REGIONE DEL VENETO
AZIENDA UNITA’ LOCALE SOCIO-SANITARIA N. 6 “VICE
NZA”
DELIBERAZIONE
n. 72
del 05/02/20 14
OGGETTO
Approvazione del Processo Aziendale “Gestione e trattamento
giuridico ed economico del personale
dipendente” individuato quale processo di studio ridotto al fine di
identificare e ridurre i rischi prioritari
attivando le opportune azioni di miglioramento e i piani di conten
imento dei rischi.
Proponente: Servizio Risorse Umane e Relazioni Sindacali
Anno Proposta: 2014
Numero Proposta: 119
Servizic Risorse rnane e Reiazioni
Sindacali/2014/1i9
I
Ii Direttore del Servizio Risorse Umane e Relazioni Sindacali riferisce quanto
segue:
“Premesso che l’Azienda Ulss n.6 Vicenza, in attuazione della DGRV n.
1237 del 16 luglio 2013 ad
oggetto “Determinazione degli obiettivi di salute e di funzionamento dei
servizi per le Aziende ULSS
del Veneto, l’Azienda Ospedaliera di Padova, P.4zienda Ospedaliera Univer
sitaria Integrata Verona e
11RCCS “1stituto Oncologico Veneto anno 2013” ed in conformità
alle indicazioni fornite dalla
Regione con nota del 4.07.2013, prot. n. 287107 ad oggetto “Corso di formaz
ione per Jo sviluppo del
Sistema di Controllo Intemo
Analisi processi con metodo ridotto Assegnazione Processi” ha
partecipato all’attività formativa relativamente a! Processo Aziendale ‘Gestio
ne e trattaniento giuridico
ed economico delpersonale diendente’;
-
—
-
che è stato identificato ii Gruppo di lavoro formativo formato da:
1)
2)
3)
4)
5)
Dott. Roberto Toniolo (Owner del processo)
Rag. Girolamo Zanella (personale operante nel processo)
Dott.ssa Maria Elisa Maiolo (personale operante nel processo)
Dott.ssa Cristina Toniolo (personale operante nel processo)
Dott. Luca Grendene (funzione controllo intemo)
Preso atto che ii Processo ‘Gestione e frattamento giuridico ed economico del
personale dzendente’ è
stato analizzato e studiato in maniera completa;
Dato atto che, sulla base delle indicazioni fornite in occasione degli incont format
ri
ivi e di una analisi
accurata del processo, sono stati prodotti gli allegati documenti:
Procedura del processo studiato;
Matrice contenente l’elenco delle attività cui è associato ii rischio, ii possib
ile danno e la scala dei
rischi;
Matrice di interpretazione dei rischi;
Le Azioni di Miglioramento e i Piani di Contenimento
-
-
-
-
Dato atto altresi che tali documenti sono stati condivisi con i componenti del
gruppo di lavoro.
Dichiarato che e intenzione di questa Azienda completare i Piani e le Azioni
, di effettuare le attività di
monitoraggio/controllo sullo stato avanzamento dei lavori nel rispetto delle
scadenze inserite nei Piani
e nelle Azioni previste nel processo”.
Ii medesimo Direttore ha attestato l’avvenuta regolare istruttoria della
pratica anche in relazione alla
sua compatibilità con la vigente legislazione regionale e statale in materia;
I Direttori Amministrativo, Sanitario e dei Servizi Sociali e della Funzione
Territoriale hanno espresso
ii parere favorevole per quanto di rispettiva competenza.
Sulla base di quanto sopra
Servizio Risorse Umane e Relazioni
Sindaoaii/2014/119
2
IL DIRETTORE GENERALE
DELIBERA
1. di prendere atto della partecipazione del gruppo di
lavoro agli incontri per lo studio completo
dei processi prioritari: Analisi dei Processi per ii 2013
(metodo Ridotto) relativamente a!
Processo Aziendale ‘Gestione e trattarnento giuridico ed econom
ico delpersonale dipendente’;
2. di approvare gli allegati documenti prodotti sulla
base delle indicazioni fornite in occasione
degli incontri formativi e di una analisi accurata del proces
so:
•
•
•
•
Procedura del processo studiato (Allegatol);
Matrice contenente l’elenco delle attività cui e associato
ii rischio, ii possibile danno e la
scala dei rischi (Allegato 2);
Matrice di interpretazione dei rischi (Allegato 3);
Le Azioni di Miglioramento e i Piani di Contenimento (Alleg
ati 4,5,6,7);
3. di prevedere di completare i Piani e le Azioni, di effettuare
le attività di monitoraggio/controllo
sullo stato avanzamento dei lavori nel rispetto delle scaden
ze inserite nei Piani e nelle Azioni
previste nd processo;
4. di prescrivere che ii presente atto venga pubblicato all’Alb
o on-line dell’Azienda.
*****
Servizio Risorse tJmane e Relazioni
Sindacali/2014/119
3
Parere favorevole. per quanto di competenza:
11 Direttore Amministrativo
(Dr. Roberto Toniolo)
II Direttore Sanitario
(Dr. Francesco Buonocore)
ettore dci Servizi Sociali
e della Funzione Territoriale
(Dr. Paolo Fortuna)
IL
(Ing. Ermanno
II presente atto è eseguibile dalla data di adozione.
Ti
presente atto è proposto per Ia pubblicazione all’Albo on-li
ne dell’Azienda con Ic seguenti modalità:
Txl oggetto e contenuto;
[ J
solo oggetto (come da motivazione del Direttore del Serv
izio proponente);
[ ]
nessuna forma di pubblicazione (come da motivazione
del Direttore del Servizio proponente).
Copia del presente atto viene inviato in data odierna
al Collegio Sindacale (ex art. 10, comma 5. L.R.
14.9.1994, n. 56).
Vicenza,
IL RESPONSABJJ.E PER LA GESTIONE AT11
DJVIZIO AFFARI LEGALI E
-MMfNISTRATIVI
NERALI
1
L’atto è inviato alla Giunta Regionale del Veneto in data
Copia conforme aIl’originale,
amministrativo.
composta di n.
fogli (incluso ii presente). rilasciata per uso
IL RESPONSABILE PER LA GESTIONE ATTI
DEL SERVIZIO AFFARI LEGALI E
AMMINISTRATIVI GENERALI
Vicenza,
Servi:±o Risorse Umane e
con prot. n.
Relazioni
Sindacali/2014/119
4
aBa DELIBERA n°
ALLEGATO4j
FEB. 201
del
Azienda Ulss 6 <<Vicenza>>
1
PersonaLe dipendente
3.96ldipendenti a tempo
indeterminato e
determinato
(al 31 dicembre 2012)
Spesa B5
Legge 1/2002
Ex art. 55 C0.2
Attività LP
€ 184.415.240,00
€ 561.118,00
CCNL o8/o6/oo= € 1.266.846,00
€ 6.676.480,00
2
Descrizione deL processo
Governare tutti gli aspetti giuridici, economici,
previdenziali
connessi
all’instaurazione,
mantenimento e cessazione di un rapporto di lavoro
dipendente
Finalità
Owner
I Direttore Amministrativo (dott. Roberto Toniolo)
Input
Richiesta da parte del direttore di Area, Struttura,
Dipartimento, Unità Operativa
Fornitore
A
Area, Struttura, Dipartimento, Unità Operativa a cui
viene assegnato ii personale
3
Fasi
RESPONSABILI
STRUTTURE COINVOLTE
Direzione
Fornitori
strategica
Fornitori)
USAZ
>
Fasi
RESPONSABILI
STRUTTURE COINVOLTE
F,.. 4
Inserimento
e gestione
dati nel
gestionale
Gestione
presenze e
assenze
FASE 6
fiiUM
Gestione
aspettative
congedi
FASE 7
I I
economico
I
SRUM
-
Gestione
pa rt-ti me
economico
5
Fasi
RESPONSABILI
STRUTTURE COINVOLTE
FASE 8
Gestione
comandi
\Economico/
L
FASE 9
Gestione
incarichi
estern I
/Area/S
/
truttur
a / Di pa rti ment
SRUM
-
Segreteria)
o/U.O.
FASE 10
Procedimento
d isci p1 in are
SRUM
-
U.E. e U.G.
FASE 11
Progressioni
orizzontali
Fasi
RESPONSABILI
STRUTTURE COINVOLTE
/Area/Struttur
/
t
\ a/Dipartimen
o/UO
\
J
I—
FASE 15
Gestione
riscatti/ricongi
u nz ion i/fond i
complementari
SRUM
-
Uff.
economico
SRUM
-
Fasi
RESPONSABILI
V
STRUTTURE COINVOLTE
\economico
Fasi
RESPONSABILI
STRUTTURE COINVOLTE
FASE 20
Contabilizzazio
ne emolumenti
e pagamento
Servizio
finanziario
I)
efiscalej
I—
FASE 23
Gestione Fondi
contrattuali
Servizio
finanziario
e fiscale
9
Procedura azenda[e
Sigle e definizioni:
SRUM = Servizio Risorse Umane e Relazioni Sindacali
UG = Ufficio Giuridico, Servizio Risorse Umane e Relazioni Sindacali
UE = Ufficio Economico, Servizio Risorse Umane e Relazioni Sindacali
UP = Ufficio Previdenza, Servizio Risorse Umane e Relazioni Sindacali
SFF = Servizio Finanziario e Fiscale
SPS = Servizio Professioni Sanitarie
UPAZ = Ufficio Prevenzione e Protezione Aziendale
USAZ = Ufficio Sanitario Aziendale
FASE
1
Richiesta di autorizzazione regionale ad assumere
Formulazione della richiesta
L’U.G. sottopone di norma trimestralmente alla Direzione Strategica le richieste di assunzione
formulate dai Direttori/ Responsabili di Struttura/ Dipartimento o Unità Operativa. A seguito
della valutazione della Direzione Strategica, l’U.G., come previsto dalla Delibera di Giunta
Regionale n. 2621 del i8 dicembre 2012, predispone la richiesta di autorizzazione ad assumere da
inoltrare ai competenti organi regionali.
1.2) Mancato rilascio o rilascio dell’autorizzazione regionale
In caso di mancato rilascio dell’autorizzazione l’U.G. inoltrerà o meno una nuova richiesta di
autorizzazione sulla base dde indicazioni della Direzione Strategica.
Qualora, invece, i competenti organi regionali rilascino l’autorizzazione richiesta, l’U.G. procede
al reclutamento del personale.
i.i)
OUTPUT (CLIENTI)
V Richiesta di assunzione (Segreteria regionale, Collegio sindacale)
2.1)
a
b
c
d
L’ U.G. verifica l’esistenza di graduatorie valide di avviso o di concorso pubblici.
Se la verifica da esito positivo, previo accordo con ii Direttore/ Responsabile di Struttura/
Dipartimento o Unità Operativa cui ii personale sara assegnato, l’U.G. procede come descritto
nella Fase 3.
Se Ia verifica da esito negativo, previo accordo con ii Direttore/ Responsabile di Struttura/
Dipartimento o Unità Operativa cui ii personale sara assegnato, l’U.G. provvede a:
in caso di assunzione a tempo indeterminato
i) Bandire un avviso di mobilità esterna, o in alternativa,
2) Chiedere ad altre Aziende di utilizzare eventuali graduatorie di concorso pubblico. In caso di
esito negativo della mobilità do della richiesta di uso di eventuali graduatorie di altre
Azienda
3) Bandire un concorso pubblico
in caso di assunzione a tempo determinato
i) Bandire un avviso pubblico, o in alternativa,
2) Chiedere ad altre Aziende di utilizzare eventuali graduatorie di avviso pubblico
in caso di assunzione di Direttore di Unità Operativa Complessa del ruolo sanitario
i) Bandire un avviso pubblico
in caso di assunzione a tempo determinato ex art. 15 septies d. igs. 502 del 1QQ2
i) Bandire un avviso pubblico
Assunzione a tempo indeterminato
Al: Avviso di mobilità esterna
Predisposizione provvedimento irzdizione di bando di mobilità e sua pubblicazione:
L’U.G. predispone il provvedimento di indizione del bando di mobilità, nel quale, su richiesta del
Direttore/ Responsabile di Struttura/ Dipartimento o Unità Operativa cui ii personale sara
assegnato, puô essere descritto ii tipo di professionalità cercata. Dopo l’approvazione dell’atto,
l’U.G. provvede alla pubblicazione del bando nel sito internet dell’azienda. La scadenza del
bando viene fissata in 20 giorni, a decorre dal giorno successivo la pubblicazione nel sito, come
da regolamento aziendale.
2.3) Raccolta domande:
Qualora pervengano domande di partecipazione, a mano o per posta, la sezione Protocollo Generale
le raccoglie, assegna loro un numero di protocollo e le invia all’U.G.. Le eventuali domande
ricevute tramite PEC vengono protocollate dall’Ufficio Protocoflo che invia copia delle stesse con
numero di protocollo all’U.G. ii quale provvede poi a stampare eventuale ulteriore
documentazione contenuta nella PEC.
Nel caso in cui non pervengano domande di partecipazione si procede con la riapertura dei termini
del bando oppure, in alternativa, come da punto a3.
2.2)
11
2.4) Ammissione
candidati e nomina del dirigente preposto alla valutazione:
•
L’U.G. inserisce i dati dei candidati nella procedura informatizzata, verifica che le domande
siano pervenute entro i termini stabiliti e verifica il possesso dei requisiti d’ammissione da parte
dei candidati.
•
L’U.G. predispone ii provvedimento di ammissione/non ammissione dei candidati e di nomina
del dirigente preposto alla valutazione.
•
L’elenco dei candidati ammessi, nonché la data e la sede della selezione sono resi noti dall’U.G.
attraverso la pubblicazione di un avviso nel sito istituzionale dell’Azienda almeno dieci giorni
prima del suo svolgimento.
• Ai candidati non ammessi viene data comunicazione dal parte dell’U.G. tramite raccomandata
rr.
•
Qualora nessuno dei candidati sia ammissibile si procede con un nuovo avviso di mobilità
oppure, in alternativa, come da pUnto a3.
• Nel caso di uno o pin candidati ammessi alla selezione, 1’U.G. trasmette al Dirigente preposto
alla valutazione tutta la documentazione presentata dai candidati ammessi.
•
Gli esiti della valutazione comparativa dei curricula e dei colloqui, indicati in un apposito
verbale, sono resi noti da parte del Dirigente preposto alla valutazione, all’U.G., che provvede
a dame comunicazione agli interessati ed apubblicarli sul sito istituzionale dellAzienda.
2.5) Accoglimento o non accoglirnento istanza di mobilitd:
• L’U.G., visto ii verbale della valutazione comparativa dei curricula e dei colloqui, predispone ii
provvedimento:
di accoglimento dell’istanza di mobilità ed invia comunicazione scritta al candidato individuato
e all’azienda di provenienza tramite r.r. (copia della lettera viene trasmessa anche al Direttore di
Struttura
Direttore di Dipartimento e Direttore U.O.C. o S.P.S.
all’Ufficio Sanitario
Aziendale, per i dirigenti medici anche al Coordinamento Distretti ed al Servizio Farmaceutico
Territoriale, per i soggetti esposti a radiazioni, anche all’U.O.C. Fisica Sanitaria), con invito al
dipendente a formalizzare la richiesta di nulla osta e con indicazione degli adempimenti
preliminari alla stipula del contratto individuale di lavoro. Al1’azienda di provenienza l’ufficio
giuridico chiede inoltre la copia del fascicolo personale. Successivamente si procede come
descritto nella Fase 3;
di non accoglimento dell’istanza di mobilità ed invia comunicazione scritta al candidato.
Successivamente si procede con un nuovo avviso di mobilità oppure, in alternativa, come da
punto a3.
-
—
—
-
A2: Uso di eventuali graduatorie di concorso pubblico
2.6) In alternativa all’espletamento della procedura di mobilità o qualora la predetta procedura non
abbia consentito, per uno dei motivi sopra descritti, l’accoglimento dell’istanza di mobilità,
l’U.G. predispone una richiesta di uso di eventuali graduatorie di concorso pubblico altre
Aziende.
Se alla richiesta segue riscontro positivo si procede come descritto nella Fase 3, altrimenti l’iter
riprende dal punto ai.
12
A3: Indizione di concorso pubblico
Predisposizione provuedimento indizione di concorso/avviso:
•
L’U.G., dopo aver informato la Provincia di Vicenza dell’intenzione di
bandire ii concorso
pubblico, predispone ii provvedimento di indizione del bando di concor
so.
2.8) Pubblicazione concorso:
Dopo l’approvazione del provvedimento, l’U.G. pubblica ii bando sul Bollett
ino Ufficiale della
Regione Veneto mediante invio on line dello stesso sul portale region
ale, previo relativo
pagamento. Richiede Ia pubblicazione, per estratto, su Gazzetta Ufficia
le (GU). A seguito della
pubblicazione su Gazzetta Ufficiale riporta la scadenza sul bando (30
giorni dal giorno
successivo la pubblicazione in GU) e ne da Ia massima diffusione attrave
rso ii sito internet
aziendale.
2.7)
Raccolta domande:
• Qualora pervengano domande di partecipazione, a mano o per
posta, la sezione Protocollo
Generale le raccoglie, assegna loro un numero di protocollo e le invia
all’U.G.. Le eventuali
domande ricevute tramite PEC vengono protocollate daIl’Ufficio Protocollo
che invia copia delle
stesse con numero di protocollo all’U.G. ii quale provvede poi a stampa
re eventuale ulteriore
documentazione contenuta nella PEC.
• Nel caso in cui non pervengano domande di partecipazione si proced
e con la riapertura dei
termini del bando oppure, in alternativa, come da punto al 0 2.
2.10) Animissione candidati e rzomirza commissione
esamirzatrice:
• L’U.G. inserisce i dati dei candidati nella procedura informatizzata,
verifica che le domande
siano pervenute entro i termini stabiliti e verifica ii possesso dei requisiti d’amm
issione da parte
dei candidati.
• L’U.G. predispone ii provvedimento di ammissione/non ammissione
dei candidati e di nomina
della commissione giudicatrice sulla base delle disposizioni conten
ute nei regolamenti
concorsuali.
• Qualora nessuno dei candidati sia ammissibile si procede con un
nuovo concorso oppure, in
alternativa, come da punto ai o a.
2.11) Espletamento concorso:
• Ii Segretario del concorso (individuato nel provvedimento di nomin
a della commissione) cura
gli adempimenti legati all’espletamento della selezione, tra i quali:
La richiesta di autorizzazione all’espletamento dell’incarico di
componente della
commissione agli enti di appartenenza dei commissari esterni;
L’ individuazione delle date e dei locali per l’espletamento delle prove;
La convocazione dei candidati e della commissione;
La comunicazione ai candidati non ammessi.
2.9)
-
-
-
-
13
Valutazione titoli ed espletamento prove:
• La Commissione esaminatrice, supportata per le attività amministrative dal segretario, che
ne
garantisce la correttezza amministrativa, procede alla valutazione dei titoli presentati dai
candidati e all’espletamento delle prove previste dalla selezione. Al termine delle procedure ii
Segretario trasmette gli atti all’U.G..
2.13) Approvazione verbali:
• L’U.G. predispone ii provvedimento di approvazione dei verbali e della graduatoria.
Successivamente si procede come descritto nella Fase 3.
2.12)
Bi: Indizione di avviso pubblico
Predisposizioneprovvedirnerzto indizione di avviso:
• L’U.G. predispone ii provvedimento di indizione del bando di avviso pubblico
2.15) Pubblicazione avviso:
• L’U.G. pubblica ii bando sul Bollettino Ufficiale della Regione Veneto (BURV) mediante invio on
line sul portale Regione Veneto. A seguito della pubblicazione riporta la scadenza sul bando (20
giorni dal giorno successivo Ia pubblicazione in BURV) e ne da Ia massima diffusione attraverso
la pubblicazione neT sito internet aziendale.
2.16) Raccolta domande:
• Qualora pervengano domande di partecipazione, a mano o per posta, la sezione Protocollo
Generale le raccoglie, assegna loro un numero di protocollo e le invia aIl’U.G.. Le eventuali
domande ricevute tramite PEC vengono protocollate dall’Ufficio Protocollo che invia copia delle
stesse con numero di protocollo all’U.G. ii quale provvede poi a stampare eventuale ulteriore
documentazione contenuta nella PEC.
• NeT caso in cui non pervengano domande di partecipazione si procede con la riapertura dei
termini del bando oppure, in alternativa, come da punto a2.
2.17) Ammissione candidati e nomincz commissione esarninatrice:
• L’U.G. inserisce i dati dei candidati nella procedura informatizzata, verifica che le domande
siano pervenute entro i termini stabiliti e verifica ii possesso dei requisiti d’ammissione da parte
dei candidati.
• L’U.G. predispone ii provvedimento di ammissione/non ammissione dei candidati e di nomina
della commissione giudicatrice.
• Qualora nessuno dei candidati sia ammissibile si procede con un nuovo avviso oppure, in
alternativa, come da punto a2.
2.18) Espletarnento avviso:
• Il Segretario dell’avviso (individuato nel provvedimento di nomina della commissione) cura gli
adempimenti legati all’espletamento della selezione, tra i quali:
•
La richiesta di autorizzazione aIl’espletamento deIl’incarico di componente della commissione
agli enti di appartenenza in caso di commissari esterni;
2.14)
14
L’ individuazione delle dateedei locali per l’espletamento dell’eventuale colloquio;
•
La convocazione della commissione e, solo in caso di eventuale colloquio, dei candidati;
•
La comunicazione ai candidati non ammessi.
2.19) Valutazione titoli ed espletamento dell’everztuale colloquio:
La Commissione esaminatrice, supportata per le attività amministrative dal segretario, che ne
garantisce la correttezza amministrativa, procede alla valutazione dei titoli presentati dai
candidati e all’espletamento dell’eventuale colloquio. Al termine delle procedure ii Segretario
trasmette gli atti all’U.G..
2.20) Approvazione verbali:
L’U.G. predispone il provvedimento di approvazione dei verbali e della graduatoria.
Successivamente si procede come descritto nella Fase 3.
B2: Uso di eventuali graduatorie di avviso pubblico
2.21) In alternativa all’espletamento delI’avviso pubblico o qualora ii
predetto avviso non abbia
conSentito, per uno dei motivi sopra descritti, di procedere come da Fase l’U.G. predispone
3,
una richiesta di uso di eventuali graduatorie di avviso pubblico ad altre Aziende.
Se alla richiesta segue riscontro positivo si procede come descritto nella Fase 3, altrimenti l’iter
riprende coma da punto hi.
Ci: Indizione di avviso pubblico per l’assunzione di Direttore di Unità Operativa
Complessa del ruolo sanitario
Predisposizione provvedimento indiziorze di avuiso e sua pubblicazione
• L’U.G. predispone ii provvedimento di indizione dell’avviso, nel quale deve essere indicato ii
profilo del dirigente da incaricare (inteSo come l’insieme delle competenze e delle caratteristiche
del dirigente stesso) con riferimento agli aspetti del governo clinico, tecnico-scientifici e
manageriali che caratterizzano la Struttura complessa a cui afferisce l’incarico, come definito dal
Direttore Generale, informato ii Collegio di Direzione.
