Erfolgreich durch eine kostenoptimale Instandhaltung

OPERATIVE EXZELLENZ
IN DER INSTANDHALTUNG
MÜSSEN DIE INSTANDHALTUNGSKOSTEN TATSÄCHLICH JEDES JAHR STEIGEN?
Die Sicherstellung der Anlagenverfügbarkeit
und die Performancesteigerung der
Anlagen werden oft nur mit zu hohen
Kosten erreicht –
STOCKBILD
doch es geht auch anders:
Unsere Expertise hilft Ihnen:
»» Schwachstellen in den Prozessen und damit verbundene
Optimierungspotenziale zu erkennen
»» Die technische Verfügbarkeit der Anlagen zu steigern
»» Eine optimale Balance zwischen der Anlagenperformance und den
Kosten für die Instandhaltung im Anlagenmanagement zu finden
SHS Unternehmensberatung GmbH
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DIE INSTANDHALTUNG TRÄGT MIT ZWEI WESENTLICHEN FAKTOREN ZUM
UNTERNEHMENSERFOLG BEI: ANLAGENVERFÜGBARKEIT UND PERFOMANCESTEIGERUNG
Optimierung des
Unternehmenserfolges
Performancesteigerung
der Anlagen
Sicherstellung der
Anlagenverfügbarkeit
Und an den Kosten lässt sich nicht drehen?
Mit Sicherheit – lassen Sie sich überzeugen!
SHS Unternehmensberatung GmbH
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FÜR EINE FUNKTIONIERENDE UND KONSTENOPTIMALE
INSTANDHALTUNG BRAUCHT ES DIE RICHTIGE STRATEGIE
Vorbeugende
Instandhaltung
Zustandsorientierte
Instandhaltung
Reaktive
Instandhaltung
Durch die präventive Wartung und den
regelmäßigen Tausch von Teilen, werden die
Ausfälle gering gehalten.
Durch die laufende Überwachung des
Zustands (z.B. Temperaturkontrollen) von
Teilen, wird bei Bedarf eine Maßnahme
gesetzt.
Es wird auf Störungen schnell reagiert und
damit die Ausfallszeiten reduziert.
Positive / negative Effekte
Positive / negative Effekte
Positive / negative Effekte
Lebensdauer der Anlage
Verfügbarkeit der Anlage
Kosten (kurzfristig)
Verfügbarkeit der Anlage
laufende Kontrolle
Verfügbarkeit der Anlage
planbare Einsätze
Lebensdauer der Anlage
Lebensdauer der Anlage
Kosten / Nutzen
(kurzfristig) planbare Einsätze
planbare Einsätze
Technologiekosten
Anzustreben ist immer der „optimale“ Mix der Instandhaltungsstrategien
SHS Unternehmensberatung GmbH
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ACHTEN SIE AUF DREI WESENTLICHE BAUSTEINE
FÜR OPERATIVE EXZELLENZ IN DER INSTANDHALTUNG!
Prozesse &
Schnittstellen
Auftragsabwicklung /
Systeme
Unterstützende Prozesse:
Ersatzteilbeschaffung &
Lagerwirtschaft
Unabhängig von der strategischen
Ausrichtung sind eindeutige und
nachvollziehbare Prozesse, klare
Schnittstellen, sowie effiziente
Aufgabenteilungen mit der Produktion der Schlüssel für die operative
Exzellenz in der Instandhaltung.
»» Rasche Reaktionszeiten / geringere
Stillstände bei Störungen
»» Klare Verantwortungen und somit
schnelle Entscheidungen
»» Keine Effizienzverluste (Zeit, Kosten,
Doppelarbeit) in den Prozessen
Die Basis für eine optimale
Instandhaltung sind eine schlanke
Aufbauorganisation,
proaktive Führung und passende
Arbeitszeitmodelle.
»» Standardisierte vergleichbare Strukturen
»» Erhöhte Verfügbarkeit der Mitarbeiter
»» Vermeidung von Mehrkosten
(Überstunden und Zuschläge)
Mit einem Instandhaltungscontrolling und einer Kapazitätsplanung wird für die notwendige
Transparenz gesorgt.
