Öffentliches Verfahrensverzeichnis gemäß § 4e BDSG Nach dem BDSG hat der Datenschutzbeauftragte der Bankhaus Lampe KG ein öffentliches Verfahrensverzeichnis mit den nachstehend aufgeführten Angaben jedermann verfügbar zu machen: Angaben zur verantwortlichen Stelle (§ 4e Satz 1 Nr. 1-3 BDSG) 1. Name der verantwortlichen Stelle: Bankhaus Lampe KG 2. Anschrift der verantwortlichen Stelle: Jägerhofstraße 10, 40479 Düsseldorf 3. Persönlich haftende Gesellschafter: Professor Dr. Stephan Schüller Dr. Blanchard Ulrich Cosse 4. Werner Schuster • Leiter Organisation & IT: Auslagerung der Datenverarbeitung an: Kordoba GmbH, München Wincor Nixdorf International GmbH, Paderborn Bank-Verlag GmbH, Köln Sungard Financial Systems (France) SAS, Paris Angaben zu den angewandten Verfahren automatisierter Verarbeitung (§ 4e Satz 1 Nr. 4-8 BDSG) 5. Zweckbestimmung der Datenerhebung, –verarbeitung oder –nutzung Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt im Zusammenhang mit dem Betrieb von Bankgeschäften gem. §1 KWG und aller damit zusammenhängenden Hilfs- und Nebengeschäften. Insbesondere handelt es sich hierbei um den Vertrieb, die Abwicklung und Verwaltung von Dienstleistungen im Rahmen der Vermögensberatung und Vermögensverwaltung, zur Be- und Verarbeitung von Kredit-/Darlehensverträgen, zur Abwicklung des Wertpapierdienstleistungsgeschäftes, des dokumentären Auslandsgeschäftes sowie des in- und ausländischen Zahlungsverkehrs. Hierzu gehört auch die Vermittlung von Dienstleistungen unserer Tochtergesellschaften, der Lampe Equity Management GmbH, der Lampe Vermögenstreuhand GmbH und der Lampe Asset Management GmbH. Zur Sammlung von Beweismitteln bei Banküberfällen oder Betrugsfällen erfolgt eine Videoüberwachung der Geschäftsräume der Bank. Die digitalisierte Aufzeichnung von Handelsgesprächen erfolgt zu Dokumentationsund Beweiszwecken im Telefonverkehr. 6. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und Datenkategorien bzw. Daten Soweit diese Daten zur Erfüllung der unter 5. genannten Zwecke erforderlich sind, können im Wesentlichen für folgende Personengruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und/oder genutzt werden. Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass einige der Daten zum Teil auf der Grundlage von gesetzlichen Vorschriften (Abgabenordnung, Geldwäschegesetz, Kreditwesengesetz, etc.) erhoben, gespeichert und ggf. weitergeleitet werden müssen. • Daten von Kunden, Bevollmächtigten und Interessenten soweit diese zur Erfüllung der vertraglichen Vereinbarungen bzw. zur ordnungs- und sachgerechten Beratung in allen Produkten und Dienstleistungen der Bank erforderlich sind. - 1 - Im Wesentlichen kann es sich hierbei um nachfolgende Datenkategorien handeln: • • • • • • • • • • • Stammdaten (Name, Adresse etc.) Identifikationsdaten Vertragsdaten Konten- und Depotdaten (Umsätze und Bestände) Auftragsdaten Abrechnungsdaten Bonitätsdaten (Einkommens-, Finanz- und Vermögensdaten) Steuerdaten (z.B. Freistellungsaufträge) Kontakt- und Betreuungsinformationen Ertrags- und sonstige Steuerungsdaten Personaldaten (Mitarbeiter / Rentner / Bewerber / sonstiger möglicher Anspruchsberechtigter) die üblicherweise zur Erfüllung von Arbeits- und Dienstleistungsverträgen erforderlich sind oder in sonstiger Weise mit der Erfüllung von Ansprüchen aus dem Dienst- oder Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen. Im Wesentlichen kann es sich hierbei um nachfolgende Datenkategorien handeln: • • • • • • • Planungsdaten Personalstammdaten (Name, Adresse etc.) Ausbildungsdaten Beurteilungsdaten Vertragsdaten Gehalts- und Abrechnungsdaten Sonstige Geschäftspartner (Lieferanten / Makler / Agenturen / Vermittler) soweit sie zur Erfüllung der vertraglichen Beziehungen erforderlich sind. Im Wesentlichen kann es sich hierbei um nachfolgende Datenkategorien handeln: • • • • Adressdaten Vertragsdaten Abrechnungsdaten Kontakt- und Betreuungsinformationen 7. Empfänger oder • Kategorien von Empfängern, denen Daten mitgeteilt werden Outsourcingpartner (im Sinne § 11 BDSG) die im Rahmen der getroffenen vertraglichen Vereinbarungen auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet wurden und im Auftrag und unter Weisung der Bankhaus Lampe KG tätig sind. • Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Revision, Einkauf, Marketing, Vertrieb, Telekommunikation und EDV) • Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Bundesanstalt für Finanzdienstleitungsaufsicht) • Externe Stellen soweit dies zur Erfüllung der unter 5. genannten Zwecke - 2 - erforderlich ist (z.B. Tochterunternehmen der Bankhaus Lampe KG) 8. Regelfristen für die Löschung der Daten Die Löschung der Daten erfolgt routinemäßig nach Ablauf der gesetzlichen, satzungsmäßigen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen soweit sie nicht mehr zur Vertragserfüllung (z.B. Konto- oder Dienstverträge) erforderlich sind. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke wegfallen. 9. Datenübermittlung an Drittstaaten Im Rahmen von Geschäften mit Wertpapieren US-amerikanischer Emittenten, ist die Bankhaus Lampe KG zur Meldung von Ertrags- und Kundendaten in die USA verpflichtet. Grundlage: In Ergänzung zum "Abkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten von Amerika zur Vermeidung der Doppelbesteuerung und zur Verhinderung der Steuerverkürzung" (Doppelbesteuerungsabkommen, DBA USA), hat die Bankhaus Lampe KG mit der US-Finanzverwaltung eine Vereinbarung ("Qualified Intermediary Agreement") geschlossen, damit auch weiterhin Geschäfte in Wertpapieren US-amerikanischer Emittenten ausgeführt werden dürfen. Diese Vereinbarung verpflichtet die Bankhaus Lampe KG zu zusätzlichen Dokumentations- und Meldepflichten. Empfänger: Amerikanische Finanzverwaltung "Internal Revenue Service" Art der Daten: Name, Adressdaten, Ertragsdaten und Daten über Kapitalrückflüsse aus Wertpapieren Form der Übermittlung: Bei "US-Personen" (d.h. alle dem US-amerikanischen Einkommenssteuergesetz unterliegenden Personen), sogenannten "transparenten Rechtsgebilden" (d.h. alle Personenmehrheiten, welche nicht selbst Steuersubjekt sind) sowie sämtlichen Treuhand- bzw. Anderkonten erfolgen individuelle Einzelmeldungen. Alle betroffenen Kunden erhalten eine Durchschrift dieser Meldung. Die Erträge aller sonstigen Depotinhaber werden dagegen in anonymisierten Sammelmeldungen übermittelt. Bankhaus Lampe KG Datenschutzbeauftragter Daniel Gross Jägerhofstraße 10 40479 Düsseldorf Telefon: +49 (0)211 4952-312 E-Mail: [email protected] Stand: März 2015 - 3 -