DHL IntraShip 7.0 User Guide

DHL EXPRESS
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DHL IntraShip – User Guide
PROGRAMMEINSTIEG
Verwenden Sie den User Namen und ihr Passwort, welches Sie von DHL Express zur Verfügung gestellt bekommen
haben, um über folgenden Link, https://www.intrashipeu.dhl.com, in DHL Intraship einzuloggen. Bzw. verwenden Sie
den lokalen Link für Österreich: https://www.intrashipeu.dhl.com/intraship/jsp/LoginDlg1.jsp
Vorzugsweise sollte DHL Intraship über das MyDHL Portal, http://www.mydhl.com, angesteuert werden. Über MyDHL
können Sie mit einem einzigen Login alle ihre DHL Applikationen für den Versand, das Tracking und die Abrechnung
erreichen. Sie können sich via MyDHL selbst für DHL Intraship registrieren oder einen bereits bestehenden Intraship
Mandanten zu ihrem MyDHL Portal hinzufügen. Einer unserer Außendienstmitarbeiter bzw. unser eComm Helpdesk ist
ihnen hierbei sehr gerne behilflich.
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DHL IntraShip – User Guide
STRUKTUR DER APPLIKATION
Der Hilfe & Hinweise – Bereich zeigt nützliche Informationen, wie ihre eindeutige
Mandanten ID und ihren User Namen, an, diese Informationen sind wichtig für
Anfragen beim technischen Support bei DHL. Relevante DHL Kontaktdetails, wie eMail
Adresse oder Telefonnummer, werden ebenfalls hier angezeigt.
Die
Hauptfunktionalitäten
können mittels den
Schnell Links in der
linken Menüleiste
aufgerufen werden.
Nützliche Links zu
verschiedenen
Services und
Ressourcen sind
hier angeführt.
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DHL IntraShip – User Guide
Hinweise und Informationen. Sind
Sie einmal angemeldet werden hier u.
U. nützliche Hinweise und
Informationen zu DHL
Serviceleistungen und dem Versand
mit DHL angezeigt. Der Hinweis und
Informationsbildschirm kann auch über
den Link, ”Allgemeine Informationen”,
im Menü, ”Nützliche Links”, aufgerufen
werden.
Sprache. Sie können die in
der Applikation verwendete
Sprache hier ändern.
HAUPTMENÜ - FUNKTIONALITÄTEN
Sendungsübersicht
Wählen Sie den Menüpunkt „Sendungsübersicht“, um bereits von ihnen erstellte Sendungen
anzeigen zu lassen. Sie können die Suche über verschiedene Suchfilter eingrenzen.
Sendung erstellen
Wählen Sie den Menüpunkt “Sendungen erstellen”, um neue Sendungen zu erstellen, die
Versandetiketten zu drucken und eine Abholung durch den DHL Kurier zu buchen.
Adressbuch
Wählen Sie den Menüpunkt “Adressbuch”, um bereits gespeicherte Adressen anzuzeigen und
Empfänger- sowie Absenderadressen hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Tagesabschluss
Wählen Sie den Menüpunkt “Tagesabschluss”, um die Sendungsdaten zu ihren erfassten
Sendungen an DHL zu übertragen oder die Tagesabschlussliste nochmals auszudrucken.
Abholung
Wählen Sie den Menüpunkt “Abholung”, um eine Abholung durch den DHL Kurier zu buchen. Die
Buchung der Abholung kann auch im Rahmen der Sendungserfassung erfolgen. Hinweis: Letzter
Prozessschritt unter “Sendung erstellen”.
Preisauskunft
Wählen Sie den Menüpunkt “Tarifanzeige”, um die Tarife für ihre Standardprodukte anzeigen zu
lassen. Hinweis: Die Freischaltung dieses Menüpunktes müssen Sie über ihren Sales Betreuer
anfordern.
Einstellungen
Wählen Sie den Menüpunkt “Einstellungen”, um zusätzliche Funktionalitäten für Versender mit
großem Sendungsvolumen anzuzeigen. Sie können hier beispielsweise Reports generieren,
Standardeinstellungen tätigen sowie Adressen oder Sendungsdaten importieren.
