Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 conhIT Connecting Healthcare 25. – 27. April 2017 Berlin, Messegelände ExpoCenter City/Eingang Süd Teilnahmebedingungen für Aussteller -1- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 Inhaltsverzeichnis Seite 1. Allgemeines zur conhIT Berlin .......................................................................................... 3 2. Gestaltung/Leistungen des Schweizer Gemeinschaftsstandes ........................................ 3 2.1. Standgrundriss (Stand 04/16, Plan wird gemäss Anmeldungen angepasst) ...................... 4 2.2. Standausstattung ........................................................................................................... 4 2.3. Dienstleistungen für Aussteller am Schweizer Stand ........................................................ 7 2.4 Buchbare Zusatzleistungen ............................................................................................ 11 2.5. Nicht enthaltene Leistungen .......................................................................................... 11 3. Vertragsbedingungen .................................................................................................... 11 4. Termine ........................................................................................................................ 12 5. Ihr Partner für den Schweizer Gemeinschaftsstand........................................................ 12 -2- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 1. Allgemeines zur conhIT Berlin Die conhIT Berlin ist die führende Messe für Healthcare IT in Europa. Dort treffen sich Vertreter aus Forschung und Politik, marktführende Unternehmen und etablierte Mittelständler. Im eng gestrickten conhIT Programm aus Industrie-Messe, Kongress und Akademie treffen die wichtigsten Anwender Europas auf Hersteller, die effiziente IT-Lösungen für den Markt von Morgen anbieten. Im Folgenden finden sich Daten und Fakten der conhIT 2016. · 400 Aussteller aus 16 Ländern · 8.000 Besucher aus 65 Ländern, davon 76,1% Entscheider · 18% aller Entscheider aus dem Ausland; die größte Gruppe davon aus der Schweiz · 16.000 m² Ausstellungsfläche · Öffnungszeiten conhIT Messe: täglich 11:00-18:00 Uhr · Öffnungszeiten conhIT Kongress: täglich 09:30-13:00 Uhr · Öffnungszeiten conhIT Akademie: täglich 09:00-13:00 Uhr 2. Gestaltung/Leistungen des Schweizer Gemeinschaftsstandes Der Schweizer Gemeinschaftsstand besteht aus einem allgemeinen Barbereich mit Bar, Stehtischen und Barhockern (SWISS BAR) und ausstellereigenen Couchecken sowie ausstellereigenen Infotheken. Die Dachkommunikation des Schweizer Gemeinschaftsstandes wird mit der Schweizer Fahne gestaltet (Version „Präsenz Schweiz“). Im gesamten gedruckten gemeinsamen Werbematerial ist der Slogan der Schweizer conhIT Beteiligung „Grüezi Berlin“. Die „Aussteller Couchecke“ können mind. 3 Wandelemente Ihrer Couchecke mit firmeneigener Grafik oder Bildschirmen gestalten. Die „Aussteller Infotheke“ können eine Grafik auf dem Wandelement ihrer Theken anbringen. Alle Grafiken werden im Digitaldruck in Berlin erstellt, die hochauflösenden Vorlagen liefern die Aussteller selbst. Firmeneigene Flyer und Werbemittel können auf den Infotheken der Aussteller ausgelegt werden. Auf