werden (Konkordanz herstellen).
HAN-Format
Die Signatur wird im Feld 852 $d erfasst, ergänzt durch Angaben zur aufbewahrenden Institution bzw. den Standort des Bestandes in den Unterfeldern $a (Ländercode), $b (Aufbewahrende Institution) und $c (Standort/Abteilung).
$a
$b
$c
$d
Ländercode (nach ISO-3166-1 Alpha 2)
Aufbewahrende Institution
Einheit innerhalb der Bibliothek (durch Katalogisierungsstelle definiert)
Signatur
Der Indikator 1 entscheidet über die Art der Signatur:
## Aktive Signatur
A_ Alternativsignatur (es existieren zwei verschiedene Signaturen für die
gleiche Verzeichnungsvorlage in der gleichen oder in zwei verschiedenen Institutionen)
E_ Ehemalige Signatur (die Verzeichnungsvorlage hatte früher eine andere
Signatur in der gleichen oder in zwei verschiedenen Institutionen)
Index:
Browse-Index Signatur (generiert aus 852 $d; eigener Index für Institution
möglich)
Wort-Index Signatur (aus Inhalt 852 $d)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
21
852
$a
$b
$c
$d
CH
Luzern ZHB
Sondersammlung Tresor BB
Ms.N.46
852
$a
$b
$c
$d
CH
Basel UB
Handschriften
NL 337
Vererbung meint, dass die Signatur der Stufe Bestand auf die nächste untergeordnete Ebene übertragen und
ergänzt wird.
47
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.2. Zonen zur Identifikation
852
$a
$b
$c
$d
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
CH SWA PA 527
852
$a
$b
$c
$d
CH
St. Gallen KB Vadiana
Rara Vadianische Sammlung
VadSlg NL 215
852
$a
$b
$c
$d
852 A_ $a
$b
$c
$d
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
CH SWA PA 554 (HAS 030)
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
Hotelarchiv Schweiz HAS 030
852
CH
Basel UB
Handschriften
NL 3
CH
Basel UB
Handschriften
Nachlass Bachofen (alt)
$a
$b
$c
$d
852 E_ $a
$b
$c
$d
Version
07.05.2015
2B.2.2. Titel- und Aktenbildnerangabe (245, 246)
Verwendung:
Pflichtelement (245) bzw. Fakultatives Element (246)
Zweck:
Benennung des Bestandes.
Richtlinie:
Bei Provenienzbeständen enthält der Titel den Namen des Aktenbildners,
der durch Attribute wie Daten, Orte, Zuständigkeit, Beschäftigung, Beinamen und andere geeignete Qualifikatoren ergänzt werden kann. Zusätzlich
kann ein Gattungsbegriff „Nachlass“ bzw. „Privatarchiv“ als Zusatz zum
Bestandestitel der Klärung des Zwecks des Katalogisats dienen, der sich
zwar aus dem Kontext einer hierarchischen Katalog-Darstellung erschliessen lässt, bei einer einfachen Katalogsuche nach Personen oder Stichworten
jedoch nicht immer klar ersichtlich wird.
Bei Pertinenz- oder Mischbeständen wird der Titel aus dem wichtigsten
sachlichen Kriterium gebildet, zu dem der Bestand zusammengestellt wurde.
Der Aktenbildner wird als Urheber der Sammlung erwähnt.
48
HAN
Archivbestände
HAN-Format:
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
Der Titel des Bestandes wird im Feld 245 $a angegeben.
Wurde der Titel bei Pertinenz- und Mischbeständen oder Sammlungen aus
einem sachlichen Kriterium gebildet, wird zusätzlich der Aktenbildner der
Sammlung im Feld 245 $c angegeben.
Ist zudem ein anderer Bestandestitel vorhanden oder musste der bestehende
Titel an aktuelle Gebräuchlichkeiten angepasst werden, so kann die ältere
Variante in einem Feld 246 $a vermerkt werden. Im Unterfeld $i wird in
kurzer Form der Ursprung dieses Titels angegeben (Älterer Titel, Anderer
Titel, Vorlagetitel, Zitiertitel etc.). Die Herkunft des Titels wird zusätzlich in
einem zutreffenden Feld (351 $a, 500 bzw. 561) erwähnt und erklärt.
Index:
Browse-Index Titel (generiert aus 245 $a / 246 $a)
Wort-Index Titel (aus Inhalt 245 $a / 246 $a)
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Die als Aktenbildner im Feld 245 $a bzw. $c genannten Personen oder Körperschaften erhalten eine Eintragung unter dem Aktenbildner in Feld 901 P_
bzw. 902 P_. Siehe dazu Kapitel 2E.1 in den HAN-Katalogisierungsregeln
Eintragungen.
Beispiele:
245
$a Nachlass Georg Thürer (1908-2000)
901 P_ $a Thürer, Georg
$d 1908-2000
245
$a Autographensammlung Karl Geigy-Hagenbach
901 P_ $a Geigy-Hagenbach, Karl
$d 1866-1949
245
$a Chemische Fabrik Schweizerhall AG (Basel) 1890-1987
(Schweizerhall Holding AG 1987-2006)
902 P_ $a Chemische Fabrik Schweizerhall (Basel)
902 P_ $a Schweizerhall Holding AG
245
$a Nachlass Gustav Arnold
901 P_ $a Arnold, Gustav
$d 1831-1900
245
$a Wissenschaftlicher Nachlass Ernst Gerhard Rüsch
901 P_ $a Rüsch, Ernst Gerhard
$d 1917-1997
245
246
351
$a
$a
$i
$a
Archiv Johann Jakob Bachofen (1815-1887)
Nachlass Johann Jakob Bachofen (1815-1887)
Älterer Titel
Auf Veranlassung von Karl Meuli hat Johannes Dörmann den
Nachlass unter dem Titel „Archiv J.J. Bachofen“ auf der Grundlage
der bei den Editionsarbeiten der „Gesammelten Werke“ gewonnenen
Kenntnisse neu geordnet. Die Neuordnung erfolgte nach sachlichen
und zugleich chronologischen Gesichtspunkten (vgl. Dörmann, Archiv
J.J. Bachofen). Es besteht eine Konkordanz der Nummern des
49
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
„Nachlasses J.J. Bachofen“ mit denjenigen des von Dörmann
gebildeten „Archivs J.J. Bachofen“. Im elektronischen Katalog sind
jeweils beide Signaturen verzeichnet (Nachlass Bachofen = „Nachlass
Bachen“; NL 3 = „Archiv Bachofen“). Der „Nachlass J.J. Bachofen“
umfasste die Nummern 1 bis 261 und I bis IV. Die Nummerierung, die
im Wesentlichen auf Dr. Carl Roth zurückging und später ergänzt
wurde, stellte lediglich ein erstes Inventar dar.
700
$a Dörmann, Johannes
901 P_ $a Bachofen, Johann Jakob (1815-1887)
245
$a Sammlung diverser wirtschaftshistorischer Dokumente
$c zusammengetragen von Ulrich Reich-Langhans
901 P_ $a Reich-Langhans, Ulrich
245
$a Sammlung zur Geschichte der Firma Koechlin, Baumgartner & Cie. in
Lörrach
$c angelegt durch Arthur Bolliger
520
$a Enthält Dokumentationsmaterial und div. kopierte Archivalien (v.a.
Verwaltung, Korrespondenz, Statuten) zur Geschichte der
Textildruckerei Koechlin, Baumgartner & Cie. in Lörrach. Die
Sammlung erlaubt einen detaillierten Zugang zur Erforschung der
KBC-Geschichte sowie der allgemeinen Geschichte des Textildrucks.
901 P_ $a Bolliger, Arthur
902 P_ $a Manufaktur Koechlin, Baumgartner und Cie. Aktiengesellschaft
(Lörrach)
2B.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c, 593 $a)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe des Entstehungszeitraums der enthaltenen Unterlagen.
Richtlinie:
Der Entstehungszeitraum des Bestandes wird gebildet aus dem ältesten und
dem jüngsten Dokument des gesamten Bestandes. Der Einfachheit halber
können bei sehr umfangreichen oder noch nicht vollständig erschlossenen
Nachlässen auch die Lebensdaten des Aktenbildners bzw. Nachlassers als
ungefährer Entstehungszeitraum angegeben werden. Der Zeitraum wird in
Jahren angegeben (Format jjjj bzw. jjjj-jjjj).
Vor- und Nachlaufzeiten werden dem hauptsächlichen Entstehungszeitraum
in runden Klammern vor- bzw. nachgestellt.
Zur genauen Angabe von Entstehungszeiträumen siehe auch Anhang C. Tabelle zur Erfassung von Entstehungsdaten.
HAN-Format:
Der Entstehungszeitraum wird auf Ebene Bestand in beschreibender Form
in Feld 260 $c und in normierter Form im Feld 593 $a sowie im Feld 008
auf Position 07-14 erfasst (siehe Anhang C. Tabelle zur Erfassung von Entstehungsdaten). Die Eingabe von Werten in den Feldern 008 und 593 wird
durch Aleph zwingend verlangt.
50
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
Im Feld 008 in Pos. 06 muss zusätzlich angegeben werden, um welche Art
von Entstehungszeitraum es sich handelt:
s = ein bekanntes oder wahrscheinliches Entstehungsjahr
m = Entstehungszeitraum erstreckt sich über mehrere Jahre
q = mutmasslicher Entstehungszeitraum
Index:
Wort-Index Datum (aus Inhalt 008 bzw. 593 $a)
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Der angegebene Entstehungszeitraum in Feld 260 $c erhält eine Eintragung
in Feld 593 $a. Siehe dazu Kapitel 2A.8 der HAN-Katalogisierungsregeln
Eintragungen.
Beispiele:
008
260
593
101011m18841971xx------------00----und-$c 1884-1971
$a 1884-1971
008
260
593
593
101011m17041952xx------------00----und-$c (1704) 1885-1952
$a 1885-1952
$a 1704
008
260
593
101011m19301979xx------------00----und-$c 1930-1953 (vereinzelte Ergänzungen bis 1979)
$a 1930-1979
008
260
593
101011q19502000xx------------00----und-$c Ca. 1950-2000
$a 1950-2000
008
260
593
101011q18001899xx------------00----und-$c [19. Jh.]
$a 1800-1899
2B.2.4. Verzeichnungsstufe und Verknüpfung
2B.2.4.1. Verzeichnungsstufe (351 $c)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe der Verzeichnungsstufe.
Richtlinie:
Die Verzeichnungsstufe der Verzeichnungseinheit „Bestand“ ist anzugeben.
HAN-Format:
Die Verzeichnungsstufe wird im Feld 351 $c mit dem normierten Begriff
„Bestand=Fonds“ angegeben. In Aleph ist dieser mit Ctrl + F8 in einer hinterlegten Liste abrufbar.
51
HAN
Archivbestände
Index:
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
Wort-Index Verzeichnungsstufe (aus Inhalt 351 $c)
Beispiele:
351
$c Bestand=Fonds
2B.2.4.2. Verknüpfung (490)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Bestand nicht verwendet.
2B.2.5. Umfang (300 $a)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe der Menge und/oder Art der Behältnisse.
Richtlinie:
Die Beschreibung des Umfangs erfolgt in arabischen Zahlen und der Angabe der Masseinheit. Diese besteht sinnvollerweise aus der Anzahl von Archivschachteln (sofern auf diese Weise verpackt) oder der Angabe der
Laufmeter. Auch eine Kombination beider Angaben ist möglich.
Ist der Bestand noch in Bearbeitung, sollte der geschätzte Umfang angegeben werden.
HAN-Format:
Der Umfang des gesamten Bestandes wird im Feld 300 $a angegeben.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
300
300
300
300
300
300
300
$a
$a
$a
$a
$a
$a
$a
583 Dossiers mit einem Umfang von insgesamt 3,5 Lfm
12 Bücher, 1 Mappe und 2 Hefte; insgesamt 0,6 Lfm
32 Archivschachteln
11,8 Lfm (102 Bde/Kartons)
4,85 Lfm
12,0 Lfm
Ungefähr 20 Lfm
52
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.3. Zonen zum Kontext
Version
07.05.2015
2B.3. Zonen zum Kontext
2B.3.1. Angaben zum Aktenbildner (nach ISAD(G): Provenienz)
Verwendung:
Die Angaben zum Aktenbildner werden auf Stufe Bestand im Kapitel
2B.2.2. Titel- und Aktenbildnerangabe (245, 246) behandelt.
2B.3.2. Geschichte der Körperschaft und/oder Biografische Angaben (545)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Informationen über die Geschichte der Körperschaft beziehungsweise zur
Biografie des Aktenbildners, zum besseren Verständnis des Kontexts.
Richtlinie:
Zusammenstellung der wichtigsten Informationen über den Aktenbildner in
Form eines Kurzporträts.
Im Falle von Körperschaften sollten der offizielle Name (ergänzt um frühere, abweichende oder nachfolgende Namen), der Zeitraum des Bestehens,
die gesetzlichen Grundlagen, der Zweck, die Funktionen und Kompetenzen,
die Geschäftsprozesse sowie die Organisation, mit allfälligen Änderungen,
beschrieben werden.
Im Falle von Personen oder Familien sollten die vollständigen Namen und
Titel, die Geburts- und Todesdaten mit Ortsangaben, die Aufenthaltsorte,
die Tätigkeiten, die Berufe und Funktionen sowie besondere Leistungen geschildert werden.
Die hierfür benutzten Hilfsmittel (Quellen, Amtsdruckschriften, Periodika,
Sekundärliteratur) können angegeben werden.
HAN-Format:
Die Geschichte der Körperschaft bzw. die biografischen Angaben sollten als
Freitext oder in einer chronologischen Aufzählung in den Feldern 545 $a
und $b eingetragen werden.
Bei Archivbeständen von Personen kann entweder nur eine ausführliche
Fassung der biografischen Angaben im Feld 545 $a erfasst oder eine Kurzfassung (Beruf/Funktion in Stichworten) im Feld 545 $a kombiniert mit einer ausführlichen Biografie in Unterfeld $b erfasst werden. Die Entscheidung über die Art der Verwendung ist Sache der Katalogisierungsstelle.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Sind in der Geschichte der Körperschaft mehrere offizielle Namen angegeben (bspw. Namensänderungen von Körperschaften), so sollte für so viele
offizielle Namen eine Eintragung im Feld 902 P_ vorgenommen werden,
wie sie dem Entstehungszeitraum des Bestandes entsprechen. Siehe dazu die
Kapitel 2E.1.1 und Anhang B (3. Kapitel) in den 'HAN-Katalogisierungsregeln Eintragungen'.
53
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.3. Zonen zum Kontext
Version
07.05.2015
Beispiele:
245
545
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
$a Evangelischer Theologe und Exeget
$b Geboren 1902 in Strasbourg, gestorben 1999 in Chamonix-MontBlanc. - Vorsteher des Theologischen Alumneums in Basel (19401972) und Rektor der Universität Basel (1968-1972). Zudem Dozent
an den Universitäten Basel (1938-1972) und Strasbourg (1930-1948,
mit Unterbrüchen), sowie mehreren Pariser Universitäten (Sorbonne:
1954-1968, EHEP: 1949-1972, Faculté libre de théologie protestante:
1953-1968). – Beobachter am Zweiten Vatikanischen Konzil (19621965), Commandeur der Französischen Ehrenlegion (1979) und
Preisträger des Premio Paolo VI (1993).
245
545
$a Nachlass Marcel Pfändler
$a Marcel Pfändler veröffentlichte seine Bücher unter den Pseudonymen
Taccio, Martin Renold und Mark Noldren.
245
545
$a Basler Handelsbank
$a Die von Repräsentanten des Basler Industrie- und Kaufmannskapitals
sowie von Privatbankiers gegründete Basler Handelsbank nahm ihre
Tätigkeit 1862 auf. Mitte der 1890er Jahre setzte der Aufschwung zur
Grossbank ein. Nach dem Höhepunkt wurde der Basler Handelsbank
die Konzentration ihrer Geschäftsaktivitäten auf das Deutsche Reich
sowie der Abzug der französischen Fluchtgelder zum Verhängnis. Ein
Fälligkeitsaufschub und Kapitalreduktionen in den 1930er Jahren
halfen nur vorübergehend. Als die deutschen Zahlungen ausblieben,
musste ihr die Eidg. Bankenkommission 1945 Stundung gewähren.
Der Schweizerische Bankverein (SBV) übernahm die Geschäfte und
beliess die Basler Handelsbank als Liquidationsinstitut für die
blockierten Guthaben, die z. Z. des deutschen Wirtschaftswunders
massive Aufwertungen erfuhren. 1957 zur Beteiligungs- und
Finanzgesellschaft umgewandelt, geriet die Basler Handelsbank 1989
wegen Fehlinvestitionen in Deutschland in Schwierigkeiten und
beanspruchte massive Finanzspritzen des SBV. Dieser verkaufte sie
1991 an die Genfer Beteiligungsgesellschaft Harwanne, die 1998 die
Basler Handelsbank an der Börse dekotieren liess.
245
545
$a Basler Bankierverein
$a Der Basler Bankierverein (z. T. auch Basler Bankverein genannt)
wurde 1854 von folgenden Privatbanken gegründet: Bischoff zu St.
Alban, Ehinger & Cie., J. Merian-Forcart, Passavant & Cie., J.
Riggenbach, Von Speyr & Cie. 1872 fusionierte der Basler
Bankverein mit dem Zürcher Bankverein und der Schweizerischen
Unionsbank St. Gallen. Aus diesem Zusammenschluss entstand der
Schweizerische Bankverein.
$a Basler Bankierverein
$a Bank Bischoff zu St. Alban (Basel)
$a Bank Ehinger (Basel)
$a Bank J. Merian-Forcart (Basel)
$a Passavant & Cie. (Bank ; Basel)
$a J. Riggenbach (Basel)
$a Von Speyr & Cie. (Bank ; Basel)
902 P_
902 P_
902 P_
902 P_
902 P_
902 P_
902 P_
54
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.3. Zonen zum Kontext
Version
07.05.2015
2B.3.3. Bestandesgeschichte (561)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Informationen über die Entstehung, Veränderung, Eigentums- und Besitzverhältnisse eines Bestandes sowie dessen Übernahme ins Archiv, soweit
diese Angaben für die Authentizität, die Integrität, die Vollständigkeit und
die Interpretation des jeweiligen Bestandes von Bedeutung sind.
Richtlinie:
Informationen über Entstehung und Veränderung des Bestandes, der Stand
und der Wechsel der Eigentums- und Besitzverhältnisse sowie Informationen zur Übernahme sollten summarisch in chronologischer Reihenfolge beschrieben werden. Die betreffenden Angaben können aus den Ablieferungsberichten übernommen werden. Sind die Angaben unbekannt, ist dies zu
vermerken. Handelt es sich beim Aktenbildner nicht um die abgebende Stelle, so sollte dies ebenfalls vermerkt werden.
Die hierfür benutzten Hilfsmittel (Quellen, Amtsdruckschriften, Periodika,
Sekundärliteratur) können angegeben werden.
HAN-Format:
Die Bestandesgeschichte sollte im Feld 561 $a chronologisch und als Freitext erläutert werden.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Alle als Vorbesitzer erwähnten Stellen erhalten eine Eintragung als Vorbesitzer in Feld 901 6_ (Person) bzw. 902 6_ (Institution). Siehe dazu Kapitel
2E.2 der HAN-Katalogisierungsregeln Eintragungen.
Beispiele:
561
$a Die Akten kamen in zwei Ablieferungen (2000/056 und 2006/020) ins
StAZH. Die jüngeren Akten (auch Patientendossiers) befinden sich
noch beim Zweckverband (Stand Juli 2007), eine Ablieferung ist aber
in Aussicht gestellt.
561
$a Der jüngere Teil der Unterlagen wurde 1997 vom Verwaltungsarchiv
der Burgergemeinde in das Burgerarchiv überführt (vgl.
Übergabeprotokoll vom 01.07.1997). Die Ablieferung des älteren
Teils ist nicht dokumentiert.
245
$a Anleihen: Sammlung von Emissionsprospekten und
Zeitungsausschnitten
561
$a Ein Teil der Bände wurde dem SWA vom Schweizerischen
Bankverein abgetreten. Ein anderer Teil stammt aus der
Briefsammlung des Württembergerhofes (CH SWA HS 257-262).
902 6_ $a Schweizerischer Bankverein (Basel)
245
561
$a Archiv Johann Jakob Bachofen (1815-1887)
$a Ein Teil des Nachlasses wurde 1920 nach dem Tod der Witwe Louise
Elisabeth Bachofen-Burckhardt (1845-1920) von den Erben der
Bibliothek übergeben (alte Signatur 1-10. I-IV). Einen zweiten,
bedeutenden Teil konnte Prof. August Simonius 1920 in Basel
käuflich erwerben; dieser Teil wurde von ihm 1931 auf der Bibliothek
55
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.3. Zonen zum Kontext
Version
07.05.2015
deponiert (alte Sign. 101-253, vgl. Meuli, Ges. Werke 3, 1012). Einige
Stücke kamen 1941 durch Schenkung von Dr. Ernst Miescher in den
Nachlass (alte Sign. 100d-h). Die 1950 von Werner Blocher der
Bibliothek zur Aufbewahrung übergebenen „Bachofeniana“ ging 1954
durch Erklärung von Dr. Eugen Blocher in das Eigentum der
Bibliothek über (alte Sign. 254-259). Der Faszikel besteht aus 43
Briefen an und über J.J. Bachofen aus dem Nachlass von Reg.-Rat Dr.
Hermann Blocher. Während der Arbeiten an den „Gesammelten
Werken“ wurden zahlreiche Bachofenbriefe entdeckt und als
Originale oder in Photokopie gesammelt und dem Nachlass beigefügt
(vgl. Fritz Husners Nachwort in den Ges. Werken 10, 559-561).
Einige Stücke stammen nicht von Bachofen; weil sie für die
Bachofenforschung von Interesse waren, wurden sie in den Nachlass
aufgenommen. 3 Bleistiftzeichnungen von Johann Sütterlin (18221872), davon 2 Kopien nach Claude Lorraine, und diverse Stiche
wurden am 28. August 1970 dem Basler Kupferstichkabinett
geschenkweise überlassen.
245
561
$a Burckhardt-Forcart, Daniel und Ludwig
$a Die Herkunft der Akten ist unbestimmt. Evtl. kamen sie zusammen
mit dem Bestand der Firma Burckhardt-Wildt & Sohn ins SWA,
welcher 1916 von der Nachfolgefirma Burckhardt & Cie. übergeben
wurde.
901 P_ $a Burckhardt-Forcart, Daniel (1805-1879)
901 P_ $a Burckhardt-Forcart, Ludwig (1810-1887)
902 6_ $a Burckhardt & Cie.
561
$a Der Nachlass wurde vor der Übernahme sehr schlecht gelagert. Teile
des Bestandes wurden deshalb aufgrund übermässiger
Beschädigungen durch Wasserschäden bzw. aus gesundheitlichen
Gründen (sehr starker Schimmelbefall) kassiert.
2B.3.4. Abgebende Stelle / Akzession (541)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe der Körperschaft, Familie oder Person, die die Unterlagen als letztes
in Besitz gehabt, verändert, weitergeführt und/oder benutzt hat, bevor sie die
Unterlagen an die aufbewahrende Institution übergeben hat.
Richtlinie:
Die abgebende Stelle kann vom Aktenbildner abweichen. Sofern die Angaben nicht vertraulich sind, sollte die abgebende Stelle mit Name, Datum und
Form der Akzession und, falls vorhanden, entsprechenden Akzessionsnummern angegeben werden. Ist die abgebende Stelle unbekannt, sollte dies
vermerkt werden.
HAN-Format:
Alle Angaben sollten als Freitext im Feld 541 $a (Allgemeine Information)
oder stärker strukturiert in den Unterfeldern $a-$f erfasst werden. Das Unterfeld $h kann zusätzlich für interne Informationen bzw. den Kaufpreis genutzt werden und ist im OPAC, wie auch Unterfeld $b, nicht sichtbar.
56
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.3. Zonen zum Kontext
Version
07.05.2015
Es wird empfohlen, die Angaben in strukturierter Form in den Unterfeldern
$a-$f zu erfassen.
$a
$b
$c
$d
$e
$f
$h
$3
Name der abgebenden Stelle
Adresse des Vorbesitzers
Akzessionsart (abrufbare Liste mittels Ctrl + F8)
Datum der Akzession
Akzessions-Nummern
Eigentümer (insb. wenn Bestand nur als Depositum übergeben)
Interne Informationen / Kaufpreis
Betroffene Signaturen
Die Verwendung des Unterfeldes $c (Akzessionsart) ist Sache der Katalogisierungsstelle und nicht zwingend. Eine Liste mit möglichen Begriffen ist
hinterlegt (Ctrl + F8).
Sind neben der Haupt-Akzession viele Einzelakzessionen in einem Bestand
vorhanden, empfiehlt sich eine allgemeine Beschreibung aller späteren Akzessionen in einem Feld 541 $a (Allgemeine Informationen) auf Stufe Bestand. Die einzelnen Signaturen können auf Stufe Bestand in einem Unterfeld $3 angegeben werden. Die detaillierte Beschreibung der einzelnen Akzessionen erfolgt bei den betreffenden Dossiers und Dokumenten (vgl. Kapitel 1B.4.4. Festhalten der Akzession).
Index:
Browse-Index Akzessionsnummer (aus Inhalt 541 $e)
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Alle erwähnten abgebenden Stellen sollten eine Eintragung als Vorbesitzer
in Feld 901 6_ (Person) bzw. 902 6_ (Institution) erhalten, sofern sie nicht
mit dem Aktenbildner identisch sind. Siehe dazu Kapitel 2E.2 der HANKatalogisierungsregeln Eintragungen.
Beispiele:
245
541
$a
$a
$c
$d
$e
$f
541
$a
$c
$d
$e
$f
901 6_ $a
901 6_ $a
901 P_ $a
$d
Nachlass Guido Bachmann (1940-2003)
Guido Bachmann
Geschenk
1993
*93,19H
Öffentliche Bibliothek der Universität Basel
Max und Martha Mustermann
Geschenk
2005
*05,10H
Öffentliche Bibliothek der Universität Basel
Mustermann, Max
Mustermann, Martha
Bachmann, Guido
1940-2003
57
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.3. Zonen zum Kontext
245
541
$a
$a
$c
$d
$e
$f
901 P_ $a
$d
902 6_ $a
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
Fondation de France
Depositum
2009
2009,19H
Fondation de France, Paris
Cullmann, Oscar
1902-1999
Fondation de France
245
541
Nachlass Elsa Cavelti (1907-2001)
Max Mustermann
Musterstrasse 10, 4056 Basel
Kauf
2009.09.09
2009,26H
Öffentliche Bibliothek der Universität Basel
Gekauft im August 2005, CHF XXXX.Mustermann, Max
Cavelti, Elsa
1907-2001
$a
$a
$b
$c
$d
$e
$f
$h
901 6_ $a
901 P_ $a
$d
Version
07.05.2015
245
541
$a Nachlass Agnes von Segesser
$a Herkunft: 4 Ordner aus dem Nachlass der Schriftstellerin wurden der
ZHB am 26. Juni 2003 durch Dr. Max Mustermann von Luzern
übergeben und mit Vertrag vom 25. Oktober 2003 der ZHB als
Geschenk überlassen.
901 6_ $a Mustermann, Max
901 P_ $a Segesser, Agnes von
$d 1884-1964
245
541
$a Transportwesen. Sammlung diverser Frachtbriefe, Zollpapiere und
Transportscheine
$a Unbekannte abgebende Stelle
$c Geschenk
$d Unbekanntes Datum
58
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
Version
07.05.2015
2B.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
2B.4.1. Form und Inhalt (520)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Information über den Inhalt und die Form des Bestandes, um Benutzenden
die Beurteilung über eine allfällige Konsultation zu erleichtern.
Richtlinie:
Form und Inhalt beschreiben kurz die Art der vorhandenen Dokumente und
Dossiers sowie den Zeitraum ihrer Entstehung („Enthält“). Zudem sollten
Angaben über Besonderheiten oder erwähnenswerte Abweichungen erfasst
werden („Darin“).
HAN-Format:
Form und Inhalt sollten als Freitext im Feld 520 $a und $b angegeben werden.
Es kann entweder nur eine ausführliche Fassung des Inhalts im Feld 520 $a
erfasst werden oder eine Kurzfassung (Stichworte) im Feld 520 $a kombiniert mit einer ausführlichen Fassung in Unterfeld $b. Die Entscheidung
über die Verwendung ist Sache der Katalogisierungsstelle.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
520
$a Wissenschaftlicher Nachlass Ernst Gerhard Rüsch
$a Vorlesungen 1954-1974, Vorträge 19..-1996, Arbeitsmaterialien aus
Editions-Projekten
245
520
$a Nachlass Paul Häberlin (1878-1960)
$a Unterlagen zur Person, Briefe, Materialien zum Werk, Diverses,
wissenschaftliche und künstlerische Vorarbeiten,
Vorlesungsmanuskripte, Lebenserinnerungen, Tagebücher. Der
Nachlass beinhaltet zudem das Archiv der Paul Häberlin-Gesellschaft.
245
520
$a Basler Handelsbank
$a Zirkulare und Emissionsprospekte. Diese Zirkularsammlung enthält
Anlageempfehlungen, Emissionsprospekte, Pfandbriefe, HypothekenAnleihen, Börsenberichte, Einschätzungen von Wertpapieren sowie
Broschüren und Berichte über politische Einflüsse auf die
Wirtschaftstätigkeit.
245
520
$a Nachlass Amerbach (Familie)
$a Briefe, Manuskripte, juristische Gutachten
$b Zum Amerbachnachlass gehören die grossen Korrespondenzen (heute
in der Abteilung G), die Dokumente aus dem Nachlass des Erasmus
(heute zum grössten Teil in der „Erasmuslade“), die eigentlichen
Buchhandschriften (durch die Abteilungen verstreut, wobei manche
nicht juristischen Humanistica unter C geraten sind), Akten und
persönliche Aufzeichnungen, Notizen und Vorlesungsnachschriften,
Juristisches aller Art und eine Fülle kleinerer Manuskripte. Da die
beiden Amerbach Rechtkonsulenten der Stadt Basel waren und auch
59
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
Version
07.05.2015
zahlreiche Gemeinwesen und Herren weit herum ihre Dienste in
Anspruch nahmen, finden sich in ihrem Nachlass Materialien zu
vielen Prozessen und Affären der Zeit. Nur als Proben für den
vielfältigen Reichtum des Bestandes seien im weiteren erwähnt etwa
die „Amerbachiana ad Erasmi relicta“ (C VIa 71), welche durch die
Abrechnungen über das Legatum Erasmianum mit tausenden von
Spenden an Einheimische und durchreisende Fremde für die
Personengeschichte von unschätzbarem Wert sind, oder die
Inschriftensammlung von Bonifacius Amerbach (C VIa 72), deren
Grundstock auf den Strassburger Humanisten Thomas Wolf
zurückgeht, dann Teile des (vorwiegend juristischen) Nachlasses von
Ulrich Zasius, versprengte autographe Stücke aus den HieronymusScholien des Erasmus (in C VIa 68) oder zahlreiche Bücherlisten
nicht nur zur Amerbachischen Bibliothek. Auch der Kuriosität halber
verdienen zum Schluss die „Schedae Amerbachianae“ Beachtung,
Quittungen für erhaltene Unterstützung, welche zusammengefaltet
und zu kleinen Paketen verschnürt in einer alten hölzernen Schachtel
verwahrt werden (C VIa 96).
2B.4.2. Bewertung und Kassation (583)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Information über jede vom Archiv vorgenommene oder durch das Archiv
autorisierte Bewertung und Kassation der Unterlagen.
Richtlinie:
Umfang und Kriterien vorgenommener Bewertungen und Kassationen sind
summarisch zu vermerken. Die betreffenden Angaben sollten aus den Bewertungsprotokollen übernommen werden. Liegen keine Informationen vor,
sollte dies vermerkt werden. Vorhandene Lücken in der Überlieferung sollten beschrieben werden.
HAN-Format:
Die Angaben zur Bearbeitung sollten entweder als Freitext im Feld 583 $a
oder strukturiert im Feld 583, Unterfelder $b, $c, $f, $h, $i, $k und $l erfasst
werden. Der Bearbeitungstyp Bewertung schliesst den Vorgang der Kassation mit ein.
$a
$b
$c
$f
$h
$i
$k
$l
$3
Bearbeitung (Freitext)
Bearbeitungstyp „Bewertung“ (abrufbare Liste mittels Ctrl + F8)
Zeitraum der Bearbeitung
Regelwerk
Verantwortliche Person/Körperschaft
Vorgehen
BearbeiterIn
Status
Hinweis auf den die Bearbeitung betreffenden Teil des Bestandes
Die Verantwortung über den Bearbeitungsvorgang liegt in der Regel bei der
aufbewahrenden oder seltener bei einer externen Institution bzw. deren leitenden Stellen und muss nur in abweichenden Fällen in Unterfeld $h explizit
60
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
Version
07.05.2015
angegeben werden. Eine bearbeitende Person muss nicht erfasst werden. Ist
dies jedoch erwünscht und ist die bearbeitende Person nicht identisch mit
der verantwortlichen Person oder Körperschaft, kann zusätzlich ihr Name in
Unterfeld $k erfasst werden.
Der Status des Bearbeitungstyps kann, sofern er noch nicht abgeschlossen
ist, mit „Pendent“ angegeben werden. Ist der Bearbeitungsvorgang abgeschlossen, wird das Unterfeld $l nicht verwendet bzw. gelöscht.
Sind bei einem Bestand Nachlieferungen zu erwarten, können die Angaben
zur Bearbeitung mit dem Unterfeld $3 dem jeweils betreffenden Teil des
Bestandes zugeordnet werden. Der Verweis sollte die Signatur, das Datum
der Akzession oder ein anderes eindeutiges Merkmal enthalten. Vergleiche
dazu Kapitel 1B.4. Umgang mit verschiedenen Ablieferungszeitpunkten.
Der Indikator 1 entscheidet über die Sichtbarkeit der Angaben im OPAC
(0 = nicht sichtbar, 1 = sichtbar). Die Entscheidung obliegt der Katalogisierungsstelle und dem Usus des betreffenden Archivs.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
583 1_ $b Bewertung=Appraisal=Evaluation
$i Bewertung und Kassation wurden vom Kreisspital Rüti
vorgenommen. Bei den Krankengeschichten handelt es sich um eine
Auswahl, wobei die Auswahlkriterien nicht bekannt sind.
583 1_ $b Bewertung=Appraisal=Evaluation
$i Es besteht kein Bewertungskonzept. Für weitere Ablieferungen an das
Burgerarchiv ist ein solches zu erstellen und umzusetzen. Gemäss
Weisungen des Staatsarchivs sind Protokolle, Verträge sowie
aufgehobene Reglemente archivwürdig und dauernd aufzubewahren
(hoher Evidenz- und Informationswert).
583 1_ $b
$c
$i
$h
$3
Bewertung=Appraisal=Evaluation
2011
Dubletten wurden kassiert.
Archiv für Agrargeschichte
2013/04
583 1_ $b
$c
$f
$h
$i
Bewertung=Appraisal=Evaluation
2012
Bewertungsrichtlinien des SWA
Leitung des SWA
Kassiert wurden Dubletten, Kontoauszüge, PortfoliomanagementUnterlagen, Börsenabrechnungen, Rechnungen, Belastungsanzeigen,
Lieferlisten v.a. der Tochterfirmen, Drucksachen und Broschüren von
Drittfirmen, Versicherungsunterlagen, Vertragsentwürfe der
Tochtergesellschaften
$k Hans Mustermann
$3 Akzession von 2006
61
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
Version
07.05.2015
2B.4.3. Neuzugänge (584)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angaben für den Benutzer über mögliche Veränderungen im Umfang der
Verzeichnungseinheit.
Richtlinie:
Es sollte angegeben werden, ob Neuzugänge, ergänzende Übernahmen oder
Deposita zu erwarten sind. Wenn ja, sollten ungefähre Angaben über den
Umfang und den Turnus der Neuzugänge erfolgen.
HAN-Format:
Die Angaben sollten als Freitext im Feld 584 $a erfasst werden.
Zum allgemeinen Umgang mit Neuzugängen vgl. Kapitel 1B.4. Umgang
mit verschiedenen Ablieferungszeitpunkten.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
584
245
584
$a Archiv Schweizerischer Verband der Akademikerinnen (SVA) =
Association suisse de Femmes universitaires
$a Neuzugänge sind in allen Beständen möglich. Zu erwarten sind auch
Neuzugänge der Sektionen Neuchâtel, St. Gallen, Zentralschweiz,
Fribourg, Schaffhausen, Graubünden, Aargau, Solothurn und Wallis.
$a Archiv der Zentralbibliothek Luzern
$a Abgeschlossenes Archiv, Neuzugänge ausschliesslich in das Archiv
der Zentral- und Hochschulbibliothek Luzern
2B.4.4. Ordnung und Klassifikation (351 $a)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Information über die innere Ordnung und/oder Klassifikation des Bestandes.22
Richtlinie:
Die Geschichte der Ordnung eines Bestandes sollte beschrieben werden. Zusätzlich sollte angegeben werden, ob die vorhandene Ordnung des Bestandes beibehalten wurde oder ob die Unterlagen vom Archiv neu geordnet
wurden. In beiden Fällen sollte anschliessend eine summarische Beschreibung der vorhandenen Ordnung respektive der vorgenommenen Ordnungsarbeiten und/oder angewandten Klassifikation erfolgen.