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DHL IntraShip – User Guide
NÜTZLICHE LINKS
Sendungsnachverfolgung
Wählen Sie den Menüpunkt “Sendungsnachverfolgung”, um die Checkpoints zu ihren Sendungen
mittels Eingabe der DHL Sendungsnummer (AWB Nummer) zu ermitteln. Die Ergebnisse werden in
einem neuen Browserfenster angezeigt.
DHL Web
Wählen Sie den Menüpunkt “DHL Web”, um zur DHL Homepage zu gelangen und zusätzliche
Informationen über DHL und DHL Intraship einzuholen.
Mandanten-Informationen
Wählen Sie den Menüpunkt “Mandanten-Informationen”, um Informationen zu ihrem Intraship
Mandanten aufzurufen.
Allgemeine Informationen
Wählen Sie den Menüpunkt ”Allgemeine Informationen”, um den Hinweis- und Informationsbildschirm
aufzurufen. Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn aktuelle Informationen vorhanden sind.
Versandmaterial Order
Wählen Sie den Menüpunkt “Versandmaterial Order”, um ihr Versandmaterial direkt über Intraship zu
bestellen.
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DHL IntraShip – User Guide
ORIENTIERUNG INNERHALB DER SENDUNGSERFASSUNG
Orientierung durch die Fortschrittsbalken. Hier können Sie den Fortschritt des
Sendungserfassungsprozesses sehen (Sie können auch auf den jeweiligen Prozesschritt
klicken, um sich im Prozess vor und zurück zu bewegen). Erledigte Prozessschritte sind mit
einem
-Zeichen markiert. Sie haben auch die Möglichkeit durch Betätigen der ”Zurück” und
Weiter Buttons am unteren Ende des Bildschirms zu den einzelenen
Sendungserfassungsschritten zu wechseln.
Registerkarte Absender /
Empfänger
Durch Anklicken der
Registerkarten Absender bzw.
Empfänger gelangen Sie zur
jweiligen Eingabemaske . Die
letzten 10 verwendeten Adressen
können direkt innerhalb der
Registerkarte ausgewählt werden,
Adresse suchen
Suchen Sie eine Adresse im
Adressbuch
Adressinhalte löschen
Löschen Sie alle Adressfelder am
aktuellen Bildschirm
Global Mail Produkt
Klicken Sie auf diesen Button, um
das Produkt Global Mail zu
verwenden
Zusätzliche Informationen
Eingabe von optionalen Details
zum Empfänger
Adresse speichern
Zum Abspeichern und Editieren
von Adressdetails
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DHL IntraShip – User Guide
NEUE SENDUNG – ABSENDER / EMPFÄNGER
Bitte erfassen Sie die Absender- und Empfängerdetails. Die Absenderdetails werden automatisch mit dem zuletzt verwendeten
Absender vorbelegt.
Absender
Bitte erfassen Sie die Absenderdetails.
Mussfelder sind mit einem ‘*’
gekennzeichnet.
Empfänger
Bitte erfassen Sie die Empfängerdetails.
Mussfelder sind mit einem ‘*’
gekennzeichnet. Verwenden Sie den
Button “Postleitzahl & Ort suchen, um die
korrekte Ort / Postleitzahlen Kombination
zu ermitteln”
eMail Benachrichtigungen an den
Absender bzw. Empfänger
Setzen Sie das Häkchen in der Box “EMail Benachrichtigung an”, um den
Absender bzw. Empfänger über die
Sendung vor zu informieren.
Benachrichtigungen einstellen
Durch das Klicken auf diesen Button
können Sie der eMail Benachrichtigung
zusätzlichen Text hinzufügen sowie
zusätzliche eMail Adressen für die
Benachrichtigung definieren.
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DHL IntraShip – User Guide
NEUE SENDUNG - PACKSTÜCKE
Bitte geben Sie die Sendungsreferenznummer, den Sendungsinhalt sowie die Packstückdetails zu ihrer Sendung ein
Sendungsart
Wählen Sie die Sendungsart- Dokument /
Ware. Diese Auswahl ist für Sendungen
innerhalb von AT und innerhalb der EU
nicht notwendig
Auswahlkriterien
Beim Versenden in Nicht-EU
Destinationen haben Sie den Button
“Auswahlkriterien” verfügbar, um
feststellen zu können, ob die zu
versendenden Artikel zollpflichtig oder
verboten sind bzw. nur eingeschränkt
versendet werden dürfen.