»» Rasches Erkennen von Abweichungen
(Stillstände, Reparaturzeiten)
»» Faire Datenbasis für die Durchführung
der Einsatzplanung
»» Objektive Basis für
Investitionsentscheidungen
Struktur &
Führung
B
C
Transparenz
Bausteine Ihrer Instandhaltung
A
Aufbauorganisation
Arbeitszeitmodell
Steuerung
Kapazitätsplanung
Produktivitätsmessung
Sind Sie tatsächlich mit jedem einzelnen Ihrer Bausteine zufrieden?
SHS Unternehmensberatung GmbH
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EFFIZIENZ IM TAGESGESCHÄFT
DURCH EINE OPTIMALE GESTALTUNG DES OPERATIVEN „INSTANDHALTUNGSKREISLAUFS“
ZIELE:
ð Sicherung der Anlagenverfügbarkeit
ð Steigerung der Performance
ð Optimierung der Instandhaltungskosten
Auswertung der Häufigkeiten (Diagnose)
Übergabe / Annahme von Aufträgen
Verbesserungsmaßnahmen
Vorgabe von Planzeiten
Dokumentation der Tätigkeit
Aufwandszuordnung
Kontrolle der Arbeit
Verplanung der Aufträge
OPERATIVE
EXZELLENZ
Einteilung der Mitarbeiter
Durchführung der Tätigkeiten
„Die gesamte Prozesskette von der Annahme der Aufträge, über die Verplanung und Einteilung der Mitarbeiter, bis hin zur
Aufwandszuordnung und Dokumentation der Tätigkeiten, muss effizient gestaltet sein.“
Clemens Satke, Geschäftsführung SHS Unternehmensberatung
SHS Unternehmensberatung GmbH
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DIE ERPROBTE UND GEZIELTE ANALYSE DER INSTANDHALTUNGSORGANISATION
IDENTIFIZIERT SCHWACHSTELLEN UND BEWERTET DIE VERBESSERUNGSPOTENZIALE
Ressourcenmanagement in der Instandhaltung
Anwesenheit
100.700 Std.
Nicht gebucht
Gebucht
52.200 Std.
48.500 Std.
Leasing
31.900 Std.
Magazin
8.100 Std.
Meister Magazin
2.000 Std.
9.300 Std.
900 Std.
Overhead
Differenz
»» Zeitverbringung der Mitarbeiter und Mehraufwände
aus Prozessschwachstellen
»» Transparenz zu nicht produktiven Zeiten
(Beispiel Overhead)
»» Spitzenzeiten und Auslastung im Zusammenspiel
mit der Kapazitätsplanung
»» Nutzung der möglichen Arbeitszeitmodelle / Schichtpläne
Flexibilität & Fertigkeiten
Potenzialanalyse
Engpass
»» Zuteilung der Mitarbeiter nach den Skills und der
benötigten Kapazität
»» Identifizierung von Qualifikationsengpässen
»» Ableitung von Coaching- und Trainingsbedarf
»» Flexibilitätsanalyse und gezielte Ausbildungsprogramme
für Spitzenabdeckung
Organisation
Director
Kundenservice
Technikersteuerung
...
Reklamation
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter 2
Mitarbeiter 2
Mitarbeiter 2
Mitarbeiter 2
Mitarbeiter 3
Mitarbeiter 3
Mitarbeiter 3
Mitarbeiter 3
Historisch
gewachsene
Strukturen
»» Identifikation von überhöhten Overheadanteilen und
von Effizienzverlusten durch unnötige Schnittstellen
»» Verteilung der Aufgaben, Kompetenzen
und Verantwortungen
»» Klare Regelungen und Standards an Schnittstellen
Mitarbeiter 4
SHS Unternehmensberatung GmbH
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DIE ERPROBTE UND GEZIELTE ANALYSE DER INSTANDHALTUNGSORGANISATION
IDENTIFIZIERT SCHWACHSTELLEN UND BEWERTET DIE VERBESSERUNGSPOTENZIALE
Prozesse & Schnittstellen
KUNDE
Lorem ipsum
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GESCHÄFTSFÜHRUNG
Lorem ipsum
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VERTRIEB
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Lorem ipsum
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EDV
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PRODUKTION
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Potenzialanalyse
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Lorem ipsum
Lorem ipsum
Lorem ipsum
Lorem ipsum
Lorem ipsum
Lorem ipsum
Lorem ipsum
»» Erhebung und Analyse der IST-Prozesse und Ermittlung
von Wertschöpfungsverlusten (Qualität, Zeit und Kosten)
»» Nutzung und Eignung der vorhandenen IT-Systeme
»» Fehlende Definitionen einzelner
Instandhaltungsaufgaben
»» Standardisierung und Einhaltung bestehender
Vorgehensweisen
»» Anforderungen zur Anpassung bestehender IT-Systeme
Lorem ipsum
Führung
»» Auftragsverteilung (System, Randbedingungen,
Qualifikation der zugeteilten Mitarbeiter, Erklärung
und Unterstützung)
»» Kontrolle der durchgeführten Arbeit und Sicherstellung
der standardisierten Dokumentation
»» Nutzung von Kennzahlen und operative Steuerung
(Berichte, Durchsprachen, Routinen, Rundgänge)
»» Ausbildungsniveau und -anforderungen der
Führungskräfte, Weiterentwicklung der Mitarbeiter
SHS Unternehmensberatung GmbH
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SETZEN SIE IN DER KONZEPTION AN DER WURZEL AN!
