TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016 CAMPUS DE GETAFE ANTES DEL INICIO DE LA ESTANCIA Nº Trámite 1. 2. Descripción Plazos alumnos 1er Cuatrim /Curso Completo Sesión Orientativa Contenido: explicación general de los trámites que deberás hacer en la UC3M y en la Miércoles 8 de abril 2015 UC3M Universidad de destino de 13 a 14h. Duración: 1 hora aproximadamente Aula Magna (Rectorado) Asistencia: Obligatoria Getafe Certificado de Asistencia: cuando coincida con horario de clase/examen, podrás solicitar un justificante para el profesor por e-mail a [email protected] Checklist: para facilitar el control de los trámites Erasmus+ 15/16 te recomendamos utilizar el Checklist sobre trámites Erasmus+ Plazo alumnos 2º Cuatrimestre Miércoles 8 de abril 2015 de 13 a 14h. Aula Magna (Rectorado) Getafe Documentos UC3M para solicitar admisión en destino -Jueves 9 abril 2015 – Aula 10.2.12– de 12:30 14:00h primer apellido desde A hasta H (incluida) -Viernes 10 abril 2015 – Aula 10.2.12–de 12:3014:00h primer apellido desde I hasta Z La UC3M te va a proporcionar los siguientes documentos que puedes necesitar: -Credencial Erasmus + -Credencial de Idioma -Certificado de Notas UC3M en inglés (Transcript of Records) Entrega de documentos de acuerdo con el siguiente calendario: 3. -Jueves 9 abril 2015 – Aula 10.2.12– de 12:30 14:00h alumnos primer apellido desde A hasta H (incluida) -Viernes 10 abril 2015 – Aula 10.2.12–de 12:3014:00h primer apellido desde I hasta Z Trámites con tu Deberás también cumplir además una serie de trámites en la universidad de destino. Es Plazos que establezca Plazos que establezca Universidad de responsabilidad tuya como estudiante Erasmus remitir todos los documentos que requiera universidad de destino universidad de destino destino tu universidad de destino. Inscripción: es probable la universidad de destino te envíe un e-mail con toda la información sobre trámites y plazos. En caso de no recibirlo puedes consultar estos trámites en su página web. Puedes consultar también la información general sobre Universidades de destino que te ofrece el SERINT Alojamiento: te recomendamos consultar la información sobre alojamiento en destino lo antes posible, sobre todo si quieres alojarte en residencias universitarias que tienen plazos de solicitud muy ajustados y que en todo caso tienes que respetar. Si la Universidad de destino no ofrece información sobre alojamiento, deberás buscarla por tus propios medios. La Oficina Internacional UC3M no se ocupa de cuestiones relativas al alojamiento. Fecha inicio y orientación: comprueba la fecha de inicio de clases en la Universidad de 1/8 4. Seguros médicos 5. Convenio de Subvención Erasmus + Examen INICIAL de idioma OLS 6. 7. Grabación de datos bancarios en SIGMA 8. Contrato de Estudios/Learning Agreement TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016 destino y si hay una semana de orientación/welcome a la que debes asistir. Comprueba que vas a tener cubierto durante todo el período en la Universidad de destino, tanto la asistencia sanitaria como la repatriación en caso de accidente. Lee detenidamente la información sobre seguros médicos. Descarga en SIGMA tu Convenio de Subvención Erasmus+, documento que contiene los derechos y obligaciones de tu estancia Erasmus. Lee atentamente el documento, incluidos sus Anexos. Imprímelo, fírmalo y entrégalo en la Oficina Internacional UC3M. Tendrás que realizar este examen de idioma en la plataforma OLS al inicio de la estancia. Ten en cuenta que es sólo para movilidades en las que las clases se cursen en alemán, inglés, italiano y francés. Graba en SIGMA el IBAN de la Cuenta Bancaria (24 dígitos) en la que se ingresará la ayuda económica de movilidad que te pueda corresponder. Debes ser titular o cotitular de la cuenta, que además debe ser de una entidad financiera en España (no se admiten cuentas en el extranjero). Elabora tu Contrato de Estudios/Learning Agreement, que contendrá tanto las asignaturas de la Universidad de destino como las correspondientes de la UC3M. Asignaturas UC3M: Podrás incluir en el Contrato de Estudios asignaturas de cualquier curso académico de tu Grado que tengas pendientes de superar, con los siguientes límites: -mínimo 2 asignaturas por cuatrimestre o 12 Créditos Optativos Adicionales por cuatrimestre y máximo 40 ECTS por cuatrimestre y 80 ECTS para curso completo. Estudiantes de Dobles Grados y Formación Complementaria: Con carácter extraordinario podrás incluir asignaturas del otro área de estudios si la