Sendungsreferenz
Erfassen Sie ihre interne Referenznummer
zur Sendung, diese scheint auch auf ihrer
DHL Rechnung auf
Inhaltsbeschreibung
Erfassen Sie den Inhalt der Sendung
Deklarierter Warenwert
Geben Sie den Wert der Sendung ein.
Diese Eingabe ist ausschließlich für
zollpflichtige Warensendungen notwendig.
Packstückdetails
Erfassen Sie die Packstücke zu ihrer
Sendung. Sie können gespeicherte
Vorlagen in der Drop-Down-Liste
“Vordefiniertes Packstück” auswählen.
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DHL IntraShip – User Guide
NEUE SENDUNG – SERVICES & OPTIONEN
Bitte wählen Sie ein DHL Produkt und optionale DHL Zusatzservices
Verfügbare Services
Wählen Sie eines der verfügbaren
DHL Produkte für die gewählte
Destination
Zusätzliche Optionen
Wählen Sie optional zusätzliche DHL
Services für ihre Sendung
Zahlungsoptionen ändern
Definieren Sie den Bezahler der
Transportkosten und geben Sie eine
gültige DHL Kundennummer an.
Wenn das Service “Duties & Taxes
Paid” ausgewählt wurde, können Sie
eine separate DHL Kundennummer
zur Verrechnung der Zölle und
Steuern definieren.
.
Speichern & Drucken
Haben Sie alle Mussfelder
ausgefüllt, wird der Button
“Speichern & Drucken” aktiv
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DHL IntraShip – User Guide
NEUE SENDUNG – ABHOLUNG
Buchen Sie eine Abholung für ihre Sendung. (Dies ist nur notwendig, wenn bislang noch keine Abholung für die Abholadresse gebucht wurde)
Abholdatum
Geben Sie ein Datum im geforderten
Format (dd.mm.yy) ein oder wählen
Sie das Datum aus, indem Sie in das
Feld klicken
Abholbereit ab
Bitte geben Sie hier im geforderten
Format (hh:mm) die Uhrzeit ein zu
welcher ihre Sendungen versandbereit
zur Abholung durch den DHL Fahrer
sind
Abholzeit bis
Bitte geben Sie hier die Uhrzeit der
spätesten Abholung ein
Hinweise für DHL
Bitte erfassen Sie hier Hinweise für
den Abholfahrer falls notwendig
Abholstelle
Bitte definieren Sie den Standort ihrer
Pakete innerhalb ihrer
Geschäftsräume. Bspw.: Rezeption
Abholadresse ändern
Wählen Sie eine Abholadresse aus
dem Adressbuch, wenn die
Abholadresse von der erfassten
Absenderadresse abweicht.
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DHL IntraShip – User Guide
Abholung buchen
Buchen Sie eine Abholung
oder setzen Sie fort ohne zu
buchen.
ZOLLPFLICHTIGE SENDUNGEN IN DEN NICHT-EU-RAUM
Wenn Sie Sendungen in den Nicht-EU-Raum versenden, sind Warensendungen zollpflichtig und die Erfassung eines
Warenwertes ist verpflichtend. Beim Versenden in Nicht-EU Destinationen haben Sie den Button “Auswahlkriterien” verfügbar, um
feststellen zu können, ob die zu versendenden Artikel zollpflichtig oder verboten sind bzw. nur eingeschränkt versendet werden
dürfen.
Für zollpflichtige Sendungen müssen Zolldokumente vorbereitet werden. Sie können die Zolldokumente in DHL Intraship
erzeugen oder ihre eigenen Unterlagen verwenden. Wenn Sie eine zollpflichtige Warensendung erfassen, erscheint eine neue
Option, “Dokumente”, innerhalb ihres Sendungsfortschrittsbalken.
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DHL IntraShip – User Guide
NEUE SENDUNG – DOKUMENTE
Generieren Sie die Export Dokumente für ihre Sendung.
