Erfahren - GISA GmbH

Referenzkunde Die PCK Raffinerie GmbH in Schwedt/Oder gehört zu
den bedeutendsten Unternehmen in Brandenburg. In Schwedt werden
jährlich rund 12 Millionen Tonnen Rohöl zu Mineralöl- und petrochemischen Produkten verarbeitet. Hauptprodukte sind Diesel, Benzin, Kerosin, Flüssiggas, Heizöle und Bitumen. PCK war eine der ersten Raffinerien in Deutschland, die Biokraftstoffe eingesetzt hat.
Ausgangslage Die PCK Raffinerie GmbH setzt für ihre Personalverwaltung die Lösung SAP HCM ein. Für einen Teil der vorhandenen Personaldokumente erfolgte bereits eine digitale Ablage als PDF in einem
WinDream-Archiv, welches über ein SAP ArchiveLink an das SAP System angebunden war. Zwar standen damit der Personaladministration
die Dokumente
einer Anlagenliste
zur46-3022)
Verfügung, die Ablage selbst
Ansprechpartner:
HerrinHeiland
(Tel.Nr. 03332
war jedoch mit den SAP-Standardmöglichkeiten zu umständlich und
unstrukturiert. Insbesondere bei der Navigation zu den digitalen Dokumenten sowie der Prozessanbindung von Dokumenten und Akten gab
es großes Optimierungspotenzial.
Kunde
PCK Raffinerie GmbH
Branche
Mineralölwirtschaft
Mitarbeiter
ca. 1.100
Leistung
„Ein Unternehmen unserer Größe braucht eine moderne Personalwirtschaft mit durchgängig integrierten Prozessen, die gleichzeitig alle Datenschutz-Anforderungen erfüllt. Bei der Einführung
der digitalen Personalakte war GISA für uns der perfekte Partner.“
PCK Raffinerie GmbH
Projektziel
Ziel des Projektes war die Gestaltung einer effizienten und
komfortablen Personalaktenverwaltung zur Optimierung der PCK Personalvorgänge. Dazu gehörten die Schaffung einer einheitlichen Aktenstruktur, automatisierte Ablageprozesse, vereinfachte Zugriffe sowie die
vollständige Digitalisierung aller Personaldokumente. Mit der Digitalen
Personalakte von GISA sollte in die vorhandene Systemarchitektur eine
Lösung implementiert werden, die das Ablegen von Dokumenten in die
fachlichen Abläufe integriert, die Ablage von HCM-Druckausgaben
(Entgeltnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen usw.) automatisiert
und den Zugriff auf die Personaldokumente rollenbasiert steuert.
In einer weiteren Ausbaustufe soll für Führungskräfte außerdem eine
integrierte Webanwendung zur Verfügung stehen, die sowohl die Beantragung von Aktenausleihen als auch die Einsicht in ausgeliehene Akten unterstellter Mitarbeiter ermöglicht. Ebenso haben die Mitarbeiter
die Möglichkeit, Einsicht in die eigene Akte zu nehmen.
Einführung Digitale Personalakte
Projektlaufzeit
6 Monate
Phasen der Projektarbeit
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Initialisierung
Konzeption
Realisierung
Produktionsvorbereitung
Anlaufbetreuung
Produktivsetzung
27.12.2011 | 28.02.2012
Projektverlauf
Die digitale Personalakte wurde schrittweise eingeführt.
Dem V-Modell folgend (Vorgehensmodell zur Planung und Durchführung von IT-Vorhaben) wurden alle fachlichen Anforderungen aufgenommen und analysiert. Dazu gehörte die Identifikation relevanter Dokumente, die Bestimmung der fachlichen Klassifikation, die Definition
der Eingangs- und Bearbeitungsprozesse sowie die Festlegung der
Migrationserfordernisse.
Die sich daraus ableitende Planung für die weiteren Projektphasen war
die Basis für die schrittweise Implementierung der Lösung im System.
Durch die zeitlich nachgelagerte Realisierung des Arbeitspaketes
„Webanwendungen“ konnte die Anlaufbetreuung parallel zum letzten
Arbeitspaket erfolgen und auf Feedback aus dem Produktivbetrieb reagiert werden.
Vorteile
Die Digitale Personalakte integriert und bildet Personaldaten
und -vorgänge im bereits produktiven SAP HCM System aktuell, einheitlich, vollständig und redundanzfrei ab. Damit wird die PCK Raffinerie GmbH nun den Anforderungen einer modernen und effizienten Personalverwaltung gerecht.
Geringer Rechercheaufwand, schneller Aktenzugriff und einfache Ablageprozesse optimieren den gesamten Personalprozess. Durch die digitale, revisionssichere Archivierung wird die PCK Raffinerie GmbH
gleichzeitig effektiver vor Datenverlust und -manipulation geschützt.
Die wichtigsten Funktionen der Lösung auf einen Blick:
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Rollenbasierte Zugriffsberechtigungen
Dezentraler und schneller Aktenzugriff
Kundenindividuelle fachliche Strukturierung der Personalakten
Webanwendungen zur Einsicht in die Akten
Integration in unterschiedliche Portalumgebungen möglich
Automatisierte Massenablage von HCM-Druckausgaben
Ihre Ansprechpartner
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GISA GmbH
Leipziger Chaussee 191a
06112 Halle
Telefon: 0800 7000585*
E-Mail: [email protected]
www.gisa.de
Die GISA GmbH
Die GISA ist IT-Komplettdienstleister sowie Branchenspezialist für die Energiewirtschaft und öffentliche Auftraggeber. Durch
ihre langjährige Erfahrung verfügt die GISA über ein exzellentes Marktverständnis. Das Leistungsspektrum des Unternehmens reicht von der Prozessund IT-Beratung über die Entwicklung und Implementierung von innovativen
IT-Lösungen bis hin zum Outsourcing kompletter Geschäftsprozesse und ITInfrastrukturen. Die GISA beschäftigt deutschlandweit mehr als 600 Mitarbeiter
an fünf Standorten.
*kostenfrei aus dem dt. Festnetz
Änderungen vorbehalten.
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