30.01.2015 Circolare per tutti gli espositori

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Fiera internazionale delle piante 2015
27.01.-30.01.2015
Circolare per tutti gli espositori
Essen, ottobre 2014
Gentili espositori,
per facilitarvi i preparativi per la IPM ESSEN 2015, abbiamo preparato per voi una serie di importanti informazioni e documenti.
Eventualmente, inviate questa circolare anche alla ditta che allestirà il vostro stand.
Riceverete la fattura relativa al noleggio della vostra area espositiva, pacchetto media e acconto per i servizi a
mezzo posta separata. Per tutti gli ordini nell’ambito del Servizio espositori verrà applicato un importo forfettario sulla base delle prestazioni conteggiate in occasione dell'ultima manifestazione. Ulteriori informazioni sul
pacchetto media sono disponibili sul sito internet: www.ipm-essen.de
Al fine di risparmiare a tutte le parti coinvolte eventuali inconvenienti, vi preghiamo di saldare puntualmente la
fattura relativa al noleggio dell’area espositiva.
Dopo il pagamento della fattura, riceverete un numero di tessere espositori gratuito per accedere alla IPM ESSEN 2015. Nei giorni della fiera le tessere danno anche diritto all’utilizzo gratuito e ad un numero illimitato di
viaggi con i mezzi del trasporto pubblico nell’area urbana di Essen (EVAG).
Avviso importante!!!
Le Direttive Tecniche della Messe Essen GmbH costituiscono parte integrante della partecipazione alla fiera e
come tali vanno osservate. Gli stand espositivi, inclusi gli allestimenti, gli oggetti esposti e i mezzi pubblicitari,
devono essere costruiti in modo stabile e sicuro, onde garantire la sicurezza e l'ordine pubblico nonché
l’incolumità e la salute delle persone. Tutte le strutture degli stand che superano l’altezza di 2,50 m sono soggette ad autorizzazione. A Messe Essen GmbH dovranno essere inoltre presentati, al più tardi 6 settimane prima
dell'inizio dei lavori di allestimento, documenti verificabili come disegni in scala dello stand, disegni di planimetrie, viste e sezioni, descrizioni delle opere e di funzionamento, documentazioni tecniche verificate e disegni di
costruzioni - in duplice copia e in lingua tedesca.I costi della procedura di autorizzazione saranno a carico dell'espositore (vedi anche Modulo A0.2b). Ai documenti pervenuti tardivamente sarà applicato un sovrapprezzo.
Tutte le autorizzazioni sono valide esclusivamente per la rispettiva manifestazione. Le Direttive Tecniche sono
disponibili sul nostro sito Internet: www.ipm-essen.de / Für Aussteller (per espositori) / Anmeldung (registrazione).
Augurandovi buoni preparativi, cogliamo l'occasione per esprimervi fin da ora il nostro più cordiale benvenuto
alla IPM ESSEN 2015.
Si prega di notare che Messe Essen GmbH resterà chiusa dal 24.12.2014 al 02.01.2015 per le ferie aziendali.
Cordiali saluti,
Il team IPM
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Planimetrie dettagliate e stabilità
Qualora necessitaste di una planimetria dettagliata del vostro stand, potete richiederla direttamente al signor
Jens Großkreuz al numero di telefono/fax +49 (0)201 7244-475 / -483 oppure tramite l'indirizzo e-mail
[email protected].
Zona di vicinato e allestimento stand
Di norma, l'altezza di montaggio è pari a 2,50 m. Su richiesta e presentando i disegni dello stand, la Direzione
fieristica può eventualmente approvare diverse altezze di ingombro.
In caso di costruzione a un piano non è necessario rispettare una distanza dallo stand vicino.
In caso di costruzione a due piani è necessaria l'approvazione da parte dello stand vicino (in caso di costruzione
aperta del piano superiore) (punto 4.3 delle Direttive tecniche).
In caso di stand di testa e ad isola occorre accertarsi che i lati dello stand rivolti sui corridoi destinati ai visitatori
devono essere trasparenti e chiusi per non più del 50%.
I lati posteriori degli stand che confinano con stand vicini vanno mantenuti neutrali per non interferire con l'allestimento dello stand vicino (punto 4.7.1 delle Direttive tecniche).
Corrente per il montaggio e lo smontaggio
In generale, l'allacciamento elettrico ordinato per lo stand viene messo a disposizione dall'ultimo giorno di montaggio e tolto due ore dopo il termine della manifestazione.
Per la fornitura di energia elettrica nei giorni precedenti, stanno a disposizione gratuitamente degli allacciamenti
sulle pareti dei padiglioni, sulle colonne e sulle porte fino a massimo 10 kW/CEE 16 A. Un'ulteriore erogazione
e/o un'attivazione anticipata dell'allacciamento ordinato per lo stand sono a pagamento.