BEISPIEL: Einführung einer systemgestützten Kapazitätsplanung
Planungszeitpunkt
Geplante
Anwesenheit
VORTEILE
ungeplante Reparatur
offene Zeitreserven
ungeplante Reparatur
offene Zeitreserve
Wartung
Wartung
offene Zeitreserven
Wartung
Kontrolle
Teileanfertigung
Kontrolle
Teileanfertigung
Kontrolle
Wartung
Kontrolle
Umbau
Investment
Teileanfertigung
Umbau
Umbau
Investment
geplante Reparaturen
geplante Reparatur
KW31
Historische
Informationen
geplante Reparatur
KW32
KW33
geplante Reparatur
KW34
Wartung
Kontrolle
Teileanfertigung
Umbau
Investment
geplante Reparaturen
KW35
»»Gezielte Reduktion von Überkapazitäten
»»Transparentes Erkennen von Engpässen
»»Lernen aus der Historie zu zukünftigem
Vorhaltebedarf für Störungen
»»Transparenz zu aktuellen überhöhten
Aufwänden
»»Reduktion des Planungsaufwands durch
IT-Unterstützung
Planung
»» Durch die Darstellung erkennt man sofort, welche Reserven für Störungen notwendig sind (rote Felder)
»» Die bereits geplanten Aufgaben (Wartung, Kontrolle etc.) werden für die nächsten Wochen automatisch vom System dargestellt
ð die Differenz zur Anwesenheit (rote Linie), ergibt die Zeitreserve
»» Anhand dieser Reserven (orange Felder) erkennt man, ob Engpässe entstehen werden (Beispiel KW 34)
Durch „Drag & Drop“ können Aufträge verschoben werden, um die Auslastung anzupassen
»» Wenn nicht anders möglich, müssen die Anwesenheiten erhöht oder verringert werden
SHS Unternehmensberatung GmbH
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ERKENNEN SIE VERLUSTLEISTUNGEN!
BEISPIELE: Klassische Ablaufschwächen und Effizienzverluste aus einer Potentialanalyse
Transparenz der Zeitverbringung
Anwesenheit
»» Kein Einsatz von Vorgabezeiten und fehlende Transparenz
zur Zeitverbringung der Mitarbeiter. Fehlende Datenbasis zur
operativen Effizienzoptimierung im Mitarbeitereinsatz.
100.700 Std.
Nicht gebucht
Gebucht
52.200 Std.
48.500 Std.
52 % (52.200 Std.) nicht gebucht
31.900 Std.
Leasing
Magazin
8.100 Std.
Meister Magazin
2.000 Std.
9.300 Std.
900 Std.
Overhead
Differenz
Reparatur Trocknungswägen
715,25
646,6
521,25
»» Vorhaltung von überhöhten Reserven und dadurch
überhöhte Zeitanteile für Fülltätigkeiten.
