Manuale Utente Atti e Documenti Perugia

Manuale
Atti e Documenti (SICP)
sede di Perugia
Documento
Manuale Atti e Documenti
Sede
Perugia
Versione
1.1
Aggiornato
06/06/2014
Sommario
Indicazioni di utilizzo FONDAMENTALI per la sede.................................................................................... 3
Creare un nuovo atto per un fascicolo SICP .............................................................................................. 3
Inviare un Atto al SICP.............................................................................................................................. 8
Lavorare su un fascicolo già presente in locale ......................................................................................... 9
Eliminare un fascicolo presente in locale.................................................................................................. 9
Visualizzare un Atto ................................................................................................................................10
Inserire un Capo d’Imputazione ..............................................................................................................11
Creare un Albero modelli personalizzato.................................................................................................14
Aggiornare i dati del fascicolo contestualmente all’Atto..........................................................................17
Esportare ed importare un modello ........................................................................................................18
Creare un nuovo modello personalizzato ................................................................................................21
Partire da un nuovo modello...............................................................................................................21
Scaricare un Modello da SICP ..............................................................................................................25
Importare un modello .........................................................................................................................27
Modificare un precedente modello salvato .........................................................................................28
Inserire una variabile in un modello personalizzato.................................................................................30
Eliminare in modello ...............................................................................................................................31
Il presente manuale descrive in forma sintetica le funzionalità di Atti e Documenti (SICP), da ora A&D, per la
sede di Perugia.
Indicazioni di utilizzo FONDAMENTALI per la sede
I modelli da utilizzare sono standardizzati e messi a disposizione dal CISIA. Qualsiasi necessità di modifica va
pertanto sottoposta al CISIA, in modo che tutti gli uffici possano fruire degli aggiornamenti dei modelli
d’ufficio.
Le variabili da utilizzare sono standardizzate e messe a disposizione dal CISIA. Qualsiasi necessità di
modifica va pertanto sottoposta al CISIA, in modo che tutti gli uffici possano fruire degli aggiornamenti delle
variabili d’ufficio. Si rammenta l’importanza delle variabili nei modelli di A&D, che pertanto non solo non
vanno modificate durante l’utilizzo dei modelli degli Atti, ma non vanno assolutamente eliminate, perché
interagiscono direttamente con il SICP.
Creare un nuovo atto per un fascicolo SICP
Aprire Word 2007 (non il 2010 o altra versione eventualmente installata sulla macchina).
Selezionare dalla barra dei menù in alto la voce Re.Ge Web – Atti e Documenti
Selezionare la voce Selezione Fascicolo, comparirà la finestra di autenticazione al SICP
Inserire le proprie credenziali:
Login: nome.cognome (tutto minuscolo)
Password: la stessa che usate per accedere ad internet
Ufficio: Procura della Repubblica presso il Tribunale ordinario
Ambito: Procura unificata
Cliccare sul pulsante login
Attendere che la pagina di autenticazione si chiuda da sola (quella con la barra verde)
Attenzione: durante la fase di autenticazione compare il seguente messaggio di avviso, cliccare su OK
ed andare avanti
Ricercare il fascicolo per il quale si desidera creare l’atto, selezionando il numero fascicolo e l’anno fascicolo
Cliccare su Cerca
Comparirà il fascicolo nell’elenco presente sotto la voce Fascicolo. Dopo aver selezionato il fascicolo
dall’elenco, cliccare su Seleziona.
Da questo momento in poi si lavorerà sul fascicolo selezionato.
Nel caso si voglia lavorare su di un altro fascicolo, è necessario riaprire la schermata Seleziona Fascicolo dal
menù in alto voce Seleziona Fascicolo e procedere come sopra.
Si possono selezionare anche fascicoli già precedentemente caricati e lavorati, selezionando la voce offline
invece che online, per maggiori dettagli vedere il paragrafo apposito.
Ora è possibile creare un nuovo atto selezionando l’apposita voce Nuovo Atto dal menù in alto
Si accede in questo modo alla maschera di scelta del modello:
Come chiarito inizialmente, selezionare uno dei modelli standard della Procura, lasciando come Tipologia
Modelli la voce Modelli Ufficio
Cliccando su Lista Modelli, nell’elenco sulla destra compariranno i modelli a disposizione dell’ufficio.
