Direction Départementale des Finances publiques de Seine-et-Marne CTL du 1er juillet 2014 Rationalisation immobilière sur le site de la Cité Administrative de Melun 2ème phase REINGENIERIE DES DEPENSES SANS ORDONNANCEMENT (DSO) EN ENVIRONNEMENT I – Liminaire : Bilan de la première phase relative à la rationalisation immobilière de la Cité administrative de Melun Les travaux se sont déroulés entre la semaine 11 et la semaine 15. Des autorisations d’absences ont été accordées pour les agents les plus impactés par les travaux, principalement les agents du PRS. Une zone de repli a été crée pour une dizaine d’agents du SIE de Melun Extérieur. Les agents du PRS ont signalé à la division la gêne occasionnée par l’odeur de peinture. Dans l’ensemble, les travaux n’ont pas perturbé le travail des agents. Les déménagements ont été menés entre la semaine 11 et la semaine 19. Ces déménagements se sont déroulés de manière très satisfaisante. Un cadre de la division a toujours été présent lors de ces déménagements pour parer à tout dysfonctionnement. L’équipe de la logistique a également effectué un travail remarquable de préparation des locaux avant travaux et de dégagement du mobilier non utilisé par les services. Seul le CDIF/PTGC a donné une autorisation d’absence pour le jour du déménagement. L’opération c’est terminée avec l’arrivée des brigades les 6 et 7 mai L’installation la plus sensible de cette opération était celle des agents du pôle enregistrement. La division a été à leur écoute du premier jour de leur installation jusqu’à aujourd’hui. A la demande des agents, des stores individuels côté RIAM ont été installés, le système de renouvellement d’air a été arrêté, le ventilo-convecteur du bureau de Mme Chausse a été désactivé, des lampes de bureau et des convecteurs électriques leur ont été fourni. Il n’y a pas eu une semaine sans qu’un cadre de la division ne passe voir les agents du pôle enregistrement entre la semaine 15 et la semaine 18 pour être à l’écoute de leur besoin. II – Présentation de la deuxième phase de la rationalisation des surfaces à la Cité L’opération immobilière citée porte sur le regroupement de la trésorerie de Melun Val de Seine au sein de la cité administrative de Melun. Cette présentation vise à préciser les points suivants : - les surfaces occupées par ce service - le nombre d’agents à déménager - le respect des normes sanitaires - le calendrier prévisionnel des travaux et des déménagements Une présentation à minima de l’arrivée de la CID est également faite. Ce service présentera prochainement au sein de son propre CHS leur regroupement au sein de la Cité administrative. Un dialogue constant entre les agents, le trésorier et la direction a été mené depuis l’automne 2013. Ces discussions ont permis d’aborder l’intégralité des sujets relatifs à l’installation de la trésorerie comme l’accueil des usagers, la gestion de la caisse, la sécurisation des valeurs et l’installation des agents. __________________________________________________________________________________________ Document préparatoire au CTL du 1er juillet 2014 Rationalisation immobilière sur le site de la Cité Administrative de Melun 1) Les surfaces occupées par chaque service Le projet de rationalisation des surfaces sur le site de la Cité administrative entre dans le cadre du respect de la norme de France Domaine à savoir 12 m² par poste de travail. * La trésorerie de Melun Val de Seine : Trésorerie Melun Val de Seine nombre d'agents m² Rue Gambetta (existant) 1er bâtiment B Cité administrative de Melun m²/agents postes de travail m²/postes de travail 459 29 15,83 32 14,34 400 29 13,79 32 12,50 * La CID : CID nombre d'agents m² Boulevard Chamblain (existant) 5ème bâtiment A Cité administrative de Melun m²/agents postes de travail m²/postes de travail 209 9 23,22 12 17,42 143 9 15,89 12 11,92 * Les mutuelles : Les mutuelles nombre d'agents m² Boulevard Chamblain (existant) 1er bâtiment B Cité administrative de Melun m²/agents postes de travail m²/postes de travail 40 2 20,00 2 20,00 32 2 16,00 2 16,00 2) Le nombre d’agents à déménager Dans le cadre de ce projet, 40 agents déménagent. • ème Déménagement extérieur : 11 agents arrivent du site de Chamblain. 