• f
Rechnungstyp
Wählen Sie den Rechnungstyp
(Proformarechnung / Handelsrechnung)
Exportgrund
Geben Sie den Grund für den Export an
Export typ
Wählen Sie den Exporttyp (Permanent /
Repair/Return / Temporary)
Position in Firma
Position des Unterfertigers in der Firma
Kommentar
In diesem Feld können Sie, wenn
notwendig, Kommentare eintragen
Export Incoterm
Definieren Sie hier den gewünschten
Incoterm zur Sendung
Rechnungsadresse ändern
Hier können Sie die Rechnungsadresse
ändern, wenn diese von der
Empfängeradresse abweicht
Position hinzufügen
Klicken Sie auf diesen Button,
um eine neue Position zur
Rechnung hinzuzufügen
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DHL IntraShip – User Guide
SENDUNGSÜBERSICHT
Wählen Sie den Menüpunkt “Sendungsübersicht”, um bereits erstellte Sendungen anzeigen zu lassen.
Sie können ihre Sendungen nach mehreren Suchkriterien filtern. Mehrere Sendungen können
gleichzeitig für den Druck oder das Tracken ausgewählt werden. Sie können Sendungen kopieren
sowie die Sendungspapiere per eMail zur Abholstelle übermitteln indem Sie die Symbole in der Spalte
Optionen anklicken.
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DHL IntraShip – User Guide
ABHOLUNG BUCHEN
Wählen Sie links in der Menü Übersicht “Abholung”, um eine Abholung durch den DHL Kurier zu
buchen. Die Abholung kann auch als Teil des Sendungserfassungsprozesses gebucht werden.
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DHL IntraShip – User Guide
Vorlage für Abholungen definieren
Sie können ihre Standard
Abholungsdetails speichern indem Sie
auf diesen Button klicken
Abholdatum
Geben Sie ein Datum im geforderten
Format (dd.mm.yy) ein oder wählen Sie
das Datum aus, indem Sie in das Feld
klicken
Abholbereit ab
Bitte geben Sie hier im geforderten
Format (hh:mm) die Uhrzeit ein zu
welcher ihre Sendungen versandbereit
zur Abholung durch den DHL Fahrer sind
Abholzeit bis
Bitte geben Sie hier die Uhrzeit der
spätesten Abholung ein
Hinweise für DHL
Bitte erfassen Sie hier Hinweise für den
Abholfahrer falls notwendig
Abholstelle
Bitte definieren Sie den Standort ihrer
Pakete innerhalb ihrer Geschäftsräume.
Bspw.: Rezeption
Abholadresse ändern
Wählen Sie eine Abholadresse aus dem
Adressbuch, wenn die Abholadresse von
der erfassten Absenderadresse
abweicht.
TAGESABSCHLUSS – ÜBERMITTLUNG DER
SENDUNGSDATEN AN DHL
Die Sendungsdaten müssen bei Versandschluss vor der Abholung durch den DHL Kurier an DHL
übertragen werden.
Wählen Sie hierzu den Menüpunkt „Tagesabschluss“ und wählen Sie die Option „EOD-Manifest
erstellen + Daten übertragen“, um den Tagesabschluss durchzuführen oder wählen Sie „EOD-Report
erstellen“, um eine Tagesabschlussliste erneut auszudrucken.
EOD-Manifest erstellen + Daten übertragen
Wählen Sie die Sendungen aus, die Sie auf den Tagesabschluss setzen wollen und klicken Sie auf
den Button “Tagesabschluss erstellen”, um die Sendungsdaten an DHL zu übertragen.
Werden in der Liste keine Sendungen angezeigt, so wurden die Sendungen bereits an DHL
übertragen. Sie können in diesem Fall die Option „EOD-Report erstellen“ auswählen, um die
Tagesabschlussliste für den DHL Kurier auszudrucken.
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SUPPORT
Bitte kontaktieren Sie für zusätzlichen Support unseren eComm Helpdesk
DHL IntraShip – Technical Support
Mon-Fri ____08:00____
- ______17:00____
Phone:
__+43 2236 207 DW 1112 bzw. 1114_____________________
Email:
[email protected]___________________
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