OPERATIVE EXZELLENZ IN DER INSTANDHALTUNG MÜSSEN DIE INSTANDHALTUNGSKOSTEN TATSÄCHLICH JEDES JAHR STEIGEN? Die Sicherstellung der Anlagenverfügbarkeit und die Performancesteigerung der Anlagen werden oft nur mit zu hohen Kosten erreicht – STOCKBILD doch es geht auch anders: Unsere Expertise hilft Ihnen: »» Schwachstellen in den Prozessen und damit verbundene Optimierungspotenziale zu erkennen »» Die technische Verfügbarkeit der Anlagen zu steigern »» Eine optimale Balance zwischen der Anlagenperformance und den Kosten für die Instandhaltung im Anlagenmanagement zu finden SHS Unternehmensberatung GmbH 2 DIE INSTANDHALTUNG TRÄGT MIT ZWEI WESENTLICHEN FAKTOREN ZUM UNTERNEHMENSERFOLG BEI: ANLAGENVERFÜGBARKEIT UND PERFOMANCESTEIGERUNG Optimierung des Unternehmenserfolges Performancesteigerung der Anlagen Sicherstellung der Anlagenverfügbarkeit Und an den Kosten lässt sich nicht drehen? Mit Sicherheit – lassen Sie sich überzeugen! SHS Unternehmensberatung GmbH 3 FÜR EINE FUNKTIONIERENDE UND KONSTENOPTIMALE INSTANDHALTUNG BRAUCHT ES DIE RICHTIGE STRATEGIE Vorbeugende Instandhaltung Zustandsorientierte Instandhaltung Reaktive Instandhaltung Durch die präventive Wartung und den regelmäßigen Tausch von Teilen, werden die Ausfälle gering gehalten. Durch die laufende Überwachung des Zustands (z.B. Temperaturkontrollen) von Teilen, wird bei Bedarf eine Maßnahme gesetzt. Es wird auf Störungen schnell reagiert und damit die Ausfallszeiten reduziert. Positive / negative Effekte Positive / negative Effekte Positive / negative Effekte Lebensdauer der Anlage Verfügbarkeit der Anlage Kosten (kurzfristig) Verfügbarkeit der Anlage laufende Kontrolle Verfügbarkeit der Anlage planbare Einsätze Lebensdauer der Anlage Lebensdauer der Anlage Kosten / Nutzen (kurzfristig) planbare Einsätze planbare Einsätze Technologiekosten Anzustreben ist immer der „optimale“ Mix der Instandhaltungsstrategien SHS Unternehmensberatung GmbH 4 ACHTEN SIE AUF DREI WESENTLICHE BAUSTEINE FÜR OPERATIVE EXZELLENZ IN DER INSTANDHALTUNG! Prozesse & Schnittstellen Auftragsabwicklung / Systeme Unterstützende Prozesse: Ersatzteilbeschaffung & Lagerwirtschaft Unabhängig von der strategischen Ausrichtung sind eindeutige und nachvollziehbare Prozesse, klare Schnittstellen, sowie effiziente Aufgabenteilungen mit der Produktion der Schlüssel für die operative Exzellenz in der Instandhaltung. »» Rasche Reaktionszeiten / geringere Stillstände bei Störungen »» Klare Verantwortungen und somit schnelle Entscheidungen »» Keine Effizienzverluste (Zeit, Kosten, Doppelarbeit) in den Prozessen Die Basis für eine optimale Instandhaltung sind eine schlanke Aufbauorganisation, proaktive Führung und passende Arbeitszeitmodelle. »» Standardisierte vergleichbare Strukturen »» Erhöhte Verfügbarkeit der Mitarbeiter »» Vermeidung von Mehrkosten (Überstunden und Zuschläge) Mit einem Instandhaltungscontrolling und einer Kapazitätsplanung wird für die notwendige Transparenz gesorgt. »» Rasches Erkennen von Abweichungen (Stillstände, Reparaturzeiten) »» Faire Datenbasis für die Durchführung der