universidad de destino te lo permite. Consulta con tu Coordinador/Tutor Académico Internacional (TAI) el procedimiento para realizar esta gestión. Trabajo Fin de Grado y Prácticas: No está permitido incluirlas. Excepcionalmente, si eres estudiante de la Facultad de Ciencias Sociales y Jurídicas, podrás incluir el TFG si: 1-Existe una asignatura similar en la universidad de destino 2-Obtienes la aprobación del Coordinador Académico/TAI 3-Obtienes el Visto Bueno del Vicedecano/a correspondiente 4-Se te asigna un Tutor en la UC3M 5-Defiendes el TFG ante Tribunal UC3M (no se admite la defensa del TFG en destino) Créditos Optativos Adicionales: Cuando no dispongas de un número de créditos suficientes para cursar en destino, podrás incluir en tu Contrato de Estudios/Learning Agreement hasta 12 Créditos Optativos Adicionales por cuatrimestre. CAMPUS DE GETAFE Antes de estancia iniciar tu Antes de estancia iniciar Antes del 30 de Junio de Plazo pendiente 2015. publicación tu de Plazo se notificará por e- Plazo se notificará por email mail Antes del 1 de Septiembre de 2015 Antes del 1 de Septiembre de 2015 Antes de iniciar tu estancia Antes de iniciar tu estancia 2/8 TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016 CAMPUS DE GETAFE Para elaborar tu Contrato de Estudios/Learning Agreement sigue los siguientes pasos por orden cronológico: Contrato de Estudios/Learning Agreement 1. Negociación con tu Coordinador/TAI por e-mail de las asignaturas a incluir en el Contrato de Estudios/Learning Agreement 2. Grabación en Sigma: una vez que el Coordinador/TAI haya dado el visto bueno a tu Contrato de Estudios por email + aprobación del Coordinador/TAI en Sigma 3. Firma apartado ” Before the Mobility” por la universidad de destino. Descargarlo (Botón: ”Imprimir Acuerdo Uni Destino” en Sigma) y enviarlo por e-mail a la universidad de destino 4. Matrícula de asignaturas incluidas en el Contrato de Estudios/Learning Agreement (se hace matrícula distinta de la matrícula regular) 5. Matrícula de asignaturas fuera del Contrato de Estudios/Learning Agreement: excepcionalmente, además de las asignaturas del Contrato de Estudios, podrás automatricular otras asignaturas (las que repitas y un máximo de dos asignaturas más por cuatrimestre). Para examinarte de ellas al volver a la UC3M al finalizar tu estancia Curso completo Hasta 31 mayo 2015 6 Abril al 6 de Julio de 2015 (asignaturas del 1º y 2º cuatrimestre) 1º Cuatrimestre Hasta 31 mayo 2015 2º Cuatrimestre Hasta 31 octubre 2015 Del 10 de septiembre al 11 de noviembre de 2015 6 Abril al 6 de Julio de 2015 Cuando el Coordinador/TAI lo apruebe en Sigma Automatrícula (julio-septiembre 2015 – a confirmar) Automatrícula estas asignaturas junto con las del Contrato de Estudios/Learning Agreement (julioseptiembre 2015 – a confirmar) Matricula realizada de oficio por la Oficina de Alumnos a partir de 12 diciembre 2015 Matricula realizada de oficio por la Oficina de Alumnos de todas las asignaturas incluidas en el Contrato de Estudios/Learning Agreement a partir de 12 diciembre 2015 3/8 TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016 CAMPUS DE GETAFE DURANTE LA ESTANCIA Nº Trámite 1. Certificado Estancia Descripción Plazos alumnos 1er Cuatrim /Curso Completo Plazo alumnos 2º Cuatrimestre de El Certificado de Estancia es el formulario que justifica las fechas de inicio y fin de tu estancia en la Universidad de destino. Está escrito en inglés y consta de dos grandes apartados: Arrival y Departure. Firma y Sello “Arrival” Imprime el Certificado de Estancia y cumplimenta el apartado “Arrival” con tus datos personales. Al llegar a la Universidad de destino, preséntalo llegar a la Al llegar a la universidad en su Oficina de Relaciones Internacionales para que cumplimenten el Al universidad de destino de destino apartado Arrival y lo firme y selle la persona responsable. Escanea el Certificado de Estancia y envíalo a [email protected]. Para poder recibir el pago de la ayuda económica que en su caso te pueda corresponder es imprescindible que envíes este documento. Más información sobre la ayuda económica Erasmus+ 2. Contrato Estudios/ Learning Agreement Firma y sello “Departure” Conserva el Certificado de Estancia original para que al final de tu estancia la Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de destino te firme y selle la fecha de salida en el apartado Departure. Al volver a la UC3M deberás entregar en la Oficina Internacional UC3M el Certificado de Estancia original con los apartados Arrival y Departure