• Dopo l’approvazione del provvedimento, l’U.G. pubblica il bando sul Bollettino Ufficiale della
Regione Veneto mediante invio on line dello stesso sul portale regionale, previo relativo
pagamento. Richiede la pubblicazione, per estratto, su Gazzetta Ufficiale (GU). A seguito della
pubblicazione su Gazzetta Ufficiale riporta la scadenza sul bando (30 giorni dal giorno
successivo la pubblicazione in GU) e ne da la massima diffusione attraverso ii sito internet
aziendale.
2.23) Raccolta dornande:
• Qualora pervengano domande di partecipazione, a mano o per posta, la sezione Protocollo
Generale le raccoglie, assegna loro un numero di protocollo e le invia all’U.G.. Le eventuali
domande ricevute tramite PEC vengono protocollate dall’Ufficio Protocollo che invia copia delle
stesse con numero di protocollo all’U.G. ii quale provvede poi a stampare eventuale ulteriore
documentazione contenuta nella PEC.
2.22)
15
Nel caso in cui non pervengano domande di partecipazione si procede con la riapertura dei
termini del bando.
2.24)Anlmissione candidati, nomina commissione esaminatrice e suapubblicazione sul sito:
L’U.G. inserisce i dati dei candidati nella procedura informatizzata, verifica che le domande
siano pervenute entro i termini stabiliti e verifica ii possesso dei requisiti d’ammissione da parte
dei candidati.
•
L’UG cura le operazioni di sorteggio (da un elenco nazionale nominativo costituito dall’insieme
degli elenchi regionali dei direttori di struttura complessa appartenenti ai ruoli regionali del
Servizio Sanitario Nazionale) per l’individuazione dei tre direttori di struttura complessa che
compongono la commissione.
•
L’U.G. predispone ii provvedimento di ammissione/non ammissione dei candidati e di nomina
della commissione, che deve essere composta, oltre che dai tre commissari sorteggiati, dal
Direttore Sanitario e da un segretario individuato tra i dirigenti amministrativi e/o collaboratori
amministrativi professionali o professionali esperti in sevizio presso l’azienda.
• Qualora nessuno dei candidati sia ammissibile si procede con un nuovo avviso.
•
L’UG pubblica nel sito internet aziendale la composizione della Commissione.
2.25) Espletamento avviso:
• Ii Segretario dell’avviso cura gli adempimenti legati all’espletamento della selezione, tra i quali:
La richiesta di autorizzazione all’espletamento dell’incarico di componente della
commissione agli enti di appartenenza dei commissari esterni;
L’ individuazione delle date e dei locali per l’espletamento del colloquio;
La convocazione dei candidati e della commissione;
La comunicazione ai candidati non ammessi.
2.26) Valutazione titoli ed espletarnento del colloquio:
•
La Commissione esaminatrice, supportata per le attività amministrative dal segretario, che ne
garantisce la correttezza amministrativa, procede alla valutazione dei titoli presentati dai
candidati e all’espletamento del colloquio, redige la relazione da presentare al Direttore
Generale contenente la terna dei candidati idonei formata sulla base dei migliori punteggi
attribuiti.
2.27) Pithbljcazjonj nel sito internet aziendale:
• L’UG pubblica nel sito internet aziendale, prima della nomina da parte del Direttore Generale
del candidato prescelto:
il profilo professionale del dirigente da incaricare
i curricula dei candidati presentatisi al colloquio
la relazione della commissione esaminatrice
In seguito alla scelta del Direttore Generale, l’UG pubblica:
ii nominativo del candidato prescelto
le motivazioni della scelta qualora ii Direttore Generale abbia deciso di nominare uno dei due
candidati che non hanno conseguito il migliore punteggio nefl’ambito della terne predisposta
dalla commissione.
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
16
Di. Indizione di avviso pubblico per assunzione a tempo determinato ex art.
d.lgs.5o2de11992
15
Septies
Predisposizione provvedimento irzdizione di avuiso e sua pubblicaziorze
•
L’U.G. predispone ii provvedimento di indizione dell’avviso, nel quale, fermo restando i requisiti
fissati di commi 1 e 2 dell’art. 15 septies del d.lgs. 502 del 1992, possono essere indicati ulteriori
requisiti d’accesso alla selezione in relazione alla specifica professionalità ricercata e all’attività
oggetto del contratto da stipulare.
•
Dopo l’approvazione dell’atto, l’IJ.G. provvede alla pubblicazione del bando nel sito internet
dell’azienda. La scadenza del bando viene fissata in 30 giorni, a decorre dal giorno successivo Ia
pubblicazione nd sito, come da regolamento aziendale.
2.29) Raccolta domande:
• Qualora pervengano domande di partecipazione, a mano o per posta, Ia sezione Protocollo
Generale le raccoglie, assegna loro un numero di protocollo e le invia all’U.G.. Le eventuali
domande ricevute tramite PEC vengono protocollate dall’Ufficio Protocollo che invia copia delle
stesse con numero di protocollo all’U.G. il quale provvede poi a stampare eventuale ulteriore
documentazione contenuta nella PEC.
• Nd caso in cui non pervengano domande di partecipazione si procede con la riapertura dei
termini del bando.
2.30) Verfica delle domande, nomina della Commissionepreposta alla selezione e adempimenti
preliininari a! colloquio:
• L’U.G. inserisce i dati dci candidati nella procedura informatizzata e verifica che le domande
siano pervenute entro i termini stabiliti.
• Nomina la Commissione come da regolamento aziendale.
• Ii Segretario del concorso (individuato nel provvedimento di nomina della commissione) cura
gli adempimenti legati all’espletamento della selezione, tra i quali:
La richiesta di autorizzazione all’espletamento dell’incarico di componente delia
commissione agli enti di appartenenza dei commissari esterni;
L’ individuazione delle date e dei locali per l’espletamento dei colloqui;
La convocazione della commissione e dci candidati, quest’ultima tramite la pubblicazione di
un avviso nd sito istituzionale dell’Azienda almeno dieci giorni prima deflo svolgimento del
medesimo.
2.31)Alnmissione dei candidati e criteri di valutazione:
• La Commissione accerta preliminarmente ii possesso dci requisiti previsti dall’avviso da parte
dei candidati, e comunica nella stessa data fissata per il colloquio, l’eventuale non ammissione.
• Qualora nessuno dci candidati sia ammissibile si procede con un nuovo avviso.
• La Commissione, prima di procedere alla valutazione del curriculum ed al colloquio, stabilisce i
criteri di valutazione tenuto conto delle specificitâ proprie dell’incarico da conferire.
2.28)
-
-
-
17
Espletamento del colloqui:
•
La Commissione procede quindi alla valutazione comparativa dei curricula dei candidati e
all’effettuazione di un colloquio diretto a verficare le capacità professionali e le competenze
del candidati nella specfica attività richiesta dat barzdo.
•
La Commissione esprime per ciascun candidato un giudizio di idoneità o non idoneità e
predispone l’elenco degli idonei dal quale ii Direttore Generale effettua la scelta del soggetto cui
affidare l’incarico.
2.33) Comunicazioni ai candidati:
•
L’esito della selezione è comunicato ai singoli candidati con lettera e l’elenco dei candidati
idonei è pubblicato nel sito istituzionale dell’Azienda.
•
Qualora nessuno dei candidati sia idoneo si procede con un nuovo avviso.
2.32)
OUTPUT (CLIENTI)
Al Avviso di mobilità esterna
V Provvedimento indizione bando mobilità (candidati)
V Provvedimento di ammissione/non ammissione dei candidati e nomina dirigente
preposto alla
valutazione (candidati)
V Avviso di convocazione (candidati ammessi)
V Avviso di non ammissione (candidati non ammessi)
V Verbale del colloquio di selezione (candidati)
V Provvedimento di accoglimento (candidati)
V Comunicazione esito (candidati)
A2 Uso di eventuali graduatorie di concorso pubblico
V Richiesta di uso graduatorie (altre Aziende sanitarie)
A3 Indizione di concorso pubblico
V Provvedimento indizione bando di concorso (candidati)
V Richiesta pubblicazione bando (BUR/Gazzetta Ufficiale)
V Provvedimento di ammissione/non ammissione dei candidati
e nomina commissione
(candidati)
V Richiesta di autorizzazione di espletamento dell’incarico quale componente
della commissione
(Enti di appartenenza dei commissari sterni)
V Convocazione candidati e commissione (candidati, commissione)
V Comunicazione candidati non ammessi (candidati non ammessi)
V Verbale concorso (candidati)
18
FASE 2 Reclutamento del personale
V
Provvedimento approvazione del verbale e della graduatoria (candidati)
Bi Indizione di avviso pubblico
V Provvedimento indizione bando (candidati)
V Richiesta pubblicazione bando (BUR)
V Provvedimento di ammissione/non ammissione dei
candidati e nomina commissione
(candidati)
V
Convocazione candidati e commissione (candidati, commissione)
V Comunicazione candidati non ammessi (candidati non ammessi)
V Verbale (candidati)
V Provvedimento approvazione del verbale e della graduatoria (candidati)
B2
V
Uso di graduatorie di avviso pubblico
Richiesta di uso graduatorie (altre Aziende sanitarie)
Ci
Indizione di avviso pubblico per l’assunzione di Direttore di Unità Operativa
Complessa del ruolo sanitario
V Provvedimento indizione bando (candidati)
V Richiesta pubblicazione bando (BUR/Gazzetta
Ufficiale)
V Provvedimento di ammissione/non ammissione dei candidati
e nomina commissione
(candidati)
V Pubblicazione commissione sul sito internet (candidati)
V Richiesta di autorizzazione di espletamento delI’incarico
quale componente della commissione
(Enti di appartenenza dei commissari sterni)
V Convocazione candidati e commissione (candidati, commissione
)
V Comunicazione candidati non ammessi (candidati non ammessi)
V Verbale concorso (candidati)
V Pubblicazione sul sito internet aziendale informazioni dei candidati
come da norme regionali
(candidati)
V Pubblicazione sul sito internet aziendale del candidato prescelto
(candidati)
Di Indizione di avviso pubblico per l’assunzione a tempo determinato ex art. 15 septieS
V Provvedimento indizione avviso (candidati)
V Provvedimento nomina commissione (candidati)
V Richiesta di autorizzazione di espletamento dell’incarico
quale componente della commissione
(Enti di appartenenza dei commissari sterni)
V Convocazione candidati e commissione (candidati, commissione
)
19
V
V
V
V
V
Verbale concorso (candidati)
Comunicazione candidati non ammessi (candidati non ammessi)
Provvedimento di nomina de soggetto cui affidare l’incarico
Comunicazione dell’esito a tutu i candidati (candidati)
Pubblicazione sul sito internet aziendale degli idonei (candidati)
20
Assunzione del personale con contratto a tempo indeterminato o determinato
3.1) Conferimento incarico o richiesta disponibilità ai canditati idonei
L’U.G. invia la comunicazione di assunzione a tempo determinato o indeterminato o Ta richiesta
di disponibilità all’assunzione ai candidati utilmente collocati in graduatoria, mediante
telegramma.
NeT caso sia stata utilizzata una graduatoria di concorso ed ii candidato aT quale sia stato inviato
un telegramma di assunzione a tempo indeterminato non abbia risposto, l’U.G. predispone lettera
raccomandata da inviare allo stesso con la quale si comunica la decadenza dalla graduatoria,
poiché, secondo iT testo che di norma viene inviato ai candidati, Ta mancata risposta equivale a
rinuncia all’assunzione. Lo scorrimento della graduatoria procede fino aT suo eventuaTe
esaurimento, nel qual caso si procede come da Fase 2.
Adempimenti in caso di utilizzo graduatoria di altra Azienda
Nel caso in cui, previa richiesta, sia stata utilizzata Ta graduatoria di altra Azienda, la stessa viene
riscontrata delT’esito dell’uso medesimo solo nel caso in cui l’assunzione venga realizzata. In
questa sede, per i soli candidati che abbiamo accettato la proposta di assunzione l’U.G. chiede
l’invio di copia della domanda di partecipazione al concorso/avviso.
3.3) Invio comunicazione assunzione
Al candidato che abbia accettato la proposta formulata neT telegramma, ii U.G. invia, tramite
raccomandata a/r, nota avente ad oggetto l’assunzione, con indicazione degli adempimenti
preliminari alla stipula del contratto individuale di lavoro e della data di presa servizio
concordata.
Copia della lettera viene trasmessa anche:
• aT Direttore di Struttura, aT Direttore di Dipartimento e aT Direttore di U.O.C. o al S.P.S. e
all’Ufficio Sanitario Aziendale
• al Coordinamento Distretti ed aT Servizio Farmaceutico Territoriale per i dirigenti medici al
fine del rilascio dei ricettari
• all’U.O.C. Fisica Sanitaria per i soggetti esposti a radiazioni, al fine di consentirne i controlli
• all’UE, via e-mail
• al SFF, nel caso in cui il costo relativo all’assunzione sia a carico di un progetto o a carico di uno
specifico finanziamento al fine di consentire Ta corretta imputazione dei costi.
A tale nota vengono allegati dei moduli predisposti dall’UG da compilarsi ai fini di rendere le
autocertificazioni richieste e di indicare ii codice iban del conto corrente di cui i neo assunti sono
titolari, da consegnarsi II giorno della sottoscrizione del contratto individuale di lavoro o della
presa servizio, qualora non coincida.
3.2)
3.4) Controllo pendenza rapporto di co.co.co. o di frequenza ai fini formativi
L’UG verifica l’eventuale pendenza fra l’Azienda e ii candidato di rapporti di collaborazione
coordinata e continuativa o di frequenze ai fini formativi con borse di studio. Se dalla verifica
risulta che ii candidato ha in essere un rapporto di collaborazione coordinata e continuativa o di
frequenza ai fini formativi con borsa di studio, l’UG, nel caso delle collaborazioni, e l’UE, nel caso
delle horse di studio, effettuano la Comunicazione Obbligatoria di cessazione tramite ii portale
Veneto Lavoro. L’UG comunica Ta cessazione del rapporto di collaborazione coordinata e
continuativa o di frequenza aT SFF e se si tratta di collaborazione, previa verifica del pagato con
T’UE, aggiorna T’entità e l’imputazione del costo del rapporto di collaborazione coordinata e
continuativa nella procedura sigma alTo scopo di avere un monitoraggio corretto.
21
3.5) Predisposizione contratto individuale di lavoro
L’UG predispone il contratto individuale di lavoro e, per la dirigenza, Ia scheda con l’indicazione
del trattamento economico.
3.6) Adempimenti verso i terzi.
L’UG effettua Ia Comunicazione Obbligatoria di assunzione tramite ii portale Veneto Lavoro.
3.7) Costituzione fascicolo
L’UG costituisce ii fascicolo personale del dipendente, nel quale viene inserita Ia documentazione
sulla base della quale ii rapporto di lavoro è stato costituito, nonché la documentazione prodotta
dal dipendente in sede di assunzione, come descritto di seguito.
3.8) Verifica dell’idoneità fisica
L’U.G. riceve dalI’USAZ, di norma qualche giorno prima della data di presa servizio, l’esito della
visita medica preventiva. Qualora l’esito non pervenga prima della presa servizio l’UG lo
acquisisce verbalmente. Se l’esito è positivo I’UG procede alla costituzione del rapporto di lavoro.
Se l’esito e negativo o se ii giudizio che viene rilasciato è di idoneità con limitazioni, l’UG
predispone una comunicazione alI’interessato con Ia quale lo informa che ii rapporto di lavoro
non si puô costituire.
3.9) Acquisizione documentazione
Ii titolare dell’assunzione, nel giorno concordato con I’UG che, generalmente coincide con il
giorno dell’assunzione, produce i moduli ricevuti, unitamente alla lettera di assunzione,
opportunamente compilati. In particolare tali moduli sono tesi all’autocertificazione dei requisiti
di ammissione, dei dati anagrafici, dello stato di famiglia, delle eventuali condanne subite, degli
eventuali servizi precedenti prestati presso pubbliche amministrazioni, dell’usufruizione di
aspettative senza assegni, delI’eventuale stato di invalidità, deIl’eventuale iscrizione alla lista
L.68/99.
II neo-assunto produce poi ii modello compilato ai fini della richiesta di accredito in conto
corrente degli emolumenti stipendiali, copia del documento d’identità e del codice fiscale. fl neo
assunto sottoscrivere ii modulo finalizzato a rendere ii consenso al trattamento dei dati personali
e queflo riguardante la proposta di ritenuta a valenza solidaristica in caso di decesso di un
dipendente in costanza di rapporto di lavoro.
3.10) Sottoscrizione contratto individuale
Previo esame delle autocertificazione rese, ii titolare deII’assunzione sottoscrive ii contratto,
redatto in duplice copia, di cui una viene consegnata all’assunto.
Nd caso in cui dalle autocertificazione rese emerga che ii titolare dell’assunzione ha subito una
condanna attinente ad un fatto inerente allo svolgimento dell’attività lavorativa o che possa
compromettere Ia stessa, non si procede alla sottoscrizione del contratto e si provvede ad inviare
nota all’interessato con la quale si comunica di non poter procedere all’assunzione proposta.
3.11) Consegna documentazione al neo assunto
A11’atto di sottoscrizione del contratto vengono consegnati al dipendente le istruzioni in qualità di
incaricato al trattamento dei dati (di cui una copia viene sottoscritta per ricevuta dal dipendente e
conservata a fascicolo personale), l’informativa sulla privacy, ii codice di comportamento dei
dipendenti pubblici e, salvo si tratti di dirigente, ii codice disciplinare del personale non dirigente.
-
22
FE 3 Costituzione rapporto di lavoro
Trasmissione dati per rilascio ricettario
L’U.G. invia, al coordinamento distretti ed al servizio farmaceutico, un modulo finalizzato ad
ottenere, da parte dei medici prescrittori, ii ricettario, contenente i dati anagrafici,
specializzazione, numero di iscrizione all’albo, profilo professionale, disciplina, tipologia del
rapporto di lavoro, sede e decorrenza incarico del dipendente.
3.13) Modulo per ii rilascio della tessera elettromagnetica
Ii SPS per ii personale sanitario del comparto o l’U.G. negli altri casi forniscono al dipendente ii
modulo per ii rilascio della tessera elettromagnetica per Ia rilevazione delle presenze e per ii
riconoscimento.
3.14) Controlli sui requisiti di ammissione/autocertificazioni
L’U.G. effettua ii controllo sul possesso dei requisiti di assunzione, dichiarati mediante la
compilazione dei moduli messi a disposizione del dipendente e consegnati in sede di
assunzione, di cui sopra, mediante inoltro di richiesta di controllo, ai sensi dell’art. 43, comma 1
del D.P.R. 445/2000, afl’amministrazione pubblica di riferimento. Nel caso in cui ciô non sia
possibile per il fatto che ii requisito sia stato conseguito presso un ente privato, si chiede al neo
dipendente di produrre una copia del certificato in questione e di esibirne l’originale affinché
l’U.G. possa dichiararne Ia conformità.
Ricevuto ii riscontro di cui sopra, Si raffrontano i dati autocertificati con quelli forniti dalla
pubblica amministrazione che ne è in possesso, e se il controllo ha esito positivo, si procede
all’archiviazione del fascicolo personale.
Nel caso in cui ii controllo avesse esito negativo, si provvede ad inviare al dipendente neo
asSunto nota con la quale si comunica la risoluzione del rapporto di lavoro per mancanza dei
requisiti richiesti e ad effettuare la Comunicazione Obbligatoria di cessazione tramite il portale
Veneto Lavoro.
L’U.G. effettua altresI il controllo su quanto autocertificato dal dipendente neo-assunto in
merito all’aver subito o meno condanne penali, mediante richiesta alla Procura di rilascio di un
certificato del Casellario Giudiziale. Se la dichiarazione resa dal dipendente risulta falsa, si
verifica innanzitutto se la condanna sia attinente ad un fatto inerente allo svolgimento
deIl’attività lavorativa 0 che possa compromettere Ia stessa, e in tale ipotesi si procede alla
risoluzione del rapporto di lavoro.
Quando si riscontrano dichiarazioni mendaci, si valuta la denuncia del fatto alla Procura.
3.15) Acquisizione certificati
L’U.G. chiede l’acquisizione, ai sensi dell’art. 43, comma 1 del D.P.R. 445/2000, del riepilogo
assenze alle Pubbliche Amministrazioni presso le quali ii dipendente neo-assunto abbia prestato
servizio nei tre anni precedenti, lo trasmette all’UE.
L’U.G., nd caso in cui siano state rilasciate delle dichiarazioni incomplete o incongruenti, chiede
l’acquisizione, ai sensi dell’art. 43, comma 1 del D.P.R. 445/2000, di certificati di servizio alle
Amministrazioni Pubbliche presso le quali ii dipendente neo-assunto abbia prestato servizio e
inserisce all’interno della procedura SIGIVIA i servizi resi presso pubbliche amministrazioni.
3.16) Periodo di prova
Se al momento della conclusione del periodo di prova non pervengono all’UG valutazioni
negative il dipendente si intende confermato in servizio.
In caso di eventuali valutazioni negative sullo svolgimento del periodo di prova, l’UG provvede
ad inviare al dipendente nota con la quale viene comunicato l’esercizio del recesso da parte
dell’Azienda, garantendo il termine di preavviso se dovuto.
L’U.G. provvede poi ad effettuare la Comunicazione Obbligatoria di cessazione tramite ii portale
Veneto Lavoro.
3.12)
23
FASE 3 Costituzione rapporto di lavoro
Mobilità di compensazione compartimentale
Richiesta di attivazione della procedura e verifica delle domande pervenute
I dipendenti interessati presentano ad entrambi gli Enti di appartenenza, la richiesta di mobilità
per compensazione.
L’UG verifica che l’inquadramento del dipendente che chiede l’accoglimento della propria
domanda corrisponda a quello del dipendente che chiede ii trasferimento e per ii primo verifica
che abbia superato ii periodo di prova.
L’UG registra la richiesta pervenuta in un file excel.
3.18) Valutazione dei dipendenti e comunicazione dell’esito negativo
Nel caso in cui l’altro ente comunichi l’intenzione di accogliere la domanda di trasferimento del
dipendente di questa Azienda, l’UG chiede, di norma, all’altro ente Ia seguente documentazione:
scheda di valutazione, situazione assenze ultimo triennio, certificato di idoneità fisica. L’UG
trasmette Ia predetta documentazione al Direttore competente e, nel caso in cui ii Direttore
competente intenda effettuare un colloquio con il lavoratore, ne attende l’esito.
Qualora ii Direttore competente comunichi, in seguito al colloquio o comunque sulla base della
documentazione prodotta, il proprio parere non favorevole all’accoglimento della domanda di
mobilità, l’UG ne da informazione scritta all’altro ente e agli interessati, aggiorna ii file in excel
della mobilità di compensazione e archivia tufta la documentazione a fascicolo personale del
proprio dipendente.
3.17)
Esito positivo e accoglimento delle domande di mobilit di compensazione
Qualora ii Direttore competente comunichi, in seguito al colloquio o comunque sulla base della
documentazione prodotta, II proprio parere favorevole all’accoglimento della domanda di
mobilità, I’UG predispone Ia delibera di accoglimento delle richieste, avendo cura di concordare
preventivamente, anche verbalmente la decorrenza della mobilità con l’altro ente e ne da
comunicazione:
-Al1’assumendo negli stessi termini indicati al punto 3.3) della parte dedicata all’Assunzione del
personale con contratto a tempo indeterminato o determinato. L’UG procede poi come per le
assunzioni a tempo indeterminato.