den gemeinschaftlich genutzten Ablageflächen (Bar + Stehtische) wird das übergeordnete Infomaterial zum Schweizer Gemeinschaftsstand ausgelegt. An der SWISS BAR werden exklusiv die Mitaussteller + deren Kunden bedient, gleichzeitig ist das Cateringpersonal zentrale Informationsstelle für Besucher und Aussteller. Auf dem Schweizer Gemeinschaftsstand werden sich insgesamt mindestens 6 Aussteller auf einer Mindestfläche von mindestens 60 Quadratmetern präsentieren. Zusätzlich zur Standinfrastruktur, -gestaltung und -bewirtung sowie den Fachbesucherkontakten an der conhIT haben die Schweizer Mitaussteller drei exklusive Networkingplattformen: Early Bird Treffpunkt für Gespräche ab 09.00 Uhr, Zugang zum Aperó Riche in der Schweizer Botschaft in Berlin und Zugang zu den täglichen „Couchgesprächen“ mit Top Experten. Die Medienpartnerschaft mit „CLINICUM“ unterstützt den Standauftritt medial. -3- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 2.1. Standgrundriss (Stand 04/16, Plan wird gemäss Anmeldungen angepasst) 2.2. Standausstattung Es gibt zwei unterschiedliche Beteiligungspakete am Schweizer Stand A.) „Aussteller Infotheke“ CHF 5.900.00 + 8% MwSt. B.) „Aussteller Couchecke“ CHF 13.000.00 + 8% MwSt. -4- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 In den Beteiligungspreisen enthaltene Leistungen: A. „Aussteller Infotheke“ CHF 5.900 + 8% MwSt. § § § § § § § § § § § § § Standfläche auf dem Schweizer Gemeinschaftsstand 1 verschliessbarer Infocounter 1 Barhocker 1 Wandelement an Infotheke für firmeneigenen Digitaldruck hoch 1340mm x breit 950mm, Druckdaten mit 0,5 cm Beschnitt an jeder Seite 2 Ausstellerausweise 10 Messe-Besuchertageseintrittsgutscheine 10 Karten Botschaftsempfang Teilnahme an Couchgesprächen Early Bird Meeting Möglichkeit 1 conhIT MediaPaket „Starter“: Onlinetool conhIT Virtual Market Place: Eintrag mit Firma, Adresse, Halle, Standnummer; Eintrag in die Hauptproduktkategorien des Warengruppenverzeichnisses; Kontaktaufnahme per E-Mail möglich; Firmenporträt (max. 250 Zeichen inkl. Leerzeichen) und im Printkatalog der conhIT Firmengrundeintrag mit Firma, Adresse, Halle/Standnummer. 1 Steckdose Nennung im Standflyer mit Firmenbeschrieb wie im VMP Standcatering WLAN -5- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 B. „Aussteller Couchecke“ CHF 13‘000.00 + 8% MwSt § § § § § § § § § § § § § § § § § Standfläche auf dem Schweizer Gemeinschaftsstand 1 verschliessbares Regal 2 Sofas 2 Sessel 1 Couchtisch 1 Papierkorb Digitaldruck auf mindestens 3 Wandelementen hoch 2340mm x breit 0945mm, Druckdaten mit 0,5 cm Beschnitt an jeder Seite 4 Ausstellerausweise 50 Messe-Besuchertageseintrittsgutscheine 20 Karten Botschaftsempfang Teilnahme an Couchgesprächen Early Bird Meeting Möglichkeit 1 conhIT MediaPaket „Classic“ Onlinetool conhIT Virtual Market Place: Eintrag mit Firma, Adresse, Halle, Standnummer, E-Mail, Telefon, Fax, Logo; Eintrag in die Hauptproduktkategorien des Warengruppenverzeichnisses und Eintrag in bis zu 10 Produktgruppen; Kontaktaufnahme per E-Mail möglich; Firmenporträt (max.1000 Zeichen inkl. Leerzeichen); Präsentation online von bis zu 10 Produkten mit Text und Bild und im Printkatalog der conhIT Firmengrundeintrag mit Firma, Adresse, Halle/Standnummer. 