サイボウズ Office 導入事例 RER Agency 株式会社 「サイボウズLive」に加えて「サイボウズ Office」 を導入し、社内業務効率化とノウハウ共有が実現 RER Agency 株式会社 RER Agency は、任意売却※に特化したサイト、「任意売却エージェント 企業 HP：http://www.ninbai-agent.com 業種：不動産業 利用製品：クラウド版「サイボウズ Office」 利用人数：7u 利用範囲：全社 .com」を運営する不動産業者。「見える！」「寄り添う！」「新しく！」 をコンセプトに、「サイボウズ Live」を活用した顧客コミュニケーション を実践してきた。その RER Agency が「サイボウズ Live」に加えて「サ イボウズ Office」を導入。その経緯について代表・三瓶氏にお話を伺った。 ※任意売却とは 住宅ローンが返済困難になった際、担保となっている不動産を所有者自 身の意思で抵当権者（金融機関など）の同意を得て（任意）売却すること。 通常の物件売買は売主と買主をつなげるものであるのに対し、任意売却 は間に債権者が入るという性質上、専門的知識・経験が必要になる。 導入背景 「サイボウズ Live」でカバーしきれない業務を 「サイボウズ Office」で ――いつも「サイボウズ Live」をご活用いただき、ありがとうございます。その後の運用はいかがでしょうか？ 実はつい最近、新規のお客様から任意売却のご相談をいただいたのですが、「十数社調べてみたけれど、『サイボウズ Live』 を使っている RER さんに依頼したい」とお話をいただきました。初めてのことで驚きました。「任意売却エージェント . com」で、「サイボウズ Live」のことをご紹介しているのですが、「サイボウズ Live」の事例記事もご覧になったそうです。 ○「サイボウズ Live」事例記事○ そのお客様は既にお仕事で「サイボウズ Live」を利用されているそうで、「これでやりとりできるなら他の SNS ツールより 安心だから」とのことでした。今までは、依頼主様に「サイボウズ Live」をご案内すると、「へ∼、こんな便利なツールが あるんですね」という反応でしたが、今回は「サイボウズ Live」がご依頼のきっかけになるという嬉しい出来事でした。 ■RER Agency での「サイボウズ Live」の運用 【運用方法】 ・お客様名でグループを作成し、お客様との連絡・相談などのコミュニケーションを行う ・RER Agency 担当者、司法書士、お客様がグループに参加（必要に応じて弁護士も） 【お客様にとってのメリット】 ・携帯電話（フィーチャーフォン）、スマートフォン、パソコンからアクセスできる ・許可されたメンバーだけがアクセスできる環境で安心してコミュニケーションできる ・電話ではなく文字で知ることで、お客様はゆっくりと情報を整理して質問できる ・メールより書き込みやすく、「いいね」ボタンで反応が伝わるので、気軽に相談しやすい ・資料などをデータとして保管でき、手元に残す必要がない。 【RER Agency にとってのメリット】 ・レスポンスが早いので業務の進行がスムーズに ・電話連絡が減ったので、自分のペースで効率的に働くことができる ・業務の効率化を図りながら、お客様との信頼関係が構築できる ・アシスタントスタッフがすべての状況を把握できるので営業スタッフをサポートしやすい ※アシスタントスタッフ：任意売却担当スタッフの事務作業や依頼者との連絡をサポートする。 Copyright (c) Cybozu 3 ――それは素晴らしいですね。弊社としても嬉しく思います！ 「サイボウズ Live」を活用いただいている中、さらに「サイボウズ Office」を導入されたきっかけは？ 私達の仕事は物件を売りたい方と買いたい方を仲介すること。それぞれのお客様とのやりとりは、「サイボウズ Live」で行 う一方で、社内では、売り主様と買い主様の情報をマッチングさせる業務のほか、提携している四谷司法事務所の先生やス タッフとのやりとり、謄本や物件の画像など不動産売買に必要な資料の取得・保存作業などが発生します。