Wird die Ordnung im Katalog oder im verlinkten Findmittel ersichtlich,
muss sie in Feld 351 $a nicht mehr explizit aufgeführt werden. Es kann aber
das grundlegende Ordnungsprinzip angegeben werden (z.B. „Der Bestand
ist nach Funktionen gegliedert.“).
22
In der Schweiz werden die Begriffe innere Ordnung, Klassifikation und Gliederung meist synonym verwendet.
62
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
HAN-Format:
Die Angaben sollten als Freitext im Feld 351 $a notiert werden.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Version
07.05.2015
Beispiele:
245
351
$a Autographen-Nachlass Rudolf Burckhardt-Burckhardt (1877-1964)
$a Die von Nicolas Burckhardt stammende Ordnung und auch die nicht
immer ganz korrekten Titel der einzelnen Konvolute wurden
beibehalten.
245
351
$a Nachlass Benno Ammann (1904-1986)
$a Der Bestand ist auf zwei Signaturen verteilt: NL 291 (Unterlagen zu
Person und Werk) und kr 66 (Musikhandschriften). Unter der Signatur
kr 66 sind auch Tonaufzeichnungen der elektronischen Werke in Form
von digitalen Archivkopien auf Audio-CD abgelegt.
245
$a Chemische Fabrik Schweizerhall AG (Basel) 1890-1987
(Schweizerhall Holding AG 1987-2006)
$a Der Bestand besteht aus drei Teilbeständen: Teilbestand a vereint die
Unterlagen der Chemischen Fabrik Schweizerhall AG von der
Gründung 1890 bis zur Einführung der Holdingstruktur 1987. Teil b
enthält die Unterlagen der Schweizerhall Holding AG von 1987 bis
kurz vor deren Umstrukturierung im Jahr 2006. Teil c enthält die
Unterlagen zu den Tochtergesellschaften bzw. Holding-Beteiligungen
in der Zeit von 1981 bis 2004.
351
245
351
$a Schweizerische Kraftübertragung AG (SK)
$a Der Bestand wurde in seiner ursprünglichen Ordnung belassen.
63
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
2B.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
2B.5.1. Zugangsbestimmungen (355, 506, 852 $e)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe der allgemeinen Bestimmungen, die den Zugang zum Bestand festlegen, sowie eventuelle aus dem Archiv- oder Datenschutzgesetz oder als
Folge von vertraglichen Vereinbarungen mit der abgebenden Stelle oder
dem Eigentümer abgeleitete Einschränkungen des Zugangs.
Richtlinie:
Es sollten die allgemeinen Zugangsbestimmungen der aufbewahrenden Institution angegeben werden.
Lassen sich aus den allgemeinen Bestimmungen (Archivgesetz, Datenschutzgesetz)23 oder aus vertraglichen Vereinbarungen Schutzfristen ableiten, sollte darauf zusätzlich zu den allgemeinen Zugangsbestimmungen hingewiesen werden.
Die ausformulierten allgemeinen Zugangsbestimmungen einer Institution
können entweder in jedem Katalogisat angegeben werden oder als gedruckte
oder elektronische Version vorliegen, auf welche im Katalogisat verwiesen
wird. Letzteres empfiehlt sich, da flexibler auf Änderungen reagiert werden
kann und der Text in den Katalogisaten dabei nicht angepasst werden muss.
Neben einer allfälligen Benutzungsordnung für Sonderbestände sollten die
Bestimmungen Verweise auf das kantonale Archivgesetz und das kantonale
bzw. eidgenössische Datenschutzgesetz enthalten, aus denen allfällige
Schutzfristen abgeleitet werden können.
HAN-Format:
Die allgemeinen Zugangsbestimmungen bzw. der Hinweis darauf sollten als
Freitext in Feld 506 $a erfasst werden.
Sind keine Schutzfristen mehr vorhanden, sollte in Feld 506 $a mit der Ergänzung „Für diese Unterlagen bestehen keine Schutzfristen mehr.“ darauf
hingewiesen werden.
Sind noch Schutzfristen vorhanden, sollte in Feld 506 $a mit der Ergänzung
„Für diese Unterlagen können noch Schutzfristen bestehen.“ ebenfalls darauf hingewiesen werden. Zusätzlich können Details aus den vertraglichen
Vereinbarungen wie die Dauer der Einschränkung und die betroffenen Bestandesteile angegeben werden. Ausnahmen der Einschränkungen für bestimmte Personen werden im Feld 506 $d notiert. Dieses Unterfeld ist im
OPAC nicht sichtbar und dient dem Personal zur Ermöglichung des Zugangs für bestimmte Personen. Des Weiteren wird im Feld 852 $e mit der
23
Die gesetzlichen Schutzfristen basieren auf dem kantonalen bzw. eidgenössischen Datenschutzgesetz sowie
dem jeweils gültigen kantonalen Archivgesetz und können je nach Kanton unterschiedlich sein. In der Regel
wird für Sachakten eine Schutzfrist von 30 Jahren nach Abschluss eines Dossiers verlangt. Bei Personenunterlagen oder Akten, die sich in ihrem wesentlichen Inhalt oder Zweck auf eine Person beziehen (kurz: Personenbezogene Unterlagen), sind die Fristen in der Regel länger und abhängig von den Lebensdaten der betreffenden Person (sofern bekannt) oder vom Erstellungsdatum des jüngsten Dokumentes.
64
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
Angabe „Benutzung eingeschränkt“ (mittels Ctrl + F8) auf die Einschränkung hingewiesen.
Zur Kennzeichnung der Schutzfristkategorien sollte in Feld 355 0_ $a angegeben werden, ob im Bestand Sachunterlagen und/oder Personenbezogene
Unterlagen vorhanden sind. Pro Kategorie wird ein einzelnes Feld 355 erfasst, die Begriffe sind in einer Liste hinterlegt (Ctrl + F8). Details zur
Kennzeichnung sowie zur Schutzfristberechnung können in Feld 583 0_ mit
$b „Schutzfrist“ hinterlegt werden (vgl. Kapitel 2B.8.3. Bearbeitungstyp
„Schutzfrist“). Diese Angaben sollten auf jeden Fall erfasst werden, unabhängig von effektiv vorhandenen Schutzfristen. Dies als Hilfe bei der Prüfung von an Benutzende herauszugebende Bestände auf mögliche schutzwürdige Interessen von Personen.
Sind zudem Einschränkungen der Benutzung aufgrund von physischen Beschädigungen oder Beeinträchtigungen vorhanden, sollten diese als Freitext
in Feld 506 $c erfasst werden. Zusätzlich sollte in Feld 852 $e die Angabe
„Benutzung eingeschränkt“ (mittels Ctrl + F8) eingefügt werden. Diese Einschränkungen sind in der Regel temporär. Wurden die Mängel behoben,
werden die Felder 506 $c und 852 $e wieder gelöscht. Ein Vermerk zu den
vorgenommenen Konservierungs- bzw. Restaurierungsarbeiten kann in Feld
583 angegeben werden (siehe Kapitel 2B.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“ bzw. 2B.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“).
Soll ein Bestand im Katalog zwar erfasst, die Katalogisate aber erst nach
einer bestimmten Frist im OPAC veröffentlicht werden oder ist ein ganzer
Bestand für längere Zeit für die Benutzung gesperrt, können die betreffenden Katalogisate mithilfe des Feldes 909 $f für die Anzeige im OPAC gesperrt werden. Zur genauen Verwendung siehe Kapitel 2B.9.4. Lokalcodes
(909).
In Anhang A. Arbeitshilfe zu Zugangs-/Benutzungsbestimmungen sind weitere Angaben zur praktischen Anwendung dieser Felder enthalten.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Die Benutzungsbestimmungen richten sich nach dem Archivgesetz
des Kantons Basel-Stadt. Für diesen Archivbestand bestehen keine
Schutzfristen mehr.
852
$a CH
$b Basel UB Wirtschaft - SWA
$c Privatarchive
$d CH SWA HS 188
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Es gilt die Benutzungsordnung für die Abteilung Sonderbestände. Für
diesen Archivbestand können noch Schutzfristen bestehen.
65
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
852
$a
$b
$c
$d
$e
Version
07.05.2015
CH
Basel UB
Handschriften
NL 87
Benutzung eingeschränkt
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Der Archivbestand ist gemäss Schenkungsvertrag bis 2040 für die
allgemeine Benutzung nicht zugänglich. Nach Ablauf der Schutzfrist
gilt die Benutzungsordnung für die Abteilung Sonderbestände.
$d Ausgenommen von der Sperrung sind Familienangehörige des
Nachlassers.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 110
$e Benutzung eingeschränkt
355 0_ $a Sachunterlagen
506
$a Es gilt die Benutzungsordnung für die Abteilung Sonderbestände. Die
Einsichtnahme richtet sich nach dem Archivgesetz des Kantons BaselStadt und dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Für diesen
Archivbestand bestehen keine Schutzfristen mehr.
$c Einzelne Teile des Bestandes sind zurzeit aus konservatorischen
Gründen nicht zugänglich.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 256
$e Benutzung eingeschränkt
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Es gelten die Benutzungsbestimmungen für die Abteilung
Handschriften, Archive und Nachlässe. Für diesen Bestand können
noch Schutzfristen bestehen.
$c Der Archivbestand kann aus konservatorischen Gründen nur teilweise
und mit Einwilligung des Abteilungsleiters HAD benutzt werden.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 211
$e Benutzung eingeschränkt
2B.5.2. Reproduktionsbestimmungen (540, 542)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe der allgemeinen Bestimmungen, die die Reproduktion und Veröffentlichung eines Bestandes festlegen, sowie von möglichen Einschränkun-
66
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
gen, die sich aus den vertraglichen Vereinbarungen mit der abgebenden
Stelle oder dem Eigentümer ableiten lassen.
Richtlinie:
Es sollten die allgemeinen Reproduktions- und Veröffentlichungsbestimmungen der aufbewahrenden Institution angegeben werden.
Lassen sich aus den vertraglichen Vereinbarungen Reproduktionseinschränkungen ableiten, sollte darauf zusätzlich zu den allgemeinen Reproduktionsbestimmungen hingewiesen werden. Ebenso sollte der Inhaber des Urheberrechts zur Weiterleitung von Anfragen erfasst werden.
Die ausformulierten allgemeinen Reproduktionsbestimmungen einer Institution können entweder in jedem Katalogisat angegeben werden oder als gedruckte oder elektronische Version vorliegen, auf welche im Katalogisat
verwiesen wird. Letzteres empfiehlt sich, da flexibler auf Änderungen reagiert werden kann und der Text in den Katalogisaten dabei nicht angepasst
werden muss. Neben den allgemeinen Bestimmungen der Institution sollten
die Reproduktionsbestimmungen Verweise auf das kantonale Archivgesetz,
das Urheberrechtsgesetz und das kantonale bzw. eidgenössische Datenschutzgesetz enthalten, aus denen allfällige Fristen abgeleitet werden können.
HAN-Format:
Die allgemeinen Reproduktionsbestimmungen bzw. der Hinweis darauf
sollten als Freitext in Feld 540 $a angegeben werden.
Sind Reproduktionen aus vertraglichen Gründen nur eingeschränkt möglich,
sollte darauf, ergänzend zu den allgemeinen Reproduktionsbestimmungen,
im Feld 540 $a hingewiesen werden. Ausnahmen von diesen Einschränkungen werden im Feld 540 $d notiert. Das Unterfeld $d ist im OPAC nicht
sichtbar und dient dem Personal zur Ermöglichung von Ausnahmen für bestimmte Personen.
Sind Einschränkungen von Reproduktionen aufgrund von physischen Beschädigungen oder Beeinträchtigungen vorhanden, sollten diese zusätzlich
zu den allgemeinen Bestimmungen als Freitext in Feld 540 $a erfasst werden. Diese Einschränkungen sind in der Regel temporär. Wurden die Dokumente restauriert, wird der Hinweis in Feld 540 $a wieder gelöscht. Ein
Vermerk zu den vorgenommenen Konservierungs- bzw. Restaurierungsarbeiten kann in Feld 583 angegeben werden (siehe Kapitel 2B.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“ bzw. 2B.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“).
Der Name des Inhabers des Urheberrechts sollte, sofern bekannt, in Feld
542 $d erfasst werden. Zusätzlich wird in Unterfeld $e die Adresse des Inhabers bzw. bei körperschaftlichen Inhabern Name und Adresse des Repräsentanten (Verwalter, Präsident etc.) angegeben. Dieses Feld ist im OPAC
nicht sichtbar und dient dem Personal zur Vermittlung des Kontakts bei urheberrechtlichen Fragen. Zudem kann in Feld 540 $a, zusätzlich zu den allgemeinen Bestimmungen, ein öffentlich sichtbarer Hinweis auf den körperschaftlichen Inhaber des Urheberrechts gegeben werden.
67
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
In Anhang B. Arbeitshilfe zu Originalen und Reproduktionen sind weitere
Angaben zur praktischen Anwendung dieser Felder enthalten.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
540
$a Es gelten die generellen Benutzungsregeln der UB Basel für
Handschriften und Nachlässe.
540
$a Es gelten die generellen Benutzungsregeln der UB Basel für
Handschriften und Nachlässe. Aus konservatorischen Gründen können
von diesem Bestand keine Kopien oder Digitalisate hergestellt
werden. Einzelne Aufnahmen können jedoch unter Aufsicht der
Bestandeserhaltung gemacht werden.
540
$a Es gelten die generellen Benutzungsregeln der UB Basel für
Handschriften und Nachlässe. Aufgrund vertraglicher Abmachungen
mit dem Eigentümer können jedoch keine Reproduktionen hergestellt
werden.
$d Autorisiert sind die Mitglieder des Stiftungsrates Lucius Burckhardt
245
540
$a Nachlass Ernst Wölfflin (1873-1960)
$a Es gelten die generellen Benutzungsregeln der UB Basel für
Handschriften und Nachlässe. Die Urheberrechte liegen bei der
Wölfflin-Thesaurus-Stiftung. Alle Publikationsbewilligungen müssen
an diese gerichtet werden.
$d Wölfflin-Thesaurus-Stiftung
$e c/o Prof. Rudolf Wachter, Musterstrasse 5, 4056 Basel
542
245
540
542
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
$a Es gelten die generellen Benutzungsregeln der UB Basel für
Handschriften und Nachlässe.
$d Fondation de France
$e Fondation oecuménique Oscar Cullmann, Präsident Martin Wallraff,
Theologisches Seminar, Nadelberg 10, 4051 Basel
2B.5.3. Sprache/Schrift (008 Pos. 35-37, 041, 546)
Verwendung:
Fakultatives Element (041, 546) bzw. Pflichtelement (008)
Zweck:
Identifizierung der in der Verzeichnungseinheit enthaltenen Sprache(n),
Schriftarten und Zeichensysteme.
Richtlinie:
Die in den Unterlagen vorherrschende/n Sprache/n ist/sind festzuhalten.
Abweichende Sprachen (Dialekte), Schriftarten, Zeichensysteme oder verwendete Abkürzungen sollten ebenfalls angegeben werden.
HAN-Format:
Die Angaben können im Feld 546 $a erfasst werden. Eine Auswahl von
Sprachen ist in einer hinterlegten Liste (Ctrl + F8) angegeben.
68
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
Die hauptsächliche Sprache wird zudem in normierter Form im Feld 008,
Pos. 35-37 erfasst. Die Codeliste ist in den Katalogisierungsregeln IDS
(KIDS) verfügbar. Weitere Codes sind:
zxx = no linguistic content (Bilddokumente oder Musikalien)
und = unbestimmt oder Erfassung nicht sinnvoll
mul = mehrere, nicht differenzierte Sprachen
Kann die Sprache nicht angegeben werden oder wird darauf verzichtet, wird
der Sprachcode „und“ verwendet (undetermined = nicht bestimmt).
Ist mehr als eine Sprache vorherrschend, können alle Sprachen zusätzlich in
normierter Form im Feld 041 $a angegeben werden (je Sprachcode ein Unterfeld $a).
Index:
Wort-Index Sprachcode (aus Inhalt 008 Pos. 35-37 bzw. 041 $a)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
008
008
041
546
008
008
041
546
546
$a
$a
$a
$a
010429q18801965xx------------------ger-ger
ger
fre
lat
Deutsch, Französisch, Latein
$a
$a
$a
$a
051131q19021999xx------------------ger-ger
ger
eng
Deutsch
Englisch
2B.5.4. Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen (340)
Verwendung:
Feld 340 wird auf Stufe Bestand nicht verwendet. Angaben zur physischen
Beschaffenheit sollten entsprechend Kapitel 2B.7. Zone zu Anmerkungen /
Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500) angegeben werden.
2B.5.5. Findmittel (555, 856)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe über alle vorhandenen Findmittel.
Richtlinie:
Sämtliche vom Aktenbildner oder vom Archiv hergestellten Findmittel sollten aufgelistet und deren Verfügbarkeit angegeben werden.
HAN-Format:
Die Angaben sollten als Freitext im Feld 555 $a erfasst werden.
69
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
Ist das Findmittel in elektronischer Form vorhanden, empfiehlt sich eine
Verknüpfung des Dokumentes mit dem Katalogisat im Feld 856. Im Unterfeld $u wird die URL der verknüpften Ressource angeben, in $z die Linkbeschriftung als Hinweis für das Publikum.
Zur Verwendung der Erschliessungsgrade von Findmitteln vgl. Kapitel
0D.3. Erschliessungsgrad (Findmittel bzw. Feld 555).
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
555
856
$a Basler Sparkasse
$a Zettelkatalog, Detailverzeichnis (gedruckt und als PDF)
$u http://www.ub.unibas.ch/digi/a125/verzeichnisse-privatarchive/
BAU_5_000118756_cat.pdf
$z Zugriff auf elektronisches Detailverzeichnis (PDF)
245
555
$a Nachlass Edwin Fischer (1886-1960)
$a Nachlass Edwin Fischer, Inventar der Schenkung an die
Zentralbibliothek, 1983.
$a Betschart, Andrea. - Verzeichnis der Tonaufnahmen im Nachlass
Edwin Fischer an der Zentralbibliothek Luzern. - Luzern, 1993.
555
245
555
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
$a In den Verbundkatalog HAN sind erst Teile des Nachlasses
aufgenommen. Das detaillierte Findbuch ist als PDF verlinkt.
583 0_ $b Verzeichnung=Description=Inventaire
$c 2010
$i Geplanter Erschliessungsgrad: Detailliert
$k Max Mustermann
$l Pendent
856
$u http://www.ub.unibas.ch/digi/a100/kataloge/nachlassverzeichnisse/
BAU_5_000085890_cat.pdf
$z Detailliertes Findbuch zum Nachlass (Stand September 2012)
246
555
$a Nachlass Edgar Salin (1892-1974)
$a Im Verbundkatalog HAN sind erst Teile des Nachlasses
aufgenommen. Für den gesamten Nachlass siehe: MetzgerBuddenberg, Ingrid. - Verzeichnis des schriftlichen Nachlasses von
Edgar Salin. - Basel, 1984. Das detaillierte Verzeichnis ist als PDF
verlinkt.
583 0_ $b Verzeichnung=Description=Inventaire
$c 2009
$i Erschliessungsgrad: Summarisch
$k Max Mustermann
856
$u http://www.ub.unibas.ch/digi/a100/kataloge/nachlassverzeichnisse/
IBB_5_000003738_cat.pdf
$z Detailliertes Findbuch zum Nachlass (Stand 2008/2009)
70
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
2B.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
2B.6.1. Standort von Originalen (534)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Nachweis über den Aufbewahrungsort (in der eigenen oder externen Institution), die Zugänglichkeit oder die Vernichtung des Originals, falls es sich
bei der Verzeichnungseinheit um eine Reproduktion handelt.
Richtlinie:
Falls die Verzeichnungseinheit eine Reproduktion ist, kann die Institution
oder Person benannt werden, in deren Besitz sich das Original befindet.
Ausserdem können für die Ermittlung des Originals nützliche Signaturen
und weitergehende Informationen angeführt werden. Wenn das Original
nicht mehr existiert (Zerstörung, Verlust o.ä.), kann darauf hingewiesen
werden.
HAN-Format:
Die Angaben können als Freitext im Feld 534 $n erfasst werden.
Index:
Wort-Index Alle Felder (aus Inhalt 534 $n)
Beispiele:
245
300
351
520
534
534
$a
$a
$b
$c
$a
Nachlass Amalie Pinkus
2 Lfm
Fotokopien
Bestand=Fonds
Der Nachlass besteht aus den kopierten Fichen des Schweizer
Staatsschutzes und des Zürcher Staatsschutzes.
$n Bern, Schweizerisches Bundesarchiv, Signatur unbekannt
$n Zürich, Staatsarchiv, Signatur unbekannt
2B.6.2. Standort von Reproduktionen (533)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Verweis auf vorhandene Sicherungskopien und Reproduktionen.
Richtlinie:
Wurde der Bestand teilweise oder ganz kopiert und/oder reproduziert (bspw.
aus Gründen der Sicherung, Schonung etc.), so können Form (Mikroverfilmung, Digitalisierung etc.) und, falls abweichend vom Original, der Aufbewahrungsort dieser Kopien oder Reproduktionen angegeben werden.
HAN-Format:
Die Angaben können als Freitext im Feld 533 $n erfasst werden.
Sind Original wie Reproduktion in der eigenen Institution vorhanden, kann
die Reproduktion ohne eigenständige Katalogaufnahme in einem Feld 533
in der Aufnahme des Originals angegeben werden. Zusätzlich wird die Signatur der Reproduktion in ein zweites Feld 852 aufgenommen.
71
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
Sind zu einem Bestand Digitalisate auf externen Plattformen vorhanden (emanuscripta u.ä.) und ist auf Stufe Dossier bzw. Dokument jeweils eine
Verlinkung zu diesen in Feld 856 angegeben, müssen diese Reproduktionen
dort nicht explizit erwähnt werden. Es empfiehlt sich jedoch ein allgemeiner
Hinweis auf vorhandene Digitalisate im Feld 533 auf Stufe Bestand.
Index:
Wort-Index Alle Felder (aus Inhalt 533 $n)
Beispiele:
245
351
533
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
$c Bestand=Fonds
$n Vereinzelt sind Digitalisate vorhanden. Vorhandene Digitalisate sind
beim betreffenden Dossier oder Dokument angegeben.
2B.6.3. Verwandte Verzeichnungseinheiten (544)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Verweis auf verwandte Materialien zum vorliegenden Bestand innerhalb der
eigenen Institution und/oder in anderen Institutionen.
Richtlinie:
Enthält der vorliegende Bestand Material, das in enger inhaltlicher Beziehung zu anderen Beständen oder Einzeldokumenten steht, sollten Angaben
über das verwandte Material (wenn möglich mit Signatur), den Aufbewahrungsort und die Art der Beziehung gemacht werden.
Einzeldokumente, die nachträglich einer Institution übergeben werden, nicht
zum eigentlichen Archivbestand gehören und deshalb nicht in diesen eingegliedert werden (sondern stattdessen bspw. in eine Autographensammlung),
können hier angegeben werden. Vergleiche dazu auch Kapitel 1B.4. Umgang mit verschiedenen Ablieferungszeitpunkten.
HAN-Format:
Die Angaben sollten als Freitext im Feld 544 $n erfasst werden.
Mit dem Indikator 1 kann angegeben werden, ob sich eine verwandte Verzeichnungseinheit in derselben Institution (Indikator 1 = 1) oder in einer anderen Institution (Indikator 1 = 0) befindet.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
$a Kling, Camille, Bank- und Effektengeschäft
544 1_ $n Privatarchiv Allgemeine Creditbank AG (CH SWA HS 188).
Dokumentensammlung Allgemeine Creditbank in Basel (CH SWA
Banken 22).
72
HAN
Archivbestände
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
245
$a Burckhardt-Sarasin, Carl, Dr. h.c., Seidenbandfabrikant
544 0_ $n Universitätsbibliothek Basel: Burckhardt-Sarasin, 14. Dezember 1873
- 30. April 1971 (Fz 252:1971 Burckhardt). Carl Burckhardt-Sarasin
vor dem Grabhäuschen von Johann Ludwig Burckhardt in Kairo
[Bildmaterial] (Portr BS Burckhardt JL 1784, 8).
245
520
$a Faessler, Paul (1916-2009)
$a Der Bestand gibt einen guten Einblick in Paul Faesslers Werdegang
und sein Wirken vor und nach seiner Zeit als Direktor der
Forschungsanstalt Tänikon. Faesslers Tätigkeit in der
Forschungsanstalt Tänikon ist im Archivbestand der FAT
dokumentiert.
544 1_ $n Dokumentensammlung Faessler Paul (CH SWA Biogr. Faessler,
Paul); Dokumentensammlung Christoph-Merian-Stiftung (CH SWA
Soz. Inst. 79).
544 0_ $n Schweizerisches Bundesarchiv: Eidgenössische Forschungsanstalt für
Agrarwirtschaft und Landtechnik Tänikon (BAR E7250-01).
Staatsarchiv Basel-Stadt: Löwenburg (JU), Gutsbetrieb Löwenburg in
Pleigne (Landgut der Christoph-Merian-Stiftung) (CH StABS PA
1039a D 4); Christoph-Merian-Stiftung (CH StABS PA 79).
245
544
$a Nachlass Jacob Christoph Beck (1711-1785)
$n Weiteres Nachlassmaterial verstreut in Frey-Gryn Mscr.
245
544
$a Nachlass Max Thomann
$n Siehe auch VMs S o 315 (Gästebuch von Max Thomann) und St.
Gallen, Kantonsbibliothek Vadiana, VNL 14 : 20-112 (gesammelte
Hesse-Bücher).
245
544
$a Vorlass Erna Brandenberger
$n Die von Erna Brandenberger übersetzten oder herausgegebenen,
gedruckten Werke sind im Bibliothekskatalog SGBN verzeichnet.
2B.6.4. Veröffentlichungen (581)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe von Veröffentlichungen, die unter Benutzung oder Auswertung der
Verzeichnungseinheit entstanden sind.
Richtlinie:
Auf Veröffentlichungen, die unter Benutzung oder Auswertung der Verzeichnungseinheit entstanden sind, sollte hingewiesen werden. Dabei werden drei Typen von Veröffentlichungen unterschieden:
1. Veröffentlichungen über den Aktenbildner
2. Forschungsarbeiten unter Benutzung des Archivbestandes
3. Literatur über den Archivbestand
Andere Formen von Veröffentlichungen werden an dieser Stelle nicht angegeben.
73
HAN
Archivbestände
HAN-Format:
2. Verzeichnungselemente
2B. Stufe Bestand
2B.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
Die Angaben sollten im Freitext im Feld 581 $a erfasst werden.
Zusätzlich kann im Unterfeld $i ein einleitender Text vermerkt werden. Im
Unterfeld $3 sind genauere Angaben zum Teil des Archivbestandes, der in
der Literatur behandelt wird, möglich.
Für die Zitation der Veröffentlichungen gelten die Interpunktionsregeln in
Kapitel 0C. Interpunktion.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
581
$a Nachlass Eduard Pfyffer (1782-1834)
$a Häfliger, Alois. - Schultheiss Eduard Pfyffer, 1782-1834. - Willisau,
1975, S. 180-198
245
581
$a Nachlass Louis Pfyffer von Wyher (1783-1845)
$a Wyss, Beat. - Louis Pfyffer v. Wyher, Architekt, ein Beitrag zur
Schweizer Baugeschichte des 19. Jh. (Beiträge zur Luzerner
Stadtgeschichte; Bd. 3). - Luzern, 1976, S. 180-198
245
$a Chemische Fabrik Schweizerhall AG (Basel) 1890-1987
(Schweizerhall Holding AG 1987-2006)
$a Schär, Hans-Peter. - Von Salz und Seide zur Biotechnologie Schweizerhall und die Basler Chemie. - [Basel], 2003
581
245
581
581
$a Hero 1992- (Conservenfabrik Lenzburg 1898-1946, Hero Conserven
Lenzburg 1947-1993)
$a Steigmeier, Andreas. - Hero. In: Historisches Lexikon der Schweiz
(HLS). URL: http://www.hls-dhs-dss.ch/textes/d/D41842.php,
Version 30.08.2006
$a Koellreuter, Isabel, Lüpold, Martin; Schürch, Franziska. - Hero – seit
1886 in aller Munde. - Baden, 2011
74
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2B. Stufe Bestand
2B.7. Zone zu Anmerkungen
Version
07.05.2015
2B.7. Zone zu Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500)
Verwendung:
Fakultatives Element bzw. Empfohlenes Element (zur Angabe von Archivalienart und Trägermaterial)
Zweck:
Bereitstellung von Spezialinformationen und Angaben, die in keinem der
anderen Bereiche angebracht werden können.
Richtlinie:
Alle Angaben, die in den übrigen Feldern nicht erfasst werden, aber für das
Verständnis des Benutzers oder zur Erklärung erfasster Informationen notwendig oder sinnvoll sind, können hier angegeben werden.
HAN-Format:
Alle Informationen können als Freitext im Feld 500 $a erfasst werden. Für
mehrere verschiedene Informationen empfiehlt sich die Verwendung mehrerer Felder.
Besteht ein Dossier aus mehreren Archivalienarten und/oder Trägermaterialien, sollten diese gesammelt in je einem Feld 500 angegeben werden:
- Alle Trägermaterialien werden mit der einleitenden Wendung „Trägermaterial:“ in einem Feld 500 erfasst. Siehe dazu Anhang D3. Angabe
des Trägermaterials und Formathandbuch HANMARC, Feld 500.
- Alle Archivalienarten werden mit der einleitenden Wendung „Archivalienart:“ in einem Feld 500 erfasst. Siehe dazu Anhang D2. Angabe der
Archivalienart und Formathandbuch HANMARC, Feld 500.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
500
$a Nachlass Familie Balthasar
$a Betrifft insbesondere: Franz Ludwig (*1752), Ratsherr, sowie seine
Söhne Josef Xaver (1793-1856) und Alois (*1794) und sein Enkel
Robert (1832-1910), Kanzler der Nuntiatur.
245
500
$a Nachlass Josef Wocher-Wey
$a Familiengeschichte Isaak von Ettiswil, Nr. 34, fehlt (Vermisst seit
Aug. 1991).
245
500
500
500
500
$a
$a
$a
$a
$a
245
500
$a Nachlass Josef Martin Knüsel
$a In der Personendokumentation der Sondersammlung befindet sich
eine Mappe mit Lebensdokumenten zu Knüsel.
Faessler, Paul (1916-2009)
Zeitraum des Bestehens / Lebensdaten: 1916-2009
Firmensitz/Wohnsitz: Mammern
Trägermaterial: Polyester, Azetat
Archivalienart: Manuskript, Drucksache, Kartenmaterial, Bildmaterial
75
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2B. Stufe Bestand
2B.8. Zone zur Verzeichnungskontrolle
Version
07.05.2015
2B.8. Zone zur Bearbeitung (583)24
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe der Bearbeitungen innerhalb der aufbewahrenden Institution, der
Bearbeiter sowie der angewandten Grundsätze.
Richtlinie:
Angaben über Bewertung, Verzeichnung, Konservierung, Restaurierung,
Digitalisierung und/oder Mikroverfilmung von Verzeichnungseinheiten sowie Hinweise zur Berechnung von Schutzfristen, ergänzt durch das Datum
oder den Zeitraum der Bearbeitung sowie die beteiligten Bearbeiter. Die der
Bearbeitung zugrunde gelegten internationalen, nationalen und lokalen Verzeichnungsgrundsätze sollten benannt werden.
HAN-Format:
Die Angaben zur Bearbeitung sollten entweder als Freitext im Feld 583 $a
oder strukturiert im Feld 583, Unterfelder $b, $c, $f, $h, $i, $k und $l erfasst
werden. Die strukturierte Erfassung ist bei der Neukatalogisierung vorzuziehen.
$a
$b
$c
$f
$h
$i
$k
$l
$3
Bearbeitung (Freitext)
Bearbeitungstyp (abrufbare Liste mittels Ctrl + F8)
Zeitraum der Bearbeitung
Regelwerk / Angabe der HAN-Katalogisierungsregeln für …
Verantwortliche Person/Körperschaft
Vorgehen/Notizen
BearbeiterIn
Status
Hinweis auf den die Bearbeitung betreffenden Teil des Bestandes
Die Verantwortung über den Bearbeitungsvorgang liegt in der Regel bei der
aufbewahrenden oder seltener bei einer externen Institution bzw. deren leitenden Stellen und muss nur in abweichenden Fällen in Unterfeld $h explizit
angegeben werden. Eine bearbeitende Person muss nicht erfasst werden. Ist
dies jedoch erwünscht und ist die bearbeitende Person nicht identisch mit
der verantwortlichen Person oder Körperschaft, kann zusätzlich deren Name
in Unterfeld $k erfasst werden.
Der Status des Bearbeitungstyps in Unterfeld $l kann, sofern die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist, mit „Pendent“ angegeben werden. Ist der
Bearbeitungsvorgang abgeschlossen, wird das Unterfeld nicht verwendet
bzw. gelöscht.
Der Indikator 1 entscheidet über die Sichtbarkeit der Angaben im OPAC
(0 = nicht sichtbar, 1 = sichtbar). Die Entscheidung hierüber obliegt der jeweiligen Katalogisierungsstelle und dem Usus der betreffenden Institution.
Index:
24
Wort-Index Alle Felder
Die Verzeichnungselemente Bearbeiter, Grundsätze sowie Datum/Zeitraum der Verzeichnung aus
ISAD(G)VSA wurden an dieser Stelle zusammengefasst.
76
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2B. Stufe Bestand
2B.8. Zone zur Verzeichnungskontrolle
Version
07.05.2015
2B.8.1. Bearbeitungstyp „Bewertung“
Spez. Hinweise: Die Bewertung wird auf Stufe Bestand im Kapitel 2B.4.2. Bewertung und
Kassation (583) behandelt.
2B.8.2. Bearbeitungstyp „Verzeichnung“
Spez. Hinweise: Die Verzeichnung umfasst alle Prozesse zur Ordnung und Erschliessung
eines Archivbestandes in einem Katalog.
Zur Angabe des Erschliessungsgrades eines Archivbestandes vgl. Kapitel
0D.2. Erschliessungsgrad im Verbundkatalog (Feld 583).
Beispiele:
583 1_ $b
$c
$f
$i
Verzeichnung=Description=Inventaire
14.3. bis 10.7.2007
ISAD(G)
Auf Basis der Arbeitsbeschreibung Aktenerschliessung mit Dachs
vom März 2003
$k Max Meier
583 1_ $b Verzeichnung=Description=Inventaire
$c 23.08.2007/03.10.2007
$f Angewandte Grundsätze sind ISAD(G) und die davon abgeleiteten
internen Erschliessungsregeln vom 22.08.2007.
$i Bestandesanalyse erstellt, auf Stufe Dossier erschlossen
583 1_ $b Verzeichnung=Description=Inventaire
$c 9.05.2008
$i Bestandesanalyse um Verwaltungsgeschichte ergänzt
583 1_ $b
$c
$f
$i
$k
Verzeichnung=Description=Inventaire
2012
HAN-Katalogisierungsregeln Archivbestände
Erschliessungsgrad: Detailliert
Max Mustermann
583 1_ $b
$c
$i
$k
$l
Verzeichnung=Description=Inventaire
2012
Geplanter Erschliessungsgrad: Detailliert
Max Mustermann
Pendent
2B.8.3. Bearbeitungstyp „Schutzfrist“
Spez. Hinweise: Im Bearbeitungstyp Schutzfrist werden alle Angaben erfasst, die zur Berechnung einer möglichen Schutzfrist dienten, um die Entscheidung begründen zu können.
77
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2B. Stufe Bestand
2B.8. Zone zur Verzeichnungskontrolle
Version
07.05.2015
Beispiele:
583 0_ $b
$c
$f
$h
$i
Schutzfrist=Retent. period=Délai de protect.
2013.06
Archivgesetz BS (1996/Stand 1. Jan. 2012)
XY
Sachakten und Personenakten: Todesjahr Nachlasser 1990 + 10 Jahre
= 2000 / Abschlussjahr 1992 + 30 Jahre = 2022: Schutzfrist bis Ende
2022; Schutzfristen von Drittpersonen zusätzlich beachten!
2B.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“
Spez. Hinweise: Die Konservierung umfasst die Schadens- bzw. Zustandserhebung und/oder
Beschreibung der Erhaltungsmassnahmen (Reinigung, Verpackung etc.) an
Archivmaterial. Die Konservierung beinhaltet keine Eingriffe an den Dokumenten.
In Unterfeld 583 $i können Angaben zum Schadensgrad gemacht werden.
Beispiele:
245
$a Archiv Schweizerischer Verband der Akademikerinnen (SVA) =
Association suisse de Femmes universitaires
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c 2001
$i Unterlagen sind teilweise brüchig. Die Originale befinden sich in
säurefreien Schachteln.
245
$a Archiv Schweizerische Evangelische Frauenhilfe (SEF), ehemals
Verband deutsch-schweizerischer Frauenvereine zur Hebung der
Sittlichkeit
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c 2006
$i Die Archivalien befinden sich im Allgemeinen in gutem Zustand. Auf
lange Sicht problematisch sind die auf stark holzhaltigem Papier
vervielfältigten Dokumente der 1960er bis 1980er Jahre sowie
ausbleichende, beidseitig beschriftete Durchschläge. Dubletten sind
vorhanden von zahlreichen, relevanten Dokumenten (u.a.
Protokollen), Dubletten und auch Tripletten von Verbandsperiodika
(vgl. A:34).
245
$a Autographensammlung Karl Geigy-Hagenbach (1866-1949)
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c 2006
$h UB Basel, Abt. HAD
$i Die Autographen waren ursprünglich in Alben, die Ecken jeweils in
Schlitze gesteckt. Diese wurden aufgelöst, so dass jetzt den Benutzern
nur das jeweils gewünschte Blatt ausgehändigt werden kann.