Einsatzplanung »» Objektive Basis für Investitionsentscheidungen Struktur & Führung B C Transparenz Bausteine Ihrer Instandhaltung A Aufbauorganisation Arbeitszeitmodell Steuerung Kapazitätsplanung Produktivitätsmessung Sind Sie tatsächlich mit jedem einzelnen Ihrer Bausteine zufrieden? SHS Unternehmensberatung GmbH 5 EFFIZIENZ IM TAGESGESCHÄFT DURCH EINE OPTIMALE GESTALTUNG DES OPERATIVEN „INSTANDHALTUNGSKREISLAUFS“ ZIELE: ð Sicherung der Anlagenverfügbarkeit ð Steigerung der Performance ð Optimierung der Instandhaltungskosten Auswertung der Häufigkeiten (Diagnose) Übergabe / Annahme von Aufträgen Verbesserungsmaßnahmen Vorgabe von Planzeiten Dokumentation der Tätigkeit Aufwandszuordnung Kontrolle der Arbeit Verplanung der Aufträge OPERATIVE EXZELLENZ Einteilung der Mitarbeiter Durchführung der Tätigkeiten „Die gesamte Prozesskette von der Annahme der Aufträge, über die Verplanung und Einteilung der Mitarbeiter, bis hin zur Aufwandszuordnung und Dokumentation der Tätigkeiten, muss effizient gestaltet sein.“ Clemens Satke, Geschäftsführung SHS Unternehmensberatung SHS Unternehmensberatung GmbH 6 DIE ERPROBTE UND GEZIELTE ANALYSE DER INSTANDHALTUNGSORGANISATION IDENTIFIZIERT SCHWACHSTELLEN UND BEWERTET DIE VERBESSERUNGSPOTENZIALE Ressourcenmanagement in der Instandhaltung Anwesenheit 100.700 Std. Nicht gebucht Gebucht 52.200 Std. 48.500 Std. Leasing 31.900 Std. Magazin 8.100 Std. Meister Magazin 2.000 Std. 9.300 Std. 900 Std. Overhead Differenz »» Zeitverbringung der Mitarbeiter und Mehraufwände aus Prozessschwachstellen »» Transparenz zu nicht produktiven Zeiten (Beispiel Overhead) »» Spitzenzeiten und Auslastung im Zusammenspiel mit der Kapazitätsplanung »» Nutzung der möglichen Arbeitszeitmodelle / Schichtpläne Flexibilität & Fertigkeiten Potenzialanalyse Engpass »» Zuteilung der Mitarbeiter nach den Skills und der benötigten Kapazität »» Identifizierung von Qualifikationsengpässen »» Ableitung von Coaching- und Trainingsbedarf »» Flexibilitätsanalyse und gezielte Ausbildungsprogramme für Spitzenabdeckung Organisation Director Kundenservice Technikersteuerung ... Reklamation Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 3 Mitarbeiter 3 Mitarbeiter 3 Mitarbeiter 3 Historisch gewachsene Strukturen »» Identifikation von überhöhten Overheadanteilen und von Effizienzverlusten durch unnötige Schnittstellen »» Verteilung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen »» Klare Regelungen und Standards an Schnittstellen Mitarbeiter 4 SHS Unternehmensberatung GmbH 7 DIE ERPROBTE UND GEZIELTE ANALYSE DER INSTANDHALTUNGSORGANISATION IDENTIFIZIERT SCHWACHSTELLEN UND BEWERTET DIE VERBESSERUNGSPOTENZIALE Prozesse & Schnittstellen KUNDE Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum GESCHÄFTSFÜHRUNG Lorem ipsum Lorem ipsum VERTRIEB Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum EDV Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum PRODUKTION Lorem ipsum Potenzialanalyse Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum »» Erhebung und Analyse der IST-Prozesse und Ermittlung von