そういったやり とりや資料を、物件や顧客情報と紐づけることができると、業務をスムーズに進めることができます。「サイボウズ Live」 の容量は 1 グループにつき 1GB までなので、すぐいっぱいになってしまいます。そこでグループを細かく作ったりしてい たのですが、とにかく資料が多いのでそちらもすぐにいっぱいに。どうにかできないだろうかと解決策を日々考えていまし た。 【「サイボウズ Live」と「サイボウズ Office」の比較】 ディスク容量 1 グループにつき 1GB まで無料で利用可能 契約ユーザー数 ×5GB を標準搭載 ディスク容量の追加 不可 ￥1,000 / 10GB ￥11,760 / 10GB ファイル管理 フォルダの階層化 1 階層のみ 複数階層のフォルダを作成可能 アクセス権設定 利用料 ・グループごとにメンバー設定 ・グループ内でアクセス権を分けることはできない →アクセス権を設定したい場合は新たにグループを設定する必要あり 無料 ファイル管理やカスタムアプリなど、それぞれに アクセス権（閲覧・編集など）の設定が可能。 1 ユーザー月額 800 円 （カスタムアプリ使用の場合） Copyright (c) Cybozu 4 更に詳しくはコチラ ○サイボウズ Live とサイボウズ Office の違いについて○ ――「サイボウズ Office」を選んだ理由は？ 不動産業界で知られているシステムや、システム構築サービスなども調べてみたのですが、私のイメージ通りのもの を独自に作ろうとすると、桁違いのコストがかかることがわかりました。 その他の顧客管理ソフトなども調べてみましたが、コレというものが見つからなかったんです。 そんな時、「サイボウズ Office」を使用しているという知り合いに話を聞いてみたら、カスタムアプリで顧客管理や 在庫管理をしているとのことでした。そこでサイボウズさんのホームページを見てみると、30 日間無料のお試しがあっ たので、とりあえず申し込みました。 ○「サイボウズ Office」30 日間無料お試し申込み○ 早速カスタムアプリの「顧客管理」をダウンロードしてみたのですが、正直、設定に苦戦しました。「お客様の連絡先 が複数あるので両方登録したい」と思っても、連絡先の項目を増やすにはどうしたらいいのかわかりません。ゼロか ら作る方法もわからない。「もう止めようかな」と、半ば諦めかけていた時、サイボウズのサポートセンターからお電 話をいただきました。そこで抱えていた疑問を伝えたところ、導入相談 cafe というサイボウズさんのオフィスで、 対面で設定の相談に乗ってくれるサービスをご紹介いただきました。すぐに予約して相談したところ、イメージして いたカスタムアプリをつくることができました。 ○cybozu.com 導入相談 cafe○ 利用方法 1 カスタムアプリでイメージ通りの物件・顧客管理が実現 ――導入相談 cafe にお越しいただき、ありがとうございました。 どんなカスタムアプリをつくられたのか、教えていただけますか？ 導入相談カフェで、アドバイスを受けながら作ったのがこちらのアプリです。 Copyright (c) Cybozu 5 販売物件、売主様と買主様の情報、会社情報、進行状況などを一覧で管理できるようになりました。また、任意売却など 相談段階で正式な依頼がないお客様の記録や、どの物件がどういう状況かがひと目で分かるので、進行状況が遅れている ものは、私から担当者に確認やリマインドするようにしています。 それから、こちらのアプリは四谷司法事務所様にもアクセス権を設定して共有しています。不動産の売買に必要な評価証 明書など様々な書類のほか、登記などの手続き、見積もり依頼などについてこちらでやりとりしています。売買価格だけ でなく、発生する諸費用などを明らかにして、「サイボウズ Live」でお客様にお伝えすることで、信頼していただくこと ができます。 ――運用してみていかがですか？ わからないことが出て来た時は、サイボウズのサポートセンターに電話して聞いています。何度問い合わせても、丁寧に 教えてくれるので、とても助かっています。 ○お問い合わせ（「サイボウズ Office」をご利用の方向け）○ 当初、私がイメージしていたシステムはほぼ実現できていますね。個人的には、以前勤めていた大手不動産会社の数千万 円かけたシステムより使いやすいと感じています。導入前は８００円／ユーザーは高いなと思っていました。しかし管理 側・営業側いずれにとっても驚くほど運用しやすいカスタムアプリが構築できた現在では、これで 800 円／ユーザーは 安いと満足しています。 利用方法 2 営業ノウハウを共有してスタッフのスキルアップ ――カスタムアプリ以外の機能については、どのように運用されていますか？ 「掲示板」にサイボウズ改善スレッドを作成して、スタッフの要望を集めています。それと、「サイボウズ Office」の操作 に慣れてもらうために、上野グルメガイドなどちょっとした遊び心を持った企画も立てたりしています。 それから社内で開催する勉強会の募集をかけたり、その内容や資料を共有したりもしています。副業しているスタッフも いるので、参加できなくても勉強会の内容を共有できた方がいいなと思いまして。あとは、業務上使用頻度の高いサイト のリンク集をまとめたり。 Copyright (c) Cybozu 6 不動産の取引には契約書やチラシなど様々な資料の作成業務が発生するのですが、一つひとつをゼロから作ろうとするとと ても時間がかかります。そこで、重要事項説明書や契約書の雛形、FAX 送信表、リフォームやチラシのイメージなどのテ ンプレートを「ファイル管理」で共有して、営業スタッフやアシスタントスタッフ一人ひとりが効率よく資料を作れるよう にしているんです。 また、「タスク管理」という「カスタムアプリ」を作っていまして、資料の作成スケジュールを設定し、営業スタッフが作 成した資料を私が確認して、必要に応じて加筆・修正してフィードバックするようにしています。こうすることで、資料作 成スキルの向上を図っています。また、仕事の指示もタスク管理で行うことにより指示の漏れやミスをなくしています。 導入効果 膨大な資料と顧客情報の管理が一元化。外出先でも確認可能に やはり容量が大きいことと、お客様や物件の情報と資料を紐づけできることですね。 現場で物件を内覧する時などに、売買に関わる全ての資料を紙で持っていくのは大変です。「サイボウズ Office」にそれらの情 報を入れているので、その場で確認したり、お客様にパソコンの画面を見せることもできます。「ペットは飼える？」「駐車でき る車のサイズは？」といった分厚い管理規約を確認しないとお答えできない質問も「サイボウズ Office」に入っているので、確 認が必要な質問にも対応しやすくなります。また必要に応じてコンビニなどでプリントアウトして、すぐにお客様にお渡しする ことも可能です。営業の機動力が上がったと思います。 Copyright (c) Cybozu 7 今後の展望 女性が働きやすい不動産会社のフラッグシップを目指す ――RER 様の今後の展望についてお聞かせください。 やはりこれからは、女性が働きやすい環境を整えていくことが非常に重要だと考えています。これまで、不動産業界は男性 社会でした。しかし、お客様が不動産購入を決める時には、女性の視点がとても大切になります。例えば、ご夫婦で物件を ご覧になる場合、奥様が物件の内容に納得されるかどうかが購入の決め手になることが多いんです。男性ではなかなか行き 届かないところで、女性の営業スタッフがとても頼りになります。だから女性が結婚、そして出産しても働き続けられる環 境づくりを進めていきたいですね。 「サイボウズ Office」を活用して、オンラインでのコミュニケーション環境を整え、在宅勤務などの多様なワークスタイル を積極的に採り入れて、女性が働きやすい不動産会社のフラッグシップを目指していきたいです！ ――女性が働きやすい不動産会社のフラッグシップ、私達も応援しています！ この度はありがとうございました。 Copyright (c) Cybozu 8
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