9 agents sont logés au 5 étage du bâtiment A. Ces agents arriveront dans le bâtiment A dès que les travaux seront réalisés et selon leur er souhait à savoir début octobre. 2 agents (les mutuelles) arriveront au 1 étage du bâtiment B dès la fin des er travaux, soit début septembre. 29 agents arrivent du site de rue de Gambetta et sont logés au 1 étage du bâtiment B. Ils arriveront début septembre. Un plan de prévention sera élaboré avec l’assistante de prévention, Mme Causse et M. Maarek, l’ISST afin que la sécurité des agents ne soit pas impactée le temps des travaux. er Une zone de chantier est prévue pour les ouvriers au 1 étage du bâtiment B dans un des bureaux actuellement libéré. Les déménagements, les travaux de cloisonnement, décloisonnement et d’électricité seront réalisés par des entreprises sélectionnées courant juillet suite à la passation de marchés (MAPA). __________________________________________________________________________________________ Document préparatoire au CTL du 1er juillet 2014 Rationalisation immobilière sur le site de la Cité Administrative de Melun 2 3) Le respect des normes sanitaires er Au 1 étage du bâtiment B, 3 commodités sont réservées pour les femmes et de 2 commodités réservées pour les hommes. ème Au 5 étage du bâtiment A, 3 commodités sont réservées pour les femmes et 3 commodités sont réservées pour les hommes Compte tenu de l’augmentation du taux de féminisation dans les locaux, il est envisagé de réduire le nombre de sanitaires hommes au bénéfices de sanitaires femmes. 4) Le calendrier prévisionnel des travaux et des déménagements (cf. le tableau joint en annexe) Les principaux travaux sont récapitulés dans le tableau ci-dessous : Cloisons à supprimer Cloisons à créer 1er étage Bât B 8 3 5ème étage Bât A 5 0 Electricité Une dizaine de perches à déplacer Une dizaine de perches à déplacer A ce stade, le début de l’opération est prévu semaine 27 de juillet 2014. De la semaine 27 à la semaine 31 - Travaux de décloisonnement et cloisonnement Travaux de peinture et de revêtement de sol Travaux d’électricité Remise à niveau du local informatique Sécurisation du local valeur Semaine 35 ou semaine 36 : - Déménagement des agents de la trésorerie Melun Val de Seine, Déménagement des agents des mutuelles. Semaine 40 ou semaine 41 : - Déménagement des agents de la CID 5) Réception des usagers SPL et des régisseurs. La réception des usagers SPL et des régisseurs s’effectue au rez-de-chaussée du bâtiment B. Comme demandé lors du dernier CHS de présentation du projet de rationalisation des surfaces à la Cité, un ergonome s’est déplacé courant mars et a rendu ses conclusions dans un rapport. __________________________________________________________________________________________ Document préparatoire au CTL du 1er juillet 2014 Rationalisation immobilière sur le site de la Cité Administrative de Melun 3 Il est précisé que dans l’hypothèse où la configuration actuelle reste inchangée, une bonne signalétique suffit à orienter les usagers soit vers la caisse directement, soit vers le box SPL. S’agissant de l’accueil des usagers SPL, le box fermé 173 figurant sur le plan joint en annexe sera dédié sous condition de réaliser une signalétique adéquate. L’ensemble des usagers désirant régler en chèque ou par carte bancaire, aura la possibilité de le faire directement dans ce box. Le TPE actuel de la trésorerie sera transféré dans ce box. Seuls les règlements en numéraire seront orientés vers la caisse du SIP après délivrance d’une quittance par l’agent SPL. S’agissant de l’accueil des régisseurs, le box « entretiens 1 » désigné sur le plan est exclusivement réservé à la réception de ces interlocuteurs. Une place de parking côté RIAM leur sera réservée. Les régisseurs prennent rendez-vous avec la trésorerie avant le versement de leurs valeurs. Aussi, une simple sonnette à l’entrée n°2 er côté RIAM permet à l’agent du 1 étage d’aller ouvrir au régisseur et de l’accompagner directement dans le box dédié. __________________________________________________________________________________________ Document préparatoire au CTL du 1er juillet 2014 Rationalisation immobilière sur le site de la Cité Administrative de Melun 4
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