$k Kurt Muster
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c 2009
$i Gereinigt und in neue Konservierungsschachteln verpackt.
78
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2B. Stufe Bestand
2B.8. Zone zur Verzeichnungskontrolle
Version
07.05.2015
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c Mai 2013
$i Reinigung und Schimmelpilz-Desinfektion, Neuverpackung in
säurefreie Umschläge und Schachteln.
2B.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“
Spez. Hinweise: Die Restaurierung umfasst die Schadensbehebung an Archivmaterial. Sie ist
mit Eingriffen an den Dokumenten verbunden.
Beispiele:
583 1_ $b Restaurierung=Restoration=Restauration
$c Nov.-Dez. 2011
$i Die Bindungen der Separata waren mehrheitlich gelöst. Wo sinnvoll
wurden diese neu geleimt. In Einzelfällen sind auch neue Einbände
angefertigt worden. Für Details siehe die jeweilige Einzelaufnahme.
$k Peter Muster
2B.8.6. Bearbeitungstyp „Digitalisierung“
Beispiele:
583 0_ $b Digitalisierung=Digitalization=Numérisation
$c 2010
$i Format: TIFF
2B.8.7. Bearbeitungstyp „Mikroverfilmung“
Beispiele:
583 0_ $b Mikroverfilmung=Microfilming=Microfilm
$c 2009
$k Bürgerspital Basel, Mikrografie
79
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2B. Stufe Bestand
2B.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
2B.9. Zusätzliche HAN-Felder
2B.9.1. Satzformat (FMT)25
Verwendung:
Pflichtelement
Spez. Hinweise: Für die genaue Verwendung des Feldes und die möglichen Begriffe siehe
Formathandbuch HANMARC, Feld FMT = Aleph Satzformat.
Beispiele:
FMT
LDR
245
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
2B.9.2. Leader (LDR)26
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe zu systemerforderlichen Einstellungen zum Katalogisat.
Richtlinie:
Der Leader ist im originalen MARC21 das erste Feld einer bibliografischen
Aufnahme. Er hat eine feste Länge von 24 Zeichen. Die Datenelemente, aus
denen der Leader besteht, sind Zahlen oder Codes, welche die Parameter für
die Verarbeitung des Datensatzes definieren.
Die Angaben in diesem Feld sind systembedingt obligatorisch. Mit Ausnahme der Positionen 06 (Materialtyp), 07 (Bibliografische Ebene) und 17
(Katalogisierungsniveau) sind die Inhalte bereits vorgegeben.
HAN-Format:
Alle Informationen sind im Feld LDR anzugeben und werden in der Regel
vom System selbst gesetzt. Variable Angaben sind in nachfolgenden Feldern möglich:
Pos. 06: Materialtyp
Codeliste: Siehe Formathandbuch HANMARC, Feld LDR
Pos. 07: Bibliografische Ebene
Codeliste: Siehe Formathandbuch HANMARC, Feld LDR
Pos. 17: Katalogisierungsniveau
7 = Minimalniveau
4 = Normalniveau
Zu Beschreibung und Verwendung siehe Kapitel 0D.1. Katalogisierungsniveau für Titelaufnahmen
Index:
25
26
-
Dieses Feld wird im Aleph-Katalogisierungsmodul über den Reiter „Satz“ → „Satzformat ändern“ angepasst.
Änderungen werden im Aleph-Katalogisierungsmodul bei markiertem Feld 008 mit Ctrl + F vorgenommen.
80
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2B. Stufe Bestand
2B.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
Beispiele:
FMT
LDR
245
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
2B.9.3. Datenelemente fester Länge (008)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe von Codes zu Entstehungszeitraum, Entstehungsort und Sprache.
Richtlinie:
Erfassung von Entstehungszeitraum, Entstehungsort und Sprache in codierter Form für die Verwendung in Suchindices.
HAN-Format:
Alle Informationen sind im Feld 008 anzugeben und werden in der Regel
vom System selbst gesetzt. Variable Angaben sind in nachfolgenden Feldern möglich:
Pos. 00-05: Datum der ersten Erfassung des Katalogisats (Format jjmmtt)
Wird vom System generiert.
Pos. 06: Art des Entstehungsjahres
Siehe Kapitel 2B.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c,
593 $a)
Pos. 07-10: Entstehungsjahr bzw. Beginn des Entstehungszeitraums
Siehe Kapitel 2B.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c,
593 $a)
Pos. 11-14: Ende des Entstehungszeitraums
Siehe Kapitel 2B.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c,
593 $a)
Pos. 15-17: Entstehungsland
Codeliste: Siehe Anhang N. der Katalogisierungsregeln IDS (KIDS)
xx = unbekannt oder Erfassung nicht sinnvoll
Pos. 35-37: Sprache
Siehe Kapitel 2B.5.3. Sprache/Schrift (008 Pos. 35-37, 041, 546)
Das Datum der ersten Erfassung des Katalogisats wird vom System gesetzt.
Beim Kopieren (Duplizieren) von Titelaufnahmen wird auch diese Angabe
kopiert und bleibt bestehen, selbst wenn die Aufnahme verändert und als
neue Titelaufnahme gespeichert wird. Damit dieses Datum gelöscht und das
neue gesetzt wird, muss das „alte“ Feld 008 gelöscht (Ctrl + F5) und ein
neues Feld 008 erstellt werden.
Index:
Wort-Index Datum Ersterfassung (aus Inhalt 008 Pos. 00-05)
Wort-Index Datum (aus Inhalt 008 Pos. 07-14)
Wort-Index Sprachcode (aus Inhalt 008 Pos. 35-37)
Wort-Index Entstehungsland (aus Inhalt 008 Pos. 15-17)
Wort-Index Alle Felder
81
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2B. Stufe Bestand
2B.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
Beispiele:
008
991131m19022005xx------------------und--
2B.9.4. Lokalcodes (909)
Verwendung:
Pflichtelement (wenn definiert)
Zweck:
Angabe von Codes für Selektionen von Katalogisaten eines bestimmten
Typs sowie zur Verbergung einzelner Kategorien
Richtlinie:
Durch Angabe definierter Codes können Katalogisate eines bestimmten
Typs gesammelt abgerufen werden. Sollen zudem bereits katalogisierte Unterlagen erst nach Ablauf einer bestimmten Frist oder provisorisch bis zu
bestimmten Entscheidungen für die Öffentlichkeit nicht sichtbar sein, kann
deren Anzeige im Katalog gesperrt werden.
HAN-Format:
In Feld 909 $f können definierte Codes erfasst werden. Eine Übersicht über
die bereits festgelegten Codes ist in einer hinterlegten Liste (Ctrl + F8) angegeben. Der Sammlungscode dient der Auffindbarkeit einzelner Gruppen
von Katalogisaten, z.B. für die getrennte hierarchische Darstellung dieser
definierten Gruppen (Personen, Körperschaften) ausserhalb von Aleph. In
Absprache mit der HAN-Verbundkoordination können weitere Sammlungscodes definiert werden. Um die korrekte und einheitliche Verwendung garantieren zu können, muss der gewünschte Begriff dem Systembibliothekar
des HAN-Verbundes gemeldet werden, damit sie in die hinterlegte Liste der
Codes aufgenommen und dokumentiert werden können.
Durch die Angabe des Codes „hide_this“ sowie einem Zusatz bzw. Sammlungscode zur Identifizierung in Feld 909 $f können einzelne Katalogisate
für die Anzeige im OPAC gesperrt werden. In Aleph sind sie jedoch weiterhin einsehbar. Durch die Löschung dieses Feldes wird das Katalogisat für
die Ansicht im OPAC freigeschaltet.
In Feld 355 $h kann zudem eine Frist angegeben werden. Mit Ablauf dieser
Frist können die Felder 355 $h und 909 $f gelöscht und das Katalogisat für
die Anzeige im OPAC freigeschaltet werden.
Index:
Wort-Index Sammlungscode
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
355 0_ $h 2020
909
$f hide_this ubschimmel
355 0_ $h 2049
909
$f hide_this zbarchiv
909
$f
bernoulli
909
$f
ubnl1
82
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2B. Stufe Bestand
2B.9. Zusätzliche HAN-Felder
909
$f
swapafirma
909
$f
emanuscripta bsub
Version
07.05.2015
2B.9.5. Ausstellungen (585)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Angaben zu Ausstellungen von Teilen oder des ganzen Bestandes
Richtlinie:
Erfassung des Ortes, des Titels und des Zeitraums der Ausstellung. Sind nur
einzelne Teile des Bestandes ausgestellt worden, können deren Signaturen
angegeben werden.
Die Angaben zu Ausstellungen erfolgen nur auf Ebene Bestand, nicht aber
bei den einzelnen ausgestellten Teilen.
HAN-Format:
In Feld 585 $a können alle Angaben zu der Ausstellung wie Ort, Titel und
Zeitraum vermerkt werden. Zusätzlich können im Unterfeld $3 die Signaturen der einzelnen ausgeliehenen Dossiers und Dokumente angegeben werden.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
585
$a Nachlass Edgar Salin (1892-1974)
$a Basel, Museum Kleines Klingental, „… wie ein nicht zu Ende
gesprochener Satz“, Marion Dönhoff, die Universität Basel und
Europa, 20.11.2009-13.12.2009
$3 B 24, B 373, C 11, C 34, Fa 2003-2004, Fa 2013, Fa 2165
245
585
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
$a Basel, Universitätsbibliothek, „Gelehrtennachlässe aus 550 Jahren“,
24.04.2010-21.08.2010
83
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2C. Stufe Serie
2C.1. Allgemeines
Version
07.05.2015
2C. Stufe Serie
2C.1. Allgemeines
2C.1.1. Definition
Eine Serie ist eine Gruppe von Dossiers oder Dokumenten, die nach einem Ordnungssystem
geordnet sind oder als eine Einheit aufbewahrt werden, weil sie aus derselben Sammlung,
demselben Entstehungsprozess oder derselben Tätigkeit erwachsen sind, eine besondere Form
aufweisen oder weil sie in besonderer Beziehung zueinander stehen aufgrund ihrer Entstehung, ihres Empfangs oder ihrer Nutzung.
Wird eine Serie in Teilserien unterteilt, können aus praktischen Gründen auch die Periodizität
oder ein anderes Gliederungsmerkmal (Dokumenttyp, Archivalienart, Anfangsbuchstaben von
Namen) zur Bildung einer Teilserie verwendet werden.
Wird eine Teilserie weiter unterteilt, so wird der Begriff der Teilserie wiederholt. Dies gilt
insbesondere für die Angabe im MARC-Feld 351 $c.
2C.1.2 Ordnung
Die Serienbildung kann sich an der vorarchivischen Ordnung, an inhaltlichen und/oder an
formalen Kriterien orientieren. Handelt es sich beim Aktenbildner um eine natürliche Person,
erfolgt die Gliederung des Ordnungssystems nach Tätigkeitsgebieten, Lebens- oder Karriereabschnitten. Die Abgrenzung der Serien untereinander erfolgt entsprechend der Bildung und
Abgrenzung der Sachbereiche.
Für detaillierte Angaben zur Ordnung sowie Beispiele siehe Kapitel 1B. Ordnungsprinzipien.
84
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2C. Stufe Serie
2C.2. Verwendete Verzeichnungselemente
Version
07.05.2015
2C.2. Verwendete Verzeichnungselemente
2C.2.1. Einleitung
Abhängig von den zur Verfügung stehenden Ressourcen, den Benutzerinteressen und der spezifischen Bedeutung kann eine Serie in unterschiedlicher Tiefe erschlossen werden. Entscheidet sich die Katalogisierungsstelle für eine Erschliessung bis Stufe Dossier bzw. Dokument,
kann die Verwendung der Stufe Serie auf eine primäre Funktion als Gliederungselement mit
lediglich summarischen Angaben reduziert werden. Es genügen Informationen zur inneren
Strukturierung der untergeordneten Dossiers oder Dokumente. Auch eine serienspezifische
Signatur ist fakultativ, an deren Stelle kann eine zusammenfassende Signatur der vorhandenen
Dossier-Signaturen angegeben werden. Entscheidet sich die Katalogisierungsstelle hingegen
für eine Erschliessung nur bis Stufe Serie, empfiehlt es sich, diese Verzeichnungseinheiten
ausführlicher zu beschreiben, um Benutzenden eine möglichst klare Vorstellung der vorhandenen, aber im Katalog nicht verzeichneten Dossiers bzw. Dokumente zu geben. Die Erschliessung orientiert sich in diesem Fall mehrheitlich an der Verwendung der Verzeichnungselemente gemäss Stufe Dossier.
2C.2.2. Verwendung bei Erschliessung bis Dossier/Dokument
Stufe Serie
245
351
490
506
852
Stufe Dossier
245
260
300
351
490
506
593
752
752
852
$a Korrespondenten A
$c Serie=Series=Série
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). B, Korrespondenz. I, Briefe
an Oscar Cullmann
$v a
$i 1
$w 133441
$a Es gelten die Benutzungsbestimmungen für den Sonderlesesaal.
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 353 : B:I:a:1-44
$a
$c
$a
$c
$a
$c
$a
$v
$i
$w
$a
$a
$d
$d
$a
$b
2 Briefe an Oscar Cullmann
von Eduard Abel
Erlangen, Zürich
1962-1964
2 Bl.
Dossier=File
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). B, Korrespondenz. I, Briefe
an Oscar Cullmann. a, Umfangreichere Korrespondenzen. 1-44,
Korrespondenten A
1
1
133594
Es gelten die Benutzungsbestimmungen für den Sonderlesesaal.
1962-1964
Erlangen
Zürich
CH
Basel UB
85
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2C. Stufe Serie
2C.2. Verwendete Verzeichnungselemente
Version
07.05.2015
$c Handschriften
$d NL 353 : B:I:a:1
245
260
300
351
490
$a
$a
$c
$a
$e
$c
$a
$v
$i
$w
500 A_ $a
506
$a
593
$a
752
$d
752
$d
852
$a
$b
$c
$d
Briefwechsel zwischen Josef Auda und Oscar Cullmann
Herne, Basel
1961
6 Briefe (5 Bl. + 1 Karte)
1 Beil.
Dossier=File
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). B, Korrespondenz. I, Briefe
an Oscar Cullmann. a, Umfangreichere Korrespondenzen. 1-44,
Korrespondenten A
44
44
133594
Separatum mit Kurzbericht einer ökumenischen Kollekte (1961)
Es gelten die Benutzungsbestimmungen für den Sonderlesesaal.
1961
Herne
Basel
CH
Basel UB
Handschriften
NL 353 : B:I:a:44
2C.2.3. Verwendung bei Erschliessung bis Serie
245
260
300
351
490
520
506
541
593
852
$a
$c
$c
$a
$a
$c
$a
$v
$i
$w
$a
$a
$f
$a
$a
$b
$c
$d
Manuskripte
Oscar Cullmann
1915-1999
31 Archivschachteln
Chronologisch geordnet
Teilserie=Sub-series=Sous-série
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). C, Werke Oscar Cullmanns
II
2
182104
Besteht aus Manuskripten von OC zu verschiedenen Anlässen.
Vorhanden sind hauptsächlich (vollständige oder fragmentarische)
Vorlesungs-, Artikel- und Vortragsmanuskripte, aber auch
Buchmanuskripte, Notizen oder biographische Dokumente. Als
Beilage sind teilweise thematisch dazugehörende Briefwechsel
vorhanden. Die Manuskripte sind nach Entstehungszeit sortiert. - Die
Analysen der Dokumente stammen fast ausschliesslich von Cullmanns
Schülern und früheren Assistenten Karlfried Froehlich und Willy
Rordorf. Literaturhinweise sind jeweils notiert und beziehen sich auf
Cullmanns offizielle Bibliographie.
Es gelten die Benutzungsbestimmungen für den Sonderlesesaal.
Fondation de France, Paris
1915-1999
CH
Basel UB
Handschriften
NL 353 : C:II
86
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2C. Stufe Serie
2C.2. Verwendete Verzeichnungselemente
Version
07.05.2015
2C.2.4. Tabelle mit den zu verwendenden Verzeichnungselementen auf Stufe Serie
Nachfolgende Tabelle illustriert die Erfassung von Serien in Abhängigkeit von der Erschliessungstiefe des Bestandes bis Stufe Serie oder Dossier/Dokument. Die Verwendung eines einzelnen Verzeichnungselementes auf Stufe Serie ist mit P(flichtelement), E(mpfohlenes Element), F(akultatives Element) oder X (vom System verlangte Angabe) gekennzeichnet. Diese
Verwendungsempfehlung bezieht sich auf die generelle Verwendung des Elements. Die konkrete Verwendung einzelner MARC-Felder kann von dieser Empfehlung abweichen. Die detaillierte Erfassung aller Felder wird jeweils in den in der Spalte „Erschliessung gemäss Stufe
…“ angegebenen Kapiteln zu den Verzeichnungsstufen Bestand bzw. Dossier erläutert.
Verzeichnungselement
MARC
Erschliessungstiefe
Verwendung
P
E
F
X
Erschliessung
gemäss Stufe …
Identifikation
Signatur
852
bis Stufe Serie
bis Stufe Dossier
P
Dossier: 2D.2.1.
Titel- und Urheberangabe
Entstehungszeitraum
245, 246
260, 593
Verzeichnungsstufe
Verknüpfung
Umfang
351 $c
490
300
Kontext
Provenienz (Aktenbildner)
bis Stufe Serie
bis Stufe Dossier
E
P
P
Dossier:
Dossier:
Dossier:
Dossier:
Dossier:
Dossier:
E
P
P
bis Stufe Serie
bis Stufe Dossier
E
F
901 P_,
902 P_
545
Geschichte der Körperschaft
und/oder Biografische Angaben
Bestandesgeschichte
561
Abgebende Stelle / Akzession
541
Inhalt und innere Ordnung
Form und Inhalt
520
Bewertung und Kassation
583
Neuzugänge
584
Ordnung und Klassifikation
351 $a
Zugangs-/Benutzungsbestimmungen
Zugangsbestimmungen
355, 506,
852 $e
Reproduktionsbestimmungen
540
Sprache/Schrift
041, 546
Physische Beschaffenheit und
340, 500
techn. Anforderungen
Findmittel
555
Sachverwandte Unterlagen
Standort von Originalen
534
Standort von Reproduktionen
533
Verwandte Verzeichnungsein544
heiten
Veröffentlichungen
581
2D.2.2.
2D.2.3. 27
2D.2.3.
2D.2.4.1. 28
2D.2.4.2.
2D.2.5.
-
F
F
F
bis Stufe Serie
bis Stufe Dossier
Dossier: 2D.3.4.
F
Dossier: 2D.4.1.
Bestand: 2B.4.2.
Bestand: 2B.4.4.
F
Dossier: 2D.5.1.
F
F
Dossier: 2D.5.2.
Dossier: 2D.5.3.
Dossier: 2D.5.4.
F
Bestand: 2B.5.5.
F
F
F
Dossier: 2D.6.1.
Dossier: 2D.6.2.
Dossier: 2D.6.3.
F
Dossier: 2D.6.4.
P
E
27
Die Angabe des (evtl. geschätzten) Entstehungszeitraums ist systembedingt in Feld 008 notwendig. Die zusätzliche Erfassung in Feld 260 $c und 593 $a bei einer Erschliessungstiefe bis Stufe Serie ist fakultativ und
Sache der Katalogisierungsstelle.
28
Anstelle der Verzeichnungsstufe „Bestand=Fonds“ wird jedoch „Serie=Series=Série“ bzw. „Teilserie=Subseries=Sous-série“ angegeben.
87
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2C. Stufe Serie
2C.2. Verwendete Verzeichnungselemente
Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial
Fussnote
500
Bearbeitung
Interne Bearbeitung
583
Zusätzliche HAN-Felder
Satzformat
FMT
Leader
LDR
Datenelemente fester Länge
008
Lokalcodes
909
Bezeichnungen für Non906, 907
bis Stufe Serie
Manuscripts
bis Stufe Dossier
Version
07.05.2015
F
Dossier: 2D.7.
F
Dossier: 2D.8.
X
X
X
P
P
Dossier:
Dossier:
Dossier:
Dossier:
Dossier:
2D.9.1.
2D.9.2.
2D.9.3.
2D.9.4.
2D.9.5.
E
88
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.1. Allgemeines
Version
07.05.2015
2D. Stufe Dossier
2D.1. Allgemeines
2D.1.1. Definition
Ein Dossier umfasst alle Unterlagen zu einem Geschäft, zu einer Materie oder zu einer Tätigkeit. Dossiers werden inhaltlich definiert und können aus verschiedenen Erscheinungsformen
(Papier-Unterlagen, Fotografien, Pläne, Plakate etc.) bestehen.
Wird ein Teildossier weiter unterteilt, so wird der Begriff des Teildossiers wiederholt. Dies
gilt insbesondere für die Angabe im MARC-Feld 351 $c.
2D.1.2. Ordnung
Dossiers grenzen sich durch ihren jeweiligen Sachzusammenhang voneinander ab. Ein neuer
Sachzusammenhang hat die Bildung eines neuen Dossiers zur Folge.
Für detaillierte Angaben zur Ordnung sowie Beispiele siehe Kapitel 1B. Ordnungsprinzipien.
89
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
2D.2. Zonen zur Identifikation
2D.2.1. Signatur (852)
Verwendung:
Pflichtelement (852) bzw. Empfohlenes Element (852 A_ und 852 E_)
Zweck:
Eindeutige Identifikation des Dossiers innerhalb der Institution.
Richtlinie:
Die Signatur setzt sich aus alphabetischen, alphanumerischen oder numerischen Zeichen zusammen. Sie muss innerhalb der Institution eindeutig sein,
kann die Tektonik abbilden und wird in der Regel vererbt29. Bei Signaturänderungen muss die alte Signatur nachgewiesen werden (Konkordanz herstellen).
HAN-Format:
Die Signatur wird im Feld 852 $d erfasst, ergänzt durch Angaben zur aufbewahrenden Institution bzw. den Standort des Dossiers in den Unterfeldern
$a (Ländercode), $b (Aufbewahrende Institution) und $c (Standort/Abteilung).
$a
$b
$c
$d
Ländercode (nach ISO-3166-1 Alpha 2)
Aufbewahrende Institution
Einheit innerhalb der Bibliothek (durch Katalogisierungsstelle definiert)
Signatur
Der Indikator 1 entscheidet über die Art der Signatur:
## Aktive Signatur
A_ Alternativsignatur (es existieren zwei verschiedene Signaturen für die
gleiche Verzeichnungsvorlage in der gleichen oder in zwei verschiedenen Institutionen)
E_ Ehemalige Signatur (die Verzeichnungsvorlage hatte früher eine andere
Signatur in der gleichen oder in zwei verschiedenen Institutionen)
Index:
Browse-Index Signatur (generiert aus 852 $d; eigener Index für Institution
möglich)
Wort-Index Signatur (aus Inhalt 852 $d)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
852
$a
$b
$c
$d
852 A_ $a
$b
$c
$d
29
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
CH SWA PA 554 B 23
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
HAS 030 B 23
Vererbung meint, dass die Signatur der Stufe Dossier auf die nächste untergeordnete Ebene übertragen und
ergänzt wird.
90
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.2. Zonen zur Identifikation
852
852
$a
$b
$c
$d
$a
$b
$c
$d
852 E_ $a
$b
$c
$d
Version
07.05.2015
CH
Luzern ZHB
Sondersammlung Tresor BB
Ms.N.46:1.1
CH
Basel UB
Handschriften
NL 3 : 38:II
CH
Basel UB
Handschriften
Nachlass Bachofen 225:II (alt)
2D.2.2. Titel- und Urheberangabe (245, 246)
Verwendung:
Pflichtelement (245 $a, $h), Empfohlenes Element (245 $c) bzw. Fakultatives Element (245 $b, 246)
Zweck:
Benennung des Dossiers und Angabe der Urheber.
Richtlinie:
Die Bildung des Titels erfolgt in Anlehnung an den vorhandenen Titel und
soll den Inhalt sowie den Entstehungszweck der Unterlagen wiedergeben.
Ist der vorhandene Titel zu umfangreich, ungenau, unvollständig oder
falsch, wird ein neuer Titel gebildet. Substantivische Formulierungen sind
vorzuziehen.
Bei der Bildung von Titeln ist folgendes zu beachten:
- Einzelne Begriffe sind innerhalb eines Bestandes immer gleich anzusetzen.
- Es sollten keine Abkürzungen verwendet werden (Ausnahmen: z.B.,
usw., etc., ca.). Namen sollten ausgeschrieben, die Abkürzung kann in
Klammern ergänzt werden.
- Runde Klammern werden nur für die Angabe von Abkürzungen, Lebensdaten und anderen Elementen, welche direkt mit dem Titel in Zusammenhang stehen, gesetzt. Eckige Klammern werden in der Regel
nicht verwendet.
- Bei Personendossiers empfiehlt sich eine Titelgebung im Format: Name,[Leerzeichen]Vorname[Leerzeichen](Lebensdaten). Mögliche Namen sind auch Allianz- und Doppelnamen.
- Müssen zwingend Verzeichnungseinheiten erfasst werden, die noch
keine Dokumente enthalten (bspw. infolge einer fixen Ordnung durch
einen Registraturplan), so wird der Titel mit [leer] gekennzeichnet
(Bsp.: „[leer] Bau und Mobiliar“). Dies ist insbesondere von Bedeutung, wenn noch weitere Ablieferungen erwartet werden.
Die Titelangabe kann, sofern bekannt und sinnvoll, um eine Angabe des Urhebers bzw. der Urheber ergänzt werden. Als Urheber gilt, wer ein Dossier
hergestellt und/oder bearbeitet und/oder zusammengestellt hat. Die autori-
91
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
sierten Namen können durch Attribute wie Daten, Orte, Funktionen und andere geeignete Qualifikatoren ergänzt werden.
HAN-Format:
Der Titel des Dossiers wird im Feld 245 $a angegeben.
In Unterfeld $b kann ein (erklärender) Zusatz zum Titel angegeben werden.
Angaben zu Urhebern (Personen, Familien oder Körperschaften) werden in
der Regel im Feld 245 $c erfasst.
Ist zusätzlich ein anderer Dossiertitel vorhanden oder musste der bestehende
Titel an aktuelle Gebräuchlichkeiten angepasst oder korrigiert werden, so
kann die ältere Variante in einem Feld 246 $a vermerkt werden. Im Unterfeld $i wird in kurzer Form der Ursprung dieses Titel angegeben (Älterer Titel, Anderer Titel, Vorlagetitel, Zitiertitel etc.). Die Herkunft des Titels wird
zusätzlich in einem Feld 500 erwähnt und erklärt.
Besteht ein Dossier aus einer einzigen Archivalienart, wird diese im Feld
245 $h erfasst. Die möglichen Bezeichnungen sind in einer Liste hinterlegt
und mittels Ctrl + F8 abrufbar.
Die Archivalienart wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2D.9.1. Satzformat
(FMT) und 2D.9.2. Leader (LDR) erfasst. Siehe auch Anhang D. Merkblatt
zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Sind mehrere Archivalienarten vorhanden, werden diese stattdessen gesammelt in einem Feld 500 angegeben. Siehe dazu Kapitel 2D.7. Zone zu Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500).
Index:
Browse-Index Titel (generiert aus 245 $a / 246 $a)
Wort-Index Titel (aus Inhalt 245 $a / 246 $a)
Wort-Index Autor (aus Inhalt 245 $c)
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Die als Urheber in den Feldern 245 $a bzw. $c genannten Personen oder
Körperschaften erhalten eine Eintragung als Haupt- oder Nebenurheber in
Feld 100 bzw. 700 (Personen) oder 710 (Körperschaften). Bei Briefwechseln sind des Weiteren die Felder 901 9_ bzw. 902 9_ (Empfänger) zu beachten. Siehe dazu Kapitel 2A bzw. 2D der HAN-Katalogisierungsregeln
Eintragungen.
Beispiele:
FMT
LDR
245
906
VM
-----nkm--22-----4u-4500
$a Portraits von Professoren und Studenten
$h Bildmaterial
$i VM Bild = Image
FMT
LDR
245
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Protokolle Delegationssitzungen
92
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
FMT
LDR
245
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Briefe, Berichte, Protokolle, Verträge, Verzeichnisse usw. über
Dampfschiffs-Angelegenheiten
FMT
LDR
100
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Miescher, Otto
$d 1905-2001
$a Präsidialakten Otto Miescher
245
FMT
LDR
245
246
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Grundbuch und Holzschlagakkorde
$a Verschiedene Dokumente betr. Grundbuch und Holzschlagakkorde
$i Älterer Titel
FMT
LDR
245
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Briefe und andere Aktenstücke, insbesondere über die Veranstaltung
von Vorträgen
$a Briefe und andere (z.T. gedruckte bzw. vervielfältigte) Aktenstücke
(in 10 Dossiers mit 212 Umschlägen, A-Z) aus dem allgemeinen
Briefwechsel über verschiedene Gesellschaftsangelegenheiten,
insbesondere über die Veranstaltung von Vorträgen
$i Älterer Titel
246
FMT
LDR
100
BK
-----ntm--22-----4u-4500
Chirac, Jacques
193218 Briefe an Oscar Cullmann
von Jacques und Bernadette Chirac
Chirac, Bernadette Chodron de Courcel
1933Cullmann, Oscar
1902-1999
Briefe = Correspondance
FMT
LDR
100
BK
-----ntm--22-----4u-4500
Cullmann, Oscar
1902-1999
Briefwechsel zwischen Oscar Cullmann und dem Zwingli-Verlag
Zwingli-Verlag (Zürich)
Cullmann, Oscar
1902-1999
Zwingli-Verlag (Zürich)
Briefe = Correspondance
$a
$d
245
$a
$c
700
$a
$d
901 9_ $a
$d
906
$a
$a
$d
245
$a
710
$a
901 9_ $a
$d
902 9_ $a
906
$a
93
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
2D.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c, 593 $a)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe des Entstehungszeitraums der enthaltenen Unterlagen.
Richtlinie:
Der Entstehungszeitraum des Dossiers wird gebildet aus dem ältesten und
dem jüngsten Dokument des gesamten Dossiers. Der Zeitraum wird in Jahren angegeben (Format jjjj bzw. jjjj-jjjj).
Vor- und Nachlaufzeiten werden dem hauptsächlichen Entstehungszeitraum
in runden Klammern vor- bzw. nachgestellt.
Zur genauen Angabe von Entstehungszeiträumen siehe auch Anhang C. Tabelle zur Erfassung von Entstehungsdaten.
HAN-Format:
Der Entstehungszeitraum wird auf Stufe Dossier in beschreibender Form in
Feld 260 $c und in normierter Form im Feld 593 $a sowie im Feld 008 auf
Position 07-14 erfasst (siehe Anhang C. Tabelle zur Erfassung von Entstehungsdaten). Die Eingabe von Werten in den Feldern 008 und 593 wird
durch Aleph zwingend verlangt.
Im Feld 008 in Pos. 06 muss zusätzlich angegeben werden, um welche Art
von Entstehungszeitraum es sich handelt:
s = ein bekanntes oder wahrscheinliches Entstehungsjahr
m = Entstehungszeitraum erstreckt sich über mehrere Jahre
q = mutmasslicher Entstehungszeitraum
Index:
Wort-Index Datum (aus Inhalt 008 bzw. 593 $a)
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Der angegebene Entstehungszeitraum in Feld 260 $c erhält eine Eintragung
in Feld 593 $a. Siehe dazu Kapitel 2A.8 der HAN-Katalogisierungsregeln
Eintragungen.
Beispiele:
008
260
593
101011m18841971xx------------00----und-$c 1884-1971
$a 1884-1971
008
260
593
593
101011m17041952xx------------00----und-$c (1704) 1885-1952
$a 1885-1952
$a 1704
008
260
593
101011m19301979xx------------00----und-$c 1930-1953 (vereinzelte Ergänzungen bis 1979)
$a 1930-1979
008
260
593
101011q19502000xx------------00----und-$c Ca. 1950-2000
$a 1950-2000
94
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.2. Zonen zur Identifikation
008
260
593
Version
07.05.2015
101011q18001899xx------------00----und-$c [19. Jh.]
$a 1800-1899
2D.2.4. Verzeichnungsstufe und Verknüpfung
2D.2.4.1. Verzeichnungsstufe (351 $c)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe der Verzeichnungsstufe.
Richtlinie:
Die Verzeichnungsstufe der Verzeichnungseinheit „Dossier“ ist anzugeben.
HAN-Format:
Die Verzeichnungsstufe wird im Feld 351 $c mit dem normierten Begriff
„Dossier=File“ bzw. „Teildossier=Sub-file=Sous-dossier“ angegeben. In
Aleph ist dieser mit Ctrl + F8 in einer hinterlegten Liste abrufbar.
Index:
Wort-Index Verzeichnungsstufe (aus Inhalt 351 $c)
Beispiele:
351
$c Dossier=File
351
$c Teildossier=Sub-file=Sous-dossier
2D.2.4.2. Verknüpfung (490)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Abbildung der hierarchischen Stellung und Verknüpfung mit einem Archivbestand oder einer Serie.
Richtlinie:
Für die hierarchische Verknüpfung eines Datensatzes mit einem Archivbestand oder einer Serie werden die Gesamthierarchie, die Ordnung auf der
jeweiligen Hierarchieebene sowie die Systemnummer des übergeordneten
Datensatzes angegeben.
HAN-Format:
Alle Angaben werden im Feld 490 erfasst. Es gilt der Grundsatz: Wenn immer möglich Angabe der gesamten Hierarchie ab Ebene Bestand in $a, aber
Verknüpfung in $w lediglich mit der übergeordneten Hierarchiestufe.
Ist der Gesamttitel zu lang, kann er mit „…“ gekürzt werden. Dabei ist zu
beachten, dass der Anfang des Gesamttitels indexiert ist und daher Kürzungen nur am Ende des Titels vorgenommen werden sollten. Kürzungen bei
mehreren Katalogisaten sollten konsistent gehandhabt werden, damit der
Gesamttitel aus dem Index übernommen werden kann (mittels F3).
95
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
$a Gesamttitelangabe (Interpunktion nach ISBD, vgl. Kapitel 1C.2.4. Hierarchische Verknüpfung)
$v Zählung in Vorlageform
$i Zählung in Sortierform
$w Systemnummer des hierarchisch übergeordneten Datensatzes (Verknüpfung)
Dieses Feld dient als Grundlage für den Aufbau der Hierarchie im OPAC
und wird auch für die mögliche graphische Darstellung benötigt (vgl. Kapitel 1C.2.4. Hierarchische Verknüpfung).
Index:
Browse-Index Bestandesgruppe (generiert aus 490 $a/$w)
Wort-Index Bestandesgruppe (aus Inhalt 490 $a/$v)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
490
852
$a Presseinformationen des Einheitssekretariats
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). A, Lebensdokumente. V,
Ökumenische Aktivitäten. b, Zweites Vatikanisches Konzil
$v 297
$i 297
$w 194276
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 353 : A:V:b:297
2D.2.5. Umfang (300 $a, 500 A_)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe der Menge und/oder Art der Behältnisse.
Richtlinie:
Die Beschreibung des Umfangs erfolgt in arabischen Zahlen und der Angabe der Masseinheit. Diese besteht sinnvollerweise aus der Anzahl von Archivschachteln, Mappen oder anderer vorhandener Behältnisse bzw. der
Angabe der Laufmeter. Auch eine Kombination beider Angaben ist möglich.
Ist das Dossier noch in Bearbeitung, sollte der geschätzte Umfang angegeben werden.
HAN-Format:
Der Umfang des Dossiers sollte im Feld 300 $a angegeben werden.
Ergänzende physische Merkmale sollten in Feld 300 $b erfasst werden und
geben Auskunft, in welcher Form die Dokumente eines Dossiers vorliegen
(Typoskript, Computerausdruck, Durchschlag, Durchschrift, Fotokopie, Fotokopie des Typoskripts, Reproduziertes Dokument etc.). Für Fotografien
empfehlen sich zusätzliche Angaben zur Technik (Negativ, Positivabzug,
Diapositiv, schwarz/weiss, farbig usw.).
96
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
Zusätzliche Angaben zu Grösse und Format der Dokumente eines Dossiers
sollten in Feld 300 $c erfasst werden. Für Fotografien und audiovisuelle
Dokumente empfehlen sich Angaben zu Format oder Filmbreite. Bei (insb.
unförmigen) Objekten ist eine Angabe der Grösse oft schwierig, eine ungefähre oder geschätzte Grösse empfiehlt sich dennoch.
Physisch selbstständiges Begleitmaterial sollte im Unterfeld $e mit Anzahl
und Materialbezeichnung angegeben werden. Eine detaillierte Beschreibung
des Begleitmaterials folgt in Fussnote 500 A_.
Das Trägermaterial wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2D.5.4. Physische
Beschaffenheit und technische Anforderungen (340) und 2D.9.5. Bezeichnungen für Non-Manuscripts (906/907) erfasst. Siehe auch Anhang D.
Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Sind jedoch mehrere Trägermaterialien vorhanden, werden diese stattdessen
gesammelt in einem Feld 500 angegeben. Siehe dazu Kapitel 2D.7. Zone zu
Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500).