-Al cessando negli stessi termini indicati nella sezione. L’UG procede poi come da fase 16.
L’UG aggiorna il file in excel della mobilità di compensazione e archivia tutta la documentazione
nei fascicoli personali del dipendente cessando e del neo-assunto.
3.19)
OUTPUT (CLIENTI)
Telegramma (candidati)
Lettera di assunzione (candidati)
V Lettera di decadenza (candidati)
V Lettera con indicazione dei candidati assunti (altre Aziende)
V Comunicazione assunzione (CoVeneto)
V Comunicazione cessazione cococo (CoVeneto/SFF)
V Contratto e scheda economica ove prevista (dipendente)
V Trasmissione dati per rilascio ricettario (Coordinamento distretti, Servizio farmaceutico
)
“
V
24
FASE 3 Costituzione rapporto di lavoro
V
Trasmissione dati per rilascio ricettario (Coordinamento distretti, Servizio farmaceutico)
Modulo rilascio badge (UE)
V Richiesta controllo possesso requisiti di ammissione (enti van)
V Lettera risoluzione rapporto di lavoro (dipendente)
V Richiesta assenze effettuate negli ultimi anni (precedente datore
di lavoro pubblico)
3
V Richiesta informazioni riguardati ii dipendente richiedente ii trasferimento
(dipendente)
V Accoglimento della domanda di mobilità di compensazione (dipendente)
V
25
FASE 4 Inserimento e gestione dati nd gestionale
Al momento dell’assunzione del dipendente, l’UE provvede ad inserire nel gestionale Sigma,
sistema informativo utilizzato per la gestione giuridico-economica del personale dipendente, i
dati relativi al dipendente, contenuti nelle scheda cartacee riepilogative forniti dall’UG. I dati
richiesti dalla procedura per ii corretto e completo caricamento della nuova assunzione sono:
anagraflca, coordinate bancarie, posizione organizzativa, sede di lavoro, eventuale albo
professionale, qualifica, disciplina (solo per la dirigenza sanitaria), posizione previdenziale,
classificazione di spesa/IRAP, trattamento fiscale, eventuale RIA.
4.2) In sede di assunzione viene anche richiesta e attivata Ia mail aziendale
personale, tramite la
compilazione da parte delI’UE dell’apposito modulo web che inoltra la richiesta al Servizio
Informatica. Una volta ricevuta la conferma della creazione, che avviene via mail, si procede a
caricare l’indirizzo mail nd profilo del dipendente nel gestionale.
4.3) L’UE richiede l’attivazione del badge tramite la compilazione dell’apposito modulo, specificando
ii no di matricola assegnato al collaboratore. Ii servizio fototessere, a fronte di tale richiesta,
provvede alla consegna del badge, a cui viene assegnato un numero progressivo, completo di
foto del collaboratore.
4.4) L’UE provvede a rilasciare la smart-card con ii relativo Pin e Puk per la firma digitale a tutti i
dipendenti con qualifica dirigenziale e, su richiesta del responsabile, anche al personale non
strutturato o con altra qualifica.
La smart-card viene revocata in caso di cessazione dal servizio o in caso di furto, smarrimento o
malfunzionamento della stessa.
Infine L’UE archivia i certificati di firma ed eventuali revoche.
4.5) L’UE predispone la richiesta, attraverso la compilazione di apposito modulo, per eventuale
camice.
4.6) Al soli dirigenti medici, l’UE assegna le password per l’emissione telematica dei certificati di
malattia:
• estrapolazione dalla procedura informatica dei dirigenti medici neoassunti
• assegnazione della password mediante ii portale Progetto Tessera Sanitaria
• invio mail al dirigente interessato delle credenziali telematiche
• eventuale riassegnazione, su richiesta, password scadute
Controlli
Ogni 2 mesi 1’UE attraverso una stampa del dirigenti medici neoassunti controlla nel sistema
TSystem se hanno già pw assegnata precedentemente. Nel caso in cui sia ancora operativa viene
contatto ii dipendente e si concorda se riattivarla o richiederne una nuova.
4.1)
Controlli
Ii responsabile dell’UE effettua, con cadenza mensile, ii controllo dci dati del dipendente caricati in
Sigma tramite lapposito modulo presente nd gestionale stesso <Coerenza nuovl caricamenti>>, al fine
di identificare e poter apportare le eventuali modifiche in tempo utile agli errori riscontrati.
Inoltre, sempre mensilmente, tramite Ia stampa dci profihi attivi in Sigma, verifica che non siano state
apportate modifiche a dati con attinenza stipendiale da dipendenti che non ne abbiano la tito
quanto non appartenenti all UE
FASE 4 Inserimento e gestione dati nel gestionale
OUTPUT (CLIENTI)
V
V
V
V
V
Badge/smart card (dipendente)
Lettere per camice (dipendente)
Mail con pw per certificati telematici (dipendente della dirigenza)
Lettera assegnazione mail aziendale (dipendente)
Lettera assegnazione pw Angolo del dipendente (dipendente)
FASE 5 Gestione presenze e assenze
L’UE attiva la procedura presenze per ii dipendente, tramite ii gestionale Sigma, con particolare
attenzione all’uso del badge che consente l’accesso ai servizi interni.
Si effettua l’inserimento a sistema del turno e degli orari comunicati dai van Responsabili,
previsti dalla normativa di riferimento e dai regolamenti aziendali.
Nel caso in cui si renda necessaria la modifica dell’orario di lavoro del dipendente, lo stesso deve
compilare l’apposito modulo predisposto dall’UE e inviarlo, firmato dal proprio responsabile, al
medesimo. Qualora il turno non sia disponibile tra quelli già esistenti in procedura, l’UE provvede
a crearne uno nuovo e ad assegnarlo al dipendente dalla data richiesta.
5.2) Ove previsto, vengono caricati mensilmente i calendari dci turni di pronta disponibilità al fine
5.1)
del successivo pagamento.
5.3)11 caricamento delle assenze per:
• Ferie, festività soppresse, ferie per rischio radiologico e ferie per rischio anestesiologico
• Permessi visite mail
• Permessi per matrimonio
• Permessi per lutto
• Permessi per motivi personali/familiari/nascita figlio/elezioni
• Permessi per donazione di sangue
• Permessi per esami/concorsi/aggiornamento/professionale
avviene tramite l’applicativo Angolo del dipendente. Ogni dipendente, sia a tempo determinato
che indeterminato, ha un proprio accesso riservato tramite ii codice matricola e una password,
che viene generata in automatico dal sistema con la prima busta paga del dipendente e inviata in
busta chiusa direttamente presso ii Servizio di appartenenza (tale password deve essere
necessariamente personalizzata al primo accesso). Ii dipendente che intende richiedere un
permesso tra quelli sopra-elencati, compila l’apposito modulo on line; ii proprio Responsabile,
avvisato via mail dal sistema, valuta la richiesta tramite la medesima procedura, approvandola o
rifiutandola. A fronte della sua approvazione, la richiesta viene presa in carico dal gestionale e,
una volta convalidata, caricata direttamente in procedura. Contestualmente il dipendente riceve
una mail di conferma, in cui viene riportato l’esito, sia relativo al proprio Responsabile sia alla
procedura. L’implementazione e successivo utilizzo dell’applicativo Angolo del dipendente,
prevede una manutenzione costante da parte di un operatore dell’UE, dell’organigramma dci
Responsabili e degli iter di approvazione.
5.4)1 restanti permessi di assenza:
• Riserva oraria settimanale (dirigenza): l’UE riceve ii modulo di richiesta debitamente
compilato dal dirigente richiedente, corredato del programma del corso e dell’attestato di
partecipazione, provvede a caricare in procedura ii codice di assenza, compatibilmente con
l’orario di presenza in servizio previsto.
Nd caso di richiesta di rimborso, ii modulo viene inviato all’Ufficio Formazione.
• Malattia del figlio: l’UE riceve ii modulo di richiesta debitamente compilato dal dipendente,
corredato daT certificato medico e dalla dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà in cui si
dichiara la fruizione del medesimo permesso da parte dell’altro genitore. Si procede quindi a
caricare iT permesso in procedura
I
28
• Permessi per esanu prenatali: l’UEriceve il modulo apposito debitamente compilato e firmato
dalla dipendente, corredato dell’attestazione della struttura presso Ia quale si è recata la
dipendente, e provvede a caricare in procedura ii giustificativo di assenza.
• Permessi per testimonianza: 1’UE riceve ii modulo apposito debitamente compilato e firmato
dal dipendente, corredato dell’atto d’intimazione teste e dell’attestazione dell’effettiva presenza in
Tribunale, provvede quindi a caricare in procedura ii giustificativo di assenza.
• Permessi per espletamento operazioni elettorali: l’UE riceve ii modulo apposito
debitamente compilato e firmato dal dipendente, corredato di un attestato da cui risulti
l’indicazione dei giorni (e delle ore) trascorsi al seggio, firmato dal Presidente del seggio, provvede
quindi a caricare in procedura ii giustificativo di assenza.
• Permessi per volontariato protezione civile: l’UE riceve ii modulo apposito debitamente
compilato e firmato dal dipendente, corredato dalla nomina da parte della Protezione civile,
provvede quindi a caricare in procedura ii giustificativo di assenza.
• Permessi per cariche pubbliche elettive: l’UE riceve mensilmente l’attestazione degli orari e
delle giornate di permesso per carica pubblica fruiti dai singoli dipendenti, provvede quindi al
caricamento nella procedura informatica degli orari di fruizione del permesso, all’ archivio del
permesso cartaceo, all’inserimento degli orari nd portale PERLA PA. Entro il 31 maggio di ogni
anno invio della dichiarazione finale (sia positiva che negativa) sul portale PERLA PA.
• Sciopero: l’UE riceve la comunicazione cartacea di indizione dello sciopero e l’elenco del
personale aderente allo sciopero. Inserisce i dati nel sistema informatico e controila Ia correttezza
delle timbrature. Inserisce quindi i dati nd portale PERLA PA GEPAS.
• Permessi per assemblea smdacale: l’UE riceve la comunicazione cartacea di indizione
dell’assemblea; invia la comunicazione al protocollo e successivamente al dirigente per il visto di
presa visione. Dopo l’assemblea acquisisce l’elenco dci partecipanti all’assemblea, provvede
all’inserimento dei dati nel sistema informatico e archivia la documentazione.
• Permessi sindacali: l’UE riceve ii modulo apposito debitamente compilato e firmato dal
dipendente, inserisce provvisoriamente i dati del permesso nel portale PERLA PA.
Successivamente alla fruizione del permesso, vengono caricati nella procedura informatica gli orari
di effettiva fruizione.
Nel caso di convocazione RSU
verifica della coincidenza tra orario indicato nel permesso
richiesto ed effettiva presenza in RSU (mediante firma sul foglio presenze e timbratura in uscita
dali’ orario di servizio).
L’UE inserisce definitivamente gli orari nd portale PERLA PA e invia eventuali comunicazioni
aii’OOSS e ai diretti interessati nd caso di problematiche inerenti ai permessi stessi.
Ii permesso cartaceo viene infine archiviato, insieme ad eventuali comunicazioni.
ADEMPIMENTI IN MERITO ALL’UTILIZZO DEl PERMESSI SINDACALI:
i.predisposizione a inizio anno di un file excel, con ii calcolo del riparto del monte ore spettante
alle singole OOSS (Area del Comparto e della Dirigenza), suddiviso per tipologia di permesso
a) invio via e-mail alle OOSS del monte ore spettante
b) creazione di un file Excel per ii controllo e monitoraggio del monte ore usufruito
2.mvio entro 31 maggio di ogni anno della dichiarazione finale (sia positiva che negativa) sul
portale PERLA PA
3.estrazione trimestrale dal portale PERLA PA di un report dci permessi fruiti, suddiviso per
tipologia di istituto, e invio del relatn o file excel via e-mail a tutte le 00 SS
—
-
29
5.5) Recupero ore straordinarie
Al personale dipendente del comparto e data la possibilità di recuperare le ore accumulate di
straordinario. L’iter di richiesta e approvazione avviene tramite la procedura dell’Angolo del
dipendente, precedentemente descritta al punto 5.3).
I dipendenti con incarico di posizione organizzativa, hanno la possibilità di recuperare
esciusivamente le ore di straordinario accumulate prima dell’assegnazione dell’incarico; in questo
caso devono compilare l’apposito modulo, e inviarlo all’UE che provvede a caricarlo in procedura
con ii codice apposito.
5.6) Missioni
L’UE riceve ii modulo apposito debitamente compilato dal dipendente e sottoscritto dal
Responsabile, completo della documentazione relativa alle spese sostenute e per le quali si
richiede ii rimborso e provvede a caricare in procedura sia il codice relativo all’assenza che i
rimborsi spese da liquidare al dipendente.
5.7) Malattia/Infortunio causata da terzo
•
L’UE pubblica sul silo intranet dell’Azienda il modulo da presentare al medesimo Ufficio in
caso di qualsiasi assenza per malattia /infortunio causate dal fatto illecito di terzi
• ricezione protocollazione del modulo compilato dal dipendente
• comunicazione all’Ufficio Affari Legali ed Amministrativi della somma erogata per i giorni di
assenza
5.8) Infortunio sul lavoro
Procedura in caso di infortunio con prognosi superiore ai giorni:
• L’UE riceve la ceriificazione medica di infortunio o del verbale di pronto soccorso e la invia al
Protocollo Generale
• colloquio con ii dipendente infortunato per l’acquisizione di tutti i dati necessari all’invio della
comunicazione all’INAIL secondo la modulistica apposita
• controllo nel sistema informatico dei dati relativi al dipendente (anagrafica, assunzione,
assegnazione sede di lavoro, qualifica dati fiscali ,dati retributivi, ferie)
• numerazione dell’infortunio nel registro infortuni e compilazione di tutti i campi (data
infortunio, dati anagrafici, reparto e qualifica professionale, descrizione delle cause
dell’infortunio, natura e sede della lesione, giorni di inabilità temporanea)
• invio telematico della denuncia all’INAIL
• nel caso di mancato funzionamento del sito INAIL invio, con la posta certificata, del modulo
cartaceo all’INAIL territorialmente competente e successivo invio telematico non appena ii sito
riprende ii funzionamento
• invio con la posta certificata di copia della denuncia di infortunio all’Autorità di Pubblica
Sicurezza territorialmente competente
• controllo nel sistema informatico delle timbrature effettuate dal dipendente il giorno
dell’infortunio ed eventuale cancellazione
• caricamento dei giorni di infortunio nel sistema informatico
• nel caso di infortunio in itinere: protocollazione del questionario inviato dall’INAIL,
compilazione dei dati di competenza del datore di lavoro previo controllo nel sistema
informatico, apposizione di firma e timbro del datore di lavoro ed invio del questionario con
raccomandata A/R all’INATL territorialmente competente
• scannerizzazione e jnvjo all’UPAZ di tutte le denunce di infortunio e della relative
certificazioni per i necessari adempimenti
• archiviazione della documentazione nell’archivio INAIL
30
FASE 5 Gestione presenze e assenze
Procedura in caso di infortunio con prognosi inferiore ai giorni:
• L’UE riceve la certificazione medica di infortunio o del verbale di pronto soccorso e la invia al
Protocollo Generale
• controllo nel sistema informatico delle timbrature effettuate dal dipendente ii giorno
dell’infortunio ed eventuale cancellazione
• caricamento dei giorni di infortunio nel sistema informatico
• numerazione dell’infortunio nel registro infortuni e compilazione di tutti i campi (data
infortunio, dati anagrafici, reparto e qualifica professionale, descrizione delle cause
delI’infortunio, natura e sede della lesione, giorni di inabilità temporanea)
• scannerizzazione e invio all’Ufficio Prevenzione e Protezione Aziendale di tutte le denunce di
infortunio e della relative certificazioni per i necessari adempimenti
• archiviazione della documentazione nell’archivio INAIL
Procedura in caso di ricezione di certificazione medica attestante la continuazione e la chiusura
dell’infortunio:
• L’UE riceve la certificazione medica di infortunio o del verbale di pronto soccorso e la invia al
Protocollo Generale
• caricamento degli ulteriori giorni di infortunio nel sistema informatico
• registrazione dei giorni di continuazione nel registro infortuni
• scannerizzazione e invio all’Ufficio Prevenzione e Protezione Aziendale delle relative
certificazioni per i necessari adempimenti
• archiviazione della documentazione nell’archivio INAIL
Procedura in caso di dichiarazione di rinuncia all’invalidità temporanea
• L’UE riceve la certificazione medica di infortunio o del verbale di pronto soccorso e la invia al
Protocollo Generale
• acquisizione di una dichiarazione sottoscritta dall’infortunato di rinuncia all’invalidità
temporanea apposta in calce alla certificazione stessa
• numerazione dell’infortunio nel registro infortuni e compilazione di tutti i campi (data
infortunio, dati anagrafici, reparto e qualifica professionale, descrizione delle cause
dell’infortunio, natura e sede della lesione, giorni di inabilità temporanea)
• scannerizzazione e invio con posta certificata all’INAIL territorialmente competente della
dichiarazione di rinuncia all’invalidità temporanea e di copia della certificazione medica
• scannerizzazione e invio all’Ufficio Prevenzione e Protezione Aziendale delle relative
certificazioni per i necessari adempimenti
• archiviazione della documentazione nell’archivio INAIL
Adempimenti successivi alla chiusura dell’ infortunio sul lavoro
• richiesta di visita di idoneità all’Ufficio Sanitario Aziendale per Ia riammissione in servizio
dell’infortunato nel caso di inabilità temporanea superiore a 60 gg.
• ricezione e protocollazione del prospetto di liquidazione indennità e rimborso spese
proveniente dall’INATL
• in caso di mancato riconoscimento dell’infortunio, trasformazione dell’infortunio in malattia
nel sistema informatico e annotazione nel registro infortuni
• scannerizzazione e invio all’Ufficio Prevenzione e Protezione Aziendale di tutta la
documentazione per i necessari adempimenti
• archiviazione della documentazione nell’archivio INAIL
31
FASE 5 Gestione presenze e assenze
5.9) Malattia professionale
• L’UE riceve la richiesta di denuncia di malattia professionale proveniente dall’INATL e la invia
al Protocollo Generale
• ricezione e protocollazione della acquisizione di tutta la documentazione sanitaria dall’Ufficio
Sanitario Aziendale
• colloquio con II dipendente ai fini dell’inoltro della denuncia di malattia professionale
all’INAIL
• controllo nel sistema informatico dei dati relativi al dipendente (anagrafica, assunzione,
assegnazione sede di lavoro, qualifica dati fiscali ,dati retributivi, ferie)
• numerazione dell’infortunio nel registro infortuni e compilazione di tutti i campi (data
infortunio, dati anagrafici, reparto e qualifica professionale, descrizione delle cause
dell’infortunio, natura e sede della lesione, giorni di inabilità temporanea)
• invio telematico della denuncia all’INAIL
• controllo nel sistema informatico delle timbrature effettuate dal dipendente ed eventuale
cancellazione e caricamento delle giornate di malattia professionale
• ricezione e protocollazione del questionario con ii quale l’INAIL richiede tutta la
documentazione necessaria per la definizione della pratica e relativo invio entro 20 giorni dalla
ricezione
• scannerizzazione e invio all’Ufficio Prevenzione e Protezione Aziendale di tulle le denunce di
malattia professionale e delle relative certificazioni per i necessari adempimenti
• archiviazione della documentazione nell’archivio INAIL
Adempimenti successivi alla chiusura della malattia professionale
• richiesta di visita di idoneità alI’Ufficio Sanitario Aziendale per Ia riammissione in servizio
dell’infortunato nel caso di inabilità temporanea superiore a 60 gg.
• ricezione e protocollazione del prospetto di liquidazione indennità e rimborso spese
proveniente dall’INAIL
• in caso di mancato riconoscimento della malattia professionale, trasformazione nel sistema
informatico delle relative giornate in giornate di malattia e annotazione nel registro infortuni
• scannerizzazione e invio all’Ufficio Prevenzione e Protezione Aziendale di tulle le denunce di
malattia professionale e delle relative certificazioni per i necessari adempimenti
• archiviazione della documentazione nell’archivio INAIL
5.10) Malattia
Ricezione dei certificati medici in via telematica da parte dell’UE:
• caricamento automatico nel sistema informatico mediante file .xml
• controllo e successivo caricamento manuale nel sistema informatico dei certificati medici
caricati con warning o errati
• ricerca sul sito INPS dei certificati telematici per i neo assunti, caricamento nel sistema
informatico ed archiviazione
Ricezione dei certificati medici in forma cartacea da parte deIl’UE:
• apposizione del timbro con la data di arrivo sul certificato medico cartaceo, caricamento nel
sistema informatico e segnalazione del nominativo del medico sul Portale Progetto Tessera
Sanitaria entro 48 ore dal ricevimento
archiviazione
32
FASE 5 Gestione presenze e assenze
Ricezione dei certificati di ricovero (compresi Day Hospital, Day Surgery) da parte dell’UE:
• apposizione del timbro di ricevuto con la data di arrivo sul certificato di apertura del ricovero e
caricamento provvisorio nel sistema informatico
• acquisizione della chiusura del ricovero e caricamento nel sistema informatico
• archiviazione
Adempimenti eventuali conseguenti alla certificazione medica di malattia:
• L’UE richiede Ia visita di idoneità all’Ufficio Sanitario Aziendale per Ia riammissione in servizio
dell’infortunato solo nel caso di inabilità temporanea superiore a 60 gg.
• comunicazione al dipendente del raggiungimento del limite massimo di assenza retribuito
• predisposizione istruttoria nel caso di assenza a visita fiscale
• richiesta di certificazione medica cartacea in caso di rientro anticipato in servizio
• archiviazione
Malattia dovuta ad infermità per causa di servizio:
• L’UE riceve dal dipendente ii certificato medico dal quale risulta la diagnosi correlata a causa
di servizio
• caricamento nel sistema informatico
• archiviazione
Malattie per gravi patologie che richiedono cure salvavita:
• L’UE riceve ii riconoscimento della grave patologia da parte del SISP
• creazione di un file con elenco dei dipendenti aventi diritto alle terapie salvavita
• ricezione della certificazione con le giornate di presenza del dipendente presso una struttura
sanitaria per l’effettuazione di terapie salvavita
• inserimento nel sistema informatico
• formazione fascicolo per ciascun dipendente ed archiviazione
Assenze per recupero terapeutico e cure legate a invalidità:
• L’UE riceve la richiesta e la invia al Protocollo Generale
• comunicazione concessione/non concessione al dipendente
• inserimento dati nel sistema informatico
• formazione fascicolo per ciascun dipendente ed archiviazione
FASE 5 Gestione presenze e assenze
Per quanto riguarda ii personale afferente al Servizio Professioni Sanitarie, viene attivata per ii
coordinatore responsabile la gestione dell’orario del dipendente nel Sigma Planner, applicativo
che permette la pianificazione e manutenzione dei turni di lavoro. Entro ii 15 del mese, ciascun
coordinatore deve programmare i turni di lavoro del mese successivo del personale a lui
competente. A consuntivo del mese, ii coordinatore convalida i turni effettuati, intervenendo ove
necessario (modifica profili orari, modifica giustificativi di presenza, approvazione straordinario,
correzione timbrature anomale o mancanti...).