Wertschöpfungsverlusten (Qualität, Zeit und Kosten) »» Nutzung und Eignung der vorhandenen IT-Systeme »» Fehlende Definitionen einzelner Instandhaltungsaufgaben »» Standardisierung und Einhaltung bestehender Vorgehensweisen »» Anforderungen zur Anpassung bestehender IT-Systeme Lorem ipsum Führung »» Auftragsverteilung (System, Randbedingungen, Qualifikation der zugeteilten Mitarbeiter, Erklärung und Unterstützung) »» Kontrolle der durchgeführten Arbeit und Sicherstellung der standardisierten Dokumentation »» Nutzung von Kennzahlen und operative Steuerung (Berichte, Durchsprachen, Routinen, Rundgänge) »» Ausbildungsniveau und -anforderungen der Führungskräfte, Weiterentwicklung der Mitarbeiter SHS Unternehmensberatung GmbH 8 SETZEN SIE IN DER KONZEPTION AN DER WURZEL AN! BEISPIEL: Einführung einer systemgestützten Kapazitätsplanung Planungszeitpunkt Geplante Anwesenheit VORTEILE ungeplante Reparatur offene Zeitreserven ungeplante Reparatur offene Zeitreserve Wartung Wartung offene Zeitreserven Wartung Kontrolle Teileanfertigung Kontrolle Teileanfertigung Kontrolle Wartung Kontrolle Umbau Investment Teileanfertigung Umbau Umbau Investment geplante Reparaturen geplante Reparatur KW31 Historische Informationen geplante Reparatur KW32 KW33 geplante Reparatur KW34 Wartung Kontrolle Teileanfertigung Umbau Investment geplante Reparaturen KW35 »»Gezielte Reduktion von Überkapazitäten »»Transparentes Erkennen von Engpässen »»Lernen aus der Historie zu zukünftigem Vorhaltebedarf für Störungen »»Transparenz zu aktuellen überhöhten Aufwänden »»Reduktion des Planungsaufwands durch IT-Unterstützung Planung »» Durch die Darstellung erkennt man sofort, welche Reserven für Störungen notwendig sind (rote Felder) »» Die bereits geplanten Aufgaben (Wartung, Kontrolle etc.) werden für die nächsten Wochen automatisch vom System dargestellt ð die Differenz zur Anwesenheit (rote Linie), ergibt die Zeitreserve »» Anhand dieser Reserven (orange Felder) erkennt man, ob Engpässe entstehen werden (Beispiel KW 34) Durch „Drag & Drop“ können Aufträge verschoben werden, um die Auslastung anzupassen »» Wenn nicht anders möglich, müssen die Anwesenheiten erhöht oder verringert werden SHS Unternehmensberatung GmbH 9 ERKENNEN SIE VERLUSTLEISTUNGEN! BEISPIELE: Klassische Ablaufschwächen und Effizienzverluste aus einer Potentialanalyse Transparenz der Zeitverbringung Anwesenheit »» Kein Einsatz von Vorgabezeiten und fehlende Transparenz zur Zeitverbringung der Mitarbeiter. Fehlende Datenbasis zur operativen Effizienzoptimierung im Mitarbeitereinsatz. 100.700 Std. Nicht gebucht Gebucht 52.200 Std. 48.500 Std. 52 % (52.200 Std.) nicht gebucht 31.900 Std. Leasing Magazin 8.100 Std. Meister Magazin 2.000 Std. 9.300 Std. 900 Std. Overhead Differenz Reparatur Trocknungswägen 715,25 646,6 521,25 »» Vorhaltung von überhöhten Reserven und dadurch überhöhte Zeitanteile für Fülltätigkeiten. Zeiteinsatz um 55 % überhöht 2009 2010 2011 Prozess der Auftragsverwaltung »» Keine systemgestützte Mitarbeitereinsatzplanung oder transparente Bedarfsermittlung. Aufwändige Auftragsabwicklung (Zuordnung, Nachverfolgung und Dokumentation / Datenerfassung) Handschriftliche Erfassung & Planung SHS Unternehmensberatung GmbH 10 UMSETZUNGSSTÄRKE DURCH ERFAHRENE TEAMS UND PRAGMATISMUS – HALTEN SIE DAS TEMPO BEI! Pragmatische Lösungskonzepte »» Erprobte Methoden und Benchmarks »» 80/20 Analysen: Schnelles und potenzialorientieres Vorgehen und Handeln »» Bewährte Lösungen aus der Praxis als Input Praktiker und Experten »» Branchenexperten »» Operatives Projektmanagement »» Pragmatismus »» Sozialkompetenz und Durchschlagskraft Systematisches Umsetzungscontrolling Konsequentes Change Management »» Verbindliche Potenziale und Messbarkeit »» Sensibilisierung der Führungskräfte »» Umsetzungspläne und Zielvereinbarungen »» Mitarbeitereinbindung/ Teambildung »» Umsetzungsstatus »» Umsetzungsbegleitung/ Beseitigung von Barrieren »» Umsetzungsmodule Keine Verkomplizierung! Keine Theorien! Keine Fragezeichen! Keine Mauern! Eine fundierte Schwachstellenanalyse und maßgeschneiderte Konzepte sichern Ihren Umsetzungserfolg! SHS Unternehmensberatung GmbH 11 BRANCHENBEISPIEL HOLZVERARBEITUNG: EFFIZIENZSTEIGERUNG UND KOSTENSENKUNG DURCH STANDARDISIERUNG UND PRODUKTIVITÄTSSTEUERUNG Projektsteckbrief Branche: Holzverarbeitungsindustrie (7 Standorte in Mitteleuropa) Vertriebsstruktur: Instandhaltung Projektziel: Optimierung der Instandhaltungsorganisation zur messbaren und nachhaltigen Optimierung der Produktivität und Effizienz in den Prozessen und Strukturen Projektlaufzeit: Analyse und Konzeption 5 Monate Umsetzungsphase 9 Monate Ausgangssituation »» Vielzahl an Kleinstabteilungen mit bis zu 3 Abteilungsleitern und 6 Meistern je Standort »» Historisch gewachsene Strukturen (Verantwortungsüberschneidungen) »» 28 % der gesamten Instandhaltungszeit entfallen auf indirekte Zeiten und Administration »» Keine klar definierten Vorgabezeiten »» Kein Einsatz von werksübergreifenden Benchmarks »» Fehlende Transparenz zum Instandhaltungsaufwand und zur Effizienz der Instandhaltungsorganisation »» Jährlich steigender Anteil der Instandhaltungskosten an den operativen Gesamtkosten der Standorte Zielsetzung »» Effiziente Aufbauorganisation mit klarer Kompetenzverteilung »» Unterstützung der Führungskräfte im Hinblick auf das erforderliche Ressourcenmanagement »» Klar definierte Schnittstellen zwischen der Produktion und der Instandhaltung »» Nutzung von Synergiepotenzialen »» Verringerung des Aufwands für indirekte Zeiten und Administration »» Exakte und zeitnahe Rückmeldung von Aufträgen »» Schaffung eines transparenten Berichtswesen zur Messung der Effizienz der jeweiligen Instandhaltungsorganisationen SHS Unternehmensberatung GmbH 12 BRANCHENBEISPIEL HOLZVERARBEITUNG: BEISPIELHAFTE STUDIEN ZUR ERMITTLUNG DER ANSÄTZE UND DER OPTIMIERUNGSPOTENZIALE Studie Produktivität Studie Benchmark-Abgleich Die gebuchten Auftragszeiten zeigen deutlich die Produktivitätsreserven bei den Mitarbeitern Der Vergleich mit dem Benchmark-Standort zeigt enorme Effizienzsteigerungspotenziale 3.249 2.520 2.241 1.359 1.607 422 166 0,0h 0,9h 1.874 1,0h 1,9h 2,0h 2,9h 3,0h 3,9h 4,0h 4,9h 5,0h 5,9h 6,0h 6,9h 148 7,0h 7,9h 8,0h 8,9h 157 55 9,0h >= 10,0h 9,9h 69 % der Aufträge dauern unter fünf Stunden. Auffällig ist jedoch, dass Rückmeldungen vieler IH-Aufträge genau der Tages-Normalanwesenheit entsprechen (Mo.