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
FMT
LDR
245
300
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Gesammelte Unterlagen aus der Studienzeit
$a 12 Bücher, 1 Mappe und 2 Hefte; insgesamt 0,6 Lfm
FMT
LDR
245
300
BK
-----ntm--22-----4u-4500
$a Studentennotizen zu Vorlesungen von Wilhelm Baldensperger
$a 4 Hefte
$c A5
FMT
LDR
245
300
906
FMT
LDR
245
300
906
$a
$a
$b
$c
$i
VM
-----nkm--22-----4u-4500
Fotografien zum Zweiten Vatikanischen Konzil
18 Fotografien, 1 Fotopostkarte
schwarz/weiss
verschiedene Formate
VM Foto = Photo
$a
$h
$a
$b
$c
$c
MP
-----nfm--22-----4u-4500
Baupläne für ein Einfamilienhaus in Rheinfelden
Kartenmaterial
6 Baupläne
schwarz/weiss
zwischen 16 x 11 cm und 100 x 200 cm
CM Andere Art = Autre forme
97
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.3. Zonen zum Kontext
Version
07.05.2015
2D.3. Zonen zum Kontext
2D.3.1. Provenienz (245 $c)
Verwendung:
Die Angaben zur Provenienz werden auf Stufe Dossier im Kapitel 2D.2.2.
Titel- und Urheberangabe (245, 246) behandelt.
2D.3.2. Geschichte der Körperschaft und/oder Biografische Angaben (545)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dossier nicht verwendet.
2D.3.3. Bestandesgeschichte (561)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dossier nicht verwendet.
2D.3.4. Abgebende Stelle / Akzession (541)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Angabe der Körperschaft, Familie oder Person, die die Unterlagen als letztes
in Besitz gehabt, verändert, weitergeführt und/oder benutzt hat, bevor sie die
Unterlagen an die aufbewahrende Institution übergeben hat.
Richtlinie:
Die abgebende Stelle kann vom Aktenbildner abweichen. Sofern die Angaben nicht vertraulich sind, ist die abgebende Stelle mit Name, Datum und
Form der Akzession und, falls vorhanden, entsprechenden Akzessionsnummern anzugeben. Ist die abgebende Stelle unbekannt, ist dies zu vermerken.
HAN-Format:
Alle Angaben können als Freitext im Feld 541 $a (Allgemeine Information)
oder stärker strukturiert in den Unterfeldern $a-$f erfasst werden. Das Unterfeld $h kann zusätzlich für interne Informationen bzw. den Kaufpreis genutzt werden und ist im OPAC, wie auch Unterfeld $b, nicht sichtbar.
Es wird empfohlen, die Angaben in strukturierter Form in den Unterfeldern
$a-$f zu erfassen.
$a
$b
$c
$d
$e
$f
$h
$3
Name der abgebenden Stelle
Adresse des Vorbesitzers
Akzessionsart (abrufbare Liste mittels Ctrl + F8)
Datum der Akzession
Akzessions-Nummern
Eigentümer (insb. wenn Bestand nur als Depositum übergeben)
Interne Informationen / Kaufpreis
Betroffene Signaturen
98
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.3. Zonen zum Kontext
Version
07.05.2015
Die Verwendung des Unterfeldes $c (Akzessionsart) ist Sache der Katalogisierungsstelle und nicht zwingend. Eine Liste mit möglichen Begriffen ist
hinterlegt (Ctrl + F8).
Sind neben der Haupt-Akzession viele Einzelakzessionen in einem Bestand
vorhanden, empfiehlt sich eine allgemeine Beschreibung aller späteren Akzessionen in einem Feld 541 $a (Allgemeine Informationen) auf Stufe Bestand. Die einzelnen Signaturen können auf Stufe Bestand in einem Unterfeld $3 angegeben werden. Die detaillierte Beschreibung der einzelnen Akzessionen erfolgt bei den betreffenden Dossiers und Dokumenten (vgl. Kapitel 1B.4.4. Festhalten der Akzession).
Index:
Browse-Index Akzessionsnummer (aus Inhalt 541 $e)
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Sind abgebende Stellen erwähnt, können diese eine Eintragung als Vorbesitzer in Feld 901 6_ (Person) bzw. 902 6_ (Institution) erhalten, sofern sie
nicht mit dem Urheber identisch sind. Siehe dazu Kapitel 2E.2 der HANKatalogisierungsregeln Eintragungen.
Beispiele:
245
541
$a
$a
$c
$d
$e
$f
902 6_ $a
Fotografien zum Zweiten Vatikanischen Konzil
Fondation de France
Depositum
2009
2009,19H
Fondation de France, Paris
Fondation de France
99
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
Version
07.05.2015
2D.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
2D.4.1. Form und Inhalt (520)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Information über den Inhalt und die Form eines Dossiers, um Benutzenden
die Beurteilung über eine allfällige Konsultation zu erleichtern.
Richtlinie:
Form und Inhalt beschreiben kurz Art und Inhalt der vorhandenen Dokumente sowie den Zeitraum ihrer Entstehung (entspricht dem archivischen
„Enthält“ und beschreibt den Inhalt, der erwartet wird). Zudem sind Angaben über Besonderheiten oder erwähnenswerte Abweichungen, wenn nötig
mit Entstehungszeitraum, zu erfassen (entspricht dem archivischen „Darin“).
HAN-Format:
Form und Inhalt können als Freitext im Feld 520 $a angegeben werden.
Der erwartete Inhalt und die Besonderheiten können getrennt angegeben
werden. Dabei werden die Abweichungen mit der einleitenden Phrase „Darin:“ in einem eigenen Feld 520 $a erfasst. Soll zusätzlich zum Dossiertitel
der erwartete Inhalt detaillierter beschrieben werden, werden die Angaben
mit der einleitenden Phrase „Enthält:“ in einem zweiten Feld 520 $a notiert.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
520
$a Fotografien zum Ökumenischen Institut Tantur
$a Die Fotografien stammen aus verschiedenen Jahren der Gründung des
Ecumenical Institute in Tantur. Vorhanden sind verschiedene Motive
des Geländes, des Gebäudes und von Personen. Die Fotografien sind
schwarz/weiss und farbig. Die Formate liegen zwischen 8,8x8,8 und
24x18. Beigelegt sind Fotografien der Hochzeit von Joseph Abed
Rabbo und von einer unbekannten Familie aus Beit Jala.
245
520
$a Informationen für die Konzilsväter 1962
$a Vorhanden sind Presseinformationen, Unterlagen zur
Konzilsvorbereitung für die Beobachter, Rundbriefe, diverse Texte
mit Äusserungen und Stellungnahmen zu Dekreten, die
Presseerklärung Oscar Cullmanns auf deutsch und französisch, sowie
ein Manuskript eines Radiobeitrags von Gunther Lehner.
245
520
$a Korrespondenz mit K. Rütschi AG, Brugg
$a Enthält u.a.: Kaufvertrag und Entwürfe, Übersicht über laufende
Aufträge, Privatkorrespondenz (Geburtstagswünsche), Todesanzeige
von Karl Rütschi
245
$a Berichte der Geschäftsleitung an die Verwaltungsräte, Rechnungen,
Budget
$a Darin: Baupläne der Fabrik (ca. 1952-1956)
$a Darin: Fotos des Modells der geplanten Fabrik (ca. 1955)
520
520
100
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
Version
07.05.2015
245
520
$a Private Unterlagen und Korrespondenz
$a Darin: Testament von Max Meier (1900-1980), dem Bruder von Hans
Meier, von 1960
245
520
$a Gründungsakten
$a Enthält: Statuten, Handelsregisterauszüge, Betriebskreditbestätigung,
Gründungsbericht
$a Darin: Dokumente des Konkursamtes, Personalliste
520
2D.4.2. Bewertung und Kassation (583)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dossier nicht verwendet.
2D.4.3. Neuzugänge (584)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dossier nicht verwendet.
2D.4.4. Ordnung und Klassifikation (351 $a)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dossier nicht verwendet.
101
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
2D.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
2D.5.1. Zugangsbestimmungen (355, 506, 852 $e)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe der allgemeinen Bestimmungen, die den Zugang zu einem Dossier
festlegen, sowie eventuelle aus dem Archiv- oder Datenschutzgesetz oder
als Folge von vertraglichen Vereinbarungen mit der abgebenden Stelle oder
dem Eigentümer abgeleitete Einschränkungen des Zugangs.
Richtlinie:
Es sind die allgemeinen Zugangsbestimmungen der aufbewahrenden Institution anzugeben.
Lassen sich aus den allgemeinen Bestimmungen (Archivgesetz, Datenschutzgesetz)30 oder aus vertraglichen Vereinbarungen Schutzfristen ableiten, wird darauf zusätzlich zu den allgemeinen Zugangsbestimmungen hingewiesen.
Die ausformulierten allgemeinen Zugangsbestimmungen einer Institution
können entweder in jedem Katalogisat angegeben werden oder als gedruckte
oder elektronische Version vorliegen, auf welche im Katalogisat verwiesen
wird. Letzteres empfiehlt sich, da flexibler auf Änderungen reagiert werden
kann und der Text in den Katalogisaten dabei nicht angepasst werden muss.
Neben einer allfälligen Benutzungsordnung für Sonderbestände sollten die
Bestimmungen Verweise auf das kantonale Archivgesetz und das kantonale
bzw. eidgenössische Datenschutzgesetz enthalten, aus denen allfällige
Schutzfristen abgeleitet werden können.
HAN-Format:
Die allgemeinen Zugangsbestimmungen bzw. der Hinweis darauf sollten als
Freitext in Feld 506 $a erfasst werden.
Sind keine Schutzfristen mehr vorhanden, sollte in Feld 506 $a mit der Ergänzung „Für diese Unterlagen bestehen keine Schutzfristen mehr.“ darauf
hingewiesen werden.
Sind noch Schutzfristen vorhanden, sollte in Feld 506 $a mit der Ergänzung
„Für diese Unterlagen können noch Schutzfristen bestehen.“ ebenfalls darauf hingewiesen werden. Zusätzlich können Details aus vertraglichen Vereinbarungen wie die Dauer der Einschränkung und die betroffenen Dokumente angegeben werden. Ausnahmen der Einschränkungen für bestimmte
Personen werden im Feld 506 $d notiert. Dieses Unterfeld ist im OPAC
nicht sichtbar und dient dem Personal zur Ermöglichung des Zugangs für
bestimmte Personen. Des Weiteren sollte im Feld 852 $e mit der Angabe
30
Die gesetzlichen Schutzfristen basieren auf dem kantonalen bzw. eidgenössischen Datenschutzgesetz sowie
dem jeweils gültigen kantonalen Archivgesetz und können je nach Kanton unterschiedlich sein. In der Regel
wird für Sachakten eine Schutzfrist von 30 Jahren nach Abschluss eines Dossiers verlangt. Bei Personenunterlagen oder Akten, die sich in ihrem wesentlichen Inhalt oder Zweck auf eine Person beziehen (kurz: Personenbezogene Unterlagen), sind die Fristen in der Regel länger und abhängig von den Lebensdaten der betreffenden Person (sofern bekannt) oder vom Erstellungsdatum des jüngsten Dokumentes.
102
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
„Benutzung eingeschränkt“ (mittels Ctrl + F8) auf die Einschränkung hingewiesen werden.
Zur Kennzeichnung der Schutzfristkategorien sollte in Feld 355 0_ $a angegeben werden, ob im Dossier Sachunterlagen und/oder Personenbezogene
Unterlagen vorhanden sind. Pro Kategorie wird ein einzelnes Feld 355 erfasst, die Begriffe sind in einer Liste hinterlegt (Ctrl + F8). Wurden Schutzfristen berechnet, werden diese in einem Feld 355 $h angegeben bzw. bei
späterer Erhebung nachgetragen. Die Berechnungsgrundlage kann bei Bedarf in einem Feld 583 mit $b Schutzfrist erfasst werden (vgl. Kapitel
2D.8.3. Bearbeitungstyp „Schutzfrist“).
Sind zudem Einschränkungen der Benutzung aufgrund von physischen Beschädigungen oder Beeinträchtigungen vorhanden, sollten diese als Freitext
in Feld 506 $c erfasst werden. Zusätzlich sollte in Feld 852 $e die Angabe
„Benutzung eingeschränkt“ (mittels Ctrl + F8) eingefügt werden. Diese Einschränkungen sind in der Regel temporär. Wurden die Mängel behoben,
werden die Felder 506 $c und 852 $e wieder gelöscht. Ein Vermerk zu den
vorgenommenen Konservierungs- bzw. Restaurierungsarbeiten kann in Feld
583 angegeben werden (siehe Kapitel 2D.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“ bzw. 2D.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“).
Soll ein Dossier im Katalog zwar erfasst, die Katalogisate aber erst nach einer bestimmten Frist im OPAC veröffentlicht werden oder ist ein ganzes
Dossier für längere Zeit für die Benutzung gesperrt, können die betreffenden
Katalogisate mithilfe des Feldes 909 $f für die Anzeige im OPAC gesperrt
werden. Zur genauen Verwendung siehe Kapitel 2D.9.4. Lokalcodes (909).
In Anhang A. Arbeitshilfe zu Zugangs-/Benutzungsbestimmungen sind weitere Angaben zur praktischen Anwendung dieser Felder enthalten.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
355 0_ $a Sachunterlagen
506
$a Die Benutzungsbestimmungen richten sich nach dem Archivgesetz
des Kantons Basel-Stadt. Für diese Unterlagen bestehen keine
Schutzfristen mehr.
852
$a CH
$b Basel UB Wirtschaft - SWA
$c Privatarchive
$d CH SWA HS 188 E 16
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Es gilt die Benutzungsordnung für die Abteilung Sonderbestände. Für
diese Unterlagen können noch Schutzfristen bestehen.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 87 A:I:b
$e Benutzung eingeschränkt
103
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
355 0_ $h 2040
506
$a Das Dossier ist gemäss Schenkungsvertrag bis 2040 für die
allgemeine Benutzung nicht zugänglich. Nach Ablauf der Schutzfrist
gilt die Benutzungsordnung für die Abteilung Sonderbestände.
$d Ausgenommen von der Sperrung sind Familienangehörige des
Nachlassers.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 110 : A:1
$e Benutzung eingeschränkt
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Es gilt die Benutzungsordnung für die Abteilung Sonderbestände. Die
Einsichtnahme richtet sich nach dem Archivgesetz des Kantons BaselStadt und dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Für diese
Unterlagen bestehen keine Schutzfristen mehr.
$c Einzelne Teile des Dossiers sind zurzeit aus konservatorischen
Gründen nicht zugänglich.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 256 : D:IV:15
$e Benutzung eingeschränkt
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Es gelten die Benutzungsbestimmungen für die Abteilung
Handschriften, Archive und Nachlässe. Für diese Unterlagen können
noch Schutzfristen bestehen.
$c Das Dossier kann aus konservatorischen Gründen nur teilweise und
mit Einwilligung des Abteilungsleiters HAD benutzt werden.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 211 : B:20
$e Benutzung eingeschränkt
2D.5.2. Reproduktionsbestimmungen (540, 542)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Angabe von Bestimmungen, die die Reproduktion und Veröffentlichung
eines Dossiers festlegen, sowie von möglichen Einschränkungen, die sich
aus den vertraglichen Vereinbarungen mit der abgebenden Stelle oder dem
Eigentümer ableiten lassen.
Richtlinie:
Lassen sich aus den vertraglichen Vereinbarungen oder dem physischen Zustand Reproduktionseinschränkungen ableiten, kann darauf hingewiesen
werden. Ebenso kann der Inhaber des Urheberrechts zur Weiterleitung von
Anfragen erfasst werden.
104
HAN
Archivbestände
HAN-Format:
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
Die allgemeinen Reproduktionsbestimmungen bzw. ein Hinweis darauf
werden auf Stufe Dossier nicht angegeben.
Sind Reproduktionen aus vertraglichen Gründen nur eingeschränkt möglich,
kann darauf im Feld 540 $a hingewiesen werden. Ausnahmen von diesen
Einschränkungen werden im Feld 540 $d notiert. Das Unterfeld $d ist im
OPAC nicht sichtbar und dient dem Personal zur Ermöglichung von Ausnahmen für bestimmte Personen.
Sind Einschränkungen von Reproduktionen aufgrund von physischen Beschädigungen oder Beeinträchtigungen vorhanden, können diese ebenfalls
als Freitext in Feld 540 $a erfasst werden. Diese Einschränkungen sind in
der Regel temporär. Wurden die Dokumente restauriert, wird der Hinweis in
Feld 540 $a wieder gelöscht. Ein Vermerk zu den vorgenommenen Konservierungs- bzw. Restaurierungsarbeiten kann in Feld 583 angegeben werden
(siehe Kapitel 2D.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“ bzw. 2D.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“).
Der Name des Inhabers des Urheberrechts kann, sofern bekannt, in Feld 542
$d erfasst werden. Zusätzlich kann in Unterfeld $e die Adresse des Inhabers
bzw. bei körperschaftlichen Inhabern Name und Adresse des Repräsentanten (Verwalter, Präsident etc.) angegeben werden. Dieses Feld ist im OPAC
nicht sichtbar und dient dem Personal zur Vermittlung des Kontakts bei urheberrechtlichen Fragen. Zudem kann in Feld 540 $a ein öffentlich sichtbarer Hinweis auf den körperschaftlichen Inhaber des Urheberrechts gegeben
werden.
In Anhang B. Arbeitshilfe zu Originalen und Reproduktionen sind weitere
Angaben zur praktischen Anwendung dieser Felder enthalten.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
540
$a Aus konservatorischen Gründen können von diesem Dossier keine
Kopien oder Digitalisate hergestellt werden. Einzelne Aufnahmen
können jedoch unter Aufsicht der Bestandeserhaltung gemacht
werden.
540
$a Aufgrund vertraglicher Abmachungen mit dem Eigentümer können
keine Reproduktionen hergestellt werden.
$d Autorisiert sind die Mitglieder des Stiftungsrates Lucius Burckhardt
245
540
$a Nachlass Ernst Wölfflin (1873-1960)
$a Die Urheberrechte liegen bei der Wölfflin-Thesaurus-Stiftung. Alle
Publikationsbewilligungen müssen an diese gerichtet werden.
$d Wölfflin-Thesaurus-Stiftung
$e c/o Prof. Rudolf Wachter, Musterstrasse 5, 4056 Basel
542
245
542
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
$d Fondation de France
$e Fondation oecuménique Oscar Cullmann, Präsident Martin Wallraff,
Theologisches Seminar, Nadelberg 10, 4051 Basel
105
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
2D.5.3. Sprache/Schrift (008 Pos. 35-37, 041, 546)
Verwendung:
Fakultatives Element (041, 546) bzw. Pflichtelement (008)
Zweck:
Identifizierung der in der Verzeichnungseinheit enthaltenen Sprache(n),
Schriftarten und Zeichensysteme.
Richtlinie:
Die in den Unterlagen vorherrschende/n Sprache/n ist/sind festzuhalten.
Abweichende Sprachen (Dialekte), Schriftarten, Zeichensysteme oder verwendete Abkürzungen sollten ebenfalls angegeben werden.
HAN-Format:
Die Angaben können im Feld 546 $a erfasst werden. Eine Auswahl von
Sprachen ist in einer hinterlegten Liste (Ctrl + F8) angegeben.
Die hauptsächliche Sprache wird zudem in normierter Form im Feld 008,
Pos. 35-37 erfasst. Die Codeliste ist in den Katalogisierungsregeln IDS
(KIDS) verfügbar. Weitere Codes sind:
zxx = no linguistic content (Bilddokumente oder Musikalien)
und = unbestimmt oder Erfassung nicht sinnvoll
mul = mehrere, nicht differenzierte Sprachen
Kann die Sprache nicht angegeben werden oder wird darauf verzichtet, wird
der Sprachcode „und“ verwendet (undetermined = nicht bestimmt).
Ist mehr als eine Sprache vorherrschend, können alle Sprachen zusätzlich in
normierter Form im Feld 041 $a angegeben werden (je Sprachcode ein Unterfeld $a).
Index:
Wort-Index Sprachcode (aus Inhalt 008 Pos. 35-37 bzw. 041 $a)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
008
041
546
008
041
546
546
$a
$a
$a
$a
091203s1998----xx------------------ger-ger
fre
lat
Deutsch, Französisch, Latein
$a
$a
$a
$a
051131m19021904xx------------------ger-ger
eng
Deutsch
Englisch
2D.5.4. Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen (340)
Verwendung:
Pflichtelement (wenn nur ein Trägermaterial vorhanden, mit Ausnahme von
Papier)
Zweck:
Sofern nur ein Trägermaterial vorhanden ist, werden Angaben über das Trägermaterial bzw. den Beschreibstoff des Dossiers sowie der technischen An106
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
forderungen, die die Benutzung und Konservierung der Verzeichnungseinheit beeinflussen, erfasst.
Richtlinie:
Alle Besonderheiten in der physischen Beschaffenheit des Dossiers, die für
die Bestandeserhaltung oder Benutzung von Relevanz sind, sind zu erfassen.
Technische Geräte, insbesondere Hardware und Software, die für die Benutzung benötigt werden, sind ebenfalls anzugeben.
HAN-Format:
Ist in einem Dossier nur ein Trägermaterial vorhanden, wird dieses im Feld
340 $a erfasst. Eine Auswahl der wichtigsten Trägermaterialien ist als Liste
hinterlegt (Ctrl + F8). Das Trägermaterial „Papier“ wird nur angegeben,
wenn es nicht dem erwarteten Material entspricht (vgl. Anhang D3. Angabe
des Trägermaterials).
Das Trägermaterial wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2D.2.5. Umfang
(300 $a, 500 A_) und 2D.9.5. Bezeichnungen für Non-Manuscripts
(906/907) erfasst. Siehe auch Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Sind jedoch mehrere Trägermaterialien vorhanden, werden diese stattdessen
gesammelt in einem Feld 500 angegeben. Siehe dazu Kapitel 2D.7. Zone zu
Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500).
Spezielle technische Anforderungen und benötigte Abspielgeräte für die
Benutzung eines Dossiers können im Unterfeld $i angegeben werden.
Index:
Wort-Index Alle Felder (aus Inhalt 340 $a)
Beispiele:
FMT
LDR
245
300
906
FMT
LDR
245
300
340
906
$a
$h
$a
$b
$c
$i
VM
----nkm--22-----4u-4500
Fotografien zum Zweiten Vatikanischen Konzil
Bildmaterial
18 Fotografien
Positiv, schwarz/weiss
verschiedene Formate
VM Foto = Photo
$a
$h
$a
$b
$a
$h
VM
-----ngm--22-----4u-4500
Urlaub der Familie Keller in Dänemark, Sommer 1959
Filmmaterial
5 Filmrollen
Super 8
Azetat
MP Film
2D.5.5. Findmittel (555, 856)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dossier nicht verwendet.
107
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
2D.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
2D.6.1. Standort von Originalen (534)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Nachweis über den Aufbewahrungsort (in der eigenen oder externen Institution), die Zugänglichkeit oder die Vernichtung des Originals, falls es sich
bei der Verzeichnungseinheit um eine Reproduktion handelt.
Richtlinie:
Falls die Verzeichnungseinheit eine Reproduktion ist, kann die Institution
oder Person benannt werden, in deren Besitz sich die Vorlage befindet. Ausserdem sollten für die Ermittlung der Vorlage nützliche Signaturen und weitergehende Informationen angeführt werden. Wenn die Vorlage nicht mehr
existiert (Zerstörung, Verlust o.ä.) ist darauf hinzuweisen.
HAN-Format:
Die Angaben können als Freitext in Feld 534 $n erfasst werden.
Bei einer Reproduktion sollte zusätzlich in Feld 300 $b die Art der Reproduktion festgehalten werden. Siehe dazu Formathandbuch HANMARC,
Feld 300.
Ist das Original im eigenen Archiv nicht vorhanden, werden bei der Katalogisierung der Reproduktion trotzdem die Entstehungsdaten des Originals
angegeben. Die Entstehungsdaten der Reproduktion können zusätzlich festgehalten werden.
Index:
Wort-Index Alle Felder (aus Inhalt 534 $n)
Beispiele:
245
300
520
534
$a
$c
$a
$b
$a
17 Briefe an Papst Paul VI.
von Oscar Cullmann
23 Bl.
Fotokopie
Enthalten sind Photokopien von Briefen Cullmanns an Papst Paul VI.
und an diverse Mitarbeiter des Papstes aus den Jahren 1964 bis 1975,
welche vom Istituto Paolo VI in Brescia im Juli 2003 ins Archiv
gegeben wurden.
$n Die Originale der Briefe sind im Dokumentationszentrum des Centro
Studi dell‘Istituto Paolo VI in Concesio bei Brescia archiviert.
2D.6.2. Standort von Reproduktionen (533, 856)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Verweis auf vorhandene Sicherungskopien und Reproduktionen.
Richtlinie:
Wurde das Dossier teilweise oder ganz kopiert und/oder reproduziert (bspw.
aus Gründen der Sicherung, Schonung etc.), so sind Form (Mikroverfil108
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
mung, Digitalisierung usw.) und, falls abweichend vom Original, der Aufbewahrungsort dieser Kopien oder Reproduktionen anzugeben.
HAN-Format:
Die Angaben können als Freitext in Feld 533 $n erfasst werden.
Sind zu einem Dokument Digitalisate auf externen Plattformen vorhanden
(e-rara, e-manuscripta u.ä.), kann eine Verlinkung zu diesen in Feld 856 angegeben werden. Diese Reproduktionen müssen zusätzlich nicht explizit in
einem Feld 533 erwähnt werden. Es empfiehlt sich jedoch ein allgemeiner
Hinweis auf vorhandene Digitalisate in einem Feld 533 $n auf Stufe Bestand.
Index:
Wort-Index Alle Felder (aus Inhalt 533 $n)
Beispiele:
245
340
533
852
852
907
$a Briefwechsel zwischen Peter Meier und Hans Muster
$a Azetat
$n Alle Briefe sind zusätzlich auf Mikrofilm unter der Signatur NL 112 :
D:I:15 (Mikrofilm) erhältlich.
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 112 : D:I:15
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 112 : D:I:15 (Mikrofilm)
$f MF Mikrofilmspule = Microfilm en bobine
2D.6.3. Verwandte Verzeichnungseinheiten (544)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Verweis auf verwandte Materialien zum vorliegenden Dossier innerhalb der
eigenen Institution und/oder in anderen Institutionen.
Richtlinie:
Enthält das vorliegende Dossier Material, das in enger inhaltlicher Beziehung zu anderen Dossiers oder Einzeldokumenten steht, können Angaben
über das verwandte Material (wenn möglich mit Signatur), den Aufbewahrungsort und die Art der Beziehung gemacht werden.
HAN-Format:
Die Angaben können als Freitext im Feld 544 $n erfasst werden.
Mit dem Indikator 1 kann angegeben werden, ob sich eine verwandte Verzeichnungseinheit in derselben Institution (Indikator 1 = 1) oder in einer anderen Institution (Indikator 1 = 0) befindet.
Index:
Wort-Index Alle Felder
109
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
Beispiele:
245
$a Informationen für die Konzilsväter 1962
544 1_ $n Einzelne Korrespondenz und Reaktionen zur Presseerklärung vom
23.11.1962 finden sich verstreut unter den Signaturen NL 353 :
A:V:b:93-212
2D.6.4. Veröffentlichungen (581)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Angabe von Veröffentlichungen, die unter Benutzung oder Auswertung der
Verzeichnungseinheit entstanden sind.
Richtlinie:
Auf Veröffentlichungen, die unter Benutzung oder Auswertung der Verzeichnungseinheit entstanden sind, kann hingewiesen werden.
HAN-Format:
Die Angaben können im Freitext im Feld 581 $a erfasst werden.
Zusätzlich kann im Unterfeld $i ein einleitender Text vermerkt werden. Im
Unterfeld $3 sind genauere Angaben zum Teil des Dossiers, der in der Literatur behandelt wird, möglich.
Für die Zitation der Veröffentlichungen sind mit Vorteil die Interpunktionsregeln in Kapitel 0C. Interpunktion anzuwenden.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
100
245
581
581
100
245
581
$a Cullmann, Oscar
$d 1902-1999
$a Unterlagen zum Vortrag „Das ausgebliebene Reich Gottes als
theologisches Problem“
$c Oscar Cullmann
$a Cullmann, Oscar. - Das ausgebliebene Reich Gottes. In: Christ und
Welt ; 16:52 (1963), S. 8
$a Cullmann Oscar. - Das ausgebliebene Reich Gottes als theologisches
Problem. In: Vorträge und Aufsätze 1925-1962 / Oscar Cullmann. Tübingen ; Zürich, 1966, S. 445-455
$a
$d
$a
$d
$h
$c
$a
Wildberger, Jacques
1922-2006
Fünf Stücke für Orgel
Five pieces for organ
Notenmanuskript
Jacques Wildberger
Häfeli, Anton. - Jacques Wildberger, oder, Die Lehre vom Andern. Zürich, 1995, S. 263 Nr. 14
110
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.7. Zone zu Anmerkungen
Version
07.05.2015
2D.7. Zone zu Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500)
Verwendung:
Fakultatives Element bzw. Pflichtelement (zur Angabe von mehreren Archivalienarten und Trägermaterialien)
Zweck:
Bereitstellung von Spezialinformationen und Angaben, die in keinem der
anderen Bereiche angebracht werden können.
Richtlinie:
Alle Angaben, die in den übrigen Feldern nicht erfasst werden, aber für das
Verständnis des Benutzers oder zur Erklärung erfasster Informationen notwendig oder sinnvoll sind, können hier angegeben werden.
HAN-Format:
Alle Informationen können als Freitext im Feld 500 $a erfasst werden. Für
mehrere verschiedene Informationen empfiehlt sich die Verwendung mehrerer Felder.
Besteht ein Dossier aus einer einzigen Archivalienart bzw. einem Trägermaterial, werden die Angaben im Satzformat (FMT), im Leader (LDR) auf
Pos. 06 und in den Feldern 245 $h, 340 und 906/907 erfasst. Siehe auch die
entsprechenden Unterkapitel in Kapitel 2D. Stufe Dossier und Anhang D.
Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Besteht ein Dossier aus mehreren Archivalienarten und/oder Trägermaterialien, sollten diese gesammelt in je einem Feld 500 angegeben werden:
- Alle Trägermaterialien werden mit der einleitenden Wendung „Trägermaterial:“ in einem Feld 500 erfasst. Siehe dazu Anhang D3. Angabe
des Trägermaterials und Formathandbuch HANMARC, Feld 500.
- Alle Archivalienarten werden mit der einleitenden Wendung „Archivalienart:“ in einem Feld 500 erfasst. Siehe dazu Anhang D2. Angabe der
Archivalienart und Formathandbuch HANMARC, Feld 500.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
260
500
$a Inventare
$c 1914-1940
$a Fehlend: 1919-1930
245
$a
$h
$b
$c
$a
Ohne Grund
Noten
für Baritonsaxophon, Posaune und Klavier
Michel Roth
Marcus Weiss, Mike Svoboda und Jürg Henneberger gewidmet
$a
$h
$b
$c
$a
$a
$a
Molasse vivante
Noten
Duo für zwei Klaviere
Michel Roth
Adrienne Soós und Ivo Haag gewidmet
Inspiriert von Peter Webers Roman „Silber und Salbader“ (Suhrkamp)
Erschienen bei: Tre Media Musikverlage, Karlsruhe
500
245
500
500
500
111
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.7. Zone zu Anmerkungen
245
520
500
500
245
500
520
520
Version
07.05.2015
$a Diverse Fotoalben zu Familienferien in Jahren 1950 bis 1964
$a Die Fotoalben enthalten Fotografien, Ansichtskarten und Karten mit
den Reiserouten der Familie aus den Ferien in Frankreich,
Deutschland, Italien und den USA.
$a Trägermaterial: Polyester, Azetat
$a Archivalienart: Kartenmaterial, Bildmaterial
$a Reorganisation und Neuplatzierung der Zollinstanzen
$a Archivalienart: Manuskript, Kartenmaterial
$a Enthält: Umzugs- und Neubauvorhaben der Gebäude A und C:
Abgeltung der Zollinfrastrukturen im Freilager, Parkplätze für
Zollpersonal, Reorganisation des Aussendienstes, etc.: Pläne,
Zollreglemente, Korrespondenz mit Zollinspektorat und Vermietern,
Aktennotizen, Korrespondenz, etc.
$a Darin: Zollreglemente von 1941, 1952, 1965, 1983, 1996
112
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.8. Zone zur Bearbeitung
Version
07.05.2015
2D.8. Zone zur Bearbeitung (583)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Angabe der Bearbeitungen innerhalb der aufbewahrenden Institution, der
Bearbeiter sowie der angewandten Grundsätze.
Richtlinie:
Angaben über Verzeichnung, Konservierung, Restaurierung, Digitalisierung
und/oder Mikroverfilmung von Verzeichnungseinheiten; ergänzt durch das
Datum oder den Zeitraum der Bearbeitung sowie die beteiligten Bearbeiter.
Die der Bearbeitung zugrunde gelegten internationalen, nationalen und lokalen Verzeichnungsgrundsätze können benannt werden.
HAN-Format:
Die Angaben zur Bearbeitung können entweder als Freitext im Feld 583 $a
oder strukturiert im Feld 583, Unterfelder $b, $c, $f, $h, $i, $k und $l erfasst
werden. Die strukturierte Erfassung ist bei der Neukatalogisierung vorzuziehen.
$a
$b
$c
$f
$h
$i
$k
$l
$3
Bearbeitung (Freitext)
Bearbeitungstyp (abrufbare Liste mittels Ctrl + F8)
Zeitraum der Bearbeitung
Regelwerk / Angabe der HAN-Katalogisierungsregeln für …
Verantwortliche Person/Körperschaft
Vorgehen/Notizen
BearbeiterIn
Status
Hinweis auf den die Bearbeitung betreffenden Teil des Bestandes
Die Verantwortung über den Bearbeitungsvorgang liegt in der Regel bei der
aufbewahrenden oder seltener bei einer externen Institution bzw. deren leitenden Stellen und muss nur in abweichenden Fällen im Unterfeld $h explizit angegeben werden. Eine bearbeitende Person muss nicht erfasst werden.
Ist dies jedoch erwünscht und ist die bearbeitende Person nicht identisch mit
der verantwortlichen Person oder Körperschaft, kann zusätzlich ihr Name in
Unterfeld $k erfasst werden.
Der Status des Bearbeitungstyps in Unterfeld $l kann, sofern die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist, mit „Pendent“ angegeben werden. Ist der
Bearbeitungsvorgang abgeschlossen, wird das Unterfeld nicht verwendet
bzw. gelöscht.
Der Indikator 1 entscheidet über die Sichtbarkeit der Angaben im OPAC
(0 = nicht sichtbar, 1 = sichtbar). Die Entscheidung hierüber obliegt der jeweiligen Katalogisierungsstelle und dem Usus der betreffenden Institution.
Index:
Wort-Index Alle Felder
113
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.8. Zone zur Bearbeitung
Version
07.05.2015
2D.8.1. Bearbeitungstyp „Bewertung“
Verwendung:
Dieser Bearbeitungstyp wird auf Stufe Dossier nicht verwendet.
2D.8.2. Bearbeitungstyp „Verzeichnung“
Spez. Hinweise: Die Verzeichnung umfasst alle Prozesse zur Ordnung und Erschliessung
eines Dossiers in einem Katalog.
Beispiele:
583 1_ $b
$c
$f
$k
Verzeichnung=Description=Inventaire
2012
HAN-Katalogisierungsregeln Archivbestände
Max Mustermann
583 0_ $b Verzeichnung=Description=Inventaire
$c Nov. 2009
$i Verknüpfung in 490 nur über $i, um so die korrekte alphabetische
Reihenfolge nach Namen der Maler bei der Bandübersicht zu steuern.
Die Anzeige der Angaben in $v (aus der Signatur abgeleitet) würde
der alphabetischen Reihenfolge nicht entsprechen.
2D.8.3. Bearbeitungstyp „Schutzfrist“
Spez. Hinweise: Im Bearbeitungstyp Schutzfrist können alle Angaben erfasst werden, die zur
Berechnung einer möglichen Schutzfrist dienten, um die Entscheidung begründen zu können.
Beispiele:
583 0_ $b
$c
$f
$h
$i
Schutzfrist=Retent. period=Délai de protect.
2013.06
Archivgesetz BS (1996/Stand 1. Jan. 2012)
XY
Sachakten und Personenakten: Todesjahr Nachlasser 1990 + 10 Jahre
= 2000 / Abschlussjahr 1992 + 30 Jahre = 2022: Schutzfrist bis Ende
2022; Schutzfristen von Drittpersonen zusätzlich beachten!
2D.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“
Spez. Hinweise: Die Konservierung umfasst die Schadens- bzw. Zustandserhebung und/oder
Beschreibung der Erhaltungsmassnahmen (Reinigung, Verpackung etc.) an
Archivmaterial. Die Konservierung beinhaltet keine Eingriffe an den Dokumenten.
Im Unterfeld 583 $i können Angaben zum Schadensgrad gemacht werden.
114
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.8. Zone zur Bearbeitung
Version
07.05.2015
Beispiele:
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c 2001
$i Unterlagen sind teilweise brüchig. Die Originale befinden sich in
säurefreien Schachteln.
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c 2009
$i Gereinigt und in neue Konservierungsschachteln verpackt.
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c Mai 2013
$i Reinigung und Schimmelpilz-Desinfektion, Neuverpackung in
säurefreie Umschläge und Schachteln.
2D.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“
Spez. Hinweise: Die Restaurierung umfasst die Schadensbehebung an Archivmaterial. Sie ist
mit Eingriffen an den Dokumenten verbunden.
Beispiele:
583 1_ $b Restaurierung=Restoration=Restauration
$c Nov.-Dez. 2011
$i Die Bindungen der Separata waren mehrheitlich gelöst. Wo sinnvoll,
wurden diese neu geleimt. In Einzelfällen sind auch neue Einbände
angefertigt worden. Für Details siehe die jeweilige Einzelaufnahme.