Zeiteinsatz um 55 % überhöht
2009
2010
2011
Prozess der Auftragsverwaltung
»» Keine systemgestützte Mitarbeitereinsatzplanung oder
transparente Bedarfsermittlung. Aufwändige Auftragsabwicklung (Zuordnung, Nachverfolgung und
Dokumentation / Datenerfassung)
Handschriftliche Erfassung & Planung
SHS Unternehmensberatung GmbH
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UMSETZUNGSSTÄRKE DURCH ERFAHRENE TEAMS UND PRAGMATISMUS –
HALTEN SIE DAS TEMPO BEI!
Pragmatische
Lösungskonzepte
»» Erprobte Methoden und
Benchmarks
»» 80/20 Analysen: Schnelles und
potenzialorientieres Vorgehen
und Handeln
»» Bewährte Lösungen aus der
Praxis als Input
Praktiker
und Experten
»» Branchenexperten
»» Operatives Projektmanagement
»» Pragmatismus
»» Sozialkompetenz und
Durchschlagskraft
Systematisches
Umsetzungscontrolling
Konsequentes
Change Management
»» Verbindliche Potenziale und
Messbarkeit
»» Sensibilisierung der
Führungskräfte
»» Umsetzungspläne und
Zielvereinbarungen
»» Mitarbeitereinbindung/
Teambildung
»» Umsetzungsstatus
»» Umsetzungsbegleitung/
Beseitigung von Barrieren
»» Umsetzungsmodule
Keine Verkomplizierung!
Keine Theorien!
Keine Fragezeichen!
Keine Mauern!
Eine fundierte Schwachstellenanalyse und maßgeschneiderte Konzepte
sichern Ihren Umsetzungserfolg!
SHS Unternehmensberatung GmbH
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BRANCHENBEISPIEL HOLZVERARBEITUNG: EFFIZIENZSTEIGERUNG UND KOSTENSENKUNG
DURCH STANDARDISIERUNG UND PRODUKTIVITÄTSSTEUERUNG
Projektsteckbrief
Branche:
Holzverarbeitungsindustrie (7 Standorte in Mitteleuropa)
Vertriebsstruktur:
Instandhaltung
Projektziel:
Optimierung der Instandhaltungsorganisation zur messbaren und nachhaltigen
Optimierung der Produktivität und Effizienz in den Prozessen und Strukturen
Projektlaufzeit:
Analyse und Konzeption 5 Monate
Umsetzungsphase 9 Monate
Ausgangssituation
»» Vielzahl an Kleinstabteilungen mit bis zu 3 Abteilungsleitern
und 6 Meistern je Standort
»» Historisch gewachsene Strukturen
(Verantwortungsüberschneidungen)
»» 28 % der gesamten Instandhaltungszeit entfallen auf indirekte
Zeiten und Administration
»» Keine klar definierten Vorgabezeiten
»» Kein Einsatz von werksübergreifenden Benchmarks
»» Fehlende Transparenz zum Instandhaltungsaufwand und zur
Effizienz der Instandhaltungsorganisation
»» Jährlich steigender Anteil der Instandhaltungskosten an den
operativen Gesamtkosten der Standorte
Zielsetzung
»» Effiziente Aufbauorganisation mit klarer Kompetenzverteilung
»» Unterstützung der Führungskräfte im Hinblick auf das
erforderliche Ressourcenmanagement
»» Klar definierte Schnittstellen zwischen der Produktion und der
Instandhaltung
»» Nutzung von Synergiepotenzialen
»» Verringerung des Aufwands für indirekte Zeiten und
Administration
»» Exakte und zeitnahe Rückmeldung von Aufträgen
»» Schaffung eines transparenten Berichtswesen zur Messung der
Effizienz der jeweiligen Instandhaltungsorganisationen
SHS Unternehmensberatung GmbH
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BRANCHENBEISPIEL HOLZVERARBEITUNG: BEISPIELHAFTE STUDIEN ZUR ERMITTLUNG
DER ANSÄTZE UND DER OPTIMIERUNGSPOTENZIALE
Studie Produktivität
Studie Benchmark-Abgleich
Die gebuchten Auftragszeiten zeigen deutlich die
Produktivitätsreserven bei den Mitarbeitern
Der Vergleich mit dem Benchmark-Standort zeigt
enorme Effizienzsteigerungspotenziale
3.249
2.520
2.241
1.359
1.607
422
166
0,0h
0,9h
1.874
1,0h
1,9h
2,0h
2,9h
3,0h
3,9h
4,0h
4,9h
5,0h
5,9h
6,0h
6,9h
148
7,0h
7,9h
8,0h
8,9h
157
55
9,0h >=
10,0h
9,9h
69 % der Aufträge dauern unter fünf Stunden.