firmados y sellados. de Al llegar a la Universidad de destino envía por e-mail a [email protected], el Contrato de Estudios, Apartado BEFORE DE MOBILITY firmado y sellado por la universidad de destino. Antes de terminar la Antes de terminar la estancia estancia Al llegar a la Al llegar a la universidad universidad de destino de destino 4/8 TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016 CAMPUS DE GETAFE -Si necesitas realizar modificaciones en tu Contrato de Estudios/Learning Agreement debes seguir el siguiente proceso: Contrato de Estudios/Learning Agreement 1. Negociación de modificaciones con tu Coordinador/TAI 2. Grabación de modificaciones en SIGMA las modificaciones de tu Contrato de Estudios que tengan el visto bueno de tu Coordinador/TAI y avisarle una vez lo hayas hecho No se admitirán cambios fuera de plazo. 3. Firma de las modificaciones “DURING THE MOBILITY”: descárgalo (botón “Imprimir Acuerdo Uni Destino”) y entrégalo en la Oficina Internacional de la Universidad de destino para que lo firmen y lo sellen. Conserva este documento original para poder entregarlo en la Oficina Internacional UC3M al volver de la estancia. 4. Matrícula de las modificaciones del Contrato de Estudios/Learning Agreement aprobadas por tu Coordinador/TAI. 5. Matrícula de asignaturas fuera del Contrato de Estudios/Learning Agreement: excepcionalmente, además de las asignaturas del Contrato de Estudios, podrás automatricular las asignaturas que repitas y un máximo de dos asignaturas más por cuatrimestre. Curso completo 7 julio a 31 octubre 2015 (asignaturas del 1º y 2º cuatrimestre) Asignaturas 1º cuatrimestre: del 10 de Septiembre al 11 de Noviembre de 2015 Asignaturas 2º cuatrimestre: del 15 enero al 30 marzo 2015 1º Cuatrimestre 2º Cuatrimestre 7 julio a 31 octubre 2015 Hasta 10 enero 2016 Del 10 sept. al 11 nov. 2015 Del 15 enero al 30 marzo 2015 Una vez estén todos los cambios reflejados en Sigma y aprobados por tu coordinador A partir del 15 abril 2016 La Oficina de Alumnos de tu Facultad matriculará de oficio las modificaciones a partir del 26 de noviembre de 2015 A partir del 15 abril 2016 A partir del 26 de noviembre de 2015 5/8 TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016 CAMPUS DE GETAFE DURANTE LA ESTANCIA Nº Trámite: Descripción 3. Prórrogas 4. Renuncias 5. Exámenes Puedes solicitar prórroga de estancia si eres estudiante Erasmus durante el Primer Cuatrimestre, y quieres permanecer en tu Universidad de destino durante el Segundo Cuatrimestre. Tu solicitud de prórroga debe ser aprobada tanto por la Universidad de destino como por la UC3M: - Debes solicitar la prórroga a la Universidad de destino cuando te hayas incorporado y como muy tarde un mes antes de que finalice el primer cuatrimestre. - Si la Universidad de destino aprueba tu prórroga debes solicitar la aprobación de la UC3M, enviando un correo a [email protected], con toda la información sobre la aprobación de la Universidad de destino, y siempre antes de que finalice el primer cuatrimestre. En caso de que se apruebe la prórroga por las dos Universidades, serás considerado Estudiante Erasmus + a todos los efectos durante el segundo cuatrimestre, salvo que no percibirás ayuda económica. Si por cualquier motivo tienes que renunciar a tu estancia debes comunicarlo por e-mail Programa de Movilidad Europea: [email protected] informando sobre la causa de la misma. Se estudiará tu petición y se resolverá considerando tu renuncia justificada o no justificada. En caso de no ser justificada, procederá la penalización que establezca cada Convocatoria de Movilidad. No se admitirán reducciones de estancia. Exámenes de asignaturas de tu Contrato de Estudios: Si no te presentas al examen de la Universidad de destino o si suspendes tienes 2 opciones: a) volver a presentarte en la convocatoria extraordinaria en la Universidad de destino, si la ofrece. b) presentarte en la UC3M en la convocatoria extraordinaria, comunicándolo con una antelación de 15 días a tu Oficina de Alumnos. En ningún caso podrás examinarte en la convocatoria ordinaria de la UC3M. Tampoco podrás asistir a clase en la UC3M en esas asignaturas. Por ejemplo, si eres alumno de intercambio de Primer Cuatrimestre, y has incluido una asignatura UC3M de segundo cuatrimestre en tu Contrato de Estudios y la has suspendido allí, cuando vuelvas en el 2º cuatrimestre no podrás matricular la asignatura de nuevo ni asistir a clase. Sólo podrías, si no lo haces en destino, presentarte a la convocatoria extraordinaria en la UC3M. Plazos