Manuale per i docenti

smart_edu® Verbalizzazione Digitale degli esiti Descrizione procedure docente ©2014 Be Smart s.r.l. Pag. 2 -‐ smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. Sommario Funzione di ricerca appelli ................................................................................................................................. 5 Scheda appello .................................................................................................................................................. 7 Dati principali ................................................................................................................................................ 7 Insegnamenti/Attività ................................................................................................................................... 8 Date appello .................................................................................................................................................. 9 Prenotati ed esiti ......................................................................................................................................... 10 Verbalizzazione ........................................................................................................................................... 11 Stampe e accesso ai singoli verbali ................................................................................................................. 12 smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. -‐ Pag. 3 Pag. 4 -‐ smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. Funzione di ricerca appelli Ogni docente può visualizzare l’elenco dei propri appelli. La funzione è raggiungibile dal menu “smart_edu”, voce “Gomp – Docenti”. La ricerca consente di filtrare gli appelli per insegnamento (codice, denominazione) e corso di studio (struttura didattica, denominazione). Per ogni appello è indicato il codice (assegnato da GOMP al momento della creazione), l’anno accademico, gli insegnamenti (codice, denominazione), il docente verbalizzante, le date delle prove (data, luogo, tipologia della prova) e il numero di studenti prenotati. Per accedere alla scheda di un appello è sufficiente cliccare sulla riga corrispondente nell’elenco dei risultati. smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. -‐ Pag. 5 L’elenco è ordinabile per colonna in senso decrescente o decrescente. Per variare l’ordinamento è necessario cliccare su una intestazione di colonna: al primo click l’ordinamento sarà crescente, al secondo, decrescente. Pag. 6 -‐ smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. Scheda appello La scheda appello è suddivisa in cinque sezioni. Dati principali La prima sezione contiene i dati principali (identificativo, anno accademico, docente verbalizzante, membri della commissione, data di inizio e fine prenotazione, visibilità dell’appello nel portale studenti e testo di presentazione). Questi dati sono predisposti al momento della creazione dell’appello e nelle fasi di verbalizzazione sono disponibili in modalità di sola lettura. smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. -‐ Pag. 7 Insegnamenti/Attività La seconda sezione contiene l’elenco degli insegnamenti e delle coorti di studenti (corso e regolamento di appartenenza oppure corso e regolamento di sostenimento nel caso di insegnamenti a scelta dello studente da svolgere in corsi diversi) per cui è aperto l’appello. Anche questi dati sono predisposti al momento della creazione dell’appello e nelle fasi di verbalizzazione sono disponibili in modalità di sola lettura. Pag. 8 -‐ smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. Date appello La terza sezione consente di definire le date dell’appello (in genere a carico della segreteria didattica del Dipartimento). È possibile definire un set di date e orari, con specifica del luogo e del tipo di prova (scelto tra prova scritta, orale, test attitudinale, valutazione progetto e tirocinio). Il tipo di prova può essere multiplo. I dati possono essere aggiornati in qualunque momento (fino a conclusione della verbalizzazione). Gli studenti visualizzano la scheda aggiornata nel proprio portale riservato. Per inserire una nuova data è necessario utilizzare il tasto , per eliminarne una è invece necessario un click sul tasto . Nessuna modifica è effettiva fino al salvataggio della scheda appello, tramite il tasto nella barra degli strumenti. smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. -‐ Pag. 9 Prenotati ed esiti La sezione consente di visualizzare, in tempo reale, l’elenco dei prenotati. Prima