Lettre aux responsables départementaux n°04 du 16 juillet

L ETTRE AUX RESPONSABLES
D É PARTEMENTAUX
Lettre n°04 du 16 juillet 2014 - Spéciale Informatique - NORMA
Changement année scolaire 2014-2015
01 - Informations générales
02 - Paramétrage des montants d’adhésions départementaux et locaux
05 - Archives adhérents et abonnés
--06 - Calendrier des validations 2014-2015
07 - Règlement validation
08 - Procédure de validation des adhésions et abonnements
13 - Validation des adhésions / abonnements saisis par les conseils locaux
14 - Gestion des dons
[David Dumont, Secrétaire général]
[16 juillet 2014]
16 juillet 2014
NORMA Informations générales
Service Informatique Dossier suivi par Guy di MERCURIO
L’année scolaire 2014-2015 est en ligne.
Tous vos abonnements et adhésions pour l’année scolaire 2013-2014 en attente de validation
devront être validés avant le vendredi 25 juillet 2014.
A défaut, la validation sera effectuée par le service informatique et les bordereaux de validation
ainsi que le fichier EBP vous seront envoyés par mail.
Vous devrez dans ce cas, nous faire parvenir rapidement le paiement correspondant.
N’oubliez pas de sauvegarder et archiver toutes les informations utiles correspondant à cet
exercice scolaire.
Modifications à partir du 1er août 2014
-
les mots de passe des accès conseils locaux seront supprimés. Vous devrez créer et
communiquer un nouveau mot de passe pour les conseils locaux qui effectuent la saisie
de leurs adhésions / abonnements. Nous vous rappelons que l’accès à NORMA est
nominatif.
-
La signature automatique pour les reçus dons aux œuvres est maintenant associée à
l’année scolaire. Lors de la prochaine édition des reçus vous devrez à nouveau associer la
signature à la personne signataire des reçus.
[Lettre aux responsables départementaux] 1
16 juillet 2014
NORMA Changement année scolaire 2014‐2015
Service Informatique Dossier suivi par Guy di MERCURIO
Paramétrage des montants d’adhésions départementaux et locaux
Avant toute saisie dans l’application NORMA, vous devez créer vos montants départementaux et
locaux pour l’année scolaire 2014/2015.
Même si dans votre département, ces montants n’ont pas changé, vous devez quand même les
créer.
Cliquer sur le bouton « Paramétrages » dans la partie gauche (représenté par un écrou).
Ensuite dans la partie de droite, cliquer sur le bouton « Niveaux d’adhésion » (représenté par une
carte de France avec une cible).
Vous arrivez alors sur l’onglet où est paramétré le montant de l’adhésion national.
En bas de cet onglet, cliquer sur l’onglet « Départemental »
1 - Cliquer sur le bouton « Ajouter ».
Une nouvelle fenêtre de saisie est apparue.
2 – Dans la case « Montant » préciser le montant pour le niveau « 14_Normal »
3 – Dans la case « libellé » indiquer : « 14_Normal »
4 – Dans la case « Position » taper : « 1 »
5 – Dans le volet déroulant : « Année scolaire », sélectionner : « 2014-2015 »
6 – Dans le volet déroulant « Code EBP » sélectionner « 1er type d’adhésion ….. »
7 - Cliquer sur « Valider ».
[Lettre aux responsables départementaux] 2
16 juillet 2014
Renouveler l’opération avec les niveaux d’adhésions :
« 14_Niveau1 / 14_Niveau 2 / 14_Niveau 3 et 14_Niveau 4 »
même si ces niveaux sont à 0€ préciser quand même la valeur 0 dans la case « montant » avec
comme position :
-
« 2 » pour « 14_Niveau 1 » et sélectionner « 2ème type d’adhésion … » dans le volet
déroulant « Code EBP »
-
« 3 » pour « 14_Niveau 2 » et sélectionner « 3ème type d’adhésion … » dans le volet
déroulant « Code EBP »
-
« 4 » pour « 14_Niveau 3 » et sélectionner « 4ème type d’adhésion … » dans le volet
déroulant « Code EBP »
-
« 5 » pour « 14_Niveau 4 » et sélectionner « 5ème type d’adhésion … » dans le volet
déroulant « Code EBP »
Exemple :
Pour un niveau d’adhésion avec un montant total à 17.65€ (sans les abonnements)
(part nationale : 6.00€ + part départementale 7.65€ + part locale : 4.00€)
Le paramétrage de la part départementale se fera comme dans l’exemple ci-dessous.
Ensuite faire de même avec les niveaux et montants pour des parts locales, même si celles-ci sont
toutes à 0.00 €.
[Lettre aux responsables départementaux] 3
16 juillet 2014
Cliquer sur l’onglet « local ».
1 – Sélectionner le niveau correspondant
2 - Cliquer sur le bouton « Editer »
3 - Dans la case « libellé » indiquer : « 14_Normal »
4 – Dans la case « Position » taper : « 1 »
5 – Dans la case « Montant » préciser le montant local pour le niveau « 14_Normal »
6 - Cliquer sur « Valider ».
Les adhésions / abonnements que vous saisirez pour l’année scolaire 2014-2015 ne pourront être
validés que lorsque l’année scolaire 2013-2014 sera clôturée (31/07/2014).
Attention !
Jusqu’au 31 juillet 2014, lorsque vous saisirez des adhésions pour l’année scolaire 2014-2015, vous
devrez sélectionner l’année scolaire 2014-2015 dans le volet déroulant (ficher foyer, onglet
« Adhésions / Abonnements »)
Si vous rencontrez des difficultés avec cette procédure, merci de contacter le service informatique
à l’adresse mail ci-dessous :
[email protected]
[Lettre aux responsables départementaux] 4
16 juillet 2014
NORMA Changement année scolaire 2014‐2015
Service Informatique Dossier suivi par Guy di MERCURIO
Archives adhérents et abonnés
N’oubliez pas de sauvegarder et archiver, toutes les informations utiles correspondant
à l’exercice scolaire 2013-2014.
Impressions prédéfinies :

