KUMAVISION project bei der Daimler Protics GmbH Beratung, operatives Produktdatenmanagement und Virtual Engineering: Daimler Protics unterstützt als interner Dienstleister alle Daimler IT- und Fachbereiche im Product Lifecyle Management. Um den Einsatz von externen Dienstleistern und den Datenaustausch mit der Konzernzentrale zu vereinfachen, setzt das Daimler-Tochterunternehmen erfolgreich auf die Branchensoftware KUMAVISION project. Daimler Protics arbeitet up to date PDM-Dienstleister zählt auf KUMAVISION project Firmenprofil • Interner Dienstleister für Beratung, Visualisierung und Produktmanagment im kompletten Produktlebenzyklus für alle Daimler IT- und Fachbereiche • Ca. 500 Mitarbeiter • Tochterunternehmen der Daimler AG • Standort: Stuttgart und Leinfelden Aufgabenstellung • Ablösung der Insellösungen durch eine integrierte Lösung inklusive Zeiterfassung und Projektabwicklung • Sofortiger Gesamtüberblick über ein laufendes Projekt • Automatisierter Datenaustausch mit der Konzernzentrale Entscheidungsgründe • Branchenlösung KUMAVISION project und spezielle Module: Projekmanagement und -controlling • Webbasierende Zeiterfassung • Mehrsprachigkeit • Schnelle Einführung durch Projekteinführungsmethode KUMAVISION target • Integrierte Workflow-Lösung in KUMAVISION project Eingesetzte Software KUMAVISION project auf Basis Microsoft Dynamics NAV mit den Modulen: • Finanz- & Anlagenbuchhaltung • Debitoren & Kreditoren • Einkauf & Verkauf • Marketing & Vertrieb • CRM-Modul • Ressourcen • Projekte • Lager & Logistik • > 45 Anwender Für die Zukunft gerüstet Bereits seit über zehn Jahren arbeitet Daimler Protics mit der Branchenlösung der KUMAVISION als Projektdienstleister. Mit einem Update auf die aktuelle Version wollte das Unternehmen nicht nur der inzwischen verdoppelten Zahl an Usern Rechnung tragen, sondern sich auch besser zukünftigen Herausforderungen des Markts stellen. Ein unkompliziertes Arbeiten stand daher ganz oben auf der Agenda. Ein Beispiel: In der aktuellen Version ersetzt die rollenbasierte Oberfläche das allgemeine Portal zum Einstieg. Die flexibel konfigurierbare Oberfläche stellt dem Benutzer übersichtlich nur diejenigen Funktionen bereit, die er für seine tägliche Arbeit benötigt. Das aus anderen Microsoft-Anwendungen bekannte Look and Feel verkürzt die Einarbeitung. Mobile Zeiterfassung Als Serviceanbieter sind die Daimler Protics-Mitarbeiter viel unterwegs. Das daraus resultierende flexible Zeitmanagement benötigt daher eine Lösung, welche mindestens genauso flexibel ist: In KUMAVISION project lassen sich Projektarbeitszeiten mithilfe eines Webclients erfassen. So können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten plattformunabhängig mit allen gängigen mobilen Endgeräten buchen. Das fördert nicht nur einen besseren Überblick der Projektleiter, sondern sorgt auch für weniger Papierverkehr im Büro. Zeit- und Materialaufwand lassen sich dadurch tagesgenau auswerten, sodass die zuständigen Projektleiter entsprechend auf den Istzustand bei Budget- und Steuerungsinformation reagieren können. „Hier haben wir eine schlanke Lösung gefunden, die eine flexible Projektkalkulation zulässt“, blickt Ralph Krückel, Geschäftsführer und Kaufmännischer Leiter (CFO), zurück. Weitere Informationen: KUMAVISION AG | Oberfischbach 3 | 88677 Markdorf | Telefon +49 7544 / 966-300 | [email protected]| www.kumavision-project.com Externe bestens angebunden Auch die externen Dienstleister haben einen von den Daimler Protics-Mitarbeitern