Selezionare il modello adatto alle proprie necessità cliccando due volte sul nome o selezionandolo e
cliccando sul pulsante Apri selezionato.
Si aprirà il documento richiesto come documento Word. Si possono notare alcune variabili che verranno
automaticamente compilate con le informazioni presenti nel fascicolo SICP.
Per la compilazione delle variabili è necessario che sia aperto l’Albero fascicolo
Per accedere all’albero fascicolo utilizzare l’apposito pulsante Visualizza Albero Fascicolo presente nella
barra in alto
Selezionare gli elementi del fascicolo di cui si vuole utilizzare il contenuto per la compilazione delle variabili
dell’atto (ad esempio per compilare atti singoli per ogni indagato, selezionare un solo indagato alla volta)
Cliccare su applica Selezione, l’atto verrà compilato con i dati del fascicolo in SICP
Per salvare l’atto creato, selezionare la voce Salva Atto dalla barra menù in alto
facendo attenzione ad aprire il menù a tendina, selezionando con la freccia del mouse la voce Salva Atto.
Dal menù a tendina selezionare Salva Atto e NON Salva e Invia Atto. L’atto è ora salvato in locale sul proprio
PC.
Inviare un Atto al SICP
Dopo aver creato e salvato in locale un atto, perché questo divenga disponibile sul SICP è necessario che
venga prima inviato al SICP stesso.
Solamente dopo aver verificato la correttezza e completezza dell’atto che si intende inviare al SICP,
procedere come di seguito indicato.
Selezionare la voce Invia Atti a SICP dal menù in alto
Si aprirà la finestra di scelta degli atti da inviare
Selezionare il Tipo di Registro per filtrare i fascicoli presenti localmente nel proprio PC. Cliccare sul fascicolo
per il quale si vogliono inviare gli atti al SICP.
Selezionare spuntandoli gli atti che si vogliono inviare e cliccare su Invia fascicolo.
L’atto è stato inviato al SICP ed è ora disponibile in visualizzazione.
Lavorare su un fascicolo già presente in locale
I fascicoli lavorati in precedenza sono disponibili localmente sul PC da cui sono stati lavorati.
Per richiamarli è sufficiente selezionare dal menù in alto la voce Selezione Fascicolo e spuntare la voce
lavora offline
Verrà presentata la lista dei fascicoli disponibili localmente su cui si è lavorato in precedenza.
ATTENZIONE!
Nel caso si cercasse di ricaricare in modalità online un fascicolo già presente in locale, comparirà una
finestra di avviso che richiede la conferma dell’operazione di sovrascrittura del fascicolo presente in locale.
Nel caso si continuasse nella sovrascrittura, TUTTI i documenti creati in locale e non inviati al SICP verranno
persi.
Eliminare un fascicolo presente in locale
Periodicamente si presenta la necessità di eliminare dalla propria lista di fascicoli in locale, quelli che sono
stati già lavorati.
Dal menù in alto selezionare Fascicoli in Locale
Selezionare i fascicoli che si desidera eliminare dalla disponibilità in locale e cliccare su Elimina.
ATTENZIONE!
Il fascicolo non verrà eliminato da SICP ma solo dal proprio PC in locale. Tuttavia tutti gli atti non inviati al
SICP prima dell’eliminazione verranno persi.
Da questa schermata è anche possibile sapere qual è il fascicolo attualmente in stato attivo.
Visualizzare un Atto
Gli atti precedentemente creati possono essere richiamati e visualizzati, sia che essi siano stati salvati in
locale sia che siano stati inviati al SICP.
Dal menù in alto selezionare la voce Visualizza atto
Si apre una finestra simile a quella di Selezione fascicolo, da cui è possibile richiamare sia i fascicoli dal SICP
sia quelli presenti in locale.
Lavorando con la selezione online, si richiamano gli atti allegati ai fascicoli in SICP. Tali atti possono essere
selezionati dall’elenco in basso a sinistra della finestra e visualizzati cliccando sul pulsante visualizza.