5.12) Per ii restante personale, comparto e dirigenza, prima della stampa del tabulato mensile l’UE,
sezione presenze, verifica le eventuali anomalie di timbratura rilevate (inversioni di timbratura,
timbrature doppie, sovrapposizioni timbrature causalizzate e lavoro istituzionale...) e, ove
possibile, provvede a correggerle. Successivamente vengono stampati i tabulati mensili degli orari
per singolo dipendente e inviati ai responsabili dei Servizi, per ii controllo e l’autorizzazione al
pagamento. Ii tabulato, sottoscritto quindi sia dal singolo dipendente che dal responsabile, viene
riconsegnato all’UE per la correzione definitiva nel gestionale e ii caricamento dello straordinario
cosI autorizzato.
5.11)
OUTPUT (CLIENTI)
V
V
V
V
V
V
Tabulati mensili (Servizi)
Cartellino mensile (dipendente)
Flussi informativi periodici (Direttori)
Denunce infortunio (INAIL)
Comunicazione permessi sindacali
scioperi, assenze tramite PERLAPA (Ministero della
Funzione Pubblica)
Richiesta riammissione in servizio dopo lunga malattia (USAZ)
,
Controlli
Mensilmente ii Responsabile dell’UE verifica i dipendenti, non appartenenti all’UE, che abbiano
eventualmente modificato dati con attinenza stipendiali, utilizzando stampa/segnalazione dei profihi
da sistema
34
Procedura per la concessione del benefici legge
I
104/92
6.1) Raccolta e verifica richiesta del dipendente
L’ufficio fornisce al dipendente richiedente la modulistica, adottata in Azienda, per Ia fruizione dei
benefici e acquisisce la richiesta.
L’ufficio controlla la sussistenza dei presupposti normativi per la concessione dei benefici.
Qualora l’ufficio verifica che le suddette condizioni normative sussistono, predispone la nota di
concessione dei benefici, con l’indicazione delle modalità di fruizione e del corretto utilizzo, della
decorrenza, della durata, dell’eventuale revoca e cessazione del diritto. La suddetta nota viene
inviata, oltre al dipendente, a:
diretto superiore
in base al profilo di appartenenza al Servizio Professioni Sanitarie, Direzione Medica, Direttore di
U.o.
Qualora l’ufficio verifichi che le suddette condizioni normative non sussistono, predispone Ia nota di
non concessione.
6.2) Adempimenti successivi
L’ufficio inserisce nella procedura SIGMA, per ogni dipendente che usufruisce dei benefici in
argomento, i dati necessari al loro monitoraggio, inoltre:
per i dipendenti portatori di handicap che scelgono i permessi giornalieri e per i dipendenti che
scelgono ii prolungamento dell’orario ridotto fino al terzo anno di eta del figlio, l’ufficio abbina un
profilo orario ridotto rispetto al profilo orario già abbinato.
per i dipendenti che chiedono l’usufruizione di permessi mensili, l’UG aggiorna la procedura
Sigma con i limiti concessi al dipendente, il quale, attraverso l’applicativo Angolo del dipendente,
ne richiede l’effettiva fruizione.
6.3) Adempimenti verso terzi
L’ufficio aggiorna un file in excel ad uso interno con l’elenco dei dipendenti beneficiari dei permessi
per l’elaborazione di eventuali report aziendali e per le comunicazioni/adempimenti al
Dipartimento della Funzione Pubblica entro il 31 marzo di ogni anno.
-
-
-
-
PROCEDURA PER LA CONCESSIONE DEL CONGEDO ART. 42 (RIPOSI E PERMESSI
PER I FIGLI CON HANDICAP GRAVE) e D.LGS. 151/2001 DEL CONGEDO ART. 4 L.
53/2000
6.4) Raccolta e verifica richiesta del dipendente
L’ufficio fornisce al dipendente richiedente la modulistica, adottata in Azienda, per Ia fruizione del
congedo e acquisisce la richiesta.
L’ufficio controlla Ia sussistenza dei presupposti normativi per Ia concessione del congedo.
35
Qualora l’ufficio verifichi che i suddetti presupposti normativi sussistono, predispone la nota di
concessione con l’indicazione di tutti gli elementi ai fini di un corretto utilizzo, ovvero la decorrenza
(concordata di norma con ii diretto superiore) Ia durata ed indicazioni all’eventuale revoca e
cessazione del diritto. La suddetta nota viene inviata a:
diretto superiore
in base al profilo di appartenenza al Servizio Professioni Sanitarie, Direzione Medica, Direttore
diU.O.
-
-
-
USAZ
U.E.
Qualora l’ufficio verifichi che i presupposti normativi non sussistono, predispone la nota di non
concessione.
6.5) Adempimenti successivi
•
L’ufficio inserisce i periodi di assenza nella procedura SIGMA
6.6)Adempirnenti verso terzi
• Nel caso del congedo di cui all’art. 4 della legge 53/2000 l’ufficio provvede altresi a comunicare
alla Direzione Territoriale del Lavoro l’elenco dei nominativi dei dipendenti che usufruiscono di
detto congedo.
-
PROCEDURA PER LA CONCESSIONE DI ASPETATWE NON RETRIBUITE
6.7) Raccolta e verifica richiesta del dipendente
L’ufficio fornisce al dipendente richiedente la modulistica, adottata in Azienda, per Ia fruizione del
congedo e acquisisce la richiesta.
L’ufficio controlla la sussistenza dei presupposti normativi per la concessione del congedo.
Qualora l’ufficio verifichi che i presupposti normativi e contraffuali sussistono, previo parere del
diretto superiore nei casi previsti, predispone la nota di concessione con l’indicazione della
decorrenza (concordata di norma con ii diretto superiore), della durata ed indicazioni dell’eventuale
revoca, cessazione o proroga dell’aspettativa. La suddetta nota viene inviata a:
diretto superiore
in base al profilo di appartenenza al Servizio Professioni Sanitarie, Direzione Medica, Direttore
diU.O.
USAZ
U.E.
Qualora l’ufficio verifichi che le suddette condizioni normative e contrattuali non sussistono,
predispone la nota di non concessione.
6.8) Adempimenti successivi
• L’ufficio inserisce i periodi di assenza nella procedura SIGMA
-
-
-
-
36
PROCEDURA PER L’INTERDIZIONE ANTICIPATA DAL LAVORO
6.9) Valutazione dci rischi da parte del responsabile
L’U.G. riceve ii certificato di gravidanza inoltrato dalla lavoratrice madre e provvede ad inviare
la scheda predisposta dall’Azienda ai fini di valutare i rischi in relazione afl’attività lavorativa aT
Direttore U.O. di appartenenza e, dopo la compilazione da parte di quest’ultimo, ai Direttori di
Struttura e ai Direttori del Dipartimento di Salute Mentale e del Dipartimento delle dipendenze
(per quanto di rispettiva competenza) al fine dell’acquisizione del loro parere.
Trasmissione del documento di valutazione dei rischi alla D.T.L.
L’U.G., una volta ricevuta la scheda di valutazione dci rischi di cui sopra, trasmette alla D.T.L.
sede di Vicenza (e per conoscenza alla dipendente) Ta modulistica di segnalazione predisposto
secondo ii modello messo a disposizione dalla D.T.L. stessa, con allegato ii certificato medico,
con la data presunta del parto, rilasciato dallo specialista S.S.N. o con esso convenzionato.
6.10)
—
6.ii) Adempimenti consegudnti
Se dalla compilazione della scheda di valutazione dci rischi emerge l’assenza di risehi o la
necessitâ di cambio di attività/mansione, o orario, mantenendo l’assegnazione, l’U.G. provvede
ad archiviarc la documentazione a fascicolo personale.
Se si verifica la necessità di un trasferimento ad altra unità operativa non a rischio, l’U.G.
verifica che ciô comporta un mutamento della sede di lavoro del dipendente ed in questo caso
provvede ad inoltrare la Comunicazione Obbligatoria di trasferimento tramite il portale Veneto
Lavoro.
Comunicazione alla dipendente
Nd caso in cui non si possa ricollocare la lavoratrice adibendola ad altre attività non a rischio,
l’U.G. riceve dalla D.T.L. il provvedimento di interdizione anticipata dal lavoro e provvedere a
predisporre nota di presa d’atto da inviare alla dipendente e per conoscenza aT dirctto
superiore, in base aT profilo di appartenenza, al Servizio Professioni Sanitarie o alla Direzione
Medica, al Direttore di U.O., al Direttori di Struttura/ ai Direttori del Dipartimento di Salute
Mentale/del Dipartimento delle dipendenze (per quanto di rispettiva competenza) e all’USAZ.
L’U.G. provvede al caricamento dell’assenza nella procedura SIGMA.
6.12)
6.13) Comunicazione alla dipendente di interdizione anticipata per gravidanza a rischio
L’U.G. riceve l’autorizzazione all’astensione anticipata dal lavoro per gravidanza a rischio (gravi
complicanze o forme morbose che potrebbero aggravarsi) rilasciata dal Dipartimento di
Prevcnzione dell’ULSS Servizio Igicne e Sanità Pubblica di residenza. L’U.G. provvedere a
predisporre nota di presa d’atto da inviare alla dipendente e per conoscenza al diretto
superiore, in base al profilo di appartenenza, al Servizio Professioni Sanitarie o alla Direzione
Medica, aT Direttore di U.O., al Direttori di Struttura/ ai Direttori del Dipartimento di Salute
Mentale/del Dipartimento delle dipendenzc (per quanto di rispettiva competenza) e all’USAZ.
L’U.G. provvede aT caricamento dell’assenza nella procedura SIGMA.
-
37
PROCEDURA PER IL CONGEDO DI MATERNITA”
6.14) Nota di presa d’atto del congedo di maternità
Al sesto mese di gravidanza la dipendente deve consegnare al SRUM ii certificato medico
indicante la data presunta del parto allegato alla domanda di collocamento in congedo di
maternità.
La data indicata nel certificato fa stato, nonostante qualsiasi errore di previsione.
Ricevuto ii certificato medico attestante lo stato di gravidanza, lo SRUM adotta il provvedimento
di astensione, e ne da’ comunicazione alla dipendente e per conoscenza al diretto superiore, in
base al profilo di appartenenza, al Servizio Professioni Sanitarie o alla Direzione Medica, al
Direttore di U.O., al Direttori di Struttura/ ai Direttori del Dipartimento di Salute Mentale/del
Dipartimento delle dipendenze (per quanto di rispettiva competenza) e all’USAZ.
6.15) Adempimenti conseguenti
L’U.G. provvede al caricamento dell’assenza nella procedura SIGMA.
PROCEDURA PER IL CONGEDO PARENTALE
6.i6) Nota di concessione
L’U.G. riceve l’istanza di congedo parentale che la lavoratrice deve presentare con un preavviso
di almeno 15 giorni.
L’U.G. provvedere a predisporre nota di concessione da inviare alla dipendente e per
conoscenza al diretto superiore, in base al profilo di appartenenza, al Servizio Professioni
Sanitarie o alla Direzione Medica, al Direttore di U.O., al Direttori di Struttura/ ai Direttori del
Dipartimento di Salute Mentale/del Dipartimento delle dipendenze (per quanto di rispettiva
competenza) e all’USAZ.
6.17) Adempimenti conseguenti
L’U.G. provvede al caricamento dell’assenza nella procedura SIGMA.
38
Accesso alla riduzione oraria temporanea del personale del comparto e al regime orario
ad impegno ridotto della dirigenza medica veterinaria c sanitaria, professionale,
tecnica ed amministrativa
Predisposizione e pubblicazione del bando
Entro ii mese di settembre di ogni anno, per ii personale del comparto, e biennalmente per le
due aree dirigenziali, l’U.G., previa determinazione dei contingenti, bandisce un avviso per
l’accesso al part-time. I contingenti vengono calcolati:
• per ii personale del comparto, sul singolo profilo nella misura del 27% della dotazione
organica al 31 dicembre dell’anno precedente
• per l’area della dirigenza medica veterinaria, nella misura del 3% della dotazione organica
al 31 dicembre dell’anno precedente
• per ii personale della dirigenza sanitaria, professionale, tecnica ed amministrativa nella
misura del 4% della dotazione organica al 31 dicembre dell’anno precedente
Tale avviso viene pubblicato nel sito intranet aziendale per un mese.
7.2) Raccolta delle domandc, verifica di eventuali preclusioni all’accesso
e dei requisiti
di accesso
La sezione protocollo generale raccoglie le domande, assegna loro un numero di protocollo e le
invia all’UG.
L’U.G. verifica che:
a) le domande siano pervenute entro i termini stabiliti
b) i dipendenti che hanno presentato domanda non si trovino in una della situazioni, previste
dai vigenti regolamenti aziendali, che precludono l’accesso al part-time.
c) ii possesso dei requisiti di ammissione previsti dal vigente regolamento aziendale, per ii
personale del comparto.
7.3) Registrazione delle domande ed elaborazione delle graduatorie
L’U.G. registra le domande che sono risultate positive alle verifiche di cui al predente punto, in
un file excel, in ordine alfabetico, e successivamente elabora le relative graduatorie, sulla base
dei criteri stabiliti nei regolamenti aziendali, che vengono poi pubblicate sul sito intranet.
7.4) Comunicazioni e predisposizione dei contratti
L’U.G. provvede quindi a:
• comunicare ai dipendenti che non possono accedere al part-time ii motivo del diniego
• predisporre le comunicazioni necessarie per l’accesso al part-time (che avrà durata triennale
per ii comparto e biennale per le aree dirigenziali) al dipendente utilmente collocato in
graduatoria, al direttore competente e per la dirigenza medica-veterinaria e sanitaria,
professionale tecnica ed amministrativa, al direttore di dipartimento interessato, oltreché al
direttore di Area.
Per Ia sola dirigenza medica-veterinaria e sanitaria Ia comunicazione viene altresI inviata al
Servizio Amministrativo dell’Ospedale stante la preclusione all’esercizio dell’attività libero
professionale per i dirigenti a part-time di tali aree.
• elaborare i contratti, in duplice copia. per l’accesso al part-time, che ha decorrenza dal 10
gennaio dell’anno successivo. Ai contratti vengono allegate le “intese” con l’articolazione
oraria, sottoscritte dal direttore competente e dal dipendente.
7.1)
—
39
Accesso alla riduzione oraria temporanea dcl personale del comparto e al regime orario
ad impegno ridotto della dirigcnza medica veterinaria e sanitaria, professionale,
tecnica ed amministrativa
Predisposizione e pubblicazione del bando
Entro ii mese di settembre di ogni anno, per ii personale del comparto, e biennalmente per le
due aree dirigenziali, l’U.G., previa determinazione dei contingenti, bandisce un avviso per
l’accesso al part-time. I contingenti vengono calcolati:
• per ii personale del comparto, sul singolo profilo nella misura del 27% della dotazione
organica al 31 dicembre dell’anno precedente
• per l’area della dirigenza medica veterinaria, nella misura del 3% della dotazione organica
al 31 dicembre dell’anno precedente
• per ii personale della dirigenza sanitaria, professionale, tecnica ed amministrativa nella
misura del 4% della dotazione organica al 31 dicembre dell’anno precedente
Tale avviso viene pubblicato neT sito intranet aziendale per un mese.
7.2) Raccolta delle domande, verifica di eventuali preclusioni all’accesso e dci requisiti
di accesso
La sezione protocollo generale raccoglie le domande, assegna loro un numero di protocollo e le
invia all’UG.
L’U.G. verifica che:
a) le domande siano pervenute entro i termini stabiliti
b) i dipendenti che hanno presentato domanda non si trovino in una della situazioni, previste
dai vigenti regolamenti aziendali, che precludono l’accesso al part-time.
c) ii possesso dei requisiti di ammissione previsti dal vigente regolamento aziendale, per ii
personale del comparto.
Registrazion
e delle domande ed elaborazione delle graduatorie
7.3)
L’U.G. registra le domande che sono risultate positive alle verifiche di cui al predente punto, in
un file excel, in ordine alfabetico, e successivamente elabora le relative graduatorie, sulla base
dei criteri stabiliti nei regolamenti aziendali, che vengono poi pubblicate sul sito intranet.
Comunicazio
ni e predisposizione dci contratti
7.4)
L’U.G. provvede quindi a:
• comunicare ai dipendenti che non possono accedere al part-time ii motivo del diniego
• predisporre le comunicazioni necessarie per l’accesso al part-time (che avrà durata triennale
per ii comparto e biennale per le aree dirigenziali) aT dipendente utilmente collocato in
graduatoria, aT direttore competente e per la dirigenza medica-veterinaria e sanitaria,
professionale tecnica ed amministrativa, al direttore di dipartimento interessato, oltreché al
direttore di Area.
Per Ia sola dirigenza medica-veterinaria e sanitaria la comunicazione viene altresI inviata al
Servizio Amministrativo dell’Ospedale stante la preclusione all’esercizio dell’attività libero
professionale per i dirigenti a part-time di tali aree.
• elaborare i contratti, in duplice copia. per l’accesso al part-time, che ha decorrenza dal 10
gennaio dell’anno successivo. Ai contratti vengono allegate le “intese” con l’articolazione
oraria, sottoscritte daT direttore competente e dal dipendente.
7.1)
—
40
Accesso alla riduzione oraria temporanea dcl personale del comparto e al regime orario
ad inipegno ridotto della dirigenza medica veterinaria e sanitaria, professionale,
tecnica ed amministrativa
Predisposizione e pubblicazione del bando
Entro ii mese di settembre di ogni anno, per il personale del comparto, e biennalmente per le
due aree dirigenziali, l’U.G., previa determinazione del contingenti, bandisce un avviso per
l’accesso al part-time. I contingenti vengono calcolati:
• per ii personale del comparto, sul singolo profilo nella misura del 27% della dotazione
organica al 31 dicembre dell’anno precedente
• per l’area della dirigenza medica veterinaria, nella misura del 3% della dotazione organica
al 31 dicembre dell’anno precedente
• per il personale della dirigenza sanitaria, professionale, tecnica ed amministrativa nella
misura del 4% della dotazione organica al 31 dicembre dell’anno precedente
Tale avviso viene pubblicato nel sito intranet aziendale per un mese.
7.2) Raccolta delle domande, verffica di eventuali preclusioni all’accesso e dci requisiti
di accesso
La sezione protocollo generale raccoglie le domande, assegna loro un numero di protocollo e le
invia all’UG.
L’U.G. verifica che:
a) le domande siano pervenute entro i termini stabiliti
b) i dipendenti che hanno presentato domanda non si trovino in una della situazioni, previste
dai vigenti regolamenti aziendali, che precludono l’accesso al part-time.
c) ii possesso dei requisiti di ammissione previsti dal vigente regolamento aziendale, per il
personale del comparto.
Registrazion
e delle domande ed elaborazionc delle graduatorie
7.3)
L’U.G. registra le domande che sono risultate positive alle verifiche di cui al predente punto, in
un file excel, in ordine alfabetico, e successivamente elabora le relative graduatorie, sulla base
dei criteri stabiliti nei regolamenti aziendali, che vengono poi pubblicate sul sito intranet.
7.4) Comunicazioni e predisposizione dci contratti
L’U.G. provvede quindi a:
• comunicare ai dipendenti che non possono accedere al part-time il motivo del diniego
• predisporre le comunicazioni necessarie per l’accesso al part-time (che avrà durata triennale
per il comparto e biennale per le aree dirigenziali) al dipendente utilmente collocato in
graduatoria, al direttore competente e per Ia dirigenza medica-veterinaria e sanitaria,
professionale tecnica ed amministrativa, al direttore di dipartimento interessato, oltreché al
direttore di Area.
Per la sola dirigenza medica-veterinaria e sanitaria la comunicazione viene altresI inviata al
Servizio Amministrativo dell’Ospedale stante la preclusione all’esercizio dell’attività libero
professionale per i dirigenti a part-time di tali aree.
• elaborare i contratti, in duplice copia. per l’accesso al part-time, che ha decorrenza dal 10
gennaio dell’anno successivo. Ai contratti vengono allegate le “intese” con l’articolazione
oraria, sottoscritte dal direttore competente e dal dipendente.
7.1)
—
41
7.5) Rinuncia al part-time
Qualora ii dipendente che riceve la comunicazione dell’accesso al part-time comunichi per
iscritto la rinuncia allo stesso, l’UG ne prende atto con una nota e procede a scorrere la
graduatoria come descritto al punto precedente
7.6) Sottoscrizione del contratto e archiviazione
L’U.G. procede quindi con le fasi elencate alla sezione “richieste di trasformazione rapporto di
lavoro a tempo parziale già in essere” per quanto riguarda la sottoscrizione dei contratti e
l’archiviazione delle domande.
7.7) Adempimenti verso terzi
L’U.G. predispone le comunicazioni obbligatorie tramite il portale di Veneto Lavoro per tutte le
trasformazioni da tempo pieno a tempo parziale.
7.8) Comunicazioni interne
Entro ii 10 di ogni mese, l’U.G. trasmette copia all’U.E. dei contratti e delle “intese” del mese in
questione per consentire all’UE di effettuare nella procedura SIGMA gli adeguamenti necessari
alla corretta elaborazione degli stipendi e alla corretta gestione dei turni.
7.9) Aggiornamento gestionale SIGMA
L’UE provvede a modificare la qualifica nella parte inerente ii numero delle ore lavorate e a
predisporre ed attribuire un tipo di turno la nuova articolazione oraria del dipendente
7.10) L’U.G. qualora nel periodo di validità della graduatoria abbia ricevuto domande di ripristino del
tempo pieno antecedenti alla scadenza programmata, provvederà allo scorrimento delle
graduatorie attribuendo, secondo l’iter già descritto, i nuovi posti che si saranno eventualmente
resi disponibili.
Al termine del biennio, per le due aree dirigenziali e del triennio per ii personale del comparto,
salvo eventuale proroga sempre previa partecipazione all’apposito avviso, l’U.G predisporrà Ic
comunicazioni ed i contratti di ripristino del pieno, nonché le comunicazioni obbligatorie,
secondo le modalità già illustrate.
Richiesta di trasformazione del rapporto di lavoro a tempo parziale già in essere o di
ripristino del rapporto di lavoro a tempo pieno
Richiesta dci dipendenti
I dipendenti con rapporto di lavoro a tempo parziale, concesso prima dell’entrata in vigore del
regolamento aziendale sopra citato, possono chiedere che lo stesso venga trasformato:
aumentando o in diminuendo il numero di ore, nell’ambito delle tre fasce previste (30/24/18
ore)
ripristinando il tempo pieno.
7.12) Richiesta di parere a! Direttore competente e adempimenti conseguenti
L’UG invia copia della domanda viene inviata al Direttore competente.
L’U.G. riceve da quest’ultimo la decorrenza relativa alle suddette trasformazioni, o solo per le
richieste di aumento o diminuzione dell’orario a part-time, l’eventuale parere negativo,
motivato.
L’U.G. predispone Ia relativa comunicazione al dipendente ed al Direttore competente.
La richiesta del dipendente e la relativa risposta vengono quindi momentaneamente archiviate
in fascicoli che contengono le trasformazioni orarie di un determinato mese.