$k Peter Muster
2D.8.6. Bearbeitungstyp „Digitalisierung“
Beispiele:
583 0_ $b Digitalisierung=Digitalization=Numérisation
$c 2010
$i Format: TIFF
2D.8.7. Bearbeitungstyp „Mikroverfilmung“
Beispiele:
583 0_ $b Mikroverfilmung=Microfilming=Microfilm
$c 2009
$k Bürgerspital Basel, Mikrografie
115
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
2D.9. Zusätzliche HAN-Felder
2D.9.1. Satzformat (FMT)31
Verwendung:
Pflichtelement
Spez. Hinweise: Für die genaue Verwendung des Feldes und die möglichen Begriffe siehe
Formathandbuch HANMARC, Feld FMT = Aleph Satzformat.
Die Archivalienart wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2D.2.2. Titel- und
Urheberangabe (245, 246) und 2D.9.2. Leader (LDR) erfasst. Siehe auch
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Sind mehrere Archivalienarten vorhanden, werden diese stattdessen gesammelt in einem Feld 500 angegeben. Siehe dazu Kapitel 2D.7. Zone zu Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500).
Beispiele:
FMT
LDR
245
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Reorganisation und Neuplatzierung der Zollinstanzen
FMT
LDR
245
906
VM
-----nkm--22-----4u-4500
$a Fotografien zur Massenflucht aus Basel
$i VM Foto = Photo
2D.9.2. Leader (LDR)32
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe zu systemerforderlichen Einstellungen zum Katalogisat.
Richtlinie:
Der Leader ist im originalen MARC21 das erste Feld einer bibliografischen
Aufnahme. Er hat eine feste Länge von 24 Zeichen. Die Datenelemente, aus
denen der Leader besteht, sind Zahlen oder Codes, welche die Parameter für
die Verarbeitung des Datensatzes definieren.
Die Angaben in diesem Feld sind systembedingt obligatorisch. Mit Ausnahme der Positionen 06 (Materialtyp für Archivalienart), 07 (Bibliografische Ebene) und 17 (Katalogisierungsniveau) sind die Inhalte bereits vorgegeben.
HAN-Format:
31
32
Alle Informationen sind im Feld LDR anzugeben und werden in der Regel
vom System selbst gesetzt. Variable Angaben sind in nachfolgenden Feldern möglich:
Dieses Feld wird im Aleph-Katalogisierungsmodul über den Reiter „Satz“ → „Satzformat ändern“ angepasst.
Änderungen werden im Aleph-Katalogisierungsmodul bei markiertem Feld 008 mit Ctrl + F vorgenommen.
116
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
Pos. 06: Materialtyp (bzw. Archivalienart)
Codeliste: Siehe Formathandbuch HANMARC, Feld LDR
Pos. 07: Bibliografische Ebene
Codeliste: Siehe Formathandbuch HANMARC, Feld LDR
Pos. 17: Katalogisierungsniveau
7 = Minimalniveau
4 = Normalniveau
Zu Beschreibung und Verwendung siehe Kapitel 0D.1. Katalogisierungsniveau für Titelaufnahmen
Die Archivalienart wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2D.2.2. Titel- und
Urheberangabe (245, 246) und 2D.9.1. Satzformat (FMT) erfasst. Siehe
auch Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Sind mehrere Archivalienarten vorhanden, werden diese stattdessen gesammelt in einem Feld 500 angegeben. Siehe dazu Kapitel 2D.7. Zone zu Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500).
Index:
-
Beispiele:
FMT
LDR
245
MX
-----npm--22-----4u-4500
$a Reorganisation und Neuplatzierung der Zollinstanzen
FMT
LDR
245
906
VM
-----nkm--22-----4u-4500
$a Fotografien zur Massenflucht aus Basel
$i VM Foto = Photo
2D.9.3. Datenelemente fester Länge (008)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe von Codes zu Entstehungszeitraum, Entstehungsort und Sprache.
Richtlinie:
Erfassung von Entstehungszeitraum, Entstehungsort und Sprache in codierter Form für die Verwendung in Suchindices.
HAN-Format:
Alle Informationen sind im Feld 008 anzugeben und werden in der Regel
vom System selbst gesetzt. Variable Angaben sind in nachfolgenden Feldern möglich:
Pos. 00-05: Datum der ersten Erfassung des Katalogisats (Format jjmmtt)
Wird vom System generiert.
Pos. 06: Art des Entstehungsjahres
Siehe Kapitel 2D.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c,
593 $a)
117
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
Pos. 07-10: Entstehungsjahr bzw. Beginn des Entstehungszeitraums
Siehe Kapitel 2D.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c,
593 $a)
Pos. 11-14: Ende des Entstehungszeitraums
Siehe Kapitel 2D.2.3. Entstehungszeitraum (008 Pos. 06-14, 260 $c,
593 $a)
Pos. 15-17: Entstehungsland
Codeliste: Siehe Anhang N der Katalogisierungsregeln IDS (KIDS)
xx = unbekannt oder Erfassung nicht sinnvoll
Pos. 35-37: Sprache
Siehe Kapitel 2D.5.3. Sprache/Schrift (008 Pos. 35-37, 041, 546)
Das Datum der ersten Erfassung des Katalogisats wird vom System gesetzt.
Beim Kopieren (Duplizieren) von Titelaufnahmen wird auch diese Angabe
kopiert und bleibt bestehen, selbst wenn die Aufnahme verändert und als
neue Titelaufnahme gespeichert wird. Damit dieses Datum gelöscht und das
neue gesetzt wird, muss das „alte“ Feld 008 gelöscht (Ctrl + F5) und ein
neues Feld 008 erstellt werden.
Index:
Wort-Index Datum Ersterfassung (aus Inhalt 008 Pos. 00-05)
Wort-Index Datum (aus Inhalt 008 Pos. 07-14)
Wort-Index Sprachcode (aus Inhalt 008 Pos. 35-37)
Wort-Index Entstehungsland (aus Inhalt 008 Pos. 15-17)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
008
991131m19022005xx------------------und--
008
050610q19501980xx------------------und--
2D.9.4. Lokalcodes (909)
Verwendung:
Pflichtelement (wenn definiert)
Zweck:
Angabe von Codes für Sammlungen von Katalogisaten eines bestimmten
Typs sowie zur Verbergung einzelner Katalogisate im OPAC.
Richtlinie:
Durch Angabe definierter Codes können Katalogisate eines bestimmten
Typs gesammelt abgerufen werden. Sollen zudem bereits katalogisierte Unterlagen erst nach Ablauf einer bestimmten Frist oder provisorisch bis zu
bestimmten Entscheidungen für die Öffentlichkeit nicht sichtbar sein, kann
deren Anzeige im Katalog gesperrt werden.
HAN-Format:
In Feld 909 $f können definierte Codes erfasst werden. Eine Übersicht über
die bereits festgelegten Codes ist in einer hinterlegten Liste (Ctrl + F8) angegeben. Der Sammlungscode dient der Auffindbarkeit einzelner Gruppen
von Katalogisaten. Um die korrekte und einheitliche Verwendung garantieren zu können, muss der gewünschte Begriff dem Systembibliothekar des
118
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
HAN-Verbundes gemeldet werden. In Absprache mit der HAN-Verbundkoordination können zudem weitere Sammlungscodes definiert werden.
Durch die Angabe des Codes „hide_this“ sowie einem Zusatz bzw. Sammlungscode zur Identifizierung in Feld 909 $f können einzelne Katalogisate
für die Anzeige im OPAC gesperrt werden. In Aleph sind sie jedoch weiterhin einsehbar. Durch die Löschung dieses Feldes wird das Katalogisat für
die Ansicht im OPAC freigeschaltet.
In Feld 355 $h kann zudem eine Frist angegeben werden. Mit Ablauf dieser
Frist können die Felder 355 $h und 909 $f gelöscht und das Katalogisat für
die Anzeige im OPAC freigeschaltet werden.
Index:
Wort-Index Sammlungscode
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
355 0_ $h 2020
909
$f hide_this ubschimmel
355 0_ $h 2049
909
$f hide_this zbarchiv
909
$f
bernoulli
909
$f
emanuscripta bsub
2D.9.5. Bezeichnungen für Non-Manuscripts (906/907)
Verwendung:
Pflichtelement (wenn nur ein Trägermaterial vorhanden)
Zweck:
Eindeutige Kennzeichnung des Haupt- und/oder Nebenaspekts von NonManuscripts.
Richtlinie:
Enthält das Dossier nur eine Art von Trägermaterial, wird, um die Selektion
von Beständen nach bestimmten Merkmalen zu ermöglichen, der Hauptbzw. Nebenaspekt des Dossiers beschrieben. Die Aspekte von Beilagen sind
dabei ebenfalls zu erfassen.
HAN-Format:
Der Hauptaspekt eines Dossiers wird in einem Feld 906 erfasst. Der Nebenaspekt bzw. die Bezeichnung für beigelegtes Material wird im Feld 907 angegeben. Erfasst wird stets nur ein Haupt- und/oder ein Nebenaspekt. Der
Inhalt des Non-Manuscripts hat dabei stets Vorrang und wird als Hauptaspekt erfasst, während der Träger oder die Form nur als Nebenaspekt angegeben wird.
Die möglichen Bezeichnungen sind je Kategorie von Aspekten (bzw. Unterfeldern) in einer Liste hinterlegt und mit Ctrl + F8 abrufbar. Zu erfassen ist
die passendste Auswahlmöglichkeit:
119
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2D. Stufe Dossier
2D.9. Zusätzliche HAN-Felder
$a
$b
$c
$d
$e
$f
$g
$h
$i
$j
Version
07.05.2015
Dokumenttypen (Briefe, Hochschulschriften, Verordnungen)
Fortlaufende Publikationen (Schriftenreihe, Zeitung, Zeitschrift)
Kartenmaterial (Atlas, Karte, Relief, Ansicht/Panorama …)
Noten (Partitur, Klavierauszug …)
Ton (CD, Schallplatte, Tonband-Kompaktkassette …)
Mikroform (Mikrofilmspule, Mikrofiche …)
Die Erfassung dieses Unterfeldes ist nur in Feld 907 möglich.
Elektronische Daten (Magnetband, CD-ROM …)
Nur für Computerprogramme und andere elektronische Daten, deren
Inhalt nicht zu einem anderen Aspekt gehört (Filmmaterial, Kartenmaterial, Ton, Bildmaterial etc.).
Filmmaterial (Film, Videoaufzeichnung …)
Bildmaterial (Bild, Foto, Diapositiv, Postkarte …)
Medienpaket (Lehrmittel, Spiel, Tonbildschau …)
Das Trägermaterial wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2D.2.5. Umfang
(300 $a, 500 A_) und 2D.5.4. Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen (340) erfasst. Siehe auch Anhang D. Merkblatt zur Erfassung
von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Sind jedoch mehrere Trägermaterialien vorhanden, werden diese stattdessen
gesammelt in einem Feld 500 angegeben. Siehe dazu Kapitel 2D.7. Zone zu
Anmerkungen / Angabe von Archivalienart und Trägermaterial (500).
Index:
Wort-Index Publikationstyp/Formschlagwort
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
FMT
LDR
245
300
906
FMT
LDR
245
300
906
FMT
LDR
245
300
340
906
$a
$h
$a
$b
$c
$i
VM
----nkm--22-----4u-4500
Fotografien zum Zweiten Vatikanischen Konzil
Bildmaterial
18 Fotografien
Positiv, schwarz/weiss
versch. Formate
VM Foto = Photo
$a
$c
$a
$a
BK
----ntm--22-----4u-4500
20 Briefe an Karl Barth
von Hans Küng
25 Bl.
Briefe = Correspondance
$a
$h
$a
$b
$a
$h
VM
-----ngm--22-----4u-4500
Urlaub der Familie Keller in Dänemark, Sommer 1959
Filmmaterial
5 Filmrollen
Super 8
Azetat
MP Film
120
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.1. Allgemeines
Version
07.05.2015
2E. Stufe Dokument
2E.1. Allgemeines
2E.1.1. Definition
Das Dokument ist die kleinste unteilbare archivische Einheit. Diese Einheit ist inhaltlich und
nicht physisch definiert. Einerseits kann ein Dokument auf mehrere Träger aufgeteilt sein (ein
Film auf mehrere Spulen), andererseits können auf einem Träger verschiedene Dokumente
(mehrere Radiosendungen auf einem Band) vorhanden sein.
2E.1.2. Ordnung
Ein Dokument wird als Arbeitsmittel für die Erledigung einer Aktivität im Rahmen eines Geschäfts erstellt (z.B. Vertrag, Brief, Unfallfotografie, Bauplan, Tonaufnahme eines Sitzungstags des Kantonsparlaments) oder ist das Produkt einer Tätigkeit (z.B. Modellauto, Tagesschau vom 17. April 1970, Sendung Echo der Zeit vom 12. Dezember 2008, LP des Trio
Eugster, Spielfilm und Dokumentarfilm, Gemälde). Eine neue Aktivität oder Tätigkeit hat die
Bildung eines neuen Dokuments zur Folge. Dokumente grenzen sich durch ihren jeweiligen
Sachzusammenhang voneinander ab.
Für detaillierte Angaben zur Ordnung sowie Beispiele siehe Kapitel 1B. Ordnungsprinzipien.
121
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
2E.2. Zonen zur Identifikation
2E.2.1. Signatur (852)
Verwendung:
Pflichtelement (852) bzw. Empfohlenes Element (852 A_ und 852 E_)
Zweck:
Eindeutige Identifikation des Dokuments innerhalb der Institution.
Richtlinie:
Die Signatur setzt sich aus alphabetischen, alphanumerischen oder numerischen Zeichen zusammen. Sie muss innerhalb der Institution eindeutig sein
und kann die Tektonik abbilden. Bei Signaturänderungen muss die alte Signatur nachgewiesen werden (Konkordanz herstellen).
HAN-Format:
Die Signatur wird im Feld 852 $d erfasst, ergänzt durch Angaben zur aufbewahrenden Institution bzw. den Standort des Dokuments in den Unterfeldern $a (Ländercode), $b (Aufbewahrende Institution) und $c (Standort/Abteilung).
$a
$b
$c
$d
Ländercode (nach ISO-3166-1 Alpha 2)
Aufbewahrende Institution
Einheit innerhalb der Bibliothek (durch Katalogisierungsstelle definiert)
Signatur
Der Indikator 1 entscheidet über die Art der Signatur:
## Aktive Signatur
A_ Alternativsignatur (es existieren zwei verschiedene Signaturen für die
gleiche Verzeichnungsvorlage in der gleichen oder in zwei verschiedenen Institutionen)
E_ Ehemalige Signatur (die Verzeichnungsvorlage hatte früher eine andere
Signatur in der gleichen oder in zwei verschiedenen Institutionen)
Index:
Browse-Index Signatur (generiert aus 852 $d; eigener Index für Institution
möglich)
Wort-Index Signatur (aus Inhalt 852 $d)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
852
852
$a
$b
$c
$d
$a
$b
$c
$d
852 A_ $a
$b
$c
$d
CH
Basel UB
Handschriften
NL 353 : C:II:269
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
CH SWA PA 554 B 23-1
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
HAS 030 B 23-1
122
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
852
$a
$b
$c
$d
852 E_ $a
$b
$c
$d
Version
07.05.2015
CH
Basel UB
Handschriften
NL 3 : 38:II:3
CH
Basel UB
Handschriften
Nachlass Bachofen 225:II:3 (alt)
2E.2.2. Titel- und Urheberangabe (245, 246)
Verwendung:
Pflichtelement (245 $a, $h), Empfohlenes Element (245 $c) bzw. Fakultatives Element (245 $b, $d, 246)
Zweck:
Benennung des Dokuments, Angabe der Urheber und der Archivalienart.
Richtlinie:
Als Titel wird grundsätzlich derjenige der Vorlage übernommen. Sind Abkürzungen enthalten, werden diese in eckigen Klammern aufgelöst. Falls
sinnvoll, kann der Titel mit einem Zusatz ergänzt werden.
Ist der Vorlagetitel zu umfangreich, ungenau, unvollständig oder falsch,
wird ein neuer Titel gebildet. Der ursprüngliche Titel sollte jedoch ebenfalls
erfasst werden.
Hat die Vorlage keinen Titel, wird selbstständig ein Titel in Anlehnung an
den Inhalt und den Entstehungszweck der Unterlagen gebildet.
Bei der Bildung von Titeln ist folgendes zu beachten:
- Einzelne Begriffe sind innerhalb eines Bestandes immer gleich anzusetzen.
- Es sollten keine Abkürzungen verwendet werden (Ausnahmen: z.B.,
usw., etc., ca.). Namen sollten ausgeschrieben, die Abkürzung kann in
Klammern ergänzt werden.
- Runde Klammern werden nur für die Angabe von Abkürzungen, Lebensdaten und anderen Elementen, welche direkt mit dem Titel in Zusammenhang stehen, gesetzt. Eckige Klammern werden in der Regel
nicht verwendet.
Zur Titelbildung bei Briefen siehe Kapitel 1 der HAN-Katalogisierungsregeln Briefe.
Die Titelangabe sollte, sofern bekannt und sinnvoll, um eine Angabe des
Urhebers bzw. der Urheber ergänzt werden. Als Urheber gilt, wer ein Dokument hergestellt und/oder bearbeitet hat. Die Namen können durch Attribute wie Daten, Orte, Funktionen und andere geeignete Qualifikatoren ergänzt werden.
Zusätzlich wird angegeben, welcher Art von Archivalie das Dokument entspricht.
123
HAN
Archivbestände
HAN-Format:
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
Der Titel des Dokuments wird im Feld 245 $a angegeben. Ist ein Paralleltitel vorhanden, kann dieser in Unterfeld $d erfasst werden.
In Unterfeld $b kann der Untertitel der Vorlage übernommen oder ein (erklärender) Zusatz zum Titel angegeben werden.
Sind Angaben zu Urhebern (Personen, Familien oder Körperschaften) vorhanden, sollten diese im Feld 245 $c notiert werden.
Die Archivalienart wird in Unterfeld $h angegeben. Die möglichen Bezeichnungen sind in einer Liste hinterlegt und mittels Ctrl + F8 abrufbar.
Die Archivalienart wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2E.9.1. Satzformat
(FMT) und 2E.9.2. Leader (LDR) erfasst. Siehe auch Anhang D. Merkblatt
zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Ist zusätzlich ein anderer Dokumenttitel vorhanden oder musste der bestehende Titel an aktuelle Gebräuchlichkeiten angepasst oder korrigiert werden, so kann die ältere Variante in einem Feld 246 $a vermerkt werden. Im
Unterfeld $i wird in kurzer Form der Ursprung dieses Titels angegeben (Älterer Titel, Anderer Titel, Vorlagetitel, Zitiertitel etc.). Die Herkunft des Titels kann zusätzlich in einem Feld 500 erwähnt und erklärt werden.
Index:
Browse-Index Titel (generiert aus 245 $a / 246 $a)
Wort-Index Titel (aus Inhalt 245 $a und $h / 246 $a)
Wort-Index Autor (aus Inhalt 245 $c)
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Die als Urheber in den Feldern 245 $a bzw. $c genannten Personen oder
Körperschaften erhalten eine Eintragung als Haupt- oder Nebenurheber in
Feld 100 bzw. 700 (Personen) oder 710 (Körperschaften). Bei Briefen sind
des Weiteren die Felder 901 9_ bzw. 902 9_ (Empfänger) zu beachten. Siehe Kapitel 2A und 2D der HAN-Katalogisierungsregeln Eintragungen.
Beispiele:
FMT
LDR
100
245
FMT
LDR
100
$a
$d
$a
$b
$c
$a
$d
245
$a
$c
901 9_ $a
$d
902 9_ $a
906
$a
BK
-----ntm--22-----4u-4500
Cullmann, Oscar
1902-1999
<<Das>> neugefundene Thomasevangelium
Vortragsmanuskript
Oscar Cullmann
BK
-----ntm--22-----4u-4500
Bachmann, Guido
1940-2003
Brief an Rolf Italiaander, Freie Akademie der Künste in Hamburg
von Guido Bachmann
Italiaander, Rolf
1913-1991
Freie Akademie der Künste (Hamburg)
Briefe = Correspondance
124
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
FMT
LDR
100
245
300
906
FMT
LDR
100
245
300
340
906
FMT
LDR
245
300
906
FMT
LDR
100
245
300
340
700
906
$a
$d
$a
$h
$b
$c
$a
$b
$d
MU
-----ndm--22-----4u-4500
Ammann, Benno
1904-1986
Marsch der 4. Division
Noten
für Blasmusik
Benno Ammann
20 Bl.
Manuskript
PM Partitur = Partition
$a
$d
$a
$h
$c
$a
$c
$a
$e
MU
-----njm--22-----4u-4500
Planzer, Mani
1939-1997
MorschAchBlasorCHester
Ton
Mani Planzer
1 Schallplatte
33 UpM, 30 cm
Vinyl
SR Schallplatte = Disque 33 1/3
$a
$h
$a
$b
$c
$i
VM
-----nkm--22-----4u-4500
Porträtfotografie von Oscar Cullmann
Bildmaterial
1 Fotografie
schwarz/weiss
16,5 x 11 cm
VM Foto = Photo
$a
$d
$a
$h
$b
$b
$c
$a
$a
$a
$d
$h
MP
-----ngm--22-----4u-4500
Jud, Edith
1960Alpenswing
Filmmaterial
Jazz in der Schweiz
Spuren der Zeit vom 18.8.94
[Film] von Edith Jud ; [Musik von Mani Planzer]
1 Videokassette VHS
Magnetischer Träger
Planzer, Mani
1939-1997
MP Videoaufzeichnung = Vidéo
Version
07.05.2015
125
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
2E.2.3. Entstehung
2E.2.3.1. Entstehungsstufe (250)
Verwendung:
Empfohlenes Element (250)
Zweck:
Angabe zur Entstehungsstufe des Dokuments.
Richtlinie:
In der Regel wird davon ausgegangen, dass das Original bzw. die Ausfertigung eines Dokuments verzeichnet wird. Ist dies nicht der Fall, können genauere Angaben zur vorhandenen Entstehungsstufe (Entwurf, Konzept, 1.
Fassung usw.) bzw. zur Überlieferungsgeschichte des vorliegenden Dokuments (Abschrift, Nachschrift etc.) angegeben werden. Siehe auch Kapitel 2
in den HAN-Katalogisierungsregeln Briefe und Kapitel 2 in den HANKatalogisierungsregeln Handschriften.
HAN-Format:
Ist die Verzeichnungseinheit kein Original oder keine Ausfertigung der endgültigen Fassung eines Dokuments, sollte die Stufe der Entstehungs- bzw.
Überlieferungsgeschichte (Entwurf, Konzept, Abschrift, Druckfahne usw.)
im Feld 250 $a vermerkt werden. Die Entstehungsstufe „Original“ ist der
Regelfall im Katalog und muss, mit Ausnahme von Urkunden, nicht angegeben werden.
Ist der Verfasser einer Abschrift bekannt, sollte dessen Name in Unterfeld
$b erfasst werden.
Index:
-
Eintragungen:
Besitzt die Entstehungsstufe einen vom Haupturheber abweichenden Verfasser (bspw. Urheber von Abschriften), erhält dieser eine Eintragung als
Schreiber in Feld 901 2_. Siehe dazu die Kapitel 2A.4.3 der HANKatalogisierungsregeln Eintragungen.
Beispiele:
100
245
250
100
$a
$d
$a
$b
$c
$a
$a
$d
245
$a
$c
250
$a
$b
901 2_ $a
$d
Häberlin, Paul
1878-1960
Philosophie am Gymnasium
Zeitschriftenartikel
Paul Häberlin
Druckfahne
Heyer, Gustav Richard
1890-1967
Gedichte
Gustav Richard Heyer
Abschrift
von Lucy Heyer-Grote
Heyer-Grote, Lucy
1891-1991
126
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
2E.2.3.2. Entstehungszeit und -ort (008 Pos. 06-17, 260, 593 $a, 752 $d)
Verwendung:
Pflichtelement (008, 260 $c, 593) bzw. Fakultatives Element (260 $a)
Zweck:
Angaben zur Entstehung des Dokuments (Entstehungszeitraum und Entstehungsort).
Richtlinie:
Die Entstehungszeit wie auch der Entstehungsort des Dokuments werden in
Vorlageform angegeben. Ist die Entstehungszeit unbekannt, sollte der Entstehungszeitraum geschätzt werden.
HAN-Format:
Die Entstehungszeit wird auf Stufe Dokument in beschreibender Form in
Feld 260 $c und in normierter Form im Feld 593 $a sowie im Feld 008 auf
Position 07-14 erfasst (siehe Anhang C. Tabelle zur Erfassung von Entstehungsdaten). Die Eingabe von Werten in den Feldern 008 und 593 wird
zwingend verlangt.
Im Feld 008 in Pos. 06 muss zusätzlich angegeben werden, um welche Art
von Entstehungszeitraum es sich handelt:
s = ein bekanntes oder wahrscheinliches Entstehungsjahr
m = Entstehungszeitraum erstreckt sich über mehrere Jahre
q = mutmasslicher Entstehungszeitraum
Ist der Entstehungsort des Dokuments angegeben, kann er in beschreibender
Form in Feld 260 $a erfasst werden. Ist der Ort unbekannt, kann mit „[S.l.]“
darauf hingewiesen werden. Das Kürzel des Landes, in dem der Entstehungsort liegt, wird zudem im Feld 008 auf Position 15-17 angegeben.
Index:
Wort-Index Datum (aus Inhalt 008 bzw. 593 $a)
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Der angegebene Entstehungszeitraum in Feld 260 $c erhält eine Eintragung
in Feld 593 $a. Bei Briefen erhält zudem der Entstehungsort eine Eintragung in Feld 752 $d. Siehe dazu die Kapitel 2A.7 und 2A.8 der HANKatalogisierungsregeln Eintragungen.
Beispiele:
008
260
593
008
260
593
008
260
593
101011s1953----sz------------00----ger-$a Basel
$c 12. August 1953
$a 1953.08.12
050703s1971----fr------------00----fre-$a Chamonix-Mont Blanc
$c Mai 1971
$a 1971.05
101011q19201922it------------00----ita-$a Roma
$c [zwischen 1920 und 1922]
$a 1920-1922
127
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
008
260
593
008
260
593
Version
07.05.2015
120800m20072009sz------------00----und-$a Luzern
$c 2007-2009
$a 2007-2009
010408q18001899xx------------00----und-$a [S.l.]
$c [19. Jh.]
$a 1800-1899
2E.2.4. Verzeichnungsstufe und Verknüpfung
2E.2.4.1. Verzeichnungsstufe (351 $c)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe der Verzeichnungsstufe.
Richtlinie:
Die Verzeichnungsstufe der Verzeichnungseinheit „Dokument“ ist anzugeben.
HAN-Format:
Die Verzeichnungsstufe wird im Feld 351 $c mit dem normierten Begriff
„Dokument=Item=Pièce“ angegeben. In Aleph ist dieser mit Ctrl + F8 in einer hinterlegten Liste abrufbar.
Index:
Wort-Index Verzeichnungsstufe (aus Inhalt 351 $c)
Beispiele:
351
$c Dokument=Item=Pièce
2E.2.4.2. Verknüpfung (490)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Abbildung der hierarchischen Stellung und Verknüpfung mit einem Archivbestand, einer Serie oder einem Dossier.
Richtlinie:
Für die hierarchische Verknüpfung eines Datensatzes mit einem Archivbestand, einer Serie oder einem Dossier werden die Gesamthierarchie, die
Ordnung auf der jeweiligen Hierarchieebene sowie die Systemnummer des
übergeordneten Datensatzes angegeben.
HAN-Format:
Alle Angaben werden im Feld 490 erfasst. Es gilt der Grundsatz: Wenn immer möglich Angabe der gesamten Hierarchie ab Ebene Bestand in $a, aber
Verknüpfung in $w lediglich mit der übergeordneten Hierarchiestufe.
Ist der Gesamttitel zu lang, kann er mit „…“ gekürzt werden. Dabei ist zu
beachten, dass der Anfang des Gesamttitels indexiert ist und daher Kürzungen nur am Ende des Titels vorgenommen werden sollten. Kürzungen bei
128
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
mehreren Katalogisaten sollten konsistent gehandhabt werden, damit der
Gesamttitel aus dem Index übernommen werden kann (mittels F3).
$a Gesamttitelangabe (Interpunktion nach ISBD, vgl. Kapitel 1C.2.4. Hierarchische Verknüpfung
$v Zählung in Vorlageform
$i Zählung in Sortierform
$w Systemnummer des hierarchisch übergeordneten Datensatzes (Verknüpfung)
Dieses Feld dient als Grundlage für den Aufbau der Hierarchie im OPAC
und wird auch für die mögliche hierarchische Darstellung benötigt (vgl. Kapitel 1C.2.4. Hierarchische Verknüpfung).
Index:
Browse-Index Bestandesgruppe (generiert aus 490 $a/$w)
Wort-Index Bestandesgruppe (aus Inhalt 490 $a/$w)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
490
852
245
490
852
$a Statement zur Aufnahme und Akzeptanz der nichtkatholischen
Beobachter am Konzil
$a Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). A, Lebensdokumente. V,
Ökumenische Aktivitäten. b, Zweites Vatikanisches Konzil. a,
Persönliche Papiere von OC in eigener Folge
$v 4
$i 4
$w 194277
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 353 : A:V:b:4
$a
$h
$b
$c
$a
$v
$i
$w
$a
$b
$c
$d
Afferentur regi virgines
Noten
Offertorium für gem. Chor a cap.
von Albert Jenny
Nachlass Albert Jenny. A, Vokalmusik. 1, Chormusik. 1, Liturgische
Werke. a, Liturgische Werke für gemischten Chor a cappella
1
1
131795
CH
Luzern ZHB
Sondersammlung Tresor BB
Ms.N.94:A.001
129
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
Version
07.05.2015
2E.2.5. Umfang (255 $a, 300, 500 A_)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe des Umfangs eines Dokuments, dessen physischer Merkmale sowie
der Menge und Art von eventuell vorhandenem Begleitmaterial.
Richtlinie:
Die Beschreibung des Umfangs sollte in arabischen Zahlen und der Angabe
der Materialbezeichnung erfolgen. Zudem sollten Grösse und Format des
Dokuments erfasst werden.
Sind Beilagen vorhanden, sollten diese ebenfalls in arabischen Zahlen und
der Angabe der Materialbezeichnung erfasst werden.
HAN-Format:
Der Umfang des Dokuments sollte im Feld 300 $a angegeben werden.
Ergänzende physische Merkmale sollten in Feld 300 $b erfasst werden und
geben Auskunft, in welcher Form das Dokument vorliegt (Typoskript,
Computerausdruck, Durchschlag, Durchschrift, Fotokopie, Fotokopie des
Typoskripts, Reproduziertes Dokument etc.). Für Fotografien empfehlen
sich zusätzliche Angaben zur Technik (Negativ, Positivabzug, Diapositiv,
schwarz/weiss, farbig usw.).
Zusätzliche Angaben zu Grösse und Format eines Dokuments sollten in
Feld 300 $c erfasst werden. Für Fotografien und audiovisuelle Dokumente
empfehlen sich Angaben zu Format oder Filmbreite. Bei (insb. unförmigen)
Objekten ist eine Angabe der Grösse oft schwierig, eine ungefähre oder geschätzte Grösse empfiehlt sich dennoch.
Bei Karten sollte der Massstab in Feld 255 $a und die Koordinaten im Unterfeld $c erfasst werden.
Physisch selbstständiges Begleitmaterial sollte im Unterfeld $e mit Anzahl
und Materialbezeichnung angegeben werden. Eine detaillierte Beschreibung
des Begleitmaterials folgt in Fussnote 500 A_.
Das Trägermaterial wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2E.5.4. Physische
Beschaffenheit und technische Anforderungen (340) und 2E.9.5. Bezeichnungen für Non-Manuscripts (906/907) erfasst. Siehe auch Anhang D.
Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
FMT
LDR
245
255
$a
$h
$a
$c
MP
-----nfm--22-----4u-4500
Territorium Basileense cum finitimis regionibus
Kartenmaterial
Ca. 1:70‘000
E 7°26'-E 7°58'/N 47°38'-N 47°18'
130
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.2. Zonen zur Identifikation
300
906
FMT
LDR
245
300
340
906
FMT
LDR
245
300
340
906
FMT
LDR
245
300
340
906
FMT
LDR
245
300
340
906
$a
$b
$c
$c
1 Karte
mehrfarbig, auf Leinen aufgezogen
58 x 59 cm
CM Karte = Carte
$a
$h
$a
$b
$c
$a
$i
VM
-----nkm--22-----4u-4500
Porträt von Gottlieb Duttweiler
Bildmaterial
1 Fotografie
Negativ, schwarz/weiss
9 x 12 cm
Azetat
VM Foto = Photo
$a
$h
$a
$c
$a
$h
VM
-----ngm--22-----4u-4500
Urlaub der Familie Keller in Dänemark, Sommer 1950
Filmmaterial
1 Filmspule
16 mm
Nitrat
MP Film
$a
$h
$a
$a
$e
MU
-----njm--22-----4u-4500
<<Der>> Gesang der Yanomami
Ton
1 Audiokassette (MC)
Magnetischer Träger
SR Tonband-Kompaktkassette = Cassette audio
$a
$h
$a
$b
$c
$a
$i
VM
-----nrm--22-----4u-4500
Büste von Carl Christoph Bernoulli
Gegenstand
1 Statue
Bronze
ca. 30 cm hoch
Metall
VM Andere Art = Autre forme
FMT
LDR
245
300
$a
$a
$b
$c
$e
340
$a
500 A_ $a
906
907
$i
$g
Version
07.05.2015
MX
-----ntm--22-----4u-4500
Fotografie des Tempelbergs in Jerusalem
1 Fotografie
Positiv, schwarz/weiss
24 x 20 cm
1 Beil.
Optischer Träger
CD-Rom mit einem Digitalisat der Fotografie sowie weiteren
Fotografien mit Szenen aus Jerusalem
VM Foto = Photo
CF CD-ROM = Cédérom
131
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.3. Zonen zum Kontext
Version
07.05.2015
2E.3. Zonen zum Kontext
2E.3.1. Provenienz (245 $c)
Verwendung:
Die Angaben zur Provenienz werden auf Stufe Dokument im Kapitel
2E.2.2. Titel- und Urheberangabe (245, 246) behandelt.
2E.3.2. Geschichte der Körperschaft und/oder Biografische Angaben (545)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dokument nicht verwendet.
2E.3.3. Bestandesgeschichte (561)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dokument nicht verwendet.
2E.3.4. Abgebende Stelle / Akzession (541)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Angabe der Körperschaft, Familie oder Person, die das Dokument als letztes
in Besitz gehabt, verändert, weitergeführt und/oder benutzt hat, bevor sie
das Dokument an die aufbewahrende Institution übergeben hat.
Richtlinie:
Die abgebende Stelle kann vom Aktenbildner abweichen. Sofern die Angaben nicht vertraulich sind, kann die abgebende Stelle mit Name, Datum und
Form der Akzession und, falls vorhanden, entsprechenden Akzessionsnummern angegeben werden. Ist die abgebende Stelle unbekannt, kann dies
vermerkt werden.
Ist die Akzession auf den übergeordneten Stufen angegeben, kann auf die
Angabe auf Stufe Dokument verzichtet werden. Eine Ausnahme bilden von
der Hauptakzession abweichende Einzelakzessionen. Vergleiche dazu Kapitel 1B.4.4. Festhalten der Akzession.
HAN-Format:
Alle Angaben können als Freitext im Feld 541 $a (Allgemeine Information)
oder stärker strukturiert in den Unterfeldern $a-$f erfasst werden. Das Unterfeld $h kann zusätzlich für interne Informationen bzw. den Kaufpreis genutzt werden und ist im OPAC, wie auch Unterfeld $b, nicht sichtbar.
Es wird empfohlen, die Angaben in strukturierter Form in den Unterfeldern
$a-$f zu erfassen.
$a
$b
$c
$d
$e
Name der abgebenden Stelle
Adresse des Vorbesitzers
Akzessionsart (abrufbare Liste mittels Ctrl + F8)
Datum der Akzession
Akzessions-Nummern
132
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.3. Zonen zum Kontext
Version
07.05.2015
$f Eigentümer (insb. wenn Bestand nur als Depositum übergeben)
$h Betroffene Signaturen
Die Verwendung des Feldes 541 $c (Akzessionsart) ist Sache der Katalogisierungsstelle und nicht zwingend. Eine Liste mit möglichen Begriffen ist
hinterlegt (Ctrl + F8).
Sind neben der Haupt-Akzession viele Einzelakzessionen in einem Bestand
vorhanden, empfiehlt sich eine allgemeine Beschreibung aller späteren Akzessionen in einem Feld 541 $a (Allgemeine Informationen) auf Stufe Bestand. Die einzelnen Signaturen können auf Stufe Bestand in einem Unterfeld $3 angegeben werden. Die detaillierte Beschreibung der einzelnen Akzessionen erfolgt bei den betreffenden Dossiers und Dokumenten (vgl. Kapitel 1B.4.4. Festhalten der Akzession).
Index:
Browse-Index Akzessionsnummer (aus Inhalt 541 $e)
Wort-Index Alle Felder
Eintragungen:
Ist eine abgebende Stelle erwähnt, kann diese eine Eintragung als Vorbesitzer in Feld 901 6_ (Person) bzw. 902 6_ (Institution) erhalten, sofern sie
nicht mit dem Urheber identisch ist. Siehe dazu Kapitel 2E.2 der HANKatalogisierungsregeln Eintragungen.