In modo simile è possibile richiamare gli atti salvati nei fascicoli presenti in locale e visualizzarli cliccando sul
pulsante Visualizza.
Inserire un Capo d’Imputazione
Per il migliore utilizzo di SICP ed A&D è molto importante utilizzare i capi d’imputazione e la corrispondente
variabile Capi di Imputazione al posto del vecchio sistema di fare copia e incolla da precedenti documenti.
Infatti tale variabile speciale interagisce direttamente con i contenuti del SICP. Per questo motivo è
estremamente importante utilizzare gli appositi modelli predisposti per l’ufficio, contenenti la variabile Capi
di Imputazione. Tale variabile non va assolutamente rimossa o modificata.
Selezionare la voce Capi Imputazione del menù in alto
Si apre la maschera di compilazione dei capi di Imputazione.
Dall’ufficio CISIA sono stati caricati i precedenti capi di imputazione utilizzati e forniti dagli uffici della
Procura. Per accedere a tali capi di imputazione cliccare sulla cartella Personali.
Attenzione, tale cartella è di rete, pertanto è disponibile solamente nel caso il PC sia collegato alla rete della
Procura. Nel caso fosse necessario lavorare il fascicolo in locale, ad esempio su di un portatile fuori
dall’ufficio, tali Capi d’imputazione non saranno disponibili.
Cliccando sul pulsante Personali si accede alla lista dei Capi di Imputazione disponibili
Selezionare uno dei capi di imputazione disponibili, il capo d’imputazione sarà importato nella precedente
finestra di gestione dei capi d’imputazione
Effettuare le opportune modifiche ai contenuti del capo d’imputazione, completando gli eventuali campi
mancanti.
Dare un titolo significativo al capo d’imputazione (non sarà il titolo che compare come lettera progressiva
del capo d’imputazione)
Selezionare gli indagati a cui applicare il capo d’imputazione
Cliccare su Applica
Cliccare su Salva
A questo punto il capo d’imputazione è stato caricato localmente sul fascicolo.
Nel momento in cui verranno creati degli atti che prevedono la variabile Capo d’Imputazione e dopo aver
cliccato sul pulsante Applicare la Selezione tali campi saranno automaticamente compilati.
A questo punto è possibile inviare gli Atti al SICP, salvando anche i Capi di Imputazione creati.
Creare un Albero modelli personalizzato
Si può personalizzare la visualizzazione dell’Albero dei modelli standard delle Procura di Perugia, creando
proprie cartelle in cui organizzare i modelli in base ad un proprio criterio d’ordine.
Selezionare dal menù in alto la voce Configura Viste ad Albero
Si aprirà una finestra per la creazione di un albero dei modelli personalizzato
Nella metà sinistra si trova lo schema dell’albero di organizzazione personalizzata dei modelli. Nella metà
destra si trovano tutti i modelli disponibili.
Cliccare sul pulsante Aggiungi categoria per creare una propria cartellina in cui raccogliere una serie dei
documenti.
In alto selezionare come Tipologia Modelli la voce Modelli ufficio, che contiene tutti i modelli standard
caricati dal CISIA in SICP. Dare un nome alla cartellina.
Verrà creata la cartellina richiesta, visualizzabile nel menù a sinistra
Ora è possibile organizzare i documenti della lista di destra, trascinandoli nella nuova cartellina. Per fare
questo, cliccare su un documento con il tasto destro e tenendolo premuto trascinarlo sulla cartellina
prescelta. I documenti richiesti compariranno sotto la cartellina selezionata nella metà sinistra.
Una volta terminato il proprio albero, salvarlo con il pulsante Salva Albero.
Selezionare la voce Re.Ge. Web – Designer e poi la voce Aggiorna Tabelle
Selezionare dal menù in alto la voce Nuovo Atto
Spuntare la voce Vista Personalizzata in alto a sinistra. Verrà visualizzato il nuovo albero che è stato creato,
con i modelli organizzati secondo il proprio criterio personale.
Aggiornare i dati del fascicolo contestualmente all’Atto
Durante la creazione dell’atto ed in particolare durante redazione dei capi d’imputazione, può essere
necessario aggiornare alcuni campi del fascicolo in SICP.
