1 Lettre ARG 2 Liste des nouveaux retraités 3 Cotisations 4

Répartition des tâches
1 Lettre ARG
a) Il y a 3 lettres par an qui paraissent aux dates suivantes : troisième mardi de mois de janvier, avril et
octobre. Ces date sont celles de la mise sous pli. L'envoi au Service reproduction se faisant à j-8 de la
mise sous pli, celle de la remise des articles définitifs pour la mise en page à j-15.
(les modifications du nombre et des dates se justifiant par rapport à l'AG et aux vacances)
b) Les auteurs des articles doivent les adresser à Huguette en temps utile pour une parution à la Lettre
suivante.
c) Huguette LEBRETON, après correction enverra une copie des articles à Charles TAIEB et fera
parvenir ensuite à la personne chargée de la mise en page.
d) Le rédacteurs : Jean-Louis NIOGRET ou Paul ARRACHEQUESNE. Il n'y a aucun préférence quand
l'un a un empêchement le second prend en charge. Par contre le type de document à transmettre est
essentiel pour Paul.
Paul n'accepte que les documents Word sans image ni photo. Les photos doivent être fournies
séparément. L'endroit du texte où elles doivent être insérées peut être indiqué sinon elles seront mises
à la suite du texte. Tout autre document ou format seront rejetés.
e) Lors de la demande au service reproduction il, sera demandé 20 exemplaires de plus pour pouvoir
joindre une Lettre comme exemplaire aux nouveaux retraités.
2 Liste des nouveaux retraités
a) Chantal OGEL se procurera chaque trimestre la liste des nouveaux retraités auprès du service
concerné. Cette liste sera transmise à Charles TAIEB pour analyse. Elle lui sera retournée.
b) Chantal OGEL est chargée d'envoyer à chaque retraité de la liste :
1. Le formulaire "Rejoignez-nous"
2. Un exemplaire de la Lettre de l'ARG
3. Le bulletin de première adhésion
1. Elle enverra également cette liste aux Délégués Régionaux pour information.
3 Cotisations
a) L'envoi des appels à cotisation sera adressé à tous les adhérents lors de la mise sous pli de la Lettre
de janvier. Un dernier rappel sera adressé lors de la lettre d'avril. (Uniquement aux adhérents n'ayant pas
encore renouvelé leur cotisation.) ANNIE : je me propose de faire les RAPPELS à chaque mise sous pli ; ceci
pour éviter les rajouts après l’envoi de la liste des colis. D’autre part je demande que les Délégués Régionaux
n’attendent pas justement la dernière minute pour vérifier leur liste
b) Chaque fin de mois de janvier à mai (à fin septembre), il sera adressé à chaque Délégué Régional la
liste des adhérents de sa région. En fin septembre la liste définitive sera envoyée. Pour avoir un délai
suffisamment long pour les mise à jour de l’envoi à la Quercynoise
c) Pour la Région n'ayant pas de Délégué Régional ( Auvergne) en cours de négociation pour avoir une
déléguée régionale..
d) Ce travail de mise à jour des listes ainsi que les envois sont à la charge d'Annie GUILLEMOT y
compris le tirage des bulletins de renouvellement.
e) Rappel
• Le renouvellement des adhésions pour l'année en cours est normalement clos le 30 mars.(Après le 30
septembre, la cotisation est appliquée pour l'année suivante. Aucune exception ne pourra être autorisée.
• L'adhérent inscrit après le 1er septembre n'a pas droit au colis de fin d'année.
4 Classement des archives du secrétariat
Pièces à classer
Personne en charge de ce travail : Andrée KLEIN
• La Lettre
• L'ordre du jour des séances
•
•
•
•
•
Le compte-rendu des séances
Les envois à la préfecture
Les comptes-rendus des délégués régionaux
La liste des noms proposés au renouvellement du CA
La liste des personnes invitées à l'assemblée générale.
5 Liste des adhérents
a) Elle est tenue par Annie GUILLEMOT.
b) Une liste complète des adhérents sera fournie fin octobre pour les colis. Cette liste comportera Nom,
Prénom, adresse, téléphones, adresse courriel.
c) Une liste sera remise aux responsables du suivi des colis.
d) Paul en accord avec le Bureau établira un carton des " vœux" à joindre au colis. Ces cartes seront
envoyées en temps utile au fournisseur.
6 La Mutuelle KLESIA
a) Francis DELAMARCHE essaye de répondre à toutes les questions rencontrées par nos adhérents au
sujet de KLESIA. C'est "Monsieur Mutuelle".
7 Fête du Sport
Huguette LEBRETON est chargée de la liaison avec le CCE messieurs BOUANDA et CLOS pour tout ce qui
concerne la Fête du Sport annuelle.
8 Règlement Intérieur
Le règlement intérieur sera repris par Charles TAIEB et présenté au CA
9 Choix du fournisseur du colis de fin d'année
La commission de proposition est constituée par Chantal OGEL, Andrée KLEIN, Huguette LEBRETON et
Charles TAIEB.
10 Le suivi des livraisons des colis de fin d'année
a) Jean-Jacques DURIEUX est chargé du suivi des livraisons des colis et assurera le règlement des
litiges.
b) Une liste des adhérents lui sera fournie.
Mis à jour de Janvier 2014
Ce document est destiné à évoluer dans le temps.

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