1 x 3er Steckdose Nennung im Standflyer mit Firmenbeschrieb wie im VMP Standcatering WLAN Beispiele für 3 bedruckte Wandelemente 2340 x 0945mm -6- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 2.3. Dienstleistungen für Aussteller am Schweizer Stand § Zugang zum Abendempfang in der Schweizer Botschaft in Berlin. Am zweiten Messetag um 18.30 Uhr findet ein Apéro Riche für Entscheider aus Politik, Gesellschaft, Gesundheitsdienstleistern und Industrie aus der Schweiz und aus Deutschland in der Schweizer Botschaft in Berlin statt. Die Gäste werden durch die Schweizer Botschafterin in Berlin eingeladen. Zu diesem Anlass dürfen die Schweizer Gemeinschaftsstand-Aussteller in begrenztem Umfang Personen für die Gästeliste vorschlagen. Die „Aussteller Infotheke“ dürfen 10 Personen für die Gästeliste des Botschaftsempfangs vorschlagen. Die „Aussteller Couchecke“ dürfen 20 Personen für die Gästeliste des Botschaftsempfangs vorschlagen. Die Botschaft benötigt für die Einladung der am Botschaftsempfang auf Empfehlung der Aussteller teilnehmenden Gäste die vollständige Adresse mit E-Mailadresse und Funktion. Die Mitaussteller werden zur Bestimmung der für den Botschaftsempfang einzuladenden Personen gebeten VORAB eine Einladung an potenzielle deutsche und Schweizer Gäste zu versenden um das echte Beteiligungsinteresse abzuklären. Eine Beispielformulierung für diese Anschreiben stellt fairTeam auf Anfrage zur Verfügung. Die Adressliste der für den Botschaftsempfang vorgeschlagenen Personen muss bis 15.3.2017 an [email protected] verschickt werden. -7- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 § Die Bewirtung an der standeigenen SWISS BAR mit SWISS Catering steht exklusiv nur den Schweizer Mitausstellern, ihren Gästen und Geschäftspartnern während der Messeöffnungszeiten zur Verfügung: NUR AUF RESERVIERUNG 09.00 – 11.00 Uhr Gipfeli + Kaffee z’Morge für Early Birds (Die Messe öffnet um 11 Uhr!) FÜR ALLE AUSSTELLER: 11.00 – 12.00 Uhr Gipfeli + Kaffee z’Morge 12.00 – 14.00 Uhr Mittagsimbiss 14.00 – 18.00 Uhr Smoothies, Galabrötli, Fuschtbrote oder Iklemmti sowie Tee-/Kaffee, Espresso, alkoholfreie Kaltgetränke, Schweizer Rot- und Weisswein, Berliner Bier. -8- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 · Informelle Gesprächsrunden mit geladenen führenden Branchenvertretern b2b und b2c. Dieser einmal täglich am Stand stattfindende Austausch bietet den Ausstellern den direkten und persönlichen Kontakt zu Schweizerischen und deutschen Branchenexperten aus Industrie, Forschung und Politik. Die Diskussionsrunden werden durch Guido Burkhardt, Head Consultant Healthcare bei qhit healthcare consulting, moderiert und begleitet. § Early Bird Treff. Von 09.00 – 11.00 Uhr dürfen nur Aussteller in die Messehallen, die meisten Stände sind in dieser Zeit noch unbesetzt. Schweizer Mitaussteller können diese ruhige Zeit für intensive Gespräche auf ihren gebuchten Standflächen nutzen und schon ab 09.00 Uhr zum Gespräch an den Stand einladen. Wichtig: Die Gesprächspartner benötigen conhIT Kongress- oder Ausstellertickets zum Betreten des Messegeländes vor 11.00 Uhr und haben nur in Begleitung der Schweizer Aussteller Zutritt zum Stand. § fairTeam übernimmt die Pressearbeit über den Schweizer Gemeinschaftsstand und die teilnehmenden Unternehmen auf Basis des von den Ausstellern gelieferten