7.11)
-
-
42
Predisposizione del contratto
Di norma ii mese precedente a quello in cui è stata programmata la trasformazione oraria, l’U.G.
predispone, in duplice copia, i relativi contratti individuali di lavoro e acquisisce, nei casi di
aumento o diminuzione dell’orario a part-time, l’”intesa” riportante l’articolazione del nuovo
orario nell’arco della settimana, debitamente sottoscritta dal dipendente e dal suo direttore e
che andrà allegata, quale parte integrante, al contratto.
7.14) Adempimenti verso terzi
L’UG effettua la Comunicazione Obbligatoria, per le sole trasformazioni di ripristino del tempo
pieno, tramite ii portale Veneto lavoro.
7.15) Comunicazioni interne
Entro il 10 di ogni mese, l’U.G. trasmette copia all’U.E. dei contratti e delle “intese” del mese in
questione per consentire all’UE di effettuare nella procedura SIGMA gli adeguamenti necessari
alla corretta elaborazione degli stipendi e alla corretta gestione dei turni.
7.13)
OUTPUT (CLIENTI)
V Bando riduzione oraria (personale dipendente a tempo indeterminato)
V
V
V
V
Graduatorie (personale dipendente)
Comunicazioni diniego o assegnazione (dipendenti che hanno presentato domanda, responsabile
del dipendente con riduzione, direttore di area)
Contratto di lavoro (dipendenti con posizione utile in graduatoria)
Comunicazioni obbligatorie (Veneto Lavoro)
43
COMANDO “IN ENTRATA”
8.i) Richiesta di attivazione del comando
L’U.G., ricevuta da parte del Direttore competente la richiesta di attivazione del comando e
acquisiti gli eventuali pareri necessari, predispone la richiesta di attivazione del comando da
inoltrare all’Amministrazione di cui ii personale che si chiede in comando è dipendente.
8.2) Predisposizione del provvedimento e richiesta di docurnentazione
Se l’amministrazione di cui ii personale che si chiede in comando è dipendente riscontra
negativamente questa Azienda, l’U.G archivia la richiesta e la relativa risposta.
Se l’amministrazione di cui ii personale che si chiede in comando riscontra positivamente questa
Azienda, l’U.G predispone la deliberazione con cui prendere atto dell’invio in comando. L’UG
acquiSisce inoltre dall’Amministrazione di cui ii personale che si chiede in comando è dipendente,
prima della decorrenza del comando, uno stato di servizio con trattamento economico ed una
“situazione assenze nefl’ultimo triennio”.
8.3) Adempimenti successivi
L’U.G. aggiorna inoltre ii file excel dedicato ai comandi.
8.4) Gestione economica
• Nel caso in cui Sia possibile pagare direttamente ii dipendente in comando (provenienza SSN),
l’UE inserisce in procedura i dati del comandato come fosse dipendente, utilizzando apposito
codice identificativo della posizione e un codice di assoggettamento che permetta di
considerarlo a tempo determinato per l’Azienda ma indeterminato nel trattamento ai fini ferie
e contributo di disoccupazione.
• Nel caso in cui invece non Sia possibile il pagamento diretto, 1’UE procede al caricamento ai soli
fini del rilevamento delle presenze e procede al rimborso dei costi all’Azienda di provenienza
8.5) Rinnovo
Stante ii carattere temporaneo dell’istituto in parola, SU richiesta del Direttore competente l’U.G.
si attiva per chiedere eventuali rinnovi dello stesso.
COMANDO IN “USCITA”
8.6) Richiesta di attivazione del comando e sua istruzio ne e adempimenti successivi
L’U.G., una volta pervenuta la richiesta di attivazione del comando da pane dell’amministrazione
interessata, acquisisce, da parte del Direttore competente ii parere in merito.
Se quest’ultimo è non favorevole l’UG riscontra l’amministrazione interessata e archivia la
richiesta e la relativa risposta.
Se è favorevole l’UG procede a richiedere al dipendente l’assenso aT comando e, nel caso in cui ii
dipendente da’ il proprio assenso, l’UG procede a predisporre la delibera di invio in comando
avendo preventivamente concordato con l’Amministrazione di destinazione la data di decorrenza
e le modalità relative al pagamento degli oneri derivanti dal comando.
L’UG invia la suddetta delibera all’Amministrazione interessata, aT dipendete ed aT Direttore di
competente.
Registra infine iT comando neT file excel dedicato e in quello “scadenza comunicazioni
obbligatorie”.
44
FASE 8 Gestione personale in comando
8.7) Adempimenti verso terzi
L’U.G. predispone per tate comando la Comunicazione Obbligatoria avendo preventivamente
avuto cura di verificare la sede di destinazione ed ii pat. mail aziendale.
8.8) Gestione economica
• Nel caso in cui 1’Azienda di destinazione possa pagare direttamente ii dipendente in comando
1’UE inserisce in procedura un apposito codice identificativo della posizione di comando e ii
relativo blocco della parte stipendiale.
• Nd caso in cui invece non sia possibile ii pagamento diretto da parte dell’Azienda, l’UE procede
normale pagamento e provvede a chiederne ii rimborso.
8.8) Rirznovo
Stante ii carattere temporaneo dell’istituto in parola, su richiesta dell’amministrazione
interessata, l’UG procede come sopra descritto per eventuali rinnovi del comando.
OUTPUT (CLIENTI)
V
V
V
V
Richiesta attivazione comando (Azienda)
Delibera di presa d’atto invio comando
Richiesta rimborso (Azienda)
Comunicazione obbligatoria (CoVeneto)
45
FASE 9 Gestione incarichi esterni
9.1) Richiesta di autorizzazione allo svolgimento di incarico non compreso nei compiti e
doveri d’ufficio
Qualora un dipendente intenda svolgere un’attività 0 Ufl incarico non compreso nei compiti o nei
doveri d’ufficio, o qualora un ente pubblico o privato intenda conferire ad un dipendente un incarico
non compreso nei compiti o nei doveri d’ufficio, ii dipendente e/o l’ente devono formulare la richiesta
di rilascio dell’autorizzazione o, nel caso di attività o incarichi non soggetti ad autorizzazione, ii
dipendente o l’ente devono comunicare l’attività o l’incarico che intendono assumere/conferire. La
richiesta deve essere inoltrata venti giorni prima dell’inizio dell’incarico, viene ricevuta dall’UG, e
deve contenere:
• gli estremi identificativi del soggetto a favore del quale si intende svolgere l’incarico, comprensivi
di codice fiscale e/o partita WA,
• l’oggetto dell’incarico per cui si richiede autorizzazione,
• la decorrenza e la dUrata dell’incarico
• l’impegno in termini temporali che lo svolgimento dell’incarico comporta
• ii compenso previsto
• la dichiarazione del dipendente del rispetto di quanto previsto dall’art.2 del regolamento in materia
di conflitto di interesse, incompatibilità e autorizzazione allo svolgimento di incarichi non compresi
nei compiti e doveri d’ufficio
• l’attestazione del Responsabile della Area/Struttura/U.O./Servizio di assegnazione circa la non
sussistenza di esigenze organizzative che ostino all’autorizzazione, anche con riferimento alla
partecipazione delle procedure di selezione dei fornitori di beni e servizi;
• la dichiarazione del Responsabile della Area/Struttura/U.O./Servizio di assegnazione secondo la
quale, in base alle informazioni in suo possesso, l’assunzione dell’incarico non configura in conflitto
d’interesse, in relazione alle funzioni attribuite al dipendente e non pregiudica ii recupero delle
energie psico-fisiche da parte del lavoratore;
• l’attestazione del Responsabile della Area/Struttura/U.O./Servizio di assegnazione relativa al fatto
che l’eventuale astensione del dipendente dal prendere decisioni o svolgere attività inerenti le
mansioni affidate per preservare l’imparzialità dell’attività ai sensi dell’art. 4 del presente
regolamento, non pregiudica, per ii periodo di astensione, il regolare assolvimento/svolgimento
delle funzioni di pertinenza della Struttura/U.O./Servizio cui il dipendente è assegnato.
9.2) Incarichi soggetti ad autorizzazione: rilascio o diniego dell’autorizzazione
Nel caso di attività o incarichi soggetti ad autorizzazione, l’UG, previa verifica del rispetto della vigente
normativa, rilascia l’autorizzazione, che, diversamente, viene negata. La relativa comunicazione scritta
viene inviata, oltre che all’interessato:
• al Responsabile della Area/Struttura/U.O./Servizio di assegnazione
• all’ente che ha conferito l’incarico
• all’UE o, nel caso di personale del ruolo sanitario del comparto, al SPS per consentire i controlli
sulle presenze
9.3) Incarichi non soggefti ad autorizzazione: comunicazione del parere negativo del
Responsabile
Nel caso di attività o incarichi non soggetti ad autorizzazione, se ii Responsabile della
Area/Struttura/U.O./Servizio di assegnazione ha espresso ii proprio parere favorevole, ii dipendente
non riceve alcuna comunicazione; in caso di parere non favorevole ii dipendente viene informato, da
parte dell’UG.
46
9.4) Adempimenti verso i terzi.
Le autorizzazioni rilasciate e le comunicazioni di incarichi non soggetti ad autorizzazione (in caso di
parere favorevole del Responsabile) vengono consegnate alla Segreteria dello SRUM che, entro
quindici giorni, le comunica in via telematica, al Dipartimento della funzione pubblica, indicando
l’oggetto dell’incarico e ii compenso lordo, ove previsto ai sensi dell’art. 53, comma 12, del decreto
legislativo 165 del 2001. La comunicazione è accompagnata da una relazione nella quale sono indicate
le norme in applicazione delle quali gli incarichi sono stati conferiti o autorizzati, le ragioni del
conferimento o dell’autorizzazione, i criteri di scelta dei dipendenti cui gli incarichi sono stati conferiti
o autorizzati e la rispondenza dei medesimi ai principi di buon andamento dell’amministrazione,
nonché le misure che si intendono adottare per ii contenimento della spesa.
9.5) Archiviazione
Dopo la comunicazione di cui al punto precedente, la Segreteria dello SRUM restituisce le
autorizzazioni e le comunicazioni all’UG che provvede ad archiviarle in appositi faldoni, suddivisi per
anni e per tipologie di attività.
47
Procedimcnti disciplinari che prevedono sanzioni superiori a! rimprovero verbale e
inferiori alla sospensionc dal servizio con privazione della retribuzione> iogg.
10. i) Contestazione degli addebiti
Ii Responsabile con qualifica dirigenziale della struttura in cui ii dipendente lavora nel caso in cui
venga a conoscenza di comportamenti punibili con le sanzioni di minore gravità contesta per iscritto
l’addebito all’interessato e convoca lo stesso per l’audizione a difesa eventualmente assistito da una
persona di sua fiducia
10.2) Audizione
Ii dipendente convocato ha le seguenti tre facoltà:
presentarsi all’audizione cui seguirà un apposito verbale
non presentarsi e inviare una memoria scritta
presentare istanza di rinvio motivata da gravi ed oggettivi impedimenti
10.3) Conclusione del procedimento
A completamente dell’attività istruttoria il procedimento disciplinare viene chiuso 0 COfl
l’archiviazione 0 COfl l’irrogazione della sanzione disciplinare
10.4) Comunicazione dell’irrogazione
Ii responsabile della struttura comunica e trasmette la sanzione irrogata al dipendente e al SRUM
-
-
-
Procedimenti disciplinari in capo all’Ufficio Procedimenti disciplinari, per le quali è
prevista l’irrogazione di sanzioni superiori alla sospensione dal servizio per piü di 10 gg
10.5) Trasmissione atti
Ii responsabile della Struttura in cui il dipendente lavora trasmette gli atti della notizia del fatto
all’Ufficio procedimenti disciplinari dandone contestuale comunciazione all’interesato
io.6) Contestazione degli addebiti
L’Ufficio procedimenti disciplinari contesta per iscritto l’addebito all’interessato e convoca lo stesso
per l’audizione a difesa, eventualmente assistito da una persona di sua fiducia.
ha le seguenti tre facoltà:
10.7)11 dipendente
presentarsi all’audizione cui seguirà un apposito verbale
non presentarsi e
presentare istanza di rinvio motivata da gravi ed oggettivi impedimenti
io.8) Conclusione del procedimento
A completamente dell’attività istruttoria il procedimento disciplinare viene chiuso o con
l’archiviazione o con l’irrogazione della sanzione disciplinare
10.9) Comunicazione dell’irrogazione
Ii responsabile della struttura comunica e trasmette la sanzione irrogata al dipendente e al SRUM
convocato
-
-
inviare una memoria scritta
-
48
L’UE nel rispetto di quanto previsto dall’art. 35 CCNL 07/04/99 (Criteri per la progressione
economica orizzontale) in funzione defle risorse finanziarie disponibili, previa predisposizione di
apposita graduatoria per ciascun profilo professionale attribuisce agli aventi titolo ii predetto
beneficio.
ii.i) L’UE verifica delle risorse finanziarie disponibili sull’apposito fondo contrattuale
11.2) Procede quindi ad estrarre dalla procedura informatica l’elenco del personale suddiviso per ogni
profilo e fascia, predispone quindi la graduatoria sulla base dei seguenti criteri:
• 4 anni di anzianità di servizio complessivo in azienda al 31 dicembre di ciascun anno
• Positivo raggiungimento degli obiettivi di budget
• Assenza di sanzioni disciplinari di livello almeno pan alla sospensione dal servizio con
privazione della retribuzione comminata nel biennio precedente
• Esciusione dalla progressione orizzontale nel biennio precedente
11.3) Si predispone ii provvedimento di approvazione delle graduatorie che viene pubblicato sul sito
intranet al fine di garantire la visione e la predisposizione di eventuali ricorsi
11.4) L’UE inserisce in procedura le nuove posizioni funzionali, dati retributivi particolari per gli
aventi titolo
Tale meccanismo è stato sospeso a decorrete dal 31/12/2010 (decorrenza economica
01/01/2011) a seguito dell’applicazione dell’art.9 C0.2 his del DL 78/2010 convert to con
modificazioni nella Legge 122/2010
OUTPUT (CLIENTI)
V
Graduatorie (dipendenti)
49
Preso atto che per l’attribuzione degli incarichi, occorre tenere in considerazione oltre afla normativa
contrattuale le limitazioni di cui all’art. 9 Co.1 del DL 78/2010 convertito con modificazioni nella legge
122/2010 e le relative interpretazioni formulate con la circolare della Conferenza delle Regioni e delle
Province autonome con atti prot. n. lo/133/CR6/C1 del i8 novembre 2010, prot. n. 11/17/CRO6/C1
del 10 febbraio 2011, così come modificato in data 13 ottobre 2011 con nota n. 11/116/CR05/C1 e, con
le circolari n° 12/2011 e 16/2013 della Ragioneria Generale dello Stato questa azienda, questa azienda
attribuisce un nuovo incarico o conferma ii precedente alle seguenti fattispecie:
a) attribuzione di un nuovo incarico al conseguimento dci requisiti per l’equiparazione
b) non attribuzione di un nuovo incarico dopo 5 anni misti (tempo determinato e indeterminato)
c) attribuzione di un nuovo incarico di lett. c) art. 27 ccnl 8.6.2000 al raggiungimento
dei
requisiti del cosiddetto “gradone”
d) rinnovo o l’attribuzione di un nuovo incarico alla scadenza di un incarico precedente
e) conferma o attribuzione di un nuovo incarico in caso di cambio di passaggio dal Rapporto di
lavoro esciusivo a rapporto di lavoro non esciusivo o viceversa
f cessazione di un incarico in qualsiasi momento per l’attribuzione di un incarico superiore (lettera
a) 0
b))
DIRETFORI DIPARTIMENTO
Richiesta di attribuzione e predisposizione provvedimento
L’U.G. riceve dal Direttore Generale i nominativi dci dirigenti cui attribuire l’incarico di Direttore di
Dipartimento, sentito ii parere del relativo comitato e, per i soli dipartimenti interaziendali ii
consenso/parere dci Direttori Generali delle altre Aziende sul nominativo proposto. L’UG procede
all’attribuzione dell’incarico predisponendo la relativa delibera e la successiva comunicazione
all’interessato, ai Direttori delle UU.OO.CC. che compongono il Dipartimento e, per i soli dipartimenti
interaziendali, ai Direttori Generali dde altre Aziende.
12.2) Adempimenti successivi
L’UG aggiorna un file ad uso interno che consente il monitoraggio di tali incarichi e le relative
scadenze ed inserisce nella procedura Sigma l’incarico attribuito. La delibera e l’istruttoria vengono
archiviate a fascicolo personale del dipendente ed in copia nella raccolta di delibere predisposte
dall’UG.
12.3) Gestione economica
L’UE, presa visione della delibera di conferimento dell’incarico, inserisce nei dati retributivi
particolari la maggiorazione della retribuzione di posizione prevista, utilizzando un codice retributivo
non afferente ai fondi contrattuali.
12.1)
DIRETIORI DI UNITA OPERATWA COMPLESSA
12.4) Attribuzione
dell’incarico
Si rimanda a quanto descritto nella Fase 2 RINNOVO
50
Gestiorie econornica
L’UE, presa visione della delibera di conferimento dell’incarico, inserisce:
• nella qualifica l’inizio della decorrenza, modifica della posizione funzionale
e della mansione, ai fini
dell’indennità di esclusività
• nei dati retributivi particolari Ia retribuzione di posizione minima unifica
ta in godimento, la
retribuzione di posizione differenza sui minimi, la retribuzione di posizione aziend
ale, l’indennitá
di struttura complessa (tutte queste voci retributive afferiscono ai fondi contrat
tuali).
12.6)
INCARICHI DIRIGENZJALI DI ALTA SPECIALIZZAZIONE E DIREZ
IONE DI UNITA’
OPERATWA SEMPLICE
Richiesta di attribuzione e sua valutazione:
L’UG riceve dai Direttori delle U.O.C./Responsabili delle strutture di appartenenza
le richieste di
attribuzione degli incarichi e le raccoglie.
Quando la direzione strategica manifesta la volontà di valutare le richieste giacen
ti, l’UG verifica che i
potenziali titolari degli incarichi siano in possesso dei requisiti previsti dal CCNL
e dal Contratto
Collettivo Aziendale, verifica con 1’UE la capienza del relativo fondo, e ne rappre
senta gli esiti alla
direzione.
12.8) Predisposizione provvedimento:
Quando la direzione strategica ha stabilito gli incarichi da attribu
ire, l’UG predispone ii
provvedimento di attribuzione, ii contratto individuale, Ia lettera di comun
icazione all’interessato e al
Direttore competente.
12.9) Adempirnenti successivi
L’UG aggiorna un file ad uso interno che consente ii monitoraggio di tali
incarichi e le relative
scadenze ed inserisce nella procedura sigma l’incarico attribuito. La delibera
e l’istruttoria vengono
archiviate a fascicolo personale del dipendente ed in copia nella raccolta di
delibere predisposte
daIl’UG.
Trasmette inoltre copia del contratto all’U.E.
12.10) Gestione economica
L’UE, presa visione della delibera di conferimento dell’incarico, inserisce:
• nella qualifica l’inizio della decorrenza, modifica della posizione funzionale
e della mansione se
dovuta
12.7)
• nei dati retributivi particolari la retribuzione di posizione minima unificata in godim
ento se dovuta,
la retribuzione di posizione differenza sui minimi se dovuta, la retribuzione di posizio
ne aziendale,
(tutte queste voci retributive afferiscono ai fondi contrattuali).
12.11) Rinnovo degli incarichi
Per quanto attiene agli incarichi di Lettera C e D vengono rinnovati al termin
e del processo di
valutazione.
51
INCARICHI DI FACENTE FUNZIONE
12.12) Ricevimento richiesta attribuzione incarico
Al verificarsi di una situazione di vacanza del posto di Direttore di una U.O.C., l’U.G. puô ricevere dal
Direttore di Area competente o dalla Direzione Medica, richiesta di attribuzione di incarico di facente
funzioni ad uno dei dirigenti assegnati all’UOC in argomento.
12.13) Conferimento incarico
L’UG predispone la deliberazione del Direttore GeneraTe, con la quale viene conferito l’incarico di
facente funzioni di Direttore dell’UOC per un periodo di sei mesi.
12.14) Invio comunicazione attribuzione irzcarico
L’UG invia all’interessato (e per conoscenza al Direttore di Area competente) nota contenente la
comunicazione di attribuzione dell’incarico di facente funzione alla quale viene allegata copia della
deliberazione di nomina.
12.15) Adempimenti successivi
L’UG aggiorna un file ad uso interno che consente ii monitoraggio di tali incarichi e le relative
scadenze ed inserisce nella procedura sigma l’incarico attribuito. La delibera e l’istruttoria vengono
archiviate a fascicolo personale del dipendente ed in copia nella raccolta di delibere predisposte
dall’UG
12.16) Gestione economica
L’UE, presa visione della delibera di conferimento dell’incarico, inserisce nei dati retributivi
particolari l’indennità per facente funzioni, utilizzando un codice retributivo afferente ai fondi
contrattuali.
12.17) Proroga incarico difacentefunzioni
Qualora il posto di Direttore di Unità Operativa Complessa vacante non venga coperto entro la data di
scadenza dell’incarico di facente funzioni, questo viene prorogato con deliberazione del Direttore
Generale, predisposta dall’UG. All’adozione della stessa segue comunicazione di proroga ed invio di
copia della deliberazione all’interessato Ce per conoscenza al Direttore di Area competente).
INCARICO AD INTERIM
12.18) Riceviniento richiesta attribuzione incarico
Al verificarsi di una situazione di vacanza del posto di Direttore di una U.O.C., l’UG puô ricevere dal
Direttore di Area competente o dalla Direzione Medica, richiesta di attribuzione di incarico ad interim
al dipendente già Direttore di altra UOC.
12.19) Conferimerito irzcarico
Ii UG predispone la deliberazione del Direttore Generale, con la quale viene conferito l’incarico ad
interim di Direttore dell’UOC.
12.20) Invio comunicazione attribuzione incarico
Ii UG invia all’interessato (e per conoscenza al Direttore di Area competente) nota contenente la
comunicazione di attribuzione dell’incarico ad interim alla quale viene allegata copia della
deliberazione di nomina.
52
12.21)
Gestione economica
L’UE, presa visione della delibera di conferimento dell’incarico, inserisce nei dati retributivi
particolari l’indennità per facente funzioni, utilizzando un codice retributivo afferente ai fondi
contrattuali.
12.22)Adelnpimefltz successivi
Ii UG aggiorna un file ad uso interno che consente ii monitoraggio di tali incarichi ed inserisce nella
procedura sigma l’incarico aftribuito. La delibera e l’istruttoria vengono archiviate a fascicolo
personale del dipendente ed in copia nella raccolta di delibere predisposte dall’UG.
INCARICHI DI SOSTITUTO
12.23) Richiesta indicazione nominativo
Di norma nel mese di dicembre di ogni anno (allo scopo di rispettare ii termine del 31 genflaiO per ii
completamento della procedura), l’U.G. invia a tutti i Direttori di Unità Operativa Complessa richiesta
di comunicare ii nominativo del proprio sostituto (o di confermare l’indicazione espressa per l’anno
precedente) per l’anno solare successivo.
