25,26 et 27 Avril 2014 « Participer au raid, c’est partager des valeurs de solidarité, de respect et de dépassement de soi. » Vous sont présentés dans ce dossier : l’association, son projet et nos offres de partenariat I- Présentation L’association L’association Raid HEI a été fondée il y a 50 ans par des étudiants de notre école d'ingénieurs HEI, afin de proposer un défi sportif. Cette année encore notre association compte 22 membres organisateurs motivés pour faire perdurer cet événement qui nous tient tant à cœur. 1 Le pôle Sport est chargé d’organiser les weekends de reconnaissance afin de tracer le parcours du RAID HEI 2014. Ce sera lui qui aura la tâche du bon déroulement des activités tout au long du weekend sportif. Le pôle Logistique s'occupe quant à lui de veiller à l’organisation logistique amont de l’évènement (trouver les compagnies de bus) et aussi pendant le RAID (définition des points de ravitaillement, préparation des repas, …). De son côté, le pôle Communication a la charge de la promotion annuelle de notre évènement. A eux la création et la distribution des supports de communications (flyers et affiches). Ils auront aussi pour rôle d’organiser de nombreux évènements tels que petits déjeuners, forums… Le pôle REL organise quant à lui un autre Raid qui se déroule entre différentes écoles de Lille : HEI, ISA, ISEN, IESEG, ENSAM. Pour finir, le pôle Partenariat se doit de démarcher les entreprises afin de trouver des partenaires potentiels ou mécènes qui accepteront de nous accompagner sur le plan financier et logistique ou de nous prêter du matériel. Notre objectif est triple pour cette année. Il s’agira à la fois d’étendre la notoriété du RAID HEI afin d’accéder à la liste des grands raids français, mais aussi de participer au respect de l'environnement pour cette édition 2014. Enfin nous aimerions dépasser le seuil de 300 participants pour cet évènement. Le Lieu Située au Nord de la France, c'est la Côte d’Opale qui accueillera cette année les raideurs venus de la France entière. Dénivelés, plage, forêts et cours d'eau seront les terrains de jeux des sportifs. Les concurrents auront la chance de pouvoir évoluer dans un cadre naturel somptueux. 2 Activités En arrivant le vendredi 25/04/2014, les concurrents pourront s'installer et profiter du discours d’accueil avant de partir pour la première épreuve : la course d'orientation nocturne. Le samedi 26/04/2014 les participants attaqueront les épreuves de VTT, trail, canöe ou encore Run & Bike qui se poursuivront jusqu'au dimanche. Tout au long du parcours seront installés des ravitaillements et des acti’ FUN (petits challenges inter équipes). Le défi sportif se clôturera par un grand repas amplement mérité, afin de permettre aux concurrents de retrouver des forces. Ce sera pour nous l'occasion de procéder à la remise des lots. Les raideurs constitueront des équipes mixtes (ou non) de quatre personnes et auront le choix entre deux parcours : Aventure ou Expert. Participants : Participer au Raid HEI c'est relever un défi sportif mais aussi contribuer à la promotion de notre école auprès des entreprise partageant les valeurs du Raid. Que l'on choisisse l'un ou l'autre parcours, l'entraide et le travail d'équipe seront primordiaux pour gérer au mieux l'aventure. 3 II- Promotion et budget En sponsorisant le Raid HEI, vous pourrez ainsi: Profiter d’une forte publicité auprès des écoles d’ingénieur, de droit, de commerce grâce à nos nombreux supports de communication (voir ci-dessous). Rencontrer des futurs diplômés, susceptibles de rejoindre votre entreprise. Vous démarquer de vos concurrents sur un partenariat et en inscrivant vos employés aux couleurs de votre entreprise. Souder vos équipes de travail et leur permettre de se découvrir dans un cadre différent du milieu professionnel. Donner une image jeune, dynamique et sportive pour les nouveaux diplômés. Afin de garantir une promotion maximale, le pôle communication multiplie les supports de diffusion de l’information. Support papier : affiches et flyers constituent la base de notre campagne de communication. Les affiches seront présentes essentiellement dans la zone de l’Université catholique à Lille. Les flyers quant à eux, auront une portée plus large. En effet, ils seront distribués lors des évènements organisés par l’équipe du Raid HEI 2014. Support Internet : Notre site créé l’année dernière est disponible à l’adresse suivant : http://www.raidhei.com/. Celle-ci correspond actuellement au Raid HEI 2013, mais sera mis à jour rapidement. De plus, une vidéo de promotion viendra appuyer le site, au même titre que la diffusion de message à travers la radio HEI. Evènements : o D’une part, nous organisons des petits déjeuners et soirées au sein de l’école et du campus ; l’occasion d’entrer en contact direct avec les étudiants. o D’autre part, nous représentons l’association en participant à d’autres raids ainsi qu’à des forums entreprises/étudiants. 4 Budget Prévisionnel : Recettes Partenariats 5 200 € 2 400 € 7 700 € 3 150 € 1 650 € 9 000 € Budget total 29 100 € Tarif normal Frais d'inscription Dépenses Week-end de reconnaissance Week-end Raid Autre Total Tarif préinscription Etudiants 65€/p. Salariés 120€/p. Etudiants 55€/p. Salariés 90€/p. 10€/vélo Transport/Nourriture 900 € Transport Hébergement/Nourriture Logistique Logistique sportive Sécurité Communication Achat d'équipement Norme Environnementale Imprévus 4 500 € 6 550 € 4 000 € 6 500 € 1 000 € 3 150 € 750 € 750 € 1 000 € 29 100 € Weekend de reconnaissance : Dans un premier temps, ces week-ends auront pour but de repérer les terrains qui semblent globalement praticables et les campings susceptibles de nous accueillir dans les meilleures conditions. Dans un deuxième temps, ils seront nécessaires pour réaliser les tracés des parcours et développer les échanges entre la population locale et l’équipe organisatrice. 