Selezionare la voce Quadri Fascicolo dal menù in alto e selezionare la scheda da aggiornare dal menù a
tendina che si aprirà.
Ad esempi se si volesse aggiornare la scheda dell’indagato, dopo aver selezionato la scheda Indagati / Resp.
Amm., si aprirà la finestra Indagato.
Dopo aver apportato le opportune modifiche, salvare cliccando con il pulsante Salva. Ora le modifiche sono
state salvate sul fascicolo presente in locale sul proprio PC.
Attenzione!
Per poter rendere definitive le modifiche, si dovrà anzitutto inviare i dati al SICP tramite l’apposito pulsante
Invia Atti a SICP. Perché si possano inviare gli atti è necessario che vi sia contestualmente un Atto da inviare
al SICP assieme all’aggiornamento delle schede, altrimenti le modifiche andranno effettuate direttamente
dal SICP stesso. Inoltre per rendere definitive le modifiche, il cancelliere dovrà certificarle accedendo al SICP
caricando il fascicolo ed utilizzando l’apposito pulsante Certifica Atti dal menù a sinistra del fascicolo.
Esportare ed importare un modello
Una volta creato un modello, è possibile condividerlo con i colleghi dell’ufficio.
Dal menù in alto selezionare la voce Importa ed Esporta e dal menù a tendina scegliere Esporta Modello
Si aprirà una finestra da cui selezionare il modello da esportare
Selezionare la cartella di destinazione del modello
A questo punto è possibile distribuire il file con il modello ai colleghi dell’ufficio.
Per importare il modello, selezionare dal menù in alto la voce Importa ed Esporta e dal menù a tendina
scegliere Importa Modello
Si aprirà una finestra da cui selezionare la cartella da cui importare il file. Selezionare il file da importare e
cliccare su Apri. Selezionare il salvataggio del modello come Utente.
Selezionare il modello che è stato appena creato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto Invia.
Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal
menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente.
Il modello sarà ora disponibile come Nuovo Atto tra quelli della cartella Modelli Utente.
Creare un nuovo modello personalizzato
Aprire RE.Ge. Web – Designer
Vi sono più possibilità di creare un nuovo modello:
1.
2.
3.
4.
partire da un nuovo modello vuoto
scaricare un Modello da SICP
importare un modello
modificare un precedente modello salvato
Per selezionare una delle quattro possibilità selezionare la voce opportuna dal menù in alto
Si possono specializzare i modelli anche in funzione del tipo di Registro selezionando l’apposita voce al
momento della scelta del Modello di Riferimento.
Partire da un nuovo modello
Partendo da un modello vuoto sarà possibile scrivere direttamente un nuovo documento oppure copiare ed
incollare da un precedente documento personale. Nel caso che si effettui il copia ed incolla, si raccomanda
di incollare il solo testo e non anche la formattazione, per evitare che poi le variabili presentino
comportamenti anomali. Per fare questo, selezionare il testo da copiare, copiarlo con la combinazione di
tasti CTRL + C oppure con il tasto destro del mouse e poi selezionare copia. Posizionarsi nel nuovo modello
SICP, incollare il testo con la combinazione di tasti CTRL + I oppure tasto destro del mouse incolla,
Partendo da un modello vuoto sarà possibile scrivere direttamente un nuovo documento oppure copiare ed
incollare da un precedente documento personale. Nel caso che si effettui il copia ed incolla, si raccomanda
di incollare il solo testo e non anche la formattazione, per evitare che poi le variabili presentino
comportamenti anomali. Per fare questo, selezionare il testo da copiare, copiarlo con la combinazione di
tasti CTRL + C oppure con il tasto destro del mouse e poi selezionare copia. Posizionarsi nel nuovo modello
SICP, incollare il testo con la combinazione di tasti CTRL + I oppure tasto destro del mouse incolla, infine,
dall’apposito tasto che compare in fondo a quanto è stato incollato, selezionare la voce Mantieni solo il
testo.
Dopo aver apportato le modifiche al documento, si procede al salvataggio selezionando la voce Salva
Modello dal menù in alto
Per poter salvare è necessario associare prima un modello tra quelli strettamente previsti dal SICP
Selezionare la voce Modelli di riferimento. Si aprirà una nuova finestra da cui selezionare la tipologia di atto
che sarà di riferimento al SICP per il proprio nuovo modello. Scegliere il modello di documento consono e
selezionare la voce Apri Selezionato. Ora sarà possibile salvare il proprio modello scegliendo un nome a
piacimento.