Adhérents par CL principal (format : PDF et Excel)

Adhérents par CL d’appartenance (format : PDF et Excel)

Anciens adhérents (2012-2013 – format : PDF et Excel)

Responsables CL (format : PDF et Excel)

CL (format : PDF et Excel)

Fiches signalétiques CL (format : PDF)

Rapprochement compta global (format : PDF)

Saisie des foyers (en précisant en date de début 01/08/2013 et date de fin
31/07/2014 / format : PDF)
Vous pourrez exporter les données de l’exercice scolaire en cours jusqu’au 30 juillet 2014.
Après cette date, si vous ne les avez pas exportées, vous pouvez en faire la demande
par mail, à partir du 1er août 2014, auprès du service informatique ([email protected]), en précisant dans l’objet le numéro de votre département sur
3 chiffres suivi de la mention sauvegarde NORMA.
Exemple pour le CDPE 75 : 075-Sauvegarde NORMA
[Lettre aux responsables départementaux] 5
16 juillet 2014
NORMA Calendrier des validations 2014‐2015
Service Informatique Dossier suivi par Guy di MERCURIO
Comme d’habitude nous insistons sur le fait que ces dates représentent un butoir audelà duquel il n’est plus possible de prendre en compte les validations effectuées
postérieurement.
Il vous appartient donc de tenir compte des délais d’acheminement postaux pour
l’envoi du règlement.
n°
Période
395
Septembre
2014
Jeudi 3 juillet 2014
11 juillet 2014
2 septembre 2014
396
Octobre 2014
Jeudi 25 septembre 2014
30 septembre 2014
27 octobre 2014
397
Décembre 2014
Jeudi 6 novembre 2014
10 novembre 2014
4 novembre 2014
Décembre 2014
Date de réception du
règlement du lot de validation
Jeudi 18 décembre 2014
Date de réception
des pages spéciales
départementales
La revue arrive chez les
abonnés à partir du
Indépendamment du calendrier des
validations basé sur le traitement de la Revue
des parents
398
Février 2015
Jeudi 8 janvier 2015
13 janvier 2015
9 janvier 2015
399
Avril 2015
Jeudi 12 mars 2015
17 mars 2015
13 avril 2015
400
Juin 2015
Jeudi 8 mai 2015
19 mai 2015
19 juin 2015
Nous rappelons que vous pouvez effectuer des validations en dehors de ces dates
obligatoires ; en cas de saisie importante ou saisie d’abonnements à la lettre « Famille
& Ecole ».
Toute validation NORMA doit impérativement être accompagnée du règlement
correspondant.
A défaut, l’intégration de la validation sera suspendue
jusqu’à réception du règlement.
Une relance immédiate sera envoyée aux CDPE concernés.
[Lettre aux responsables départementaux] 6
16 juillet 2014
NORMA Règlement validation
Service Informatique Dossier suivi par Guy di MERCURIO
Si vous effectuez votre règlement par virement, merci de libeller votre ordre de virement
comme ci-dessous :
-
n° de votre département
NORMA
N° de lot
Date de validation
Exemple : 075-NORMA-075-14-4525-141025
Faute des renseignements ci-dessus le virement est non identifiable et ne peut être
affecté au CDPE qui l’a effectué.
Si vous effectuez votre règlement par chèque bancaire, merci d’agrafer le chèque en bas du
bordereau de validation.
A chaque validation saisie CDPE, n’oubliez pas de faire parvenir le bordereau de validation saisie
CDPE (fichier pdf) par mail à l’adresse ci-dessous :
[email protected] (que vous effectuiez le règlement par chèque bancaire ou par
virement.)
Attention ! Après la validation saisies CDPE, n’oubliez pas d’exporter le fichier EBP des écritures
comptables après chaque validation saisies CDPE.
Cliquer une seule fois sur le bouton sinon le fichier sera généré à nouveau …. mais vide.
Dans ce cas, merci de contacter le service informatique à l’adresse mail ci-dessous :
[email protected]
[Lettre aux responsables départementaux] 7
16 juillet 2014
NORMA Service Informatique Dossier suivi par Guy di MERCURIO