alumnos Plazo alumnos 1er Cuatrim 2º Cuatrimestre /Curso Completo Como muy tarde No se permite un mes antes de finalizar el primer cuatrimestre Durante estancia la Durante estancia la Período exámenes de Período exámenes de 6/8 TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016 CAMPUS DE GETAFE Exámenes de asignaturas fuera del Contrato de Estudios Si no puedes volver a la UC3M para examinarte de las asignaturas que hayas matriculado fuera de tu Contrato de Estudios, tienes derecho a dispensa por causa justificada cuando acredites que la fecha del examen en UC3M coincide con el periodo lectivo en la Universidad de destino. Estos exámenes no pueden realizarse a distancia. 6. Dispensas Dispensa de asignaturas del Contrato de Estudios No se pueden dispensar salvo enfermedad grave o casos de fuerza mayor, debidamente justificadas. Dispensa de asignaturas matriculadas fuera del Contrato de Estudios Consulta en la Secretaría Virtual de tu Facultad la información sobre como dispensar estas asignaturas. Nº Trámite Descripción 1. Documentos -Entrega en la Oficina Internacional UC3M los siguientes documentos originales, firmados y originales y otros sellados por la Universidad de destino: requisitos  Certificado de Estancia: firmado y sellado.  Contrato de Estudios/Learning Agreement (Acuerdo Uni destino de SIGMA): firmado y sellado (Apdos. Before y During).  Certificado de Notas (Transcripts of Records), salvo que la Universidad de destino lo haya enviado directamente a la UC3M. -Además deberás realizar dos trámites más, de los cuales recibirás información por correo electrónico:  Examen de idiomas online, a través de la plataforma OLS (Online Lingüistic Support). Al finalizar tu estancia  Cuestionario online a cumplimentar a través de la plataforma MT (Mobility Tool). Cuando hayas entregado todos los documentos originales arriba señalados, así como cumplido los otros dos trámites, recibirás la parte restante de la ayuda económica Erasmus Reconocimiento La Oficina Internacional UC3M procederá a convertir las calificaciones que hayas obtenido en la de calificaciones Universidad de destino en calificaciones UC3M. Consulta las Tablas de Equivalencias y reglas de conversión. Reglas generales para la conversión de calificaciones 1.- Coincidencia exacta entre la denominación de las asignaturas del Certificado de Calificaciones Plazo que indique la Oficina de Alumnos de tu Facultad Plazo que indique la Oficina de Alumnos de tu Facultad Plazos alumnos 1er Cuatrim /Curso Completo Al volver de la estancia Plazo alumnos 2º Cuatrimestre Al recibir en la Oficina Internacional UC3M el Certificado de Al recibir en la Oficina Internacional UC3M el Certificado de DESPUÉS DE LA ESTANCIA 2. Al volver de la estancia 7/8 TRÁMITES ESTUDIANTES OUTGOING ERASMUS + - CURSO 2015/2016 CAMPUS DE GETAFE original y las del Contrato de Estudios. Calificaciones de 2.- Se tomará la calificación (Local o ECTS) que conste en el Certificado de Calificaciones de la la universidad de Universidad de destino y se convertirá en calificación UC3M, de acuerdo con lo que disponga la destino Tabla de Equivalencias. 3.- Si en el Certificado de Calificaciones de la Universidad de destino constan dos calificaciones para una misma asignatura, Local y ECTS: se convertirán ambas de acuerdo con la Tabla de Equivalencias y se reconocerá la que te resulte más favorable. 4.- Matrícula de Honor en UC3M: se reconocerá únicamente cuando la calificación convertida sea Sobresaliente y la Universidad de destino acredite que te encuentras entre el 5% de las mejores calificaciones de tu clase. 5.- Suspenso: se convertirá, en cualquier caso, en una calificación de 4 sobre 10 en UC3M. 6.- En el supuesto de que en el Contrato de Estudios se haya reconocido una asignatura UC3M por varias asignaturas en destino con distinto número de créditos, ej. Asignatura A: 3 créditos, Asignatura B: 6 créditos, las calificaciones obtenidas se reconocerán de la siguiente manera: - 1º se convertirán cada una de las calificaciones de acuerdo con la Tabla de Equivalencia correspondiente. - 2º se hará la media ponderada de las calificaciones reconocidas teniendo en cuenta el número de créditos de destino. El resultado de esta media será la calificación final UC3M. 7.- En caso de duda en la aplicación de las Tablas de Equivalencias y reglas de conversión anteriores, la Oficina Internacional UC3M podrá recabar el criterio de los Centros, a través de los Vicedecanos de Intercambio Académico. Calificaciones de la universidad de destino 8/8