Analoga richiesta, talvolta verbale, viene inviata al Direttore deIl’U.O.C. qualora sia prevista, in corso
d’anno, la cessazione del sostituto designato.
Nel caso in cui in corso d’anno venga a cessare il Direttore dell’U.O.C., si provvede ad inviare la
richiesta di cui sopra, talvolta verbale, al nuovo Direttore, al facente funzioni dello stesso ovvero
all’incaricato ad interim.
12.24)
Conferimento incarico
Una volta pervenuti i nominativi dei sostituti, l’U.G. predispone due deliberazione del Direttore
Generale, con le quali vengono conferiti gli incarichi di sostituti delle UU.OO.CC. per l’anno solare: in
una vengono indicati i sostituti per l’area medico-veterinaria, nell’altra i sostituti per l’area della
S.P.T.A.
Singole delibere di nomina di sostituto vengono predisposte in caso di cessazione in corso d’anno di
Direttore di U.O.C. o di sostituto.
Invio comunicazione attribuzione incarico
L’U.G. invia all’interessato (e per conoscenza al Direttore della relativa U.O.C.) nota contenente la
12.25)
comunicazione di attribuzione dell’incarico di sostituto con indicazione del numero di deliberazione di
conferimento del predetto incarico.
12.26)
Gestione econoznica
L’UE, presa visione della delibera di conferimento dell’incarico, inserisce nei dati retributivi
particolari l’indennità per facente funzioni, utilizzando un codice retributivo afferente ai fondi
contrattuali.
12.2 7)Adempznlenti
successivi
L’ U.G. inserisce nella procedura sigma l’incarico attribuito. Copia della lettera inviata al soStituto
nominato viene archiviata a fascicolo personale dello stesso. Le delibere di conferimento dell’incarico,
unitamente a copia della lettera inviata ai Direttore delle UU.OO.CC. e del loro relativo riscontro
vengono conservate in apposita raccolta suddivisa per anni. Qui viene conservato altresI un elenco
degli incarichi suddetti al fine del loro monitoraggio.
53
FUNZIONI DI COORiJINjEN
12.28) Ricevjmento richiesta
Il SPS o ii Direttore dei Servizi Sociali inoltra aflo UG proposta di assegnazione dell’incarico di
coordinamento (temporaneo o definitivo) al dipendente ritenuto idoneo.
12.29) Attribuzioi-zeJjtnzjonj
L’UG, verificato ii possesso dei requisiti richiesti in capo al dipendente individuato (esperienza
triennale della categoria D o Ds, master universitario di primo livello), e acquisito ii parere favorevole
del Direttore dell’U.O.C. coinvolta, invia allo stesso (e per conoscenza al Direttore dell’U.O.C., al SPS o
al Direttore dei Servizi Sociali) nota con la quale si comunica ii riconoscimento delle funzioni di
coordinamento.
12.30) Gestione economjca
L’IJE, presa visione della nota di conferimento dell’incarjco, inserisce:
• nella qualifica Ia nuova mansione
• nei dati retributivi particolari l’indennità spettante.
POSIZIONI ORGANIZZATIVE
12.31) Richiesta di attribuzione e predisposizione prouvedimento:
L’U.G riceve da parte del Direttore competente Ia richiesta di attribuzione di un incarico di posizione
organizzativa, con Ia precisazione della graduazione delle funzioni affidate. Per i Dipartimentj Sanitari
l’U.G acquisisce, se non già presente, il parere del Servizio Professioni Sanitarie.
L’UG verifica con l’UE Ia capienza del relativo fondo e, se sufficiente, su indicazione del Direttore di
Area, predispone Ia delibera di attribuzione dell’incarico. Predispone ii contratto individuale di lavoro,
Ia comunjcazione al dipendente, al Direttore competente e, per le posizioni organizzative del ruolo
sanitario, al Servizio professionj Sanitarie.
12.32) Adenipiinenj-i successivi
L’UG conserva agli atti Ia griglia, sottoscritta dal Direttore competente, nella quale viene individuata
la graduazione della posizione organizzativa.
L’UG aggiorna un file ad uso interno che consente ii monitoraggio di tali incarichi e le relative
scadenze ed inserisce nella procedura sigma l’incarico attribuito. La delibera e l’istruttoria vengono
archiviate a fascicolo personale del dipendente ed in copia nella raccolta di delibere predisposte
dall’UG.
Trasmette inoltre copia del contratto all’U.E.
12.33) Gestjorze economlea
L’UE, presa visione della delibera di conferimento dell’incarico, inserisce nei dati retributivi
particolari l’indennità per facente funzioni, utilizzando un codice retributivo afferente ai fondi
contrattualj.
Controlli
Una Volta effettuata l’elaborazione provvisoria degli stipendi, ii responsabile UE controlla Ia
corrispondenza tra quanto inserito in procedura, a livello giuridico ed economico, attraverso una
stampa di controllo elaborata in Access.
54
I
OUTPUT (CLIENTI)
V
V
Delibera/provvedimento di conferimento dell’incarico (dipendente)
Comunicazione di conferimento dell’incarico (dipendente)
55
DIRIGENZA - Valutazione annuale individuale
ogni anno, nel mese di marzo, l’UE pubblica sul sito intranet dell’Azienda dell’avvio del
procedimento di valutazione individuale
acquisisce le schede di valutazione individuale compilate e firmate su supporto cartaceo e controllo
di eventuali irregolarità
creazione di un file excel per l’inserimento dei punteggi acquisiti e di eventuali annotazioni
riportate nelle schede di valutazione
incasodi:
• mancata apposizione della firma del secondo valutatore - invio della scheda al valutatore di 2°
istanza
• assenza della firma del valutato sulla scheda - invio di una comunicazione all’interessato per
conoscere i motivi della mancata sottoscrizione
• mancato ricevimento della scheda -) invio di una comunicazione all’interessato per
comunicargli che la scheda non è pervenuta
• personale che cessa per mobilità, pensionamento, dimissioni volontarie, trasferimento, scadenza
del contratto a tempo determinato - invio della scheda di valutazione individuale ai rispettivi
Responsabili
inserimento della scheda di valutazione individuale nel fascicolo della valutazione
sulla base del file excel cosI predisposto a seguito delle valutazioni si procede all’inserimento nel
modulo Sigma di gestione delle retribuzione di risultato/produttività dei nominativi per i quali la
fascia di attribuzione è inferiore al ioo% di raggiungimento degli obiettivi e per i quali
conseguentemente verrã attribuito un conguaglio inferiore ed, in alcuni casi, qualora l’acconto
fosse superiore allo spettante, si procede al relativo redupero. Se tale recupero è superiore al V dello
stipendio, si concordano con ii dipendente le quote mensili da recuperare.
13.1)
•
•
•
•
•
•
DIRIGENZA
Verifica dopo la maturazione del 5 e dei 15 anni di esperienza
professionale
• con cadenza quadrimestrale l’UE estrapola dalla procedura informatica dei nominativi dei
dirigenti che hanno maturato ii passaggio alla fascia superiore dell’indennità di esclusività e per
l’equiparazione, creando un elenco in formato excel
• richiesta di valutazioni nel caso di eventuali servizi prestati presso altri Enti del SSN
• predisposizione della deliberazione per la nomina dei Collegi Tecnici
• comunicazione di avvio della procedura ai componenti e al Presidente del Collegio Tecnico
nonché al diretto interessato ai fini dell’acquisizione delle valutazioni di prima e seconda
istanza
• acquisizione delle relazioni di prima iStanza, dei verbali dei Collegi Tecnici e controllo dell’esito
delle relative valutazioni
• predisposizione della delibera di presa d’atto, previo controllo delle decorrenze (giuridica ed
economica) per ii passaggio alla fascia superiore dell’indennità di esclusività e per 1’
equiparazione
• comunicazione all’interessato dell’esito della valutazione
13.2)
—
56
I
13.3) DIRIGENZA
Valutazionc a fine mcarico
• con cadenza quadrimestrale l’UE estrapola dalla procedura informatica i nominativi dei dirigenti
che hanno incarichi in scadenza, e ne crea un elenco in excel
• comunicazione al dipendente e al valutatore di prima istanza dell’avvio della procedura di
valutazione
• acquisizione agli atti di tutta la documentazione utile alla verifica e valutazione dell’attività
professionale svolta dal dirigente interessato (risultati di budget, schede di valutazione individuale,
eec.)
• predisposizione della deliberazione di nomina del Collegio Tecnico
• invio mail ai componenti del Collegio Tecnico per concordare la data e luogo dell’incontro
• predisposizione del verbale per ii Collegio Tecnico da inviare assieme alla lettera di convocazione e
alla documentazione utile ai fini della valutazione, al Presidente del Collegio Tecnico stesso (e per
conoscenza al soggetto valutato e al Servizio Controllo di Gestione)
• supporto in occasione della seduta del Collegio Tecnico per gli adempimenti amministrativi
• provvedimento di presa d’atto della valutazione ed eventuale conferma dell’incarico
• consegna all’Ufficio Giuridico del fascicolo contenente tutta la documentazione della valutazione
per la predisposizione del relativo contratto
—
13.4) COMPARTO- Valutazione annuale individuale
• ogni anno, nel mese di marzo, l’UE pubblica sul sito intranet dell’Azienda l’avvio del procedimento
di valutazione individuale
• acquisizione e controllo delle schede cartacee (per ii solo personale sanitario verifica anche
dell’apposizione della sigla del Responsabile del SPS)
• creazione di un file excel per l’inserimento dei punteggi acquisiti e di eventuali annotazioni
riportate nelle schede di valutazione
• incasodi:
mancata apposizione della firma del secondo valutatore invio della scheda al valutatore di 2°
istanza
assenza della firma del valutato sulla scheda -* invio di una comunicazione all’interessato per
conoscere i motivi della mancata sottoscrizione
mancato ricevimento della scheda - invio di una comunicazione afl’interessato per
comunicargli che la scheda non è pervenuta
personale che cessa per mobilità, pensionamento, dimissioni volontarie, trasferimento, scadenza
del contratto a tempo determinato - invio della scheda di valutazione individuale ai rispettivi
Responsabili
• inserimento della scheda di valutazione individuale nel fascicolo della valutazione
• sulla base del file excel così predisposto a seguito delle valutazioni si procede all’inserimento nel
modulo Sigma di gestione delle retribuzione di risultato/produttività dei nominativi per i quali la
fascia di attribuzione è inferiore al ioo% di raggiungimento degli obiellivi e per i quali
conseguentemente verrà attribuito un conguaglio inferiore ed, in alcuni casi, qualora I’acconto
fosse superiore allo Spettante, si procede al relativo redupero. Se tale recupero è superiore al V dello
stipendio, si concordano con ii dipendente le quote mensili da recuperare.
—
-
—
—
—
57
FASE 13 Valutazione del personale
COMPARTO— Valutazione incarichi di posizione organizzativa
L’UE estrapola dalla procedura informatica i nominativi dei dipendenti che hanno incarichi di
posizione organizzativa in scadenza, che vengono inseriti in un file excel
comunicazione di avvio della procedura al dipendente e ai valutatori di prima e seconda istanza per
l’acquisizione delle rispettive valutazioni
controllo dell’esito delle relative valutazioni
predisposizione della delibera di presa d’atto ed eventuale conferma dell’incarico
consegna aIl’Ufficio Giuridico del fascicolo contenente tutta Ia documentazione della valutazione
per la predisposizione del relativo contratto
13.5)
•
•
•
•
•
OUTPUT (CLIENTI)
Schede di valutazione (dipendenti)
Richiesta di valutazioni precedenti (Enti del SSN)
Delibera di nomina Collegi tecnici
Comunicazione avvio procedura di valutazione (componenti Collegio tecnico, dipendente)
Delibera di presa d’atto per ii passaggio alla fascia superiore dell’indennità di esclusività e per 1’
equiparazione (dipendente)
V Comunicazione esito valutazione (dipendente)
V Verbale per ii Collegio Tecnico (Presidente Collegio tednico)
V Provvedimento di presa d’atto della valutazione di fine incarico
V
V
V
V
V
58
FASE 14 Gestione cessione del V, finanziamenti, pignoramenti
14.1)
Cessione del V dello stipendio e piccoli prestiti (concessi dall’INPS gestione ex
INPDAP)
• L’UE, a seguito della richiesta del dipendente, verifica i requisiti per la concessione del
prestito
• Redige la domanda su modulistica INPS e raccoglie la documentazione richiesta
• Inoltra infine la pratica all’Ente erogatore
• Sulla base del tabulato nominativo inviato dall’INPS
gestione credito, l’UE provvede a
caricare in procedura l’importo della rata mensile
—
14.2)
Prestiti pluriennali ( concessi da Istituti Finanziari)
• L’UE, a seguito della richiesta del dipendente o dell’Istituto Finanziario, verifica i requisiti
per la concessione del prestito
• Redige ii certificato di stipendio a firma del legale rappresentante dell’Ente
• Se ne sussistono i presupposti, autorizzazione del prestito mediante rilascio dell’atto di
benestare, contenente le indicazioni utili per provvedere alla ritenuta della rata mensile
14.3)
Pignoramenti
• L’UE riceve 1’Atto di pignoramento presso terzi dal Tribunale competente con l’indicazione di
tutti i dati relativi al pignorato e con l’obbligo di rendere la dichiarazione di cui all’art.547
c.p.c.
• Si procede quindi alla stesura della dichiarazione, alla comparizione in Tribunale e alla
consegna della stessa al Giudice, rimanendo in attesa di quanto disposto dal Giudice stesso.
• Contestualmente l’UE provvede ad effettuare la trattenuta in via cautelare, come previsto
dall’atto stesso, fino al momento del recepimento del disposto del Tribunale. Una volta
ottenuto, si effettuano i versamenti al creditore di quanto dovuto.
Per le procedure sopradescritte, l’UE monitora eventuali variazioni della situazione del dipendente
(aspettative, trasferimenti...) che comportano modifiche al piano di ammortamento o cessioni del
credito ad altri Enti.
Controlli
Successivamente alla chiusura provvisoria degli stipendi mensili, un incaricato dell’UE provvede a
controllare l’effettivo caricamento in procedura delle rate da trattenere, consultando i cedolini
provvisori.
OUTPUT (CLIENTI)
V Domanda su modulo INPS (Ente erogatore)
V Certificato di stipendio (dipendente)
V Dichiarazione di cui all’art.547 c.p.c. (Giudice del Tribunale competente)
59
FONDI COMPLEMENTARI
L’UE riceve Ia domanda di adesione aT Fondo di previd
enza complementare Perseo,
debitamente compilata e firmata dal dipendente, protoc
ollata con numero di protocollo
generale, e sottoscritta dal Direttore Generale. Provvede
a controllare Ta correttezza dei dati,
confrontandoli con quelli disponibili e caricati nel gestionale
del personale; in caso di errore
(ES: tipologia di contratto, data assunzione...), si prem
ura di correggere le inesattezze,
avvisando contestualmente ii dipendente. Qualora manca
nti, compila quindi la sezione relativa
ai dati aziendali.
15.2) Viene quindi inviata una scansione
in formato pdf, tramite mail PEC, al Fondo e alI’INPS
(gestione Ex—Indap)
15.3) Si procede con ii caricamento dei
dati relativi all’adesione aT Fondo direttamente nella
procedura Sigma, nell’apposita sezione Assoggettam
ento TFR/TFS e previdenza
complementare. Nel caso in cui ii dipendente sia soggetto
a TFS, l’adesione al Fondo implica
l’opzione a TFR, quindi oltre a caricare le informazioni
inerenti al Fondo Perseo, si registra
anche ii passaggio da TFS a TFR.
15.4) L’UE aggiorna la lista degli aderenti
aT Fondo, indicando Ta data di protocollo, che coincide con
quefla di adesione al Fondo stesso, le date di invio delle PEC
e del caricamento dati in Sigma
15.5) Infine provvede a spedire Ia copia cartace
a del modulo in busta chiusa al dipendente, mentre la
copia per l’Amministrazione viene archiviata nel fascicolo person
ale del dipendente.
15.1)
Controlli
Al momento dell’arrivo della domanda, l’UE la registra in
un file excel, completo di n° matricola,
cognome e nome del dipendente che intende aderire. Nd
medesimo elenco registra la data in cui
effettua le operazioni previste nella gestione del Fondo: invio
mail e caricamento in procedura,
A chiusura degli stipendi avvenuta, un addetto dell’UE provve
de a controllare l’elenco degli iscritti al
Fondo contenuto nella stampa relativa al versamento degli
oneri contributivi per ii Fondo Perseo
(prodotto automaticamente dalla procedura) con l’elenco
creato, in un file excel, al momento del
caricamento della domanda.
RISCATTI/RICONGIUNZIONI
15.6) L’UP su richiesta del dipendente predispone l’appo
sita domanda su modulistica INPS (gestione
Ex-Indap) e Ta inoltra al medesimo Istituto, predispo
ne inoltre l’apposito modello PA04
finalizzato al calcolo del contributi
15.7) Pervenuta la risposta, ii dipenden
te sceglie di optare per ii pagamento in un’unica soluzione,
nel qual caso vi provvede direttamente, oppure chiede la
rateizzazione mensile nei termini
fissati dall’INPS della quota dovuta. In quest’ultimo
caso l’UP comunica all’UE l’importo
mensile da trattenere e le relative decorrenze.
15.8) l’UE inserisce in procedura T’importo mensile cosI
trasmesso e con cadenza mensile verifica
eventuali situazioni di impossibilità al pagamento a
seguito di aspettative, trasferimenti,
pignoramenti.
60
RICONOSCIMENTO BENEFICI LEGGE 336/70
15.9) L’UP istruisce e redige provvedimenti relativi alla concessione di maggiorazioni contributive ex
legge rilevanti anche ai fini pensionistici (legge 33 6/70 ex combattenti, applicazione di benefici
contrattuali..)
15.10) L’UP comunica all’UE l’importo mensile da attribuire e la decorrenza.
15.11) L’UE inserisce in procedura l’importo mensile cosI trasmesso e la relativa decorrenza
all’interno della sezione della Retribuzione Individuale di anzianità
OUTPUT (CLIENTI)
v’
v”
‘
if
Domanda controfirmata dal DG (dipendente, INPS, Fondo Perseo)
Domanda per ii riscatto/ricongiunzione (INPS)
Modello PA04 (INPS)
Segnalazione eventuale mancato pagamento (INPS)
61
i6.i) Cessczzione delpersonale per scadenza incarico
Nel caso in cui sia stato istituito un rapporto di lavoro a tempo determinato, in prossim
ità della
scadenza l’U.G. invia al dipendente nota per comunicare la cessazione del contrat
to. La nota viene
inviata per conoscenza anche:
• al Direttore di Struttura, al Direttore di Dipartimento e al Direttore di U.O.C o
. al S.P.S. e all’Ufficio
Sanitario Aziendale
• al Coordinamento Distretti ed al Servizio Farmaceutico Territoriale per i dirigen medici
ti
al fine del
rilascio dei ricettari
• afl’U.O.C. Fisica Sanitaria per i soggetti esposti a radiazioni, al fine di fame cessare
i controlli
• al SFF, nel caso in cui ii costo fosse a carico di un progetto o a carico di uno specifi
co finanziamento
al fine di consentire Ia corretta imputazione dei costi.
Copia di tale nota viene trasmessa per e mail all’UE e all’UP.
L’UE inserisce in procedura la data di cessazione e provvede ad attribuire i ratei
di tredicesima
mensilità ed, eventualmente, a liquidare le ferie non godute se pagabili e/o lo straord
inario.
L’UP istruisce e redige i prospetti di liquidazione del trattamento di fine servizio (mode
llo 350P) e fine
rapporto (modello TFRi).
Cessazione del personale per dimissioni volontarie
Nel caso in cui ii dipendente assunto a tempo indeterminato o il dipendente
assunto a tempo
determinato vogliano risolvere ii contratto di lavoro producono all’U. G. apposito
modulo compilato e
sottoscritto contenente la dichiarazione di voler recedere dal rapporto di lavoro, con
indicazione della
data (concordata con ii Direttore dell’Unità Operativa o con ii SPS) a decorrere dalla
quale ii rapporto
cesserà. L’U.G. invia all’interessato nota con la quale si comunica di prender atto
del recesso. La nota
viene inviata per conoscenza anche:
• al Direttore di Struttura, al Direttore di Dipartimento e al Direttore di U.O.C al
. o S.P.S. e all’Ufficio
Sanitario Aziendale
al Coordinamento Distretti ed al Servizio Farmaceutico Territoriale per i dirigenti
medici al fine del
rilascio dei ricettari
all’U.O.C. Fisica Sanitaria per i soggetti esposti a radiazioni, al fine di fame cessare
i controlli
• al SFF, nel caso in cui ii costo fosse a carico di un progetto o a carico di uno specifi
co finanziamento
al fine di consentire la corretta imputazione dei costi.
Copia di tale nota viene trasmessa per e mail all’UE e all’UP.
L’U.G. effettua la Comunicazione Obbligatoria di cessazione tramite ii portale Veneto
Lavoro.
L’UE inserisce in procedura la data di cessazione e provvede ad attribuire i ratei
di tredicesima
mensilità ed, eventualmente, a liquidare le ferie non godute se pagabili e/o lo straord
inario.
L’UP istruisce e redige i prospetti di liquidazione del trattamento di fine servizio (mode
llo 350P) e fine
rapporto (modello TFRi) ed eventualmente, se dovuta, predispone la documentazio
ne pensionistica
(modello PA04).
16.2)
62
Cessazione delpersonale per mobilità
Ii dipendente, ricevuta la comunicazione di accoglimento della propria domanda di mobilità presso
un’altra amministrazione pubblica, presenta all’U.G. domanda di “nulla osta”.
La richiesta di mobilità viene registrata in un file ad uso interno contenente le richieste di “mobilità in
uscita”.
Qualora trattasi di mobilità verso aziende ed enti del servizio sanitario nazionale, l’UG rilascia ii nulla
osta con l’indicazione della decorrenza del trasferimento, stabilita dal Direttore competente. Ii nulla
osta viene inviato dall’U.G., oltre al dipendente, a:
• Azienda Sanitaria/Amministrazione di diverso comparto interessata
• Direttore competente
• USAZ
e per la dirigenza medica-veterinaria e sanitaria, professionale, tecnica ed amministrativa anche a:
• Direttore di Dipartimento
• Direttore Medico
• Coordinamento Distretti
• Servizio Farmaceutico Territoriale.
La suddetta comunicazione viene inoltre inviata via e-mail all’U.E, ii quale provvede ad inserire i dati
della cessazione ed ai relativi conguagli.
Qualora trattasi di mobilità verso amministrazioni di comparti diversi:
• se ii Direttore competente esprime parere favorevole al trasferimento, l’UG rilascia ii nulla osta nei
termini sopra descritti.
• se il Direttore competente esprime parere non favorevole al trasferimento, l’UG comunica II diniego
al dipendente, all’Aniministrazione di diverso Comparto e al Direttore competente. La domanda,
unitamente alla risposta di diniego viene archiviata a fascicolo del dipendente.
Ii file ad uso interno contenente le richieste di “mobilità in uscita” viene aggiornato con la decorrenza
del trasferimento o con ii diniego al trasferimento.
L’U.G. effettua la Comunicazione Obbligatoria di cessazione tramite il portale Veneto Lavoro.