getrennten Zugriff auf das System und können ihre Aktivitäten verbuchen. Dieser Arbeitsaufwand wird separat erfasst. Für die Transparenz im Projekt ist dies unverzichtbar. Ein weiterer Vorteil für die Projektplanung: Die Daimler Protics-Mitarbeiter sind in einem separaten System erfasst, das direkt mit KUMAVISION project verbunden ist. Dort ordnet das System jeder Fachkraft die jeweiligen Fähigkeiten und Stundensätze zu. Ändert die Personalleitung den Status des Mitarbeiters, wird das automatisch in KUMAVISION project übernommen. Auch das Buchen von Urlaub oder Krankzeiten kann im ERP-System getätigt werden. Reisekostenabrechnungen laufen zwar über eine spezialisierte Software. Die entsprechenden Datensätze werden jedoch in KUMAVISION project verarbeitet und anschließend den einzelnen Projekten zugeordnet. Mehr Übersicht dank Agiles Workflow Eine zentrale Herausforderung im Projekt bestand darin, die komplexen Workflows bei Daimler Protics abzubilden und zu vereinfachen. Deshalb führte KUMAVISION zusätzlich Agiles Workflow ein. Diese Lösung integriert sich in die Branchensoftware und automatisiert administrative Prozesse weitgehend. Dabei wird auch das Vier-Augen-Prinzip unterstützt: „Bei Bestellanforderungen erhält der Vorgesetzte ab einer bestimmten Summe automatisch eine Anfrage zur Freigabe“, erklärt Krückel. Auf diesem Weg wird die Einhaltung der „Segregation-ofduty“-Vorschriften sichergestellt. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter entlastet und erhalten mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Eine Besonderheit: Das Unternehmen kann Workflows selbst anlegen und nach Bedarf anpassen. Diese Flexibilität erlaubt es Daimler Protics, Prozesse schneller und übersichtlicher zu gestalten. Auch die Rechtevergabe ist in diesem Workflowbasierenden Konzept keine Herausforderung mehr: Der Mitarbeiter meldet sich nur an einem System an – seine Berechtigungen werden automatisch für alle anderen Softwarelösungen übernommen. Außerdem lässt sich der aktuelle Stand des Workflows in Echtzeit abfragen. Dabei werden E-Mails mit einem Link auf den entsprechenden Datensatz versendet. Der Vorteil: Informationen müssen nicht mehr separat verschickt werden. Es ist sichergestellt, dass immer der richtige, aktuelle Datensatz bearbeitet wird. Unterstützt wird dieser Ansatz durch das Dokumentenmanagement von SAPERION, für das die Branchenlösungen von KUMAVISION standardmäßig mit einer Schnittstelle ausgerüstet sind. Optimale Konzernanbindung Um für sich selbst das passende ERP-System zu finden, hat sich Daimler Protics mit KUMAVISION project für eine andere Softwarelösung als das Mutterunternehmen Daimler entschieden. „Die Branchensoftware von KUMAVISION auf Basis von Microsoft Dynamics NAV ist beispielsweise in der Projektkalkulation flexibler und einfacher als die Konzernlösung“, sagt Krückel. Dennoch sind beide Unternehmen bestens miteinander verknüpft. Mithilfe von KUMAVISION wurde eine Verbindung zwischen dem zentralen Personalsystem und KUMAVISION project im Hinblick auf Ressourcen geschaffen: Rechnungen, aber auch Mitarbeiterdaten wie Name, Personalnummer oder Position, werden einfach ausgetauscht. So bleiben beide Seiten immer auf dem aktuellen Stand. Mit der Lösung von KUMAVISION sieht Daimler Protics seine Anforderungen an ein ERP-System rundum erfüllt: „Die projektbezogene Ausprägung und die schlanken Prozesse passen optimal zu den Bedürfnissen eines Unternehmens unserer Größe und Ausrichtung“, resümiert Krückel.