Projektmanagement Projektbegriffe und Projektdokumente Version: Stand: Autor: 2.0 27.02.2017 Dr. Olaf Boczan Lernziel Sie können erklären, wie Projekte im Unternehmensumfeld entstehen! Sie kennen die Bedeutung des „Magische Dreiecks“ des Projektmanagements und können es erklären! Sie können die Begriffe „Projektlebenszyklus“ und „Projektmanagementlebenszyklus“ erklären! Sie verstehen die Zusammenhänge zwischen den Lebenszyklen und können sie erklären! Sie kennen die wesentliche Begriffe des Projektmanagements und können sie erklären! Sie kennen der wichtigsten Dokumente des Projektmanagements und können den Inhalt und die Aufgaben nennen! Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 2 Entstehung von Projekten Projekte werden oft eingesetzt, um einen strategischen Plan einer Organisation umzusetzen. Projekte werden gewöhnlich auf Grund einer oder mehrerer der folgenden strategischen Überlegungen freigegeben: Nachfrage am Markt Organisatorischer Bedarf Kundenanfrage Technologischer Fortschritt Gesetzliche Anforderungen Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 3 Das Magische Dreieck Ergebnis Planen Steuern Termin Führen Kosten Die drei Kernziele (Ergebnis-, Zeit- und Kostenziel) des PMs beeinflussen sich gegenseitig Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 4 Der Projektlebenszyklus Projekte können in Phasen (Projektphasen) unterteilt werden, um diese besser zu managen. Alle Phasen zusammen bezeichnet man als den Projektlebenszyklus Beispiel eines Projektlebenszyklus Projektauftrag Grobkonzept Fachkonzept IT-Konzept Implementierung und Test Installation und Abnahme Phasenmodell der BMW AG - ITPM Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 5 Eigenschaften des Projektlebenszyklus Projektphasen eines Projektlebenszyklus werden sequentiell abgearbeitet Zwischen den Phasen ist eine Form des Transfers oder einer Übergabe notwendig, die im allgemeinen ein Liefergegenstand ist. (z.B. Phase Grobkonzept hat den Liefergegenstand Grobkonzept (Dokument )) Die Phasen werden gewöhnlich durch die Überprüfung (Gateway) der Liefergegenstände beendet Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 6 Produktlebenszyklus vs. Projektlebenszyklus Der Projektlebenszyklus darf nicht mit dem Produktlebenszyklus verwechselt werden. Meist ist der Projektlebenszyklus ein Teil des Produktlebenszyklus Produktlebenszyklus Entwicklung Einführung Wachstum Reife Sättigung Degeneration Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 7 Projektmanagementlebenszyklus Es gibt 5 Projektmanagementprozessgruppen im einem Projektmanagementlebenszyklus. In jeder Projektphase des Projektlebenszykluses werden die 5 Projektmanagementprozessgruppen durchlaufen Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 8 Projektmanagementlebenszyklus Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 9 Projekt- vs. Projektmanagementlebenszyklus In jeder Phase des Projektlebenszykluses werden die 5 Projektmanagementprozessgruppen durchlaufen Planungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Projektauftrag Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Grobkonzept Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Fachkonzept Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse IT-Konzept Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Implementierung und Test Installation und Abnahme Phasenmodell der BMW AG - ITPM Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 10 Projektmanagementprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Projektmanagementprozess Projektmanagementprozess Projektmanagementprozess -Werkzeugen -Fertigkeiten - Methoden -Werkzeugen -Fertigkeiten - Methoden -Werkzeugen -Fertigkeiten - Methoden Input Projektphase Output Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 11 Zusammenfassung Begriffe Projekt besteht aus Projektphasen Projektphasen Projektphasen Projektlebenszyklus wird bearbeiten in Projektmanagementprozessgruppen Projektmanagementprozessgruppen Projektmanagementprozessgruppen Projektmanagementlebenszyklus beinhaltet mehrere Projektmanagementprozesse Projektmanagementprozesse Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München Projektmanagementprozesse 19.03.2017 12 Beispiel Projekt besteht aus Fachkonzept Projektlebenszyklus wird bearbeiten in Planungsprozessgruppe Projektmanagementlebenszyklus beinhaltet Definition der Vorgänge Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 13 Begriffe des Projektmanagements Programm und Projektmanagement Programm: Gruppe von verwandten Projekten Im Gegensatz zum Projektmanagement ist das Programmmanagement ein zentralisiertes, koordiniertes