Reit- und Fahrverein Alfter e.V. Der Vorstand Rundschreiben 1 / 2015 – Seite 1 Alfter im Mai 2015 http://www.ruf-alfter.de Veranstaltung Heide-Pokal 2015 gefährdet – Dringend Aktive Mitglieder gesucht Sonstige Veranstaltungen in den nächsten Wochen Das Votum war klar und eindeutig. Kein Heide-Pokal 2015 ohne ausreichende Unterstützung durch aktive Mitglieder im Organisationsteam bereits im Vorfeld zum Heide-Pokal im August. Im Rahmen der öffentlichen Vorstandssitzung am 12. Mai wollten wir mit Mitgliedern über die Gestaltung und Durchführung des diesjährigen Heide Pokals sprechen. Leider kamen nur zwei (2 !!) Mitglieder. Weitere allgemeine Bereitschaftszusagen zur Übernahme für Helferschichten waren zwar auch nett, halfen uns aber in diesem Stadium nicht weiter, da wir auch im Vorfeld zur Organisation dringend Hilfe benötigen. So wurde schnell klar: Es ist uns nicht ein weiteres Mal möglich, mit einer derart geringen Rumpfmannschaft eine geordnete Großveranstaltung zu organisieren. Die Entscheidung ist uns im Vorstand nicht leicht gefallen, somit die Absage des Heide-Pokals in Kauf zu nehmen. Der Heide-Pokal ist die zentrale Veranstaltung des Reit- und Fahrvereins und zieht jährlich Freizeitreiter aus der gesamten Region auf unser Reitgelände. Viele Besucher aus dem Ort würdigen die sportlichen Leistungen und füllen nicht unerheblich unsere Vereinskasse und ermöglichen uns das Gelände in Ordnung zu halten und Anschaffungen zu finanzieren . Auch Politik und Medien sind – nicht nur - beim Mitternachtstölt oder Aufmarsch aller Teilnehmer präsent. Schön ist es auch immer, mit zu erleben, wie sich Vereinsmitglieder und Externe z.B. beim gemeinsamen Thekendienst und Waffel backen kennenlernen und wir neue Mitglieder werben können. Das wird es 2015 in dieser Form wohl nicht geben können wenn wir nicht schnellst möglichst Unterstützung von Euch bereits im Vorfeld des Heide-Pokals bekommen. Denn schon jetzt müssen wir mit der Planung für viele Dinge beginnen. Wir haben noch andere Highlights wie z.B. den Hackl Kurs, die Tiersegnung und den Kindertag, auch diese Veranstaltungen müssen vom Vorstand vorbereitet, durchgeführt und abgerechnet werden. Für uns als ehrenamtlicher Vorstand sind Kapazitätsgrenzen erreicht (wenn nicht sogar teilweise überschritten) da wir diese Organisation neben den üblichen Vereinsabläufen komplett in unserer Freizeit abwickeln müssen. Dennoch möchten wir dem Heide-Pokal 2015 noch eine Chance geben und starten deshalb diesen Aufruf ! Sollten sich bis zum 27. Mai 2015 noch Mitglieder finden, die aktiv mit uns ein erweitertes Organisationsteam bilden und somit auch (Volle oder Teil-)Verantwortung für einzelne Bereiche übernehmen wollen, dann werden wir es gemeinsam anpacken. Konkret formuliert : Wir suchen für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Paten, der sich aktiv um die Koordination kümmern kann. Keiner wird alleine gelassen, aber einiges an Freizeit wird es jeden einzelnen schon kosten. Aber es ist es Euch doch sicher wert – oder ? b.w. Details zu den Aufgaben (ein paar Stichpunkte sind unten jeweils aufgeführt) können gerne bei Wolfgang erfragt werden ( [email protected]) bzw. schickt eine kurze Email an [email protected] : Catering (Beteiligung bei Planung, Inventur und Einkauf, Aufbau, Verbrauchskontrolle um ggf. früh genug zu reagieren, Abbau, Reinigung organisieren) Helfereinsatz (Organisation der Helfermeldungen, ggf. Requirierung/Aufrufe, Betreuung vor Ort, Kennzeichnung, Protokollierung für Arbeitsstundennachweise, Parcourdienst anhand des Zeitplans aktivieren) Preise organisieren (Zentrale Sammelstelle der Spenden, Zuordnung zu den Prüfungen, ggf. Ergänzungskäufe, Info über Sponsoren an Sprecher der Prüfungen und Doku für Ergebnislisten) Plakate (Entwurf aktualisieren, Verwalten der Aushanglisten, Verteilen, Aufhängen und (bei den Außenplakaten) Rückholung organisieren. Musik (Technische Betreuung: Kontrolle der Hardware, Aufbau, Verkabelung, Tests, Einweisung, Betreuung während der Veranstaltung) Künstlerische Betreuung: Vorhandene Festplatte-Sammlung aktualisieren, Playlisten vorbereiten, situationsbedingte Musikauswahl sowie Steuerung vor Ort ) Einweiser Parkplatz/ Paddocks (Planung der Aufteilung Parkplätze und Paddocks, Pläne, und Aushänge, ggf. Konzeptänderungen (z.B. witterungsbedingt) vorbereiten und spontan organisieren, Ansprechpartner vor Ort) Flohmarkt (Falls wieder ein solche stattfinden soll: Ansprechparter für Meldungen, Platzreservierung, Zeitplanung, Betreuung ) Kuchenbuffet organisieren (Annahme der Kuchen, Protokollierung für Arbeitsstundennachweise bzw. „Startgebühr“ Führzügel-Trail, Organisation der Rückgabe der angenommenen „Hardware“) Getränkewagen (Aufbau, Wasser-/Stromversorgung, Nachschub, Vorratskontrolle und ggf. rechtzeitige Reaktion, Abbau) Bitte meldet Euch bis spätestens 27. Mai 2015 beim Wolfgang Huppertz oder unter [email protected] ! Es wäre doch wirklich schade, wenn dieses Highlight unseres Vereins aufgrund fehlender Initiative ausfallen müsste ! Eine weiterer Aufruf zu der Anmeldungsfrequenz bei Kursen : Wir haben in diesem Jahr eine Vielzahl von Kursen versucht auf die Beine zu stellen und bekannte (und etwas weniger bekannte aber sehr gute ) Trainer zu überzeugen bei uns einen Kurs anzubieten. Leider stellen wir fest, daß die Anzahl der Anmeldungen sehr gering ist und wir deshalb schon einige Kurse wegen Nicht-Erreichen der Mindestteilnehmerzahl absagen mussten. Daher wäre es sehr schön einmal ein Feedback von euch zu bekommen, ob wirklich noch Interesse besteht oder ob vielleicht die Kursauswahl nicht euren Interessen entspricht. Bitte sendet doch kurz eine Info an euren Sportwart oder auch natürlich gerne zentral an [email protected]. Herzliche Grüsse – Euer Vorstand Reit- und Fahrverein Alfter e.V.