Pressematerials. Medienpartner in der Schweiz ist die Fachzeitschrift CLINICUM. · -9- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 Standflyer: 1.000 Exemplare des Gesamtstandflyers „Grüezi Berlin“ werden während der gesamten Messelaufzeit an allen conhIT Infotheken, im conhIT Pressezentrum und am Schweizer Stand ausgelegt. § Ausstellerausweise. Den Ausstellern stehen gemäss Beteiligungspaket begrenzt kostenlose Ausstellerausweise zu. Diese berechtigen zum Betreten des Messegeländes ab 08:00 Uhr bis 1 Stunde nach Veranstaltungsschluss. Aussteller erhalten zudem Eintritt zur Eröffnungsveranstaltung und zur conhIT Party (erster Messetag ab 18.00 Uhr). Die Ausstellerausweise werden vor der Messe an die Aussteller verschickt. Für den kostenlosen Eintritt am Vortag der Messe erhält der Aussteller Aufbauausweise. Ausstellerausweise sind bei Verlust NICHT kostenfrei ersetzbar! Weitere Ausstellerausweise können für EUR 75/Stück erworben werden. § Gutscheine für Messebesucher-Tageskarten: Die Aussteller erhalten gemäss gebuchtem Beteiligungspaket limitierte Mengen an Gutscheincodes für Messetageskarten, die sie digital versenden können um damit potenzielle Kunden zum Standbesuch einzuladen. § Garderobe, Lager: Aussteller können Mäntel, Taschen, Koffer etc. an der Garderobe der conhIT zu den dortigen Haftungsbedingungen abgeben oder auf eigenes Haftungsrisiko innerhalb ihrer Infotheke verstauen. Die Lagerung von Gegenständen der Aussteller ist an anderen Orten auf dem Gemeinschaftsstand wegen Platzmangel nicht möglich. -10- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 2.4 Buchbare Zusatzleistungen · Service MESSE CONCIERGE: Der Messe Concierge bietet den teilnehmenden Ausstellern eine massgeschneiderte conhIT-Orientierungshilfe in Form einer Führung über die Messe inklusive gezielter Vorstellung von Schweizer Ausstellern in den Chefetagen ausstellender Unternehmen. Der Service wird von Guido Burkhardt, Head Consultant Healthcare bei qhit healthcare consulting, angeboten und umfasst eine individuelle Beratung zur Auswahl wichtiger Messekontakte für das teilnehmende Unternehmen. Paket 1: CHF 1‘876 Vorbesprechung am Unternehmensstandort, Klären des Interessensfokus des Unternehmens, Recherche und Übermittlung der in Frage kommenden Ansprechpartner für 1-2 Themen. Paket 2: CHF 198 Zusätzlich Terminvereinbarung an der conhIT und Begleitung der Gespräche pro Stunde. Zusätzlich buchbare Leistungen Zusätzlicher Ausstellerausweis Parkausweis für PKW conhIT Virtual Market Place upgrade von Starter auf Classic conhIT Virtual Market Place upgrade von Starter auf Premium conhIT Anzeige in der Jobbörse conhIT Pressefach Individueller WLAN-Zugang während aller Messetage Individueller LAN-Zugang während aller Messetage Prospektständer Preise in EUR zzgl. 19% MwSt € 75.00 € 120.00 € 245.00 € 645.00 € 100.00 € 90.00 € 170.00 € 390.00 € 99.00 Preise in CHF zzgl. 8% MwSt qhit Service MESSE CONCIERGE Paket 1 qhit Service MESSE CONCIERGE Paket 2 Alle zusätzlich buchbaren Leistungen bis spätestens 1.3.2017 bestellen! 