A questo punto chiudere il documento selezionando la voce chiudi dal Pulsante Office in alto a sinistra
Inviare il modello al SICP tramite il pulsante Invia Modello della barra in alto
Selezionare il modello che è stato appena creato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto Invia.
Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal
menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente.
Scaricare un Modello da SICP
In maniera analoga è possibile creare un nuovo modello partendo da uno già preesistente in SICP.
Selezionare la voce Scarica Modello da SICP dal menù in alto.
Si aprirà una nuova finestra da cui scegliere il modello da cui si vuole partire per creare il nuovo modello.
Apportare le modifiche necessarie al modello e poi salvare il nuovo documento selezionando la voce Salva
Modello dal menù in alto
Scegliere salva con nome dal menù del pulsante Salva Modello.
A questo punto chiudere il documento selezionando la voce chiudi dal Pulsante Office in alto a sinistra
Inviare il modello al SICP tramite il pulsante Invia Modello della barra in alto
Selezionare il modello che è stato appena creato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto Invia.
Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal
menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente.
Importare un modello
Si può procedere anche alla semplice importazione di un modello SICP da una fonte esterna, quale una
cartella del desktop o una chiavetta USB. Selezionare la voce Importa Modello da File dal menù in alto
Scegliere la cartella in cui si trova il modello da importare e selezionare Apri. Il modello sarà così importato
e disponibile per l’invio al SICP tramite l’apposito pulsante Invia Modello.
Selezionare il modello che è stato appena importato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto
Invia.
Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal
menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente.
Modificare un precedente modello salvato
Nel caso si dovesse riprendere un modello su cui si è già lavorato, è possibile riprenderlo selezionando il
tasto Modifica Modello Salvato dal menù in alto
Si aprirà una nuova finestra da cui selezionare il modello da modificare
Apportare le modifiche necessarie al modello e poi salvare il nuovo documento selezionando la voce Salva
Modello dal menù in alto
Scegliere salva con nome dal menù del pulsante Salva Modello.
A questo punto chiudere il documento selezionando la voce chiudi dal Pulsante Office in alto a sinistra
Inviare il modello al SICP tramite il pulsante Invia Modello della barra in alto
Selezionare il modello che è stato appena creato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto Invia.
Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal
menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente.
Inserire una variabile in un modello personalizzato
Quando si crea o modifica un proprio modello, è importante utilizzare le apposite variabili disponibili in
A&D. Si raccomanda di utilizzare esclusivamente le variabili messe a disposizione dal CISIA. Nel caso fosse
necessario personalizzare una variabile è possibile fare una apposita richiesta al CISIA. Si raccomanda di non
eliminare assolutamente le variabili già presenti nei modelli dell’ufficio
Dopo aver aperto il modello da aggiornare, selezionare la voce Pannello Variabili dal menù in alto.
Si aprirà il menù delle variabili a disposizione. Per selezionare una variabile, posizionarsi nel punto del testo
in cui si vuole inserire la variabile, scegliere la variabile e selezionare il pulsante aggiungi.
Per vedere come si comporta la variabile, premere il campo anteprima, che sostituirà con dei valori di prova
le variabili inserite. Quando si è soddisfatti del risultato, salvare il modello come indicato nei paragrafi
precedenti.
Eliminare in modello
Premesso che NNOONN VVAANNNNOO AASSSSOOLLUUTTAAM
MEENNTTEE EELLIIM
MIINNAATTII II M
MOODDEELLLLII DDEELLLLEE CCAARRTTEELLLLEE DDIIVVEERRSSEE DDAA QQUUEELLLLAA
UUTTEENNTTEE, è possibile procedere ad una periodica pulizia dei proprio modelli, selezionando la voce Cancella
Modelli dal menù in alto
Si aprirà la finestra di selezione dei modelli da eliminare. Scegliere i modelli da eliminare spuntando sia la
modalità online che offline e selezionare Elimina.

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