Auffällig ist jedoch, dass
Rückmeldungen vieler
IH-Aufträge genau der
Tages-Normalanwesenheit entsprechen
(Mo.- Do. = 8,25 Std.
bzw. Fr. = 5 Std.)
Trotz geringerer
Produktionsstunden (Summe
102.612
Produktionsstunden aller Anlagen)
61.842
37.614
25.719
1,6:1
Standort 1
Anwesenheitsstunden IH
3,9:1
wurden am Standort 2
um 65 % mehr Instandhaltungsstunden
eingesetzt
Standort 2
Produktionsstunden
Studie externe Schlosser-Stundensätze
Projektergebnis im Detail ð Zusammenfassung
Mehrkosten von knapp € 50.000,– p.a. an einem Standort
durch Umgehung des Einkaufs
Anpassung der Aufbauorganisation, der Prozesse
und der Steuerung
Lieferant 1
€/Std. 37,2
Lieferant 2
€/Std. 36,1
Lieferant 3
€/Std. 29,4
Lieferant 4
€/Std. 28,4
Lieferant 5
€/Std. 24,5
45 % der Aufträge (in
Stunden gemessen) werden direkt vom Meister
(ohne Einbeziehung
des Einkaufs) an den
teuersten Lieferanten
vergeben
»»Werksübergreifende Standardisierung der Aufbauorganisation und
der Instandhaltungsprozesse
»»Klar definierte Vorgabezeiten je Auftrag und transparente und
zeitnahe Buchung von Aufträgen
»»Einführung einer übersichtlichen Kapazitätsplanung
»»Einführung eines Instandhaltungsreports für einen laufenden
SOLL-IST Vergleich der Instandhaltungsperformance
SHS Unternehmensberatung GmbH
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UNSERE KOMPETENZ IST ORGANISATION!
Beratungsanspruch
Referenzen
»» Umsetzungsstarke Beraterpersönlichkeiten, die den
Kundenmitarbeiter durch ihren operativen und pragmatischen
Arbeitsansatz überzeugen
Als Management- und Organisationsberater arbeiten wir für
führende Unternehmen wie:
»» Messbarer Mehrwert für unsere Klienten durch Seniorität,
Branchen-Expertise und operative Erfahrung
»» Marktkenntnis Ihrer Kunden und Mitbewerber
»» Bereitschaft zur Übernahme von Mitverantwortung für Erfolg
und Ergebnis des gemeinsamen Projektes – charakterisiert durch
erfolgsabhängige Sicherheiten und Garantien
Andritz, AVE Österreich, CNH, Doppelmayr Gruppe, Kässbohrer
Geländefahrzeuge, Magirus, Miele, Mondi, ÖAG/Kontinentale,
Saubermacher Dienstleistungs AG, Sony DADC, Steyr Traktoren,
TGW Systems Integration, voestalpine, Welser Profile, Wien Energie,
Greiner Packaging, uvm.
Eine detaillierte Auflistung entnehmen Sie bitte
beiliegender Referenzliste.
SHS Unternehmensberatung GmbH
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FÜR UNSERE KUNDEN GEHEN WIR DIE EXTRAMEILE!
Ansprechpartner
»» Tiefe funktionale Expertise in allen
Bereichen der Wertschöpfungskette:
Vom Verkauf über die Produktion bis
hin zum After Sales
»» Erfahrung aus über 300 Projekten
im In- und Ausland
Clemens Satke
Geschäftsführer
Florian Schatz
Geschäftsführer
SHS Unternehmensberatung GmbH
15
NEUGIERIG GEWORDEN?
Wir freuen uns auf einen persönlichen
Erfahrungsaustausch mit Ihnen!
SHS Unternehmensberatung GmbH
Innsbruck • Salzburg • Wien
Michael-Walz-Gasse 37
5020 Salzburg
Tel.: +43.662.64 13 86
Fax: +43.662.62 24 88
E-Mail: [email protected]
Internet: www.shs.at

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