A cessazione avvenuta ii fascicolo personale, contenente, tra l’altro, l’elaborazione dello stato di
servizio con trattamento economico del dipendete e il prospetto delle assenze nell’ultimo triennio,
viene trasmesso all’Amministrazione di destinazione del dipendente.
16.3)
OUTPUT (CLIENTI)
‘V Delibera/provvedimento presa d’atto della cessazione (dipendente)
V Comunicazione presa d’atto della cessazione (dipendente)
V Comunicazione obbligatoria (CoVeneto)
V Nulla osta al trasferimento (Azienda di destinazione, Direttore,
USAZ)
V Modelli PA04, 350P, TFRi (Inps)
V Fascicolo personale (Azienda di destinazione)
63
FASE 17 Gestione economica del rapporto di lavoro, gestione aspetti fiscali e
previdenziali particolari
GESTIONE ECONOMICA DEL RAPPORTO DI LAVORO
17.1) Gestione voci retributive
Di fondamentale importanza è Ia periodica verifica delle voci retributive nonché Ia corretta
codificazione di una eventuale voce retributiva nuova.
Sulla base di tali principi 1’UE, in particolare, per un’eventuale nuova codificazione provvede a
definire oltre la descrizione:
a) Se trattasi di ritenuta, di competenza, di imponibile, di aumento imponibile, di riduzione
imponibile, di ritenuta di legge
b) Se trattasi di una voce non legata ad algoritmo di calcolo
c) A quale assoggettamento ai fini previdenziali e fiscali deve essere imputata
d) A quale conto di bilancio deve fare riferimento
e) A quale codice statistico ai fini delle rilevazioni periodiche deve fare riferimento.
17.2) Gestione dati retributivi particolari
Per ciascun dipendente la procedura prevede la registrazione/modifica/visualizzazione dei
seguenti dati di integrazione stipendiale:
• Assegno ad personam
• Indennità di sostituzione
• Indennità di coordinamento fissa e variabile
• Indennità di funzione per posizione organizzativa
• Indennità di struttura complessa
• Retribuzione di posizione variabile differenza dei minimi
• Retribuzione di posizione variabile aziendale
• Indennità di rischio radiologico
• Indennità di esclusività per i soli riconoscimenti giuridici
• Retribuzione di posizione minima unificata(quota in godimento all’atto del conferimento di
un incarico diverso)
• Indennità di polizia giudiziaria
• Pignoramenti
• Sanzioni disciplinari
• Cessione/riscatti/ricongiunzioni/pohzze assicurative
• Polizze assicurative per estensione colpa grave
Per tutte queste fattispecie I’UE, ricevuta la comunicazione dai dipendenti o da altri Servizi o da
soggetti esterni, provvede a determinare, limitatamente aile voci inerenti l’inquadramento
economico la relativa quota ed ad inserirla in procedura. Per le altre, provvede al solo
inserimento in procedura con Ia relativa temporizzazione.
17.3) Assegno per nucleo familiare
Qualora ii dipendente ne abbia diritto, richiede la corresponsione e/o Ia variazione dell’assegno
per nucleo familiare tramite Angolo del dipendente o, in alternativa, rivolgendosi direttamente
all’UE. L’Ufficio verifica ed eventualmente inserisce in procedura i dali richiesti e provvede alla
sospensione di tutti gil assegni in essere alla data del 30 giugno di ciascun anno, invitando i
relativi dipendenti a inoltrare una nuova richiesta.
17.4) Ritenute sindacali
L’UE riceve dal dipendente l’adesione o la revoca dell’iscrizione ad una organizzazione sindacale
e la inserisce in procedura.
64
_________________________________________
FASE 17 Gestione economica del rapporto di lavoro, gestione aspeth fiscah e
previdenziali particolari
17.5)
Gestione libera professionale/supPOrtO/COnVeflziom
L’UE ricevuto l’elenco dei dipendenti che hanno svolto attività di cui all’oggetto, inviato dal SAO,
provvede alla relativa verifica inerente le causalizzazioni delle presenze e all’inserimento nelle
voci retributive variabili dci relativi importi.
17.6) Gestione conti correnti
Qualora ii dipendente abbia variato le coordinate bancarie, le inserisce tramite Angolo del
dipendente o, in alternativa, rivolgendosi direttamente all’UE che le carica nella procedura
Sigma.
17.7) Gestione residenza fiscale
Qualora il dipendente abbia variato la propria residenza fiscale, le inserisce tramite Arigolo del
dipendente o, in alternativa, rivolgendosi direttamente all’UE che le carica ndlla procedura
Sigma.
GESTIONE ASPETTI FISCALI
17.8) Redditi altri datori
L’UE inserisce in procedura i valori imponibili ai fini flscali di altri datori, qualora l’inserimento
non sia effettuato dal dipendente stesso tramite l’Angolo del dipendente, e ciô per considerare a
livello mensile l’effetto di tale imponibile sulla progressività della ritenuta fiscale
17.9) Oneri deducibili
L’UE inserisce in procedura eventuali oneri deducibili ulteriori rispetto ai contributi
previdenziali, quali ad esempio polizze vita.
Per quanto attiene gli oneri deducibili inerenti i contributi I’UE si limita a verificare ii corretto
assoggettamento dde voci retributive di riferimento
17.10) Oneri detraibili
Qualora l’inserimento non sia effettuato dal dipendente stesso tramite l’Angolo del dipendente,
l’UE inserisce su richiesta del dipendente tutti gli oneri relativi ai familiari a carico (coniuge,
figli, altri) con l’indicazione se prevista dalia normativa fiscale, dell’età e della percentuale di
attribuzione tra coniugi e/o conviventi do genitori e Ia certificazione che ii familiare percepisce
un reddito imponibile inferiore al massimo previsto.
Un ulteriore onere detraibile è costituito dalla produzione del reddito che viene assegnata
d’ufficio salvo eventuale revoca da parte del dipendente. Tale revoca puô essere fatta tramite
Angolo del dipendente, in caso contrario vi provvede l’UE.
17.11) Addizionali fiscali
Ai fini della corretta attribuzione delle addizionali fiscali regionali e/o comunali è
indispensabile ii corretto inserimento della decorrenza della residenza ai fini fiscali e quindi
dell’eventuale cambio. A tal fine l’UE verifica gli inserimenti fatti tramite angolo del dipendente
ed inserisce direttamente le richieste cartacee.
Contestualmente all’eventuale concessione di un’aspettativa senza retribuzione viene inserito un
apposito codice al fine di poter modificare ii numero di mensilità della rateizzazione e, quindi a
novembre in sede di conguaglio annuo si procede a sistemare le quote non versate, tramite
l’inoltro di apposita nota ed invito al dipendente di procedere tramite modello F24 0, nd caso di
copertura con Ia tredicesima tramite un anticipo dell’azienda.
65
FASE 17 Gestione economica del rapporto di lavoro, gestione aspe fisca
tti
li e
previdenziali particolari
IRPEF sugli arretrati da lavoro dipendente
L’imposta dovuta su arretrati di lavoro dipendente, tassativamente spettanti a
seguito di
contratti di lavoro con decorrenza retroattiva, sentenze o provvedimenti indipendenti
dalla
volontà delle parti, e calcolata in via preventiva dal datore di lavoro attraverso ii
cosiddetto
sistema della “tassazione separata”.
E poi l’Agenzia delle Entrate ad effettuare ii calcolo definitivo dell’imposta dovuta tenendo conto
dei redditi posseduti dal contribuente negli anni precedenti.
In tali casi l’UE determina se gli eventuali importi arretrati rientrano nella fattispecie,
quindi
verifica i redditi in possesso dal percipiente nel biennio precedente chiedendo al
medesimo
l’eventuale integrazione (anche se ciô non è fiscalmente obbligatorio) e quindi
procede al
pagamento con codici voce che prevedono tale assoggettamento ai fini fiscali.
17.13) IRPEF sul trattamento di fine rapporto/prea
vviso
Per queste tipologie l’azienda è direttamente interessata, per ii pagamento in forma
diretta,
solamente per l’indennità di mancato preavviso. L’aliquota da applicare è calcola
ta, con un
particolare meccanismo in via provvisoria, dal datore di lavoro e, in maniera
definitiva,
dall’Agenzia defle Entrate e, consiste nell’aliquota media dei cinque anni precedenti
a quello in
cui è maturato il diritto alla percezione del Tfr. Per la tassazione ii datore di lavoro
applica le
aliquote in vigore dal 10 gennaio 2007. E prevista, perô, Ta possibilità di determinare
l’imposta
dovuta, laddove risulti piü conveniente, utilizzando le aliquote in vigore al 31 dicemb
re 2006.
Questo per evitare che ii regime fiscale introdotto dal 2007 determini un carico
fiscale pin
gravoso rispetto a quello che si otterrebbe applicando le vecchie aliquote.
Per sicurezza l’UE di norma chiede all’INPS ex INPDAP titolare della liquidazione del
TFR ii
calcolo dell’aliquota da applicare che sara quindi inserita in procedura.
17.14) Conguagli fiscali pendenti
In sede di conguaglio annuo l’UE verifica tutte le situazioni di cedolini stipendiali negativ
i con
pendenze fiscali provvedendo alla loro sistemazione al fine di poter contabilizzare
. Per tale
sistemazione si procede a seconda dei casi con le apposite annotazioni nel modello CUD
ovvero
nel caso di pagamenti certi di entità superiore nel mese successivo con anticipi che permet
tano
la corretta attribuzione delle ritenute fiscali.
17.15) Modelli 730
A decorrere dal mese di luglio di ciascun anno l’Agenzia delle entrate trasmette ale
vane
aziende, in qualità di sostituti d’imposta, ii flusso telematico del risultato contab
ile delle
dichiarazioni dei redditi effettuate tramite ii modello 730 dei propri dipendenti.
L’UE ricevuti i files provenienti dall’agenzia delle entrate tramite ii servizio Entrate
l provvede
all’inserimento automatico dei medesimi in procedura sigma. All’atto dell’inserime
nto vengono
effettuati i seguenti controlli:
a) Persone non dipendenti dall’azienda per i quali si provvede tempestivamente
a comunicare
ai singoli caf che avevano predisposto Ta denuncia l’impossibilità di procedere
con i
conguagli in quanto in servizio presso l’azienda.
b) Dipendenti cessati per i quali si procede come ii precedente punto per tutte le situazi
oni di
conguagli passivi e per i conguagli attivi se cessati nell’anno antecedente.
c) Dipendenti con anomalie nelle regioni/comuni di residenza per i quali si provve
de alle
relative correzioni
d) Dipendenti con situazione di codice fiscale non corretto (singoli casi nati in nazion
i straniere
oggetto di trasformazione quali ad esempio Ta ex Jugoslavia o la Germania) per i
quali si
procede ad un approfondimento con l’agenzia delle entrate.
e) Dipendenti con conguagli a debito e risultanti in aspettativa ai quali si
inoltra Ia
comunicazione con l’invito a provvedere tramite versamento diretto con mod. F24.
17.12)
66
Eventuali mod 730 rettificativi e/o pervenuti in ritardo vengono inseriti/verificati e conguagliati
con ii medesimo sistema di cui sopra.
I conguagli derivanti da dichiarazioni integrative devono essere effettuati sulla retribuzione
erogata nel mese di dicembre.
I conguagli vengono effettuati a partire dal mese di luglio, ovvero a partire dal primo mese utile,
tenendo conto dei risultati contabili delle dichiarazioni 730 dei propri sostituiti, evidenziati nei
modelli 730-3 che hanno elaborato o nei modelli 730-4 elaborati dai Caf e dai professionisti
Contestualmente ai conguagli, in particolare nel mese di Iuglio è
abilitati.
indispensabile verificare la capienza deil’irpef trattenuta, in caso contrario i
rimborsi di luglio devono essere parzialmente sospesi e rinviati al successivo
mese.
Nel mese di novembre per Ic situazioni di impossibilità (aspettative/cessati) di procedere con al
trattenuta si effettuano le stesse comunicazioni di cui sopra.
GESTIONE ASPETFI PREVIDENZIALI PARTICOLARI
17.16) Optanti Enpam/Enpab a seguito del DPCM 8/3/01
Per tali dipendenti l’UE inserisce in procedura l’apposito codice previdenziale ai fini
dell’assoggettamento all’Enpam/Enpab della cassa pensione e all’INPS ex Inpdap del TFR/TFS
del Ministero di
17.17) Personale in servizio presso le carceri gestito con contratto
Grazie e Giustizia
Per tali dipendenti I’UE inserisce l’apposito codice di assoggettamento sia alla cassa pensione sia
al TFR dell’INPS ex Inpdap anziché Enpas
17.18) Personale optante INPS
Per tali dipendenti l’UE inserisce in procedura l’apposito codice previdenziale ai fini
dell’assoggettamento all’INPS
Controlli
Nell’ambito dell’attività relativa ai modelli 730, nei casi in cui ii dipendente richieda l’annullamento
della trattenuta della seconda rata di acconto dell’IRPEF, successivamente alla chiusura provvisoria
degli stipendi mensili, un incaricato dell’UE provvede a controllare, attraverso una check list,
l’effettivo caricamento in procedura, consultando i cedolini provvisori.
OUTPUT (CLIENTI)
v”
Comunicazione delle situazioni con pendenze fiscali (dipendente)
67
i8.i) L’UP istruisce e redige provvedimenti di dispensa dal servizio per inidoneità/inabilità,
predispone ii modello PA04 e 350P/TFR1; chiede inoltre all’INPS l’aliquota fiscale da
applicare all’indennità sostitutiva di preavviso
18.2) L’UE, a seguito della richiesta defl’UP, predispone ii calcolo dell’indennità sostitutiva di
preavviso.
18.3) L’UE inserisce in procedura Sigma la data di dispensa dal servizio e provvede a corrispondere
l’indennità di mancato preavviso, eventuali ferie maturate e non godute, eventuale lavoro
straordinario se dovuto nel primo mese di pagamento utile
18.4) L’UP comunica a CoVeneto l’avvenuta cessazione e Ia relativa motivazione
OUTPUT (CLIENTI)
V
Modello PA04 e 350P (INPS)
Provvedimento di dispensa (dipendente)
68
Gestione indennità da modulo presenze/assenze:
l’UE travasa le voci gestite dal modulo
presenze/assenze, e specificatamente le vane indennitâ
calcolate automaticamente, ii lavoro
straordinario, lo sciopero, l’addebito per Ia men
sa. Successivamente l’UE effettua alcuni
controlli per verificare la correttezza in particolare di even
tuali arretrati e/o di importi elevati.
19.2) Gestione produttività/risulta
to: l’UE travasa le voci retributive gestite nel mod
ulo della
produttività/risultato riferito agli acconti mensili fissa
ti in sede di contrattazione aziendale e,
annualmente, al relativo conguaglio sulla base della valu
tazione.
19.3) Attraverso l’apposito modulo pred
isposto nd gestionale Sigma, l’UE effettua l’ela
borazione
provvisoria degli stipendi, predisponendo le relative stam
pe di controllo, quali:
• pagamenti superiori ai 10.000,00 € ai fini delle verifica
Equitalia
• conti correnti con coordinate errate
• cedolini con importi da erogare negativi
• Pagamenti a personale cessato
• Stipendi superiori ad una certa soglia (5.000,00
€ per la dirigenza, 2.000,00 € per ii
comparto)
• Stipendi eccessivamente bassi
• Voci retributive arretrate positive/negative riferite ad
anni precedenti
• Conguagli atipici
Provvede quindi alla correzione degli eventuali errori
emersi.
19.4) Terminate le operazioni di cont
rollo ed apportate Ic eventuali correzioni, l’UE effet
tua Ia
chiusura mensile dei cedolini, attivando le seguenti oper
azioni:
a)Inserimento data valuta dei bonifici bancari
b)Chiusura definitiva
19.5) L’UE predispone un prospetto
contenente l’elenco dei nominativi di tutto ii perso
nale
dipendente con i relativi emolumenti corrisposti, disti
nti tra importo lordo, ritenute ed importo netto.
Tale prospetto viene siglato dal direttore del SRUM o suo
delegato e poi consegnato al SFF
19.6) L’UE elabora due prospetti analitici, la cui
copia viene consegnata al SFF per la:
• Liquidazione delle ritenute erariali
• Liquidazione delle ritenute contributive (INPS cx Inpd
ap, Enpam/Enpab)
19.7) L’UE predispone quindi un repo
rt riepilogativo di liquidazione delle competenze al
personale
dipendente contenente la suddivisione degli emolume
nti per conto di contabilità generale, per area di
appartenenza (sociale 0 sanitaria) e per competenza. Tale
modello viene sottoscritto dal direttore del
SRUM o suo delegato. A fronte di tale report, viene effet
tuata una verifica di corrispondenza degli
importi contenuti nel prospetto di cui al punto 19.5)
19.8) L’UE consegna al SFF un prospetto
completo degli emolumenti liquidati al personale
dipendente derivanti dafl’utilizzo di finanziamenti pubb
lici o pnivati
19.9) A questo punto, l’UE compila ii
modulo, richiesto dall’Istituto di Tesorenia, indicando
l’importo
totale netto da erogare, suddiviso tra bonifici Unicredit
, bonifici altri istituti bancani e pagamenti
residuali pen cassa, che viene firmato dal direttone SRUM
o suo delegato.
19.10) L’UE elabora un report relat
ivo alla liquidazione dci contnibuti dovuti dal perso
nale
dipendente suddivisi tra carico personale e canico ente,
e distinti per conto di contabilità generale, pen
area di appartenenza (sociale o sanitania) e per com
petenza. Tale modello viene sottoscritto dal
direttore del SRUM o suo delegato.
19.1)
69
FASE 19 Pagamento stipendi
19.11) Attraverso l’accesso riservato
al portale dedicato TLQWebEnti, l’UE invia i file all’Is
tituto di
Tesoreria, ricavati dal gestionale Sigma, contenen
ti gli emolumenti netti, le coordinate bancarie, i
nominativi e codici fiscali.
Controlli
Mensilmente ii responsabile dell’IJE verifica
se vi sono dipendenti, non appartenenti all’ufficio
economico che abbiano eventualmente modificato
dati con attinenza stipendiali.
OUTPUT (CLIENTI)
V Cedolino stipendiale (dipenden
te)
V Liquidazione emolumenti e relat
ive stampe (SFF)
V Liquidazione contributiva e
fiscale (SFF)
V Denuncia contributiva (INPS,
INPS ex gestione inpdap)
V Accredito emolumenti (Tes
oreria)
FASE 20 Contabilizzazione emolumenti e pagamento
Entro 4 giorni della data stabilita per l’accredito degli stipendi, ii SFF riceve la documentazione
predisposta dall’UE dello SRUM. Tramite la procedura “Controllo inadempienze” disponibile sul
sito a EQUITALIA SPA (agente riscuotitore dell’Agenzia delle Entrate) vengono verificate le
eventuali cartelle di pagamento scadute a carico di beneficiari di pagamenti superiori a diecimila
euro, e nel caso vengano rilevati soggetti inadempienti, si procede a comunicare all’Agenzia
delle Entrate i dati degli importi da erogare al collaboratore e sulla base della risposta, si
prenderanno i provvedimenti del caso.
20.2) Sulla base del report riepilogativo II SFF registra in Contabilità Generale i costi degli
emolumenti del personale dipendente per conto di contabilitâ generale e per competenza,
imputando ai relativi progetti i costi degli emolumenti finanziati da contributi pubblici e/o
privati
20.3) Ii SFF emette i relativi mandati di pagamento indicando la valuta da attribuire ai beneficiari
sulla base di quanto stabilito dallo SRUM. I mandati sono emessi al netto dei quota dei
contributi previdenziali, delle ritenute erariali e delle altre ritenute, a carico del personale non
dipendente per i quali vengono rilevati in contabilità i relativi debiti verso istituti previdenziali,
erario o terzi.
Controlli
L’Istituto di Tesoreria controlla la corrispondenza dei mandati di pagamento emessi dal SEF con
gli accrediti effettuati dall’UG
20.4) Successivamente (e comunque entro 3 giorni dafla data di accredito) i mandati sono trasmessi
alI’Istituto Tesoriere tramite la procedura informatizzata del Mandato Informatico e firmati dal
Responsabile del SFF, o suo delegato
20.5) Entro 3 giorni dalla data di accredito ai beneficiari viene consegnata, tramite un commesso, alla
sede di Vicenza dell’Istituto di Tesoriere la seguente documentazione siglata da direttore del
SFF:
• 2 copie cartacee dell’elenco dei nominativi del personale non dipendenti;
• ii modulo indicante ii netto da erogare suddiviso tra bonifici Unicredit, bonifici altri istituti
bancari e pagamenti per cassa;
• un elenco dei mandati emessi con indicazione del numero e dell’importo degli stessi.
20.1)
OUTPUT (CLIENTI)
V Mandati di pagamento (Tesoreria)
V Riepilogo mandati emessi con quadratura con file txt trasmesso dallo SRUM (Tesoreria)
71
FASE 21 Contabilizzazione contributi e rite
nute e pagamento
Entro la fine del mese, al SFF viene trasmessa dall’U
E la documentazione relativa ai versamenti
contributivi, erariali e delle altre ritenute a carico del
personale. Sulla base delle liquidazioni di
cui sopra ii SFF contabilizza i costi dei contributi a
carico ente e dell’IRAP relativi al personale
dipendente suddivisi per conto di contabilità generale
e per competenza.
21.2) [1 SFF verifica che gli importi
dei versamenti erariali e previdenziali caricati nella proc
edura
informatica del personale siano corrispondenti con
le liquidazioni trasmesse e con i debiti
contabilizzati in fase di stipendio.
Controlli
L’Ufficio Bilancio controlla mensilmente che i versa
menti erariali e previdenziali indicati nelle
liquidazioni trasmesse dall’UE nel mese precedente quad
rino con i debiti contabilizzati in fase di
stipendio.
21.1)
Successivamente provvede a comunicare, tramite
mail, alla ditta che ha in appalto la gestione
del sistema informatico del personale, sia la valuta
da garantire ai beneficiari sulla base della
normativa vigente, sia eventuali aggiunte da apportare
ai versamenti IRPEF.
21.4) La ditta che ha in appalto Ia gesti
one del sistema informatico del personale provvede
ad
elaborare, autenticare e trasmettere, tramite ii Serv
izio Entratel (reso disponibile dal sito
dell’Agenzia delle Entrate, presso ii quale l’ULSS 6
è accreditata) l’elenco delle ritenute e dei
contributi del mese. Contestualmente II SFF provvede
a trasmettere una lettera al proprio Istituto
Tesoriere con Ia quale chiede di rendere disponile sul
conto di contabilità speciale istituito presso
la Banca d’Italia l’importo necessario al versamento dei
contributi e delle imposte. L’Agenzia delle
Entrate provvede, alla scadenza indicata, a prelevare
l’importo dal conto di contabilità speciale
intestato all’ULSS 6 presso Ia Banca d’Italia e a trasf
erirlo sui conti intestati agli enti beneficiari.
Una volta che l’importo è prelevato dalla Banca d’Ita
lia, il Tesoriere provvede ad addebitare sul
conto dell’ULSS 6 l’anticipazione concessa.