La registrazione per il montaggio e lo smontaggio degli impianti elettrici deve pervenire al più tardi 1 settimana prima
dell’inizio dei lavori di allestimento. Successivamente a tale data, non sarà possibile rifornire corrente elettrica prima
dell'ultimo giorno previsto per i lavori di allestimento. I relativi costi ammontano a € 96,00, escluso il consumo di energia
elettrica per il montaggio e lo smontaggio. (Vedi Bestellformular B1.2 (Modulo d'ordine B1.2), su www.ipm-essen.de / Für
Aussteller (per espositori)/ Aussteller-Messe-Service (servizio di assistenza espositori fiera) / Standtechnik (tecnica dello
stand)/ Elektroinstallation (iInstallazione elettrica):
Referente:
Elektro Peters
Tel.: +49(0)201.72 44- 9482
Cellulare: +49 (0) 163 3829060
E-mail: [email protected]
Moduli per ordinare i servizi
Tutti i moduli per l'ordinazione di servizi, montaggio e allestimento del vostro stand, come pure materiali relativi
a pubblicità ed organizzazione sono reperibili sul sito internet: www.ipm-essen.de. Tramite email, provvederemo ad inviarvi un link diretto dove potrete scaricare i moduli.
Per tutte le domande relative alle ordinazioni, vi preghiamo di rivolgervi alla
Signora Ina Wieschermann
Tel.: +49(0)201 7244-344
e-mail: [email protected]
Determinati servizi (ad es., qualsiasi tipo di strutture sospese, collegamenti alla rete elettrica, idrica e all’aria
compressa, impianti di nebulizzazione, pose sottopavimento e lavori di fondazione, sorveglianza, servizi di spedizione nell’area fieristica, collegamenti telefonici e trasmissione di dati) dovranno essere ordinati esclusivamente presso Messe Essen GmbH e saranno poi effettuati da un'azienda contraente di Messe Essen GmbH.
Vi preghiamo di far pervenire le richieste di prestazioni supplementari entro il 7 gennaio 2015 a Messe Essen
GmbH. Dal 7 gennaio 2015 verrà applicato un sovrapprezzo del 20% per l'ordinazione di prestazioni supplementari.
Qualora beni a noleggio o servizi venissero ordinati successivamente al termine sopranominato, Messe Essen
GmbH non garantisce la completa e puntuale esecuzione del contratto.
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Le prestazioni possono essere annullate in forma scritta entro due settimana prima dell'inizio della manifestazione. In caso di annullamenti successivi, verrà addebitato l’intero importo del noleggio.
Si prega di prendere visione in particolare delle Direttive Tecniche e delle Condizioni di Contratto e Fornitura (Technischen Richtlinien und AGB) su www.ipm-essen.de / Aussteller-Messe-Service (servizio di assistenza espositori fiera) /
Genehmigungen (autorizzazioni).
Voucher Internet
Vi occorre un accesso semplice e comodo a Internet per consultare rapidamente l’e-mail? Vi offriamo collegamenti WLAN nei padiglioni. Il voucher Internet è disponibile presso l'ufficio Assistenza di Messe Essen GmbH.
Per gli espositori che desiderano garantite nel proprio stand larghezze di banda maggiori, Messe Essen offre anche altri
prodotti Internet.
Credito a tempo
1 ora =
60 minuti online
4 ore =
240 minuti online
10 ore =
600 minuti online
4 giorni
Prezzo di vendita IVA escl.
6,00 euro
20,00 euro
50,00 euro
200,00 euro
ogni credito di tempo è valido per l’intera durata della manifestazione e può essere utilizzato in un numero
illimitato di sessioni.
Stand preallestiti a noleggio
Gli espositori possono noleggiare stand preallestiti direttamente tramite Messe Essen GmbH. I quattro tipi di
stand “SPRING“, “SUMMER“, “AUTUMN” e “WINTER” rappresentano pacchetti chiave in mano che, naturalmente, possono essere ampliati individualmente in base alle vostre esigenze. Potete trovare gli stand preallestiti
nel sito Internet www.ipm-essen.de
Referente:
Signora Martina Meyer
Referente:
Signora Frauke Jerabeck
Tel.: +49(0)201 7244-482
Fax: +49(0)201 7244-854
E-mail: [email protected]
Tel: +49(0)201 7244-675
Fax: +49(0)201 7244-854
E-Mail: [email protected]
!!! Si prega di notare i nuovi orari di allestimento e disallestimento!!!
Gli orari di allestimento sono:
19.01.2015 - 25.01.2015: dalle ore 7,00 alle ore 20,00
26.01.2015: dalle ore 7,00 alle ore 16,00, lavori di finitura all‘interno dello stand fino alle ore 21,00.