Procédure de validation des
adhésions et abonnements
Tout d’abord, vous devez créer un dossier intitulé « Validations NORMA » (dans le répertoire « Mes
documents » ou directement sur la racine c:\) où vous enregistrerez les reçus de validations.
Afin d’effectuer une validation complète, vous devez réaliser toutes les étapes ci-dessous.
Validations créations locales
Cliquer sur le pictogramme « Adhésions / Abonnements »
Ensuite cliquer sur le pictogramme « Validations créations locales »
Vous retrouverez alors à l’écran, la liste de tous les foyers pour lesquels il y a un mouvement
financier :
-
adhésion + abonnement « Revue des Parents » et/ou abonnement « Famille & Ecole »
adhésion
abonnement « Revue des Parents » et/ou abonnement « Famille & Ecole »
[Lettre aux responsables départementaux] 8
16 juillet 2014
Un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez valider les foyers sélectionnés et
reprend le montant total, part nationale, part départementale(s), part locale(s) et abonnement(s).
Après avoir cliqué sur le bouton « OUI » une fenêtre de téléchargement vous propose d’ouvrir ou
enregistrer le reçu de validation.
Cliquer sur le bouton « enregistrer » et enregistrez le reçu dans le dossier « Validations NORMA ».
Cliquer sur le bouton
Validation réception conseils locaux
Cliquer à nouveau sur le pictogramme « Adhésions / Abonnements », puis sur celui intitulé «
Validation réception conseils locaux ».
Vous retrouverez dans ce tableau les foyers validés à l’étape précédente.
[Lettre aux responsables départementaux] 9
16 juillet 2014
Ce tableau indique un numéro de lot, correspondant à la validation des créations locales et
permet par le biais d’un filtre d’afficher et de valider l’ensemble ou une partie des adhésions /
abonnements en attente de validation.
Un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez valider ces entrées, cliquer sur le
bouton « Oui ».
Ensuite une nouvelle fenêtre vous confirme la bonne validation de ces entrées.
Cliquer sur le bouton
[Lettre aux responsables départementaux] 10
16 juillet 2014
Validation saisies CDPE
Cliquer à nouveau sur le pictogramme « Adhésions / Abonnements », puis sur celui intitulé
«Validation saisies CDPE ».
Vous retrouverez dans ce tableau les foyers validés à l’étape précédente.
Un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez valider les foyers sélectionnés et
reprend le montant total, part nationale, part départementale et abonnements.
Après avoir cliqué sur le bouton « OUI » une fenêtre de téléchargement vous propose d’ouvrir ou
enregistrer le reçu de validation.
[Lettre aux responsables départementaux] 11
16 juillet 2014
Cliquer tout d’abord sur « Ouvrir », et imprimer le reçu en deux exemplaires, un que vous garderez
au CDPE qui est la pièce comptable justifiant le paiement, et un exemplaire à nous retourner signé.
L’impression terminée (toujours dans Acrobat Reader) cliquer sur « Fichier » et « Enregistrer une
copie » que vous enregistrerez dans le dossier « Validations NORMA ».
Si vous effectuez un paiement par virement bancaire, vous devrez quand même nous retourner le
document par courrier, fax ou mail.
Attention si vous choisissez ce type de paiement, merci dorénavant
d’indiquer le libellé de virement comme dans l’exemple ci-dessous.
075-NORMA-075-14-4525-141025
le numéro de votre département – NORMA – numéro du lot - les deux derniers chiffres de l’année,
le mois et le jour
(Correspondant à la date du jour de la validation)
Ensuite cliquer sur le bouton « Export EBP »
A la fenêtre suivante, cliquer sur le bouton « Enregistrer » et enregistrer votre brouillard de
