REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction générale de l'enseignement obligatoire - DGEO Service finances et administration NOTE DE SERVICE De : M. Reha Uslu A: Dir-E de l'EP, Secr-E de l'EP (via le bulletin d'information DG No 104) Date : 26.08.2014 Objet : Commandes CCA 2014-2015 Pour l'année scolaire 2014-2015 la DGEO a validé l'organisation par région des commandes auprès de la CCA pour l'ensemble des E du primaire (à l'exception de Boveau qui continuera à commander en direct sur CCAchat). Cette note de service a pour but de définir le cadre de l'organisation régionale des commandes CCA, elle annule et remplace la note de service du 13 mai 2013 sur le même sujet. Organisation: a. Afin de permettre le processus d'approvisionnement, la DGEO dote chaque région en ressources humaines (5% en ETP) et chaque E en budget de fournitures (nature 310 en Frs), ci-après dénommé Budget CCA. b. Chaque région définit son propre mode de gestion dans le respect des règles ci-dessous, elle décide notamment de l'établissement du calendrier des commandes ainsi que de réallocations éventuelles de ressources à l'interne. c. Dans chaque région, la secrétaire référente CCA est responsable de la saisie (dans CCAchat) des commandes conformes qui lui sont envoyées. En cas d'absence prolongée de la secrétaire référente, le dispositif de remplacement mis en œuvre par la DGEO (pour son E) couvre également les activités CCA. d. Chaque E est responsable de la conformité et du suivi régulier de l'ensemble de ses commandes. e. Aucun échange ne sera possible suite à une commande erronée. f. Une commande incomplète ou non conforme ne sera pas tenue d'être traitée par la secrétaire référente. DGEO – Service finances et administration • 5a Chemin de l'écho • 1213 Onex Tél. +41 (0)22 327.06.40 • [email protected] • www.ge.ch Page : 2/3 Budget: g. Le budget CCA remplace le crédit des Dir-E auprès de l'ECDIP qui est supprimé dès la rentrée 2014. Le crédit de 300 Frs destiné à l'approvisionnement (de fournitures lourdes) lors de l'opération Fourscol ainsi que le crédit de 100 Frs pour le COET du Pot commun demeurent inchangés. h. Le budget CCA est déterminé par la DGEO (voir annexe 1), il est calculé selon le nombre d'élèves de l'E (basé sur les estimations fournies par le SOP - ODC de rentrée au 15.08.2014). Les montants non-dépensés ne peuvent être reportés d'une année scolaire sur l'autre. i. Pour 2014-2015 le coefficient budgétaire applicable à l'ensemble des établissements (à l'exception de Boveau) est de 2.20 Frs par élève de la division ordinaire. j. Le budget CCA est destiné à couvrir durant l'année scolaire: i. les besoins en fournitures générales (articles référencés dans le catalogue de la CCA uniquement), ii. le réapprovisionnement du stock d'estampilles, iii. le réapprovisionnement du stock de documents imprimés (cartes de visites, timbres, etc.), le budget exceptionnel de 150 Frs précédemment accordé lors de reconfigurations est par conséquent également supprimé dès la rentrée 2014. Responsabilités: 1. Les commandes émises par les E doivent être complétées sur le formulaire ad hoc (voir exemple en annexe 2) et vérifiées avec soin, elles ne comporteront que des articles référencés dans le catalogue de la CCA (https://prod.etatge.ch/cfiweb/xx_liste_articles.jsp?CATALOG_HEAD=CCA). Les informations suivantes seront vérifiées avant chaque envoi à la secrétaire référente: • • • • • • Le CR de l'école indiqué doit être conforme avec le CR (de l'école) de livraison. Le jour et l'heure de livraison doivent être complétés en fonction de la disponibilité de la personne qui sera sur place pour réceptionner le matériel. Le descriptif, le n° d'article, la quantité, sont toutes obligatoires, elles peuvent être importées par copier/coller depuis le catalogue CCA pour éviter les erreurs de saisie. Les formulaires spécifiques liés aux imprimés en annexe de la commande. Le prix unitaire doit être saisi du catalogue CCA (attention aux changements en cours d'année). Le montant total TTC est utilisé pour vérifier le disponible budgétaire (voir partie droite du formulaire). Page : 3/3 2. Il est de la responsabilité de l'E de vérifier que chaque code article utilisé corresponde exactement à la fourniture souhaitée notamment en ce qui concerne la fonctionnalité, la couleur et le conditionnement. Les photos des articles les plus courants sont disponibles en ligne, dans ce but, dans le catalogue CCA. Il est à noter que les estampilles font désormais également partie du catalogue de la CCA. 3. Les imprimés nécessitant un formulaire spécifique sont à remplir par l'E, ils sont disponibles à l'adresse: http://intracfi.etat-ge.ch/?rubrique37. L'exactitude des données saisies dans ces formulaires ainsi que la validation du bon à tirer sont entièrement de la responsabilité de l'E et ne peuvent être délégués à la secrétaire référente CCA. 4. L'E procède à un contrôle du disponible budgétaire avant tout envoi de commande à la secrétaire référente car toute commande présentant un dépassement budgétaire ne pourra être saisie. 5. L'E est responsable (vis-à-vis du fournisseur) de la réception de la marchandise, toute personne présente lors de la livraison et signant un bon de livraison sera considérée comme autorisée par le fournisseur qui sera alors en droit d'exiger à la CCA le paiement de sa facture correspondante. 6. Les E quittancent chaque livraison de fournisseur à la secrétaire référente, cette étape est cruciale et doit respecter les délais imposés par la CCA afin de régler les factures fournisseurs sans retard, si une commande n'est pas complètement quittancée, la commande suivante ne sera pas tenue d'être saisie. Les frais de rappel éventuels liés au retard de la quittance de livraison seront déduits du budget de l'E concerné. 7. La secrétaire référente est responsable de saisir les commandes conformes reçues selon le calendrier régional. Elle procède à une seconde vérification du disponible budgétaire avant l'envoi de toute commande à la CCA (il n'y pas de validation ultérieure après cette étape). Elle procède à la quittance informatique selon les informations reçues par les E dans les délais prescrits par la CCA. Elle communique, sur demande, le numéro de commande CFI à l'E en cas de réclamation ou problème avec la commande. 8. Il incombe à l'E de contacter le service client de la CCA pour toute réclamation relative à ses commandes (article endommagé, non conforme, défectueux, non reçu etc.) ou toute question relative au catalogue CCA. Reha Uslu
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