八幡平市ふるさと応援寄附金事務代行業務委託仕様書 １ 業務名 八幡平市ふるさと応援寄附金事務代行業務（以下「本業務」という。） ２ 業務の目的 八幡平市（以下「本市」という。 ）に対して行われた八幡平市ふるさと応援寄附金（以下「ふる さと納税」という。 ）に係るクレジットカード等による多様な決済方法に対応できるシステムの提 供、特産品等（以下「返礼品」という。）及び書類の発送等を民間事業者へ委託することにより、 事務の効率化を図るとともに、寄附金の増加並びに市の魅力発信及び特産品の販路拡大を図り、も って市内事業者及び地域の活性化に寄与することを目的とする。 ３ 委託業務期間 契約締結日から平成 32 年３月 31 日まで ４ 業務の内容 本業務を受託する事業者（以下「受託者」という。）は、次の業務を行うものとする。 （１）インターネット上において本市に対する寄附申込み、クレジットカード決済等多様な寄附方 法の選択及び返礼品の選択を可能とする本市専用の受付サイト（以下「受付サイト」という。） を提供すること。 （２）受付サイトで受け付けた寄附申込みにかかる寄附金を本市に払い込むとともに、その収納状 況の管理を行うこと。 （３）寄附者が選択した返礼品について発注するとともに、当該返礼品の発送を行うこと。 （４）本市ふるさと納税に係る寄附金額及び寄附者のデータ管理に関すること。 （５）返礼品を提供する事業者（以下「提供事業者」という。）の開拓を行い、本市の魅力ある特 産品等の開発・拡充を行うこと。 （６）寄附者及び提供事業者（以下「寄附者等」という。）からの問い合わせに対応すること。 （７）寄附者への礼状及び寄附金受領証明書並びに寄附金控除にかかる申告特例申請書の作成、送 付に関すること。 （８）本業務の取り組みに、地域住民の就労機会の提供を取り入れること。 （９）本市及び本市ふるさと納税にかかるプロモーションに関すること。 ５ 業務の仕様 （１）受付サイトについて ・寄附の申込み、寄附金の使途、寄附金額に応じた返礼品の選択及び決済の一連の手続きを受 付サイト内で完了できること。 ・寄附申込み完了又はクレジットカード決済完了メールを寄附者に送信できること。 ・在庫状況に応じ、受付サイトに返礼品在庫の表示切替ができること。 ・本市からの依頼に基づき、受付サイトの情報ページの修正及び更新に迅速な対応ができるこ と。 1 ・受託者は、受付サイトの保守管理を行うこと。 （２）寄附金の収納管理等について ・クレジットカード決済について、受託者は、指定代理納付者の要件を満たす代理納付者を指 定すること。 ・受付サイトで受付した寄附金の払込業務については、毎月一定日を締切日とし、締切後は速 やかに、あらかじめ本市が指定する金融機関の口座へ一括で振り込むこと。 ・寄附金額及び寄附件数等について、収納管理が可能であること。 （３）返礼品の選定、発注、配送及び立替払について ・受託者は、返礼品の提供に関して、提供事業者を募集する説明会を開催すること。 ・受託者は、提供事業者との交渉を経て、最終的に本市の合意を得たうえで返礼品を決定する こと。 ・受託者は、寄附者が指定した返礼品を提供事業者に発注するとともに、返礼品を寄附者へ配 送すること。 ・受託者は、提供事業者との連絡を密にするとともに、返礼品の配送が円滑に行われるよう必 要な措置を講ずること。 ・受託者は、寄附金の入金を確認した後、指定された返礼品を寄附者が指定する送付先に送付 すること。 ・受託者は、返礼品の配送状況を管理するとともに、配送遅滞又は特産品等の梱包箱の破損等 配送に係るトラブルが生じた場合は寄附者等への対応を行うこと。 ・返礼品の調達費用等は受託者が提供事業者に立替払のうえ、後日、月次集計のうえ本市に報 告すること。 ・受付サイトを介さない本市への寄附についても、本市が寄附情報を受託者に提供することに より、返礼品の発注、配送等について同様に対応すること。 ・返礼品に関する問い合わせに対応すること。 （４）データ管理について ・寄附金の収納状況及び寄附申込み状況データを随時出力できること。また、当該データは容 易に加工できるようＣＳＶ形式での出力が可能であること。 ・寄附者が受付サイトを経由せずに寄附を行った場合においても、寄附者情報の提供等により 返礼品の選択及び寄附金の収納状況管理が行なえること。 （５）特産品等の開発、拡充について ・受託者は、返礼品の開発等について、提供事業者に対し案内や説明会の開催を行うこと。 ・情報収集等により、提供事業者の開拓を行うこと。 ・新たな特産品等を取り扱う場合には本市の承認を得ること。 （６）寄附者等からの問い合わせ対応について ・ふるさと納税に関連した寄附者等からの問い合わせに対し、電話又はメール等により情報提 供及び説明をすること。 ・ふるさと納税に関連した質問及び苦情については、それに対する回答等応対内容を速やかに 本市へ報告すること。 ・行政に関する問い合わせについては、本市へ取り次ぐこと。 （７）寄附者への寄附金受領証明書等の作成に関すること 2 ・寄附金受領証明書の作成が可能であること。発送は本市が行う。 ・寄附金控除に係る申告特例申請書（地方税法施行規則附則第２条の４関係第 55 号の５様式） の作成が可能であること。発送は本市が行う。 ・寄附金控除に係る申告特例通知書（地方税法施行規則附則第２条の４関係第 55 号の７様式） の作成が可能であること。発送は本市が行う。 （８）特色ある取り組みに関すること ・本業務の取り組みとして、障がい者や高齢者の就労機会をつくること。 （９）プロモーション支援について ・各種媒体を活用し、本市の魅力を広く発信すること。 ・本市及び本市特産品等の魅力をＰＲするカタログを作成すること。 （10）ふるさと納税制度活用促進にかかるコンサルティングについて ・本事業の推進のため、受託者が有する独自のノウハウ又はサービスについての提案を行うこ と。 （11）その他 ・寄附金の納付がない場合は、本市からの支出はないこと。ただし、クレジットカード決済等 保守や運用管理に係る支出を除く。 ６ 納付情報等の管理 受託者は、委託業務に関する資料を書面又は電磁的記録により一定期間保存すること。 ７ 再委託の禁止 再委託は原則認めない。ただし、書面により本市の承認を得た場合は、この限りでない。 ８ 報告及び検査 本市は、必要があると認めるときは、受託者に対して本業務の履行状況その他必要な事項につい て、報告を求め、又は検査することができる。受託者は、本市からこれらの求めがあった場合には、 誠実に対応しなければならない。 ９ 情報セキュリティの確保 業務の履行にあたり、個人情報を含む情報の取り扱いについて、情報セキュリティの重要性を認 識し、情報の漏えい、紛失、盗難、改ざんその他の事故等から保護するため、適切な管理を行わな ければならない。 また、受託者は、八幡平市個人情報保護条例（平成 17 年八幡平市条例第 15 号）を遵守し、業務 上知り得た情報を本業務の目的以外に使用してはならない。本業務の委託業務期間が満了した後も 同様とする。 10 その他 （１）本業務の遂行にあたっては、本市と十分に協議を行い、本市の意見や要望を取り入れながら 実施すること。 （２）受託者は、本業務にかかる責任担当者を選任し、本市に報告すること。 3 （３）本市が所有する公共施設について利用希望がある場合は、用途を明確に示し、契約を締結す る前に、本市にその旨を申し出ること。 （４）契約にあたっては、本市と受託者で協議のうえ、別に仕様書を作成するものとする。 （５）その他本業務の履行上必要な事項については、本市と受託者で協議のうえ決定する。 4
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