Management einer Gruppe von Projekten, um die strategischen Ziele und Leistungen des Programms zu erreichen. Portfolio und Portfoliomanagement Sammlung von Projekten oder Programmen Projekte müssen nicht unbedingt eine Abhängigkeit besitzen Ziel des Portfolios ist die Auswahl von Projekten zur Erfüllung von Strategischen Zielen -> Wertmatrix Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 14 Begriffe des Projektmanagements Teilprojekte Zerlegung von Projekten in kleine steuerbare Komponenten (Teilprojekte) Teilprojekte werden oft als Projekte bezeichnet und auch so gemanagt Projektmanagementbüro (PMO) Eine organisatorische Einheit, die das Managen von Projekten, zentralisiert und koordiniert Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 15 Begriffe des Projektmanagements Stakeholder: „Projektstakeholder sind Einzelpersonen und Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen als Ergebnis der Ausführung oder des Abschlusses des Projektes beeinflusst werden können.“ Quelle: Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, 2008, 4.Ausgabe Beispiele für Stakeholder Projektleiter Kunde / Benutzer Organisation Projektmitglieder ProjektManagementteam Sponsoren Einflussnehmer PMO …. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 16 Begriffe des Projektmanagements Tailoring Tailoring: Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss das Projektteam: Passende Prozesse innerhalb der Projektmanagementprozessgruppe auswählen Einen festgelegten Ansatz verwenden, um die Produktspezifikation und –pläne an die Projekt- und Produktanforderungen anzupassen. Anforderungen erfüllen, um den Bedürfnissen, Wünsche und Erwartungen der Stakeholder nachzukommen. Die konkurrierenden Ansprüche und Inhalt und Umfang, Zeit, Kosten, Qualität, Einsatzmittel und Risiko gegeneinander abwägen, um ein Qualitätsprodukt zu erzeugen. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 17 Begriffe des Projektmanagements Tailoring „Der Projektleiter ist in Zusammenarbeit mit dem Projektteam immer dafür verantwortlich, für jedes gegebene Projekt zu bestimmen, welchen Prozesse angebracht sind, und mit welcher Genauigkeit jeder dieser Prozesse anzuwenden ist.“ Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 18 Wichtigsten Dokumente des Projektmanagements Lastenheft Beschreibung des Projekt-inhaltes und –umfanges (Pflichtenheft) Projektauftrag Projektmanagementplan Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 19 Das Lastenheft Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 20 Lastenheft Definition Ein Lastenheft beschreibt die Gesamtheit der Forderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers Das Lastenheft steht unter der Verantwortung des Auftraggebers Laut DIN 69901-5: „Das Lastenheft beschreibt die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages.“ Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 21 Lastenheft Anforderungen Beschreibung des WAS und nicht des WIE So allgemein wie möglich formulieren Einschränkungen so wenig wie nötig Kurze und knapper Satzbau und Grafiken (ein Bild sagt mehr als tausend Worte) Keine Vorgabe von Lösungswegen Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 22 Lastenheft Abgrenzung Lastenhefte -aufbau und –inhalt unterscheiden sich je nach Einsatzgebiet und Branche Wird auch meist auch als Anforderungsspezifikation, Kundenspezifikation oder Requirements Specification bezeichnet Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 23 Lastenheft Besonderheit Achtung ! Die Begriffe Lastenheft, Pflichtenheft und Spezifikation werden oft nicht klar gegeneinander abgegrenzt und auch falsch verwendet. In der Softwareentwicklung gibt es nach IEEE Standard eine Software Requirements Spezification, diese beinhaltet das Lastenheft und Pflichtenheft Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 24 Lastenheft - Gliederung Ausgangssituation Wie ist die Ausgangssituation? Zielsetzung Welches Ziel soll mit dem Einsatz des Produktes verfolgt werden? Produkteinsatz Für welchen Anwendungsbereich und Zielgruppe ist das Produkt vorgesehen? Produktfunktionen Was sind die Hauptfunktionen des Produktes aus der Sicht des Auftraggebers? Funktionale Anforderungen Welche Funktionen sollen erfüllt werden? z.B. Anmelden, Abmelden,… Nichtfunktionale Anforderungen z.B. Zuverlässigkeit, Antwortszeit Qualitätsanforderungen Weiteres Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 25 Beschreibung des Projektinhaltes und – umfanges (Pflichtenheft) Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 26 Beschreibung des Projektinhaltes und -umfangs (Pflichtenheft) Ist die Definition des Projektes – Was muss erreicht werden? Der Prozess ist ausgerichtet auf: Merkmale des Projektes Die Grenzen des Projektes Methoden zur Abnahme Steuerung des Inhaltes und Umfanges Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 27 Beschreibung des Projektinhaltes und –umfanges Inhalt Projekt- und Produktziele Anfänglich definierte Risiken Produktanforderungen / Produktmerkmale Terminmeilenstein Anfänglicher Projektstrukturplan Produktabnahmekriterien Liefergegenstände Grobschätzung Kosten Beschränkungen Annahmen Anfängliche Projektorganisation Anforderung an das Projektkonfigurationsmanagement Anforderung an die Genehmigung Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 28 Der Projektauftrag Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 29 Projektauftrag Ist ein Dokument, das ein Projekt formell autorisiert Er soll folgende Punkte enthalten: Geschäftsbedarf ( Warum machen wir das Projekt?) Produktbeschreibung (Was wird erstellt?) Ergänzende Punkte können sein: Wichtige Meilensteine / Termine Ressourcen (Mitarbeiter, Geld, Zeit) Entscheidungsgremien Der Projektauftrag sollte von einer Führungskraft vorgegeben werden Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 30 Projektauftrag Der Projektauftrag ermächtigt den Projektleiter, betriebliche Einsatzmittel für das Projekt einzusetzen. Er ist sein Auftrag ! Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 31 Der Projektauftrag Inhalt Projekthintergrund (Ist) Ziele / Anforderungen / Zweck Abgrenzung Schnittstellen Vorgehensweise / Ergebnisse Rahmenbedingungen / Voraussetzungen Risikomanagement Wirtschaftlichkeit (Business Case) Messgrößen Grobe Projektplanung Budget Meilensteinplan Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 32 Der Projektmanagementplan Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 33 Projektmanagementplan Der Projektmanagementplan, … definiert alle Prozesse und Aktionen die notwendig sind um alle Teilpläne zu definieren und in einem Projektmanagementplan zu integrieren und zu koordinieren. dokumentiert die gesammelten Ausgangswerte der Planungsprozesse Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 34 Der Projektmanagementplan Inhalt Ausgewählte Projektmanagementprozesse Implementierungsebene für jeden ausgewählten Prozess Beschreibung der Werkzeuge und Methoden Wesentliche Eingangs- und Ausgangswerte Wie Arbeiten die ausgeführt werden, um das Projektziel zu erreichen Wie Änderungen überwacht werden und gesteuert werden Wie das Konfigurationsmanagement durchgeführt wird Wie und mit Wem kommuniziert wird Projektlebenszyklus Wichtige Managementreviews Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 35 Der Projektmanagementplan Teilpläne Plan für Inhalt und Umfangsmanagement Terminmanagementplan Kostenmanagementplan Qualitätsmanagementplan Prozessverbesserungsplan Personalmanagementplan Kommunikationsplan Risikomanagementplan Beschaffungsmanagementplan Meilensteinliste Einsatzmittelkalender Terminbasisplan Kostenbasisplan Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 36 Lernziel Sie können erklären, wie Projekte im Unternehmensumfeld entstehen! Sie kennen die Bedeutung des „Magische Dreiecks“ des Projektmanagements und können es erklären! Sie können die Begriffe „Projektlebenszyklus“ und „Projektmanagementlebenszyklus“ erklären! Sie verstehen die Zusammenhänge zwischen den Lebenszyklen und können sie erklären! Sie kennen die wesentliche Begriffe des Projektmanagements und können sie erklären Sie kennen der wichtigsten Dokumente des Projektmanagements und können den Inhalt und die Aufgaben nennen Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 37 Copyright Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung von Olaf Boczan ([email protected]) ist es nicht gestattet, das Vorlesungsskript (diese Folien) oder Teile daraus in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein andere Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt für das Recht der öffentlichen Wiedergabe. Inhalte dürfen im Rahmen der Forschung und Lehre in Präsentation und Skripten unter Angabe der Quelle auch ohne schriftliche Genehmigung veröffentlich werden. Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen. Die Vorlesung beruht auf den Büchern : Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK® guide). 4. Ausg. (2008). und 5. Ausg. (2013) Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind. "PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations. Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente © Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München 19.03.2017 38
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