21.5) Al momento della comunicazion
e dell’addebito ii SFF provvede ad emettere i relativi mandati
di
pagamento firmati dal Responsabile del Servizio finan
ziario e fiscale, o suo delegato. Per Ia quota
a carico del personale, i mandati sono emessi defa
lcando i debiti registrati nella fase di
contabilizzazione degli stipendi.
Controlli
Annualmente l’Ufficio Bilancio si occupa di controlla
re la chiusura dci sospesi di cassa utilizzando
ii report delle posizioni sospese
21.6) Una volta disponibili sul sito dell’
Agenzia delle Entrate le quietanze di avvenuto versamento
dei
contributi, delle ritenute IRPEF e deII’IRAP, un incar
icato del SFF provvede a stamparle e ad
archiviarle per mese.
Controlli
Annualmente l’Ufficio Bilancio controlla le quietanze
con i dati caricati in procedura 770
21.3)
OUTPUT (CLIENTI)
V Comunicazione via mail
eventuali modifiche al modello F24 elaborato dalla proc
edura (Sigma)
V Lettera di prenotazione
importo in Banca d’Italia (Tesoreria)
V Mandati di pagamento (Tes
oreria)
72
FASE 22 Elaborazioni periodiche (Onaosi, CUD, mail...)
Annualmente l’UE predispone le seguenti elaborazioni:
• Denuncia Onaosi
• Rilevazione deleghe sindacali
• Autoliquidazione mail
• Modelli Cud
• Modelli 770
• Monitoraggio trimestrale
• Conto annuale
Denuncia Onaosi
Nei mesi di Gennaio e Luglio l’UE predispone Ia denuncia ed ii relativo versamento delle somme
spettanti all’Onaosi. A tal fine, attraverso la procedura Sigma, viene elaborato ii file utilizzato per
la trasmissione dei dati. Tale file viene integrato con eventuali dati mancanti quali ii personale
in comando.
22.2) Rilevazione deleghe sindacali
Con cadenza biennale l’UE elabora ii conteggio degli iscritti a ciascun sindacato da inserire
nell’apposito gestionale di rilevazione. A tal fine, vengono verificate le corrette descrizioni delle
organizzazioni sindacali e l’eventuale appartenenza alle Confederazioni.
Predisposte le schede, le medesime devono essere sottoscritte, oltre che dal responsabile del
procedimento aziendale, anche dal dirigente sindacale aziendale di riferimento.
22.3) Autoliquidazione mail
Entro ii i6 febbraio di ciascun anno deve essere predisposta l’autodenuncia del premio mail,
consistente nella verifica a consuntivo di quanto pagato nell’anno precedente e, sulla base
deIl’organico presente, di quanto versa a titolo di acconto per l’anno corrente. L’UE procede alla
verifica della corretta attribuzione della PAT, attraverso una stampa prodotta in automatico
dalla procedura. La stessa evidenzia per ciascun dipendente la retribuzione imponibile da
assoggettare con le eventuali integrazioni per personale a part-time e la riduzione al massimale
per quanto riguarda ii personale dirigente.
I dati del consuntivo vengono verificati con ii tasso applicato di riferimento, comunicato
dall’Inail. Successivamente 1’UE inserisce nell’apposito gestionale le retribuzioni imponibili di
ciascuna PAT e predispone la liquidazione da versare con modello F24EP.
Infine l’importo pagato viene liquidato al SFF ai fini della contabilizzazione, suddiviso tra
conguaglio anno precedente e acconto anno corrente, entrambi suddivisi per ruolo e per are a
contrattuale.
22.4) Modelli CUD
Annualmente, entro ii mese di febbraio, l’Azienda è tenuta ad inviare a ciascun dipendente ii
modello CUD.
L’UE in primis verifica la correttezza dei dati anagrafici dell’Ente e del rappresentante legale,
procede quindi, attraverso le stampe di controllo prodotte dalla procedura, alla verifica dei
seguenti dati:
• Situazioni fiscali pendenti
• Dipendenti con precedente rapporto assimilato
• Riepilogo situazione IRPEF, imponibile e ritenuta, riferita all’anno solare precedente,
comprensiva dei conguagli effettuati entro ii 28 febbraio e verifica della quadratura con i
versamenti mensili effettuati.
22.1)
73
• Riepilogo della situazione ai fini previdenziali INPS gestione ex Inpdap e verifica della
quadratura con i versamenti mensili
• Riepilogo della situazione ai fini del contributo INPS per la disoccupazione e verifica della
quadratura con i versamenti mensili
• Riepilogo della situazione IRPEF per ii personale deceduto e relativi eredi e verifica della
quadratura con i versamenti mensili
Riepiogo della situazione IRPEF riferito alla tassazione separata e verifica della quadratura
con i versamenti mensili.
• Riepilogo della situazione ai fini dell’assistenza fiscale e relativa quadratura.
Per le situazioni per le quali non è possibile la sistemazione, si procede con le annotazioni
dovute in maniera tale da permettere al dipendente di effettuare autonomamente la denuncia
dei redditi.
I CUD vengono pubblicati nell’apposita sezione dell’Angolo del dipendente per tutto il personale
dipendente, mentre per i cessati vengono spediti.
22.5) Modelli 770
L’UE annualmente predispone il quadro relativo al personale dipendente relativo al modello
770, attraverso l’apposita stampa prodotta dalla procedura Sigma contenente i modelli CUD.
Vengono effettuati i medesimi controlli relativi alla produzione dei modelli CUD cui si rimanda.
I modelli 770 cosI predisposti vengono inoltrati al SFF, che completa i modelli con i dati propria
competenza per trasmetterli poi all’Agenzia delle Entrate
22.6) Monitoraggio trimestrale
Ai sensi delle disposizioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze-Dipartimento della
Ragioneria generale dello Stato, l’UE trimestralmente inoltra, tramite il portale SICO, i dati
inerenti il costo del personale dipendente in termine di competenza, con l’indicazione anche
delle ore di lavoro, ii tutto suddiviso per area contrattuale.
22.7) Conto annuale
Ai sensi delle disposizioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze-Dipartimento della
Ragioneria generale dello Stato, l’UE compila la rilevazione statistica del Conto Annuale.
Preliminarmente vengono predisposte le stampe dalla procedura Sigma per poter verificare la
correttezza dei codici statistici, sia per le voci stipendiali che per i profili professionali, le tabelle
inerenti i titoli di studio, dei titoli professionali, delle discipline, delle causali di assunzione,
delle causali di dimissione, delle strutture ospedaliere, delle assenze.
Vengono quindi i dati della dotazione organica dell’anno corrente e i dati statistici del personale
presente al 31 dicembre dell’anno precedente comunicato nella precedente rilevazione.
Elaborate le vane tabelle si procede all’esame e alla correzione delle anomalie evidenziate,
utilizzando il kit excel fornito dal Ministero. Otlenuta la quadratura, l’UE compila la tabella di
riconciliazione consistente nella quadratura tra i dati esposti nel conto annuale e i dati iscritti a
bilancio consuntivo.
Il kit ultimato viene caricato nel portale SICO che evidenzia ulteriori eventuali anomalie da
correggere/convalidare.
L’UE richiede quindi la certificazione che viene inviata direttamente via mail al responsabile del
procedimento che provvede quindi a farla sottoscrivere dal collegio sindacale e a pubblicare
successivamente nell’apposita sezione del sito internet aziendale.
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COSTITUZIONE
Annualmente in via provvisoria vengono determinati i fondi contrattuali che poi a consuntivo
vengono rivisti ed approvati in via definitiva. Ciô è necessario al fine di dare attuazione alle
prescrizioni dell’art. 9 comma 2-his del d.1. n. 78/2010 convertito con la legge 122/2010 che prevede,
come chiarito dalla circolare Ragioneria Generale dello Stato 15 apnle 2011 II. 12:
a) i “fondi” non possono superare ii limite 2010
b) una volta rispettato ii primo vincolo, i fondi stessi devono essere ulteriormente ridotti in misura
proporzionale alla diminuzione del personale.
I punti a) e b) sono due vincoli, da eseguirsi nella successione indicata, in quanto possono dare luogo
a due distinte e successive riduzioni.
23.2) L’UE quantifica ii valore degli istituti che pur facenti parte dci fondi, non rientrano nel vincolo
e precisamente:
gli incarichi aggiuntivi effettuati dal personale in regime del cosiddetto “conto terzi”, incarichi da
intendersi come commissionati e remunerati dall’esterno dell’Amministrazione. Attengono a
questa fattispecie le risorse trasferite all’Amministrazione per incarichi nominativamente affidati a
specifici dipendenti, i proventi per nuove convenzioni per la quota conferita al fondo ai sensi
dell’art. 43 comma 3 della legge n. 449/1997, le quote per la progettazione ex art. 92, commi 5 C 6
del d.lgs. 163/2006 nonché i compensi professionali degli avvocati in relazionc a sentenze
favorevoli all’Amministrazione.
• I residui fondi degli anni precedenti
23.3) L’UE costituisce i fondi secondo i seguenti principi:
• seguendo lo schema indicato dalle circolari di rilevazionc del conto annuale anche in relazione al
dimensionamento delle risorse disponibili al livello di negoziazione integrativa per il relativo
utilizzo;
• predispone la relazione tecnico-finanziaria prevista dall’art. 40, comma 3-sexzes;
• consentire di misurare in modo oggettivo e confrontabile il grado di differenziazione
nell’attribuzione degli istituti incentivanti in essere (produttività collettiva e individuale, progetti,
retribuzione di risultato) per monitorare, nd tempo, la loro evoluzione nei nuovi istituti previsti dal
d.lgs. 150/2009, in particolare la performance individuale; va rimarcato che tale flnalità e tesa
anche a supportare l’adempimento previsto dall’art. 11, comma 8, punto d) del d.lgs. 150/2009 in
capo a ciascuna amministrazione in tema di trasparenza circa l’analisi di selettività della premialità
adottata;
• consentire il monitoraggio deII’evoluzione nd tempo del grado di selettività delle progressioni
economiche disciplinate a decorrere dal 15 novembre 2009 (data in entrata in vigore di tale norma)
dall’art. 23, commi 1-2 del d.lgs. 150/2009.
23.4) L’UE determina Ic Risorse fisse aventi carattere di certezza e stabilità e precisamente:
• importo consolidato secondo Ic disposizioni del Contratto collettivo nazionale di lavoro
• Incrementi previsti da CCNL successivamente al consolidamento di cui al punto precedente
• Ulteriori incrementi delle risorse fisse. Si tratta di tipologie di incremento che possono arricchire ii
fondo per la contrattazione integrativa al verificarsi, anche ripetuto nd tempo, di specifiche
condizioni; l’esempio tipico è Ia RIA personale cessato che ‘a ad incrementare in modo permanente
il Fondo unicamente nelle occasioni in di SI registra personale cessato. Un ulteriore esempio e
l’incremento del Fondo operato per incrementi dotazione organica o servizi, fattispecie prevista da
diverse tipologie di Contratti collettivi.
23.1)
76
..
.
.r:
.
• Decurtazioni del Fondo/Parte fissa, distinte nelle due voci riferite all’art. 9 comma 2-his del d.l.
78/2010 (limite 2010 e la successiva decurtazione proporzionale) nonché le eventuali riduzioni del
fondo dovute al trasferimento di personale ad altre amministrazioni per effetto di specifiche
disposizioni di legge o ad applicazione di normative contrattuali.
• Altre risorse fisse. In tale voce residuale vanno inserite tulle le poste che, rintracciate nell’atto di
costituzione del Fondo, non trovano riscontro nelle voci precedentemente elencate.
23.5) L’UE p01 determina le Risorse variabili
Si tratta di risorse che in ogni caso non sono consolidate neT tempo, delle quali, cioè, non è
rintracciabile certezza del medesimo ammontare per gli anni successivi (a quadro giuridico invariato).
L’esempio tipico è l’istituto delle sponsorizzazioni; La destinazione dei Fondi per la contrattazione
integrativa
23.6) Sempre l’UE quantifica le risorse
contrattate specificamente daT CI di riferimento
questa
parte
vanno
registrate
le
previsioni
di spesa per istituti che debbono comunque essere
In
erogati e non possono essere o in definitiva non vengono regolati in sede di accordo integrativo
formalmente stipulato. Si tratta a titolo esemplificativo:
• delle indennità la cui misura è inderogabilmente disciplinata dal Contratto collettivo nazionale di
lavoro (come l’indennità di comparto nel caso degli enti beau o l’indennità di specificitâ medica nel
caso della dirigenza medica e veterinaria);
• della previsione della spesa per le progressioni economiche già perfezionate antecedentemente a
queue eventualmente regolabili ex-novo con riferimento alle risorse dci Fondi dell’anno di
rilevazione;
• della previsione di spesa per indennità legate a condizioni di lavoro come turni, disagio ecc. che
l’Amministrazione deve comunque sostenere per assicurare l’ordinato svolgersi dei servizi eec.;
• Si pUO anche trattare, infine, dei compensi per produttività collettiva/individuale e progetti che
l’Istituzione ritiene di conferire, usualmente di concerto con la parte sindacale ed alla luce di
accordi pregressi, anche in assenza di un formale accordo integrativo per l’utilizzo delle risorse
speeificamente riferito ai fondi dell’anno corrente.
23.7) terminata Ta fase di calcobo di ogni singolo fondo T’UE provvede ad inserire i valori dci fondi
suddivisi in tulle le componenti precedentemente descritti, vengono altresI inserite le riduzioni di 10
livello di cui aT DL 78/2010 e Ta circolare esplicative n° i6 /2o12/rgs.
A consuntivo vengono inserite le riduzioni, se dovute, di 2° livello di cui alla circolare n°16/2o12/rgs e
le economic di bilancio previste dafl’art 71 della Tegge 133/2008
-
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77
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.
E 23 Gestione fondi contrattuali
GESTIONE
23.8) Preliminarmente alla gestione dei fondi vengono inseriti nel modulo sigma e periodicamente
verificati i seguenti parametri:
• Tabella con la descrizione dei van fondi
• Tabella di aggregazione profilo/posizione giuridica/classificazione funzionale/area contrattuale
(tale tabella permette di escludere dai fondi alcune situazioni particolari, quali ad esempio i
comandi in uscita, ii personale con delega dei servizi sociali a carico dei cUmuli
• Tabella di aggregazione di ogni singola voce al rispettivo fondo contrattuale
• Tabella indicante per ogni raggruppamento di voci retributive le modalità di proiezione ai fini della
gestione
23.9) Mensilmente a chiusura definitiva degli stipendi e relativo allineamento
, viene lanciata a cura
dell’UE l’elaborazione del monitoraggio dei fondi contrattuali, che permette di verificare per ogni
singolo fondo eventuali scostamenti rispetto al trend dei mesi precedenti ed essere eventualmente
in grado di informare Ia Direzione Generale di situazioni di eccesso di pagamento rispetto ai
finanziamenti
23.10) Periodicamente (mediamente a cadenza semestrale) vengono elaborati
anche i fondi degli
anni precedenti, al fine di verificare eventuali singoli pagamenti arretrati. In caso di consistenti
pagamenti arretrati (esempio per ii lavoro straordinario, inserito a debito verso dipendenti e
mantenuto all’interno del fondo di riferimento) tale elaborazione viene predisposta nello stesso
mese di liquidazione degli arretrati. Per i singoli pagamenti arretrati e comunque per eventuali
sfondamenti, non piü copribili con i fondi contrattuali dello stesso anno si seguono i criteri previsti
in azienda.
23.11) A consuntivo ii programma calcola esattamente, sulla base dei parametri
di cui sopra, i residui
di ogni singolo fondo che come previsto dai rispettivi contratti nazionali di lavoro, qualora siano
terminati i pagamenti di riferimento, vengono provvisoriamente spostati nei fondi di produttività
risultato e di norma utilizzati come progetti/attività aggiuntive/incentivi negli anni successivi/
previa contrattazione aziendale. I resoconti della gestione vengono periodicamente trasmessi alle
OOSS ed alle Rsu e, in sede di definitiva approvazione dei fondi contrattuali (in genere nei mesi
marzo/aprile dell’anno successivo) vengono allegati alle medesime delibere di approvazione.
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L
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5,
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FEB. 2014
——ALLEGATO-Z
______
_________del
___________________________
: DEUBERA
Gruppo di lavoro:
UIss 6
Vicenza
Processo oggetto dello studio
Gestione giuridico-economica del personale dipendente
Preparato da Azienda UIss 6 Vicenza
Approvato da
MF
Data: 03/02/2014
E FE 2014
__________
____
MATRICE DI INTERPRETAZIONE DEl RISCHI
5
4
03
C
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1.92
ii
0
15
Prababijità di accadimento
/ ! FQV
J14
Processo: Gestione e trattamento giuridico ed economico del personale dipendente
Problema I area di miglioramento:
Attualmente Ia gestione degli incarichi avviene, oltre che tramite procedura Sigma, anche
attraverso un elenco in formato excel, manutentato daiI’UG, che permette di identificare aicune
particolari tipologie di incarico, in aggiunta alla codiflcazione regionale:
• facente funzione
• interim
• sostituti temporanei
• aita specializzazione
• decorrenza ai soil fini giuridici deii’indennità di esciusività
L’obiettivo del miglioramento è gestire anche le sopracitate tipologie esciusivamente neiia
procedura Sigma.
FASI DEL PIANO E STATO DI AVANZAMENTO
%di
realizzazione
Attività
Responsa bilità
Codificare le tipologie di incarico
individuate,
abbinandola
eventualmente
a!
codice
di
riferimento
base
Regione
delia
Veneto
Servizio Risorse
Umane
e
Re azi on i
Sindacaii
31/12/2013
%
80
Abbinare ad ogni dipendente
incarico ii codice corrispondente
Servizio Risorse
Umane e
Relazioni
Sindacail
30/06/2014
0%
con
Miglioramento
Volumi di attivitã quantita tempo
—
N° operatori con accesso alle informazioni
Prima
Scadenza
Dopo
Delta
3 ore a trimestre
8 persone
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Peg. 1 dii
2014
MF
rrocesso: Gestione giuridico-economica del personale dipendente
Problema
I area di miglioramento: Gestione della causalizzazione delle nresenze
L’esigenza di rispettare le normative nazionali e regionali per le quali è necessario identificare
determinate attività quali, ad esempio, I’attività aggiuntiva per conto terzi, libera professione in
regime di ricovero, libera professione ambulatoriale, libera professione d’azienda, formazione,
progetti, libera professione serale e/o festiva, impongono di causalizzare con specifici codici le
diverse tipologie di prestazioni.
causalizzazioni
vengono
parzialmente
Attualmente
le
effettuate
a
responsabili/coordinatori, ii nuovo sistema prevede invece Ta definizione di
causalizzazione che ii dipendente deve utilizzare al momento della timbratura.
mano
dai
7 codici di
FASI DEL PIANO E STATO DI AVANZAMENTO
Attività
Definizione codici di causalizzazione
e predisposizione in procedura
SRUM
Predisposizione circolare attuativa
SRUM
Predisposizione caricamento massivo
delle ore in pagamento
SRUM
Monitoraggio mesi sperimentazione
SRUM
Miglioramento
Giornate lavoro caricamento attività
dipendenti
%
manualmente per
causalizzate
da
manutentare
incongruenza ore
Scadenza
% di
realizzazione
UE
30/09/2013
100%
UE
30/11/2013
100%
UE
30/06/2014
50%
UE
31/12/2013
60%
Dopo
Delta
Responsabilità
—
—
—
—
Prima
10 giorni
25%
iBERA
Pag. 1 dii
1) 5
2q14
MF
PIANO DI CONTENIMENTO DEl RISCHI
MF
I
.
RISULTATO DELL’ANALISI DEl RISCHI
Rischio: Rn 240
Processo: Gestione giuridico-economica del personale dipendente
Attività
Rischio
Danno
Trasmissione elenco
accrediti all’Istituto di
Tesoreria
Manomissione
degli accrediti
Pagamenti
non dovuti
G
Vp
Prima:
5
I
Dopo:
4
R
JR
5
100
DESCRIZIONE DEL CONTROLLO DA IMPLEMENTARE
Quale tipologia di controllo si vuole introdurre a! fine di ridurre ii rischio individuato relativamente
a uno del tre fattori (regolamentazione, probabilità, gray/ta)
Mensilmente l’UE, dopo aver effettuato l’accredito degli emolumenti in Tesoreria, sempre
dall’apposito portale recupera file autorizzati e Ii confronta con quelli prodotti in automatico dal
gestionale Sigma, verificando che corrispondano I codici fiscali, i numeri di conto corrente e gli
importi accreditati.
FASI DEL PIANO E STATO DI AVANZAMENTO
Descr/z/one delle attività necessar/e per Ia messa in atto del piano di contenimento del rischio
Attività
Responsabilità
% di realizzazione
Scadenza
Predisposizione programma in
UE
31/12/2014
10°h
Access per verificare if controllo
Predisposizione check-list per Ia
registrazione dell’avvenuto controllo
0%
UE
31/12/2014
periodico
j
r Risultati (I cambiamenti significativi rilevati con Ia rivalutazione deli’ IR)
-.
r
Z: 2Q14
Pag. 1 di 1
L
MF
PIANO DI CONTENIMENTO DEl RISCHI
RISULTATO DELL’ANALISI DEl RISCHI
Rischio: Rn 55
Processo: Gestione giuridico- economica del personale dipendente
Attività
Rischio
Danno
Mancato controllo
Controlli sul requisiti di
ammissione/autocertificaz
ioni
Controllo con
esito negativo dei
requisiti
assunzione
illegittima
G
Vp
Prima:
5
I
Dopo:
R
IR
3
DESCRIZIONE DEL CONTROLLO DA IMPLEMENTARE
Quale tipologia di control/o si vuole introdurre al fine di ridurre ii rischio individuato relativamente
a uno del tre fattori (regolamentazione, probabilità, gray/ta)
L’Utficio Giuridico rileva con cadenza quadrimestrale l’elenco delle assunzioni effettuate nei 4 mes
precedenti, dalla procedura Sigma.
Successivamente ii medesimo ufficio effettua un controllo consultando i fascicoli personali,
finalizzato a verificare di aver acquisito i riscontri in merito al possesso del requisiti di assunzionc
e finalizzato a verificare che i riscontri abbiano dato esito positivo.
FASI DEL PIANO E STATO DI AVANZAMENTO
Descrizione delle attività necessarie per Ia messa in atto del piano di contenimento del rischio
Attività
Responsabilità
% di realizzazione
Scadenza
Predisporre
modello
un
di
registrazione del controllo avvenuto
Ufficio Giuridico
30/06/2014
0%
Risultati (I cambiamenti signaficativi ralevati con Ia rivalutazione dell’ IR)
,Q4
FileStreamer.asp
Pag. 1 di 1

Allegato 2_Autorizzazione

AVVISO SELEZIONE - SIA - Servizi Intercomunali per l`Ambiente

circolare esami stato - ITT "Panella Vallauri"

bando - Ufficio Scolastico Regionale Piemonte

Esito Elezioni RSU 2015

Ammissione e data esami Ufficiale di macchina

Mercato Di Nanni - Città di Torino

Commissione di laurea del giorno 17 marzo 2015

Affissa all`albo in data 27/03/2015 I candidati dovranno

-nì• il Direttore Prof. Davide Neri / ccbs, ESITO PROCEDURA

scarica qui

Proposta di Legge - Gea Schirò Planeta