Beispiele:
245
$a <<Das>> Urchristentum und die ökumenische Frage
$b Bericht des Schweizerischen evangelischen Pressedienstes über den
ETH-Vortrag von Oscar Cullmann
541
$a Fondation de France
$c Depositum
$d 2009
$e 2009,19H
$f Fondation de France, Paris
902 6_ $a Fondation de France
245
541
$a
$h
$b
$c
$a
$c
$d
$e
$f
Suite per pianoforte solo
Noten
Op. 14
Walter Jesinghaus
Walter Jesinghaus
Geschenk
1929
*29.2392
Öffentliche Bibliothek der Universität Basel
133
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.4. Zone zu Inhalt und innerer Ordnung
Version
07.05.2015
2E.4. Zonen zu Inhalt und innerer Ordnung
2E.4.1. Form und Inhalt (520)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Informationen über den Inhalt und die Form eines Dokuments, um Benutzenden die Beurteilung über eine allfällige Konsultation zu erleichtern.
Richtlinie:
Form und Inhalt beschreiben kurz den Inhalt eines Dokuments. Zudem können Angaben über Besonderheiten erfasst werden.
HAN-Format:
Form und Inhalt können als Freitext im Feld 520 $a angegeben werden.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
520
245
520
$a
$b
$c
$a
Meine Erlebnisse in Ottenhoefen i./Baden
Tagebuch
Oscar Cullmann
Ein kleines Notizbüchlein, das der Vater dem dreizehnjährigen Oscar
als Andenken in den Sommerferien 1915 kaufte und in das der
Schüler die täglichen Ereignisse vom 3. bis 14. August 1915
eingetragen hat. Es sind 7 Landschaftsbilder eingeklebt (aus
Postkarten seitengerecht ausgeschnitten); den Umschlag ziert ein Bild
des Ortes.
$a
$b
$c
$a
Luthers Stellung im Abendmahlsstreit
Seminararbeit
Oscar Cullmann
Das Manuskript fand sich unter der Korrespondenz von 1928-29. Es
handelt sich wohl um eine Seminararbeit des Theologiestudenten
(wenn nicht noch des Gymnasiasten) Cullmann. Die Arbeit ist sehr
sauber auf überlangen 4-seitigen Bögen in deutscher Sütterlinschrift
geschrieben und sorgfältig argumentiert.
2E.4.2. Bewertung und Kassation (583)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dokument nicht verwendet.
2E.4.3. Neuzugänge (584)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dokument nicht verwendet.
2E.4.4. Ordnung und Klassifikation (351 $a)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dokument nicht verwendet.
134
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.4. Zone zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
2E.5. Zonen zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
2E.5.1. Zugangsbestimmungen (355, 506, 852 $e)
Verwendung:
Empfohlenes Element
Zweck:
Angabe der allgemeinen Bestimmungen, die den Zugang zu einem Dokument festlegen, sowie eventuelle aus dem Archiv- oder Datenschutzgesetz
oder als Folge von vertraglichen Vereinbarungen mit der abgebenden Stelle
oder dem Eigentümer abgeleitete Einschränkungen des Zugangs.
Richtlinie:
Es sollten die allgemeinen Zugangsbestimmungen der aufbewahrenden Institution angegeben werden.
Lassen sich aus den allgemeinen Bestimmungen (Archivgesetz, Datenschutzgesetz)33 oder aus vertraglichen Vereinbarungen Schutzfristen ableiten, sollte darauf zusätzlich zu den allgemeinen Zugangsbestimmungen hingewiesen werden.
Die ausformulierten allgemeinen Zugangsbestimmungen einer Institution
können entweder in jedem Katalogisat angegeben werden oder als gedruckte
oder elektronische Version vorliegen, auf welche im Katalogisat verwiesen
wird. Letzteres empfiehlt sich, da flexibler auf Änderungen reagiert werden
kann und der Text in den Katalogisaten dabei nicht angepasst werden muss.
Neben einer allfälligen Benutzungsordnung für Sonderbestände sollten die
Bestimmungen Verweise auf das kantonale Archivgesetz und das kantonale
bzw. eidgenössische Datenschutzgesetz enthalten, aus denen allfällige
Schutzfristen abgeleitet werden können.
HAN-Format:
Die allgemeinen Zugangsbestimmungen bzw. der Hinweis darauf sollten als
Freitext in Feld 506 $a erfasst werden.
Sind keine Schutzfristen mehr vorhanden, sollte in Feld 506 $a mit der Ergänzung „Für diese Unterlagen bestehen keine Schutzfristen mehr.“ darauf
hingewiesen werden.
Sind noch Schutzfristen vorhanden, sollte in Feld 506 $a mit der Ergänzung
„Für diese Unterlagen können noch Schutzfristen bestehen.“ ebenfalls darauf hingewiesen werden. Zusätzlich können Details aus vertraglichen Vereinbarungen wie die Dauer der Einschränkung angegeben werden. Ausnahmen der Einschränkungen für bestimmte Personen werden im Feld 506 $d
notiert. Dieses Unterfeld ist im OPAC nicht sichtbar und dient dem Personal
zur Ermöglichung des Zugangs für bestimmte Personen. Des Weiteren wird
33
Die gesetzlichen Schutzfristen basieren auf dem kantonalen bzw. eidgenössischen Datenschutzgesetz sowie
dem jeweils gültigen kantonalen Archivgesetz und können je nach Kanton unterschiedlich sein. In der Regel
wird für Sachakten eine Schutzfrist von 30 Jahren nach Abschluss eines Dossiers verlangt. Bei Personenunterlagen oder Akten, die sich in ihrem wesentlichen Inhalt oder Zweck auf eine Person beziehen (kurz: Personenbezogene Unterlagen), sind die Fristen in der Regel länger und abhängig von den Lebensdaten der betreffenden Person (sofern bekannt) oder vom Erstellungsdatum des jüngsten Dokumentes.
135
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.4. Zone zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
im Feld 852 $e mit der Angabe „Benutzung eingeschränkt“ (mittels Ctrl +
F8) auf die Einschränkung hingewiesen.
Zur Kennzeichnung der Schutzfristkategorie sollte in Feld 355 0_ $a angegeben werden, ob das Dokument zur Kategorie der Sachunterlagen oder
Personenbezogenen Unterlagen gehört. Die Begriffe sind in einer Liste hinterlegt (Ctrl + F8). Wurde die Schutzfrist berechnet, wird sie in einem Feld
355 $h angegeben bzw. bei späterer Erhebung nachgetragen. Die Berechnungsgrundlage kann bei Bedarf in einem Feld 583 mit $b Schutzfrist erfasst werden (vgl. Kapitel 2E.8.3. Bearbeitungstyp „Schutzfrist“).
Sind zudem Einschränkungen der Benutzung aufgrund von physischen Beschädigungen oder Beeinträchtigungen vorhanden, können diese als Freitext
in Feld 506 $c erfasst werden. Zusätzlich wird in Feld 852 $e die Angabe
„Benutzung eingeschränkt“ (mittels Ctrl + F8) eingefügt. Diese Einschränkungen sind in der Regel temporär. Wurden die Mängel behoben, werden
die Felder 506 $c und 852 $e wieder gelöscht. Ein Vermerk zu den vorgenommenen Konservierungs- bzw. Restaurierungsarbeiten kann in Feld 583
angegeben werden (siehe Kapitel 2E.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“
bzw. 2E.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“).
Soll ein Dokument im Katalog zwar erfasst, das Katalogisat aber erst nach
einer bestimmten Frist im OPAC veröffentlicht werden oder ist ein Dokument für längere Zeit für die Benutzung gesperrt, kann das betreffende Katalogisat mithilfe des Feldes 909 $f für die Anzeige im OPAC gesperrt werden. Zur genauen Verwendung siehe Kapitel 2E.9.4. Lokalcodes (909).
In Anhang A. Arbeitshilfe zu Zugangs-/Benutzungsbestimmungen sind weitere Angaben zur praktischen Anwendung dieser Felder enthalten.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
355 0_ $a Sachunterlagen
506
$a Die Benutzungsbestimmungen richten sich nach dem Archivgesetz
des Kantons Basel-Stadt. Für diese Unterlagen bestehen keine
Schutzfristen mehr.
852
$a CH
$b Basel UB Wirtschaft - SWA
$c Privatarchive
$d CH SWA HS 188 F 1
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Es gelten die generellen Benutzungsregeln für den Sonderlesesaal. Für
diese Unterlagen können noch Schutzfristen bestehen.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 87 : D:15:1
$e Benutzung eingeschränkt
136
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.4. Zone zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
355 0_ $h 2040
506
$a Das Dokument ist gemäss Schenkungsvertrag bis 2040 für die
allgemeine Benutzung nicht zugänglich. Nach Ablauf der Schutzfrist
gelten die generellen Benutzungsregeln für den Sonderlesesaal.
$d Ausgenommen von der Sperrung sind Familienangehörige des
Nachlassers.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 110 : A:1:1
$e Benutzung eingeschränkt
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Es gelten die generellen Benutzungsregeln für den Sonderlesesaal. Für
diese Unterlagen können noch Schutzfristen bestehen.
$c Das Dokument kann aus konservatorischen Gründen nur teilweise und
mit Einwilligung des Abteilungsleiters HAD eingesehen werden.
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 211 : C:I:3
$e Benutzung eingeschränkt
2E.5.2. Reproduktionsbestimmungen (540, 542)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Angabe von Bestimmungen, die die Reproduktion und Veröffentlichung
eines Dokuments festlegen, sowie von möglichen Einschränkungen, die sich
aus den vertraglichen Vereinbarungen mit der abgebenden Stelle oder dem
Eigentümer ableiten lassen.
Richtlinie:
Lassen sich aus den vertraglichen Vereinbarungen oder dem physischen Zustand Reproduktionseinschränkungen ableiten, kann darauf hingewiesen
werden. Ebenso kann der Inhaber des Urheberrechts zur Weiterleitung von
Anfragen erfasst werden.
HAN-Format:
Die allgemeinen Reproduktionsbestimmungen bzw. ein Hinweis darauf
werden auf Stufe Dokument nicht angegeben.
Sind Reproduktionen aus vertraglichen Gründen nur eingeschränkt möglich,
kann darauf im Feld 540 $a hingewiesen werden. Ausnahmen von diesen
Einschränkungen werden im Feld 540 $d notiert. Das Unterfeld $d ist im
OPAC nicht sichtbar und dient dem Personal zur Ermöglichung von Ausnahmen für bestimmte Personen.
Sind Einschränkungen von Reproduktionen aufgrund von physischen Beschädigungen oder Beeinträchtigungen vorhanden, können diese ebenfalls
als Freitext in Feld 540 $a erfasst werden. Diese Einschränkungen sind in
137
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.4. Zone zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
der Regel temporär. Wurde das Dokument restauriert, wird der Hinweis in
Feld 540 $a wieder gelöscht. Ein Vermerk zu den vorgenommenen Konservierungs- bzw. Restaurierungsarbeiten kann in Feld 583 angegeben werden
(siehe Kapitel 2E.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“ bzw. 2E.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“).
Der Name des Inhabers des Urheberrechts kann, sofern bekannt, in Feld 542
$d erfasst werden. Zusätzlich wird in Unterfeld $e die Adresse des Inhabers
bzw. bei körperschaftlichen Inhabern Name und Adresse des Repräsentanten (Verwalter, Präsident etc.) angegeben. Dieses Feld ist im OPAC nicht
sichtbar und dient dem Personal zur Vermittlung des Kontakts bei urheberrechtlichen Fragen. Zudem kann in Feld 540 $a ein öffentlich sichtbarer
Hinweis auf den körperschaftlichen Inhaber des Urheberrechts gegeben
werden.
In Anhang B. Arbeitshilfe zu Originalen und Reproduktionen sind weitere
Angaben zur praktischen Anwendung dieser Felder enthalten.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
540
$a Aus konservatorischen Gründen können von diesem Dokument keine
Kopien oder Digitalisate hergestellt werden. Einzelne Aufnahmen
können jedoch unter Aufsicht der Bestandeserhaltung gemacht
werden.
540
$a Aufgrund vertraglicher Abmachungen mit dem Eigentümer können
keine Reproduktionen hergestellt werden.
$d Autorisiert sind die Mitglieder des Stiftungsrates Lucius Burckhardt
245
$a
$b
$c
$d
$e
542
<<L‘>>Eschatologie de Jésus
Vorlesungs- und Buchmanuskript
Oscar Cullmann
Fondation de France
Fondation oecuménique Oscar Cullmann, Präsident Martin Wallraff,
Theologisches Seminar, Nadelberg 10, 4051 Basel
2E.5.3. Sprache/Schrift (008 Pos. 35-37, 041, 546)
Verwendung:
Fakultatives Element (041, 546) bzw. Pflichtelement (008)
Zweck:
Identifizierung der in der Verzeichnungseinheit enthaltenen Sprache(n),
Schriftarten und Zeichensysteme.
Richtlinie:
Die in den Unterlagen vorherrschende/n Sprache/n ist/sind festzuhalten.
Abweichende Sprachen (Dialekte), Schriftarten, Zeichensysteme oder verwendete Abkürzungen sollten ebenfalls angegeben werden.
HAN-Format:
Die Angaben können im Feld 546 $a erfasst werden. Eine Auswahl von
Sprachen ist in einer hinterlegten Liste (Ctrl + F8) angegeben.
138
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.4. Zone zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
Die hauptsächliche Sprache wird zudem in normierter Form im Feld 008,
Pos. 35-37 erfasst. Die Codeliste ist in den Katalogisierungsregeln IDS
(KIDS) verfügbar. Weitere Codes sind:
zxx = no linguistic content (Bilddokumente oder Musikalien)
und = unbestimmt oder Erfassung nicht sinnvoll
mul = mehrere, nicht differenzierte Sprachen
Kann die Sprache nicht angegeben werden oder wird darauf verzichtet, wird
der Sprachcode „und“ verwendet (undetermined = nicht bestimmt).
Ist mehr als eine Sprache vorherrschend, können alle Sprachen zusätzlich in
normierter Form im Feld 041 $a angegeben werden (je Sprachcode ein Unterfeld $a).
Ist die Vorlage die Übersetzung eines bekannten Dokuments, kann auf die
Sprache des Originals in normierter Form im Feld 041 $h hingewiesen werden.
Index:
Wort-Index Sprachcode (aus Inhalt 008 Pos. 35-37 bzw. 041 $a)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
008
041
546
008
041
051131q19021904xx------------------fre-$a fre
$a lat
$a Französisch, Latein
546
101202s1967----xx------------------ger-$a ger
$h fre
$a Deutsch, Französisch
008
546
070602s1998----xx------------------ger-$a Deutsch
2E.5.4. Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen (340)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe von Informationen über das Trägermaterial bzw. den Beschreibstoff
des Dokuments sowie von technischen Anforderungen, die die Benutzung
und Konservierung der Verzeichnungseinheit beeinflussen.
Richtlinie:
Alle Besonderheiten in der physischen Beschaffenheit des Dokuments, die
für die Bestandeserhaltung oder Benutzung von Relevanz sind, sind zu erfassen. Technische Geräte, insbesondere Hardware und Software, die für die
Benutzung benötigt werden, sind ebenfalls anzugeben.
HAN-Format:
Angaben zum Beschreibstoff oder Trägermaterial werden im Feld 340 $a
erfasst. Eine Auswahl der wichtigsten Trägermaterialien ist als Liste hinterlegt (Ctrl + F8). Das Trägermaterial „Papier“ wird nur angegeben, wenn es
139
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.4. Zone zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
nicht dem erwarteten Material entspricht (vgl. Anhang D3. Angabe des Trägermaterials).
Sind Beilagen mit einem abweichenden Trägermaterial vorhanden, werden
diese in einem zweiten Feld 340 erfasst.
Spezielle technische Anforderungen und benötigte Abspielgeräte für die
Benutzung eines Dokuments können im Unterfeld $i angegeben werden.
Das Trägermaterial wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2E.2.5. Umfang
(255 $a, 300, 500 A_) und 2E.9.5. Bezeichnungen für Non-Manuscripts
(906/907) erfasst. Siehe auch Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Index:
Wort-Index Alle Felder (aus Inhalt 340 $a)
Beispiele:
FMT
LDR
245
300
340
906
FMT
LDR
245
300
340
906
FMT
LDR
245
300
340
906
FMT
LDR
245
300
340
906
$a
$h
$a
$b
$c
$a
$i
VM
-----nkm--22-----4u-4500
Porträt von Gottlieb Duttweiler
Bildmaterial
1 Fotografie
schwarz/weiss
16,5 x 11 cm
Azetat
VM Foto = Photo
$a
$h
$a
$b
$a
$h
VM
-----ngm--22-----4u-4500
Urlaub der Familie Keller in Dänemark, Sommer 1959
Filmmaterial
1 Filmspule (10 Min.)
16 mm
Azetat
MP Film
$a
$h
$a
$a
$e
MU
-----nim--22-----4u-4500
Gespräch zwischen XY und Z anlässlich …
Ton
1 Tonband-Kompaktkassette
Magnetischer Träger
SR Tonband-Kompaktkassette = Cassette audio
$a
$h
$a
$b
$c
$a
$i
VM
-----nrm--22-----4u-4500
Büste von Carl Christoph Bernoulli
Gegenstand
1 Büste
Bronze
Höhe 30 cm
Metall
VM Andere Art = Autre forme
140
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.4. Zone zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
2E.5.5. Findmittel (555, 856)
Verwendung:
Dieses Feld wird auf Stufe Dokument nicht verwendet.
141
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.6. Zone zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
2E.6. Zonen zu sachverwandten Unterlagen
2E.6.1. Standort von Originalen (534)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Nachweis über den Aufbewahrungsort (in der eigenen oder externen Institution), die Zugänglichkeit oder die Vernichtung des Originals, falls es sich
bei der Verzeichnungseinheit um eine Reproduktion handelt.
Richtlinie:
Falls die Verzeichnungseinheit eine Reproduktion ist, kann die Institution
oder Person benannt werden, in deren Besitz sich die Vorlage befindet. Ausserdem können für die Ermittlung der Vorlage nützliche Signaturen und
weitergehende Informationen angeführt werden. Wenn die Vorlage nicht
mehr existiert (Zerstörung, Verlust o.ä.), kann darauf hingewiesen werden.
HAN-Format:
Die Angaben können als Freitext in Feld 534 $n erfasst werden.
Bei einer Reproduktion kann zusätzlich in Feld 300 $b die Art der Reproduktion festgehalten werden. Siehe dazu Formathandbuch HANMARC',
Feld 300.
Ist das Original im eigenen Archiv nicht vorhanden, werden bei der Katalogisierung der Reproduktion trotzdem die Entstehungsdaten des Originals
angegeben. Die Entstehungsdaten der Reproduktion können zusätzlich festgehalten werden.
Index:
Wort-Index Alle Felder (aus Inhalt 534 $n)
Beispiele:
245
300
534
$a
$c
$a
$b
$n
Briefe an Papst Paul VI.
von Josef Ratzinger
2 Bl.
Fotokopie
Das Original des Briefs ist im Dokumentationszentrum des Centro
Studi dell‘Istituto Paolo VI. in Concesio bei Brescia archiviert.
2E.6.2. Standort von Reproduktionen (533, 856)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Verweis auf vorhandene Sicherungskopien und Reproduktionen
Richtlinie:
Wurde das Dokument teilweise oder ganz kopiert und/oder reproduziert
(bspw. aus Gründen der Sicherung, Schonung etc.), so können Form
(Mikroverfilmung, Digitalisierung usw.) und, falls abweichend vom Original, der Aufbewahrungsort dieser Kopien oder Reproduktionen angegeben
werden.
142
HAN
Archivbestände
HAN-Format:
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.6. Zone zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
Die Angaben können als Freitext in Feld 533 $n erfasst werden.
Sind zu einem Dokument Digitalisate auf externen Plattformen vorhanden
(e-rara, e-manuscripta u.ä.), kann eine Verlinkung zu diesen in Feld 856 angegeben werden. Diese Reproduktionen müssen zusätzlich nicht explizit in
einem Feld 533 erwähnt werden. Es empfiehlt sich jedoch ein allgemeiner
Hinweis auf vorhandene Digitalisate in einem Feld 533 $n auf Stufe Bestand.
Index:
Wort-Index Alle Felder (aus Inhalt 533 $n)
Beispiele:
245
340
533
852
852
907
$a
$a
$n
$a
$b
$c
$d
$a
$b
$c
$d
$f
Transportvertrag über requirierte Kamele
Azetat
Mikrofilm UB Basel, Signatur NL 112 : D:I:a:9 (Mikrofilm)
CH
Basel UB
Handschriften
NL 112 : D:I:a:9
CH
Basel UB
Handschriften
NL 112 : D:I:a:9 (Mikrofilm)
MF Mikrofilmspule = Microfilm en bobine
2E.6.3. Verwandte Verzeichnungseinheiten (544)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Verweis auf verwandte Materialien zum vorliegenden Dokument innerhalb
der eigenen Institution und/oder in anderen Institutionen.
Richtlinie:
Besitzt das vorliegende Dokument eine enge inhaltliche Beziehung zu anderen Dossiers oder Einzeldokumenten, können Angaben über das verwandte
Material (wenn möglich mit Signatur), den Aufbewahrungsort und die Art
der Beziehung gemacht werden.
HAN-Format:
Die Angaben können als Freitext im Feld 544 $n erfasst werden.
Mit dem Indikator 1 kann angegeben werden, ob sich eine verwandte Verzeichnungseinheit in derselben Institution (Indikator 1 = 1) oder in einer anderen Institution (Indikator 1 = 0) befindet.
Index:
Wort-Index Alle Felder
143
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.6. Zone zu sachverwandten Unterlagen
Version
07.05.2015
Beispiele:
245
$a Sind die Erwartungen erfüllt? Antwort eines protestantischen
Beobachters
$b Artikelmanuskript
$c Oscar Cullmann
250
$a 1. Fassung
544 1_ $n Korrigiertes und von Oscar Cullmann ergänztes Manuskript unter
Signatur NL 353 : A:V:b:39
245
$a <<Die>> Dogmatische Konstitution von der göttlichen Offenbarung
544 1_ $n Seminarnotizen über das Konzilsschema Schrift und Tradition unter
Signatur NL 353 : C:II:342 sowie die Seminarnotizen „Vatican II:
Schema De divina revelation“ unter Signatur NL 353 : C:II:343
2E.6.4. Veröffentlichungen (581)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Angabe von Veröffentlichungen, die unter Benutzung oder Auswertung der
Verzeichnungseinheit entstanden sind.
Richtlinie:
Auf Veröffentlichungen, die unter Benutzung oder Auswertung der Verzeichnungseinheit entstanden sind, kann hingewiesen werden.
HAN-Format:
Die Angaben können im Freitext im Feld 581 $a erfasst werden.
Zusätzlich kann im Unterfeld $i ein einleitender Text vermerkt werden.
Wird eine Publikation des Manuskripts angegeben, muss dies in diesem Unterfeld mit dem Begriff „Druck“ präzisiert werden.
Für die Zitation der Veröffentlichungen gelten die Interpunktionsregeln in
Kapitel 0C. Interpunktion.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
100
245
581
581
$a
$d
$a
$b
$c
$a
Cullmann, Oscar
1902-1999
Tous ceux qui invoquent le nom du Seigneur Jésus-Christ
Vortragsmanuskript
Oscar Cullmann
Cullmann, Oscar. - All Who Call on the Name of Our Lord Jesus
Christ. In: Journal of Ecumenical Studies ; 1:1 (1964), pp. 1-21
$i Druck
$a Cullmann, Oscar. - Alle, die den Namen unseres Herrn Jesus Christus
anrufen. In: Vorträge und Aufsätze 1925-1962 / Oscar Cullmann. Tübingen ; Zürich, 1966, S. 605-622
$i Druck
144
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.7. Zone zu Anmerkungen
Version
07.05.2015
2E.7. Zone zu Anmerkungen (500)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Bereitstellung von Spezialinformationen und Angaben, die in keinem der
anderen Bereiche angebracht werden können.
Richtlinie:
Alle Angaben, die in den übrigen Feldern nicht erfasst werden, aber für das
Verständnis des Benutzers oder zur Erklärung erfasster Informationen notwendig oder sinnvoll sind, können hier angegeben werden.
HAN-Format:
Alle Informationen können als Freitext im Feld 500 $a erfasst werden. Für
mehrere verschiedene Informationen empfiehlt sich die Verwendung mehrerer Felder.
Index:
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
245
500
$a
$h
$b
$c
$a
Sonetti a tristefiore
Noten
Canto e pianoforte
Walter Jesinghaus ; Parole di Auro d‘Alba
Nummeriertes Exemplar: Questa copia porta il N. 14. Mit Unterschrift
des Komponisten.
145
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.8. Zone zur Bearbeitung
Version
07.05.2015
2E.8. Zone zur Bearbeitung (583)
Verwendung:
Fakultatives Element
Zweck:
Angabe der Bearbeitungen innerhalb der aufbewahrenden Institution, der
Bearbeiter sowie der angewandten Grundsätze.
Richtlinie:
Angaben über Verzeichnung, Konservierung, Restaurierung, Digitalisierung
und/oder Mikroverfilmung von Verzeichnungseinheiten; ergänzt durch das
Datum oder den Zeitraum der Bearbeitung sowie die beteiligten Bearbeiter.
Die der Bearbeitung zugrunde gelegten internationalen, nationalen und lokalen Verzeichnungsgrundsätze können angegeben werden.
HAN-Format:
Die Angaben zur Bearbeitung können entweder als Freitext im Feld 583 $a
oder strukturiert im Feld 583, Unterfelder $b, $c, $f, $h, $i, $k und $l erfasst
werden. Die strukturierte Erfassung ist bei der Neukatalogisierung vorzuziehen.
$a
$b
$c
$f
$h
$i
$k
$l
Bearbeitung (Freitext)
Bearbeitungstyp (abrufbare Liste mittels Ctrl + F8)
Zeitraum der Bearbeitung
Regelwerk / Angabe der HAN-Katalogisierungsregeln für …
Verantwortliche Person/Körperschaft
Vorgehen/Notizen
BearbeiterIn
Status
Die Verantwortung über den Bearbeitungsvorgang liegt in der Regel bei der
aufbewahrenden oder seltener bei einer externen Institution bzw. deren leitenden Stellen und muss nur in abweichenden Fällen in Unterfeld $h explizit
angegeben werden. Eine bearbeitende Person muss nicht erfasst werden. Ist
dies jedoch erwünscht und ist die bearbeitende Person nicht identisch mit
der verantwortlichen Person oder Körperschaft, kann zusätzlich deren Name
in Unterfeld $k erfasst werden.
Der Status des Bearbeitungstyps in Unterfeld $l kann, sofern die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist, mit „Pendent“ angegeben werden. Ist der
Bearbeitungsvorgang abgeschlossen, wird das Unterfeld nicht verwendet
bzw. gelöscht.
Der Indikator 1 entscheidet über die Sichtbarkeit der Angaben im OPAC
(0 = nicht sichtbar, 1 = sichtbar). Die Entscheidung hierüber obliegt der jeweiligen Katalogisierungsstelle und dem Usus der betreffenden Institution.
Index:
Wort-Index Alle Felder
146
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.8. Zone zur Bearbeitung
Version
07.05.2015
2E.8.1. Bearbeitungstyp „Bewertung“
Verwendung:
Dieser Bearbeitungstyp wird auf Stufe Dokument nicht verwendet.
2E.8.2. Bearbeitungstyp „Verzeichnung“
Spez. Hinweise: Die Verzeichnung umfasst alle Prozesse zur Ordnung und Erschliessung
eines Dokuments in einem Katalog.
Beispiele:
583 1_ $b
$c
$f
$k
Verzeichnung=Description=Inventaire
2012
HAN-Katalogisierungsregeln Briefe
Max Mustermann
2E.8.3. Bearbeitungstyp „Schutzfrist“
Spez. Hinweise: Im Bearbeitungstyp Schutzfrist können alle Angaben erfasst werden, die zur
Berechnung einer möglichen Schutzfrist dienten, um die Entscheidung begründen zu können.
Beispiele:
583 0_ $b
$c
$f
$h
$i
Schutzfrist=Retent. period=Délai de protect.
2013.06
Archivgesetz BS (1996/Stand 1. Jan. 2012)
XY
Personenakten: Todesjahr Nachlasser 1990 + 10 Jahre = 2000 /
Entstehungsdatum 1992 + 30 Jahre = 2022: Schutzfrist bis Ende 2022;
Schutzfristen von Drittpersonen zusätzlich beachten!
2E.8.4. Bearbeitungstyp „Konservierung“
Spez. Hinweise: Die Konservierung umfasst die Schadens- bzw. Zustandserhebung und/oder
Beschreibung der Erhaltungsmassnahmen (Reinigung, Verpackung etc.) an
Archivmaterial. Die Konservierung beinhaltet keine Eingriffe am Dokument.
Im Unterfeld 583 $i können Angaben zum Schadensgrad gemacht werden.
Beispiele:
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c 2001
$i Unterlagen sind teilweise brüchig. Das Original befindet sich in einer
säurefreien Schachtel.
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c 2009
$i Gereinigt und in einen säurefreien Umschlag verpackt.
147
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.8. Zone zur Bearbeitung
Version
07.05.2015
583 0_ $b Konservierung=Preservation=Conservation
$c Mai 2013
$i Reinigung und Schimmelpilz-Desinfektion, Neuverpackung in
säurefreien Umschlag.
2E.8.5. Bearbeitungstyp „Restaurierung“
Spez. Hinweise: Die Restaurierung umfasst die Schadensbehebung an Archivmaterial. Sie ist
mit Eingriffen am Dokument verbunden.
Beispiele:
583 1_ $b Restaurierung=Restoration=Restauration
$c Nov.-Dez. 2011
$i Trockenreinigung und Ausbesserung der Pergamentblätter,
Konsolidierung der Miniaturen, Heftung auf Batist-Baumwolle,
Kapital neu gestochen, neues Rückenleder, eine fehlende Öse und ein
fehlender Buckel neu angefertigt
$k Peter Muster
2E.8.6. Bearbeitungstyp „Digitalisierung“
Beispiele:
583 0_ $b Digitalisierung=Digitalization=Numérisation
$c 2010
$i Format: TIFF
2E.8.7. Bearbeitungstyp „Mikroverfilmung“
Beispiele:
583 0_ $b Mikroverfilmung=Microfilming=Microfilm
$c 2009
$k Bürgerspital Basel, Mikrografie
148
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
2E.9. Zusätzliche HAN-Felder
2E.9.1. Satzformat (FMT)34
Verwendung:
Pflichtelement
Spez. Hinweise: Für die genaue Verwendung des Feldes und die möglichen Begriffe siehe
Formathandbuch HANMARC, Feld FMT = Aleph Satzformat.
Die Archivalienart wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2E.2.2. Titel- und
Urheberangabe (245, 246) und 2E.9.2. Leader (LDR) erfasst. Siehe auch
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Beispiele:
FMT
LDR
245
906
FMT
LDR
245
906
FMT
LDR
245
906
BK
-----ntm--22-----4u-4500
$a Brief an Rolf Italiaander, Freie Akademie der Künste in Hamburg
$c von Guido Bachmann
$a Briefe = Correspondance
$a
$h
$b
$c
$d
MU
-----ndm--22-----4u-4500
Marsch der 4. Division
Noten
für Blasmusik
Benno Ammann
PM Partitur = Partition
VM
-----nkm--22-----4u-4500
$a Album mit Familienfotografien
$h Bildmaterial
$i VM Foto = Photo
2E.9.2. Leader (LDR)35
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe zu systemerforderlichen Einstellungen zum Katalogisat.
Richtlinie:
Der Leader ist im originalen MARC21 das erste Feld einer bibliografischen
Aufnahme. Er hat eine feste Länge von 24 Zeichen. Die Datenelemente, aus
denen der Leader besteht, sind Zahlen oder Codes, welche die Parameter für
die Verarbeitung des Datensatzes definieren.
34
35
Dieses Feld wird im Aleph-Katalogisierungsmodul über den Reiter „Satz“ → „Satzformat ändern“ angepasst.
Änderungen werden im Aleph-Katalogisierungsmodul bei markiertem Feld 008 mit Ctrl + F vorgenommen.
149
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
Die Angaben in diesem Feld sind systembedingt obligatorisch. Mit Ausnahme der Positionen 06 (Materialtyp), 07 (Bibliografische Ebene) und 17
(Katalogisierungsniveau) sind die Inhalte bereits vorgegeben.
HAN-Format:
Alle Informationen sind im Feld LDR anzugeben und werden in der Regel
vom System selbst gesetzt. Variable Angaben sind in nachfolgenden Feldern möglich:
Pos. 06: Materialtyp (bzw. Archivalienart)
Codeliste: Siehe Formathandbuch HANMARC, Feld LDR
Pos. 07: Bibliografische Ebene
Codeliste: Siehe Formathandbuch HANMARC, Feld LDR
Pos. 17: Katalogisierungsniveau
7 = Minimalniveau
4 = Normalniveau
Zu Beschreibung und Verwendung siehe Kapitel 0D.1. Katalogisierungsniveau für Titelaufnahmen
Die Archivalienart wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2E.2.2. Titel- und
Urheberangabe (245, 246) und 2E.9.1. Satzformat (FMT) erfasst. Siehe
auch Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Index:
-
Beispiele:
FMT
LDR
245
906
FMT
LDR
245
906
FMT
LDR
245
906
BK
-----ntm--22-----4u-4500
$a Brief an Rolf Italiaander, Freie Akademie der Künste in Hamburg
$c von Guido Bachmann
$a Briefe = Correspondance
$a
$h
$b
$c
$d
MU
-----ndm--22-----4u-4500
Marsch der 4. Division
Noten
für Blasmusik
Benno Ammann
PM Partitur = Partition
VM
-----nkm--22-----4u-4500
$a Album mit Familienfotografien
$h Bildmaterial
$i VM Foto = Photo
150
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
2E.9.3. Datenelemente fester Länge (008)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Angabe von Codes zu Entstehungszeitraum, Entstehungsort und Sprache.
Richtlinie:
Erfassung von Entstehungszeitraum, Entstehungsort und Sprache in codierter Form für die Verwendung in Suchindices.
HAN-Format:
Alle Informationen sind im Feld 008 anzugeben und werden in der Regel
vom System selbst gesetzt. Variable Angaben sind in nachfolgenden Feldern möglich:
Pos. 00-05: Datum der ersten Erfassung des Katalogisats (Format jjmmtt)
Wird vom System generiert.
Pos. 06: Art des Entstehungsjahres
Siehe Kapitel 2E.2.3.2. Entstehungszeit und -ort (008 Pos. 06-17, 260,
593 $a, 752 $d)
Pos. 07-10: Entstehungsjahr bzw. Beginn des Entstehungszeitraums
Siehe Kapitel 2E.2.3.2. Entstehungszeit und -ort (008 Pos. 06-17, 260,
593 $a, 752 $d)
Pos. 11-14: Ende des Entstehungszeitraums
Siehe Kapitel 2E.2.3.2. Entstehungszeit und -ort (008 Pos. 06-17, 260,
593 $a, 752 $d)
Pos. 15-17: Entstehungsland
Codeliste: Siehe Anhang N der Katalogisierungsregeln IDS (KIDS)
xx = unbekannt oder Erfassung nicht sinnvoll
Pos. 35-37: Sprache
Siehe Kapitel 2E.5.3. Sprache/Schrift (008 Pos. 35-37, 041, 546)
Das Datum der ersten Erfassung des Katalogisats wird vom System gesetzt.
Beim Kopieren (Duplizieren) von Titelaufnahmen wird auch diese Angabe
kopiert und bleibt bestehen, selbst wenn die Aufnahme verändert und als
neue Titelaufnahme gespeichert wird. Damit dieses Datum gelöscht und das
neue gesetzt wird, muss das „alte“ Feld 008 gelöscht (Ctrl + F5) und ein
neues Feld 008 erstellt werden.
Index:
Wort-Index Datum Ersterfassung (aus Inhalt 008 Pos. 00-05)
Wort-Index Datum (aus Inhalt 008 Pos. 07-14)
Wort-Index Sprachcode (aus Inhalt 008 Pos. 35-37)
Wort-Index Entstehungsland (aus Inhalt 008 Pos. 15-17)
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
008
991131s1920----sz------------------ger--
151
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
2E.9.4. Lokalcodes (909)
Verwendung:
Pflichtelement (wenn definiert)
Zweck:
Angabe von Codes für Sammlungen von Katalogisaten eines bestimmten
Typs sowie zur Verbergung einzelner Katalogisate im OPAC.
Richtlinie:
Durch Angabe definierter Codes können Katalogisate eines bestimmten
Typs gesammelt abgerufen werden. Sollen zudem bereits katalogisierte Unterlagen erst nach Ablauf einer bestimmten Frist oder provisorisch bis zu
bestimmten Entscheidungen für die Öffentlichkeit nicht sichtbar sein, kann
deren Anzeige im Katalog gesperrt werden.
HAN-Format:
In Feld 909 $f können definierte Codes erfasst werden. Eine Übersicht über
die bereits festgelegten Codes ist in einer hinterlegten Liste (Ctrl + F8) angegeben. Der Sammlungscode dient der Auffindbarkeit einzelner Gruppen
von Katalogisaten. Um die korrekte und einheitliche Verwendung garantieren zu können, muss der gewünschte Begriff dem Systembibliothekar des
HAN-Verbundes gemeldet werden. In Absprache mit der HAN-Verbundkoordination können zudem weitere Sammlungscodes definiert werden.
Durch die Angabe des Codes „hide_this“ sowie einem Zusatz bzw. Sammlungscode zur Identifizierung in Feld 909 $f können einzelne Katalogisate
für die Anzeige im OPAC gesperrt werden. In Aleph sind sie jedoch weiterhin einsehbar. Durch die Löschung dieses Feldes wird das Katalogisat für
die Ansicht im OPAC freigeschaltet.