2.5. CHF 1'876.00 CHF 198.00 Nicht enthaltene Leistungen § Firmeneigenes Infomaterial, Give aways, etc. für die Messebeteiligung. Ggf. Versand an „Messe Berlin conhIT- Schweizer Stand Halle 1.2, Messedamm 22, D-14055 Berlin“ § Reise nach Berlin und Aufenthalt/Übernachtung 3. Vertragsbedingungen Das beigefügte Anmeldeformular muss ausgefüllt und unterschrieben bis spätestens 31.10.2016 an fairTeam geschickt werden. Die Standanmeldung ist ein unwiderrufliches Vertragsangebot an fairTeam, an das der Aussteller bis zum Abschluss der Messe gebunden ist. Der Vertrag ist angenommen, sobald der Aussteller die Teilnahmebestätigung mit der Standkostenrechnung von fairTeam erhält. Kündigungen des Vertrages sind nicht möglich. Nimmt ein Aussteller an der Messe nicht teil, berührt dies nicht seine Verpflichtung, die vereinbarten Kosten an fairTeam zu bezahlen. Die Messebeteiligungskosten sind bis 14 Tage nach Rechnungsstellung (Zahlungseingang) zu bezahlen. fairTeam kann von den mit den Ausstellern des Schweizer Gemeinschaftstandes geschlossenen Verträgen zurücktreten, wenn am 31.01.2017 die Zahlungen der Mindestanzahl Aussteller nicht eingegangen sind. Geleistete Ausstellerzahlungen werden dann zu 100% zurückerstattet. Mit der Unterzeichnung der Standanmeldung erkennt der Aussteller diese Geschäfts- und Teilnahmebedingungen sowie die Ausstellungs- und Geschäftsbedingungen des Hauptveranstalters der conhIT, Messe Berlin GmbH, als verbindlich an. Das gleiche gilt für Mitaussteller und deren Mitarbeiter. Hier nicht Geregeltes und vor Ort durch den Messeveranstalter Geregeltes wird für die Teilnehmer des Schweizer Gemeinschaftsstandes als verbindlich erklärt. Der Gerichtsstand ist Basel. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am -11- Beteiligung am Schweizer Gemeinschaftsstand 2017 nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist. 4. Termine To do Anmeldeschluss Standbeteiligung Versand Beteiligungsbestätigung und erste Rechnung Zahlungsdeadline Einladung zum conhIT Besuch an potenzielle Kunden versenden, Botschaftsempfang und Eintrittsgutscheine erwähnen! Pressematerial über den eigenen Auftritt an fairTeam senden EXCEL Liste mit Adressen, Funktion inkl. E-Mail ihrer Teilnehmer Botschaftsempfang an fairTeam mailen Digitaler Plakatversand durch Aussteller an fairTeam Eigenes Prospektmaterial für Stand Hotel und Flug buchen Übergabe der Standfläche an Mitaussteller Individuelles Einräumen Messeöffnung für Aussteller Messeöffnung für Besucher Kongress Akademie Stand Abbau ERLEDIGEN BIS 31.10.2016 nach Anmeldung 14 Tage nach Rechnungsstellung Ab Januar 2017 Ab Januar 2017 bis zur Messe 15.03.2017 15.03.2017 (späteste Ankunft) mitbringen oder mit Ankunftsdatum 24.04.17 versenden (Vgl. Absatz 2.4) Baldmöglichst 25.04.17 ab 09.00 Uhr 25.04.17 09.00-11.00 Uhr 25.-27.04.17 09.00-20.00 Uhr 25.-27.04.17 11.00-18.00 Uhr 25.-27.04.17 09.30-13.00 Uhr 25.-27.04.17 09.00-13.00 Uhr 27.04.17 18.00-20.00 Uhr 5. Ihr Partner für den Schweizer Gemeinschaftsstand Fair Team Schmieding + Co. (kurz: fairTeam) Offizielle Vertretung der Messe Berlin für die Schweiz + Liechtenstein Ansprechpartner: Heidi Schmieding Steinentorstr. 39 CH-4051 Basel Tel.: +41/61/281 91 95 Fax: +41/61/281 77 91 E-Mail: [email protected] Union Banque Suisse -UBS- in Basel Kontonummer: 292-10-123.463.0 Banken-Clearing Nr.: 0292 IBAN: CH53 0029 2292 1012 3463 0 BIC: UBSWCHZH80A Handelsregister des Kantons Basel-Stadt CH-270.2.000.191-4 MWST No. CHE-107.348.870 -12-
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