5 III- Opportunités de partenariat Le succès du RAID HEI ne peut être assuré sans aides financières, soutien logistique ou prêt de matériel de votre part. Toute aide, de quelque nature qu’elle soit est la bienvenue. Comme vous avez pu le constater à la lecture du tableau du budget prévisionnel, nous souhaitons afficher une totale transparence de nos achats et dépenses. Rien n’est superflu et nous ne sommes pas dans une optique de faire un quelconque bénéfice. Nous rappelons que le RAID HEI est une association à but non lucratif. Nous espérons vous avoir convaincu à la lecture de ces premières pages, du bien fondé de notre projet. Voici un tableau regroupant les différentes opportunités de partenariat que nous proposons : Prestations Supports textiles Supports papiers Support informatique Bivouac Parcours Dossards Promotion annuelle logo de l'entreprise affiché sur : vestes des organisateurs T - shirts des participants logo de l'entreprise affiché sur : flyers affiches - logo présent sur site web - liens vers le site de l'entreprise Promotion évènementielle ravitaillements repas logos sur éco cups banderoles roadbooks Acti' FUN Section de Parcours banderoles logo de l'entreprise sur dossard : VTT participant Prix unitaires Tarifs préférentiels 700,00 € 400,00 € 1 000,00 € 300,00 € 300,00 € 500,00 € 300,00 € 150,00 € 250,00 € 300,00 € 150,00 € 200,00 € 250,00 € 250,00 € 150,00 € 300,00 € 300,00 € 300,00 € 500,00 € 6 Il est à noter qu’un mécénat offre des réductions d’impôt sur les sociétés jusqu’à 60% de la somme versée. Explication des promotions particulières : Eco cups : Il s’agit de gobelets réutilisables, distribués en général lors des manifestations sportives, concerts ou autres grands évènements. En acceptant de sponsoriser nos éco cups votre entreprise montre sa prise de conscience face au contexte environnemental alarmant et développe ainsi une belle image écologique. Road books : Les road books sont des livrets qui contiennent les itinéraires et dénivelés des différentes épreuves du weekend. Ils seront extrêmement utiles aux différentes équipes car ils leur permettront de repérer les balises à pointer et de savoir le nombre de kilomètres restants avant la fin des épreuves. Acti’ FUN : Comme le nom laisse suggérer, nous avons ici à faire à des activités pour les moins déroutantes! Les candidats vont décidemment en voir de toutes les couleurs! L’équipe organisatrice du RAID HEI 2014 leur a réservé de nombreuses surprises. En acceptant de sponsoriser une Acti’FUN votre entreprise met en avant son image jeune et dynamique. Ceci s’avère être un véritable atout pour vos campagnes de recrutements auprès de nous, étudiants. Sections de Parcours : Le RAID HEI propose une nouvelle fois de faire ressortir votre entreprise pendant ce weekend. En acceptant de sponsoriser une section - voire une épreuve du RAID HEI - cette dernière arborera fièrement les couleurs de votre entreprise. Nous ne manquerons pas avant le signal de départ, de mentionner le nom de votre entreprise. Les banderoles seront fournies par l’entreprise au RAID HEI. 7 Points sur lesquels le RAID HEI s’engage : Afin de garantir une bonne visibilité à votre entreprise, nous afficherons sur les T-shirts et vestes un maximum de 7 sponsors. L’équipe du RAID HEI s’efforcera de porter la veste de l’association sur temps de cours. De plus à chaque course ou raid d’un membre de l’association pour son propre compte, ce dernier sera tenu de courir avec sa veste. Il est à noter que le RAID HEI dans un souci de cohésion d’équipe et de mise en forme prendra part à d’autres raids. Les sponsors seront remerciés oralement lors des discours d’accueil et de fin de week-end. De plus, ils recevront un compte-rendu détaillé de l’évènement après sa réalisation. Nous nous engageons pendant la campagne de communication précédant l’évènement à nous inscrire dans une démarche citoyenne, respectueuse de l’environnement. Nous ferons notre possible pour que les supports papiers ne soient pas jetés par terre et nos flyers et affiches seront en papier recyclé. Durant le weekend seront distribués aux concurrents des éco cups afin de ne pas polluer la nature. N’hésitez pas à nous faire part de toute autre proposition de sponsoring. Nous sommes à votre écoute et disponibles pour répondre à vos attentes. 8 IV- Remerciement et contact Nous vous remercions pour l’attention apportée à ce dossier. Si comme nous, vous partagez cette conviction que le sport est chargé de valeurs et désirez étendre votre influence, nous vous invitons à prendre contact avec notre pôle partenariat. François Montigny : Responsable partenariat [email protected] Tel : 06.59.92.78.18 Mayeul Batalla : Responsable partenariat [email protected] Tel : 06.17.36.87.71 Thomas Guyot : Responsable partenariat t.guyot@heifr Tel : 06.61.64.01.99 Rodrigue Mionnet : Président du RAID HEI [email protected] Tel : 06.18.70.56.10 Raid HEI : [email protected] 13, rue de Toul 59000 LILLE www.raidhei.com 9
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