In Feld 355 $h kann zudem eine Frist angegeben werden. Mit Ablauf dieser
Frist können die Felder 355 $h und 909 $f gelöscht und das Katalogisat für
die Anzeige im OPAC freigeschaltet werden.
Index:
Wort-Index Sammlungscode
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
355 0_ $h 2020
909
$f hide_this ubschimmel
355 0_ $h 2049
909
$f hide_this zbarchiv
909
$f
bernoulli
909
$f
emanuscripta bsub
152
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.9. Zusätzliche HAN-Felder
Version
07.05.2015
2E.9.5. Bezeichnungen für Non-Manuscripts (906/907)
Verwendung:
Pflichtelement
Zweck:
Eindeutige Kennzeichnung des Haupt- und/oder Nebenaspekts von NonManuscripts bzw. des Trägermaterials.
Richtlinie:
Ist das Dokument kein Manuskript bzw. keine Druckschrift, wird, um die
Selektion von Beständen nach bestimmten Merkmalen zu ermöglichen, der
Haupt- bzw. Nebenaspekt des Dokuments beschrieben. Die Aspekte von
Beilagen sind ebenfalls zu erfassen.
HAN-Format:
Der Hauptaspekt eines Dokuments wird in einem Feld 906 erfasst. Nebenaspekte oder Bezeichnungen für beigelegtes Material werden im Feld 907
angegeben. Erfasst wird stets nur ein Haupt- und/oder ein Nebenaspekt. Der
Inhalt des Non-Manuscripts hat dabei stets Vorrang und wird als Hauptaspekt erfasst, während der Träger oder die Form nur als Nebenaspekt angegeben wird.
Die möglichen Bezeichnungen sind je Kategorie von Aspekten (bzw. Unterfeldern) in einer Liste hinterlegt und mit Ctrl + F8 abrufbar. Zu erfassen ist
die passendste Auswahlmöglichkeit:
$a Dokumenttypen (Briefe, Hochschulschriften, Verordnungen)
$b Fortlaufende Publikationen (Schriftenreihe, Zeitung, Zeitschrift)
$c Kartenmaterial (Atlas, Karte, Relief, Ansicht/Panorama …)
$d Noten (Partitur, Klavierauszug …)
$e Ton (CD, Schallplatte, Tonband-Kompaktkassette …)
$f Mikroform (Mikrofilmspule, Mikrofiche …)
Die Erfassung dieses Unterfeldes ist nur in Feld 907 möglich.
$g Elektronische Daten (Magnetband, CD-ROM …)
Nur für Computerprogramme und andere elektronische Daten, deren
Inhalt nicht zu einem anderen Aspekt gehört (Filmmaterial, Kartenmaterial, Ton, Bildmaterial etc.).
$h Filmmaterial (Film, Videoaufzeichnung …)
$i Bildmaterial (Bild, Foto, Diapositiv, Postkarte …)
$j Medienpaket (Lehrmittel, Spiel, Tonbildschau …)
Das Trägermaterial wird zusätzlich gemäss den Kapiteln 2E.2.5. Umfang
(255 $a, 300, 500 A_) und 2E.5.4. Physische Beschaffenheit und technische
Anforderungen (340) erfasst. Siehe auch Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und Trägermaterialien.
Index:
Wort-Index Publikationstyp/Formschlagwort
Wort-Index Alle Felder
Beispiele:
FMT
LDR
245
VM
----nkm--22-----4u-4500
$a Porträt von Gottlieb Duttweiler
$h Bildmaterial
153
HAN
Archivbestände
2. Beschreibung des Inhalts
2E. Stufe Dokument
2E.9. Zusätzliche HAN-Felder
300
340
906
FMT
LDR
245
300
906
FMT
LDR
245
255
300
340
906
907
$a
$b
$c
$a
$i
1 Fotografie
Negativ, schwarz/weiss
8 x 5,3 cm
Azetat
VM Foto = Photo
$a
$c
$a
$a
BK
----ntm--22-----4u-4500
Brief an Karl Barth
von Hans Küng
1 Bl.
Briefe = Correspondance
$a
$h
$a
$a
$a
$c
$g
MP
-----nfm--22-----4u-4500
Baupläne für ein Einfamilienhaus in Rheinfelden
Elektronische Daten
1:200
1 CD-ROM
Optischer Träger
CM Andere Art = Autre forme
CF CD-ROM = Cédérom
Version
07.05.2015
154
HAN
Archivbestände
Anhang A. Arbeitshilfe zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
Anhang A. Arbeitshilfe zu Zugangs-/Benutzungsbestimmungen
A1. Zugangsbestimmungen für Bestände ohne Schutzfristen
Katalog
355 0_ $a Sachunterlagen
506
$a Es gelten die Bestimmungen ...
+
Für diese Unterlagen bestehen keine Schutzfristen
mehr.
Entscheid Katalogisierungsstelle:
583 0_ $b Schutzfrist=…
$c 2013.06
$f Archivgesetz BS (1996/Stand 1.
Jan. 2012)
$i Nur Sachakten: Abschlussjahr 1982 + 30
Jahre = 2012. Ab 2013 keine Schutzfristen
mehr.
Erklärung
Angabe der Schutzfristkategorie(n)
Hinweis auf die allgemeinen Zugangsbestimmungen
der Institution.36
+
Hinweis, dass keine Schutzfristen mehr bestehen.
Angaben zur Schutzfristberechnung
Wenn der Status des Archivbestandes von „mit Schutzfristen“ auf „keine Schutzfristen mehr“
geändert wird, müssen die Schutzfristkategorien in 355 0_ und die Angaben zur Schutzfristberechnung in 583 0_ nicht gelöscht werden.
Besitzen Sachakten im Archivbestand bereits bei der Erschliessung keine Schutzfristen mehr,
muss jedoch trotzdem die Schutzfristkategorie in 355 0_ angegeben werden. Damit kann eine
mögliche spätere Überprüfung des Bestandes auf personenbezogene Unterlagen von vornherein ausgeschlossen werden.
A1.1. Zugangsbestimmungen für Bestände ohne Schutzfristen, aber mit Einschränkung
wegen des physischen Zustands
Katalog
355 0_ $a Sachunterlagen
506
$a Es gelten die Bestimmungen …
+
Für diese Unterlagen bestehen keine Schutzfristen
mehr.
506
$c Zugang zur Zeit eingeschränkt wegen ...
852
$e Benutzung eingeschränkt
Entscheid Katalogisierungsstelle:
583 0_ $b Schutzfrist=...
583 x_ $b Konservierung=...
583 x_ $b Restaurierung=...
Erklärung
Angabe der Schutzfristkategorie(n)
Hinweis auf die allgemeinen Zugangsbestimmungen
der Institution (inkl. kant. Archivgesetz & kant. bzw.
eidg. Datenschutzgesetz).
+
Hinweis, dass keine Schutzfristen mehr bestehen.
Beschreibung und Begründung der Einschränkung aus
physischen Gründen.
Angaben zur Schutzfristberechnung
Erfassung des Schadens
Angabe der pendenten Restaurierung37
36
Weil die allgemeinen Zugangsbestimmungen auch für die Zugangsbestimmungen bei rechtlichen Schutzfristen
gelten sollen, müssen sie auf das kantonale Archivgesetz bzw. entsprechende Verordnungen und das kantonale bzw. eidgenössische Datenschutzgesetz hinweisen oder diese beinhalten.
37
Nach der Restaurierung werden die Inhalte von 506 $c und 852 $e gelöscht. Je nach Bedürfnis können die
Restaurierungsmassnahmen im Feld 583 dokumentiert werden.
155
HAN
Archivbestände
Anhang A. Arbeitshilfe zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
A2. Zugangsbestimmungen für Bestände mit Schutzfristen
A2.1. Zugangsbestimmungen bei Schutzfristen nach Archiv- und Datenschutzgesetz
Katalog
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Es gelten die Bestimmungen ...
+
Für diese Unterlagen können noch Schutzfristen bestehen.
Entscheid Katalogisierungsstelle:
583 0_ $b Schutzfrist=…
$c 2013.06
$f Archivgesetz BS (1996/Stand 1. Jan 2012)
$i Sachakten und Personenakten: Todesjahr
Nachlasser 1990 + 10 Jahre = 2000 / Ab
schlussjahr 1992 + 30 Jahre = 2022: Schutz
frist bis Ende 2022; Schutzfristen von Dritt
personen zusätzlich beachten!
852
$e Benutzung eingeschränkt
Erklärung
Angabe der Schutzfristkategorie(n)
Hinweis auf die allgemeinen Zugangsbestimmungen
der Institution (inkl. kant. Archivgesetz & kant. bzw.
eidg. Datenschutzgesetz).
+
Hinweis, dass noch Schutzfristen bestehen (können).
Angaben zur Schutzfristberechnung
Wird festgestellt, dass die vorhandenen Schutzfristen abgelaufen sind (bspw. bei der Durchsicht eines Dossiers vor der Einsichtnahme durch einen Benutzer oder durch eine zufällige
Prüfung), werden die Angaben im Feld 506 $a gemäss Abschnitt A1. Zugangsbestimmungen
für Bestände ohne Schutzfristen angepasst und der Inhalt von 852 $e gelöscht. Die Angaben in
den Feldern 355 0_ und 583 müssen nicht zwingend gelöscht werden.
A2.1.1. Zugangsbestimmungen bei Schutzfristen nach Archiv- und Datenschutzgesetz
und mit Einschränkung wegen des physischen Zustands
Katalog
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Es gelten die Bestimmungen ...
+
Für diese Unterlagen können noch Schutzfristen bestehen.
506
$c Zugang zur Zeit eingeschränkt wegen ...
Entscheid Katalogisierungsstelle:
583 0_ $b Schutzfrist=…
583 x_ $b Konservierung=…
583 x_ $b Restaurierung=…
852
$e Benutzung eingeschränkt
38
Erklärung
Angabe der Schutzfristkategorie(n)
Hinweis auf die allgemeinen Zugangsbestimmungen
der Institution (inkl. kant. Archivgesetz & kant. bzw.
eidg. Datenschutzgesetz).
+
Hinweis, dass noch Schutzfristen bestehen (können).
Beschreibung und Begründung der Einschränkung
aus physischen Gründen.
Angaben zur Schutzfristberechnung
Erfassung des Schadens
Angabe der pendenten Restaurierung38
Nach der Restaurierung werden die Inhalte im Feld 506 $c gelöscht. Da aber immer noch Zugangsbeschränkungen durch Schutzfristen nach Archiv- und Datenschutzgesetz bestehen, dürfen die Angaben in Feld 852 $e
nicht verändert werden! Je nach Bedürfnis können die Restaurierungsmassnahmen im Feld 583 dokumentiert
werden.
156
HAN
Archivbestände
Anhang A. Arbeitshilfe zu Zugangs- und Benutzungsbestimmungen
Version
07.05.2015
A2.2. Zugangsbestimmungen bei vertraglichen Schutzfristen
Katalog
355 0_ $a Sachunterlagen
355 0_ $a Personenbezogene Unterlagen
506
$a Gemäss Schenkungsvertrag sind
folgende Teile des Archivbestandes bis …
nicht zugänglich: ... ; für die anderen Teile
gelten die Schutzfristen gemäss ... (Angabe
der Zugangsbestimmungen der Institution)
+
Nach Ablauf der Frist gelten die Bestimmugen …
506
$d Angabe Ausnahmen
Entscheid Katalogisierungsstelle:
583 0_ $b Schutzfrist=…
852
$e Benutzung eingeschränkt
Erklärung
Angabe der Schutzfristkategorie(n)
Beschreibung und Begründung der Einschränkung*
+
Hinweis auf die Zugangsbestimmungen der Institution
(inkl. kant. Archivgesetz & kant. bzw. eidg. Datenschutzgesetz).
Hinweis auf Ausnahmen gemäss Vertrag
Angaben zur Schutzfristberechnung
Zum Vorgehen nach Ablauf der vertraglichen Schutzfristen ist zu beachten, dass keine Möglichkeit existiert, diese Kategorie von Archivgut zu selektieren. Es ist weiterhin darauf zu achten, dass die Angaben zu den vertraglichen und den gesetzlichen Schutzfristen so formuliert
werden, dass sowohl die Benutzer als auch das Ausleihpersonal wissen, welche Schutzfristen
zu welchen Zeitpunkten für welche Teile des Archivguts noch gelten bzw. nicht mehr gelten.
Werden die Angaben im Feld 506 $a nach Ablauf der vertraglichen Schutzfristen angepasst,
ist zu beachten, dass noch Schutzfristen nach Archivgesetz/Datenschutzgesetz bestehen können (Bearbeitung siehe Abschnitt A2.1), was bei Akten mit Bezug auf Personen, die nicht mit
Lebensdaten zu identifizieren sind, durchaus der Fall sein kann, auch wenn vertragliche
Schutzfristen in der Regel über rechtliche Schutzfristen hinausgehen. Wenn die Informationen
über die vertraglichen Vereinbarungen in 506 $a aus irgendwelchen Gründen gelöscht werden
sollen, können sie im Feld 583 0_ $b Schutzfrist abgelegt werden.
A2.2.1. Zugangsbestimmungen bei vertraglichen Schutzfristen und mit Einschränkung
wegen des physischen Zustands
Erfassung in Analogie zu Abschnitt A2.1.1. Es empfiehlt sich aber eine Restaurierung innerhalb der vertraglichen Schutzfristen.
A3. Zu den Schutzfristkategorien und zur Berechnung der Schutzfristen
Auf Ebene Bestand werden alle im Bestand vorkommenden Schutzfristkategorien angegeben,
weil sich die Information in 506 auf den gesamten Bestand bezieht und die Angaben nur mit
den Schutzfristkategorien nachvollziehbar sind. Dies gilt auch für alle anderen Verzeichnungsstufen. Dort können aber andere Schutzfristen oder sogar keine gelten.
157
HAN
Archivbestände
Anhang B. Arbeitshilfe zu Originalen und Reproduktionen
Version
07.05.2015
Anhang B. Arbeitshilfe zu Originalen und Reproduktionen
B1. Reproduktions- und Veröffentlichungsbestimmungen bei Beständen
ohne bestehende Urheberrechte oder mit bestehenden allgemeinen (= nicht
vertraglichen) Urheberrechten
Katalog
540
$a Es gelten die Bestimmungen …
542
$d Inhaber Urheberrecht (KS oder Person)
$e bei KS: Repräsentant + Adresse
$e bei Person: Adresse
Erklärung
Hinweis auf die Richtlinien der Institution zu Reproduktionen und Veröffentlichungen (mit Hinweis auf
das Urheberrecht, das Datenschutzgesetz und das kant.
Archivgesetz)
Erfassung bei bestehenden Urheberrechten und wenn
bekannt.
B1.1. Mit Einschränkung für Reproduktionen wegen des physischen Zustands
Katalog
540
$a Es gelten die Bestimmungen …
+
Zur Zeit können Reproduktionen nur nach Absprache
mit der Bestandeserhaltung …
542
$d Inhaber Urheberrecht (KS oder Person)
$e bei KS: Repräsentant + Adresse
$e bei Person: Adresse
Entscheide Katalogisierungsstelle:
583 x_ $b Konservierung=…
583 x_ $b Restaurierung=…
Erklärung
Hinweis auf die Richtlinien der Institution zu Reproduktionen und Veröffentlichungen (mit Hinweis auf
das Urheberrecht, das Datenschutzgesetz und das kant.
Archivgesetz)
+
Hinweis auf Einschränkungen wegen des physischen
Zustands (evtl. mit kurzer Beschreibung des Zustands)
Erfassung bei bestehenden Urheberrechten und wenn
bekannt.
Erfassung des Schadens
Angabe der pendenten Restaurierung39
B2. Einschränkung von Reproduktionen und Veröffentlichungen durch Eigentümer, Ablieferer etc.
Katalog
540
$a Gemäss Vertrag … sind Reproduktionen
und Veröffentlichungen aus dem Archiv …
bis 2034 nicht möglich
+
Nach Ablauf der Frist gelten die Bestimmungen …
540
542
39
$d Ausnahmen
$d Inhaber Urheberrecht (KS oder Person)
$e bei KS: Repräsentant + Adresse
$e bei Person: Adresse
Erklärung
Hinweis auf die einschränkenden Bestimmungen des
Vertrags mit Fristangabe*
+
Hinweis auf die nach Ablauf der Frist geltenden Richtlinien der Institution zu Reproduktionen und Veröffentlichungen (mit Hinweis auf das Urheberrecht, das
Datenschutzgesetz und das kant. Archivgesetz)
Hinweis auf Ausnahmen gemäss Vertrag
Nach der Restaurierung werden die Hinweise auf die Einschränkungen im Feld 540 entfernt. Je nach
Bedürfnis können die Restaurierungsmassnahmen im Feld 583 dokumentiert werden.
158
HAN
Archivbestände
Anhang B. Arbeitshilfe zu Originalen und Reproduktionen
Version
07.05.2015
Wird festgestellt, dass die vertraglichen Urheberrechte abgelaufen sind, ist keine Bearbeitung
notwendig, da anzunehmen ist, dass die vertraglichen Einschränkungen über die gesetzlichen
Bestimmungen hinausgehen. Die vertragliche Frist muss in 540 $a aber genannt sein, da ansonsten nicht klar wäre, wann keine Urheberrechte mehr vorhanden sind bzw. ob die gesetzlichen Schutzfristen noch bestehen.
B2.1. Mit Einschränkung für Reproduktionen wegen des physischen Zustands
Im Prinzip gilt das Vorgehen wie in Abschnitt B1.1 beschrieben. Allerdings betreffen die angegebenen Einschränkungen nur Personen, die als „Ausnahmen“ in 540 $d genannt werden,
da der Zugang zum Bestand für die übrigen Benutzer gesperrt ist. Es empfiehlt sich deshalb,
in 540 $d darauf hinzuweisen, dass sich die Ausnahme lediglich auf den Zugang bezieht, Reproduktionen aufgrund des physischen Zustands jedoch trotzdem nicht möglich sind.
B3. Zur Berechnung der Fristen zum Urheberrecht
Die Beachtung der Urheberrechte und der Urheberrechtsfristen ist Sache der Benutzer. Allerdings muss auch das Ausleihpersonal bei Auskünften oder bei der Vorbereitung zur Digitalisierung in der Lage sein, die Fristen schnell zu berechnen. Als Instruktion empfiehlt es sich,
eine feste Datumsgrenze für Werke und Objekte zu bestimmen, bis zu der diese zum aktuellen
Zeitpunkt mit Sicherheit nicht mehr urheberrechtlich geschützt sind (Beispiel: Im Jahre 2013
wird festgelegt, dass alle Dokumente und Objekte, die vor dem Jahre 1900 entstanden sind,
gemeinfrei sind. Das „Grenzjahr“ kann dabei jährlich oder in 10 Jahres-Schritten angepasst
werden).
159
HAN
Archivbestände
Anhang C. Tabelle zur Erfassung von Entstehungsdaten
Version
07.05.2015
Anhang C. Tabelle zur Erfassung von Entstehungsdaten
260 $c
27. März 1988
26. Aug. [zwischen 1870 und 1900]
1920-1980
23. Mai 1890 – 25. August 1919
Oktober 1978
1975
1975?
um 1950
vor 1879
nach 21. August 1879
1915?-1960
1927 oder 1928
19. Jh.
19. Jh.?
19./20. Jh.
19./20. Jh.?
1. Hälfte 20. Jh.
2. Hälfte 20. Jh.
1. Viertel 19. Jh.
2. Viertel 19. Jh.
3. Viertel 19. Jh.
4. Viertel 19. Jh.
Anfang 19. Jh.
Mitte 19. Jh.
Ende 19. Jh.
1. Drittel 18. Jh.
2. Drittel 18. Jh.
3. Drittel 18. Jh.
Ende 18. Jh./1. Hälfte 19. Jh.
zwischen 1820 und 1829
zwischen 1820 und 1829?
19[-]9
593 $a40
1988.03.27
1870-1900
1920-1980
1890.05.23-1919.08.25
1978.10
1975
1975
1950
1879
1879.08.21
1915-1960
1927
1928
1800-1899
1800-1899
1800-1999
1800-1999
1900-1949
1950-1999
1800-1824
1825-1849
1850-1874
1875-1899
1800-1809
1845-1855
1890-1899
1700-1732
1733-1766
1767-1799
1790-1849
1820-1829
1820-1829
1909-1999
008/6-14
s1988
q18701900
m19201980
m18901919
s1978
s1975
s1975
s1950
s1879
s1879
q19151960
q19271928
q18001899
q18001899
q18001999
q18001999
q19001949
q19501999
q18001824
q18251849
q18501874
q18751899
q18001809
q18451855
q18901899
q17001732
q17331766
q17671799
q17901849
q18201829
q18201829
q19091999
Mit einem Fragezeichen wird die Unsicherheit in der Datumsangabe gekennzeichnet.
Weitere Beispiele zur Angabe von Entstehungsdaten finden sich in Kapitel 3D in den HANKatalogisierungsregeln Briefe bzw. Kapitel 3C.3.4 in den HAN-Katalogisierungsregeln
Handschriften.
40
Jahrhunderte werden in den Feldern 008 und 593 codiert als von 00 bis 99 laufend verzeichnet, obwohl sie
eigentlich von 01 bis 00 laufen. Diese Praxis bewirkt eine Verkürzung der Datenspannen, welche sich bis zu
einem Jahrhundertende erstrecken, andererseits garantiert sie die Übereinstimmung zwischen dem Ausdruck
der Daten in dieser Zone und den fixen Feldern, so dass Vorlagen unter die richtigen Jahrhunderte sortiert
werden.
160
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten und
Trägermaterialien
D1. Allgemeines
Dieses Merkblatt erläutert die Erfassung von Archivalienart und Trägermaterial verschiedener
Dokumenttypen in HAN. Es werden grundsätzlich folgende Archivalienarten unterschieden:
Bildmaterial, Druckschrift, Elektronische Daten, Filmmaterial, Gegenstand, Kartenmaterial,
Manuskript, Mikroform, Noten und Ton (siehe Auswahlmöglichkeiten in Feld 245 $h).
Die Archivalienart „Manuskript“ muss im Feld 245 $h nicht zwingend angegeben werden, da
diese dem erwarteten Typus im HAN-Katalog entspricht. Die spezifische Art von Manuskript
(Autograph, Typoskript, Durchschlag, Computerausdruck …) kann zusätzlich in der physischen Beschreibung in Feld 300 detaillierter ausgeführt werden.
Als Archivalienart gilt jeweils der primäre Charakter eines Dokuments. So ist ein Kartenmanuskript vorrangig Kartenmaterial und erst sekundär ein Manuskript. Der sekundäre Charakter
kann ebenfalls in der physischen Beschreibung in Feld 300 (bzw. in einer Fussnote) genauer
erläutert werden.
Hinsichtlich des Trägermaterials kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass Manuskripte, welche nach dem Jahr 1520 entstanden sind, in der Regel auf Papier geschrieben bzw.
gedruckt wurden. In diesen Fällen muss das Trägermaterial „Papier“ nicht explizit erfasst
werden. Bei Manuskripten, die vor dem Jahre 1520 entstanden sind, empfiehlt sich jedoch die
Erfassung von Papier als Trägermaterial. Auch bei Non-Manuscripts gilt der Grundsatz: Nur
wenn das Trägermaterial vom Erwarteten abweicht, sollte es unbedingt angegeben werden.
Dies betrifft beispielsweise Fotopositive (Abzüge), die in der Regel auf Papier entwickelt
wurden und deren Trägermaterial deshalb nicht zwingend dokumentiert werden muss.
Die Dokumenttypen werden durch folgende Format-Felder beschrieben:
Die Archivalienart
bestimmt …
Das Trägermaterial
bestimmt …
Begleitmaterial
- das Satzformat
- den Materialtyp im Leader Pos. 06
- die allg. Materialbezeichnung in 245 $h bzw. 500
- den Inhalt von Feld 906
- die physische Beschreibung in 300 $a/b/c
- die physische Beschaffenheit in 340 $a bzw. 500
- den Inhalt von Feld 906 bzw. 907
- die physische Beschreibung in 300 $e
- physische Beschaffenheit in 340 $a
- Inhalt von Feld 907
Für die detaillierte Erfassung der verschiedenen Felder siehe die entsprechenden Angaben in
den Kapiteln 2D. Stufe Dossier bzw. 2E. Stufe Dokument.
161
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D2. Angabe der Archivalienart
Die Archivalienart wird in Aleph in einem Feld 500 (bei mehreren Archivalienarten auf Stufe
Bestand, Serie bzw. Dossier) oder, bei lediglich einer vorhandenen Archivalienart, im Feld
245 $h (Allg. Materialbezeichnung) erfasst. In Abhängigkeit von der Archivalienart werden
zudem die Angaben in den Feldern FMT (Satzformat) und LDR (Leader) angepasst. Die
Auswahlmöglichkeiten sind jeweils begrenzt und werden in der folgenden Tabelle dargestellt.
Archivalienart (mögliche Codes und Begriffe)
vgl. Formathandbuch HANMARC, Feld FMT
Satzformat FMT
Für Manuskripte
Textmanuskripte sowie Monographie mit Text in gedruckter oder elektroniBK Books
scher Form
MX Mixed Materials Sammlungen mit gemischten Materialien, z.B. Archivbestände, Bestandesgruppen, Dossiers
Kartenmanuskripte sowie Kartenmaterial in gedruckter oder elektronischer
MP Maps
Form
Musikmanuskripte und Musikdrucke in gezeichneter, gedruckter oder elektMU Music
ronischer Form sowie musikalische und nicht-musikalische Tonaufzeichnungen
VM Visual Materials Visuelle Materialien, zweidimensionale Bilder in gezeichneter, gedruckter
oder elektronischer Form, Projektionsbilder, Filme, Videoaufzeichnungen,
dreidimensionale Gegenstände und Medienpakete
Für weitere Dokumentformen
Serials
Fortlaufende Publikationen und integrierende Ressourcen von Text, in geSE
druckter oder elektronischer Form
Computer Files
Computerprogramme und andere elektronische Daten, deren Hauptinhalt
CF
nicht zu einem anderen Satzformat gehört
vgl. Formathandbuch HANMARC, Feld LDR
Leader LDR
Für Manuskripte
Manuskript (Text)
t
Musikmanuskript
d
Manuskript-Kartenmaterial
f
Gemisches Material
p
Zweidimensionales, nicht projizierbares Bild (in gedruckter oder elektronischer Form)
k
Gegenstand
r
Für weitere Dokumentformen
Text (in gedruckter, elektronischer Form oder Mikroform)
a
Musikdruck
c
Kartenmaterial (in gedruckter oder elektronischer Form)
e
Projektionsbild, Film, Videoaufzeichnung
g
Tonaufzeichnung (nicht Musik)
i
Tonaufzeichnung (Musik)
j
Elektronische Daten (keine Textdateien)
m
Medienpaket
o
vgl. Formathandbuch HANMARC, Feld 245
Archivalienart (500) bzw.
Allg. Materialbezeichnung (245 $h)
Bildmaterial
Druckschrift
Elektronische Daten
Filmmaterial
Gegenstand
Kartenmaterial
Manuskript
Mikroform
Noten
Ton
162
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D3. Angabe des Trägermaterials
Das Trägermaterial wird in Aleph in einem Feld 500 (bei mehreren Trägermaterialien auf Stufe Bestand, Serie bzw. Dossier) oder, bei lediglich einem vorhandenen Trägermaterial, in den
Feldern 300 (Physische Beschreibung), 340 (Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen) und 906 bzw. 907 (Bezeichnungen für Non-Books) erfasst.
Die Möglichkeiten der Felder sind unterschiedlich. In Feld 300 gibt es keine Vorgaben und
definierte Begrifflichkeiten. Die möglichen Begriffe für Feld 340 bzw. 500 werden in nachfolgender Tabelle dargestellt.
Trägermaterial (nach Material sortiert)
Azetat
Film
Foto
Elektronischer Träger
Daten
(USB-Sticks, SpeiFilm
cherkarten, SSD …)
Foto
Ton
Glas
Foto
(Glasnegative …)
Gegenstand
Leder
Gegenstand
Magnetischer Träger
Daten
(Disketten, Festplatten, Film
Videokassetten, MagFoto
netband, DAT …)
Ton
Metall
Foto
(Daguerreotypie,
Gegenstand
Stahlband …)
Ton
Nitrat
Film
Foto
Optischer Träger
Daten
(CD, DVD, Blu-ray…) Film
Foto
Ton
Palmblätter
Papier
Foto
Papyrus
Pergament
Polyester
Film
(Fotonegativ …)
Foto
Schellack
Ton
Textilie
Gegenstand
Vinyl
Ton
Wachs
Gegenstand
(Wachszylinder …)
Ton
Trägermaterial (nach Dokumenttyp sortiert)
Daten
Elektronischer Träger
Magnetischer Träger
Optischer Träger
Film
Azetat
Elektronischer Träger
Magnetischer Träger
Nitrat
Optischer Träger
Polyester
Foto
Azetat
Elektronischer Träger
Glas
Magnetischer Träger
Metall
Nitrat
Optischer Träger
Papier
Polyester
Gegenstand
Glas
Leder
Metall
Textilie
Wachs
Ton
Elektronischer Träger
Magnetischer Träger
Metall
Optischer Träger
Schellack
Vinyl
Wachs
Für die Verwendung der Begriffe in den Feldern 906 bzw. 907 siehe die entsprechenden Kapitel im Formathandbuch HANMARC.
163
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D4. Erfassung spezifischer Manuskripttypen
Zum Umgang mit Feld 300 $b siehe auch das zugehörige Kapitel im Formathandbuch HANMARC.
D4.1. Typoskript
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
06
$a
$h
$a
$b
BK
t
…
Manuskript
1 Bl.
Typoskript
06
$a
$h
$a
$b
BK
t
…
Manuskript
5 Bl.
Fotokopie
06
$a
$h
$a
$b
BK
t
…
Manuskript
15 Bl.
Computerausdruck
D4.2. Fotokopie
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
D4.3. Computerausdruck
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
164
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D5. Erfassung von Non-Manuscripts
D5.1. Bildmaterial
D5.1.1. Fotopositiv
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
906
06
$a
$h
$a
$b
$c
$i
VM
k
…
Bildmaterial
1 Fotografie
schwarz/weiss
16,5 x 11 cm
VM Foto = Photo
06
$a
$h
$a
$b
$c
$a
$i
VM
k
…
Bildmaterial
1 Fotografie
negativ, schwarz/weiss
16,5 x 11 cm
Azetat
VM Foto = Photo
06
$a
$h
$a
$b
$i
VM
k
…
Bildmaterial
1 Postkarte
Farbe
VM Postkarte = Carte postale
06
$a
$h
$a
$b
$i
VM
k
…
Bildmaterial
1 Fotoalbum
schwarz/weiss und Farbe
VM Foto = Photo
D5.1.2. Fotonegativ
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
D5.1.3. Fotopostkarte
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
906
D5.1.4. Fotoalbum
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
906
165
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D5.1.5. Dia-Sammlung
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
06
$a
$h
$a
$a
$i
VM
g
…
Bildmaterial
25 Dias
Azetat
VM Diapositiv = Diapositive
D5.1.6. Fotosammlung auf CD-ROM
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
907
06
$a
$h
$a
$a
$i
$g
VM
k
…
Elektronische Daten
1 CD-ROM
Optischer Träger
VM Foto = Photo
CF CD-ROM = Cédérom
06
$a
$h
$a
$c
$i
VM
k
…
Bildmaterial
1 Fotoposter
A2
VM Plakat = Affiche
D5.1.7. Poster
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
906
166
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D5.2. Filmmaterial
D5.2.1. Video
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
06
$a
$h
$a
$a
$h
VM
g
…
Filmmaterial
1 Videokassette VHS
Magnetischer Träger
MP Videoaufzeichnung = Vidéo
06
$a
$h
$a
$c
$a
$h
VM
g
…
Filmmaterial
1 Filmspule
16 mm
Magnetischer Träger
MP Film
06
$a
$h
$a
$a
$h
VM
g
…
Filmmaterial
1 DVD-Video
Optischer Träger
MP DVD-Video
06
$a
$h
$a
$a
$f
VM
g
…
Mikroform
1 Mikrofilmspule
Magnetischer Träger
MF Mikrofilmspule = Microfilm en bobine
D5.2.2. Film
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
D5.2.3. DVD-Video
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
D5.3. Mikroform
D5.3.1. Mikrofilm
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
167
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D5.4. Ton
D5.4.1. Musik-CD
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
06
$a
$h
$a
$a
$e
MU
j
…
Ton
1 CD
Optischer Träger
SR CD
06
$a
$h
$a
$e
$a
$e
MU
i
…
Ton
1 CD
1 Begleitheft
Optischer Träger
SR CD
06
$a
$h
$a
$a
$e
MU
j
…
Ton
1 Tonband-Kompaktkassette
Magnetischer Träger
SR Tonband-Kompaktkassette = Cassette audio
06
$a
$h
$a
$c
$a
$e
MU
j
…
Ton
1 Vinyl-Schallplatte
45 UpM (Umdrehungen pro Minute)
Vinyl
SR Schallplatte = Disque 45
D5.4.2. Hör-CD (Text)
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
D5.4.3. Musikkassette
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
D5.4.4. Schallplatte
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340
906
168
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D5.5. Noten
D5.5.1. Notenmanuskript
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
906
06
$a
$h
$a
$b
$d
MU
d
…
Noten
10 Bl.
Manuskript
PM Partitur
06
$a
$h
$a
$b
$d
MU
c
…
Noten
1 Heft
Druck
PM Andere Ausgabeform
D5.5.2. Gedruckte Noten
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
906
169
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D5.6. Kartenmaterial
D5.6.1. Kartenmanuskript
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
255
300
906
06
$a
$h
$a
$a
$b
$c
$c
MP
f
…
Kartenmaterial
1:100000
1 Bl.
Manuskript, schwarz/weiss
30 x 40 cm
CM Karte = Carte
06
$a
$h
$a
$a
$b
$c
MP
e
…
Kartenmaterial
1:100000
1 Bl.
Druck, farbig
CM Karte = Carte
06
$a
$h
$a
$a
$b
$c
$c
MP
f
…
Kartenmaterial
1:20
1 Bl.
schwarz/weiss
100 x 200 cm
CM Andere Art = Autre forme
06
$a
$h
$a
$a
$a
$c
$g
MP
f
…
Elektronische Daten
1:200
1 CD-ROM
Optischer Träger
CM Andere Art = Autre forme
CF CD-ROM = Cédérom
D5.6.2. Gedruckte Karte
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
255
300
906
D5.6.3. Plan
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
255
300
906
D5.6.4. Plan auf CD-ROM
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
255
300
340
906
907
170
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D5.7. Druckschrift
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
06
$a
$h
$a
$c
BK
a
…
Druckschrift
50 S.
24 cm
D5.8. Gegenstand
Besteht ein Gegenstand nur aus einem Material, genügt dessen Angabe im Feld 300 $b. Oftmals sind jedoch mehrere Trägermaterialien vorhanden. In diesem Fall empfiehlt sich die Beschreibung aller Trägermaterialien im Feld 520.
D5.8.1. Gegenstand aus einem Material
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
906
06
$a
$h
$a
$b
$c
$i
VM
r
…
Gegenstand
1 Büste
Bronze
Höhe 30 cm
VM Andere Art = Autre forme
D5.8.2. Gegenstand aus verschiedenen Materialien
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
520
906
06
$a
$h
$a
$a
$i
VM
r
…
Gegenstand
1 Brille
Die Hornbrille im Stile des frühen 20. Jahrhunderts ist …
VM Andere Art = Autre forme
171
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D6. Erfassung von Non-Manuscripts als Beilage
D6.1. Fotografie als Beilage zu einem Brief
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
500 A_
340 *
906
907
06
$a
$a
$e
$a
$a
$a
$i
BK
t
…
3 Bl.
1 Fotografie
…
(nicht verwendet)
Briefe = Correspondance
VM Foto = Photo
06
$a
$a
$e
$a
$f
BK
t
…
1 Bl. (zwischen Plexiglas)
1 Mikrofilm
Azetat
MF Mikrofilmspule = Microfilm en bobine
06
$a
$a
$e
$a
$e
BK
t
…
5 Bl.
1 CD
Optischer Träger
SR CD
D6.2. Mikrofilm als Beilage
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340 *
907
D6.3. Musik-CD als Beilage
Satzformat
Leader: Materialtyp
245
300
340 *
907
* Das Trägermaterial „Papier“ des Hauptaspekts muss nur dann in Feld 340 erwähnt werden,
wenn es vom erwarteten Material abweicht (vgl. Anhang D3. Angabe des Trägermaterials). In
den vorliegenden Beispielen wird demnach nur das Trägermaterial der Beilage bzw. des Nebenaspekts angegeben.
172
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
D7. Recherche nach Non-Manuscripts in Aleph
D7.1. Non-Manuscripts als Hauptdokument
Durch die Kombination der Felder 245 $h, 906 und 340 können in Aleph die, aus Sicht der
Bestandeserhaltung wie auch der Benutzung, wichtigsten Trägermaterialien und Archivalienarten herausgefiltert werden. Mit einer Abfrage in Expertensprache nach den definierten Begriffen in Feld 906 (Code: WFT) oder 245 $h (Code: WTI) kann eine erste Eingrenzung des
Trägermaterials bzw. der Archivalienart vorgenommen werden (Bildmaterial, Filmmaterial,
Gegenstand, VM Foto, MF Mikrofilmspule etc.). Die Eingrenzung über 245 und 340 ist allerdings nicht punktgenau, d.h. es werden auch Katalogisate erfasst, die die abgefragten Begriffe
in der Titel- und Urheberangabe (Code: WTI) bzw. in allen mit WRD indexierten Feldern eines Katalogisats tragen.