- Do. = 8,25 Std. bzw. Fr. = 5 Std.) Trotz geringerer Produktionsstunden (Summe 102.612 Produktionsstunden aller Anlagen) 61.842 37.614 25.719 1,6:1 Standort 1 Anwesenheitsstunden IH 3,9:1 wurden am Standort 2 um 65 % mehr Instandhaltungsstunden eingesetzt Standort 2 Produktionsstunden Studie externe Schlosser-Stundensätze Projektergebnis im Detail ð Zusammenfassung Mehrkosten von knapp € 50.000,– p.a. an einem Standort durch Umgehung des Einkaufs Anpassung der Aufbauorganisation, der Prozesse und der Steuerung Lieferant 1 €/Std. 37,2 Lieferant 2 €/Std. 36,1 Lieferant 3 €/Std. 29,4 Lieferant 4 €/Std. 28,4 Lieferant 5 €/Std. 24,5 45 % der Aufträge (in Stunden gemessen) werden direkt vom Meister (ohne Einbeziehung des Einkaufs) an den teuersten Lieferanten vergeben »»Werksübergreifende Standardisierung der Aufbauorganisation und der Instandhaltungsprozesse »»Klar definierte Vorgabezeiten je Auftrag und transparente und zeitnahe Buchung von Aufträgen »»Einführung einer übersichtlichen Kapazitätsplanung »»Einführung eines Instandhaltungsreports für einen laufenden SOLL-IST Vergleich der Instandhaltungsperformance SHS Unternehmensberatung GmbH 13 UNSERE KOMPETENZ IST ORGANISATION! Beratungsanspruch Referenzen »» Umsetzungsstarke Beraterpersönlichkeiten, die den Kundenmitarbeiter durch ihren operativen und pragmatischen Arbeitsansatz überzeugen Als Management- und Organisationsberater arbeiten wir für führende Unternehmen wie: »» Messbarer Mehrwert für unsere Klienten durch Seniorität, Branchen-Expertise und operative Erfahrung »» Marktkenntnis Ihrer Kunden und Mitbewerber »» Bereitschaft zur Übernahme von Mitverantwortung für Erfolg und Ergebnis des gemeinsamen Projektes – charakterisiert durch erfolgsabhängige Sicherheiten und Garantien Andritz, AVE Österreich, CNH, Doppelmayr Gruppe, Kässbohrer Geländefahrzeuge, Magirus, Miele, Mondi, ÖAG/Kontinentale, Saubermacher Dienstleistungs AG, Sony DADC, Steyr Traktoren, TGW Systems Integration, voestalpine, Welser Profile, Wien Energie, Greiner Packaging, uvm. Eine detaillierte Auflistung entnehmen Sie bitte beiliegender Referenzliste. SHS Unternehmensberatung GmbH 14 FÜR UNSERE KUNDEN GEHEN WIR DIE EXTRAMEILE! Ansprechpartner »» Tiefe funktionale Expertise in allen Bereichen der Wertschöpfungskette: Vom Verkauf über die Produktion bis hin zum After Sales »» Erfahrung aus über 300 Projekten im In- und Ausland Clemens Satke Geschäftsführer Florian Schatz Geschäftsführer SHS Unternehmensberatung GmbH 15 NEUGIERIG GEWORDEN? Wir freuen uns auf einen persönlichen Erfahrungsaustausch mit Ihnen! SHS Unternehmensberatung GmbH Innsbruck • Salzburg • Wien Michael-Walz-Gasse 37 5020 Salzburg Tel.: +43.662.64 13 86 Fax: +43.662.62 24 88 E-Mail: [email protected] Internet: www.shs.at
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