Tutti i veicoli dovranno uscire dai padiglioni fino alle ore 16,00 per consentire le pulizie generali.
L’allestimento fuori questi orari e a pagamento. Prezzi e condizioni si trovano nel modulo „Vorgezogener Aufbau / Nachtaufbau / Verlängerter Aufbau“ sul nostro sito internet: www.ipm-essen.de / Für Aussteller / Aussteller-Messe-Service / Genehmigungen & wichtige Informationen.
I moduli compilati devono essere spediti per fax al numero +49(0)201-7244-483 o per e-mail a: [email protected].
Per il trasporto ai padiglioni di piccoli materiali, depliant, brossure, cataloghi, PC ecc., nei giorni 25.01.2015 e
26.01.2015 saranno gratuitamente messi a disposizione dei taxi, reperibili nei parcheggi P2 e P9 dalle ore 9,00
alle ore 18,00.
Il disallestimento può iniziare venerdi, 30.01.2015 dalle ore 18,00 e termina lunedi, 02.02.2015 alle ore 16,00.
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Riccordiamo che i lavori di smontaggio degli stands per motivi organizzativi ed assicurativi non possono iniziare
prima delle ore 18,00 di venerdi, 30.01.2015.
E’ previsto sanzione pecuniaria per chi non rispetta tale regola ed inoltre l’Ente Fiera si riserva di non accettare
l’iscrizione per la prossima edizione.
Nei giorni di sabato 31.01. e domenica 01.02.2015 gli orari di smontaggio sono dalle ore 7,00 alle ore 20,00.
Durante i lavori di montaggio e smontaggio non è consentito l’accesso al quartiere fieristico ai bambini e ragazzi
di età inferiore ai 18 anni. Fanno eccezione gli apprendisti e/o i dipendenti delle aziende espositrici o degli allestitori.
Ai sensi degli articoli 27, 28, 29, 62, 63 & 64 della TierSG (legge sulle epizoozie), non è consentito introdurre
cani nell'area fieristica.
Accesso al quartiere fieristico
Per lo scarico è possibile accedere al quartiere fieristico per un periodo limitato dietro
una cauzione di € 100,00 che sarà rimborsata all'uscita se viene rispettato il tempo indicato sul foglio di cauzione.
Tutti i veicoli devono lasciare il quartiere fieristico immediatamente dopo l'operazione di scarico/carico e parcheggiare nei appositi parcheggi. Il parcheggio P2 è adibito a parcheggio temporaneo dei veicoli.
Vi preghiamo di iscrivere il vostro veicolo dal 24.01.2015 per il montaggio e il 31.01.2015 per lo smontaggio
presso il parcheggio P9 presso l'"Iscrizione veicoli" all'ingresso del complesso fieristico. L'accesso alla fiera viene
organizzato e gestito da li.
Per ulteriori informazioni, si prega di consultare la ’Guida al traffico IPM ESSEN 2015’ (’Verkehrsleitfaden IPM ESSEN
2015’) disponibile sul nostro sito web www.ipm-essen.de / Für Aussteller (per espositori) / Aussteller-Messe-Service
(servizio di assistenza espositori fiera / Logistik (logistica).
Accesso al quartiere fieristico venerdì, 30.01.2015
Preghiamo tutti gli espositori che desiderino smontare il proprio stand già la sera dell'ultimo giorno di fiera di
indicare tempestivamente il numero di veicoli precisandone le rispettive targhe, utilizzando il modulo contenuto
nella nostra pagina web alla rubrica Logistica.
I numeri di accesso per lo smontaggio verranno portati al vostro stand giovedì 29 gennaio 2015 in base
all’ordine cronologico della vostra richiesta: con essi avrete diritto di accedere al quartiere fieristico nella giornata di venerdì 30 gennaio 2015, senza alcuna cauzione.
“Guida al traffico IPM ESSEN 2015” è a vostra disposizione sul nostro sito web
www.ipm-essen.de / Für Aussteller (per espositori) / Aussteller-Messe-Service (servizio di assistenza espositori
fiera / Logistik (logistica).
Si prega di notare che nella giornata di venerdì 30 gennaio 2015 nessun veicolo potrà circolare nell'quartiere
fieristico sprovvisto di numero d'accesso. Fanno eccezione gli autoveicoli senza rimorchio nell’ambito del cosiddetto “accesso breve per prelievo”.
Referente:
Signor Michael Benger
Tel.: +49 (0)201 7244-269
Fax: +49 (0)201 7244-437
E-mail: [email protected]
Orari di apertura / permanenza presso lo stand
La fiera è aperta tutti i giorni dalle ore 9:00 alle ore 18:00.
Durante lo svolgimento della fiera, gli espositori possono rimanere al suo interno dalle 8:00 alle 19:00.