Durch eine Modifikation der Stichwortsuche mit den definierten Begriffen aus der Liste des
Feldes 340 $a kann die Auswahl des Trägermaterials weiter eingeschränkt werden.
Beispiele:
WFT=VM Foto UND WRD=Azetat
Liefert alle Azetatfotografien, welche als eigenständiges Dokument, einheitliches
Dossier oder als Beilage erfasst wurden.
WTI=Ton UND WFT=SR CD
Liefert alle Audiodokumente auf CD
WTI=Ton UND WRD=Optischer Träger
Liefert alle Audiodokumente auf CD, DVD, Blu-ray …
WTI=Filmmaterial
Liefert alle Filmdokumente in einer Institution, welche als eigenständige Dokumente oder einheitliche Dossiers erfasst wurden.
WTI=Gegenstand UND WRD=Glas
Liefert alle Objekte, welche lediglich aus Glas bestehen und als eigenständiges
Dokument erfasst wurden.
D7.2. Non-Manuscripts als Beilage
Wenn ein Non-Manuscript nur als Beilage zu einem Dokument oder Dossier erfasst wurde,
fehlt dessen Kennzeichnung der Archivalienart in Feld 245 $h. Eine Abfrage der wichtigsten
Archivalienarten und Trägermaterialien ist dennoch in demselben Umfang möglich.
Beispiele:
WFT=VM Foto UND WRD=Nitrat
Liefert alle Nitratfotografien, welche als eigenständiges Dokument, einheitliches
Dossier oder als Beilage erfasst wurden.
WFT=SR Tonband-Kompaktkassette UND WRD=Magnetischer Träger
Liefert alle Audiodokumente, welche als eigenständiges Dokument, einheitliches
Dossier oder als Beilage erfasst wurden.
173
HAN
Archivbestände
Anhang D. Merkblatt zur Erfassung von Archivalienarten
und Trägermaterialien
Version
07.05.2015
WFT=CM Karte UND WFT=CF CD-ROM
Liefert alle Kartenmaterialien, welche auf einer CD gespeichert sind und als eigenständiges Dokument, einheitliches Dossier oder als Beilage erfasst wurden.
WFT=VM Andere Art UND WRD=Glas
Liefert alle Gegenstände (aber auch weitere visuelle Dokumente, welche nicht
explizit mit einem anderen Begriff aus 906/907 $i bezeichnet wurden), die
lediglich aus Glas bestehen und als eigenständiges Dokument, einheitliches Dossier
oder als Beilage erfasst wurden.
174
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
Version
07.05.2015
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
E1. Verzeichnungsstufe Bestand
E1.1. Archivbestand einer Person
FMT
LDR
008
245
246
260
300
351
$a
$a
$i
$c
$a
$a
$c
355 0_ $a
355 0_ $a
506
$a
$c
520
$a
533
$n
540
$a
541
$a
$c
$d
$e
$f
$d
$e
542
544 1_ $n
545
$a
$b
MX
-----npm--22-----4u-4500
991131m19022005xx------------------und-Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999)
Cullmann-Archiv
Älterer Titel:
1902-2005
70 Lfm (261 Schachteln + diverse Objekte)
Es besteht vorwiegend eine thematische Ordnung, die
Feinerschliessung der einzelnen Dossiers bzw. Dokumente ist i.d.R.
chronologisch. Einzelne Ordnungs- und Erschliessungsarbeiten, insb.
die thematischen Dossiers unter den Signaturen A und B, wurden von
ehemaligen Schülern OCs vorgenommen und hier beibehalten.
Bestand=Fonds
Sachunterlagen
Personenbezogene Unterlagen
Es gelten die generellen Benutzungsregeln für den Sonderlesesaal. Für
diese Unterlagen können noch Schutzfristen bestehen.
Der Zugang zu einzelnen Unterlagen ist aus konservatorischen
Gründen nur eingeschränkt möglich.
Enthalten sind Lebensdokumente, Korrespondenz, Manuskripte,
Werke anderer Autoren, Fotografien und Memorabilien aus OCs Villa
Alsatia in Chamonix-Mont-Blanc. Ein grosser Teil der Dokumente
besteht aus Briefen von und an OC. Vorhanden ist auch eine
umfangreiche Bibliothek von publizierten Schriften OCs (siehe
Bibliographie von OC) sowie thematische Sammlungen zum Elsass
("Alsatica") und zum Zweiten Vatikanischen Konzil. Diese
Buchbestände werden separat erschlossen und sind hier nicht
aufgeführt.
Vereinzelt sind Digitalisate vorhanden. Vorhandene Digitalisate sind
beim betreffenden Dossier oder Dokument angegeben.
Es gelten die generellen Benutzungsregeln der UB Basel für Handschriften und Nachlässe.
Fondation de France
Depositum
2009
2009,16H
Fondation de France, Paris
Fondation de France
Fondation oecuménique Oscar Cullmann, Präsident Martin Wallraff,
Theologisches Seminar, Nadelberg 10, 4051 Basel
Die Nachlassbibliothek von Oscar Cullmann ist im Bibliothekskatalog
IDS BS/BE verzeichnet.
Evangelischer Theologe und Exeget, Professor und Rektor der
Universität Basel
Geboren 1902 in Strasbourg, gestorben 1999 in Chamonix-MontBlanc. - Vorsteher des Theologischen Alumneums in Basel (1940175
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
555
$a
561
$a
581
$a
581
$a
583
$b
$c
$i
$k
$l
$b
$c
$f
$k
$i
583
583
584
$b
$c
$i
$a
585
$a
593
852
$a
$a
$b
$c
$d
$e
$u
856
$z
902 6_ $a
901 P_ $a
$d
909
$f
Version
07.05.2015
1972) und Rektor der Universität Basel (1968-1972). Zudem Dozent
an den Universitäten Basel (1938-1972) und Strasbourg (1930-1948,
mit Unterbrüchen), sowie mehreren Pariser Universitäten (Sorbonne:
1954-1968, EHEP: 1949-1972, Faculté libre de théologie protestante:
1953-1968). - Beobachter am Zweiten Vatikanischen Konzil (19621965), Commandeur der Französischen Ehrenlegion (1979) und
Preisträger des Premio Paolo VI (1993).
In diesen Katalog sind erst Teile des Nachlasses aufgenommen. Das
detaillierte Findbuch ist als PDF verlinkt.
Der Bestand wurde gemäss dem Testament des Aktenbildners der
Fondation de France bzw. der neu gegründeten Fondation
oecuménique Oscar Cullmann (FOOC) vermacht. Nach ersten
Erschliessungsarbeiten in OCs Haus in Chamonix wurde der Bestand
der UB Basel zur Erschliessung und Zugänglichmachung übergeben.
Suter, Daniel. - Oscar Cullmann. In: Gelehrtennachlässe aus 550
Jahren. Begleitpublikation zur Ausstellung "Sammeln, sichten,
sichtbar machen. Gelehrtennachlässe aus 550 Jahren" /
Universitätsbibliothek Basel (Hrsg.). - Basel, 2010, pp. 44-45
Sallmann, Martin & Froehlich, Karlfried (Hrsg.). - Zehn Jahre nach
Oscar Cullmanns Tod: Rückblick und Ausblick. - Zürich, 2012, 214
pp.
Verzeichnung=Description=Inventaire
2010Geplanter Erschliessungsgrad: Detailliert
Peter Muster
Pendent
Schutzfrist=Retent. period=Délai de protect.
2013.06
Archivgesetz BS (1996/Stand 1. Jan. 2012)
Peter Muster
Sachakten und Personenakten: Todesjahr Nachlasser 1999 + 10 Jahre
= 2009 / Abschlussjahr 2005 + 30 Jahre = 2035: Schutzfrist bis Ende
2035; Schutzfristen von Drittpersonen zusätzlich beachten!
Konservierung=Preservation=Conservation
2009
Gereinigt und in neue, säurefreie Archivschachteln verpackt
Es sind keine Neuzugänge zu erwarten. Möglich sind noch
Nachlieferungen einzelner Briefe und Archivalien.
Basel, Universitätsbibliothek, „Gelehrtennachlässe aus 550 Jahren“,
24.04.2010-21.08.2010
1902-2005
CH
Basel UB
Handschriften
NL 353
Benutzung eingeschränkt
http://www.ub.unibas.ch/digi/a100/kataloge/nachlassverzeichnisse/
BAU_5_000085890_cat.pdf
Detailliertes Findbuch zum Nachlass (Stand Dezember 2012)
Fondation de France
Cullmann, Oscar
1902-1999
ubnl1
176
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
Version
07.05.2015
E1.2. Archivbestand einer Körperschaft
FMT
LDR
008
041
245
260
300
351
$a
$a
$a
$c
$a
$a
355 0_
355 0_
500
500
500
506
$c
$a
$a
$a
$a
$a
$a
520
$a
540
541
$a
$a
$c
$d
$e
$f
542
$d
544 1_ $n
MX
-----npm--22-----4u-4500
111019q19001980xx-----------------ger—
ger
fre
Schweizerische Hotel-Treuhand-Gesellschaft SHTG
1900-1980
24,8 Lfm
Der Bestand der Schweizerischen Hotel-Treuhand-Gesellschaft setzt
sich aus vier Teilbeständen zusammen, die sich in der
Bestandesgeschichte und/oder heutigen Lagerung unterscheiden. Es
handelt sich um folgende vier Teilbestände: A Planarchiv, B Gesuche,
C Dezentrale Ablage, D Verwaltungsarchiv (zentrale Ablage der
Gesellschaft und deren Vorläuferorganisationen). Der Teilbestand D
mit der Entstehungszeit 1921-1971 (9,7 Lfm) befindet sich im
Schweizerischen Bundesarchiv. Die Teilbestände A bis C sind im
Schweizerischen Wirtschaftsarchiv deponiert.
Bestand=Fonds
Sachunterlagen
Personenbezogene Unterlagen
Zeitraum des Bestehens / Lebensdaten: 1921-1967
Firmensitz / Wohnsitz: Basel/Bern/Zürich
Archivalienart: Kartenmaterial, Bildmaterial
Es gelten besondere Benutzungsbestimmungen. Jeder Benutzer/jede
Benutzerin hat zwei Wochen vor der Benutzung eine schriftliche
Anfrage an Hotelarchiv Schweiz zu richten. Für die Einsichtnahme
durch Drittpersonen finden die Bestimmungen des Bundesgesetzes
über die Archivierung vom 26. Juni 1998 (BGA, SR 152.1)
sinngemäss Anwendung. Für Sachakten gilt eine Schutzfrist von 30
Jahren nach Abschluss des Dossiers, für Personenakten gilt eine
Schutzfrist von 50 Jahren nach Abschluss des Dossiers (vgl.
Schenkungsvertrag zwischen der Stiftung Hotelarchiv Schweiz und
der Schweizerischen Gesellschaft für Hotelkredit vom 10.02.2011).
In den 1940er Jahren führte die SHTG eine „Aktion für die bauliche
Sanierung von Hotels und Kurorten“ durch. 1943/44 wurden 830
Hotels systematisch inventarisiert. Im Rahmen dieser
Bestandesaufnahme wurden Informationen, Pläne und Bilder von 830
Hotels aus der ganzen Schweiz gesammelt. Der Bestand enthält die
Unterlagen dieser Aktion. Diese enthalten neben detaillierten
Informationen zum Gebäude und zum Zustand der Bausubstanz, zu
den sanitären und elektrischen Anlagen, zum Betrieb, Personal und
Marktwert auch Grundrisspläne sowie aussergewöhnliche Innen- und
Aussenaufnahmen.
Keine besonderen Bestimmungen.
Schweizerische Gesellschaft für Hotelkredit, Zürich/Hotelarchiv
Schweiz
Depositum
September 2011
2011/09
Hotelarchiv Schweiz
Sämtliche urheberrechtlichen Nutzungsrechte liegen beim SWA.
Dokumentensammlung Schweizerische Hotel-Treuhand-Gesellschaft
(CH SWA H + I D 222). Dokumentensammlung Schweizerische
Bürgschaftsgenossenschaft für die Saisonhotellerie (CH SWA
177
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
544 0_ $n
545
$a
546
546
555
$a
$a
$a
561
$a
Version
07.05.2015
Versicherungen G 64). Dokumentensammlung Schweizerische
Gesellschaft für Hotelkredit (CH SWA Banken 1841).
Schweizerisches Bundesarchiv: Verwaltungsarchiv der SHTG/SGH
(BAR E11071, Teilbestand E9500.266, Akzession 2010/262) (=
Teilbestand D); Hotellerie (BAR E7001C#321). Hotelarchiv Schweiz:
Archive verschiedener Schweizer Hotels.
Die Schweizerische Hotel-Treuhand-Gesellschaft (SHTG) wurde am
12. September 1921 als Aktiengesellschaft mit Sitz in Zürich
gegründet und wirkte unter diesem Namen bis anfangs 1967, mit einer
kurzen Liquidation 1931/1932. An der Gründung mitbeteiligt war die
Schweizerische Eidgenossenschaft. Schon früh hat der Bundesrat die
volkswirtschaftliche Bedeutung des Tourismus erkannt, aber auch die
äusserst krisenempfindliche Situation der Hotellerie, wie sie im Zuge
des Ersten Weltkrieges offenbar wurde. Der Bundesrat reagierte
bereits während des Krieges mit einer Verordnung betreffend Schutz
der Hotelindustrie gegen die Folgen des Krieges (vom 2. November
1915). Die Verordnung regelte die Stundung von Zinsen bis spätestens
Ende 1920 für Hotelbetriebe, die infolge der Kriegsereignisse in
finanzielle Schwierigkeiten geraten waren. Der Schutz wurde in einer
neuen Verordnung vom 5. Januar 1917 ausgedehnt. Die Gründung der
SHTG war eine Folge dieser ersten Notmassnahmen. In der Botschaft
des Bundesrates an die Bundesversammlung betreffend die
Beteiligung des Bundes bei Errichtung einer schweizerischen HotelTreuhand-Gesellschaft vom 20. September 1920 sind die künftigen
Aufgaben der Gesellschaft formuliert: Zweck der Gesellschaft ist, in
gemeinnütziger Absicht und unter Ausschluss jedes Erwerbszweckes,
den Angehörigen des schweizerischen Gasthofgewerbes, die durch
den Krieg unverschuldet in finanzielle Bedrängnis geraten sind, bei
der Sanierung ihrer Verhältnisse mit Rat und Tat beizustehen. 1965
beschloss die Bundesversammlung auf Antrag des Bundesrats, die
Schweizerische Hotel-Treuhand-Gesellschaft mit der 1956
gegründeten Schweizerischen Bürgschaftsgenossenschaft für die
Saisonhotellerie zur Schweizerischen Gesellschaft für Hotelkredit
(SGH) zusammenzulegen. Die wichtigste Änderung, die mit der
Fusion und mit dem neuen Gesetz einherging, war die Beseitigung des
Sonderrechts für die Hotellerie, d.h. die Reprivatisierung des
Hotelkredits. Die SGH nahm im ersten Quartal 1967 ihren Betrieb auf.
In den 1940er Jahren führte sie SHTG eine „Aktion für die bauliche
Sanierung von Hotels und Kurorten“ durch. 1943/44 wurden 830
Hotels systematisch inventarisiert.
Deutsch
Französisch
Detailverzeichnisse (PDF) der drei Teilbestände A bis C (siehe dort);
Archivdatenbank von Hotelarchiv Schweiz; für den Teilbestand D im
Schweizerischen Bundesarchiv ist ein ZAC3-Verzeichnis verfügbar.
Die Unterlagen der Teilbestände B bis D entstanden bei der SHTG in
Ausübung ihrer gesetzlich verankerten Aufgaben und wurden seit
Anfang an gut geordnet und teilweise gebunden (Protokolle, Beilagen
und Revisionsberichte) aufbewahrt. Zur Zeit der Erschliessung der
Unterlagen in den Jahren 2010/2011 lagerten die Unterlagen im
Zivilschutzkeller der SGH an der Gartenstrasse 25 in Zürich. Das
Planarchiv (Teilbestand A) wurde im Rahmen der Arbeitsbeschaffung
während des Zweiten Weltkrieges erstellt. Anvisiertes Ziel war die
Erneuerung der Hotellerie. Dieses Programm erfolgte auf die Initiative
des damaligen Amtes für Verkehr des Bundes. Das Amt beauftragte
1941 ein Studienbüro von Architekten unter der Leitung des
178
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
581
$a
583 1_ $b
$c
$f
$i
$k
583 1_ $b
$c
$i
583 1_ $b
$c
$i
583 0_ $b
$c
$f
$i
584
593
852
$a
$a
$a
$b
$c
$d
$e
852 A_ $a
$b
$c
$d
Version
07.05.2015
Architekten Theo Schmid und Armin Meili (letzterer Chefarchitekt
der Landesausstellung von 1939 in Zürich), ein Konzept für die
Erfassung der Hotelbauten in den bedeutendsten Kurorten zu erstellen.
Diese Pläne, erstellt im Geiste der „Landesplanung“, sollten die
Erneuerung in einen grösseren Zusammenhang stellen, was zur
sogenannten „Kurortplanung“ führte. Nach Abschluss des
Schlussberichts durch Armin Meili wurden die durch die
Inventarisierung gewonnenen Unterlagen der Schweizerischen HotelTreuhand- Gesellschaft übergeben als Grundlage für die Begutachtung
von künftigen Gesuchen. Die Gestaltungspläne der Kur- und
Fremdenorte hingegen, die in demselben gesetzlichen Rahmen erstellt
worden waren, wurden der Schweizerischen Vereinigung für
Landesplanung zur Verfügung gestellt. Der Bestand wurde im Auftrag
der Gesellschaft 2011 durch Hotelarchiv Schweiz (HAS) erschlossen
(Signatur: HAS 030). Während das Schweizerische Bundesarchiv den
aus Sicht der Bundesverwaltung interessanten Teilbestand D
übernahm, wurden die aus wirtschaftsgeschichtlicher Sicht wertvollen
Teilbestände A bis C im SWA deponiert.
Jaeger, Carl, Die Hotel-Treuhand-Gesellschaft - 1921 bis 1946: 25
Jahre Krise der schweizerischen Hotelindustrie und ihre Überwindung
mit Hilfe des Bundes, Zürich 1947. Bauliche Sanierung von Hotels
und Kurorten: Schlussbericht, bearb. und hrsg. im Auftr. des
Eidgenössischen Amtes für Verkehr von Armin Meili, ErlenbachZürich 1945.
Verzeichnung=Description=Inventaire
2009-2012
ISAD(G)
Detailliert
Graziella Borrelli, Doris Nacht
Bewertung=Appraisal=Evaluation
2009
Grundlage ist das Bewertungskonzept von Dr. Peter Witschi und
Graziella Borrelli, Hotelarchiv Schweiz, zu Registratur, Altregistratur
und Planarchiv vom 11. August 2009
Konservierung=Preservation=Conservation
2009
Gereinigt und in neue, säurefreie Archivschachteln verpackt
Schutzfrist=Retent. period=Délai de protect.
2011
Bundesgesetz über die Archivierung vom 26. Juni 1998
Sachakten und Personenakten: Abschlussjahr 1980 + 30 Jahre = 2010:
Schutzfrist bis Ende 2010; Schutzfristen von Drittpersonen zusätzlich
beachten!
Abgeschlossenes Archiv. Es sind keine Neuzugänge zu erwarten.
1900-1980
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
CH SWA PA 554 ( HAS 030)
Benutzung eingeschränkt
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
Hotelarchiv Schweiz HAS 030
179
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
856
902 6_
902 P_
902 P_
902 P_
909
909
Version
07.05.2015
$u http://www.ub.unibas.ch/digi/a125/verzeichnisseprivatarchive/BAU_5_000200604_cat.pdf
$z Zugriff auf elektronisches Detailverzeichnis (PDF) (703 kb)
$a Hotelarchiv Schweiz
$a Schweizerische Gesellschaft für Hotelkredit
$a Schweizerische Bürgschaftsgenossenschaft für die Saisonhotellerie
$a Schweizerische Hotel-Treuhand-Gesellschaft (Zürich)
$f swapa1
$f swapafirma
E2. Verzeichnungsstufe Serie
E2.1. Serie als tiefste Verzeichnungsstufe
FMT
LDR
008
245
260
300
351
$a
$c
$a
$a
$c
355 0_ $a
490
$a
$v
$i
$w
506
$a
520
$a
546
$a
MX
-----npm--22-----4u-4500
111019m19421945xx------------------ger-Planarchiv
1942-1945
15,4 Lfm
Die ursprüngliche Ordnung der Dossiers (alphabetisch nach Ort und
innerhalb des Orts nach Aktenzeichen gereiht) wurde bei der
Erschliessung beibehalten. Die Serie umfasst auch die dazugehörigen
originalen Verzeichnisse und Karteien.
Serie=Series=Série
Sachunterlagen
Schweizerische Hotel-Treuhand-Gesellschaft SHTG
A
1
181637
Die Benutzungsbestimmungen richten sich nach dem Archivgesetz
des Kantons Basel-Stadt. Für diese Unterlagen bestehen keine
Schutzfristen mehr.
Das Planarchiv umfasst insgesamt 816 Hotels aus folgenden Orten:
AR: Heiden (8), Walzenhausen (6). BE: Grindelwald (12), Gstaad
inkl. Saanemöser (12), Interlaken (45), Kandersteg (12), Mürren (8),
Wengen (28). BS: Basel (36). GE: Genf (43). GL: Braunwald (7). GR:
Davos (39 Hotels und 10 Sanatorien), Flims (13), Klosters (13),
Pontresina (16), San Bernardino (7), St. Moritz (38). LU: Luzern (40),
Vitznau (8), Weggis (22). OW: Engelberg (18), Pilatus (2). SG:
Unterwasser (6), Weesen (6). SZ: Brunnen inkl. Morschach (17). TI:
Ascona (12), Locarno inkl. Muralto und Orselina (34), Lugano inkl.
Cassarate, Castagnola, Paradiso, Massagno, Cassarinetta (58). VD:
Lausanne (35), Leysin (23 Sanatorien), Montreux inkl. Territet,
Veytaux, Chernex, Caux, Glions, Les Avants, Clarens (58), Vevey
inkl. Chardonne, La Tour-de-Peilz, Corseaux, Blonay, Mont-Pelerin,
St. Légier-La Chiesaz, Blonay, Lally (21), Villars-Chesières inkl.
Arveyes, Huemoz sur Ollon, Bretaye (26). VS: Champéry (12),
Champex (12), Crans sur Sierre (12), Montana inkl. Vermala (14),
Zermatt inkl. St. Niklaus (27). Die Dossiers beinhalten grundsätzlich
folgende Dokumente: Inhaltsverzeichnis (Beilagenverzeichnis),
Erhebungsbogen (3 A4-Seiten), Plankopien (1:200), Fotografien oder
Ansichtskarten und ggf. Prospekt(e). Separat verpackt sind die
jeweiligen Originalpläne. Zu den Hotels der Stadt Basel fehlen die
Originalpläne.
Deutsch
180
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
Version
07.05.2015
555
$a Detailverzeichnis (gedruckt und als PDF)
583 1_ $b Bewertung=Appraisal=Evaluation
$c 2009
$i Grundlage ist das Bewertungskonzept von Dr. Peter Witschi und
Graziella Borrelli, Hotelarchiv Schweiz, zu Registratur, Altregistratur
und Planarchiv vom 11. August 2009. Hotelarchiv Schweiz beurteilt
die integrale Plansammlung als archivwürdig. Die aufgrund der
„Aktion für die bauliche Sanierung von Hotels und Kurorten“
entstandenen Hotelbeschreibungen sind einzigartig in der Schweiz.
Sie dokumentieren einen Querschnitt durch die Hotels ausgewählter
Tourismusorte zu einem bestimmten Zeitpunkt und liefern uns
wertvolle Informationen zur Geschichte des Hotels, zum Bau und
Zustand der Bausubstanz, zu den sanitären und elektrischen Anlagen,
zum Betrieb, zum Personal und zum Marktwert zum gegebenen
Zeitpunkt. Da die Informationen standardisiert erhoben worden sind,
erlaubt das Archiv vergleichende Studien in architekturhistorischer,
denkmalpflegerischer und sozialhistorischer Richtung.
593
$a 1942-1945
852
$a CH
$b Basel UB Wirtschaft - SWA
$c Privatarchive
$d CH SWA PA 554 (HAS 030) A
856
$u http://www.ub.unibas.ch/digi/a125/verzeichnisse-privatarchive/
BAU_5_000200604_cat.pdf
$z Zugriff auf elektronisches Detailverzeichnis (PDF) (703 kb)
E2.2. Serie mit primärer Gliederungsfunktion
FMT
LDR
008
245
260
351
490
506
541
593
852
$a
$c
$c
$a
$v
$i
$w
$a
$f
$a
$a
$b
$c
$d
MX
-----ntm--22-----4u-4500
101011m19101999xx------------00----und-Ökumenische Aktivitäten
1910-1999
Teilserie=Sub-series=Sous-série
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). A, Lebensdokumente
V
5
194273
Es gelten die Benutzungsbestimmungen für den Sonderlesesaal.
Fondation de France, Paris
1910-1999
CH
Basel UB
Handschriften
NL 353 : A:V
181
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
Version
07.05.2015
E3. Verzeichnungsstufe Dossier
E3.1. Themendossier
FMT
LDR
008
245
260
300
351
355 0_
490
$a
$c
$a
$c
$a
$a
500
506
$v
$i
$w
$a
$a
520
$a
520
593
852
$a
$a
$a
$b
$c
$d
$e
MX
-----npm--22-----4u-4500
111019q19001980xx-----------------und—
Reorganisation und Neuplatzierung der Zollinstanzen
1941-1999 (v.a. 1995)
2 Mappen
Dossier=File
Sachunterlagen
Basler Freilager AG. G, Immobilien / Infrastruktur. 4, Bauliche
Massnahmen / Erweiterungen / Projekte
5
5
184744
Archivalienart: Manuskript, Kartenmaterial
Die Benutzungsbestimmungen richten sich nach dem Archivgesetz
des Kantons Basel-Stadt. Für diese Unterlagen können noch
Schutzfristen bestehen.
Enthält: Umzugs- und Neubauvorhaben der Gebäude A und C:
Abgeltung der Zollinfrastrukturen im Freilager, Parkplätze für
Zollpersonal, Reorganisation des Aussendienstes, etc.: Pläne,
Zollreglemente, Korrespondenz mit Zollinspektorat und Vermietern,
Aktennotizen, Korrespondenz, etc.
Darin: Zollreglemente von 1941, 1952, 1965, 1983, 1996
1941-1999
CH
Basel UB Wirtschaft - SWA
Privatarchive
CH SWA PA 555 a G 4-5
Benutzung eingeschränkt
E3.2. Dossier mit verschiedenen Archivalienarten und Trägermaterialien
FMT
LDR
008
245
260
300
351
355 0_
355 0_
490
$a
$c
$a
$c
$a
$a
$a
500
$v
$i
$w
$a
500
506
$a
$c
MX
-----npm--22-----4u-4500
100313s1972----xx------------------und-Reisedokumente zu einer Rundreise durch Israel im September 1972
September 1972
1 Archivschachtel
Dossier=File
Sachunterlagen
Personenbezogene Unterlagen
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). A, Lebensdokumente. V,
Ökumenische Aktivitäten. d, Jerusalem Committee
85
85
195478
Archivalienart: Manuskript, Druckschrift, Bildmaterial,
Kartenmaterial, Gegenstand
Trägermaterial: Azetat, Metall, Glas
Es gelten die Benutzungsbestimmungen für den Sonderlesesaal. Für
diese Unterlagen bestehen keine Schutzfristen mehr.
182
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
Version
07.05.2015
520
$a Das Dossier umfasst einzelne Notizen und Manuskripte, einen
Reiseführer, Flugtickets, Fotografien, Fotonegative sowie zwei Karten
von Israel mit der eingezeichneten Reiseroute von Oscar Cullmann
und seiner Schwester Louise. Dazu mehrere kleine Souvenirs aus
verschiedenen Orten in Israel.
542
$d Fondation de France
$e Fondation oecuménique Oscar Cullmann, Präsident Martin Wallraff,
Theologisches Seminar, Nadelberg 10, 4051 Basel
583 1_ $b Verzeichnung=Description=Inventaire
$c März 2013
583 0_ $b Schutzfrist=Retent. period=Délai de protect.
$c März 2013
$f Archivgesetz BS (1996/Stand 1. Jan. 2012)
$i Sachakten und Personenakten: Abschluss der Unterlagen 1972 + 30
Jahre = 2002 / Fotografien vermutlich von Cullmann, 1999 + 10 Jahre
= 2009: Schutzfrist bis Ende 2009; Schutzfristen von Drittpersonen
zusätzlich beachten!
593
$a 1972.09
852
$a CH
$b Basel UB
$c Handschriften
$d NL 353 : A:V:d:85
$e Benutzung eingeschränkt
E3.2. Fotodossier
FMT
LDR
008
245
$a
$h
260
$a
$c
300
$a
$b
$c
$e
340
$a
351
$c
355 0_ $a
$h
490
$a
$v
$i
$w
500 A_ $a
506
$c
520
$a
$b
VM
-----nkm--22-----4u-4500
101011m19621965vc------------------und-Fotografien zum Zweiten Vatikanischen Konzil
Bildmaterial
Vatikan
1962-1963, 1965
18 Fotografien, 1 Fotopostkarte
schwarz/weiss
versch. Formate
5 Beil.
Azetat
Dossier=File
Personenbezogene Unterlagen
2035
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). A, Lebensdokumente. V,
Ökumenische Aktivitäten. b, Zweites Vatikanisches Konzil
4
4
194276
Fünf Negative einzelner vorhandener Fotografien
Es gelten die Benutzungsbestimmungen für den Sonderlesesaal. Die
Benutzung der Fotografien ist aus konservatorischen Gründen vorerst
nicht möglich.
Die Fotografien stammen aus den verschiedenen Phasen des Konzils
und zeigen Szenen aus den Eröffnungsgottesdiensten sowie
Personenaufnahmen.
Vorhanden sind: 12 Fotografien aus der ersten Session (11.10. –
08.12.1962): 3 Aufnahmen vom Eröffnungsgottesdienst, 5 Fotografien
von Personen (Cullmann, Kardinäle und weitere Personen) sowie 4
183
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
542
$d
$e
583 1_ $b
$c
$k
583 0_ $b
$c
$f
$i
583 0_ $b
$c
$i
593
593
600
600
600
611
752
852
906
$a
$a
$a
$b
$c
$d
$a
$b
$c
$d
$a
$d
$a
$d
$a
$b
$c
$d
$e
$i
Version
07.05.2015
Abzüge eines Treffens von OC und Papst Johannes XXIII. - 5
Fotografien aus der zweiten Session (29.09. - 04.12.1963): 3 GruppenAufnahmen aus dem Eröffnungsgottesdienst, eine Aufnahme von
Papst Paul VI. während des Eröffnungsgottesdiensts sowie ein Treffen
von OC mit einem Kardinal. - 2 Fotografien aus der vierten Session
(14.09. - 08.12.1965): Panoramaaufnahme (zusammengeklebt) aus
dem Eröffnungsgottesdienst sowie eine Aufnahme eines Treffens von
OC und Papst Paul VI. - Die Fotopostkarte zeigt ein Motiv aus einem
Eröffnungsgottesdienst, betitelt mit „Concilio Ecumenico Vaticano
II“.
Fondation de France
Fondation oecuménique Oscar Cullmann, Präsident Martin Wallraff,
Theologisches Seminar, Nadelberg 10, 4051 Basel
Verzeichnung=Description=Inventaire
März 2013
Beat Mattmann
Schutzfrist=Retent. period=Délai de protect.
März 2013
Archivgesetz BS (1996/Stand 1. Jan. 2012)
Personenakten: Lebensdaten Fotograf unbekannt / Entstehungsdatum
1965 + 80 Jahre = 2045: Schutzfrist bis Ende 2045; Schutzfristen von
Drittpersonen zusätzlich beachten!
Konservierung=Preservation=Conservation
2013
Provisorisch in einen säurefreien Umschlag verpackt. Eine
Umverpackung in spezielles Fotoverpackungsmaterial ist angezeigt.
1962-1963
1965
Johannes
XXIII
Papst
1881-1963
Paul
VI
Papst
1897-1978
Cullmann, Oscar
1902-1999
Concilium Vaticanum (2, 1962-1965)
Jerusalem
CH
Basel UB
Handschriften
NL 353 : A:V:b:290
Benutzung eingeschränkt
VM Foto = Photo
184
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
Version
07.05.2015
E4. Verzeichnungsstufe Dokument
E4.1. Manuskript
FMT
LDR
008
041
100
245
$a
$a
$a
$d
$a
$b
$c
260
$a
$c
300
$a
$e
351
$c
355 0_ $a
490
$a
$v
$i
$w
500 A_ $a
500 A_ $a
506
$a
520
$a
546
$a
546
$a
583 1_ $b
$c
$i
583 0_ $b
$c
$i
593
600
600
600
655
$a
$a
$d
$a
$d
$a
$d
$a
BK
-----ntm--22-----4u-4500
111109s1939----sz------------------fre-fre
ger
Cullmann, Oscar
1902-1999
<<Les>> discussions concernant l'historicité de Jésus et leur
répercussions en France
Vorlesungsmanuskript
Oscar Cullmann
[Basel
[1939]
66 Bl.
2 Beil. + 1 Briefumschlag
Dokument=Item=Pièce
Sachunterlagen
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). C, Werke Oscar Cullmanns.
II, Manuskripte. 26-71, 1930-1939
65
65
182375
1: Inhaltsanalyse von Karlfried Froehlich, deutsch (1 Bl.)
2: Belegbogen zur Vorlesung Cullmanns, SS 1939 (1 Bl.)
Es gelten die Benutzungsbestimmungen für den Sonderlesesaal. Es
bestehen keine Schutzfristen mehr.
Die Vorlesung ist 1-stündig in Basel im Sommersemester 1939
gehalten worden. Sie scheint später nicht noch einmal benutzt worden
zu sein. Das Manuskript ist wohl auch nicht für den Druck gedacht
und vorbereitet. Es gibt keine Korrekturen oder Anweisungen für den
Drucker. Ein sorgfältig ausgefüllter Belegbogen mit 18 Namen liegt
bei, darunter: Alexander Bronkhorst, J.J. von Allmen, J. De
Senarclens.
Französisch
Deutsch
Verzeichnung=Description=Inventaire
März 2012
Bearbeitung nach Analyse von Karlfried Froehlich
Schutzfrist=Retent. period=Délai de protect.
März 2012
Sachunterlagen: Entstehungsdatum 1939 + 30 Jahre = 1969:
Schutzfrist bis Ende 1969; Schutzfristen von Drittpersonen zusätzlich
beachten!
1939
Bronkhorst, Alexander Johannes
1914-1994
Allmen, Jean-Jacques von
1917-1994
Senarclens, Jacques de
1914-1971
Autograph
185
HAN
Archivbestände
Anhang E. Beispiele vollständiger Katalogisate
655
752
852
$a
$d
$a
$b
$c
$d
Version
07.05.2015
Vorlesung
Basel
CH
Basel UB
Handschriften
NL 353 : C:II:65
E4.2. Fotografie
FMT
LDR
008
245
$a
260
$a
$c
300
$a
$b
$c
$e
340
$a
351
$c
355 0_ $a
$h
490
$a
$v
$i
$w
500 A_ $a
506
$c
542
$d
$e
583 1_ $b
$c
583 0_ $b
$c
$f
$i
593
600
611
752
852
906
$a
$a
$b
$c
$d
$a
$d
$a
$b
$c
$d
$e
$i
VM
-----nkm--22-----4u-4500
101011s1963----vc------------------und-Fotografie von Papst Paul VI. während des Eröffnungsgottesdiensts
zur zweiten Session des Zweiten Vatikanischen Konzils
Vatikan
1963
1 Fotografie
schwarz/weiss
24 x 18 cm
1 Beil.
Azetat
Dokument=Item=Pièce
Personenbezogene Unterlagen
2043
Nachlass Oscar Cullmann (1902-1999). A, Lebensdokumente. V,
Ökumenische Aktivitäten. b, Zweites Vatikanisches Konzil. 290,
Fotografien zum Zweiten Vatikanischen Konzil
16
16
201332
Negativ der vorhandenen Fotografie
Es gelten die Benutzungsbestimmungen für den Sonderlesesaal.
Fondation de France
Fondation oecuménique Oscar Cullmann, Präsident Martin Wallraff,
Theologisches Seminar, Nadelberg 10, 4051 Basel
Verzeichnung=Description=Inventaire
März 2013
Schutzfrist=Retent. period=Délai de protect.
März 2013
Archivgesetz BS (1996/Stand 1. Jan. 2012)
Personenakten: Lebensdaten Fotograf unbekannt / Entstehungsdatum
1963 + 80 Jahre = 2043: Schutzfrist bis Ende 2043; Schutzfristen von
Drittpersonen zusätzlich beachten!
1963
Paul
VI
Papst
1897-1978
Concilium Vaticanum (2, 1962-1965)
Città del Vaticano
CH
Basel UB
Handschriften
NL 353 : A:V:b:290:16
Benutzung eingeschränkt
VM Foto = Photo
186

WAs Will ich?

Media-Dokumentation 2015

Schule im Umbruch

Vertretungsplan für Donnerstag, 18.12.2014 - St. Marien-Schulen

Leben und Arbeiten in Mittelhessen

download

Fachcurriculum Englisch: Klasse 5

Textheft

Vereinbarungen zum Datentausch in MARC 21

Mit dem Strom - VSETH