dell’esame, è possibile stampare un elenco degli iscritti contenente i dati dell’iscritto, i crediti assegnati all’esame e l’eventuale indicazione di “colloquio integrativo”. Su tale elenco il Docente annoterà, in sede d’esame, il risultato conseguito dallo studente e lo studente apporrà una firma per presa visione. A conclusione dell’appello è possibile inserire gli esiti utilizzando le colonne Commissione, Data ed Esito. La colonna Commissione è automaticamente popolata con l’elenco dei docenti della commissione d’esame (escluso il docente verbalizzante che si intende sempre presente nella commissione e dunque, per motivi di spazio, non è ripetuto in ogni riga). Ogni docente può essere scelto per il singolo esito oppure disabilitato tramite la casella di spunta posta alla sinistra di ogni nome. L’impostazione di default vede tutti i docenti selezionati per ogni esito. La colonna Data consente di indicare la data di sostenimento dell’esame, scegliendo una delle date definite per l’appello. La colonna Esito consente di indicare l’esito dell’esame. Il sistema propone il voto in trentesimi (da 0/30 a 30/30 e lode), idoneità o attestato di frequenza in funzione di quanto indicato nel manifesto e nel piano di studi dello studente. Ogni esito è aggiornabile in qualunque momento fino al momento della verbalizzazione. L’aggiornamento è effettivo solo se si procede al salvataggio dell’appello o alla verbalizzazione. Pag. 10 -‐ smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. Verbalizzazione Utilizzando il pannello della sezione Prenotati ed esiti è possibile procedere con la verbalizzazione digitale degli esiti. La verbalizzazione è possibile per tutti gli esiti oppure, in più soluzioni, per gruppi di esiti. Per ogni riga con esito indicato è visualizzata una casella di spunta per la selezione della riga. Una volta selezionato il gruppo di esiti da verbalizzare (oppure tutti gli esiti, utilizzando il tasto Seleziona tutti) si può procedere con la firma del verbale tramite il tasto: . È richiesta un’ultima conferma dei dati da verbalizzare. La procedura prevede una serie di controlli sui singoli esiti (coerenza della carriera, piani di studio ecc.). Le operazioni impiegano alcuni secondi e lo stato di avanzamento è mostrato tramite un’apposita barra grafica e un’area sottostante di notifica. E’ richiesto l’inserimento di nome utente e password1 associati alla firma digitale remota del presidente della commissione. Una volta concluse le operazioni preliminari di controllo è richiesto l’inserimento della ONE TIME PASSWORD (codice PIN usa e getta da utilizzare per l’apposizione della firma digitale remota). La password può essere generata cliccando sul tasto “CHIAMAMI”. Il docente riceverà una chiamata da ARUBA al proprio cellulare. Le ultime quattro cifre del numero del chiamante devono essere utilizzate come ONE TIME PASSOWRD (OTP). Attenzione! Non si deve rispondere alla chiamata, né interromperla prima della firma. La password usa e getta è valida (e può essere inserita) per circa 10-‐15 secondi finché il proprio cellulare squilla. Una volta inserita la password usa e getta si può procedere con il tasto . La procedura di firma richiede alcuni secondi (in funzione del numero del numero di esiti verbalizzati). 1
Le credenziali associate al proprio certificato di firma digitale remota sono memorizzate e proposte alla successiva Verbalizzazione. smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l. -‐ Pag. 11 Per ogni esito è verificata la carriera dello studente e il piano di studi. L’intero gruppo di esiti selezionati è inserito in un documento PDF su cui è apposta la firma digitale. Il documento è conservato da GOMP e inviato automaticamente in conservazione sostitutiva a termini di legge. Eventuali errori sono segnalati al completamento della procedura. Gli esiti verbalizzati vengono comunicati via email allo studente ed ai membri della commissione. Stampe e accesso ai singoli verbali Per stampare l’elenco dei prenotati è necessario utilizzare il pulsante funzione è disponibile anche dopo l’inserimento degli esiti. della barra degli strumenti. La Nell’ultima sezione Verbali registrati si può accedere ai singoli file PDF firmati digitalmente e inseriti nel sistema al momento della verbalizzazione degli esiti. La colonna Esiti indica il numero di esiti contenuti nel singolo verbale. Il tasto (firma digitale). posto alla fine di ogni riga consente il download del file in formato PDF-‐PADES Pag. 12 -‐ smart_edu – Verbalizzazione digitale degli esiti ©2014 Be Smart s.r.l.

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