Agli espositori che desiderino rimanere nel loro stand fuori questi orari, p.e. per festeggiamenti presso lo stand,
lavoro notturno, riprese televisive o fotografiche, ecc., serve l’autorizzazione da parte dell’Ente Fiera.
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Referente:
Signor Reinhard Gursky
Tel.: +49 (0)201 7244-264
Fax: +49 (0)201 7244-1264
E-mail: [email protected]
Servizi espositori / Direzione fieristica
Durante la IPM ESSEN 2015, l'ufficio Servizi Espositori/Direzione fieristica si troverà nel Saal Westfalen, accesso
dal Padiglione 4 A.
Qui saranno a vostra disposizione tutti gli interlocutori della Direzione fieristica e dell’ufficio servizi, e potrete
acquistare ulteriori tessere espositori o parcheggi come anche i voucher Wi-fi. Potrete inoltre ordinare tutti i
servizi aggiuntivi.
Orari di apertura:
Durante l’allestimento
Me
Gi
Ve
Sa
Do
Lu
21.01.2015
22.01.2015
23.01.2015
24.01.2015
25.01.2015
26.01.2015
8:00 – 16:30
8:00 – 16:30
8:00 – 17:00
8:00 – 17:00
8:00 – 18:00
8:00 - 20:30
Gi
Ve
Durante la fiera
Ma
27.01.2015
8:00 – 18:30
Me
28.01.2015
8:00 – 18:30
29.01.2015
8:00 – 18:30
30.01.2015
8:00 – 20:00
Durante lo smontaggio
Sa
31.01.2015
10:00 – 15:00
Do
01.02.2015
10:00 – 14:00
Mezzi pubblicitari ed organizzativi:
I seguenti stampati sono gratuitamente a vostra disposizione e utilizzabili come invito per i vostri visitatori: buoni sconto, chiudilettera adesivi, dépliant per visitatori e manifesti pubblicitari. Si prega di ordinare tempestivamente tali mezzi pubblicitari poiché sono previsti tempi di consegna di almeno 1-2 settimane dall’inoltro
dell’ordine.
Referente:
Sig.ra Petra Polrolniczak
tel.: +49 (0) 201 7244-330,
E-mail: [email protected]
I moduli d’ordine sono disponibili su www.ipm-essen.de / Für Aussteller (per espositori)/ Aussteller-MesseService (servizio di assistenza espositori fiera).
Sorveglianza dello stand
Vi preghiamo di non lasciare il vostro stand incustodito! Desideriamo ricordarvi ancora la necessità di provvedere ad una sufficiente protezione dei vostri beni mobili contro il furto. Vi preghiamo di mettere al sicuro i vostri
oggetti di valore durante lo svolgimento della fiera e di custodire gli stessi in un luogo sicuro dopo la chiusura
della fiera.
Decliniamo qualsiasi responsabilità per l'eventuale smarrimento di oggetti facenti parte dell'inventario del vostro
stand (ad es. notebook, TV LCD, lettori DVD) durante lo svolgimento della fiera.
Per ordinare un servizio di sorveglianza dello stand o il servizio deposito della ditta Schenker Deutschland vi
preghiamo di utilizzare l'apposito modulo contenuto nella nostra pagina: www.ipm-essen.de.
Decorazioni
Conformemente alle nostre Direttive tecniche, punto 3.1, ogni materiale utilizzato a scopi decorativi deve essere di tipo difficilmente infiammabile, deve essere impregnato come indicato dalla norma DIN 4102 e deve corrispondere alla classe di resistenza al fuoco B1.
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Durante la decorazione dello stand è necessario accertarsi che il pavimento sia adeguatamente coperto. In caso
di danni al pavimento arrecati da oggetti di esposizione pesanti o di imbrattamento del pavimento, ad es. con
sabbia decorativa, le eventuali spese di riparazione saranno addebitate interamente all'espositore.
Regolamento per la vendita
La vendita diretta di merce presso gli stand fieristici non è consentita. In particolare, è vietata la svendita di merci
nell'ultimo giorno di fiera prima delle ore 17:30. In caso di trasgressione, MESSE ESSEN GmbH si riserva il diritto di escludere gli espositori trasgressori dalla partecipazione alle successive manifestazioni.
Servizio navetta per l'aeroporto
Dal 26 al 30 gennaio 2015 offriamo ai nostri ospiti della fiera un servizio navetta tra l’aeroporto Düsseldorf International e la Fiera di Essen. Le navette Airport Express partono dal terminal B dell’aeroporto di Düsseldorf e
dalla Fiera di Essen. Viaggiano dallultima giornata di montaggio e durante tutte le giornate fieristiche senza fermate intermedie ogni 30 minuti tra le ore 7:45 e le ore 18:45. Il biglietto di andata e ritorno costa 25,00 euro.
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