comptabilité EBP dans le dossier « Validations NORMA ».
Attention, NE PAS CLIQUER sur le bouton « Ouvrir », vous devez uniquement cliquer sur le bouton
«Enregistrer ». Toujours enregistrer le brouillard de comptabilité EBP, car avec l’application NORMA,
nous n’avons plus la possibilité de le rééditer ou l’exporter ultérieurement !
Si vous rencontrez des difficultés avec cette procédure, merci de contacter le service informatique
à l’adresse mail ci-dessous :
[email protected]
[Lettre aux responsables départementaux] 12
16 juillet 2014
NORMA Service Informatique Dossier suivi par Guy di MERCURIO
Validation des adhésions / abonnements
saisis par les conseils locaux
Afin de valider les adhésions et abonnements saisis par un conseil local dès réception de son
règlement, un filtre sera mis en place à partir du 1er août 2014.
Cliquer sur le bouton « Validation réception conseils locaux »
Le numéro du lot est indiqué dans l’entête du bordereau :
Reçu de validation de création locale
CL-0**1D0023-14-55388
Saisir le numéro dans la case « lot » et cliquer sur le bouton « Filtrer »
Vous pouvez alors valider les adhésions / abonnements correspondant à ce lot.
Ensuite poursuivre la procédure de validation comme précisé dans le document « Procédure de
validation d’adhésions / abonnements ».
[Lettre aux responsables départementaux] 13
16 juillet 2014
NORMA Gestion des dons Service Informatique Dossier suivi par Guy di MERCURIO
Comment indiquer un don sur une fiche foyer (adhérent ou non) ?
Ouvrir la fiche foyer en modification, renseigner toutes les informations générales et cliquer sur le
bouton :
Puis sur l’onglet « Dons »
Sélectionner la date du jour en cliquant sur le calendrier. Vous avez aussi la possibilité de modifier
manuellement la date du don.
[Lettre aux responsables départementaux] 14
16 juillet 2014
Indiquer le montant du don.
Attention, pour indiquer les centimes, taper le point (.) à la place de la virgule (,).
Puis cliquer sur le bouton de validation (rond avec une croix bleue)
Vous trouverez le montant et la date du don dans la liste des dons.
Vous avez la possibilité de le supprimer, le modifier ou d’ajouter un nouveau don.
Comment valider un don ?
Cliquer sur le pictogramme « Adhésions/ Abonnements » puis à la partie « Validation » cliquer sur
l’icône « Validation dons »
[Lettre aux responsables départementaux] 15
16 juillet 2014
Vous trouverez la liste des dons enregistrés sur une fiche foyer.
Vous avez la possibilité de valider un ou plusieurs dons. Si vous souhaitez valider tous les dons,
cliquer dans la case à gauche de l’en-tête de colonne « Code », puis cliquer sur le bouton
« Valider »
Comme pour la validation des adhésions / abonnements, un bordereau sera automatiquement
généré.
Vous pouvez valider les dons indépendamment des adhésions / abonnements.
[Lettre aux responsables départementaux] 16
16 juillet 2014
La validation des dons génère des écritures financières. Ces écritures sont répertoriées dans le
fichier EBP à exporter à la partie « Validation saisies CDPE ».
Vous pouvez exporter ce fichier même si vous n’avez pas validé d’adhésion / abonnement. Exemple de reçu de validation des dons et écritures financières générées.
[Lettre aux responsables départementaux] 17
16 juillet 2014
Vous avez la possibilité d’éditer un rapprochement comptable des dons par
CL
Pour l’ensemble des conseils locaux ou en sélectionnant un conseil local en particulier.
En format PDF :
Ou en format Excel.
Si vous rencontrez des difficultés avec cette procédure, merci de contacter le service informatique
à l’adresse mail ci-dessous :
[email protected]
[Lettre aux responsables départementaux] 18

Download Report